UNIVERSIDAD ESTATAL AMAZÓNICA – DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

CURSO DE HERRAMIENTAS DE OFFICE 365

MICROSOFT FORMS

Temas:
- Crear un formulario con Microsoft Forms
- Ajustar la configuración del formulario o cuestionario en Microsoft Forms
- Enviar un formulario y recopilar respuestas
- Comprobar y compartir los resultados del formulario
- Cambiar el tema de un formulario

Introducción a Microsoft Forms

Con Microsoft Forms, puede crear encuestas, cuestionarios y sondeos, invitar a otros
usuarios para que respondan a él usando casi todos los exploradores Web o dispositivos
móviles, ver resultados en tiempo real a medida que se envían, usar análisis integrados
para evaluar las respuestas y exportar resultados a Excel para realizar análisis o
clasificación adicionales.

¿Quién puede usar Microsoft Forms?

Microsoft Forms está disponible para los clientes de microsoft 365 Education , Microsoft
365 para empresas clientes y usuarios con una cuenta de Microsoft (hotmail, Live o
Outlook.com).

Crear un formulario con Microsoft Forms

Con Microsoft Forms, podrá crear cuestionarios y encuestas, además de ver los
resultados enseguida fácilmente.

1. En el explorador Web, vaya a Forms.Office.com.

2. Inicie sesión con sus credenciales de Microsoft 365.
3. En Mis formularios, haga clic en Nuevo formulario para comenzar a crear un
formulario.

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4. Escriba un nombre para el formulario. De manera opcional, también puede escribir un

subtítulo opcional.

Nota: Los nombres de formulario pueden contener hasta 90 caracteres y un subtítulo

puede contener hasta 1000.

5. Haga clic en Agregar pregunta para agregar una nueva pregunta al formulario. Elija
entre las preguntas de elección, texto, clasificación o fecha . También puede hacer clic
en más tipos de preguntas . Seleccione sección para organizar las secciones para
sus preguntas.

Nota: El formulario se guarda automáticamente mientras lo crea.

Nota: La carga de archivos no está disponible para los entornos GCC, GCC High o DoD.

6. Para las preguntas de tipo test, escriba el texto que quiera mostrar en la pregunta y en
cada una de las opciones.

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¿Quiere agregar más opciones? Haga clic en Agregar opción para agregar más
opciones que las dos predeterminadas. Haga clic en Agregar opción “Otra” para
agregar una opción que muestre el texto Otra. Para quitar una opción, haga clic en el
botón de papelera que encontrará junto a ella. También puede hacer una pregunta
obligatoria o permitir varias opciones cambiando la configuración en la parte inferior
de esta. Para que Microsoft Forms se ordene aleatoriamente el orden de las opciones
que se muestran a los usuarios del formulario, haga clic en más configuraciones
para la de preguntas y, a continuación, seleccione Opciones de
ordenación aleatoria.

Sugerencia: Haga clic en más configuraciones para la de preguntas y, a

continuación, seleccione subtítulo para agregar un subtítulo a una pregunta.

Algunas preguntas de opción desencadenarán sugerencias automáticas.

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Haga clic en las sugerencias para agregarlas como opciones. En el siguiente

ejemplo, lunes, miércoles y viernes están seleccionados.

7. Haga clic en Agregar pregunta para agregar más preguntas al formulario. Para cambiar
el orden de las preguntas, haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo del lado
derecho de cada pregunta. Para las preguntas de texto, seleccione la opción Respuesta
larga si quiere que se muestre un cuadro de texto más grande en el formulario.

Sugerencia: Para copiar una pregunta, selecciónela y, a continuación, haga clic en el

botón copiar pregunta en la esquina superior derecha.

8. Las preguntas de texto también le permiten establecer restricciones cuando necesita

tener números como respuesta. Haga clic en más configuraciones para la de
preguntas y, a continuación, seleccione restricciones. Puede restringir los números

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seleccionando entre las distintas opciones, como mayor que, menor que, entre y
muchas otras.

9. Haga clic en Vista previa en la parte superior de la ventana de diseño para ver el
aspecto de su formulario en un equipo. Si desea probar el formulario, escriba las
respuestas de las preguntas en modo de vista previa y, a continuación, haga clic
en Enviar.

10. Haga clic en Móvil para ver el aspecto que tendrá el formulario en un dispositivo móvil.

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Haga clic en Atrás cuando haya terminado con la vista previa del formulario.

Ajustar la configuración del formulario o cuestionario en Microsoft

Forms

Con Microsoft Forms, puede crear un formulario (como una encuesta o un sondeo) o
una prueba (como un examen matemático para los alumnos). Use la configuración de
formularios y cuestionario para especificar fechas límite, identificar a los participantes
del formulario, mostrar las respuestas correctas para cuestionarios y establecer otras
preferencias para Microsoft Forms.

