UNIVERSIDAD

POPULAR DEL CESAR CODIGO: 101-130-PRO02-FOR02

MATRIZ DE ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DENTRO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD INSTITUCIONAL VERSIÓN: 2

No. Rol Responsabilidades Autoridades

Asignar los recursos necesarios para el correcto desarrollo de las actividades del Sistema de Gestión de la Calidad
Definir y aprobar la política y los objetivos de calidad y propender por su cumplimiento.
CSU
Dirección del Sistema de Revisar y evaluar el cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad
1 Realizar la revisión por la Dirección Rector
Gestión de Calidad
Vicerrectores
Asegurar que se promueva el enfoque al cliente en todos los niveles de la Institución.
Fija los criterios necesarios y suficientes para una adecuada implementación, mantenimiento y mejoramiento
continuo de los procesos del sistema de Gestión de la Calidad.
Apoyar a la Alta Dirección en la interacción con las partes interesadas en lo que respecta al Sistema de Gestión de
la Calidad
Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y de las oportunidades de
mejora.
Asegurar que la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad se mantiene cuando se planifican e implementan
cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad
Definir las directrices para los programas, planes y proyectos estratégicos que permitan alcanzar los objetivos de
la calidad
Coordinación Sistema de Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la
2 Rector
Gestión de la Calidad Calidad
Asesorar a la Rectoría en la toma de decisiones para que garantice la disponibilidad de recursos e información
destinados a apoyar la operación y el seguimiento de los procesos institucionales.
Coordinar la adopción, implementación e integración de otros modelos de gestión al Sistema de Gestión de la
Calidad.
Velar por el cumplimiento de las directrices dadas por la Alta Dirección
Velar por la planificación de los cambios que puedan afectar al Sistema de Gestión de la Calidad
Realizar el seguimiento y monitoreo a la ejecución del desarrollo de la matriz de partes interesadas
Asegurar que el Sistema de Gestión de la Calidad es conforme con los requisitos de la norma.
Asegurar que los procesos estan generando y proporcionando las salidad previstas
Promover, y evaluar la política de calidad de conformidad con las normas legales y reglamentarias.
Promover y evaluar el cumplimiento, el desarrollo, el mantenimiento y la mejora del Sistema de Gestión de la
Responsable del
Calidad. Jefe Oficina de
mejoramiento del
3 Coordinar y evaluar el diseño y la implementación de la información documentada del Sistema de Gestión de la Planeación y Desarrollo
Sistema de Gestión de la
Calidad. Universitario
Calidad
Planificar la realización de las auditorias de calidad del Sistema y coordinar el equipo de auditores
Gestionar las visitas de certificación y seguimiento por parte del ente certificador.
Consolidar la información para la revisión por la dirección.
Revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada
Divulgar, administrar y controlar la información documentada requerida por la Norma técnica y la definida por la
institución como necesaria para el Sistema de Gestión de la Calidad.
Equipo de Calidad
Apoyar las labores de los lideres de Procesos en la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo de Jefe Oficina de
Funcionarios, docentes
4 las actividades asociadas al proceso. Planeación y Desarrollo
y/o Contratistas con
Consolidar y preparar la información necesaria para realizar la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad. Universitario
actividades asignadas
Realizar el seguimiento a la información documentada, a los indicadores, riesgos y acciones de mejora de los
procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Elaborar artículos relativos al Sistema Gestión de Calidad, para la publicación en los diferentes medios de
comunicación
Apoyar la divulgación de las actividades programadas por los diferentes procesos con relación al Sistema Gestión
Responsable de de Calidad.
5 Rector
Comunicaciones
Implementar estrategias de comunicación para la divulgación eficaz del Sistema Gestión de Calidad.

Reportar al equipo de calidad los resultados de las actividades referentes a las Comunicaciones del Sistema
Gestión de Calidad.
Propender por el cumplimiento de la política de calidad y de los objetivos de calidad en el proceso
Gestionar los medios necesarios para la implementación de acciones que mejoren las actividades asociadas al
proceso.
Medir, evaluar y reportar los resultados de las mediciones de los indicadores del proceso.
Controlar y reportar los resultados obtenidos de la gestión de los riesgos del proceso
Líderes de procesos Presentar ante las instancias correspondientes los resultados obtenidos del proceso.
Jefes de dependencias y/o Velar por el cumplimiento de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
quien sea delegado Reportar la evidencia del seguimiento de las necesidades y expectativas de las partes interesadas que le impacten Rector
6 teniendo en cuenta la Velar por la adecuada implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del proceso. Vicerrectores
dependencia y la
transversalidad del Mantener actualizada la información documentada del proceso
proceso

