Adm - Legajo-Clase 2

Es el conjunto de documentos de carácter
LEGAJO
estrictamente CONFIDENCIAL, donde se
archivan los documentos personales
laborales del personal de OFICIALES, SO.PNP.
SO.SPNP y EC de la Policía Nacional del Perú
a partir de su ingreso a las escuelas de
formación o haber asimilado a la Policía y se
incrementan con los que se generan durante
su vida laboral hasta el cese definitivo.
CLASIFICACIÓN DE LOS LEGAJOS
LEGAJO ACTIVO: Son los legajos personales

correspondiente al personal con vínculo
laboral o relacionado al trabajo vigente, en la
condición de actividad esto incluye al
personal de OO.SO.SO.SERV y EC.
LEGAJO PASIVO: Son los legajos personales
correspondiente al personal cuyo vínculo
laboral o relación de trabajo ha culminado en
la Policía Nacional del Perú, por cualquiera de
las causales de cese prevista en la Ley.
ORGANIZACIÓN
DEL LEGAJO
1. El legajo personal,
tendrá una cubierta
de cartulina gruesa de
24 cm de ancho por
34 cm de largo y
perforaciones
estándar para sujetar
la documentación,
con separaciones
para diferenciar la
organización de las
secciones incluidas.
2. La caratula del
legajo personal
llevará impresa la
siguiente
información:
- Logotipo de la DENOMINACION
Institución APELLIDOS y NOMBRES
CONDICION
- La denominación N° LEGAJO PERSONAL
del legajo personal
-Los apellidos,
nombres y condición
del efectivo policial.
- Número del Legajo
personal.
3. Todos los documentos
contenidos en el legajo
personal son foliados
correlativamente en orden
cronológico, de tal manera
que el más reciente sea
ubicado sobre los otros
dentro de la sección que
corresponda. La foliación se
escribe en un número e
letras en el ángulo superior
derecho de la cara principal
de cada página.
4. La organización del legajo
personal estará dividida en
secciones, donde se anotara
la descripción del
documento la misma que - Denominación de la
será ordenada en forma separación
correlativa, para la rápida
ubicación de los
documentos.
MANEJO, CONSERVACION Y
MANTENIMIENTO DE LOS LEGAJOS.
1. Los legajos de
archivan en gaveteros o
estantes en orden
alfabético para una
rápida identificación y
ubicación.
2. Para el manejo y
conservación de los
legajos, deberán ser
ubicados en ambientes
que reúnan las
condiciones adecuadas
de ventilación,
iluminación, evitando los
sitios húmedos y riesgo
de posibles incendios.
3.El personal encargado de
manejo, mantenimiento y
conservación de los legajos
deberán usa guantes,
mascarilla, mandiles al
momento de manipular los
legajos personales, La
manipulación de la
documentación contenida en
el legajo personal, se realiza
con las manos secas, no se
debe usar esponjero de agua.
4. Para realizar alguna

anotación en los documentos
que obran en los legajos
personales se debe usar solo
lápiz u otros útiles de
escritorio que no deteriore la
documentación existente.
.
5. Se prohíbe
colocar legajos
en el piso a
apilarlos unos
sobre otros en
forma excesiva.
6.Se programara
periódicamente la
fumigación de los
ambientes y
documentos, como
medida preventiva
y de erradicación
de
microorganismos
por protección de la
documentación y
evitar riesgos al
personal de
contraer
enfermedades.
7. Una vez utilizado o actualizado el legajo
deberá ser devuelto inmediatamente a su
respectivo lugar (archivador).
8. Se prohíbe dejar legajos sueltos, fuera de sus
gaveteros por medida de seguridad y
precaución, evitando el deterioro o extravío de
la documentación como del mismo legajo.
9. El personal que utilice un legajo personal
para la elaboración de informes o otros
documentos se responsabilidad de la seguridad
del mismo.
10. Se procederá a la restauración de los
legajos que muestren signos de deterioro y mal
estado a fin de preservar su contenido y
utilidad.
Periódicamente se organizara la depuración de los
documentos que obran en el legajo personal,
eliminándose los documentos que no se utilicen
para los diferentes procesos. (por ejemplo Facturas,
revistas, tarjetas de invitación etc)
El personal de archivadores responsables del
ordenamiento y archivo de la documentación,
retirara de los legajos personales los documentos
que no reúnan los requisitos de archivo como
fotocopias simples, sin autenticación, de igual
forma los documentos duplicados y otros que no
son de interés institucional.
Se prohíbe efectuar bajo responsabilidad,
enmendaduras, raspaduras, desgloses, añadiduras,
sustituciones de páginas y/o alteraciones de folios
salvo autorización y conocimiento del responsable
de los legajos.

SEGURIDAD Y CUSTODIA DEL
1. LEGAJO
La custodia de los legajos personales es responsabilidad del
archivador (legajero), por ello se prohíbe la salida de los legajos
fuera de los ambientes, debiendo permanecer en su archivo, salvo
disposiciones judiciales o autorización escrita de las diferentes
Direcciones PNP con la debida justificación, su incumplimiento
genera responsabilidad de quien autoriza traslada y recepciona el
legajo personal por los daños que pudiera ocasionar.
2. Cuando el legajo personal se retira de los ambientes
donde se encuentran custodiados, en calidad de préstamo
por orden de la Alta Dirección, se dejara constancia mediante
un acta suscrita por el responsable de su administración
precisando la situación del legajo, la cantidad de folios.
3. El acceso a los ambientes del archivo de legajos ES
RESTINGIDO, solo tiene acceso el personal encargado de su
manejo y mantenimiento. Salvo requerimiento expreso oficial
y autorización del Jefe de la División.
4.Se prohíbe
el uso de
artefactos
eléctricos
como cocinas,
hervidores y
otros dentro
de los
ambientes de
custodio de
los legajos.
5. Al culminar la
jornada laboral
se debe
desconectar
todos los
equipos de
computo y otros
en los ambientes
de los archivos,
con la finalidad
de evitar algún
siniestro.

Adm - Legajo-Clase 2

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Adm - Legajo-Clase 2

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Adm - Legajo-Clase 2

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Es el conjunto de documentos de carácter

LEGAJO ACTIVO: Son los legajos personales

4. Para realizar alguna

También podría gustarte