Creacion Del Cargo de Bibliotecas

JUSTIFICACIÓN LEGAL Y TÉCNICA PARA LA CREACIÓN DEL EMPLEO TÉCNICO
ADMINISTRATIVO CODIGO 367 GRADO 02.
PROBLEMA PRESENTADO A SOLUCIONAR.
De acuerdo con las intenciones establecidas en la visión del plan de desarrollo PRIMER PASO PARA
AVANZAR 2018-2019, se encuentra la provisión de servicios sociales, teniendo como objetivo
estratégico el siguiente: “(…) Mejorar la provisión de servicios sociales que nos conduzca al cierre de brechas
sociales y el cumplimiento de los objetivos del desarrollo sostenible. (…)”.
Así mismo, el plan de desarrollo presenta dentro del sector cultura la necesidad de emprender una
política de fomento a la cultura que respete la riqueza multicultural presente en el municipio, las
dificultades en el manejo y recopilación de la información, que permita apreciar las acciones realizadas
con los diferentes grupos poblacionales en las bibliotecas, y la Casa Museo 8 de julio, por citar un
ejemplo. Es así como en el programa “El primer paso es la cultura” en el subprograma denominado “A
trabajar por el patrimonio cultural y la tradición llanera” propone promover la lectura y la escritura en
espacios extracurriculares con el propósito de fomentar destrezas para la formación de un individuo
con capacidad crítica, reflexiva y creativa.
Para cumplir con el propósito anterior, estableció como meta de producto, entre otras, la siguiente:
“Ejecutar anualmente un (1) programa de lectura en bibliotecá pública a través de los servicios
bibliotecarios y el programa de lectura en el área urbana y rural”
Frente a esta situación se presenta el siguiente problema: Baja cobertura en la prestación del servicio
bibliotecario a los usuarios de la biblioteca pública denominada la Triada, por no contar con servidores
públicos suficientes para cubrir la demanda de servicios.
Al respecto, el director de cultura del municipio manifiesta: “Deficiencia que la administración municipal ha
tenido durante los últimos años con respecto a la falta de personal para realizar las actividades de promoción de lectura en
la biblioteca pública de la TRIADA, en épocas normales, así como en épocas con más afluencia de visitantes como los
meses de diciembre, enero, febrero, junio y julio ocasionando malestar en los usuarios que a diario asisten a dicho espacio
para el conocimiento e información en general.” En este orden de ideas, el servicio bibliotecario es atendido por
contratistas.
De acuerdo con la estructura administrativa y funcional de la Alcaldía Municipal de Yopal, la dirección

de cultura depende estructuralmente de la secretaria de educación y cultura, en la dirección de cultura
de acuerdo con el manual específico de funciones y de competencias laborales vigente en el
municipio, cuenta con el director de cultura y con un profesional universitario código 219 grado 04
quien tiene asignadas funciones de coordinación de la biblioteca pública “La triada”, teniendo como
propósito principal el siguiente: “Garantizar el desarrollo de las actividades técnicas y administrativas del
Centro de Servicios Educativos- Biblioteca Pública Municipal La Triada del Municipio de Yopal, planificando,
coordinando, dirigiendo y controlando las mismas y administrando eficientemente sus recursos financieros, con
el fin de brindar un óptimo servicio a los usuarios.”, como se observa son funciones de coordinación y
ALCALDÍA MUNICIPAL DE YOPAL

TELEFONOS CELULAR: 322 726 1115 - 322 723 5881
AP4-F14 P DIAGONAL 15 N° 15-21 YOPAL –CASANARE Código Postal 850001
Fecha: 20/12/2018 www.yopal-casanare.gov.co Email: contactenos@yopal-casanare.gov.co
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control, del centro de servicios educativos y requiere de personal de apoyo para atender los servicios
bibliotecarios con el fin de mejorar la prestación de los servicios a la comunidad y partes interesadas
que acuden a la biblioteca pública la Triada, apoyando el desarrollo de los procedimientos allí
establecidos.
Para resolver el problema anteriormente identificado se plantea el siguiente objetivo: Crear un empleo
del nivel técnico denominado Técnico Administrativo código 367 grado 02 en la planta de empleos de
la alcaldía Municipal de Yopal, asignándole funciones que se enmarcarían en el siguiente propósito
general: “Desarrollar procedimientos relacionados con la prestación de servicios bibliotecarios,
contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad y otras partes interesadas”.
Para la creación del empleo se seguirá el siguiente procedimiento:
1. Diagnóstico.
2. Análisis externo.
3. Análisis financiero.
4. Análisis de procesos.
5. Estructura administrativa.
6. Definición de perfil del empleo y necesidades de personal.
7. Elaboración de la planta de empleos.
8. Manual Específico de Funciones y de Competencias laborales.
1. DIAGNOSTICO
Teniendo en cuenta que el diagnóstico es la base sobre la cual se construye todo proceso de cambio
organizacional, la situación actual de la Alcaldía Municipal de Yopal presenta los aspectos
relacionados con:
1.1. Naturaleza Jurídica de la Entidad.
La Alcaldía Municipal de Yopal es una entidad territorial, capital del departamento de Casanare, y su
régimen político, fiscal y administrativo se encuentra determinado en la Constitución, las leyes y las
disposiciones vigentes para los municipios. Como entidad fundamental de la división político-
administrativa del Estado, le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, construir
las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la
participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás
funciones que le asignen la Constitución y las leyes.
1.2. Revisión de las funciones relacionadas con el problema 1
Las funciones relacionadas con el problema inicialmente identificado han sido tomadas del Acuerdo
municipal No. 018 del 6 de noviembre de 2013 “Por el cual se modifica la estructura orgánica y
1
.

