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MODULO 1: TRATAMIENTO Y SINTESIS DE DATOS

2. CONDICIONALES, FORMATOS CONDICIONALES Y ALARMAS CONDICIONALES
2.1 LA FUNCIÓN “SI” Y LOS “xx.SI”
2.2 LAS FÓRMULAS

RMULAS MATRICIALES
2.3 FUNCIÓN ELEGIR
2.4 FORMATOS CONDICIONALES
2.4 ALARMAS CON CONDICIONALES
Vídeos
Video tutorial 6: El condicional Video tutorial 7: Todos los Video tutorial 8: Fórmulas
SI y sus formas xx.si, y xx.conjunto.si matriciales
Video tutorial 9: Formato Video tutorial 10: Alarmas con Video Práctica RRHH: Ejemplo
condicional los condicionales de análisis de salarios
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2. CONDICIONALES, FORMATOS CONDICIONALES Y ALARMAS CON CONDICIONALES
2.1 LA FUNCIÓN “SI” Y LOS “XX.SI”
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;v La versión más sencilla del SI() es:

alor_si_falso)
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero)
- Prueba lógica: es una expresión lógica, es decir, una

expresión que devuelve VERDADERO o FALSO o sus
valores numéricos equivalentes: 0 para FALSO y cualquier
otro número para VERDADERO
- Valor si verdadero: Es el valor que devuelve la función si
prueba_logica resulta VERDADERO.
Por ejemplo:
=SI (A1 >= 1000; “¡Es grande!”)
La expresión lógica A1 <= 1000 funciona como prueba.

pru
Introduciendo esta fórmula en la celda B1, si el resultado
es VERDADERO, es decir, si el valor en la celda A1 es
mayor o igual a 1000, la función devuleve la cadena ¡es
grande! En la celda B1. En cambio, si A1 es menor que
1000, la formula devuelve FALSO.
Otro uso es señalar los valores que cumplen una función

determinada.
Por ejemplo, si queremos saber en una larga lista de

productos los que han experimentado una disminución
podemos utilizar la siguiente fórmula:
=SI (celda < 0; etiqueta)
En este caso, celda es la queremos examinar y etiqueta

cualquier carácter que elijamos y señale un valor negativo.
Ejemplo:
=SI (B2 < 0; “>>>>>>”)
Una versión más sofisticada, consiste en diferenciar la

etiqueta en función del valor. En este caso, cuanto mayor
sea el valor negativo, más signos menor se representará en
la fórmula. Para ello, se puede utilizar la función REPETIR
y sería así:
REPETIR (“<”; B2 * -100)
Por tanto, la fórmula SI modificada sería:
=SI (B2 < 0; REPETIR (“<”; B2 * - 100))
Si el resultado de la condición SI() es FALSO, la función

devuelve FALSO. Esto es correcto, pero sería más útil, si
devolviera la cadena nada (“”).
Para ello, debemos utilizar la sintaxis completa de la

función SI ():
SI (prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
_si_falso)
Hagamos un ejemplo con el condicional SI:
Supongamos que tenemos 10 productos que nos proporcionan 4 proveedores distintos (A,B,C
Y D). Veamos la tabla:
Imaginemos que hemos conseguido una reducción del coste del proveedor A en un 3%. ¿Cómo
calcularíamos el nuevo
vo coste de producto:
En la fórmula lo que estamos diciendo es: Si la celda D3 es igual a “A” (muy importante poner
los textos entre comillas. No es necesario con los números); entonces hazme la operación (el
valor que aparezca en la celda C3 dividido por
por 1,03, es decir, un 3%. Si no es igual a “A”,
entonces dame vacio (para que Excel nos de vacío, es necesario indicárselo con dobles
comillas).
De esta forma, arrastrando la celda tendríamos:
Como se puede ver, sólo aparecen los datos en las celdas contiguas
contiguas al valor “A”. Si no es “A”
Excel no calcula nada (puesto que le hemos dicho en la formula que si no se cumple la relación,
que nos dé vacio “”).
¿Qué pasaría si al mismo tiempo hemos conseguido una rebaja del proveedor A de un 3% y el
B de un 2%?.
Laa fórmula quedaría de la siguiente forma:
De esta forma estamos diciendo: Si D3 es igual a “A”, entonces hazme la operación C3 dividido
entre 1,03. Sin embargo si C3 es igual a “B”, entonces hazme la operación C3 dividido entre
1,02. Si no ocurre ningunaa de las dos, entonces dame vacio.
Con el SI, podríamos hacer tantas condiciones como queramos, pero lo importante es que la
última condición debe cerrarse, es decir, hay que indicar qué es lo que tiene que hacer Excel, si
no se cumplen las condiciones indicadas.
indicadas. En nuestro ejemplo hemos indicado que nos de valor
vació (con doble comilla), pero podríamos indicarle cualquier otra cosa.
Por tanto, la hoja quedaría de la siguiente manera:
Otras variantes más complejas del SI, son el SI(Y) y el SI(O).
Estas formulas nos permiten usar la formula de SI pero con muchos más criterios. Por ejemplo:
usando la siguiente tabla, incrementemos un 3% el salario a todas las mujeres de Madrid.
En la formula, lo que estamos haciendo es lo siguiente: Si C2 es igual a Madrid