Cambiar la configuración

Para ir a la pantalla Configuración, haga clic en el botón de puntos suspensivos (...)

situado en la parte superior derecha de la pantalla y, a continuación,
seleccione configuración.

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Opciones para la configuración del formulario

En la página Configuración del formulario, puede activar o desactivar la configuración

predeterminada.

Nota: La sección quién puede rellenar este formulario solo está disponible para
Microsoft 365 Educación y para Microsoft 365 usuarios comerciales. Para usar esta
característica, inicie sesión con su cuenta profesional o educativa.

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Opciones para la configuración de cuestionarios

En la página de configuración de cuestionarios, puede activar o desactivar la

configuración predeterminada.

Nota: La opción de la sección de cuestionario solo está disponible al usar las

preguntas de cuestionario.

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Opción para el cuestionario

La configuración predeterminada, Mostrar resultados automáticamente, permite a los

respondedores ver los resultados de cada pregunta cuando envían las respuestas de la
prueba. Los participantes ven las marcas de verificación verdes junto a cada respuesta
correcta para las preguntas de cuestionario y el mensaje de texto en rojo al lado de las
respuestas incorrectas. Desactive esta opción si no quiere mostrar la información
correcta e incorrecta junto a cada pregunta de cuestionario.

Nota: La opción de la sección de cuestionario y Mostrar resultados automáticos solo

están disponibles cuando se usan las preguntas de cuestionario.

Quién puede rellenar este formulario

Cuando se usa la configuración predeterminada, solo las personas de mi organización

pueden responder, los participantes deben estar en la organización e iniciar sesión
para rellenar el formulario. Seleccione la opción cualquier persona con el vínculo
puede responder si desea permitir a cualquier persona, incluidas las personas de fuera
de la organización, rellenar el cuestionario o formulario.

Están disponibles dos opciones adicionales (si decide dar permiso para rellenar el
formulario solo a los usuarios que formen parte de su organización).
Seleccione nombre de registro si desea que cada respuesta de formulario incluya el
nombre y la dirección de correo electrónico del interlocutor que responde. Desactive
esta opción si quiere permitir las respuestas anónimas para el formulario o
cuestionario. Seleccione una respuesta por persona si desea limitar las respuestas a
una por persona. Desactive esta opción para permitir que los participantes del
formulario puedan enviar más de una respuesta a un formulario. La configuración
predeterminada permite varias respuestas.

Nota: Cuando una respuesta es anónima, no se almacena información de identificación

personal, como el nombre o el identificador de usuario.

Opciones de respuesta

Aceptar respuestas o cerrar un formulario

Desactive la opción aceptar respuestas para desactivar la posibilidad de recopilar

respuestas a formularios adicionales. También puede personalizar el mensaje
predeterminado que los destinatarios ven cuando intentan enviar su respuesta si esta
configuración está desactivada.

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Fechas de inicio y finalización

Puede especificar la fecha y la hora exactas en las que desea iniciar y detener la
recopilación de respuestas de formularios. Haga clic en fecha de inicio, luego haga clic
en el cuadro de texto de fecha y seleccione una fecha en el control de calendario.
Seleccionar una hora específica de la lista desplegable de incrementos de horas. Haga
lo mismo para la fecha de finalización.

Nota: No puede seleccionar una fecha y hora que ya hayan pasado.

Mezclar preguntas

Cuando se usa la configuración de preguntas en orden aleatorio, Microsoft Forms

aleatoriamente el orden de las preguntas que se muestran. Cada participante ve las
preguntas en una secuencia diferente. La configuración predeterminada muestra las
preguntas a los participantes en el mismo orden con el que diseñé el formulario.

Haga clic en Atrás cuando haya terminado de ajustar la configuración de formulario.

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Notificación por correo electrónico de cada respuesta

Para recibir una notificación por correo electrónico para cada nueva respuesta que
reciba, haga clic en la notificación por correo electrónico de cada configuración de
respuesta.

Mostrar los puntos de las preguntas a los respondedores

En la pestaña preguntas, puede asignar un valor de puntos a cada pregunta de la

prueba. Los respondedores verán el valor de los puntos que se muestra entre
paréntesis después de la pregunta de la prueba.

Nota: La opción puntos solo está disponible al usar las preguntas de cuestionario.

Enviar un formulario y recopilar respuestas

Con Microsoft Forms, puede enviar su formulario o cuestionario a estudiantes, padres

y colegas y recopilar sus respuestas de varias formas diferentes, en función de sus
necesidades.

