Investigacion Unidad 5
Investigacion Unidad 5
Investigacion Unidad 5
CATEDRÁTICO:
EQUIPO 5
CARRERA:
INGENIERIA CIVIL
PRESENTAN:
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5.1 CONCEPTO DE DIRECCIÓN
En administración de empresas, se conoce como dirección (o directamente
como dirección administrativa), a una de las etapas más importantes del
proceso administrativo, en la que se aplica el conocimiento adquirido para
llevar a cabo una toma de decisiones pertinentes. Dicho en términos más
simples, la dirección administrativa equivale al capitaneo de un barco.
Definir el problema. Es decir, comprender la situación, los retos surgidos y/o los
objetivos que se persiguen y que nos brindarán la orientación inicial respecto a
cómo abordar el problema.
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Reclutamiento. Agrandamiento o reemplazo del capital humano con el personal
necesario para llevar a cabo las labores que acarrea la decisión.
EL RECURSO HUMANO.
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Los recursos humanos son el asesor de la cabecera de dirección general de la
organización en lo relativo al factor humano en la empresa. Sensibilizar a este
factor es aclarar, proponer y participar en la implantación de las acciones de
corto y largo plazo que aseguran la existencia operativa de los valores sociales;
como la Honestidad, Lealtad, Colaboración mutua y de un clima de confianza
para la organización.
OBJECTIVOS ESPECIFICOS…
La motivación es definida como el empuje que nos dirige a ser tal o cual cosa y
al mismo tiempo diseña el cómo hacerlas.
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de autoridad, como si fueran una suerte de tutor. Suele aplicarse para
organizaciones con personal muy joven o en formación.
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presupuesto y, as!, evitan la tendencia COffiLll1 a elaborar presupuestos solo
buscando cam bios respecto del periodo anterior.
Graficas de Gantt La primera de las tecnicas para evaluar las diversas partes
de un programa fue el sistema de graficas que desarro1l6 Henry L. Gantt a
principios del siglo xx y que culmin6 en la grafica de barras que lleva su nombre
(figura 19.1). Aun cuando simple en concepro, ala graftca de Gantt (que
muestra las relaciones de tiempo entre los sucesos de un programa de
producci6n) se la ha considerado revolucionaria en administraci6n. Lo que
Gantt reconoci6 es que las metas rotales del programa deben considerarse
como una serie de planes (0 sucesos) de apoyo interrelacionados que las
personas puedan entender y seguir. Los desarrollos de control mas importantes
reflejan este sencillo principio, as! como los principios basicos de control, par
ejemplo elegir y vigilar con cuidado los elementos mas decisivos de un plan.
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Sistema de Armas Polaris y funcion6 bien para agilizar su terminaci6n. Durante
varios arros, los servicios armados la recibieron con tanto entusiasmo que
practicamente se convirti6 en una herramienta requerida a importantes
contratistas y subcontratistas en las industrias de armamentos y espacial.
Aunque la PERT ya no es tan mencionada en los contratos de defensa y
espaciales, sus elementos fundamentales continuan siendo herramientas
esenciales de planeaci6n y control; mas aun, en muchas aplicaciones no
gubernamentales, entre ell as proyectos de construcci6n, ingenierfa y
herramientas, y hasta en tareas tan simples como la programaci6n de
actividades para generar reportes financieros mensuales, se utiliza la PERT 0
su tecnica de red asociada, el metodo de ruta critica.
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especificas y puede incluir informacion de rutina, como reportes mensuales;
informacion que sefiale excepciones, sobre todo en puntos criticos, e
informacion necesaria para predecir el futuro. Sistema de gestion de la
informacion Sistema formal para recopilar. procesar y difundir informacion
interna y externa a la empresa de manera oportuna. efectiva y eficiente para
apoyar a los gerentes en el desempeno de sus tareas. El equipo electronico
permite el procesamiento rapido y economico de enormes canridades de datos.
La computadora, con la programacion apropiada, procesa datos para llegar a
conclusiones logicas, los clasifica y los hace facilmente accesibles para su uso.
Como se indico, los datos no se convierten en informacion hasta que se
procesan en informes utiles.
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Consideramos que el control tendrá que ser diferente para cada tipo de obra y
necesidad de controlar, por lo que tendremos controles objetivos, subjetivos y
mixtos. Basados en la clasificación anterior, podemos determinar la
confiabilidad y alcance de nuestro análisis e interpretación. Además, dado que
todo control implica un costo, para tal fin, se actúa generalmente por excepción,
analizando las variaciones negativas más importantes (Ley de Pareto) y que de
alguna manera son las que pueden afectar con mayor relevancia los resultados
de la empresa. Así, bajo una perspectiva amplia, el control debe ser concebido
como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles y
miembros de la empresa, orientando a la organización hacia el cumplimiento de
los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y
cuantitativos.
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administración. El control, es la recolección sistemática de datos, para conocer
la realización de los planes, todo control implica, necesariamente, la
comparación de lo obtenido con lo planeado. Para toda empresa constructora
el control es una herramienta y Joaquín Gómez Morfin nos define “El Control
interno consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones de
los empleados y los procedimientos establecidos, de tal manera que la
administración de un negocio pueda depender de estos elementos para
obtener información segura, proteger adecuadamente los bienes de la
empresa, así como promover la eficiencia de las operaciones y la adhesión a
las políticas Administrativas prescritas”. Señala Gómez Morfin que en cualquier
tipo de negocio es realizable la implantación del control interno, combinado con
el sistema de contabilidad, de modo que ayuden a que la administración
desempeñe su función de la mejor manera posible.
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datos relevantes que se requieran para anticipar cualquier contratiempo que
puedapresentarse. Dando por resultado de todo lo anterior el grado de empuje,
y vigencia de nuestra empresa (ser competitivos). Mencionábamos que el
control inicia y cierra el proceso administrativo, así su importancia radica en
que lo instruye, dado que la observación y el análisis de los resultados
anteriores, nos sirve de base para prever y planear más correctamente el
siguiente proceso. Si una empresa prevé o planea sin analizar e interpretar los
resultados, tiene pocas posibilidades de lograr eficientemente sus objetivos.
