6.

D2 – Propuesta Comercial TFHKA – Casa Software Aliada (Versión 28 septiembre 2020)

THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S

(1)746.08.12 Av. Cll 80 No.69 – 70 Bodega 20 www.thefactoryhka.com.co
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Bogotá, 01 de Octubre de 2020

REF. PROPUESTA COMERCIAL SERVICIO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA.

Respetados Señores:

THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S., empresa líder en desarrollo de soluciones fiscales, es una
organización que pertenece al grupo THE FACTORY HKA con 15 años de experiencia desarrollando
soluciones de control fiscal, con importante presencia en países como USA, México, China,
Venezuela, República Dominicana, Curazao, Panamá, Perú y Ecuador, ha sido debidamente
autorizada por la DIAN como proveedor tecnológico de factura electrónica en Colombia.

Atendiendo su solicitud, presentamos nuestra Propuesta Comercial para la “IMPLEMENTACIÓN Y

PUESTA EN MARCHA DEL SERVICIO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN ESQUEMA DE VALIDACIÓN
PREVIA.

De antemano agradecemos la oportunidad que nos brindan de ser parte de su negocio como aliado
estratégico, esperamos que estos vínculos iniciales se traduzcan en una relación a largo plazo.

Nos comprometemos a seguir compartiendo con ustedes nuestros desarrollos y avances, para
brindarles la mejor asesoría en cada una de sus necesidades futuras.

Quedamos atentos a resolver cualquier duda que usted o sus colaboradores tengan al respecto

Cordial saludo,

Betty Carrero

Desarrollador de Negocios Facturación Electrónica

Oficina: +57 (1) 3113063 / 5176795 / 5176796 / 3113112.
Celular: +57 318 5024419
bcarrero@thefactoryhka.com

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CONFIDENCIALIDAD

La información contenida en este documento sus anexos y la suministrada por otros medios durante
la definición del Proyecto, es y permanecerá como propiedad de THE FACTORY HKA, cuyo contenido
tiene carácter confidencial, por lo tanto, quien recibe esta información como representante del
cliente y el equipo evaluador se compromete a:

Adoptar todas las medidas necesarias para salvaguardar la confidencialidad de la información,

incluyendo las instrucciones dadas a los empleados de la organización del cliente que de cualquier
forma deban tener acceso a la información, en el sentido de que dicha información es para uso
exclusivo del proyecto en mención.

No divulgarla a personas que no pertenezcan a la organización del cliente, salvo que:

A) Tenga autorización escrita de THE FACTORY HKA.
B) Deba ser divulgada en desarrollo de una obligación legal.

De conformidad con lo dispuesto en la ley 256 de 1996 de la República de Colombia, y las demás
normas que la adicionen o modifiquen, se considerará desleal la divulgación de la información
amparada por esta notificación, constituyendo tal irregularidad una grave infracción al mismo,
sancionable de acuerdo con lo previsto en la citada ley, y sin perjuicio de las sanciones que otras
normas establezcan.

No utilizar la información de esta propuesta, anexos o presentaciones para prestar servicios a

terceros, o competir directamente con la prestación de servicios iguales o similares a los servicios
que presta THE FACTORY HKA.

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Contenido

1. ¿Quiénes Somos?....................................................................................................................... 5

2. Alcance normativo de los servicios de esta propuesta comercial: ................................................. 7

3. Descripción General de la Solución ............................................................................................. 8

4. Pasos para facturar electrónicamente por medio de Casa de Software Aliada con TFHKA ............. 9

5. Propuesta Económica .............................................................................................................. 10

5.1. Planes CASA DE SOFTWARE / INTEGRADOR a 1 AÑO – Seleccione 1 Plan x Empresa ................... 10

5.2. Planes CASA DE SOFTWARE / INTEGRADOR a 2 AÑOS – Seleccione 1 Plan x Empresa .................. 11

5.3. Paquetes de transacciones complementarias Emisión ............................................................... 12

5.4. Condiciones Comerciales .......................................................................................................... 13

5.5. Servicios Complementarios 100% Opcionales ............................................................................ 15

5.6. Servicios Casa de Software: ...................................................................................................... 15

5.7. Canales de Comunicación con The Factory HKA: ........................................................................ 15

6. Contratación del Servicio: ........................................................................................................ 16

6.1. Medio de Pago: ....................................................................................................................... 16

6.2 Documentos: ........................................................................................................................... 17

6.2.1 Persona Jurídica: ..................................................................................................................... 17

6.2.2 Persona Natural: ..................................................................................................................... 18

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1. ¿Quiénes Somos?
Somos una organización multinacional con 15 años de experiencia en soluciones de control fiscal a
través de máquinas fiscales y 7 años como proveedores de Facturación Electrónica en
Latinoamérica.

