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SysCafé
Software Integrado
de Gestión Empresarial

Portafolio
Productos y Servicios

Agilice los procesos,

organice la información
y proyecte su empresa.
Quiénes Somos?
Somos una empresa Ibaguereña, fundada en el año 1997 contamos con amplia
experiencia en la sistematización de procesos de gestión comercial, nos hemos
destacado por la excelente calidad de nuestros productos Software Integrado de
Gestión Empresarial SysCafé, además contamos con personal responsable e idóneo
para satisfacer las altas expectativas empresariales y organizacionales de nuestros
clientes.
SysCafé S.A. a lo largo de sus años de operaciones en toda Colombia,
tiene más de 2.500 usuarios, quienes aseguran que nuestro software
es la mejor inversión que han realizado para agilizar los procesos,
organizar la información y proyectar sus empresas, generando
seguridad y confiabilidad en el manejo de los datos y ante todo un
entorno amigable, de fácil parametrización; una herramienta óptima
para la sistematización de la
contabilidad y el uso de
información administrativa que
conduce a una efectiva toma de
decisiones en las empresas.

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Por qué necesito SysCafé?

Para que una empresa sea exitosa, debe velar por que sus procesos sean de calidad, ágiles,
organizados y confiables; cualidades que el Software Integrado de Gestión Empresarial
SysCafé puede cubrir de manera integral con la estandarización de los procesos contables de
su negocio, permitiéndole agilizar los procesos, organizar la información y proyectar su
empresa.
El Software Integrado de Gestión Empresarial SysCafé, genera una serie de beneficios en las
áreas administrativa, operativa, comercial, logística y de atención al cliente:

r Consolida datos de empleados, clientes, distribuidores, proveedores y sucursales dentro de

una misma herramienta, lo cual garantiza tener toda la información organizada, confiable,
íntegra y oportuna.

r Permite la adaptabilidad de su negocio a los requerimientos presentes y anticiparse a

necesidades futuras del mercado.
r Promueve un manejo eficiente en el control de inventarios, podrá saber con lujo de detalle,
cuánta mercancía tiene en stock, cuánto se ha vendido a la fecha, qué productos han tenido
gran demanda, y qué productos necesitan moverse.
r Realizar procesos comerciales en línea, sin necesidad de que su fuerza comercial pase
mucho tiempo en la oficina; gracias a las aplicaciones de dispositivos móviles, haciendo uso
de un smartphone, podrá registrar
las ventas de su empresa sin
importar dónde se encuentre,
haciendo móvil su oficina,
permitiendo generar procesos de
venta con velocidad sin perder
calidad en alguna par te del
procedimiento.

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 Dirigido a empresas de los sectores:

Alcaldías.
Público
Colegios Oficiales.
Oficial
Distribuidores. Instituciones públicas.
Comercial Comercializadoras.
y de Puntos de venta.
Servicios Empresas prestadoras de servicios.
Administradoras de propiedad horizontal. Cooperativo Cooperativas de ahorro y crédito.
Solidario Fondos de empleados.

Beneficios
SysCafé cuenta con un diseño dinámico y flexible que se ajusta a las necesidades de su empresa, para dar
soluciones efectivas, incrementando la productividad, disminuyendo la operativa y facilitando la toma de
decisiones.
Podrá disfrutar de los siguientes beneficios con este completo Software:
r Documentos personalizados. r Control de procesos para la toma de decisiones.
r Fácil manejo para no conocedores de la r Eficiencia operativa y administrativa.
contabilidad. r Reducción de costos de operación.
r Informes fáciles de entender y de alta r Permite trabajar varios periodos en forma
calidad. simultánea
r Múltiples soluciones para cada área de la r No requiere cierres mensuales.
empresa. r G a r a n t i z a l a s e g u r i d a d , i n te g r i d a d y
disponibilidad de la información.
r Restauración en caso de cortes de energía
eléctrica.
r Fácil proceso para la elaboración de copias de
seguridad.
r Software dinámico y parametrizable.
r Reportes operativos y gerenciales.
r Control de inventarios a través de informes.
r Generación de informes a organismos de control.

