ACTIVIDAD 03

CUESTIONARIO

1. ¿Qué se entiende por documentos comerciales negociables?

 Se llaman documentos comerciales negociables, a aquellos que se pueden
convertir en dinero efectivo, o representan una promesa de pago de ese importe
posteriormente, pero su poseedor puede en principio, efectuar a su vez
operaciones comerciales, respaldado en ellos.

2. ¿Qué es un cheque?
 Es un documento que contiene una orden de pago en determinada fecha, que se
da contra un banco.

3. ¿Quiénes intervienen en una transacción realizada con un cheque?

 Girado: persona o entidad que recibe la orden de pago.
 Beneficiario: persona a quien está expedida la orden.
 Girador: propietario de la cuenta que gira.

4. Describa las partes o la forma de un cheque, y ¿Qué se conoce como endoso?

 Nombre del librado y dirección.
 Numero de orden del cheque.
 Número de la cuenta corriente.
 Espacio para colocar el espacio del beneficiario.
 Espacio para el valor expresado en números.
 Espacio para el valor expresado en letras.
 Espacio para la firma del dueño de la cuenta corriente; puede ir acompañada de
un sello y una antefirma o protector.

 Endoso: Es el acto por el cual se transmite la propiedad de un instrumento

negociable, a otra persona.
5. ¿Qué es un endosante y cuáles son las clases de endoso?
 Endosante: Persona que endosa, que transfiere a otra persona.

Clases de endoso:

 Endoso a la orden de: El endosatario o persona que recibe el endoso puede re

endosar.
 Endoso a determinada persona: En este caso no se puede re endosar.
 Endoso al portador: Es llamado también endoso blanco, no requiero un nuevo
endoso.

6. ¿Cuáles son las causas para la anulación de un cheque?

El banco se abstiene de pagar cheques por muchas causas:
 Si la cantidad en números no concuerda con la cantidad en letras.
 Si ha sido girado con chequera que no corresponda al girador.
 Si no coincide la firma del girador con la registrada en el banco.
 Si el saldo del girador es inferior al valor del cheque.
 Falta de documento de identidad (Endosamiento).

7. ¿Qué es una letra de cambio?

Es un documento que consiste en una orden incondicional que da una persona
llamada girador para que pague a una tercera llamada beneficiario, una cantidad
de dinero, a determinada fecha.

8. ¿Cuáles son los requisitos para su validez?

Para que la letra de cambio surta sus efectos legales debe reunir los siguientes
requisitos:
 Numero de orden.
 Lugar y fecha de expedición.
 Nombre del girado y su domicilio.
 Vencimiento.
 lugar donde debe pagarse.
 Nombre del beneficiario.
 Cantidad en cifras y letras.
 Firma del girador.
 Firma del girado.

9. ¿Cuáles son las partes de una letra de cambio?

  Espacio para colocar la fecha (expedición).
 Espacio para colocar el nombre del girador.
 Espacio para colocar la fecha de vencimiento.
 Lugar donde se ejecutará el pago.
 Espacio para el nombre del beneficiario.
 Espacio para colocar el valor en letras.
 Espacio para colocar el valor de los intereses.
 Espacio para firmar.

10. ¿Qué es una libranza y cuáles son sus partes?

 Es una orden de pago que ese da extraordinariamente por carta, contra aquel
que tiene fondos o valores del que la expide. Las libranzas como los valores
deben estar expedidas al portador aunque es mejor hacerlo en la primera
forma. Otra forma de libranza es la que constituyen los giros portales, que es
igualmente un servicio encomendado a dirección de correos o a agencias
especializadas, ya que por la rapidez de su ejecución y por la extensa
ramificación del organismo por todo el país representa un valioso elemento de
cambio.
 Partes de libranza:
 fecha y lugar donde se expide.
 Firma y nombre del que la tiene.
 Dinero o efectos que deben entregarse.
 Fecha y lugar en que se debe hacer la entrega.
 Nombre de la persona a cuya orden se extiende el documento.
 Declaración de su valor recibido, extendido o en cuanto, si se procede a otra
operación.