Contamos con presencia internacional en USA, China, Venezuela, República Dominicana, Panamá,
Curazao, Perú, Colombia, México y Ecuador.

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1.1 Clientes en múltiples sectores económicos.

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2. Alcance normativo de los servicios de esta propuesta comercial:

El alcance de los servicios y costos asociados en esta propuesta tienen como base el esquema de
Facturación Electrónica con validación previa cuya base normativa está contemplada en los
siguientes documentos:

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Ley 2010 del 27 de dic de 2019.

Decreto 358 Ministerio de Hacienda del 5 de marzo de 2020
Resolución 000042 DIAN del 5 de mayo de 2020.

3. Descripción General de la Solución

3.1. ¿Qué es THE FACTORY HKA?
Es la plataforma de software y soluciones fiscales para facturación
electrónica, diseñada para dar cumplimiento a la legislación vigente en
Colombia (Validación Previa) y ofrecer valores agregados mediante
servicios complementarios.

3.2. ¿Cómo voy a facturar electrónicamente con mi Sistema de Facturación actual?

Esta propuesta comercial se la está presentando la Casa de Software con la que usted
tiene su sistema de facturación actual. Esta Casa de Software está aliada con THE
FACTORY HKA y tiene desarrollada la integración entre su sistema de facturación actual
con la plataforma de facturación electrónica de THE FACTORY HKA. Dado lo anterior,
usted solamente debe contratar con THE FACTORY HKA los planes de transacciones que requiera
(los costos de la integración entre su Casa de Software y THE FACTORY HKA debe consultarlos
directamente con la Casa de Software que le presenta esta propuesta comercial).

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4. Pasos para facturar electrónicamente por medio de Casa de Software

Aliada con TFHKA

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5. Propuesta Económica
5.1. Planes CASA DE SOFTWARE / INTEGRADOR a 1 AÑO – Seleccione 1 Plan x Empresa

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5.2. Planes CASA DE SOFTWARE / INTEGRADOR a 2 AÑOS – Seleccione 1 Plan x Empresa

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5.3. Paquetes de transacciones complementarias Emisión

No incluye Certificado Digital, vigencia de las transacciones hasta la finalización del certificado
digital actual o consumo de las transacciones, lo que ocurra primero.

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5.4. Condiciones Comerciales

• Validez de esta propuesta comercial: hasta el 31 de octubre de 2020.
• Términos y Condiciones del Servicio:
https://www.thefactoryhka.com/co/terms
• Todos los planes de transacciones incluyen Certificado Digital Personalizado.
• Condiciones del Certificado Digital:
Considerando que para la obtención del Certificado Digital se incluye la condición de firmar
un acuerdo donde se pacta la responsabilidad compartida entre TFHKA y el Cliente para el
uso y firma con dicho certificado, la utilización del Certificado Digital deberá enmarcarse en
transacciones electrónicas donde participen tanto TFHKA como el Cliente, por esta razón el
Cliente no tendrá la opción de utilizar el Certificado Digital suministrado por TFHKA para ser
utilizado en transacciones electrónicas con un tercero distinto a TFHKA. En caso de que el
Cliente cese la relación comercial o solicite la utilización del Certificado Digital para su
utilización por fuera de este acuerdo, el Certificado Digital será revocado.
• Cambio de NIT: TFHKA no realiza traspaso de transacciones electrónicas no consumidas
compradas originalmente para un NIT hacia un NIT distinto al original. Si el cliente cambia
de razón social o cambia de representación legal, las transacciones electrónicas compradas
disponibles se mantienen si el NIT no cambia.
• Fecha de Activación del Plan: En la fecha real de Activación del Certificado Digital que
indique ANDES SCD previo cumplimiento de todos los requisitos exigidos. Es importante
aclarar que usted necesitará tener activo el Plan de Transacciones y su Certificado Digital
para realizar las pruebas como facturador electrónico ante la DIAN y finalizar el proceso
de habilitación ante la DIAN para iniciar a facturar electrónicamente en ambiente
productivo.
• Las transacciones que se irán descontando del plan en la medida que se utilicen serán:
facturas electrónicas, Notas crédito electrónicas, Notas débito electrónicas y documentos
electrónicos derivados a excepción de la gestión y almacenamiento del documento de
validación de la DIAN por cada una de las facturas electrónicas emitidas, (el documento de
validación de la DIAN por cada una de las facturas electrónicas emitidas no se descontará
del plan de transacciones).
• Transacciones de Prueba para la habilitación ante la DIAN: TFHKA incluye sin costo
adicional las transacciones electrónicas requeridas por la DIAN para hacer las pruebas de

