CÓDIGO: GRP PR 21

CAMARA DE COMERCIO DE SOGAMOSO

FECHA: 29/06/18
VERSION: 9
MANUAL DE PROCESOS & PROCEDIMIENTOS
Página: 1 de 6
PROCESO GESTION DE REGISTROS PUBLICOS
PROCEDIMIENTO Procedimiento para la inscripción de matrícula mercantil para
persona natural

1. OBJETIVO

Realizar los trámites pertinentes que validen la inscripción de la matrícula mercantil de

persona natural de manera adecuada y eficiente para dar solución a las peticiones
requeridas por el usuario teniendo en cuenta la normatividad vigente.

1.1.OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Optimizar el tiempo que se emplea en la consecución de los pasos a seguir generando

así una mejor atención a los usuarios.

• Obtener la información suministrada por el usuario, la cual sirva como fuente de

solución a la petición requerida.

• Generar la inscripción de la matrícula mercantil requerida por el usuario siempre y

cuando cumpla con los requisitos mínimos establecidos por la ley.

1.2.IMPORTANCIA

Es importante para toda persona que ejerza una actividad mercantil inscribirse en la Cámara
de Comercio porque le acredita la condición de comerciante y por ende le permite cumplir
con sus deberes.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las inscripciones de matrícula mercantil de persona natural
que se efectúen en la Cámara de Comercio de Sogamoso. Este procedimiento inicia cuando
se hace la solicitud de inscripción obteniendo la información suministrada por el usuario y
finaliza con el archivo de los documentos en el expediente.

3. RESPONSABLE

Director Jurídico
Auxiliar de registro
Auxiliar CAE
Auxiliar de archivo

ELABORÓ REVISO APROBÓ RUTA DEL DOCUMENTO

DIRECTOR DE REGISTROS PRESIDENTE EJECUTIVO MD. Intranet Carpeta ISO 9001:2015,
PUBLICOS COMITÉ DE CALIDAD Gestión de Registros Públicos.
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PROCEDIMIENTO Procedimiento para la inscripción de matrícula mercantil para
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4. CAMBIOS EFECTUADOS
RESPONSABLE DE
DESCRIPCION DE LOS
VERSIÓN APROBACIÓN DEL FECHA
CAMBIOS
CAMBIO
Modificar actividades del
2 diagrama de flujo de acuerdo con Director Jurídico Junio 23/05
la normatividad vigente.
Modificar el objetivo y el alcance
3 Director Jurídico Sep. 4/07
del procedimiento
Incluir en el diagrama de flujo la
4 actividad de diligenciar el tramite Director Jurídico Abril 23/08
provisional del RUT
Agregar en el diagrama, la
5 actividad de verificación de Director Jurídico Marzo 8 2011
cumplimiento de la Ley 1429
Incluir en el diagrama de flujo el
requerimiento de la fotocopia del
6 Director Jurídico Octubre 24/11
recibo de pago de servicios
públicos (para verificar dirección)
En el diagrama de flujo se abrió
7 para municipios y Sogamoso, Director registros públicos Junio 11 2013
nombre del responsable
En el diagrama de flujo se agregó
la verificación de cumplimiento
de la ley 1780 del 2016 y se Director División Jurídica y
8 Julio 26/ 2016
actualizo la forma (digital) como de Registros Públicos
se deben diligenciar los
formularios de matrícula RUES.
Se realiza cambios en el
9 flujograma. Se ajusta al nuevo Director Jurídico 29 junio de 2018
formato.

5. DEFINICIONES

• Persona Natural: Es todo individuo de la especie humana, cualquiera que sea su

raza, sexo, estirpe o condición. Ahora bien, en términos empresariales, la persona
natural es aquel individuo que al actuar en su propio nombre se ocupa de alguna o
algunas actividades que la ley considera mercantiles.

• Establecimiento de comercio: es un conjunto de bienes que posee un empresario

o un comerciante en un sitio determinado para desarrollar sus actividades, por
ejemplo, tiendas, oficinas, almacenes comerciales, bodegas, fábricas, plantas
industriales, etc.

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PROCEDIMIENTO Procedimiento para la inscripción de matrícula mercantil para
persona natural

• Matrícula Mercantil: Es la inscripción que se hace en el registro mercantil de las

personas naturales o jurídicas que realizan actividades comerciales o mercantiles, así
como de sus establecimientos de comercio.