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Es muy aconsejable asesorarse por un abogado y un contador con experiencia
en el ramo de la construcción, para aclaración de términos, alcances de
párrafos y aplicaciones que formen parte del contrato. Los contratos pueden
ser de tres tipos: por administración, a precio alzado y por precios unitarios.
a) Prestación de servicios profesionales.-Está muy claro en los artículos
2606 al 2615 del código civil de la federación las definiciones y
reglamentación. En Internet http://www.cddhcu.gob.rnx/levinfo/2/.
Podemos definirlo como el que se realiza entre el que presta y el que
recibe los servicios profesionales y fijan de común acuerdo la retribución
debida por ellos.
b) Contrato de obras a precio alzado.-Está muy claro en los artículos 2616
al 2645 del código civil de la federación las definiciones y
reglamentación. En Internet http://www.cddhcu.gob.mx/levinfo/2/.
Podemos definirlo como cuando el empresario dirige la obra, pone los
materiales y corre con todos los riesgos de la obra, por importe acordado
por ambas partes y las consideraciones indicadas en las características
técnicas de los contratos.
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Estos ingresos son cantidades recibidas provisionalmente para pagar por
cuenta del cliente y los honorarios por el
servicio profesional que presta la empresa, por ello recomendamos que el
control complementario sea llevado en el mismo recibo, tomando en cuenta
que la comprobación al cliente estará integrada por documentación a nombre
del cliente como facturas de materiales, listas de raya, subcontratos, pagos
laborales y fiscales, recibos de honorarios y otros. Existen tres tipos de recibos,
por anticipo, por reembolso y honorarios y de liquidación.
El control se lleva a cabo con recibos y estado de cuenta en el mismo, de la
siguiente manera:
Recibo de anticipo.- En papel membretado de la empresa con RFC, IMSS,
INFONAVIT, SAR, CMIC, se pone el número progresivo de recibo, nombre y
localización de la obra, por concepto de anticipo la cantidad con número y letra,
el estado de cuenta con cuatro columnas: concepto, debe, haber y saldo,
poniendo el importe del anticipo en el haber y en el saldo, el nombre de la
empresa y dé la persona que recibe y su firma.
Recibo de reembolso.-Es semejante al anterior, el concepto es por reembolso,
pero se relacionan por grupos como materiales, subcontratos, mano de obra,
honorarios y otros, con las retenciones de ley, dando total y neto, anexando
todos los comprobantes, al estado de cuenta anterior se le agrega el importe de
la comprobación en él debe y el importe del reembolso en el haber y sacando
el saldo de cada renglón. Se recomienda que se vaya recuperando el anticipo
de la manera pactada.
Recibo de Liquidación.-Es semejante al anterior, el concepto es liquidación
total, con la diferencia que se le agrega una columna a la lista de grupos con el
acumulado de cada uno de ellos, el estado de cuenta dará una cantidad
negativa que será el importe de la liquidación y la suma del haber y el saldo
debe ser igual al debe, a continuación se muestra formato de este recibo:
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anticipo, recibo a cuenta, acta de recepción, recibo de liquidación, recibo de
trabajos extras y recibo de retenidos (ya en desuso).
4. ACTA DE RECEPCIÓN
Con las dependencias oficiales y gobiernos ellos tienen el formato particular de
cada una y hay que apegarse al mismo, pero con particulares debe incluir
fecha, lugar, obra y lugar de ella, personas presentes representantes legales de
la misma, listado de todos los conceptos, volúmenes, precio de cada concepto,
importes, estimaciones y acumulado con su importe final, pagos con fecha y
No. de factura, acta de inspección de la obra completa y satisfactoriamente, de
haber entregado fianza por el 10% (usualmente) del importe final por un año
por desperfectos y vicios ocultos, hora , lugar de firma y fecha, las firmas
correspondientes de entrega y recepción a satisfacción de ambas partes.
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originar una gran escasez de mano de obra y por tanto elevar el costo de la
misma.
Finalmente, la magnitud de la obra, su duración, las condiciones de seguridad o
inseguridad de la misma, la integración real de grupos y las características del
liderazgo ejercido por el maestro de obras, también afectan en forma sustancial
el rendimiento.
En la industria de la construcción se acostumbran dos sistemas de pago a la
mano de obra:
1. Lista de raya. Considera jornales de trabajo a un salario acordado
anteriormente y nunca el menor al mínimo fijado por la ley.
Ventajas
A) Facilidad de control
B) Asegura la percepción del trabajado
Desventajas
a) Necesidad de sobre-vigilancia
b) Dificultad de valuación unitaria.
c) Propicia tiempos perdidos.
d) Dificulta la valuación del trabajo personal.
2. Destajo. Considera la cantidad de obra realizada por cada trabajador o
grupos de trabajadores a un precio unitario acordado anteriormente, en forma
tal que, el pago por la jomada de trabajo, nunca sea menor al mínimo fijado por
la ley.
Ventajas
A) Suprime una parte del sobre-vigilancia
B) Facilita la valuación unitaria.
C) Selecciona al personal apto para cada actividad.
D) Evita tiempos perdidos.
E) Permite a mayor trabajo mayor percepción y a menor trabajo menor
percepción.
Desventajas.
a) Incrementa las dificultades de su control.
b) Puede reducir la calidad.
c) Puede ser injusto (o bien se hace justo a través de "inventar" conceptos de
pago cada semana).
Es indudable que los dos sistemas presentan ventajas, por lo cual deseamos
sugerir al lector un sistema de computación inicial de la mano de obra por lista
de raya y bonificaciones en base a la productividad y posteriormente a la
calidad de la misma.
3. Sistema de bonificaciones por productividad. Si aceptamos como riesgo total
de la empresa constructora, la determinación del rendimiento, sugerimos un
control por excepción de la mano de obra, con los pasos siguientes:
a) Bonificar al trabajador a través del maestro de obras, cuando la
productividad se incremente.