Madrid Y D2 es igual a
Mujer; entonces multiplica la celda G2 por 1,03. Si no ocurre eso, dame vacio (“”).
Como vemos, con el SI(Y) deben cumplirse las dos condiciones a la vez: Ser Mujer y de Madrid
Al arrastrar la formula, nos quedaría lo siguiente:
Veamos ahora el SI(O). En esta ocasión, cualquiera de las opciones que le demos será válida
para realizar la operación. Siguiendo el ejemplo anterior, subiremos un 3% el salario de todos
aquellos que sean de Madrid o Mujer.
peración siempre que aparezca alguna de las dos condiciones: bien

En este caso, realizará la operación
sea de Madrid o bien sea Mujer. En el primer caso, se tenían que dar las dos a la vez.
VER TUTORIALES DEL “SI”
LOS “XX.SI”
Dentro de los SI, consideramos que existen otras fórmulas, que aunque Excel las ubica en
formulas matemáticas o estadísticas, nosotros las consideramos condicionales tan importantes
con el SI normal. Son muy útiles
tiles para hacer cuadros de mando
mando o ciertas operaciones complejas
comple
con tablas de información. Estas son:
• Contar.si----- sumar.si-------promedio.si
sumar.si
• Contar.si.conjunto-----
-----sumar.si.conjunto-----promedio.si.conjunto.
SUMAR.SI La función SUMAR.SI realiza la suma de un rango de acuerdo a un criterio

determinado.
- Ejemplo
En el rango D18:D25 se tiene un listado de comisionistas. En la celda H21 se

desea calcular la cantidad de kilómetros que realizó el comisionista indicado en
la celda H18.
- Sintaxis
=SUMAR.SI(rango; criterio; [rango suma])

rango: es el rango que será evaluado.
criterio: es la condición que identificará las celdas en el rango evaluado.
[rango suma]: es el rango que contiene los valores a sumar de acuerdo a lo
especificado en el rango de criterio. Es opcional.
PROMEDIO.SI La función PROMEDIO.SI permite calcular un promedio de acuerdo a uno

criterio determinado.
- Ejemplo
En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la

celda K6 se desea calcular el promedio de ventas logradas para la zona
indicada en la celda I6.
- Sintaxis
=PROMEDIO.SI(rango; criterio; rango_promedio)

rango: es un rango con condiciones a cumplir.
criterio: es la condición que se debe cumplir en el rango.
rango_promedio: es el rango con los valores a promediar.
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CONTAR SI La función contar.si en excel se escribe con la siguiente sintaxis:
=CONTAR.SI(rango,criterio)
El rango es el conjunto de celdas que serán consideradas para

realizar la cuenta, es decir aquellas que tiene los valores que
deseamos contabilizar siempre y cuando cumplan con el criterio
es la condición que deberá cumplir una celda para ser
contabilizada.
Ejemplo:
Contar.si el valor es menor a un número

Ahora, para tener un ejemplo del uso de la función contar.si en
excel, trataremos de calcular las ventas hechas por menos de diez
productos, es decir, vamos a contar las celdas de la columna E
"Cantidad" en las que el número sea menor a 10. Lo primero que
hay que hacer es posicionarse en la primera celda en blanco de la
columna E, la cual es la celda E45 y una vez que nos
encontremos ahí, habrá que escribir la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI(E2:E44,"<10")
Los parámetros son:
• E2:E44 Significa que la cuenta se realizará con todas las

celdas que se encuentren comprendidas entre las celdas
E2 y la E44.
• El critero "<10" Significa que contará todas las celdas

que cumplan con la condición de tener un número menor
que ("<") que 10.
Contar.si el valor es mayor a un número
Ahora para tener otro ejemplo contaremos de la columna G