administrativa de la Alcaldía Municipal de Yopal y se señalan las funciones generales de sus
dependencias” correspondiendo a la dirección de Cultura, entre otras, la siguiente:
“Coordinar y supervisar los programas, planes y actividades de las bibliotecas públicas municipales,
fomentando el hábito de la lectura”.
Conclusiones de la revisión de funciones relacionadas con la cultura- Biblioteca la Triada:
1. Las funciones relacionadas con el problema inicialmente planteado o identificado se

encuentran enmarcadas en las funciones generales de la dependencia Dirección de Cultura y
por consiguiente en las funciones del director y profesional universitario que coordina la
Biblioteca Pública Municipal – La Triada de manera general.
2. El problema inicialmente planteado requiere el concurso de un técnico administrativo para que

desarrolle el procedimiento relacionado con la prestación de servicios bibliotecarios bajo la
coordinación del profesional universitario que tenga como objetivo: “Desarrollar procedimientos
relacionados con la prestación de servicios bibliotecarios, contribuyendo al mejoramiento de la calidad de
vida de la comunidad y otras partes interesadas ”.
1.3. MARCO LEGAL
El marco legal aplicable al problema antes señalado puede ser el siguiente:
 El articulo 209 constitucional señala “La función administrativa está al servicio de los intereses
generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía,
celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración
de funciones. (...)”.
 El articulo 122 de la Carta Fundamental señala: “No habrá empleo público que no tenga funciones
detalladas en la ley o reglamento y para proveer los de carácter remunerado y para proveer los de
carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus
emolumentos en el presupuesto correspondiente”.
 Constitución Política de 1991. Numeral 7º Artículo 315 señala: “Crear, suprimir o fusionar los
empleos de sus dependencias, señalarles funciones especiales y fijar sus emolumentos con arreglo
a los acuerdos correspondientes. No podrá́ crear obligaciones que excedan el monto global fijado para
gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado”.
 La Ley 909 de 2004, y sus decretos reglamentarios regulan el empleo público, la carrera
administrativa y la gerencia pública, entre éstos el Decreto 1227 de 2005.
 La ley 909 de 2004 en su artículo 46 prescribe que las reformas de planta de personal de las
entidades de la rama ejecutiva de los órdenes nacional y territorial deberán motivarse, fundarse
en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en
justificaciones o estudios técnicos que así los demuestren.
 El Decreto ley 785 de 2005, por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación
y de funciones y requisitos generales de las entidades territoriales, constituye el marco para el
diseño de las plantas de empleos y la elaboración de los manuales específicos de funciones y

de competencias laborales, teniendo en cuenta el Decreto 815 del 8 de mayo de 2018 que se
refiere a las competencias comportamentales para el desempeño de los citados empleos.
 El artículo 5º de la Ley 909 de 2004, al señalar: “Artículo 5º. Clasificación de los empleos. Los
empleos de los organismos y entidades regulados por la presente ley son de carrera
administrativa”.
 Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector de Función Pública”
Teniendo en cuenta que la facultad del nominador de crear o suprimir empleos no es discrecional sino
reglada, porque responde a principios superiores consignados en el artículo 315, numeral 7° de la
Constitución Política de Colombia, el empleo que se pretende crear corresponde a un empleo de
carrera, denominado Técnico Administrativo Código 367 grado 02 de la planta globalizada de empleos
de la Alcaldía Municipal de Yopal.
1.4. PLANEACION ESTRATÉGICA
El Plan de Desarrollo PRIMER PASO PARA AVANZAR 2018-2019, define y orienta la gestión de la
Alcaldía Municipal de Yopal, determina los programas, proyectos y metas de desarrollo, en
concordancia con los recursos públicos que se ejecutarán durante el bienio. Define cuál es el
propósito fundamental de la entidad territorial y las intenciones a donde quiere llegar, estableciendo la
misión y visión de la siguiente manera.
MISIÓN.
El municipio de Yopal establece como modelo de gestión, el compromiso de recuperar la confianza,

