Capítulo 17 – Selección de Hardware y Software.

SELECCIÓN DE HARDWARE.

Los sistemas computacionales a menudo se adquieren sin estar acostumbrados a

ello o debido a la recomendación de alguien. Esta es en especial la práctica común
para el analista sin experiencia que no está familiarizado con cuáles son las
preguntas a responder al hacer una sabia selección y decisión de compra.

Determinación de los requerimientos de tamaño y capacidad.

Puesto que las computadoras varían en un rango desde las microcomputadoras

hasta los grandes sistemas de red, el número de opciones del cual elegir un
sistema, obviamente, es muy grande. Aun dentro de las líneas de un solo fabricante,
hay muchos modelos y configuraciones de los cuales se puede seleccionar. (¿Cómo
determina el analista el sistema necesario cuando se va a adquirir un nuevo sistema
de cómputo?)

El punto de partida en un proceso de decisión acerca de un equipo son los

requerimientos de tamaño y capacidad. Un sistema particular de cómputo puede ser
apropiado para una carga de trabajo e inadecuado para otro. La capacidad de los
sistemas es frecuentemente el factor determinante. Entre las características
relevantes a considerar están las siguientes:

1. Tamaño de memoria interna.

2. Velocidad del ciclo del sistema para procesamiento.
3. Número de canales para entrada, salida y comunicación.
4. Características de los componentes de despliegue y comunicación.
5. Tipos y números de unidades de almacenamiento auxiliares que se le pueden
agregar.
6. Apoyo del sistema y software de utilerías que se proporciona o se encuentra
disponible.

Frecuentemente, las necesidades de software dictan la mínima configuración

necesaria. Por ejemplo. si se va a correr un programa particular en una
microcomputadora y se requieren, digamos, 4 megabytes de almacenamiento, la
lista de candidatos posibles excluye a todos los sistemas, Independientemente de
su atracción, que no tengan o no puedan configurarse fácilmente para tener una
memoria de 4 megabytes.

Medición y evaluación de computadoras.

A menudo se hacen comparaciones entre los distintos sistemas de cómputo sobre la

base de los datos reales de desempeño. El uso de los datos de prueba, generados
al usar programas sintéticos, es más efectivo que la simple comparación de
especificaciones técnicas.
Pruebas de equipo.
Una prueba de equipos es la aplicación de programas sintéticos para emular el
trabajo real de procesamiento de un sistema de cómputo. Los programas de prueba
permiten someterse a una mezcla de trabajos que sea representativos de la carga
proyectada de trabajo del usuario. También demuestran las técnicas de
almacenamiento de datos por parte del equipo y dan la oportunidad de probar
funciones específicas realizadas por el sistema. Por medio de esta técnica, las
limitaciones del equipo se hacen evidentes en el proceso de adquisición. A veces,
las organizaciones usuarias insistirán en que los resultados se agreguen al contrato
de venta, estableciendo formalmente que se deben procesar un número especifico
de transacciones en un periodo dado de tiempo, que la respuesta a una consulta se
debe dar en un lapso determinado de tiempo, y así sucesivamente.

Las pruebas se pueden hacer en prácticamente cualquier tipo de ambiente de

sistemas, incluyendo los de trabajo en lotes y línea y con los usuarios unidos al
sistema directamente o por medio de telecomunicaciones. La siguiente sección
incluye un análisis de cómo estos trabajos pueden simularse por medio de
programas sintéticos.

Las pruebas comunes son la velocidad del procesador central, con instrucciones
típicas ejecutadas en un conjunto de programas, así como múltiples procesos en un
ambiente de multiprogramación. La misma prueba realizada en Otras computadoras
mostrará cualquier diferencia entre la velocidad y desempeño atribuible al
procesador central.

Diseño de programas sintéticos.

Un proceso sintético es un programa escrito para practicar con los recursos de
cómputo de una forma que permita al analista imitar la carga de trabajo esperado y
determinar los resultados. La carga artificial de trabajo se puede ajustar y volver a
procesar para determinar el efecto. El proceso se puede repetir cuantas veces sea
necesario pala ver cuáles tareas maneja bien —-y cuales no— un conjunto dado de
computadoras.