11. ¿Qué es un pagaré y que personas intervienen en la realización del pagaré?

 Documento extendido en forma privada mediante el cual una persona se

compromete a pagar a otra determinada, una suma pactada en un plazo
determinado.
Las personas que intervienen en la realización del pagaré son:
 Pagador: Es la persona con quien se contrae la obligación / puede ser el
beneficiario.
 Girado: Persona que se compromete a pagar la deuda.

12. ¿Cuáles son los requisitos legales para la validez de un pagaré?

 Estar elaborado en papel de seguridad.

 Lugar y fecha de expedición.
 Numero de orden.
 Fecha de vencimiento.
 Cantidad en cifras y letras.
 Nombre del beneficiario.
 Firma del girador.
 Registro de timbre nacional si lo amerita.

13. ¿Qué es una factura cambiaria?

 La factura cambiaria de compraventa es un documento negociable de tipo

crediticio con las características que se denotan. Tanto la factura como la letra
de cambio, que libara el vendedor o girador al comprador o girado por venta real
y efectiva de mercancías entregadas.
14. ¿Cuáles son los principales documentos comerciales no negociables?

 Factura
 Recibo
 Comprobantes de compras
 Cotizaciones
 Orden de compra
 Nota debito
 Nota crédito
 Vale
 Ticket
 Documentos bancarios
 Recibo de caja

15. ¿Cuál es la finalidad de los documentos comerciales no negociables?

 Su principal finalidad es servir como prueba escrita a la contabilidad de una

empresa de que una operación mercantil se ha llevado satisfactoriamente.
También es permitir al comprador la confrontación de la mercancía reciba con la
solicitada en el pedido.

16. Defina el concepto de cotización y pedido

 Cotización: documento expedido por el vendedor a solicitud del cliente que

contiene información referente al artículo o servicio que se ofrece en venta y las
condiciones de pago y tiempo de validez de la oferta. Un tipo de documento, de
carácter eminentemente informativo, que establece el precio de un bien o servicio,
generalmente empleado para gestionar las negociaciones de compra.
 Pedido: documento utilizado en la compra de artículos o servicios que requiere la
empresa para su objeto social donde se estipulan las condiciones de volumen,
precio, calidad y especificaciones técnicas y garantía.

17. ¿En que radica la importancia de una cotización a la hora de hacer una compra?

 Este documento es de suma importancia ya que facilita al cliente tomar decisiones

respecto a pedidos y a la mejor opción de los proponentes en calidad, servicio,
precio y cantidades específicas. En algunos paquetes de contabilidad sirve de base
para elaborar los pedidos, en este sentido, se cruzan los documentos para mayor
agilidad en su elaboración.

18. ¿Cuál es la información específica y detallada que se específica en un pedido?

 Nombre o razón social de la entidad.

  Número del pedido y fecha.
 Proveedor, dirección y teléfono
 Nombre o razón social del cliente.
 Dirección y teléfono del cliente
 Forma de pago
 Orden de compra
 Referencia, descripción, cantidad, unidad
 Valor total
 Firma del solicitante o empresa que hace el pedido.

19. ¿Defina el concepto de remisión y el de factura?

 Remisión: éste documento es conveniente en la contabilidad para los despachos

de la mercancía porque no siempre el pedido se puede enviar en cantidad y
especificaciones, el cual se envía con la mercancía, para cruzar información al
momento de elaborar la factura de venta al cliente.
 Factura: es un documento legal que constituye y autentifica que se ha prestado o
recibido un servicio o se ha comprado o vendido un producto. En la factura se
incluyen todos los datos referentes a la operación y, la emisión de la misma, es de
obligado cumplimiento en operaciones mercantiles. Es el documento soporte
donde se transfiere los derechos de dominio y propiedad de la mercancía o
servicio al cliente.

20. ¿Cuál la finalidad de la remisión y que datos se detallan en este documento?

 La remisión tiene objetivo perfeccionarse con la factura de venta que se emite al

cliente, la cual es el documento fuente para el registro de la cuenta clientes, las
retenciones en la fuente que se presume que hace el cliente, al igual que la
contrapartida de ventas de mercancías y el impuesto a las ventas.