estabilidad institucional, administrativa y financiera, mediante la prestación de servicios a la comunidad
en: educación, deporte, cultura, salud, atención a la población vulnerable, desarrollo económico,
desarrollo territorial, seguridad, convivencia y participación ciudadana, movilidad y seguridad vial e
infraestructura física del municipio.
VISIÓN.
En el 2019 la ciudad de Yopal será un territorio posicionado como la capital del oriente colombiano con
mayor proyección económica; con una óptima prestación de servicios públicos, seguro e incluyente en
el cual se consolidará un modelo de gestión y gobierno fundado en la participación ciudadana, el
respeto por los derechos humanos y por el medio ambiente; contará con una administración modelo
en materia de gestión de recursos, habrá saneado sus finanzas y estará enfocada hacia un modelo de
desarrollo sustentado en el valor de su gente, en su potencial industrial, hídrico, ambiental, turístico y
su excepcional infraestructura para la integración regional y la realización de grandes eventos.
En un contexto de paz y reconciliación nacional, la administración de Yopal será articuladora del sector
productivo, los gremios y la academia para la generación de conocimiento a través de la investigación,
la ciencia y la tecnología. La confianza como principio integrador del gobierno 2018-2019, habrá

permitido reactivar la inversión, aumentar el emprendimiento y la generación de empleo, lo cual habrá
impactado positivamente la calidad de vida de todos sus habitantes, contribuyendo a la disminución
del déficit de vivienda, de infraestructura vial y de servicios, al cierre de brechas sociales y la armónica
integración entre el casco urbano, los centros poblados y el sector rural.
2. ANÁLISIS DE FACTORES EXTERNOS
Las constantes variaciones del entorno social, tecnológico, económico y político que deben enfrentar
las entidades públicas, generan una constante necesidad de transformación y adaptación institucional,
para proveer de forma eficiente y continua los servicios a cargo.
Estos factores inciden de forma directa y/o indirecta en el modelo de intervención pública, su
operación por procesos, la estructura administrativa interna y su planta de empleos, entre otros
elementos organizacionales. Así mismo las características económicas y sociales de las ciudades y
regiones se definen como un factor esencial para orientar las políticas y acciones públicas. A
continuación, se describen los factores más importantes, que inciden en la gestión de la Alcaldía
Municipal de Yopal, específicamente en el cumplimiento de sus objetivos institucionales o estratégicos
Situación Político-Administrativa
El Plan de desarrollo EL PRIMER PASO PARA AVANZAR se estructura a partir de cuatro (4) pilares:
1) Equidad y bienestar social., 2) Sostenibilidad territorial. 3) Reactivación económica y 4) Confianza
institucional.
De esta manera, el Plan Desarrollo El Primer Paso Para Avanzar, plantea los siguientes retos el sector
Cultura, en el marco de las competencias asignadas a este sector los analiza de la siguiente manera:
“Yopal ha venido aumentando la demanda de servicios, espacios e infraestructura cultural debida, entre
otros aspectos al fuerte crecimiento poblacional y la migración de personas desde todas las regiones del
país. Esto ha propiciado el proporcional aumento de manifestaciones artísticas y culturales de la más
amplia diversidad, lo cual supone la necesidad de emprender una política de fomento a la cultura que
respete la riqueza multicultural presente en el municipio, asegurando la protección y promoción especial
de la tradición y del folclore llanero.
No obstante, la importancia del sector cultural para la consolidación de la economía turística municipal y
regional, hoy se presentan serias dificultades en el manejo y recopilación de información, que permita
apreciar las acciones realizadas con los diferentes grupos poblacionales en las bibliotecas y la Casa
Museo 8 de julio, por citar un ejemplo. De allí́ que la Administración Municipal se comprometa a dar El
Primer Paso para Avanzar en la elaboración e ¡implementación de procedimientos que permitan hacer
seguimiento y control a la oferta de bienes y servicios públicos culturales.
Además de la carencia de una agenda formal, clara y enfocada en el largo plazo, el deterioro de la
¡infraestructura cultural del municipio es una de las problemáticas que más aqueja al sector, ya que no
se cuenta con la infraestructura adecuada para el desarrollo de los procesos de formación, lo cual limita
las posibilidades de acceso continuo de la población a la oferta de servicios culturales”.
Con base en el anterior diagnóstico, el Plan de Desarrollo Municipal El Primer Paso para Avanzar
2018-2019 en el sector cultura pretende ejecutar un programa anual de lectura en biblioteca pública,

atendiendo a que se cuenta con la infraestructura física necesaria y completa en la Triada, lo que
permite atender los servicios bibliotecarios de forma eficiente.
2.1. Factor Social
El factor social para cualquier entidad pública es el centro de atención de su gestión, el conocimiento
de la población a atender incide de forma directa en la formulación de políticas públicas o proyectos de
desarrollo a implementar, así como en el grado de efectividad de estas.
El municipio de Yopal ha tenido que afrontar la expansión económica y los fenómenos de migración
producto de las actividades de exploración y extracción de hidrocarburos que han modificado el
crecimiento y la vocación económica. El crecimiento poblacional que fue superior a la media nacional
en la década que inicio en 1990, dio como resultado un crecimiento dramático de su población, pues el
municipio que albergaba una población de 64.878 personas (1993), para el año 2016 albergaba
146.179 habitantes, de los cuales el 89%, 127.720 se encontraban en el casco urbano, y solo el 10.7%
15.259 personas habitaban en el área rural.
2.2. Factor Tecnológico
El avance de la tecnología se presenta como un fenómeno que ha reestructurado la dinámica social,