Opciones de enviar y recopilar respuestas

Puede copiar un vínculo al formulario o cuestionario que ha creado y pegarlo en un

área compartida, enviar un código QR para el formulario, insertar el formulario o
cuestionario directamente en un blog o una página web, o enviar el vínculo de
formulario en un correo electrónico. Al hacer clic en el vínculo o escanear el código QR,
las personas pueden responder al formulario o cuestionario y enviar sus respuestas
con su explorador Web de escritorio o móvil. También puede elegir opciones para
permitir que cualquier persona pueda enviar respuestas o restringir respuestas solo a
personas de su organización.

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Establecer la configuración de autenticación

De forma predeterminada, solo las personas de su organización pueden enviar

respuestas a un formulario o cuestionario. Si desea permitir que cualquier persona
envíe respuestas, haga clic en la lista desplegable solo los usuarios de mi organización
pueden responder y, a continuación, haga clic en cualquier persona con el vínculo
puede responder. Para alternar entre estas dos opciones de configuración, haga clic en
la lista desplegable.

Nota: Cualquier usuario que conozca la dirección del vínculo podrá ver y completar el
formulario o cuestionario. Antes de cambiar la opción predeterminada, asegúrese de
que no le importa compartir el contenido.

Nota: Solo las personas de mi organización pueden responder la configuración solo

está disponible para Microsoft 365 Educación y para Microsoft 365 usuarios
comerciales. Para acceder a esta configuración, inicie sesión con su cuenta profesional
o educativa.

Enviar un vínculo de formulario a otros usuarios

Si no tiene las direcciones de correo electrónico de los contactos que quiere que vean
el formulario o cuestionario, o si no quiere usar el correo electrónico para este
propósito, puede copiar fácilmente un vínculo personalizado que le permitirá enviar el
formulario a otros usuarios.

1. En Microsoft Forms, abra el formulario que quiera enviar.

2. Haga clic en Compartir.
3. Asegúrese de que el botón vínculo está seleccionado y, a continuación, haga clic
en copiar junto al cuadro de texto que muestra la dirección URL de un formulario.
4. Copie y pegue este vínculo donde los destinatarios previstos puedan verlo y hacer clic
en él para obtener acceso al formulario o cuestionario (por ejemplo, un bloc de notas
de clase compartido).

Enviar un código QR de formulario

1. En Microsoft Forms, abra el formulario que quiera enviar.

2. Haga clic en Compartir.
3. Haga clic en el botón QR para ver el código QR del formulario.

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4. Haga clic en Descargar y, a continuación, pegue este vínculo donde el público deseado
pueda digitalizarlo con un escáner de código QR, como un dispositivo móvil, para
obtener acceso al formulario o cuestionario (por ejemplo, un bloc de notas de clase
compartido).

Insertar en una página web

1. En Microsoft Forms, abra el formulario que quiera enviar.

2. Haga clic en Compartir.
3. Haga clic en el botón Insertar.
4. Haga clic en copiar junto al cuadro de texto en el que se muestra el código para
insertar y, a continuación, escriba o pegue este código para insertar en un blog o una
página web para insertar el formulario dentro del documento.

Invitar a otros usuarios a ver el formulario o cuestionario por correo electrónico

1. En Microsoft Forms, abra el formulario que quiera enviar.

2. Haga clic en Compartir.
3. Haga clic en el botón correo electrónico .
4. Se abrirá la aplicación de correo electrónico predeterminada. Es posible que vea un
aviso de seguridad que le informe de que una aplicación está intentando abrir el editor
de correo electrónico.
5. En el cuadro Para de su editor de correo electrónico, escriba las direcciones de correo
electrónico de las personas que quiere que vean el formulario. Microsoft Forms incluye
una breve nota para el destinatario en el cuerpo del correo electrónico que
proporciona el contexto apropiado para su invitación y un vínculo al formulario.
6. Cuando esté listo para enviar el formulario o la invitación de cuestionario, haga clic
en Enviar.

Nota: Cualquier usuario que reciba el vínculo de formulario por correo electrónico
podrá reenviar ese correo electrónico a otros usuarios para que puedan ver y
completar el formulario. Antes de enviar el vínculo, asegúrese que el contenido sea el
que quiere compartir.

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Comprobar y compartir los resultados del formulario

Microsoft Forms incluye análisis exhaustivos y en tiempo real que proporcionan

información de Resumen y resultados individuales para encuestas y otros tipos de
formularios. Puede exportar los resultados a Microsoft Excel para un análisis más
exhaustivo, así como eliminar o imprimir un resumen de las respuestas.

Ver la información resumida del formulario

Después de crear el formulario, ajustar su configuración y compartirlo con otras

personas, es el momento de ver los resultados. En Microsoft Forms, abra el formulario
para el que desea revisar los resultados y, a continuación, haga clic en la
pestaña respuestas.

En la parte superior, verá datos de resumen sobre su formulario, como el número de

respuestas, el tiempo promedio empleado por los participantes para completar el
formulario y el estado actual del formulario.