6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

De acuerdo al trámite que vaya a realizar el auxiliar de información CAE, le entrega el turno,
espera y una vez que lo llamen se solicita información sobre la matrícula de una persona
natural o establecimiento de comercio de un municipio.
Posteriormente se realiza la verificación de homonimia conforme lo determinado por el art
35 del Código de Comercio y la doctrina del comité jurídico mayo 6 de 1994 (num interno
c.co &0177. ed legis), este estará a cargo del auxiliar de registro y se realizará en el formato
de control de homonimia GRP FT 01, si la razón social ya está designada se debe cambiar y
verificar nuevamente la homonimia.
El auxiliar de registro le solicita al comerciante la cédula de ciudadanía y se procede a
realizar la verificación documental en la página de la registraduría y se toma la huella
dactilar para validar la identidad de la persona que está radicando el trámite por medio del
certificado de estado de cedula de ciudadanía.
Si el comerciante nunca ha sacado el RUT el auxiliar de registro procede a elaborar el pre-
RUT, Se diligencian los formularios digitalmente del Registro Único Empresarial, caratula
única y anexo 1, el formulario adicional de registro con otras entidades DIAN, el formato de
verificación de identidad y la lista de chequeo para matricula de PN. Se verifica si el
comerciante cumple con los requisitos para ser beneficiario de la ley 1780 de 2016.
Se realiza liquidación y pago, el auxiliar de registro elabora recibo de caja, entregando
original al cliente, copia a contabilidad y copia para archivo.
El auxiliar de registro expide un certificado de prueba de la matrícula para que el cliente
revise el contenido y se le pueda dar control de calidad al trámite.
El auxiliar de registro entrega copia del formulario firmado y sellado al cliente.
El auxiliar de registro imprime sello de registro de la matrícula y se envía para firma del
Director Jurídico.
Al final de la jornada el auxiliar de registro relaciona el expediente en el formato único de
inventario documental "FUID" y se adjuntan los documentos de esta.
El auxiliar de archivo archiva el documento en el expediente del comerciante.

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persona natural

7. DESCRIPOCION DEL PROCEDIMIENTO

ITEM FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1 INICIO
2 El auxiliar de información Auxiliar de
INICIO
CAE, le entrega el turno, información CAE
espera y una vez que lo
llamen se solicita
SOLICITAR INFORMACIÓN información sobre la
matrícula de una
persona natural o
establecimiento de
comercio de un
municipio.
VERIFICAR HOMONIMIA
3 Se realiza la verificación Auxiliar de Formato Control
de homonimia. Registro de homonimia
GRP FT 01
4 Si la razón social ya está Auxiliar de
siendo utilizada se debe registro
NO CAMBIAR cambiar y verificar
OK
NOMBRE nuevamente la
homonimia.
SI
5 Se le solicita al Auxiliar de Certificado de
comerciante la cédula de Registro estado de cedula
INFORMAR ciudadanía y se procede de ciudadanía
REQUERIMIENTOS DE
a realizar la verificación
DOCUMENTACIÓN
documental en la página
de la registraduría y se
toma la huella dactilar
REALIZAR VERIFICACIÓN para validar la identidad
DOCUMENTAL E de la persona que está
IDENTIFICACIÓN radicando el trámite.
6 BIOMÉTRICA A LA PERSONA Registro único
QUE RADICA EL TRAMITE
empresarial
(carátula única,
Si el comerciante nunca Auxiliar de anexo 1,
ha sacado el RUT se Registro formulario
procede a elaborar el adicional con
DILIGENCIAR pre-RUT. otras entidades
FORMULARIOS Y DIAN, formato de
ANEXOS
verificación de
identidad y lista
de chequeo para
matricula PN).
VERIFICAR QUE EL
COMERCIANTE TENGA RUT
7 Se verifica si el Auxiliar de
comerciante cumple con Registro
los requisitos para ser
beneficiario de la ley
OK ELABORAR 1780 de 2016.
EL PRE-RUT
8 Se realiza liquidación y Auxiliar de Recibo de pago
NO
pago, se elabora recibo Registro
SI
de caja, entregando
original al cliente, copia
a contabilidad y copia
para archivo.
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9 Se expide un certificado Auxiliar de Certificado de

de prueba. registros prueba

10 Se entrega copia del Auxiliar de

VERIFICAR SI EL
COMERCIANTE CUMPLE formulario firmado y Registro
REQUISITOS PARA SER sellado al cliente.
11 BENEFICIARIO DE LA LEY Se imprime sello de Auxiliar de
1780 DE 2016 registro de la matrícula y Registro
se envía para firma del
Director Jurídico.
NO LIQUIDAR Y
12 OK RECIBIR Se relaciona el Auxiliar de Formato único de
DINERO expediente en el formato Registro inventario
SI único de inventario documental
documental "FUID" y se "FUID"
LIQUIDAR APLICANDO adjuntan los documentos
DESCUENTO Y RECIBIR de la misma.
13 DINERO Se archiva el documento Auxiliar de Carpeta del
en el expediente del Archivo comerciante
comerciante.
14
ELABORAR RECIBO
DE CAJA PARA
CLIENTE

GENERAR COPIA DE RECIBO

PARA CONTABILIDAD Y
ARCHIVO

ENTREGAR COPIA DE
FORMULARIO AL CLIENTE

EXPEDIR CERTIFICADO DE
PRUEBA

VERIFICAR INFORMACION
PARA DAR CONTROL DE
CALIDAD AL TRAMITE

IMPRIMIR SELLO DE
REGISTRO, Y HACER
FIRMAR AL JURÍDICO

RELACIONAR EN EL
FORMATO FUID Y ENVIAR
ARCHIVO

ARCHIVAR

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FIN FIN

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