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b) Cumplir únicamente con el salario mínimo y mínimo profesional de oficiales y
operarios, cuando la productividad se mantenga normal.
c) Investigar profundamente los rendimientos, cuando la productividad se
reduzca notablemente, sin dejar de cumplir con el pago de los salarios de ley.
Para la estimación de la bonificación que, en su caso, deba repercutirse al
maestro de obras y a los trabajadores, sugerimos al empresario:
1. Control porcentual. De los análisis de costos y la cuantificación
determinaremos el monto total de la mano de obra y en una tarjeta de estado
de cuenta registraremos en forma negativa las entregas para el pago semanal
estimado, según la lista de raya, obteniendo el saldo sobrante a la fecha y
anotando el porcentaje ejecutado acumulado, para que al final de cada etapa
de nuestro presupuesto, bonifiquemos el incremento de productividad.
En los casos que por obras extras se aumente el contrato, sugerimos también
llevar a cabo la respectiva evaluación de mano de obra e incrementar la tarjeta
original por este motivo.
2. Control por destajos. La bonificación a través de destajos tiene como ventaja
que pueden ser a lapsos más cortos, aunque necesariamente requiere un
mayor esfuerzo personal para su evaluación. Por ello recomendamos en el
caso de usar este sistema, efectuar evaluaciones quincenales o mensuales y
en tanto, computar el gasto de mano de obra a lista de raya.
3. Investigación de rendimientos. Si nuestra mano de obra supuesta es
constantemente menor que lo real, deberemos investigar los rendimientos de
nuestros trabajadores.
Los grupos teóricos de trabajo consignados en los manuales y libros de
rendimientos llegarán a presentar una alta variabilidad en su integración real,
por tanto será necesario un instrumento de homologación, que nos permita,
después de investigar los rendimientos del grupo analizado, trasladarlos a los
grupos teóricos, por ello sugerimos el uso de una tabla y seguir los pagos
siguientes:
a) Anotar el nombre de la obra.
b) Describir el concepto que se evalúa explicado en la forma más amplia
posible.
c) Establecer qué personal, en cuántos jornales, con qué sueldo y con qué
importe, ejecutó el trabajo antes mencionado (personal empleado).
Una vez obtenido el importe, dividirlo entre el costo del grupo teórico
establecido para este trabajo, con lo cual se obtiene la relación:
RELACIÓN =Total mano de obra / Costo Grupo tipo
e) Evaluar la cantidad real ejecutada de este concepto, por el personal
establecido (cantidad de obra).
f) Finalmente, la cantidad de obra ejecutada del concepto, dividida entre la
relación del inciso d, determinará el rendimiento homologado.
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Las prestaciones vigentes en México, a las cuales tienen derecho los
trabajadores son:
Asistencia médica del IMSS, para él y su familia.
Guarderías del IMSS, para sus hijos.
Pago por incapacidad por el IMSS.
Pago de cuotas de parte del patrón al Infonavit.
Pago de pensión por cesantía.
SAR
Los derechos del trabajador son:
Aguinaldo
Vacaciones
Prima vacacional
Participación de utilidades.
d) Materiales.
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Para el control de este concepto, que llega a representar hasta el 40% del
precio de venta de la edificación, consideramos conveniente analizarlo según
su secuencia de adquisición, empleo y pago en las etapas siguientes.
Pedido
En las empresas por nosotros investigadas, hemos encontrado dos sistemas
básicos, sobre los cuales indicaremos sus ventajas y desventajas.
A. Centralización total de compras.
Ventajas.
1. Menos costos de adquisición.
2. Mayor control.
Desventajas.
1. Retardo en pedidos y entregas.
2. Aparición de proveedores "consentidos"
3. Aparición de residentes "consentidos"
4. Propicia la evasión de responsabilidad del residente.
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La selección de nuevos proveedores nos permite también la actualización de la
empresa en el uso de nuevos materiales de construcción.
4. Pedidos locales. En el sistema propuesto, los pedidos los ejecuta
directamente el residente de la obra a los proveedores aprobados, teniendo
que justificar cualquier compra a proveedores "no aprobados" a través de
menores precios o bien de una condición de extrema urgencia. Con el objeto
de que el jefe de compras coadyuve eficientemente a la consecución del
producto, es conveniente el uso de una libreta minutario, donde cada residente
anotará los pedidos realizados ese día, a cuál proveedor, quién tomo el pedido
y su fecha de llegada deseable, para que al otro día y en forma telefónica, el
jefe de compras insista en ellos. La responsabilidad del pedido será total de
residente.
5. Pedidos foráneos. Para el caso de obras fuera de la localidad de la empresa,
los pedidos, control y pagos serán ejecutados por la residencia, previa revisión
de costos de adquisición (oficina central más fletes), para determinar el más
económico.
Recepción.
Para la recepción de materiales, sugerimos al lector el uso de la forma "Control
de proveedores, donde el bodeguero anotará semanalmente los recibos del
material y en forma muy especial señalando la calidad y la cantidad real
ingresada, quedándose con una copia y enviando semanalmente a la oficina
central dicho control debidamente autorizado por el residente de la obra.
Control en obra.
Para conocer los requerimientos de materiales, se hará necesario controlar la
existencia de los más usuales, en forma tal, que permita al residente detectar
rápidamente los materiales faltantes, ver la tabla siguiente:
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No recomendamos el control exhaustivo de material en la obra a base de vales,
localizaciones, autorizaciones, etc., dado que, en algunos materiales de bajo
costo, arena, grava, piedra, tabique, madera, etc., su control tiene un costo
mayor que el elemento a controlar. En relación a los robos eventuales de
material, consideramos que su detección es muy costosa y difícil de probar y,
en última instancia dada la condición económica del bodeguero, la
recuperación monetaria es prácticamente imposible, aunque a veces y
únicamente para ejemplo de otros bodegueros pueda aceptarse la denuncia del
abuso de confianza a las autoridades correspondientes.
Revisión y pago de facturas.