Los procesos sintéticos se pueden ajustar para producir el mismo tipo de actividad
de los programas reales, incluyendo posiblemente el acceso aleatorio de archivos,
la búsqueda secuencial de archivos con registros de varios tamaños, actividades de
entrada y salida y acceso a archivos con patrones aleatorios variados.

Comparación de pruebas.
Aunque una comparación sobre la base del desempeño del equipo es mejor que
nada, hay ciertas desventajas en el uso de pruebas. Ante todo, las comparaciones
se hacen puramente en una base cuantitativa. No relacionan el tiempo necesario de
aprendizaje para acostumbrarse al sistema o a la calidad del software del sistema
(tal como la calidad del diagnóstico producido durante la compilación o la eficiencia
del código Objeto producido).
Equipo compatible.

Por razones de costo, es frecuente que los analistas tomen en cuenta el uso de
equipo para una cierta marca de computadora que no esté fabricado por el
vendedor de la misma. Tales componentes se llaman equipo compatible. Algunas
compañías se especializan en la fabricación de componentes del sistema, tales
como las impresoras, las unidades de disco, o las unidades de memoria que se
pueden conectar al sistema de un proveedor en vez del mismo equipo fabricado por
él. La unidad central de proceso no Se preocupa 0 sabe que el equipo no es de la
misma marca.

El beneficio del equipo compatible es el menor costo de un artículo, comparado con

el del producido por un proveedor importante de computadoras. Puesto que las
empresas especializadas en componentes específicos pueden desarrollar expertos
en fabricación o probablemente tengan una inversión menor en investigación y
desarrollo —duplican los componentes desarrollados por otra empresa— es posible
que ofrezcan el mismo producto a un costo menor.

Factores financieros.

La adquisición y pago de un sistema de cómputo se manejan usualmente por medio

de uno de los tres métodos comunes: renta. alquiler a largo plazo o compra. La
determinación de cuál opción es la adecuada depende de las características y
planes de la organización al momento de la adquisición. Ninguna opción es siempre
mejor que las otras. La renta de computadoras es adecuada para usar a corto plazo
un sistema, generalmente de uno a 12 meses. Cada 30 días se hace un pago por el
uso del equipo. Tanto el usuario Como el proveedor tienen la opción de cancelar la
renta mediante un aviso anticipado, usualmente de 30 a 60 días antes de la fecha
de terminación.

Puesto que el compromiso es a corto plazo. el arrendatario tiene un gran margen de

flexibilidad. La decisión de adquirir un sistema se puede retrasar hasta que el
financiamiento Sea adecuado. hasta que esté disponible una nueva generación de
equipo, o tanto tiempo como desee la organización, por la razón que sea. La
flexibilidad puede ser particularmente importante cuando una organización está
experimentando un crecimiento planificado rápido y requerirá de un sistema
específico en un lapso breve, cuando se desarrollen importantes reorganizaciones
de las divisiones y departamentos que afectarán los recursos de cómputo, o cuando
la empresa esté en un periodo de cambio dinámico.

En comparación con los otros métodos de adquisición, la renta es el más caro. Los
pagos mensuales Son más altos y la organización no recibe ningún beneficio fiscal o
de propiedad, de no ser por la deducción de la renta mensual como gasto de la
empresa. El equipo recibido se usa a menudo, aunque el contrato de renta debe
escribirse de forma que el arrendatario se asegure de tener un sistema que funcione
adecuadamente y que se le dará mantenimiento apropiado.
Alquiler.
Un alquiler a largo plazo es un compromiso de uso de un sistema por un tiempo
específico, generalmente de tres a siete años. Se determinan con anticipación los
pagos y no cambian durante todo el periodo del alquiler. Según los términos del
alquiler, los pagos son mensuales, trimestrales, semestrales o anuales e incluyen el
costo del servicio y mantenimiento del equipo. Al final del periodo de alquiler,
generalmente el arrendatario no obtiene la propiedad del equipo. (Si ése no es el
caso, y el equipo pasa a propiedad del arrendatario, la Oficina Recaudadora de
Impuestos considera el acuerdo como una venta condicional y toda la transacción
se debe tratar como una compra.).