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 Características

Trabajo en red - Multiusuarios Aplicativos para la fuerza comercial

Se puede trabajar al mismo tiempo Permite integración con dispositivos
móviles para que el personal de ventas
desde todos los computadores
siempre esté en linea.
conectados a la Red Local (LAN).
Multi - Empresa
Seguridad Permite el manejo de varias empresas
Permite configurar permisos a los bajo el mismo sistema, cada una con
usuarios del sistema, cada uno tiene su bases de datos independientes.
propia clave de acceso.
Ambiente Windows
Soporte técnico en línea El sistema corre bajo el sistema
Contamos con asesores especializados
operativo Windows 8 en adelante. Por
para resolver sus dudas, vía telefónica o
esta razón es muy sencillo familiarizarse
por Internet, en el momento que lo
necesite. con los botones y herramientas.

Envío de Informes hacia Excel Multi - Tarea

Exporta informes a Excel para mayor Soporta varias tareas abiertas al mismo
comodidad en la elaboración de tiempo, incluso del mismo proceso,
informes personalizados.
trabaja con altos volúmenes de
Personalización de Impresión información.
Permite personalizar la impresión o
ajustar a formatos preimpresos. Interfaz amigable
Tiene un excelente diseño de pantalla
que permite mejorar su funcionalidad y
NIIF SysCafé Pymes
Nuevo Nuestro Software es flexible y se adapta
lograr una apariencia estética, además
NIIF - Pymes de un fácil manejo.
a los requerimientos de información
fiscal y financiera, además cuenta con
procesos automatizados de
depreciación, deterioros, ajustes al
valor razonable, entre otros.
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Requerimientos

Estaciones de trabajo
Sistema Operativo: Windows 7/8/10 Windows server
2008/2012.
Procesador de 1,8 Ghz, Memoria RAM 2Gb, espacio libre
en disco duro 50 Gb.
Sistema de UPS 15 minutos de respaldo de energía
Red Local LAN 100 MBPS
Impresoras: Matriz de punto, Inyección ó Láser.

Servidor de red

S i s te m a O p e r a t i v o : Windows ser ver

2008/2012.
Procesador de 2,8 Ghz, Memoria RAM 2Gb,
espacio libre en disco duro 100 Gb.
Sistema de UPS 15 minutos de respaldo de
energía
Red Local LAN 100 MBPS

Se recomiendan servidores de marca de alto

rendimiento con discos duros del alta velocidad

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 A p l i c a t i v o

Gestión
Oficial

Solución para el manejo integral de todo tipo de empresas del sector público, hace posible
el registro, resumen, análisis e interpretación de las transacciones realizadas por los entes
públicos basadas en el presupuesto, con la finalidad de preparar estados financieros que
faciliten el análisis y la obtención de indicadores que permitan una racional evaluación de
ingresos y gastos, así como la situación financiera de la entidad pública durante y al
termino de cada ejercicio fiscal.

Este software de Gestión Oficial está ajustado a las normas y requerimientos establecidos
por la Contaduría y Contraloría General de la Nación y demás entes de control, además de
estar ajustado al nuevo marco normativo.

Procesos
Este completo programa cuenta con los procesos de:

r Contabilidad. r Cuentas por cobrar.

r Facturación. r Cuentas por pagar.
r Inventarios. r Presupuesto Público.
r Tesorería. r Información Fiscal
r NIIF - NICSP r Generación planos chip.

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Procesos Complementarios
Usted podrá hacer más eficiente la administración de su empresa, adicionando al
Software de Gestión Oficial cualquiera de los siguientes procesos complementarios.

r Servicios Públicos
r Nómina
r Activos Fijos
r Predial

Agilice los procesos, organice la información y proyecte su empresa.

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Software Integrado
de Gestión Empresarial
 P r o c e s o

Contabilidad

Permite generar reportes tales como estados financieros, auxiliares y demás información
pertinente para conocer el estado de su empresa, lo anterior debido a la posibilidad de
generación de información fiscal y financiera con la aplicación NIIF más fácil del mercado.