1. Obras locales. Recomendamos el manejo de facturas totalmente
centralizado y que a su recepción, ésta sea canjeada por un contra-recibo (los
comerciales llenan casi todos los requisitos, pero es mejor mandarlos a hacer
con el nombre, datos y logotipo). Para con posterioridad sean turnadas a la
gerencia de construcción para
a) Revisión de cargos, nombre y direcciones de la factura.
b) Revisión de precios pactados.
c) Revisión de descuentos vigentes.
d) Revisión de operaciones.
e) Certificación a través del control de proveedores de su llegada a la obra.
f) Realizar correcciones por cantidades realmente ingresadas a la obra.
g) Realizar correcciones por calidades diferentes a las pactadas,
h) Aprobación de pago.
2.-Obras foráneas. Para el caso de obras foráneas recomendamos una
recepción de facturas por el contador o secretaria de la obra y una revisión
semejante a la anterior, por el jefe de la obra.
e) Subcontratos.
La delegación total del control de los subcontratos al departamento contable,
tiene como inconveniente:
1. Retraso en la actualización del auxiliar.
2. Posibles errores de cargo.
3. Puede provocar pagos en exceso.
4. Su liquidación es lenta y laboriosa.
El control complementario que estamos sugiriendo, constaría de los pasos
siguientes:
1. Aprobación y discusión del presupuesto.
2. Firma de contrato.
3. Registro de pagos.
4. Recepción de cheques.
5. Registro eventual de extras.
Los cuales sugerimos se llevan a cabo en un estado de cuenta donde en su
reverso aparezca un machote de contrato, ya sea de precios unitarios o de
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precio alzado, y en su anverso las columnas, semana, concepto, haber, debe y
saldo, donde en forma inmediata podemos detectar a cada solicitud de pago
saldo disponible, dinero recibido, extras autorizadas, etc.
Los sistemas computarizados como el Opus Control y otros cubren con
amplitud todas las formas de controlar los sub-contratos.
f) Equipo.
El equipo sugerimos controlarlo a través de 2 enfoques: el administrativo y el
de servicio en mayor y menor.
A Control administrativo
El control administrativo, recomendamos llevarlo a cabo a través de un
inventario anualmente actualizado, dónde y según la reglamentación vigentes,
registremos el valor de compre y la depreciación permitida.
Cabe hacer notar la conveniencia de no incluir en el equipo la herramienta ni la
madera de cimbra y, en cambio, considerarlos como material de consumo.
En la relación a la clasificación del equipo sugerimos al lector los siguientes
rubros.
1.-Equipo de oficina.
1.1 Mecanográfico.
1.2 Duplicador.
1.3 Dibujo.
1.4 Computación.
1.5 Comunicación
1.6 Fotográfico.
1.7 Mobiliario
1.8 Decoración.
1.9 Biblioteca.
1.10 Transporte.
2.-Equipo de obra
2.1 Transporte.
2.2 Topográfico.
2.3 Gasolina.
2.4 Eléctrico.
2.5 Compactación
2.6 Laboratorio
2.7 Varios
B. Control de servicio
Este control deberá ser implementado por la gerencia de construcción y tendrá
por objeto.
1. Distribuir el equipo en la forma más conveniente.
2. Conocer el estado de cada equipo.
3. Conocer la ubicación de cada equipo
4. Conocer la fecha de desocupación del equipo.
Para ello sugerimos el uso de una tabla con las siguientes columnas: Control
(No. Económico del equipo), descripción, año de compra, la obra donde se
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encuentra, el estado en que llegó y la fecha de llegada, calificando el estado en
bueno, regular y malo.
En empresas medianas que cuentan con gerencia de maquinaria, se llevará de
una forma más extensa y controlada este control.
g) Trabajos adicionales.
El control de los trabajos adicionales, recomendamos hacerlo a través de la
bitácora de la obra, consignando en forma importante la autorización
respectiva. Los egresos correspondientes a estos trabajos se controlarán de
acuerdo a sus incidencias en mano de obra, prestaciones materiales,
subcontratos y equipo antes mencionados.
h) Financiamiento.
El financiamiento obtenido en forma específica para una obra hace muy simple
su control, empero, el financiamiento obtenido en forma global, hace laborioso
su control, por lo que sugerimos en forma primaria, registrarlo en un estado de
cuenta global y anualmente repercutirlo (en forma aproximada) a las obras
ejecutadas en el período en cuestión. Cabe hacer notar que el financiamiento
con capital propio, puede inducir una falta de liquidez muy costosa para la
empresa y su control recomendamos llevarlo a cabo según el reporte semanal
ingresos-egresos del control complementario de empresa, explicado en el
siguiente capítulo.
i) Impuestos y multas.
Dada la reglamentación especial de la empresa constructora mexicana del
pago de impuestos sobre los ingresos de la empresa. Su control es
relativamente simple, aunque es de hacer notar, la gran importancia de su pago
oportuno, dado que los intereses por demora en su pago, llegan a 4 veces el
costo bancario del dinero. Para la oportunidad de pago, sugerimos el uso de
una cuenta de cédulas "puente", donde el dinero recibido, se separe en forma
"aproximada" (de la suma de los gravámenes impositivos) y de ella, se liquiden
en forma preferente dichos pagos.
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4. Turnar la aprobación de la gerencia de planeación para asignar valores de
acuerdo con la antigüedad de las facturas, y el avance de obras de los
subcontratistas.
5. Mecanografiar cheques, cuidando de anotar (a tinta) el importe, el banco y el
número de cheque
6. Desglosar por el residente de la obra y según el catálogo contable, el gasto
en las siete últimas columnas acumulando su importe para su pase posterior a
la forma general ingresos-egresos de la empresa.
La recomendación de que sea precisamente el residente de la obra en cuestión
quien realice la suma física, tiene como objeto una primera depuración en el
destino correcto del cargo.
2. EGRESOS OFICINA CENTRAL.
Para controlar la erogaciones de la estructura técnico-administrativa de la
oficina central, también se hace necesaria una forma de egresos de oficina
central donde, al igual que en el control de egresos de una obra, se asientan
los pasivos pendientes de cubrir, como son: mantenimiento del mobiliario y
equipo de oficina, mantenimiento de automóviles, renta del despacho, sueldos
y honorarios del personal que labora en la oficina central; es decir, todos los
egresos de carácter general que llevan un cargo específico para una obra
determinada. También se deberá obtener la suma respectiva y traspasarla al
reporte semanal de ingresos y egresos, acumulando los egresos realizados por
gastos generales de oficina central, que no afecten a obra determinada.