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habilitación, estas transacciones electrónicas para habilitación ante la DIAN no se

descontarán de su Plan de Transacciones.
• Vigencia del Plan seleccionado: 1 o 2 años dependiendo de su elección, o el consumo total
de las transacciones incluidas en el plan (lo que ocurra primero). El plan de transacciones se
activará en la fecha real de Activación del Certificado Digital que indique ANDES SCD previo
cumplimiento de todos los requisitos exigidos. La vigencia del Plan de transacciones se
contará a partir de la activación del plan de transacciones.
• Compra Planes Adicionales / Paquetes de Transacciones Complementarias: Si se le agotan
las transacciones del plan seleccionado antes de finalizar el tiempo de la vigencia del plan,
tendrá 2 opciones:
1. Contratar un plan igual o superior al plan inicial, (si al Certificado Digital Actual le
queda menos de 2 meses de vigencia).
2. Comprar uno o varios paquetes de transacciones complementarias de emisión cuya
vigencia será la del tiempo restante del certificado digital actual.

Todos nuestros planes incluyen:

• Portal Web de Emisión de facturas electrónicas de TFHKA con hasta un máximo de 50

usuarios para la emisión de facturas electrónicas.
• Cupo de transacciones electrónicas seleccionado (Facturas Electrónicas, Notas de Crédito,
Notas de Débito y documentos electrónicos derivados).
• Certificado Digital PERSONALIZADO durante la vigencia del Plan de Transacciones.
• 1 Plantilla Estándar de Factura Electrónica, Nota Crédito Electrónica, Nota Débito
Electrónica - 3 elementos personalizables en posiciones preestablecidas (no se cambia
posición de elementos personalizables): Logo, Pie de página, Información Adicional.
• Asociación de archivos a través de vínculos incluidos en la Factura electrónica (no permite
adjuntar archivos al momento de la creación de la factura electrónica).
• Envío al correo electrónico del adquiriente.
• Acuse de Recibo (Aceptación o Rechazo por parte del Adquiriente si el adquiriente lo indica),
recomendamos hacer labor de cartera a las facturas electrónicas emitidas para asegurarse
que el adquirente recibe la factura y genera la correspondiente Aceptación o Rechazo.
• Almacenamiento en línea de los comprobantes electrónicos durante 6 años.

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• Soporte No Personalizado: Videos tutoriales generales para la utilización del Portal Web y
Procesos ante la DIAN, Manual Usuario Portal DFactura y sesiones virtuales remotas
generales de preguntas y respuestas para la utilización del Portal Web y solución de
inconvenientes técnicos.
• Soporte No Personalizado de lunes a viernes (no festivos), de 8:00 AM - 5:00PM

Importante: Si el cliente requiere impresión de la Representación Gráfica de la Factura

Electrónica, debe disponer de una impresora que imprima imágenes y/o códigos de 2
dimensiones en alta definición.

5.5. Servicios Complementarios 100% Opcionales

5.6. Servicios Casa de Software:

Le recordamos que esta propuesta no incluye la actualización de su software, ni esquemas de
integración con su Casa de Software para ello debe contactar a su casa de software.