organizacional y productiva, situación que la gestión pública debe abordar para consolidar y garantizar
la eficiencia y eficacia en la prestación de sus servicios, haciendo especial atención en el ciudadano,
brindándole información confiable, oportuna, accesible, segura, completa y verificable.
3. ANALISIS FINANCIERO
Según lo establecido en el Plan de Desarrollo EL PRIMER PASO PARA AVANZAR, al detallar el

comportamiento de los principales impuestos tributarios en el período 2013-2017, se observa tasas
decrecientes, el impuesto predial es el que presenta mejor comportamiento en promedio, pasando de
$11.337 millones en 2013 a $13.840 millones en 2017, con una tasa de crecimiento promedio de 6%,
la sobretasa a la gasolina experimenta una tasa de crecimiento promedio de 1% durante el periodo
señalado, pasando de $6.708 millones en 2013 a $7.691 millones en 2017. Por su parte, el impuesto
de industria y comercio presenta en promedio una tasa de decrecimiento durante el período de -1%,
pasando de $35.490 millones en 2013 a $30.441 millones en 2017.
Se puede resaltar que tributos tan representativos como industria y Comercio y el impuesto Predial
Unificado han mostrado comportamientos decrecientes en el periodo analizado. Si bien es posible
señalar como principal causa del fenómeno a la contracción de las actividades petroleras en el
municipio y en general la desaceleración de la economía, es importante y necesario para la
administración municipal, el monitoreo de instrumentos de gestión fiscal y financiera, priorizar y
focalizar la gestión y el control a las principales variables, exógenas y endógenas, que inciden
directamente en el comportamiento de los tributos del municipio de Yopal y que al cierre de la vigencia
2017, presentan en escenarios decrecientes a los tres (3) principales tributos municipales.

Para este análisis se tomó como base la información histórica de ingresos y rentas en formato de las
operaciones efectivas de Caja - OEC, registrada en el Marco Fiscal de Mediano Plazo para el periodo
de análisis de las vigencias 2013-2016, y ejecución presupuestal de ingresos al cierre de la vigencia
2017 categoría CGR_PRESUPUESTAL, Sistema CHIP.
Revisión histórica ingresos presupuesto general del Municipio
3.1. HISTORICO DE INGRESOS Y RENTAS OEC
Municipio de Yopal, 2013-2016.
(Cifras en Millones de pesos)
CUENTA 2013 2014 2015 2016 2017

ingresos totales 276.788 295.725 272.088 235.607 253.259
1.ingresos corrientes 74.948 97.683 97.046 84.923 230.411
1.1. ingresos tributarios 68.596 87.838 89.521 77.505 71.838
1.1.3. predial 11.337 13.291 15.067 16.331 13.840
1.1.2. industria y comercio 35 490 48.812 45.098 36.530 30.441
1.1.3. sobretasa a la gasolina 6.708 7.078 7.753 8.076 7.691
1.1.4. otros 15.060 18.657 21.603 16.588 19.866
1.2. ingresos no tributarios 6.174 9.531 6.873 5.855 7.539
1.3. transferencias 179 314 652 1.563 151.034
1.3.1. del nivel nacional 35 - - 292 144.739
1.3.2. otras 144 314 652 1.270 6.295
2. ingresos de capital 201.839 198-042 175.041 150.685 22.858
2.1. regalías 65.113 70.177 24.325 13.554 -
2.2. transferencias nacionales (SGP) 104.504 111.273 112.683 118.588 -
2.3. cofinanciación 23.681 8.997 100 324 -

2.4. otros 8.542 7.595 37.933 18.218 22.858
Fuente. Secretaría de Hacienda plan de Desarrollo El Primer Paso para Avanzar.
Incremento de los gastos de funcionamiento
NOMBRE 2013 2014 2015 2016 2017
funcionamiento 22.832.991 32.363.775 39.504.235 43.437.460 45.679.657
gastos de personal 12.088.429 17.813.360 23.607.082 25.633.819 28.665.761
asociados a la nomina 6.642.665 10.563.715 14.444.113 17.309.558 13.222.297
indirectos 2.687.732 3.512.428 4.255.581 2.567.395 3.405.977
servicios técnicos 1.852.005 1.924.644 3.067.432 1.745.614 2.377.707