3. REPORTE SEMANAL INGRESOS-EGRESOS.
El control semanal de ingresos y egresos, refleja el total de los movimientos
hechos en cada una de las obras con sus ingresos y egresos, así como las
erogaciones por oficina central que hayan afectado las disponibilidades del
efectivo de la empresa.
El reporte se divide en seis columnas que son:
1. Número de obra (número consecutivo de las obras en proceso).
2. Nombre (nombre de la obra o nombre del cliente).
3. Contrato (monto de obra contratada de acuerdo a presupuesto).
4. Acumulado (erogaciones efectuadas en el periodo semanal de la obra
respectiva).
5. Entregado (importe recibido de cobros al cliente).
6. Observaciones,
Cada renglón de obra se subdivide en tres, los cuales afectan a las tres últimas
columnas, éstas son:
I. Ant (anterior). Importe de erogaciones acumuladas hasta la semana
anterior.
II. Act (Actual). Importe de las erogaciones efectuadas en la presente
semana.
III. Sum (suma). Importe de la acumulación de la semana anterior y la
actual, para que posteriormente pase al siguiente reporte.
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En el renglón de suma, los totales se obtienen de las columnas afectadas en
forma horizontal.
Finalmente, al calce del reporte de control semanal, se efectúan los
movimientos totales a las disponibilidades efectivas de la empresa en el
periodo tratado, para lo cual contamos con cinco columnas:
1. Cuenta (número de cuenta bancaria).
2. Anterior (saldo inicial disponible en banco para solventar las erogaciones
propuestas de antemano).
3. Retiros (importe total de los cheques girados).
4. Depósito (importe de los ingresos recibidos y depositados en la cuenta
respectiva durante el periodo afectado).
5. Saldo (importe final de disponibilidad, con la que cuenta la empresa para la
siguiente semana).
El último renglón de suma, se afectará con la suma de todas las cuentas
bancarias de la empresa, con el fin de tener un panorama completo de las
operaciones efectuadas.
4. EXTRAPOLACIÓN TRIMESTRAL INGRESOS EGRESOS.
Dadas las condiciones de probabilidad y nunca de certeza de ingresos en
empresas constructoras, es recomendable balancear éstos con los egresos
cuya relativa certeza podría comprometer la liquidez de la misma. Esto,
sugerimos llevarlo a cabo a través del control trimestral ingresos-egresos,
donde se hace un estimativo probable de los egresos de cada una de las obras
que se estén ejecutando, dando prioridad los pasivos documentados, así como
el pago de la mano de obra.
Después del registro aproximado de los egresos, se procede a estimar la fecha
en que se espera la entrada de los ingresos, de acuerdo con los programas de
cobros presentados al cliente dentro del contrato y de los contra-recibos
pendientes de cobro, cuya suma algebraica nos permitirá conocer el tipo de
saldo, deudor o acreedor, que tendrá la empresa para las próximas doce
semanas.
Esta extrapolación trimestral podrá llevarse a cabo, en forma optimista y
pesimista, lo cual nos permitirá ampliar más los rangos de probabilidad de
nuestra proyección y, por tanto, prever con antelación los fenómenos no
deseables y en su caso su adecuada solución.
5. BALANZA MENSUAL DE OBRAS
El segundo modelo con el nombre de balance mensual adicional consiste en un
vaciado mensual de los movimientos asentados en el reporte de control
semanal y de la recabación de datos estimados de avance de obra físico por el
ingeniero residente de obra; finalmente se obtiene una estimación de la utilidad
bruta de la obra en ese mes, ayudando a prever una pérdida futura.
Las columnas que integran este reporte adicional son quince, las columnas de
importes se dividen en dos grupos empleando dos signos claves, éstas son:
C: Información real proporcionada por el departamento de contabilidad
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R: Información proporcionada por el residente de la obra de un estimativo del
avance de la construcción (revisado por la gerencia).
Columnas:
C. 1. Número de obra.
C. 2. Acumulado anterior mensual (de reporte de control semanal).
C. 3. Erogado este mes (resumen mensual del reporte de control semanal).
R. 4. Pasivo del mes (importe de facturas por compra de materiales para la
obra respectiva y de los materiales solicitados que se encuentran en tránsito).
C. 5. Acumulado del mes (suma de las columnas 2,3 y 4 )
C. 6. Cobrado anterior (importe acumulado de entradas en efectivo de la obra
tratada, con base en el reporte de control semanal, abarcando el mes
inmediato anterior).
C. 7. Cobrado este mes (acumulado de los ingresos recibidos durante ese
mes).
C. 8. Estimaciones presentadas (importe de las estimaciones de avance de
obra ya aprobadas por el cliente para su cobro).
C. 9. Estimaciones por presentar (importe aproximado del avance de obra, para
su presentación al cliente).
10. Acumulado actual (suma de las columnas 6, 7, 8 y 9).
C. l 1. Utilidad bruta anterior (importe aproximado de utilidad o pérdida bruta
obtenida en el mes anterior).
C.12. Utilidad bruta actual (importe aproximado de utilidad o pérdida del mes
tratado).
Todo sistema de control tiende al ideal de constancia absoluta. En muchas
ocasiones la constancia absoluta es impracticable empero y por lo menos se
trata de lograr que la acción de estos métodos de control sea absolutamente
permanente.
6. GRAFICA ANUAL DE EROGACIÓN
En esta gráfica es donde se refleja el acercamiento obtenido por la empresa a
su meta preestablecida, con la que el ejecutivo cuida el no disminuir su
productividad y su punto de equilibrio trazado.
Mediante esta gráfica el director de la empresa, observa la secuencia que lleva
en el desarrollo de sus operaciones semanalmente, según sus egresos.
7. ARCHIVOS
El control complementario deductivo requiere un apoyo importante del archivo,
por lo cual en adelante mencionaremos las carpetas que como mínimo son
necesarias para apoyo al sistema.
a) Archivo empresa.