Características
r Ofrece catálogos de plan de cuentas, centros y subcentros de costos, terceros,
subterceros, comprobantes de concepto de ingresos y egresos, IVA, CREE,
RETENCIONES y formas de pago.

r Permite el ingreso ed movimientos de varios periodos en forma simultánea.

r No requiere cierres parciales o mensuales.

r Realiza el cierre anual contable automáticamente.

r Permite realizar reclasificación de cuentas contables y de terceros.

r Instala de forma automática el plan de cuentas para comerciales, sector oficial,

sector cooperativo, sector salud, actualizados con las disposiciones NIIF de cada
sector.

r Presupuesto por cuentas contables

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 r Posibilidad de exportar reportes a Microsoft Excel.

r Realizar amortización automática de diferidos.

r Genera soporte de conciliación bancaria.

r Proceso de depreciación lineal según el saldo de la cuenta.

r Informes auxiliares, de movimiento, balance de prueba.

r Genera balance detallado, comparativo, general, estados de resultados,

flujo de efectivo y notas a los estados financieros.

r Generación de información exógena.

Agilice los procesos, organice la información y proyecte su empresa.

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Software Integrado
de Gestión Empresarial
r Facturación a través de punto de venta (P.O.S) r Formatos de facturas diseñadas por el cliente.

r Facturación de mercancías o servicios. r Impresión a través de impresora POS y utilización

r Facturación en lote.
de cajón monedero.
r Generación de informes de record de ventas con
r Facturación de pedidos pendientes.
diferentes opciones de filtración de información
r Generación de informe diario de facturación.
para mayor comodidad y comprensión.
r Consulta de referencias, servicios y ventas
r Informe de record de pedidos.
por cliente.
r Informes comparativos entre periodos con
r Administración de vendedores para posterior
liquidación de comisiones en venta. diferentes opciones de filtrado de información
para el análisis gerencial y posterior toma de
r Plazos y descuentos comerciales o
financieros. decisiones.
r Amplia gama en informes de ventas por distintas
r Causación de Retefuente, Reteiva y Reteica.
variables.
r Jornadas fiscales para cortes diarios de
facturación.
r Planillas de despacho.

r Proceso de cuentas pendientes.

r Entregas parciales de mercancía.

 P r o c e s o

Cuentas por Cobrar

$
y Cuentas por pagar

Este proceso brinda las herramientas necesarias para administrar, analizar, gestionar y
controlar las cuentas por cobrar y por pagar, de tal forma que su empresa pueda hacer
seguimiento de dichas actividades a través de documentos especializados para el recaudo
ó pago, así mismo la generación de informes para la consulta de saldos de clientes y
proveedores.

Se puede alimentar independientemente o a partir de los procesos de facturación y

compras, permite hacer los documentos de cancelación de facturas, control de anticipos y
sus respectivos cruces; genera los comprobantes diarios de contabilidad por concepto de
abonos a documentos tales como facturas, cheques posfechados, notas crédito y débito.

Genera los siguientes informes:

r Informes de Cartera.

r Análisis de morosidad.

r Listado de clientes y saldos.

r Análisis de descuentos financieros.

r Consulta por periodos, terceros, se pueden incluir anticipos.

r Circularización.

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Características
Es una herramienta confiable y de fácil manejo que cuenta con:
r Consulta de movimientos, determinando facturas, abonos y anticipos.

r Informe de cartera por edades.

r Control de cupos.

r Manejo de cuotas y otras formas de pago.

r Cálculo de intereses de mora.

r Manejo de puntos y sucursales.

r Informe de recaudos por clientes.

r Generación de informes para Centrales de Riesgo.

r Importación y exportación de archivos de Excel.

r Resumen de movimientos por cliente ó proveedor.

r Listado de clientes, proveedores y saldos.

r Análisis de descuentos financieros.

r Análisis de morosidad.

r Historial de los pagos realizados por el cliente.

r Clasificación de cartera.

r Cruce de cartera - anticipos, recaudo masivo.

r Generación de archivos planos para pagos en bancos a proveedores.

Agilice los procesos, organice la información y proyecte su empresa.

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de Gestión Empresarial
 P r o c e s o

Inventarios

Herramienta esencial para los procesos de control y la administración de inventarios, a través del
manejo de compras, referencias, detalle, línea, marca de los artículos según parámetros y
clasificaciones, para la obtención de costos de manera eficiente y contable.