"Total" todos aquellos valores que sean mayores a 1,000 es decir,
las ventas realizadas por una cantidad mayor a $1,000,
escribimos en la celda G45 la fórmula que sería de la siguiente
forma:
Veamos un ejemplo:
Supongamos que queremos realizar, en la tabla con la que hemos estado operando, el
promedio de coste de cada proveedor.
¿Cuál sería el promedio de coste de producto del proveedor A?
¿Cuál sería la suma de costes de B?
La formula lo que nos pide es:
1. Rango criterio (es decir, el rango de celdas donde se ubica el criterio (el proveedor A, B…).
2. Criterio: es decir, dentro del rango especificado, qué criterio escogemos (Proveedor A,
Proveedor B…..)
3. Rango de la suma o del promedio: es decir, ¿dónde está el rango de datos donde queremos
hacer la operación?.
También podemos hacer estas operaciones pero usando una mayor

mayor cantidad de variables. Para
hacerlo, usamos las siguientes fórmulas:
PROMEDIO.SI.CONJ La función PROMEDIO.SI.CONJUNTO calcula el promedio de un rango de

UNTO acuerdo a uno o varios criterios determinados.
- Ejemplo

celda M6 se desea calcular el promedio de ventas realizadas
realizadas por el vendedor
indicado en la celda I6 y para la zona indicada en la celda K6.
- Sintaxis
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango_criterios1,criterio1,rango_c
riterios2,criterio2)
rango_suma: es el rango que contiene los números a promediar.
rango_criterios1:
o_criterios1: es un rango con condiciones a cumplir.
criterio1: es la condición que se debe cumplir en rango_criterios1
rango_criterios2: es un rango con condiciones a cumplir.
SUMAR.SI.CONJ La función SUMAR.SI.CONJUNTO realiza la suma de un rango de acuerdo a uno o

UNTO varios criterios determinado.
- Ejemplo
En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la celda

M6 se desea calcular las ventas totales realizadas por el vendedor indicado en la
celda I6 y para la zona indicada en la celda K6.
- Sintaxis
=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango_criterios1,criterio1,rango_criterios2,c
riterio2)
rango_suma: es el rango que contiene los números a sumar.
* Esta función permite
permi evaluar hasta 127 criterios
CONTAR SI
CONJUNTO La función CONTAR.SI.CONJUNTO permite contar valores de un rango de
acuerdo a uno o varios criterios determinado.
- Ejemplo

celda M6 se desea calcular las visitas totales realizadas por el vendedor indicado
en la celda I6 y para la zona indicada en la celda K6. A continuación se presenta
la solución.
- Sintaxis
=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1,criterio1,rango_criterios2,criterio2)

* Esta función permite evaluar hasta 127 criterios.
Veamos un ejemplo. Supongamos la siguiente tabla de datos:
¿Cuál es el promedio salarial de los Hombres que trabajan en Valencia?
Esta fórmula nos pide:
1º Rango del promedio: es decir, todas las celdas donde haremos el promedio (la columna de
salarios)
2º Rango del primer criterio: La columna de sexo (donde está ubicado el primer criterio de la
búsqueda, es decir, Hombre)
3º Criterio: “Hombre”
4º Rango del segundo criterio:

iterio: La columna de Población, donde está ubicado el segundo
criterio de la búsqueda, es decir, Valencia)
5º Criterio: “Valencia”
Veamos otro ejemplo: ¿Cuántas mujeres de Madrid tienen un salario mayor de 30.000 €?
VER TUTORIALES DE LOS “XX.SI”
2.2. LAS FORMULAS MATRICIALES
Existe un modelo de fórmula en Excel caracterizado por cerrarse de una determinada manera
(en vez de dar al botón “enter”, cerramos dando a la vez tres botones de teclado “Ctrl + Shift +
Enter”), y que nos permitirán realizar cualquier xxx.si.
Excel por defecto nos trae sólo tres movimientos xxx.si, que son Contar, sumar y promediar.
Pero con las fórmulas matriciales podremos realizar, por ejemplo, el máximo.si, desviación
estándar.si, y cualquier .si que queramos.
VER TUTORIAL DE MATRICIALES
2.3. FUNCIÓN ELEGIR
Esta función nos permite ahorrarnos tiempo a la hora de realizar fórmulas donde se requieran
muchos SI. La fórmula es:
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) Es una alternativa más sencilla al uso de SI