1. Correspondencia general. Esta carpeta acumulará, en forma cronológica, la
correspondencia general de la empresa que no tenga relación directa con
alguna obra determinada.
2. Egresos oficina central. Este archivo corresponderá a lo mencionado en el
inciso 2 (egresos oficina central).
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b) Archivos por obra
1. Antecedentes obra. Este fólder se genera cuando un anteproyecto empieza
a tener seriedad (anteriormente archivado en correspondencia general), en
este nuevo fólder se deberá engrapar todos los documentos relacionados con
la obra en proyecto de realización.
Cuando la obra se convierte en realidad, aparecerán 7 nuevos archivos, los
cuales se alimentarán del primero y se irán incrementando a través del
desarrollo de la misma, asignando a cada una de las obras un número
progresivo.
2. Correspondencia de obra. Deberá contener únicamente la correspondencia
relacionada directamente con la obra en cuestión.
3. Presupuestos y contratos de obra. Deberá contener los presupuestos
aprobados, los análisis de costos que los generaron, la relación de variables,
tanto de materiales como de mano de obra, así como también copias
debidamente firmadas de contratos y fianzas.
4. Estimaciones y recibos obra. Deberá contener copias de recibos y
estimaciones, cuidando que los recibos tengan en el ángulo inferior izquierdo el
estado de cobros a la fecha y no olvidando también de anotar en la contratapa
del fólder los importes de las estimaciones y recibos presentados.
5. Egresos obra. Deberá contener las proposiciones semanales de pagos, así
como las erogaciones reales debidamente sumadas incluyendo números de
cheques, según lo mencionado en el inciso 4 (egresos por obra).
6. Subcontratistas y proveedores obra. Deberá contener los estados de cuentas
de cada subcontratista, incluyendo presupuesto, fianza y contrato debidamente
engrapado a cada estado. Asimismo, las facturas pendientes o en proceso de
pago, debidamente engrapadas a la copia del contra-recibo correspondiente.
7. Documentos oficiales obra. Deberá contener todo documento oficial
relacionado con dependencias gubernamentales como son:
a) Permisos de construcción.
b) Alineamiento de número oficial.
c) Licencia de iniciación de obra.
d) Contrato colectivo de trabajo.
e) Registro de obra ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.
f) Avisos de subcontratación de obra ante el Instituto Mexicano del
Seguro Social.
g) Licencia de terminación de obra.
h) Avisos de terminación de obra ante el Instituto Mexicano del Seguro Social y
otras dependencias oficiales.
8. FLUJOS DE REGISTRO CONTABLE
Con el objetivo de precisar la mecánica de registro contable que permita una
mayor velocidad, recomendamos que los flujos de registros en sistema manual
y mecánico, de las operaciones normales contables en la empresa
constructora, sean supervisados por un contador con experiencia en empresas
de construcción, que dicte las pautas a seguir.
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9. CATALOGO DE CUENTAS
Para coincidir el control complementario sugerido, con el control formal y
exacto de la contabilidad, se hace necesario un catálogo de cuentas
congruente con nuestra reglamentación fiscal, nuestra contabilidad formal y
nuestro control complementario, por tanto, es importante y esencial que el
contador con experiencia en empresas constructoras dé el catálogo de cuentas
y su hoja de resumen del balance correspondiente.
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Las normas generales se refieren a la capacidad profesional de los auditores y
al cuidado, diligencia profesional e independencia con que deberán proceder
para practicar las auditorias y preparar los informes correspondientes.
Capacidad Profesional
El personal designado para practicar las auditorias y preparar los informes
correspondientes deberá poseer en su conjunto la capacidad profesional
necesaria para ello; a saber:
a) Pleno conocimiento de las normas y procedimientos en materia de
construcción, así como la formación profesional, experiencia y capacidad
necesarias para su adecuada aplicación.
b) Conocimiento de los principios de Contabilidad aplicable al registro de las
operaciones que se realizan dentro del contenido del contrato respectivo.
c) Suficientes conocimientos de la Administración pública para cuando se trate
de un Contrato de Obra Pública.
d) Formación profesional acorde con la naturaleza y complejidad de las
revisiones (por ejemplo el dominio de técnicas de muestreo estadístico,
procesamiento electrónico de datos, ingeniería, arquitectura, etc.)
e) Aptitud para comunicarse eficazmente con sus superiores jerárquicos y/o
subordinados.
La naturaleza y grado de formación profesional y experiencia que requieran
individualmente los auditores, dependerán de sus funciones y
responsabilidades.
Cuidado y Diligencia Profesional
Los Auditores deberán proceder con el debido cuidado y diligencia profesional
al planear y ejecutar las auditorias, preparar los informes correspondientes y
dar seguimiento a las recomendaciones formuladas y a las acciones que
promueva como resultado de sus auditorías.
Esta norma implica que los auditores deben observar estrictamente las Normas
de auditoria; su Código de Conducta Profesional y demás normatividad
aplicable a ellas.
Además, deberán emplear objetivamente su juicio profesional para determinar
el alcance de la auditoria, seleccionar las técnicas y procedimientos que habrán
de aplicarse, practicar dichas pruebas y procedimientos, evaluar los resultados
de la auditoria e informar al respecto.
Para ello, deberán considerarse entre otros:
a) Los objetivos de la auditoria.
b) La importancia y el riesgo de las áreas o conceptos por revisar.
c) La suficiencia de los controles internos y documentos relacionados con la
obra
(Bitácoras, pruebas de laboratorio, estimaciones, etc.).
d) La magnitud y complejidad del trabajo por realizar.
e) Los recursos humanos disponibles y los plazos en que deberán presentarse
los informes respectivos.
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Por tanto, la calidad del trabajo y de los informes de auditoría dependerá de
que:
a) El alcance de la revisión y las pruebas y demás procedimientos de auditoria
que se apliquen permitirán tener una seguridad razonable de que se cumplirán
sus objetivos.
b) Los resultados y recomendaciones que se presenten en los informes estén
claramente sustentados en una evaluación objetiva de la evidencia obtenida en
la auditoria.
c) La evidencia obtenida en la auditoria sea suficiente y competente.
d) La auditoría se haya ejecutado conforme a las normas aplicables.
e) Se supervise debidamente el trabajo de los auditores.