Por fin conocerá el estado de sus inventarios en el momento que lo necesita, sin hacer tediosos y
prolongados conteos de mercancías. No volverá a tener la desagradable sorpresa de quedarse sin
mercancías ó insumos vitales para el movimiento de su negocio; de acuerdo al consumo el sistema
le facilitará pedidos sugeridos a proveedores. Ahora, con un clic podrá hacer auditorías fáciles,
rápidas y eficientes.

Utilidades
Este completo proceso cuenta con las siguientes utilidades:

r Manejo de referencias de artículos con posibilidad de ser clasificados según línea, marca,
centros y subcentros de costos, grupos y subgrupos de producción.
r Manejo de bodegas.

r Administración de existencias máximas y mínimas.

r Presentación en peso, embalaje y ubicación.

r Parametrización de listas de precios.

r Etiquetas de precios con ó sin código de barras.

r Manejo de inventario periódico y permanente.

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 r Manejo de kárdex por artículo y bodega.

r Administración de compras para alimentación de inventario.

r Diferentes formas de pago a proveedores.

r Kit de armado.

r Manejo de referencias derivadas.

r Parametrización de método de costeo y recosteo de mercancía.

r Proceso de inventario físico del sistema para ajuste con la realidad de la empresa.

r Manejo de ordenes de compra.

r Documentos de inventarios como traslados entre bodegas, notas de inventario,

comprobante de compra, devoluciones en compra, salidas de inventario.
r Control de proveedores.

r Comparativo de compras.

r Informes de saldos de inventario con diferentes opciones de filtrado según la información

requerida.
r Informe de movimiento, extracto y rotación de inventarios.

r Informe de rentabilidad de inventario.

r Informe de traslado de bodegas.

r Informe record de compras.

r Cambio de precios automáticos.

r Exportar e importar artículos y precios con Microsoft® Excel.

Agilice los procesos, organice la información y proyecte su empresa.

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Tesorería

Este completo proceso le permite llevar a cabo de manera eficaz, la importante labor de
recibir y realizar pagos en su empresa.
Mantener el control completo de sus transacciones con la interfaz avanzada de cuentas
por cobrar/pagar y evitar pérdidas inesperadas con avanzados controles a todas las
operaciones de su empresa.
Tesorería Syscafé cuenta con un entorno innovador y amigable, que permite a cualquier
persona el manejo del aplicativo sin tener ningún conocimiento contable; además con los
diferentes informes de cartera y cuentas por pagar le permite analizar de forma veraz la
situación actual de su empresa: imprimir informes de cartera por edades, circularizar sus
clientes morosos, obtener análisis de morosidad y nunca olvidar cuando cobrar ó pagar
una obligación.

Características
r Elaboración de recibos de caja, comprobantes de egreso y notas contables.

r Manejo de cuotas.

r Consulta rápida de cuentas por cobrar/pagar.

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 r Recordatorios de vencimientos de cuentas por cobrar/pagar.

r Procesos de estado de caja y arqueo.

r Impresión de cheques desde el comprobante de egreso.

r Relación de cheques girados.

r Boletines de caja y bancos.

r Informes personalizables de cartera, cartera por edades, circulares de

cobro.
r Informes de recaudo, morosidad de cartera entre otros.

r Interfaz de informes con Microsoft® Excel.

r Programación de pagos.

r Archivos de pagos a proveedores a través de transferencias bancarias.

Agilice los procesos, organice la información y proyecte su empresa.

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 P r o c e s o

Presupuesto Oficial

Proceso que permite tener control completo sobre el manejo presupuestal, contable y
financiero de toda entidad pública.
Permite la generación de informes destinados a las entidades de control (CGN, FUT, SIA,
CGR) de acuerdo a Normatividad Legal Vigente, informes administrativos (estados
financieros, informes de auditoría, listados de comprobantes) de fácil entendimiento y
manejo que permiten una gestión integral sobre la entidad; e informes contables (Reporte
de retenciones, información exógena) para un cumplimiento oportuno de las obligaciones
tributarias.

Altos niveles de control y fiscalización que permiten un registro transparente de todas las
operaciones hechas en la entidad.