anidado.
Por ejemplo, queremos construir un cuadro con

estas características. Cuyo objetivo es en función
del número de medallas obtenidas, poner un
comentario que lo clasifique:
Para resolver esto, se utiliza esta función, cuya

sintaxis es la siguiente:
ELEGIR (índice;valor1:valor2;…)
• Indice: Es un valor entre 1 y 254 que

indica cuál valor elegir. Si Indice=1 la
función devuelve el valor1. Si es 2
devolverá el valor 2 y así sucesivamente.
• valor1, valor2, …: Es la lista de valores
entre los cuales se quiere elegir. Recordar

que los textos siempre van encerrados
entre comillas dobles: “AAA“
Pero esta fórmula la tendremos que combinar

con la función CONTARA, ya que las X no son
números, son letras.
A continuación, la fórmula que pondríamos sería

la siguiente:
=ELEGIR(E3+1;”Malo”;”Regular”;”Bueno”;”Ex
celente”)
Ponemos otro ejemplo.
Supongamos que realizamos una hoja donde, dependiendo del número que escojamos, nos
haga una operación. Veamos la hoja:
La fórmula con SI, sería la siguiente:
Con la función ELEGIR, quedaría:
VER TUTORIAL
2.4.. FORMATOS CONDICIONALES
El formato condicional es una opción de Excel que nos permite señalar con colores o con
símbolos aquello que nos pueda ser de interés. Se encuentra ubicado en INICIO
Imaginemos que queremos señalar en color rojo todos aquellos valores de la tabla anterior
anter
que sean menores de 700 €.
Para ello deberemos seleccionar los datos donde queremos hacer el formato condicionar y
clicar INICIO/FORMATO CONDICIONAL/NUEVA REGLA
Automáticamente nos aparecerá un listado de opciones como el que aparece más abajo
En nuestro ejemplo, cómo queremos señalar en color rojo las celdas que contengan un valor
inferior a 700, escogemos la opción Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan.
contengan
En editar una descripción de la regla realizamos la operación. Simplemente vamos escogiendo

las opciones que nos muestra y el valor (700). Finalmente, clicamos el botón FORMATO y
escogemos el color o formato que queremos cuando se cumpla la regla.
Una vez hecho esto, aparecerán señaladas en rojo todas las celdas cuyo valor sea inferior
in a
700.
Podemos también utilizar otro tipo de símbolos, como los semáforos. Imaginemos que
queremos señalar con un semáforo verde los valores mayores de 900, en amarillo los valores
que están entre 600 y 900, y en rojo los que están por debajo de 600.
600. El proceso sería similar al
anterior, con la diferencia que usaremos la opción Aplicar formato a todas las celdas según
sus valores, ya que lo queremos hacer en todas las celdas.
Tendremos que escoger en Estilo de formato la opción Conjunto de iconos y aplicar la regla:
Verde cuando sea mayor o igual de 900; amarillo cuando sea menor de 900 y mayor o igual a
600, y rojo menor de 600. IMPORTANTE: por defecto en Tipo aparece Porcentaje. Debemos
cambiarlo a Número.
De todas formas, la función FORMATO CONDICIONAL nos trae por defecto ciertas reglas que
podemos usar de forma rápida. Si hacemos clic en FORMATO CONDICIONAL veremos la
siguiente pantalla:
1
2
3
4
5
6
7
• Resaltar reglas de celdas: aquí podemos usar lo siguiente:

1. Dar un color a las celdas cuyo valor sea mayor de un valor que demos.
2. Dar color a las celdas cuyo valor sea menor de un valor que demos.
3. Dar color a celdas que estén entre dos valores, o dos fechas
4. Dar color a celdas cuyo valor sea igual al que demos como referencia
ref
5. Dar color a fechas concretas
6. Dar color a aquellos datos que estén repetidos.
• Reglas superiores e inferiores:
Con esta opción podemos señalar con colores aquellas celdas cuyos valores estén en el
10% de los superiores, los 10 mejores datos, los 10 peores datos, el 10% de los peores
datos, todos los datos que estén por encima de la media o por debajo.
VER TUTORIAL DE FORMATO CONDICIONAL
2.5.. ALARMAS CON CONDICIONALES
Cuando queramos generarnos algún tipo de señal ante un dato o valor (una alarma) podremos
hacerlo usando el condicional SI.
Ya hemos visto que con el formato condicional podríamos crearnos alarmas visuales
(semáforos, colores…) ante cualquier valor que creamos conveniente. Pero podemos hacerlo
de múltiples formas.
Imaginemos quee queremos señalarnos con la frase “Cuidado por encima de coste
presupuestado”, todos aquellos valores que estén por encima de 900.
Arrastrando la fórmula, en el momento en el que parezca un valor superior a 900 saldrá la