5.7. Canales de Comunicación con The Factory HKA:

Atención Correo Electrónico

Atención Telefónica
Ventas → ventas_co@thefactoryhka.com
Dependiendo de la disponibilidad de nuestros
Facturación → facturacion.co@thefactoryhka.com
Sesiones Soporte Técnico agentes, utilice las siguientes líneas:
Cartera → cartera_co@thefactoryhka.com
Dirigido a: Clientes Finales que tengan MASTER +57 (1) 746.08.12
inconvenientes técnicos con el servicio de +57 (1) 508.8990 Soporte → soporte_fel_co@thefactoryhka.com
Facturación Electrónica de TFHKA o +57 (1) 517.6795
+57 (1) 517.6796 Mesa Control → mesacontrol_co@thefactoryhka.com
inconvenientes con la habilitación del servicio
ante la DIAN y/o utilización del Portal Web de +57 (1) 311.3063 Proyectos → proyectos_fel_co@thefactoryhka.com
Facturación Electrónica de TFHKA. Pueden Ventas → Opción 1
ingresar aliados que quieran estar enterados de Integración → integracion_fel_co@thefactoryhka.com
las respuestas a inconvenientes técnicos que Facturación → Opción 2 Facturación: Estatus de Facturación y Carga
puedan llegar a presentarse a sus clientes. Transacciones.
Cartera → Opción 3
Horarios: martes y jueves a las 8:30 AM. Mesa Control: Estatus Certificado Digital
Recepción → Opción 5
Para ingresar a las sesiones utilice el siguiente Soporte: Solución Inconvenientes Técnicos, habilitación
hipervínculo: Soporte → Opción 4 → luego Opción 1
ante la DIAN y Manejo Portal TFHKA.
https://meet.google.com/yyg-pujr-yqv Mesa Control → Opción 4 → luego opción 2
Proyectos: Estatus Fechas Salidas en Producción.
Proyectos → Opción 4 → luego Opción 3
Integración: Solución Inconvenientes Técnicos a nivel de
Integración → Opción 4 → luego Opción 4 integración entre sistemas de facturación de aliados y
clientes con la Plataforma de TFHKA.

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6. Contratación del Servicio:

6.1. Medio de Pago:

El pago lo puede realizar través del portal de Pagos Seguros en línea PSE, ingresando a nuestra
página web https://www.thefactoryhka.com/co/ encontrará el botón de acceso en la parte
superior derecha.

Otras opciones de Pago:

.- BBVA - Convenio de Recaudo # 0030540

.- Bancolombia - Convenio de Recaudo # 76849

Para este último medio de pago deben tener en cuenta los siguientes datos: Valor y/o Monto,
Número telefónico, Cédula o Nit:

- Razón Social: THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S.

- Nit: 900390126-6

El valor total es el que aparece en fondo amarillo del formato (6.D4) de la siguiente manera:

El valor a pagar con retenciones, se calcula en el formato teniendo en cuenta el tipo de

contribuyente que usted sea. El tipo de contribuyente lo selecciona de la siguiente manera:

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Tenga en cuenta que el formato debe estar diligenciado completamente para conocer el valor a
pagar con retenciones y poderlo imprimir, para saber si el formato está diligenciado completamente
debe ver el siguiente cuadro en la parte inicial:

De lo contrario verá el mismo cuadro con la información faltante:

6.2 Documentos:
Para formalizar nuestra vinculación debe enviarnos los siguientes documentos:

6.2.1 Persona Jurídica:

• Cámara de Comercio con Representación Legal- Archivo PDF - (Vigencia no mayor a 30 días).
• RUT COMPLETO - Archivo PDF (descargado de la DIAN y desbloqueado).

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• Copia del Documento de Identidad del Representante Legal VIGENTE - Archivo PDF. (Debe
coincidir con los datos del Rep. Legal del documento Cámara & Comercio, ampliada al
150%).
• Documento de Confianza (Formato 6.D11); firmado escaneado en formato PDF.
• Formato de Vinculación (Formato 6.D4); Diligenciado con datos obligatorios incluyendo
firma y huella de Representante Legal.
• Comprobante de Pago.

6.2.2 Persona Natural:

• RUT COMPLETO - Archivo PDF (descargado de la DIAN y desbloqueado).
• Copia del Documento de Identidad VIGENTE (Legible Amp. 150%) - Archivo PDF.
• Carta Solicitud Certificado Digital Notariada (Formato 6.D9)
• Documento de Confianza (Formato 6.D12); firmado escaneado en formato PDF.
• Formato de Vinculación (Formato 6.D4); Diligenciado con datos obligatorios incluyendo
firma y huella de Representante Legal.
• Comprobante de Pago.

Dichos documentos se envían a través del siguiente link:

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScY_zyWLw5UNK-
jVb6gHK3s7hM8LnOSyJuLIsh6jLR_oubncA/viewform?usp=sf_link

Debido a que el Formulario debe ser totalmente diligenciado en el mismo momento, cargando todos
los archivos con documentos necesarios para la emisión del certificado digital, recomendamos tener
a la mano los documentos en formato PDF que serán solicitados cargar al final del formulario.

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