Utilidades
r Elaboración completa del presupuesto de ingresos y gastos.

r Vigencias anteriores.

r Programa anual mensualizado de caja (PAC).

r Informes detallados de ejecución presupuestal (Ingresos, Gastos, Reservas,

Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar).

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 r Reportes de información al SCHIP (Formatos para CGN, FUT, SIA, CGR).

r Interfaz completa entre procesos presupuestales y contables, que reducen

el tiempo de ejecución y evitan reprocesos mediante el sistema de dato
único.
r Informes para Auditoría y control de movimientos.

r Estados financieros (Balance general, Estado de resultados, Estado de

cambios en el patrimonio).
r Libros auxiliares contables y presupuestales.

r Interfaz de recaudo de impuesto predial.

r Informes de retenciones (Rte. Fuente, Rte. IVA, Rte. ICA entre otros) y
generación de certificados de los mismos.
r Formatos para información exógena.

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de Gestión Empresarial
 Nuevo
Proceso Complementario

NIIF - Pymes

SysCafé NIIF Pymes está diseñado para generar estados financieros conforme lo
establecen las normas internacionales de información financiera, orientado a la
satisfacción de las necesidades de información para proveedores, acreedores, accionistas
entre otros usuarios de información financiera.

Características
Con el módulo NIIF Pyme usted podrá:

r Generar estados financieros conforme al estándar NIIF para pymes.

r Exportar los estados financieros a Microsoft Excel o pdf.
r Generar estados financieros según la estructura de la taxonomía XBRL.
r Realizar comparativos o conciliación contable entre contabilidad financiera y la
contabilidad fiscal.
r Generar notas a los estados financieros con posibilidad de exportar a Microsoft Word.
r Utilizar métodos de depreciación tales como saldos decrecientes, lineal o métodos
basados en el uso.
r Depreciar activos fijos por componentes.
r Realizar amortizaciones de los activos intangibles.
r Calcular el valor de los deterioros para inventarios.
r Cálculo de deterioro en cuentas por cobrar.
r Aplicar póliticas de descuentos financieros con afectación directa al costo.
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 Proceso Complementario

Servicios Públicos

Este proceso complementario está diseñado para la optimizar la gestión de todo tipo de
entidades de servicios públicos. Permite el registro y control histórico de las lecturas en el
sistema, organizar los puntos de facturación por distintas zonas, estratos y rutas,
administrar correctamente los subsidios y sobreprecios, y generar toda la facturación con
un solo clic.

Servicios Publicos SysCafé cuenta con informes especializados de facturación que le

permiten tener una visión global sobre lo que ocurre en su empresa; visualice los
conceptos y valores facturados en el periodo que escoja, observe los subsidios y
sobreprecios otorgados, revise los consumos promedio en un rango de fechas y los
usuarios que poseen o que carecen de un determinado servicio.

Características
Servicios Publicos Syscafé también cuenta con el proceso PQR (Peticiones, quejas y
reclamos). Registre las novedades que sus clientes exponen sobre el servicio prestado, y
genere los informes para analizar las soluciones dadas.

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Utilidades
r Facturación en lote (Genere toda la facturación de un periodo con un solo
clic).
r Toma de lecturas.
r Registro de puntos de facturación organizados por zonas, rutas y estratos.
r Aplicación de subsidios y sobreprecios.
r Informes de facturación en lote (Informe de facturación, subsidios y
sobreprecios, consumos promedios, usuarios con o sin servicio, comercial
por estrato)
r Proceso PQR.
r Maestro de facturación en lote.
r Generación del reporte al SUI.

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 Proceso Complementario

Nómina

La administración del recurso humano es de vital importancia para las organizaciones.

SysCafé a través de esta solución, ofrece herramientas esenciales para el manejo de la
nómina, ajustada a las leyes laborales vigentes. Tomando la base de datos de los
empleados, genera los diferentes procesos de una manera ágil y automatizada,
disminuyendo el margen de error y la pérdida de información.

Característica Generales
Hoja de Vida: Posee una amplia base de datos, que permite almacenar toda la
información necesaria del empleado, teniendo: Historia laboral, datos básicos, convenios,
EPS, ARS, AFP, entre otros.

Manejo de varios tipos de nómina: Facilita el trabajo con diferentes periodos de

liquidación de nómina: mensual, quincenal, semanal, catorcenal, diaria, semestral y anual.