Independencia
El personal de la auditoria deberá estar libre de impedimentos para proceder
con entera autonomía en todos los asuntos relacionados con las auditorías a su
cargo.
Normas de Ejecución
Las normas de ejecución se refieren a la necesidad de planear y supervisar
debidamente todo el proceso de auditoria; estudiar y evaluar el control interno
con objeto de determinar tanto el alcance de la revisión como la naturaleza,
extensión y oportunidad de las pruebas de auditoria y demás procedimientos
que habrán de aplicarse; y obtener evidencia suficiente y competente para
sustentar debidamente los resultados de la auditoria.
Planeación
Las auditorias deberán planearse adecuadamente para asegurarse de que se
cumplan sus objetivos, y de que las revisiones se efectúen conforme a la
normatividad aplicable, con la debida oportunidad, eficiencia y eficacia.
Planear la auditoria implica determinar y plasmar en un programa de trabajo el
ente y rubro por auditar; el alcance y objetivos de la revisión; la naturaleza,
extensión y oportunidad de los procedimientos que se aplicarán; el personal
que debe intervenir en el trabajo: y el tiempo estimado para cubrir o realizar
cada fase de la auditoria. Este programa de trabajo deberá revisarse durante la
auditoria y, en caso necesario, deberá ser modificado.
La planeación comprenderá normalmente lo siguiente:
a) Reunir información sobre el ente en revisión con el fin de determinar los
riesgos y valorar la importancia relativa.
b) Definir los objetivos y el alcance de la revisión.
c) Efectuar un estudio preliminar para determinar su efectividad, deficiencias y
la selección de la muestra a revisar.
d) Asignar prioridades a las áreas o conceptos por revisar, de acuerdo con su
importancia y nivel de riesgo.
e) Determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de
auditoria que habrán de aplicarse.
f) Establecer los requerimientos de personal y elaborar el Programa Específico
de auditoria.
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Supervisión
La auditoría deberá supervisarse en cada una de sus fases y en todos los
niveles del personal para garantizar el cumplimiento de sus objetivos.
El responsable de la supervisión deberá ser cuidadoso y tener siempre
presente que en los trabajos de auditoria se deben aplicar las normas de
auditoria y que la opinión que se vaya a emitir esté justificada y debidamente
sustentada por el trabajo realizado.
La supervisión es esencial para asegurarse de que se cumplan los objetivos de
la auditoria y el trabajo se ejecute con la calidad necesaria. En general, la
supervisión deberá estar orientada a verificar que:
a) Los miembros del grupo de auditoria tengan una comprensión clara y
consistente del programa de auditoria.
b) La auditoría se efectúe conforme a la normatividad que la auditoria haya
establecido en la materia.
c) El programa de auditoria se cumpla en todas sus etapas, con las
modificaciones que se hayan autorizado.
d) Los papeles de trabajo se elaboren con claridad y contengan evidencia
suficiente y competente que sustente debidamente los resultados de la
auditoria.
e) Los objetivos de la auditoria se cumplan cabalmente.
f) El informe de auditoría contenga todos los resultados y recomendaciones que
procedan.
Estudio y Evaluación del Control Interno
Se deberá evaluar el alcance contractual para determinar la naturaleza,
alcance y oportunidad de los procedimientos que habrán de aplicarse para
lograr el objetivo de la auditoria.
Evidencia de auditoria
Todos los resultados y recomendaciones de la auditoria deberán sustentarse
en evidencia suficiente y competente.
La evidencia obtenida en la auditoria deberá documentarse debidamente en los
papeles de trabajo, principalmente con el objeto de:
a) Contar con una fuente de información para sustentar los informes de
auditoría y, en su caso, efectuar aclaraciones con el ente o empresa auditada u
otras partes interesadas.
b) Verificar que se hayan observado las normas de auditoria y demás
normatividad aplicable.
c) Facilitar la planeación, ejecución y supervisión de la auditoria.
d) Dejar constancia del trabajo realizado para futura consulta y referencia.
Los auditores deberán considerar que el contenido y disposición de sus
papeles de trabajo reflejarán el grado de su competencia y experiencia. Los
papeles de trabajo deberán ser tan completos y detallados que posteriormente
un auditor experimentado, aunque no haya tenido ninguna relación con la
auditoria, pueda servirse de ellos para conocer el trabajo en que se sustente el
informe de auditoría.
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Norma para la elaboración de Informes.
Al término de cada auditoria, deberá presentarse el informe correspondiente,
en el cual deberán exponerse todos los resultados y recomendaciones que
deban comunicarse a la persona o empresa que solicitó la Auditoria. La
información deberá sustentarse en evidencia suficiente y competente, y
presentarse con toda independencia, objetividad e imparcialidad.
Sin embargo, los informes deberán contener como mínimo:
a.- Los antecedentes que determinaron la revisión.
b.- El objetivo y alcance de la revisión.
c- En su caso, las circunstancias que hayan limitado el alcance de la revisión.
d.- Los resultados de la revisión.
e.- Las recomendaciones que procedan como resultado de la auditoria.
TIPOS Y TÉCNICAS DE AUDITORÍA
TIPOS DE AUDITORÍA
En la auditoria efectuada determinar:
Si los programas y su ejecución se ajustaron a los términos y montos
aprobados.
Si aparecen discrepancias entre las cantidades correspondientes a los ingresos
o a los egresos, con relación a los conceptos y a las partidas respectivas.
El desempeño, eficiencia, eficacia y economía, en el cumplimiento de los
programas con base en los indicadores aprobados en los presupuestos.
Si los recursos se aplicaron con la periodicidad y forma establecida y si se
cumplieron los compromisos adquiridos en los actos respectivos.
Auditorias Financieras
En general, las auditorias financieras estarán orientadas fundamentalmente a
comprobar que en la aplicación del gasto se haya observado lo dispuesto en el
contrato respectivo.