21. ¿La información de que documento se encuentra contenida en la factura y a partir

de cuánto tiempo se encuentra al recibo de la factura irrevocablemente aceptado?

 Estar denominada expresamente como factura de venta.

 Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
 Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta.
 El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

 La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o

beneficiario del servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea
mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el
caso, o bien mediante reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor del título,
 dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción. En el evento en
que el comprador o beneficiario del servicio no manifieste expresamente la
aceptación o rechazo de la factura, y el vendedor o emisor pretenda endosarla,
deberá dejar constancia de ese hecho en el título, la cual se entenderá
efectuada bajo la gravedad de juramento.

22. Defina recibo de caja y comprobante de pago

 Recibo de caja: es el soporte mediante el cual se recibe toda clase de dinero o

cheque que giran los usuario a nombre de la empresa o a nombre de un tercero,
que los endosa el tenedor de buena fe a la empresa y que por su naturaleza
significa ingreso para la cuenta Caja general.
 Comprobante de pago: llamado también comprobante de egreso, es el
documento que respalda cada uno de los pagos realizados por la cuenta bancaria
por todo concepto y la constancia del cheque debe quedar impresa en la trama de
seguridad del comprobante con el respectivo papel carbón para que queden
impresos el girado y la cuantía en números y letras, con el fin de evitar fraudes o
falsificaciones.

23. ¿Qué clase de información debe tener un recibo de caja?

 Nombre o razón y NIT de la empresa.

 Fecha
 Numero de orden
 Datos de quien recibe el pago
 Concepto del pago Forma de pago
 Valor en letras
 Valor en números

24. ¿Qué datos debe contener un comprobante de pago? Enumérelos

1) Nombre del banco

2) Número del cheque
3) Copia del cheque
4) Descripción de pago
5) Cuentas afectadas
6) Valor
7) Nombre del banco
8) A quien se paga
9) Firma de quienes intervienen en la ejecución
10) Fecha de expedición
11) Firma y sellos de recibido
12) Fecha de recibido
25. ¿Qué es un recibo de consignación?

 Recibo de consignación: son las constancias suministradas por el banco de los

depósitos de dinero en efectivo, en cheques o pagarés de las tarjetas de crédito en
las cuentas bancarias, para luego poder girar sobre ellas a favor de los proveedores
de bienes o servicios y de los mismos empleados, por la prestación de sus servicios
personales.

26. Defina nota débito y nota crédito

 Nota débito: desde el punto de vista de la empresa que emite el documento

representa un cargo para quien se dirige, de acuerdo a la naturaleza de la
operación, ejemplos: se liquidan intereses sobre las facturas a clientes (clientes
contra ingresos financieros), devolución de mercancías a proveedores
(proveedores contra inventarios), abono a préstamos bancarios (obligaciones
financieras contra bancos).

 Nota crédito: informa los abonos en cuentas por pagar constituyéndose para la
empresa que la elabora en mayor valor de los gastos o activos, y para quien la
recibe en ingreso, como por ejemplo: apropiaciones de nómina o aportes
patronales (gastos de personal contra obligaciones laborales), devoluciones en
ventas (inventarios contra clientes), préstamos bancarios (bancos contra
obligaciones bancarias).

 Ambas notas representan el soporte de contabilidad; de allí la importancia de

éste documento.

TÉCNICAS DE ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, DEFINICIÓN, CLASES Y CARACTERÍSTICAS:

 Archivo Administrativo: Conjunto de documentos producidos por personas

naturales o jurídicas, públicas o privadas que se originan en el ejercicio de sus
funciones y actividades, y éstos son conservados, clasificados, organizados y
administrados.