frase.
También podemos incluir símbolos muy visuales. Las letras mayúsculas J K L M en tipo de letra
Wingdings nos permiten realizar estos símbolos:
Si quisiéramos crearnos una alarma con un condicional y usar estos símbolos, lo haríamos de la
siguiente forma:
Una vez hecha la fórmulala y arrastrada a todas las celdas que queramos, simplemente
escogeremos las mismas celdas y cambiaremos el tipo de letra:
VER TUTORIAL DE ALARMAS CON CONDICIONALES

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MODULO 1: TRATAMIENTO Y SINTESIS DE DATOS

2.1 LA FUNCIÓN “SI” Y LOS “xx.SI”

2.2 LAS FÓRMULAS

2.3 FUNCIÓN ELEGIR

2.4 FORMATOS CONDICIONALES

2.4 ALARMAS CON CONDICIONALES

2. CONDICIONALES, FORMATOS CONDICIONALES Y ALARMAS CON CONDICIONALES

2.1 LA FUNCIÓN “SI” Y LOS “XX.SI”

SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;v La versión más sencilla del SI() es:

- Prueba lógica: es una expresión lógica, es decir, una

=SI (A1 >= 1000; “¡Es grande!”)

La expresión lógica A1 <= 1000 funciona como prueba.

Otro uso es señalar los valores que cumplen una función

Por ejemplo, si queremos saber en una larga lista de

=SI (celda < 0; etiqueta)

En este caso, celda es la queremos examinar y etiqueta

=SI (B2 < 0; “>>>>>>”)

Una versión más sofisticada, consiste en diferenciar la

REPETIR (“<”; B2 * -100)

Por tanto, la fórmula SI modificada sería:

=SI (B2 < 0; REPETIR (“<”; B2 * - 100))

Si el resultado de la condición SI() es FALSO, la función

Para ello, debemos utilizar la sintaxis completa de la

Hagamos un ejemplo con el condicional SI:

De esta forma, arrastrando la celda tendríamos:

Laa fórmula quedaría de la siguiente forma:

Por tanto, la hoja quedaría de la siguiente manera:

Otras variantes más complejas del SI, son el SI(Y) y el SI(O).

En la formula, lo que estamos haciendo es lo siguiente: Si C2 es igual a Madrid

Al arrastrar la formula, nos quedaría lo siguiente:

peración siempre que aparezca alguna de las dos condiciones: bien

VER TUTORIALES DEL “SI”

SUMAR.SI La función SUMAR.SI realiza la suma de un rango de acuerdo a un criterio

En el rango D18:D25 se tiene un listado de comisionistas. En la celda H21 se

=SUMAR.SI(rango; criterio; [rango suma])

PROMEDIO.SI La función PROMEDIO.SI permite calcular un promedio de acuerdo a uno

En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la

=PROMEDIO.SI(rango; criterio; rango_promedio)

CONTAR SI La función contar.si en excel se escribe con la siguiente sintaxis:

El rango es el conjunto de celdas que serán consideradas para

Contar.si el valor es menor a un número

Los parámetros son:

• E2:E44 Significa que la cuenta se realizará con todas las

• El critero "<10" Significa que contará todas las celdas

Contar.si el valor es mayor a un número

Ahora para tener otro ejemplo contaremos de la columna G

¿Cuál sería el promedio de coste de producto del proveedor A?

¿Cuál sería la suma de costes de B?

La formula lo que nos pide es:

También podemos hacer estas operaciones pero usando una mayor

PROMEDIO.SI.CONJ La función PROMEDIO.SI.CONJUNTO calcula el promedio de un rango de

En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la

SUMAR.SI.CONJ La función SUMAR.SI.CONJUNTO realiza la suma de un rango de acuerdo a uno o

En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la celda

En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la

rango_criterios1: es un rango con condiciones a cumplir.

* Esta función permite evaluar hasta 127 criterios.

Veamos un ejemplo. Supongamos la siguiente tabla de datos:

¿Cuál es el promedio salarial de los Hombres que trabajan en Valencia?