Compra.
La adquisición de computadoras mediante la compra directa es el método más
común, y se incrementa su popularidad al aumentar los costos del alquiler. Al
transcurrir el tiempo, la opción de compra con frecuencia cuesta menos,
especialmente a la luz de las ventajas en Cuanto a impuestos que a veces se
pueden obtener. Con la compra, la organización es dueña del equipo. por supuesto.
el dinero de la compra se debe tomar de los fondos para operación o pedir prestado.
En un sentido, la organización se amarra al sistema que compra, ya que el cambio a
un sistema de cómputo distinto es más difícil; o bien el sistema debe venderse o hay
que hacer arreglos para cambiarlo por una computadora distinta.

La organización debe obtener su propio servicio de mantenimiento (para las

refacciones y mano de obra). usualmente por medio del fabricante, y pagar los
cargos mensuales, que fluctúan año con año. Además, Si el equipo se compró a
plazos, se debe pagar el crédito periódicamente. La salida de dinero puede seguir
siendo menor que con la renta o el alquiler a largo plazo, dependiendo de los
términos arreglados por el comprador. A cambio del egreso de dinero, la compra
ofrece ventajas fiscales específicas:

1. Los cargos por mantenimiento mensual son deducibles como gasto de la

empresa.
2. Los intereses de cualquier crédito utilizado para financiar la compra son
deducibles como gasto de la empresa.
3. El costo del equipo se puede depreciar con el tiempo; esto también reduce
los ingresos susceptibles de impuestos y por lo tanto el impuesto sobre
ingresos que se pague.
4. Los impuestos locales, estatales y federales que se paguen en la compra
pueden ser deducibles de los impuestos por ingresos.

Mantenimiento y soporte.

Un factor adicional en las decisiones sobre hardware se refiere al mantenimiento y

soporte del sistema después de su instalación. Las consideraciones principales son
la fuente del mantenimiento, términos y tiempos de respuesta.
Fuente del mantenimiento.
Una vez que. el sistema ha sido entregado e instalado, existe un periodo de garantía
durante el cual el proveedor es responsable del mantenimiento. Usualmente de 90
días, aunque los términos específicos están sujetos a la negociación del contrato,
tema que se estudiará posteriormente en este capítulo. Después de ese tiempo, el
comprador tiene la opción de obtener el mantenimiento de varias fuentes.

La fuente más común de mantenimiento para el nuevo equipo es la empresa con la

cual se adquirió. Si se adquiere un sistema de red o una minicomputadora por
medio de la fuerza de ventas del fabricante, generalmente existe también un grupo
de apoyo en mantenimiento que da servicio por un precio fijo. Las grandes
compañías fijan costos de mantenimiento a nivel nacional que se ajustan sobre una
base anual o semestral. Si el sistema es una microcomputadora o una computa-
dora personal, el proveedor generalmente da mantenimiento como un servicio con
costo. El comprador puede pagar un precio menor para las computadoras
personales adquiridas por correo, pero es posible que picada la conveniencia del
servicio local. Los menores costos de servicio son una de las razones por las que
las empresas que venden por correo pueden ofrecer menores precios de venta.

Términos.
Al formular un contrato de mantenimiento, los términos del contrato son tan
importantes como el costo. El contrato se puede redactar para que cubra tanto la
mano de obra como las refacciones (todas las refacciones, independientemente del
número necesario o su costo), la mano de Obra y cierto margen para las
refacciones, o bien solamente la mano de obra, añadiéndole cargos por las
refacciones necesarias. El tipo de contrato deseado depende de los gastos que la
organización desea hacer en comparación con la frecuencia que se estima se
requiera el servicio. La contratación de mano de Obra y refacciones son el tipo más
común de mantenimiento para los sistemas grandes.