otros servicios técnicos 810.719 1.483.887 1.060.163 705.158 1.415.404
gastos generales 5.461.560 7.477.653 7.021.132 4.982.469 5.300.259
adquisición de bienes 1.242.669 2.091.442 954.406 441.438 379.461
compra de equipos 91.908 274.940 99.593 5.024 45.813
materiales y suministros 1.150.761 1.816.502 854.813 436.414 194.544
adquisición de servicios 3.922.858 4.867.899 5.616.299 4.196.829 4.310.253
transferencias corrientes 5.283.002 7.027.340 8.834.851 11.119707 8.477.195
Fuente Plan de desarrollo. Secretaria de Hacienda.
Esta fue la conclusión establecida en el Plan de Desarrollo “Sin mayores cálculos, es evidente que, a
pesar de la disminución de los ICLD, el gasto de funcionamiento de la Alcaldía Municipal ha crecido
notoriamente. Este comportamiento, aunado al servicio de la deuda, a la desaceleración de los
ingresos, a la financiación del déficit fiscal y al riesgo de pago de condenas por el elevado número de
contingencias judiciales, coloca la sostenibilidad y el desempeño fiscal y financiero del municipio en
una situación de inminente riesgo. No lejos está el municipio de Yopal de violar los topes de gasto
señalados en la ley 617 de 2000”
COSTO POR AÑO DE UN EMPLEO DE TECNICO ADMINISTRATIVO CODIGO 323 GRADO 02

AÑO 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023
ITEM
Sueldos De
Personal 1.888.602 2.035.346 2.172.732 2.303.096 2.441.282 2.587.759 2.743.025 2.743.025 2.907.607
Bonificacion Por
Servicios
Prestados 661.011 712.371 760.456 806.084 854.449 905.716 960.059 960.059 1.017.662
Prima De Servicios 971.843 1.047.355 1.118.052 1.185.135 1.256.243 1.331.618 1.411.515 1.411.515 1.496.206
Prima De
Vacaciones 1.012.337 1.090.995 1.164.637 1.234.515 1.308.587 1.387.102 1.470.328 1.470.328 1.558.548
Vacaciones 1.484.760 1.600.126 1.708.135 1.810.623 1.919.260 2.034.416 2.156.481 2.156.481 2.285.870
Bonificacion
Especial De
Recreacion 125.907 135.690 144.849 153.540 162.752 172.517 182.868 182.868 193.840
Prima De Navidad 2.109.035 2.272.906 2.426.327 2.571.907 2.726.222 2.889.795 3.063.184 3.063.184 3.246.975
Cesantias Sector
Privado 2.284.788 2.462.315 2.628.521 2.786.233 2.953.407 3.130.612 3.318.449 3.318.449 3.517.556
Intereses Sobre
Cesantias 274.175 295.478 315.423 334.348 354.409 375.673 398.214 398.214 422.107
Seguridad Social 4.809.132 5.182.800 5.532.648 5.864.604 6.216.480 6.589.464 6.984.840 6.984.840 7.403.928
Parafiscales 2.411.386 2.598.750 2.774.166 2.940.616 3.117.053 3.304.076 3.502.321 3.502.321 3.712.461
38.807.59 41.822.93 44.645.99 47.324.75 50.164.24 53.174.09 56.364.55 56.364.55
TOTAL 8 8 8 7 6 7 9 9 59.746.437
Para la creación del empleo Técnico Administrativo código 367 grado 02, la subsecretaria de Talento
humano de la Alcaldía Municipal de Yopal realizó con base en la asignación básica que devenga este
empleo en el año 2018 el cálculo de prestaciones sociales y demás factores salariales durante las
cuatro (4) vigencias anteriores y de igual manera generó las proyecciones para cuatro períodos
posteriores, es decir hasta el año 2022, como se puede observar en el siguiente cuadro.

Fuente: Subsecretaria de Talento Humano Yopal.
De acuerdo con el cálculo antes establecido, el costo del empleo a crear en el año 2019, teniendo en
cuenta los factores salariales y prestaciones sociales asciende para el año 2019 un total de
$ 3.226.622 y para el año 2020 un valor total de $ 53.174.097, valor que debe estar disponible en el
presupuesto de gastos de funcionamiento para el año 2019 Y 2020, y contar con la certificación
expedida por la secretaria de hacienda en la cual se demuestre que la entidad cuenta con los recursos
necesarios para la creación de este nuevo empleo, validando que con esta creación no se incumpla
con los límites de los gastos de funcionamiento establecidos en la Ley 617 de 2000.
El resultado de este análisis le indicará a la entidad territorial Alcaldía Municipal de Yopal, que tiene o
no la posibilidad de ampliar su planta de personal en un empleo denominado Técnico Administrativo
código 367 grado 02.
Las ventajas que conlleva la creación del empleo antes mencionado consisten en el desarrollo del
procedimiento para el fortalecimiento y la promoción de la lectura que tenga como objetivo:
1. Que el servicio bibliotecario sea prestado por un servidor público por tratarse del desarrollo de
funciones administrativas continuas, y no con contratistas.
2. Desarrollar actividades de promoción de lectura, en el municipio de Yopal, en articulación con
los programas Nacionales de lectura, en el marco de las competencias legales.
ANALISIS DE PROCESOS.
Teniendo en cuenta que a nivel organizacional existen dos tipos de estructura; la estructura funcional y
la estructura de procesos, la alcaldía municipal de Yopal cuenta con una estructura de procesos,
conformada por 21 procesos, representados gráficamente así:

El proceso misional denominado Educación y Cultura está liderado por el secretario de despacho de la
secretaria de Educación, a este proceso le corresponde la dirección y control del desarrollo educativo
y cultural del municipio.
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Y FUNCIONAL.
La estructura organizacional de la Alcaldía Municipal de Yopal adoptada por Acuerdo Municipal Nº 018
de 2013, está conformada por el despacho del alcalde, 10 secretarias de despacho de las cuales 7
son misionales y 3 de apoyo, 2 oficinas de control, 3 oficinas asesoras y 5 direcciones, cada una con
sus funciones conforme a las competencias asignadas por la Constitución Política, la Ley, Ordenanza
y Acuerdos.
La Dirección de Cultura es una dependencia misional que lidera y controla la Formulación de políticas,
planes y programas de bibliotecas públicas fomentando el hábito de la lectura, entre otras funciones.
PLANTA DE EMPLEOS.

La planta de personal es el conjunto de empleos requeridos para el cumplimiento de los objetivos y
funciones asignadas a una institución, identificados y ordenados jerárquicamente, acorde con un
sistema de nomenclatura y clasificación vigente y aplicable a la respectiva institución. La planta de
personal, desde el punto de vista de su aprobación, debe ser global. En este orden, la planta global es
la relación detallada de los empleos requeridos para el cumplimiento de las funciones, sin identificar su
ubicación en las unidades o dependencias que hacen parte de la organización interna de la
institución,2.
La planta global de empleos de la Alcaldía Municipal de Yopal está conformada por 411 empleos de
los cuales 91 pertenecen a los denominados administrativos de la secretaria de educación, cuya
fuente de financiación para cancelar sus emolumentos corresponden al Sistema general de
Participaciones y los 320 restantes empleos tienen como fuente de financiación los recursos propios
del municipio.
La Planta de Empleos vigente de la Alcaldía Municipal de Yopal, financiados con los recursos propios
de la entidad, se encuentra distribuida así:
18 del nivel directivo, que corresponde al 6% del total de empleos.

3 del nivel asesor, que corresponde al 10 % del total de empleos.
129 del nivel profesional, que corresponde al 40% del total de empleos
74 del nivel técnico, que corresponde al 23% del total de empleos
95 del nivel asistencial, que corresponde al 30% del total de empleos.
Análisis del empleo a crear en la planta de empleos.
El empleo que se propone crear en el Nivel Técnico corresponde a un Técnico Administrativo código
367 grado 02 requerido para desarrollar el procedimiento relacionado con la prestación de servicios
bibliotecarios que tiene como objetivo: “Desarrollar actividades de promoción de lectura, en el municipio
de Yopal, en articulación con los programas Nacionales de lectura, en el marco de las competencias
legales”. Con este nuevo empleo que se pretende crear en la planta de empleos global de la Alcaldía
Municipal de Yopal, se requiere en lo pertinente modificar el decreto 126 del 9 de julio de 2018 “Por el
cual se compila en un decreto único los decretos de planta de empleos preexistentes en la Alcaldía
Municipal de Yopal”, para incluir este nuevo empleo.
El empleo Técnico Administrativo código 367 grado 02, es un empleo de carrera conforme a lo
establecido en el artículo 5º de la Ley 909 de 2004, al señalar: “Artículo 5º. Clasificación de los
empleos. Los empleos de los organismos y entidades regulados por la presente ley son de carrera
administrativa, (…)”, por lo tanto, impacta la oferta pública de empleos OPEC.
Dada la naturaleza general de las funciones, a este empleo le corresponden funciones de desarrollar
procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así́ como las relacionadas con
la aplicación de la ciencia y la tecnología.
2
Guía de rediseño institucional
para entidades públicas en el orden territorial. DAFP. Página 32.

Costos
La comparación de costos de la planta actual por niveles jerárquicos frente a la planta propuesta con
la creación del nuevo empleo Técnico Administrativo código 367 grado 02 se presenta en el anexo , el
cual indica el consolidado de los costos de la modificación de la planta de personal, teniendo en
cuenta la asignación básica mensual que devengará este empleo en el año 2020, conforme a la
escala de remuneración que aprobará el Concejo Municipal para el año 2020, en el cuadro se muestra
la situación actual de la planta de personal y la situación de la propuesta financiada con recursos
propios.
MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES.
Las funciones establecidas para el empleo Técnico Administrativo código 367 grado 02 serán
establecidas en perfecta alineación con las actividades del proceso y procedimientos en los cuales
interviene, las cuales se deben enmarcar en el propósito general del empleo y en el ciclo de mejora
continua Planear, Hacer, Verificar y Actuar. La justificación para la modificación del manual específico
de funciones y de competencias laborales por la inclusión de este nuevo empleo, se presentará en un
documento anexo.
La ficha que se recomienda será la siguiente:
I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO

Nivel Técnico
Denominación del Empleo Técnico Administrativo
Código 367
Grado 02
No. de cargos Uno (1)
Dependencia Donde se ubique el empleo
Cargo del Jefe Inmediato Quien ejerza la supervisión directa
II. AREA FUNCIONAL