 CLASES DE ARCHIVO
 ARCHIVO PÚBLICO: Está formado por un conjunto documental producido por
una persona física o jurídica en el ejercicio de su actividad, para satisfacer sus
 necesidades administrativas, que debe ser conservado de manera orgánica,
respetando el orden.
 ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO: Aquel que por su valor para la
historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado
como tal por el legislador.
 ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
 DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por
una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
 GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
 PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su
valor histórico o cultural.
 SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según
los materiales empleados.
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
 DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los
rasgos y características que permite garantizar su autenticidad e integridad.

 SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

La selección de los documentos de archivos se define como la tarea por la cual se
determina el destino final de los documentos a partir de su valor, es decir, los
plazos de tiempo límite para la conservación o destrucción y la modalidad
empleada al efecto señalada en las TVD (tablas de valoración documental), y TRD
(tablas de retención documental), siendo este un proceso técnico que explica el
comportamiento de las organizaciones y la forma de como conducirlas hacia
resultados efectivos.
Pasos para la selección
 Identificar los documentos susceptibles de selección.
Con base a las TRD identificar los documentos que han cumplido su tiempo de
retención en el archivo central y que son susceptibles de selección.
 Seleccionar los documentos.
Seleccionar las unidades documentales a observar de acuerdo con el método el
cuan se utiliza en la empresa. A demás de toda la selección documental se
identifica comúnmente en documentación con el proceso de adquisición de
 documentos, esto se considera como tarea exclusiva de la primera fase del
proceso documenta. La selección es un problema consustancial a la adquisición
de fondos o formación de depósitos documentos, ya que todo centro o servicio
de documentos sufre limitaciones de carácter económico-presupuestario, de
espacios físicos de almacenamiento, etc…, que le impone a archivar toda la
producción mundial de documentos a prioridades de interés para él. Por lo
tanto, se ve en la necesidad de discriminar los documentos, pasando
finalmente el filtro selectivo aquellos que son valorados como de notable
interés no solo para el centro como organización, sobre todo para potenciales
clientes.

 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN

DOCUMENTAL EN LAS ÁREAS FINANCIERAS Y CONTABLES DE LAS EMPRESAS

Todas las organizaciones llevan un registro de sus diferentes actividades con la

finalidad de sus diferentes actividades con la finalidad de borrar a futuro las
decisiones que podrían llegar a tomarse es por eso que a continuación
profundicemos en la temática relacionada al archivo para así comprender su
importancia y por qué es vital para las diferentes organizaciones.
Los archivos son considerados una gran importancia para la sociedad, porque en
ellos se recoge, conserva y difunde información contenida en los documentos. Por
ello se dice que los archivos son el reposito de la memoria histórica y cultural de una
nación, la sociedad en general, debido a que ellos se encargan de resguardar la
información más relevante y de alto valor.
Lo mismo sucede con las relaciones documentales de las instituciones tanto privadas
como públicas, conservan la memoria de sus actividades y funciones orgánicas.
Asimismo es de suma importancia que se cumpla los principios archivísticos, para
asegura una óptima administración y gestión de calidad de los procesos sistemáticos,
y así brindar un servicio eficiente y eficaz a la hora de difundir la formación y de
buscar y recuperar la misma.

 MANEJO AUTOMATIZADO DE LA INFORMACIÓN FRENTE A LAS AYUDAS DE LA

TECNOLOGÍA, EL INTERNET, LAS REDES SOCIALES, LOS CORREOS ELECTRÓNICOS Y
AL EXCESO DE INFORMACIÓN DISPONIBLE.
Tiene relación con el recibo de información o producción de un documento a medida
que las redes se popularicen, la información será intercambiada electrónicamente.
Permite reproducir en pantalla cualquier tipo de información, permite la
transferencia de mensajes y documento almacenándolos en un lugar y permitiendo
su extracción
 Redes Sociales: En estas redes se pueden compartir recursos de información,
en este trámite se puede hacer consultas desde cualquier punto de acceso sin
necesidad de pasar por una oficina que trasmite el documento.
 Correos Electrónicos: Permite reproducir en pantalla del computador cualquier
información que previamente se ha colocado impresa en una lectura
electrónica. Permite la transferencia, en cuestión de segundos, de mensajes,
documentos, memorandos, oficios y reproducción en forma de copia a
distancia.