Junto a cada pregunta, verá el número de respuestas y un gráfico vistoso con el

desglose de las respuestas.

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1. comprobar los datos de respuesta de cada pregunta

Haga clic en ver resultados para ver los detalles individuales de cada respondedor,
como el tiempo que se tarda en completar el formulario y las opciones seleccionadas.

Haga clic en la flecha situada junto al nombre del interlocutor para ir a los resultados
de otro interlocutor. También puede hacer clic en las flechas izquierda y derecha para
alternar los detalles de los resultados de los demás respondedores.

Haga clic en más opciones y, a continuación, elija si desea eliminar la respuesta o

la respuesta de impresión para una persona en particular.

Sugerencia: Obtenga más información sobre la impresión de formularios.

2. exportar los resultados del formulario y abrir en Excel

Puede ver fácilmente todos los datos de respuesta de un cuestionario u otro tipo de
formulario en Microsoft Excel. Haga clic en abrir en Excel , en la pestaña respuestas ,
para capturar una instantánea de los datos de respuesta actuales.

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Notas:

▪ Si ha creado el formulario en formularios en la web (https://Forms.Office.com) y hace

clic en abrir en Excel, se abrirá un libro de Excel sin conexión que no tiene ninguna
relación o conexión con el formulario.
▪ Si ha creado el formulario en OneDrive para la empresa y hace clic en abrir en Excel, el
libro de Excel se almacena automáticamente en OneDrive para la Empresa y contiene
una conexión de datos en vivo con el formulario. Todos los datos de respuesta nuevos
en el formulario se reflejarán en el libro.
▪ Si ha creado el formulario en Excel online y hace clic en abrir en Excel, el libro de Excel
se almacena automáticamente en OneDrive para la Empresa y contiene una conexión
de datos en vivo con el formulario. Todos los datos de respuesta nuevos en el
formulario se reflejarán en el libro.

Solucionar problemas de exportación de datos

Analizar los resultados del formulario en Excel

En el libro de Excel, cada pregunta del formulario es una columna y cada respuesta se
convierte en una fila. Las primeras cuatro columnas muestran la hora de inicio y la
hora de finalización de cada respuesta, así como el nombre y la dirección de correo
electrónico de cada interlocutor que responde. En las columnas siguientes se muestran
las selecciones de los que responden.

Notas:

▪ Los cambios que realice en los datos del formulario en Excel no modifican el contenido
de la tabla de respuesta.
▪ Los nombres y las direcciones de correo electrónico de los alumnos anónimos no se
mostrarán si permite que el formulario acepte respuestas anónimas.

3. ver los detalles de cada pregunta

Haga clic en el vínculo detalles para ver más detalles para cada pregunta. En la vista de
detalles, puede ver el nombre de cada contestador y sus respuestas para cada
pregunta.

Sugerencia: Haga clic en los encabezados de columna para ordenar los resultados de
respuesta.

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Compartir resultados con otras personas

1. Seleccione la pestaña respuestas.

2. Haga clic en más opciones .
3. Elija obtener un vínculo de Resumen.
4. Haga clic en Copiar.

Al pegar este vínculo, cualquier persona que tenga el vínculo podrá ver un resumen de
las respuestas de su formulario.

Cambiar el tema de un formulario

Ha creado preguntas para su formulario y ahora está pensando en el diseño de

formularios: el diseño de fondo y los colores. Quieres que el formulario tenga un poco
más de elementos emergentes visuales. ¿Cómo consigue eso? Usar temas!

1. En Microsoft Forms, abra el formulario para el que desea cambiar el tema.

2. Haga clic en tema en la parte superior derecha de la ventana de diseño y seleccione el
color o el fondo que desee.

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3. Si prefiere otra imagen de fondo, como una almacenada en el equipo, haga clic en el

icono cargar imagen y, a continuación, seleccione una de las siguientes

opciones:
▪ Búsqueda de imágenes: escriba su texto de búsqueda en el cuadro de búsqueda de
Bing y, a continuación, haga clic en el botón buscar para ver los resultados de la
búsqueda. Seleccione la imagen de fondo que desee y, a continuación, haga clic
en Agregar.
▪ Onedrive : haga clic en la carpeta de OneDrive que contiene la imagen. Seleccione la
imagen y, a continuación, haga clic en Agregar.
▪ Upload -navegue a la carpeta que contiene la imagen. Seleccione la imagen que desee
y, a continuación, haga clic en abrir.

Si desea reemplazar la imagen seleccionada por otra, haga clic en el icono de la

papelera en la imagen actual y, a continuación, haga clic en el icono cargar

imagen para iniciar el proceso.

Fuente de información: https://support.office.com/es-es/article/introducci%c3%b3n-

d4df0b79-75bd-4049-8f81-35b57768e5ea?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

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