Liquidación de Nómina: La nómina esta integrada y automatizada de acuerdo a la

parametrización de conceptos, EPS, ARS, AFP, periodicidad de la nómina y condiciones del
contrato; de igual manera permite realizar liquidaciones especiales como: vacaciones,
prima de servicios, liquidación final y la generación de archivos planos de
autoliquidaciones para las planillas integradas.
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Generación de desprendibles de pago: Al ejecutar el proceso de liquidación de nómina,
el sistema genera los desprendibles de pago, así como la planilla de nómina e informes de
pagos a bancos.

Informes: Es posible obtener informes de liquidaciones, certificados de ingresos y

retenciones, informes de empleados con sus fondos, nóminas para firmas, orden de pago,
parafiscales y prestacionales, planillas directorio general de contratos y resumen de
nómina. Informes exportables a Excel.

Información empresarial: Contiene la base de datos de EPS, ARP, AFP, Cajas de

Compensación Familiar.

Pago de seguridad social: Genera el archivo plano para pagos de seguridad social o
archivo pila.

Agilice los procesos, organice la información y proyecte su empresa.

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 Proceso Complementario

Activos Fijos

Proceso especialmente diseñado para tener control estricto sobre los activos fijos y
elementos de consumo de su empresa. Le permitirá saber en todo momento el Costo Real
y la Ubicación de sus elementos. Evite pérdidas por parte de manos descuidadas con los
avanzados controles que impone el proceso de Activos Fijos SysCafé sobre las operaciones
de sus inventarios.

Activos Fijos, cuenta con los procesos de depreciación mensual, inventario administrativo,
historiales de mantenimiento, hoja de vida de cada elemento y responsabilidades
individuales para la gestión integral del inventario de cualquier tipo de entidad, bien sea
pública o privada.

Utilidades
Con este completo proceso podrá administrar de manera efectiva:

r Hoja de vida de activos fijos.

r Depreciaciones mensuales generales (no requiere depreciar individualmente sus

activos).
r Kardex de activos fijos.

r Manejo de inventario administrativo.

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 r Responsables por elemento y por sección.

r Ficha técnica.

r Historial de mantenimiento.

r Informes de compras, saldos de inventarios por secciones y por bodega con

interfaz a Microsoft® Excel.
r Interfaz con procesos contables en otros aplicativos SysCafé.

Agilice los procesos, organice la información y proyecte su empresa.

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 Proceso Complementario

Predial

Proceso diseñado para la liquidación y recaudo del impuesto predial unificado para los
municipios, haciendo efectivo y optimizando la labor de la secretaría de hacienda.

Utilidades

r Registro de catálogo de inmuebles.

r Registro de propietarios.
r Tarifas por vigencia fiscal.
r Aplicación de descuentos.
r Generación de facturación.
r Importador de archivos planos del instituto Agustin Codazzi.
r Registro de acuerdos de pago.

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www.syscafe.com.co MÓDULOS
APLICATIVOS

Contabilidad
Facturación
Cuentas por cobrar
y por pagar

Inventarios
TesorerÍa
Presupuesto Público

MÓDULOS C O M P L E M E N TA R I O S

Procesos NIIF
Servicios Públicos
Fuerza de Ventas
(Dispositivos Móviles)
Cartera Financiera
Nómina
Activos Fijos

Administración
Propiedad Horizontal
Taller
Predial
Hay una solución SysCafé
esperándole!

Un Sistema de Gestión Empresarial no es un

gasto en administración; es una inversión en el
futuro de su empresa, dotándola de una
SysCafé
herramienta de diagnóstico imprescindible para Software Integrado
de Gestión Empresarial

detectar deficiencias en sectores y operaciones,

CD Instalador
Gestión Plus Comercial
Gestión Básica Comercial
Gestión Servicios
No haga copias Gestión POS
Gestión Oficial Plus
ilegales de este CD Gestión Oficial Basico
Reservados los

evitando caer en un caos de papeles

Gestión Contable Básica
derechos de autor
Contador Básico
Gestión Académica
Vendedor
Otros

administrativos e informaciones contradictorias. SysCafé S.A.

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