Actividad 1 Norma 5029

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
GUIA DE APRENDIZAJE No 1
Regional Cauca
Centro Comercio y MEDICION DE ARCHIVOS
Servicios
ACTIVIDAD 1
NORMA ICONTEC 5029
APRENDICES: DIANA MARÍA MÚNERA SUÁREZ

LEIDY JOHANA ITAZ GONZALEZ
DIANA CATALINA AUSECHA LUNA
FICHA: 1564143
INSTRUCTORA: ADRIANA PAVAS
COMPETENCIA: ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
POPAYAN, 05 DE FEBRERO DE 2019
Regional Cauca
Servicios
OBJETIVO GENERAL:
Conocer conceptual y normativamente el proceso de medición de archivos y la NTC

5029.
ACTIVIDADES DE E-A-E:
1. ¿Qué es el ICONTEC?
 Es una entidad de carácter privado sin ánimo de lucro, Es fundamental

para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al
consumidor.
2. ¿El desarrollo de qué tipo de actividades apoya esta norma?
 Métodos para la medición de archivos con documentación.
 Apoya el desarrollo de tareas, estudios, programas encaminados a

optimizar espacios y racionalizar costos.
3. ¿A qué clase de soportes y a qué tamaños es aplicable esta norma?
 Soporte papel: tamaño carta u oficio.
4. ¿A qué clase de documentos no es aplicable?
 No se aplica esta medición para planos, cartografías y mapas.
5. En qué consiste:
a. ¿La medición por folios?
 Cuantifica un archivo en términos números de folios.
 Es la medida más exacta, pero también la más dispendiosa cuando el

archivo por medir posee una gran cantidad de folios.
b. ¿La medición en metros lineales?
 Es la más aceptada archivísticamente debido a su precisión y

facilidad
 Documentación puesta de canto o filo.
 La cantidad de folios que contiene cada metro lineal varía según el

gramaje del papel.
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 Tener en cuenta la unidad de conservación en la que se encuentra

la documentación. AZ, cajas de archivo, legajos empastados,
carpetas.
 Formula:
Q= # metros X PFM
c. ¿La medición en metros cúbicos?
 Es el espacio físico tridimensional ocupado por una

documentación, es ideal para archivos que se encuentran en el
piso, costales o cajas cartón.
 Determinar el promedio de folios por metro cubico (PFM 3)
d. ¿Proyección de Áreas de depósito en metros cuadrados?
 Tipo de medición que permite calcular el espacio físico en metros

cuadrados que ocupara una documentación ubicada en estantería.
 Tener en cuenta las variables como el espacio entre estantería,

número de bandejas por estante y tipo de unidad de conservación.
 Se basa en una proyección de crecimiento de archivos.
 Los resultados obtenidos permiten afirmar que 1 m 2 equivale

a 5,8m
lineales de folios.
6. En sus propias palabras, sintetice la utilidad de:
a. El anexo B (Informativo) Tabla de Equivalencias, de la norma.
En esta tabla de equivalencias se debe tener en cuenta el gramaje de

papel y el tipo de unidad de conservación y nos brinda el valor constante
para la realización de la formula según el caso sea metros cuadrados o
metros cúbicos.
b. El anexo C (Informativo) Tabla de Coeficientes de Conversión.
Hace tabla hace referencia a la conversión de los valores ya sea metros

cuadrados a lineales o a cúbicos, o viceversa. En la misma nos da un
valor constante que debemos multiplicar por el valor que nos dé en la
medición.
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7. ¿Cuál es la importancia de medir archivos?
Es saber la cantidad de documentos con los que contamos y así tener un fácil
acceso a la documentación y organización.
8. ¿Por qué se hace necesario medir archivos con base en esta norma técnica?
 Para tener una mejor organización de los documentos, el espacio

requerido para su almacenamiento y la cantidad exacta de
documentación que se tiene en un depósito.
9. Elabore un mapa conceptual sobre toda la norma técnica en mención.

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Norma 5029
Definición
Nos permite realizar la medición de

los archivos en: metros cuadrados,
lineales, cúbicos para el
almacenamiento de documentos.
Objeto Tener en cuenta
Especifica métodos para la Elementos complementarios

Requisitos:
medición en soporte papel de 1. Estado inicial
1. Medición por folios.
manera rápida y fácil. 2. Toma de datos
2. Metros lineales
3. Metros cúbicos. 3. Cálculos finales
4. Metros cuadrados. 4. Tablas de equivalencia
Como 5. Tabla de conversión
1. Gramaje del papel