El analista debe tomar en cuenta también cómo cambiarán los costos de

mantenimiento. Los grandes fabricantes han establecido políticas de ajuste de sus
costos de mantenimiento sobre una base semestral o anual y con frecuencia no
cambian estas decisiones con ningún cliente. Otros proveedores y compañías de
servicio ofrecen contratos de terminación abierta que permiten el ajuste de los
cargos en cualquier lapso con 30 días de anticipación. Con frecuencia, los analistas
que negocian servicios con estas compañías buscarán un máximo en
mantenimiento; es decir, desearán un acuerdo, por escrito, de que los Costos de
mantenimiento no crecerán más allá de una cantidad máxima prefijada durante un
periodo de tiempo específico, tal como un ano calendario.

Servicio y tiempo de respuesta.

El servicio de mantenimiento es útil, sólo si está disponible cuando sea necesario.
Dos conceptos conciernen al mantenimiento: el tiempo de respuesta cuando se pide
el servicio y el horario de atención.

Cuando se hace una llamada telefónica pidiendo el mantenimiento de emergencia,

¿se mandará inmediatamente un técnico 0 ingenie- ro? Eso es improbable. Sin
embargo, el usuario tiene el de esperar un tiempo razonable de respuesta después
de hacer una llama- da de emergencia. A menudo, las organizaciones especifican
en el contrato que la respuesta a una llamada telefónica debe hacerse dentro de las
primeras 2 horas. Otras aseguran la respuesta el mismo día y otras más aceptan la
respuesta no más allá de la mañana Siguiente. El grado de dependencia que la
organización usuaria tiene del sistema de cómputo dictará cómo se negocian estos
términos. Un sistema en línea que se use 24 horas al día requiere de una respuesta
más rápida que uno que se utiliza intermitentemente para procesamiento de lotes.

Cuando las computadoras de escritorio están en uso, una alternativa para el servicio
en la instalación es la de centros en la de servicio: el usuario entrega la
computadora a la oficina de mantenimiento o al vendedor para Su reparación. A
menudo, es posible el servicio mientras se espera o antes de terminar el día. Para
los problemas que requieran de mayores tiempos de reparación, se puede disponer
de un sistema de renta. El servicio de reparación a menudo se proporciona sólo
durante las hábiles. Si una organización desea un servicio por la tarde o cobertura
durante todo el día, usualmente dispone de ello mediante un cargo extra. digamos.
del 10 al 50% de costo adicional.

SELECCIÓN DE SOFTWARE.

Muchos de los aspectos de interés señalados en la elección de hardware también

se aplican al software. La determinación de cuál software comercial es el correcto
para una tarea particular y el acuerdo de los términos contractuales son
responsabilidad de la Organización usuario.

Evaluación del software.

Una de las tareas más difíciles en la elección del software, una vez que se conocen
los requerimientos del sistema, es el determinar si un cierto paquete de software
cumple con los requerimientos. Después de la selección inicial, es necesario
escudriñar un poco más para determinar lo deseable de un software particular
comparado con otros candidatos.

Preguntas acerca de los requerimientos de una aplicación.

Cuando los analistas evalúan el posible software a adoptar, lo hacen comparando
las características del software con los requerimientos de la aplicación desarrollados
previamente. Como hemos visto, entre las consideraciones representativas de
requerimientos están las siguientes:

 ¿Qué transacciones y qué datos de cada transacción se deben manejar?