Dirección de Cultura/ Área Biblioteca
III. PROPOSITO PRINCIPAL

Desarrollar procedimientos relacionados con la prestación de servicios bibliotecarios, contribuyendo al
mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad y otras partes interesadas.
IV. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES

1. Participar en la elaboración del plan de acción a desarrollar durante cada vigencia
teniendo en cuenta los recursos asignados, las necesidades de la comunidad conforme
a la demanda histórica de servicios, para dar cumplimiento a las metas del plan de

desarrollo municipal.
2. Apoyar al líder de proceso en la socialización de los diferentes programas relacionados
con la oferta de programas de promoción de la lectura.
3. Desarrollar actividades de oferta de servicios bibliotecarios, registrando los datos en la
plataforma o bases de datos establecidas para este fin, con el propósito de tener
estadísticas completas sobre los usuarios con enfoque diferencial que son atendidos en
la biblioteca pública.
4. Organizar el material bibliográfico que ha sido utilizado por los usuarios, evitando la
pérdida de los libros.
5. Implementar las acciones establecidas en el plan de acción relacionadas con los
servicios bibliotecarios, establecidas en el plan de acción.
6. Apoyar al líder de proceso en el seguimiento al plan de acción que permita la toma
oportuna de acciones.
7. Dar respuesta oportuna a las peticiones, quejas, reclamos y denuncias presentadas por
la comunidad y partes interesadas que tengan relación con la biblioteca, asegurando la
oportunidad en la respuesta según los términos legales y buscando la satisfacción de
estos
8. Presentar los informes y documentos que le sean solicitados por el jefe inmediato
aplicando la ley general de archivos.
9. Desarrollar las actividades para la implementación de la política de gobierno digital en el
marco de la normatividad vigente.
10. Participar en la implementación, mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo.
11. Participar en las actividades relacionadas con la implementación, mantenimiento y
mejoramiento del Sistema de Gestión de calidad y el Modelo Integrado de Planeación y
Gestión MIPG.
12. Las demás que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza del empleo
V. CONOCIMIENTOS BASICOS
Sistemas de Gestión Integral ISO 9001:2015.
Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG
Normas sobre Bibliotecas públicas.
Atención al ciudadano.
Conocimientos en ofimática.
Gestión documental.
VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

COMUNES COMPORTAMENTALES
Aprendizaje continuo Confiabilidad técnica.

Orientación a resultados. Disciplina
Orientación a usuarios y ciudadano Responsabilidad.
Compromiso con la organización.

Trabajo en equipo
Adaptación al cambio.
VII. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA

FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA
Título de formación técnica, o técnica Veintidós (22) meses de experiencia

profesional, o tecnología en áreas relacionada con las funciones del empleo.
relacionadas con las funciones del empleo.
ALTERNATIVAS
FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA
Título de técnico laboral por competencia en Treinta y seis (36) meses de experiencia
atención y cuidado de los niños en la primera relacionada con las funciones del empleo.
infancia.
EQUIVALENCIAS
FORMACIÓN ACADEMICA EXPERIENCIA
La contenidas en el artículo 25 del Decreto Ley La contenidas en el artículo 25 del Decreto Ley
785 de 2005. 785 de 2005.
RECOMENDACIONES
1. Dadas las circunstancias anteriores, existe la necesidad técnica para crear el empleo
denominado Técnico Administrativa código 367 grado 02 en la planta de empleos de la alcaldía
municipal de Yopal.
2. Se requiere para la creación del empleo antes señalado la certificación expedida por la
secretaria de Hacienda en la cual de cuenta de las condiciones en las que se encuentra la
entidad sobre el aspecto financiero, y se demuestre que la entidad cuenta con los recursos
necesarios para la creación de este nuevo empleo, validando que con esta creación no se
incumpla con los límites de los gastos de funcionamiento establecidos en la Ley 617 de 2000.
3. Se debe tener en cuenta que cuando se crea un nuevo empleo adicional a los existentes se
debe tener disponibilidad para la provisión de espacios físicos de ubicación de puestos de
trabajo, elementos y recursos tecnológicos requeridos para el ejercicio del empleo, igualmente

los costos administrativos (elementos de oficina, computadores, escritorios, entre otros) y
aumento periódico en los costos de servicios públicos que hacen parte del consumo
institucional.
4. Por tratarse de un empleo de carrera administrativa, este debe ser reportado a la Oferta pública
de empleos OPEC de la Comisión Nacional del Servicio Civil, teniendo en cuenta que, por este
concepto, la alcaldía municipal de Yopal debe contar con los recursos necesarios para la
asunción de compromisos presupuestales que exige la oferta.
5. Atender a lo dispuesto en el parágrafo 2º de la Ley 1960 del 27 de junio de 2019, que señala:
“Parágrafo 2°. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional,
el nominador o en quien este haya delegado, informará la existencia de la vacante a la Comisión
Nacional del Servicio Civil a través del medio que esta indique.”
6. Con la viabilidad financiera expedida por la secretaria de hacienda, se elaborará el decreto por
medio del cual se crea el empleo Técnico Administrativo código 367 grado 02 en la planta
global de empleos de la Alcaldía municipal de Yopal y en consecuencia, se recomienda ajustar
la planta de empleos establecida en el decreto 126 del 9 de Julio de 2018 “POR LA CUAL SE
COMPILA EN UN DECRETO ÚNICO LOS DECRETOS DE PLANTA DE EMPLEOS
PREXISTENTES EN LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE YOPAL”, para incluir en el artículo 1º
dentro de la planta global el nuevo empleo Técnico administrativo código 367 grado 02,
ajustando los empleos existentes de Técnico Administrativo a 20 empleos.
Vo.Bo. JULIO CESAR VALCARCEL MONTAÑA