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Líderes de procesos
MATRIZ DE ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DENTRO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD INSTITUCIONAL VERSIÓN: 2
Jefes de dependencias y/o
quien sea delegado
Rector
6 teniendo en cuenta la
Vicerrectores
No. Rol
dependencia y la Responsabilidades Autoridades
transversalidad del
proceso Reportar las acciones de mejoramiento identificadas en el proceso
Participar en la identificación, seguimiento y control de riesgos
planificar los cambios que puedan afectar al Sistema de Gestión de la Calidad CSU
Dirección del Sistema de Aprobar los tratamientos a los servicios no conformes y/o acciones correctivas, preventivas y de mejora del
1 Rector
Gestión de Calidad proceso. Vicerrectores
Evaluar semestralmente la eficacia de los controles aplicados en su proceso para la mitigación de riesgos y
reportar a la oficina de planeación el informe sobre su evaluación.
Auditores Internos de Elaborar listas de verificación o chequeo
Calidad Jefe Oficina de
Elaborar informe de Auditoria Interna
7 Funcionarios y/o Planeación y Desarrollo
Contratistas formados Participar en las reuniones de apertura y cierre de la auditoria Universitario
como auditores Realizar auditoria asignada en el plan comunicado

Aplicar los procedimientos del Sistema conforme a la política de calidad y los objetivos de calidad.

Participar en las reuniones cuando sea solicitado para el mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema de
Calidad.
Demas funcionarios de
Proponer acciones de mejora para prevenir la ocurrencia de una no conformidad relacionada con los procesos, Jefes de dependencias
8 la Universidad Popular
programas o servicios a su cargo. y/o lideres de proceso
del Cesar
Participar en la solución de no conformidades detectadas en los procesos en los que participa su dependencia
cuando sea asignado. (Control del Producto o Servicio No Conforme, Acciones Correctivas)

Proponer a su Jefe inmediato acciones y/o estrategias de mejora para el Sistema de Calidad. (Acciones de Mejora)

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No. Rol

Dirección del Sistema de

Coordinación Sistema de
2
Gestión de la Calidad

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Responsable del
3 mejoramiento del Sistema
No. Rol

Responsable del
3 Dirección del Sistema
mejoramiento de
del Sistema
1
de Gestión
Gestión de
de Calidad
la Calidad

Equipo de Calidad
Funcionarios, docentes
4
y/o Contratistas con
actividades asignadas

Responsable de
5
Comunicaciones

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 Responsable de
5
Comunicaciones
No. Rol

Dirección del Sistema de

Líderes de procesos
Jefes de dependencias y/o
quien sea delegado teniendo
6
en cuenta la dependencia y
la transversalidad del
proceso

Auditores Internos de
Calidad
7 Funcionarios y/o
Contratistas formados
como auditores

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Demas funcionarios de la
8 Universidad Popular del
No. Rol

Demas funcionarios de la
8 Dirección delPopular
Universidad Sistemadel
de
1
Gestión de Calidad
Cesar

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MATRIZ DE ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DENTRO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD INSTITUCIONAL

Responsabilidades

Asignar los recursos necesarios para el correcto desarrollo de las actividades del Sistema de Gestión de la Calidad
Definir y aprobar la política y los objetivos de calidad y propender por su cumplimiento.
Revisar y evaluar el cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad
Realizar la revisión por la Dirección
Asegurar que se promueva el enfoque al cliente en todos los niveles de la Institución.
Fija los criterios necesarios y suficientes para una adecuada implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo
de los procesos del sistema de Gestión de la Calidad.
Apoyar a la Alta Dirección en la interacción con las partes interesadas en lo que respecta al Sistema de Gestión de la
Calidad
Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y de las oportunidades de
mejora.
Asegurar que la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad se mantiene cuando se planifican e implementan
cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad
Definir las directrices para los programas, planes y proyectos estratégicos que permitan alcanzar los objetivos de la
calidad
Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la
Calidad
Asesorar a la Rectoría en la toma de decisiones para que garantice la disponibilidad de recursos e información
destinados a apoyar la operación y el seguimiento de los procesos institucionales.
Coordinar la adopción, implementación e integración de otros modelos de gestión al Sistema de Gestión de la Calidad.
Velar por el cumplimiento de las directrices dadas por la Alta Dirección
Velar por la planificación de los cambios que puedan afectar al Sistema de Gestión de la Calidad
Realizar el seguimiento y monitoreo a la ejecución del desarrollo de la matriz de partes interesadas
Asegurar que el Sistema de Gestión de la Calidad es conforme con los requisitos de la norma.
Asegurar que los procesos estan generando y proporcionando las salidad previstas

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Responsabilidades

Promover, y evaluar la política de calidad de conformidad con las normas legales y reglamentarias.