 ¿Qué reportes, documentos y otras salidas debe producir el sistema?
 ¿Qué archivos y bases de datos maneja el sistema? ¿Qué archivos de
transacciones son necesarios para mantenerlos?
 ¿Cuál es el volumen de los datos por almacenar? ¿Qué volumen de
transacciones será procesado?
 ¿Existen características únicas en esta aplicación que requieran de especial
atención cuando se elija el software?
 ¿Qué requerimientos de consultas debe soportar el sistema? ¿Cuáles son las
posibles ampliaciones y cuáles de ellas ofrecerá el sistema?
 ¿Qué características de hardware y comunicación requiere el software?
 ¿Cuáles son las limitaciones del software?
Flexibilidad.
La flexibilidad de un sistema de software debe incluir la capacidad de cumplir con
los requerimientos cambiantes y las diferentes necesidades del usuario. El software
flexible es en general más valioso que un programa que es totalmente inflexible. Sin
embargo, no es deseable la flexibilidad excesiva, ya que eso requiere que el analista
o el usuario definan muchos detalles en el Sistema que podrían incluirse en el
diseño como una característica estándar.

Las áreas donde se desea flexibilidad son el almacenamiento, los reportes y sus
opciones, la definición de parámetros y la captura de datos. Además, la flexibilidad
del software varía de acuerdo con los tipos de hardware con los que trabajará. Por
ejemplo, un programa de envío por correo interactivo, diseñado de forma que el
operador capture los datos por medio de un teclado. debería permitir el uso de una o
dos líneas para una dirección. Las direcciones de las empresas generalmente
requieren de más de una línea para el nombre de la compañía, la calle y el
departamento o lugar adonde llegue el correo. además del nombre de la persona y
la ciudad, estado y código postal. Por otro lado, un sistema bien diseñado no
necesitará que el operador proporcione dos líneas para la dirección cuando sólo se
necesite una. La segunda línea se puede dejar en blanco.

La flexibilidad en la salida es igualmente importante. Aunque la lógica de

programación sea más complicada, el software debe determinar la presencia de una
o dos líneas del dato de dirección y ajustar en consecuencia el formato de salida.
Las etiquetas de correo preparadas por computadora, con una línea en blanco a la
mitad de la etiqueta son prueba irrefutable de que el sistema usado no era lo
suficientemente flexible para adaptarse a los datos que procesa.

Previsiones de auditoría y confiabilidad.

A menudo, los usuarios tienen una tendencia a confiar en los sistemas más de lo
que debieran, al extremo de que con frecuencia creen en los resultados producidos
por un sistema de información basado en una computadora sin el escepticismo
suficiente. Por lo tanto, la necesidad de asegurarse de incluir los controles
adecuados en el sistema es un paso esencial en la selección de software. Los
auditores deben tener la capacidad de validar los reportes y salidas y probar la
autenticidad y precisión de los datos e información.

Entre los procedimientos de auditoría y control que son de interés están los
siguientes:

 Rastrear una transacción por cada paso del proceso y tener la capacidad de
examinar los valores de datos intermedio producidos durante el
procesamiento.
 Imprimir registros y transacciones seleccionados del sistema que cumplan
ciertos criterios (tales como una cuenta altamente activa o una cuenta con un
saldo alto) para validar la precisión y autenticidad tanto de las transacciones
como de los resultados.
 Mantener un balance constante en el sistema cuando éste implique
Cuestiones financieras y reportar si el sistema está balanceado.
  Producir un diario detallado de todas las transacciones y el efecto de éstas en
los saldos de las cuentas o en los registros del archivo maestro.
 Proporcionar los controles Suficientes en la entrada, tales como controles y
cuenta de los lotes y transacciones.

Capacidad.
La capacidad del sistema se refiere al numero de archivos que puede guardar y el
número de archivos que puede conservar. Para mostrar su capacidad total, es
posible que sea necesario tomar en cuenta el hardware específico en el que se va a
usar el software. Sin embargo, la capacidad también depende del lenguaje en el que
se escriba el software. A veces, el lenguaje es un lenguaje de procedimientos, como
COBOL, PL/ l, BASIC o PASCAL. Pero el software puede ser un sistema de base de
datos, un sistema para generar software automáticamente o con la ayuda de la
computadora, o un sistema de manejo de archivos. Otras limitaciones afectan la
capacidad global del sistema, aunque pueden ocultarse como resultado de los
apoyos del software previamente mencionados. La capacidad también se determina
por medio de lo siguiente:

 El tamaño máximo de cada registro, medido en bytes.