2. Unidad de conservación
3. Estantería
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10. En dos párrafos de 10 renglones cada uno concluya su aprendizaje.
En conclusión con la norma ICONTEC 5029 nos sirve como herramienta de apoyo
para tareas encaminadas a la medición de los archivos para lograr una buena
organización y almacenamiento de los documentos que se encuentran en los
depósitos, teniendo en cuenta: el tipo de soporte como es el papel en los tamaños
de carta u oficio o ambos , el gramaje del mismo, la unidad de conservación donde
se encuentra los documentos, el espacio del depósito y la estantería a utilizar, esto
nos permite que tengamos un fácil y rápido acceso a la información de los
documentos, es importante tener en cuenta que esta norma no se aplica para la
medición de archivos que contengan planos, cartografías, mapas. Y las mediciones
se hacen para metros cuadrados, lineales y cúbicos.
Esta norma nos facilita la labor de planificación de las tareas de los archivos y sus
respectivos procesos del programa de gestión documental con un mínimo de
margen de error, se debe tener en cuenta que con esta norma no se utiliza en
termino documento sino folios, para tener un mejor resultado con la fórmulas que
nos muestra en las tablas de la misma y como se realiza el procedimiento de
medición. Para nosotros de gran importancia conocer esta norma porque nos ayuda
en el momento de desarrollar las actividades en el campo laboral y así tener una
mejor visión de organización de los archivos y los fondos acumulados, siempre
debemos seguir los pasos que nos indica la norma para que el proceso de medición
sea lo más correcto posible.
INSTRUCCIONES:
Normas para el desarrollo de esta Guía de Aprendizaje:
a. Cada equipo de trabajo, utilizará un solo equipo de Cómputo, para que el trabajo
sea realmente en equipo, con la cooperación y aporte de todos y no aislada o
individualmente.
b. Debe leerse y emplearse la NTC 5029.
c. Deben elaborarse todos y cada uno de los ítems, enunciados en esta guía de
aprendizaje.
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d. Deberán aplicar las Normas técnicas, requisitos de elaboración, presentación y

Diplomática Documental, para la producción de los documentos de esta Guía de
aprendizaje.
e. En el desarrollo de esta Guía de Aprendizaje, deberán emplear: normas de

ortografía y redacción de documentos.
f. Ninguno de los documentos elaborados por cada equipo de trabajo, podrá

parecerse, “en TODO” o “EN PARTE” al de algún otro equipo. Todos deben ser
diferentes.
g. Para la evaluación del desarrollo de la presente Guía de aprendizaje, se tendrá

en cuenta:
1. Seguimiento de Instrucciones
2. El trabajo en equipo
3. La actitud
4. La responsabilidad
5. La seriedad
6. El cumplimiento
7. La creatividad
8. La investigación y consulta
9. El empleo de los diferentes recursos
10. La calidad
11. La aprehensión de los conocimientos y fundamentos previos
Elaboró:
Adriana C. Pavas Q.
Instructora de Archivística
Centro de Comercio y Servicios
SENA Regional Cauca
adrianapavas@unicauca.edu.co

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Conocer conceptual y normativamente el proceso de medición de archivos y la NTC

 Es una entidad de carácter privado sin ánimo de lucro, Es fundamental

2. ¿El desarrollo de qué tipo de actividades apoya esta norma?

 Métodos para la medición de archivos con documentación.

 Apoya el desarrollo de tareas, estudios, programas encaminados a

3. ¿A qué clase de soportes y a qué tamaños es aplicable esta norma?

 Soporte papel: tamaño carta u oficio.

4. ¿A qué clase de documentos no es aplicable?

 No se aplica esta medición para planos, cartografías y mapas.

a. ¿La medición por folios?

 Cuantifica un archivo en términos números de folios.

 Es la medida más exacta, pero también la más dispendiosa cuando el

b. ¿La medición en metros lineales?

 Es la más aceptada archivísticamente debido a su precisión y

 Documentación puesta de canto o filo.

 La cantidad de folios que contiene cada metro lineal varía según el

 Tener en cuenta la unidad de conservación en la que se encuentra

c. ¿La medición en metros cúbicos?

 Es el espacio físico tridimensional ocupado por una

 Determinar el promedio de folios por metro cubico (PFM 3)

d. ¿Proyección de Áreas de depósito en metros cuadrados?

 Tipo de medición que permite calcular el espacio físico en metros

 Tener en cuenta las variables como el espacio entre estantería,

 Se basa en una proyección de crecimiento de archivos.

 Los resultados obtenidos permiten afirmar que 1 m 2 equivale

6. En sus propias palabras, sintetice la utilidad de:

a. El anexo B (Informativo) Tabla de Equivalencias, de la norma.

En esta tabla de equivalencias se debe tener en cuenta el gramaje de

b. El anexo C (Informativo) Tabla de Coeficientes de Conversión.

Hace tabla hace referencia a la conversión de los valores ya sea metros

7. ¿Cuál es la importancia de medir archivos?

 Para tener una mejor organización de los documentos, el espacio

9. Elabore un mapa conceptual sobre toda la norma técnica en mención.

Nos permite realizar la medición de

Objeto Tener en cuenta

Especifica métodos para la Elementos complementarios

1. Gramaje del papel

10. En dos párrafos de 10 renglones cada uno concluya su aprendizaje.

Normas para el desarrollo de esta Guía de Aprendizaje:

b. Debe leerse y emplearse la NTC 5029.

d. Deberán aplicar las Normas técnicas, requisitos de elaboración, presentación y

e. En el desarrollo de esta Guía de Aprendizaje, deberán emplear: normas de

f. Ninguno de los documentos elaborados por cada equipo de trabajo, podrá

g. Para la evaluación del desarrollo de la presente Guía de aprendizaje, se tendrá

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