Secretaria de Despacho
Secretaria General
Nº
Revisó: GINNA ANDREA REINA CONTRERAS
Subsecretaria de Despacho
Subsecretaria de Talento Humano
Elaboró: MARTHA B. SÁNCHEZ R.

Profesional Contratada/ Subsecretaria de Talento Humano


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JUSTIFICACIÓN LEGAL Y TÉCNICA PARA LA CREACIÓN DEL EMPLEO TÉCNICO

ADMINISTRATIVO CODIGO 367 GRADO 02.

PROBLEMA PRESENTADO A SOLUCIONAR.

De acuerdo con la estructura administrativa y funcional de la Alcaldía Municipal de Yopal, la dirección

ALCALDÍA MUNICIPAL DE YOPAL

Para la creación del empleo se seguirá el siguiente procedimiento:

1.1. Naturaleza Jurídica de la Entidad.

1.2. Revisión de las funciones relacionadas con el problema 1

ALCALDÍA MUNICIPAL DE YOPAL

Conclusiones de la revisión de funciones relacionadas con la cultura- Biblioteca la Triada:

1. Las funciones relacionadas con el problema inicialmente planteado o identificado se

2. El problema inicialmente planteado requiere el concurso de un técnico administrativo para que

1.3. MARCO LEGAL

El marco legal aplicable al problema antes señalado puede ser el siguiente:

ALCALDÍA MUNICIPAL DE YOPAL

1.4. PLANEACION ESTRATÉGICA

El municipio de Yopal establece como modelo de gestión, el compromiso de recuperar la confianza,

ALCALDÍA MUNICIPAL DE YOPAL

2. ANÁLISIS DE FACTORES EXTERNOS

ALCALDÍA MUNICIPAL DE YOPAL

2.1. Factor Social

2.2. Factor Tecnológico

El avance de la tecnología se presenta como un fenómeno que ha reestructurado la dinámica social,

Según lo establecido en el Plan de Desarrollo EL PRIMER PASO PARA AVANZAR, al detallar el

ALCALDÍA MUNICIPAL DE YOPAL

Revisión histórica ingresos presupuesto general del Municipio

3.1. HISTORICO DE INGRESOS Y RENTAS OEC

Municipio de Yopal, 2013-2016.

(Cifras en Millones de pesos)

CUENTA 2013 2014 2015 2016 2017

2.2. transferencias nacionales (SGP) 104.504 111.273 112.683 118.588 -

2.3. cofinanciación 23.681 8.997 100 324 -

Incremento de los gastos de funcionamiento

NOMBRE 2013 2014 2015 2016 2017

funcionamiento 22.832.991 32.363.775 39.504.235 43.437.460 45.679.657

gastos de personal 12.088.429 17.813.360 23.607.082 25.633.819 28.665.761

asociados a la nomina 6.642.665 10.563.715 14.444.113 17.309.558 13.222.297

indirectos 2.687.732 3.512.428 4.255.581 2.567.395 3.405.977

servicios técnicos 1.852.005 1.924.644 3.067.432 1.745.614 2.377.707

ALCALDÍA MUNICIPAL DE YOPAL

gastos generales 5.461.560 7.477.653 7.021.132 4.982.469 5.300.259

adquisición de bienes 1.242.669 2.091.442 954.406 441.438 379.461

compra de equipos 91.908 274.940 99.593 5.024 45.813

materiales y suministros 1.150.761 1.816.502 854.813 436.414 194.544

adquisición de servicios 3.922.858 4.867.899 5.616.299 4.196.829 4.310.253

transferencias corrientes 5.283.002 7.027.340 8.834.851 11.119707 8.477.195

Fuente Plan de desarrollo. Secretaria de Hacienda.

COSTO POR AÑO DE UN EMPLEO DE TECNICO ADMINISTRATIVO CODIGO 323 GRADO 02

ALCALDÍA MUNICIPAL DE YOPAL

ALCALDÍA MUNICIPAL DE YOPAL

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Y FUNCIONAL.

ALCALDÍA MUNICIPAL DE YOPAL

18 del nivel directivo, que corresponde al 6% del total de empleos.

Análisis del empleo a crear en la planta de empleos.

ALCALDÍA MUNICIPAL DE YOPAL

MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES.

La ficha que se recomienda será la siguiente:

I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO

Denominación del Empleo Técnico Administrativo