 El tamaño máximo del archivo, medido en bytes.
 El tamaño máximo del archivo, medido en campos por registro.
 El número de archivos que pueden estar activos a la vez.
 El número de archivos que se pueden registrar en un directorio de archivo

Soporte del proveedor.

Al comprar el software comercial por medio de un proveedor, siempre es importante
evaluar los servicios que se proporcionan. Como en el caso del hardware, no basta
con saber que la calidad del artículo adquirido es la adecuada. El software también
necesita mantenimiento, y el analista debe determinar quién lo llevará a cabo y a
qué costo antes de firmar el contrato de compra-venta. Además, se deben detallar
los términos del mantenimiento:

 ¿Con qué frecuencia se llevará a cabo el mantenimiento del software? ¿Se

proporcionarán las nuevas versiones de manera regular? ¿Habrá un cargo
por las actualizaciones?
 Si hay una cuota mensual por mantenimiento, ¿cuáles serán los servicios que
cubrirá?, ¿cuáles servicios se excluirán?
 El proveedor del software, ¿proporcionará la programación especializada
para adecuar aspectos específicos del software a las necesidades
demostradas del usuario? ¿A qué costo? ¿Con qué prioridad, es decir, qué
tan pronto después de realizar el contrato comenzará y terminará la
programación?
 ¿Cuáles son los acuerdos para controlar los aumentos en las cuotas de
mantenimiento?
 ¿Cómo se resolverán los desacuerdos acerca de las necesidades de
mantenimiento de software?
 ¿Durante. qué horas estarán disponibles los servicios de soporte del
software? {Cuáles son las previsiones para recibir soporte de emergencia en
caso necesario después de las horas hábiles?
Contratos de software.

Todos los términos y funciones presentadas en esta sección se pueden incluir en un

contrato de software. A menos que el contrato comprenda todos los acuerdos,
incluyendo las promesas orales, seria difícil demostrarlas después de instalar el
sistema o de ocurrir cambios en el personal.

La negociación del contrato es un proceso legal y debe involucrar a los expertos

legales y financieros de una organización. Puesto que las empresas de hardware y
software negocian contratos regularmente. a menudo son mejores negociadores
que los analistas de sistemas o los gerentes del procesamiento de datos. Se
recomienda que el abogado de la organización haga un borrador del contrato 0
modifique el sugerido por el vendedor.

Se pueden delinear dos tipos de contratos. de software:

 Bosquejar los términos de alquiler de un programa de software. Cuando

las organizaciones adquieren software, a menudo sólo reciben el derecho de
usarlo mediante una cuota, ya sea una vez o por cierto tiempo. Una licencia
permite a la organización el uso indefinido del software. Pero el comprador no
lo posee y no puede vender el paquete. regalarlo o distribuir copias.

 Bosquejar los términos de un proyecto de programación, en donde la

organización contrata a un proveedor independiente para que produzca
software. Los términos pueden establecer que el trabajo se hará mediante
una Cuota fija (por el costo del trabajo del que lo desarrolle, más un
porcentaje específico del costo que se añade al costo. dándole al que lo
desarrolla una ganancia) o por un monto fijo y una duración específica en
horas o en días calendario.

El contrato debe fijar claramente la propiedad del software de forma que no haya
disputa posteriormente y si está incluido un servicio o alquiler. debe establecer
cuando se termina el contrato.

Ya que a menudo habrá un periodo de tiempo entre la formulación del contrato de

software y la fecha en la que realmente estará disponible para su uso, los términos
deben proteger a la organización especificando cuándo y cómo se terminará la
prueba y cuándo ocurrirá la implantación total. NO debe haber duda de cuándo
quedará terminada la implantación. A menudo, este punto se fija al momento en que
se imprimen los primeros informes en una aplicación de contabilidad y en otros,
cuando se producen los reportes del primer mes.