Que los bienes y servicios se hayan adquirido oportunamente, a precios
razonables, en la cantidad y con la calidad pactadas y en las condiciones
estipuladas en los contratos y en su caso, que las modificaciones
presupuéstales se hayan autorizado.
Auditorias de Obra Pública.
Se revisarán los contratos correspondientes o una muestra representativa de
ellos, principalmente con objeto de verificar que en su adjudicación se hayan
observado los procedimientos y las disposiciones previstas en la Ley de Obras
Públicas y demás legislación aplicable; que se hayan realizado todos los
estudios previos necesarios para la ejecución de los trabajos; que las obras se
hayan ejecutado de conformidad con los programas y proyectos respectivos y
de acuerdo con las normas generales y específicas de construcción de la
dependencia, órgano descentralizado o entidad; que las erogaciones
correspondan a las presupuestadas y a los volúmenes de obra ejecutados; que
los precios unitarios coincidan con los estipulados en los contratos y, en su
caso, que los precios unitarios extraordinarios y los ajustes de costos se hayan
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calculado y aplicado correctamente; y que las obras se hayan supervisado por
las entidades, en y donde su ejecución para garantizar su calidad.
Evaluación de Programas
Se verificará si alcanzaron con eficiencia y eficacia los objetivos y metas fijados
en los programas y subprogramas a su cargo.
Para la evaluación de programas se aplicarán criterios fundamentales, como
eficiencia, eficacia y congruencia. Se entenderá por eficiencia la relación que
exista entre las metas alcanzadas y los recursos erogados en su consecución;
por eficacia, el grado en que se cumplan las metas programáticas; y por
congruencia, la correspondencia que deberán guardar los objetivos y metas del
programa evaluado.
Auditorias de Legalidad
Las auditorias de legalidad se orientarán específicamente a comprobar que se
cumplan con las disposiciones legales que les sean aplicables
Es deseable que las auditorias de legalidad, al igual que las de sistemas, se
efectúen como complemento de las auditorias financieras y de otra índole, a fin
de que los resultados de las distintas revisiones permitan formarse una opinión
más cabal de las materias examinadas.
TÉCNICAS DE AUDITORÍA
Los procedimientos de auditoria son el conjunto de técnicas que debe emplear
el auditor para cumplir satisfactoriamente los objetivos de la revisión.
Las técnicas de auditoria son los métodos prácticos de investigación y prueba
que el auditor utiliza con el objeto de obtener la información básica de
comprobación, necesaria para emitir los resultados de su revisión.
A continuación se describen las técnicas de auditoria que se emplean
comúnmente y que los auditores de la Entidad de Fiscalización deberán aplicar
a fin de obtener evidencia suficiente y competente que se requiera para
sustentar debidamente sus resultados y recomendaciones.
Estudio general
El estudio general es el proceso por el cual el auditor obtendrá y examinará la
información necesaria para formarse una idea general del área o materia por
revisar.
Será el punto de partida de la auditoria y estará orientado fundamentalmente a
determinar tanto las áreas o materias por auditar como las técnicas de auditoria
que habrán de aplicarse para cumplir los objetivos de la revisión. Según el tipo
de auditoria, el estudio generado comprenderá, entre otros, los siguientes
aspectos:
a) Estructura y funciones de la empresa susceptible de revisar.
b) Legislación y demás normatividad aplicables a las operaciones por auditar
(en su caso).
c) Objetivos, metas y resultados obtenidos de los programas correspondientes.
d) Sistema de control interno.
Análisis
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El análisis se define como el examen de los distintos componentes de la
información o de sus interrelaciones, con el objeto de arribar a conclusiones
respecto a las materias sujetas a revisión.
En cuanto a la evaluación de programas, el análisis será una técnica
indispensable para determinar la congruencia de los programas, objetivos y
metas con los previstos en el marco general de planeación, la eficacia y
eficiencia obtenidas.
Inspección
La inspección es el examen físico de bienes materiales o documentos con el
propósito de verificar la existencia de un concepto de obra ejecutado o la
autenticidad de una operación registrada en las estimaciones o en la
información general de la obra, las condiciones de las obras realizadas, su
calidad y funcionalidad.
Confirmación
La confirmación consiste en obtener constancia por escrito de las
transacciones realizadas con empresas o terceros, llámese subcontratistas,
respecto a la autenticidad de la información relacionada con las operaciones
sujetas a revisión.
La confirmación podrá ser:
a) Positiva. Se enviará información y se solicitará respuesta,
independientemente de que la información sea confirmada.
b) Negativa. Se enviará información y se solicitará contestación sólo en caso de
que la información no sea confirmada.
c) Indirecta, ciega o en blanco. No se enviarán datos y se solicitará información
sobre saldos, movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditoria.
Investigación
La investigación implica obtener información de empresas, particulares y del
personal de la empresa auditada. Mediante esta técnica, que incluirá
entrevistas formales e informales al personal, el auditor podrá formarse un
juicio respecto a ciertas operaciones donde se efectúe la revisión; sin embargo,
deberá asegurarse de que la información obtenida por este medio sea veraz e
importante para el cumplimiento de los objetivos de la auditoria.
Declaración
Esta técnica permite respaldar las investigaciones realizadas con el personal
de la empresa auditada mediante documentación avalada con su firma de
conformidad. No obstante, la validez de la declaración estará limitada por el
hecho de que generalmente los informantes habrán participado en las
operaciones sujetas a revisión o en la elaboración de los informes
correspondientes.
Certificación
La técnica de certificación consiste en confirmar un hecho en documento, que
por lo general se legaliza con la firma de una autoridad.
Observación
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La observación implica presenciar el desarrollo de las operaciones o
procedimientos a cargo del personal de la empresa Auditada, a fin de constatar
la forma en que se realizan.
Cálculo
Esta técnica tiene por objeto verificar la exactitud aritmética de la información
relacionada con las operaciones sujetas a revisión. Como el cálculo sólo
permite comprobar la exactitud de las cifras, será preciso emplear técnicas
adicionales para determinar la validez de éstas.
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