Promover y evaluar el cumplimiento, el desarrollo, el mantenimiento y la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad.
Coordinar y evaluar el diseño y la implementación de la información documentada del Sistema de Gestión de la
Calidad.
Planificar la realización de las auditorias de calidad del Sistema y coordinar el equipo de auditores
Gestionar las visitas de certificación y seguimiento por parte del ente certificador.
Consolidar la información para la revisión por la dirección.
Revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada
Divulgar, administrar y controlar la información documentada requerida por la Norma técnica y la definida por la
institución como necesaria para el Sistema de Gestión de la Calidad.
Apoyar las labores de los lideres de Procesos en la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo de las
actividades asociadas al proceso.
Consolidar y preparar la información necesaria para realizar la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad.
Realizar el seguimiento a la información documentada, a los indicadores, riesgos y acciones de mejora de los procesos
del Sistema de Gestión de la Calidad.

Elaborar artículos relativos al Sistema Gestión de Calidad, para la publicación en los diferentes medios de
comunicación
Apoyar la divulgación de las actividades programadas por los diferentes procesos con relación al Sistema Gestión de
Calidad.

Implementar estrategias de comunicación para la divulgación eficaz del Sistema Gestión de Calidad.

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Responsabilidades

Reportar al equipo de calidad los resultados de las actividades referentes a las Comunicaciones del Sistema Gestión
de Calidad.
Propender por el cumplimiento de la política de calidad y de los objetivos de calidad en el proceso

Gestionar los medios necesarios para la implementación de acciones que mejoren las actividades asociadas al proceso.
Medir, evaluar y reportar los resultados de las mediciones de los indicadores del proceso.
Controlar y reportar los resultados obtenidos de la gestión de los riesgos del proceso
Presentar ante las instancias correspondientes los resultados obtenidos del proceso.
Velar por el cumplimiento de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
Reportar la evidencia del seguimiento de las necesidades y expectativas de las partes interesadas que le impacten
Velar por la adecuada implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del proceso.
Mantener actualizada la información documentada del proceso
Reportar las acciones de mejoramiento identificadas en el proceso
Participar en la identificación, seguimiento y control de riesgos
planificar los cambios que puedan afectar al Sistema de Gestión de la Calidad

Aprobar los tratamientos a los servicios no conformes y/o acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso.

Evaluar semestralmente la eficacia de los controles aplicados en su proceso para la mitigación de riesgos y reportar a
la oficina de planeación el informe sobre su evaluación.
Elaborar listas de verificación o chequeo
Elaborar informe de Auditoria Interna
Participar en las reuniones de apertura y cierre de la auditoria
Realizar auditoria asignada en el plan comunicado

Aplicar los procedimientos del Sistema conforme a la política de calidad y los objetivos de calidad.

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MATRIZ DE ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DENTRO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD INSTITUCIONAL

Responsabilidades

Participar en las reuniones cuando sea solicitado para el mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema de
Calidad.
Proponer acciones de mejora para prevenir la ocurrencia de una no conformidad relacionada con los procesos,
programas o servicios a su cargo.
Participar en la solución de no conformidades detectadas en los procesos en los que participa su dependencia cuando
sea asignado. (Control del Producto o Servicio No Conforme, Acciones Correctivas)

Proponer a su Jefe inmediato acciones y/o estrategias de mejora para el Sistema de Calidad. (Acciones de Mejora)

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VERSIÓN: 2

Autoridades

CSU
Rector
Vicerrectores

Rector

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Jefe Oficina de
Planeación y Desarrollo
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VERSIÓN: 2

Autoridades

Jefe Oficina
CSU de
Planeación y Desarrollo
Rector
Universitario
Vicerrectores

Jefe Oficina de
Planeación y Desarrollo
Universitario

Rector

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VERSIÓN: 2

Rector
Autoridades

CSU
Rector
Vicerrectores

Rector
Vicerrectores

Jefe Oficina de
Planeación y Desarrollo
Universitario

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Jefes de dependencias
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VERSIÓN: 2

Autoridades

CSU
Jefes de dependencias
Rector
y/o lideres de proceso
Vicerrectores

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