PLIEGO DE CONDICIONES LICITACIÓN PRIVADA ABIERTA No.

003-2020

INVITACIÓN No.3 RFP

CONTRATACIÓN PARA EXPLOTACIÓN ECÓNÓMICA DE ZONA COMÚN

DESTINADO PARA MINIMARKET, EN EL CONJUNTO COLINA CLUB
RESIDENCIAL P.H EN LA CIUDAD DE BOGOTÀ.

ADMINISTRACION

TERMINOS DE REFERENCIA MINIMARKET 1

 INTRODUCCION

Basados y respetando los derechos fundamentales de la Buena fé igualdad, debido

proceso y trasparencia el CONJUNTO COLINA CLUB RESIDENCIAL PH, entidad sin
ánimo de lucro, se encuentra interesada en recibir propuestas para “AUTORIZAR LA
EXPLOTACIÓN ECÓNOMICA DE UNA ZONA COMÚN DEL CONJUNTO
CONSISTENTE EN: INMUEBLE L EN LA CIUDAD DE BOGOTA, CON UN ÁREA
MINIMA DE OCHO (8) M2 Y MAXIMA DE NUEVE (9) M2. VENTILACION E
ILUMINACION ARTIFICIAL Y NATURAL APROPIADA”.

El objetivo de esta invitación es autorizar la explotación económica de una zona común

del Conjunto consistente en un LOCAL DESTINADO PARA MINIMARKET, DANDO
CUMPLIMIENTO AL REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL DE COLINA CLUB
RESIDENCIAL EN SU MEMORIA DESCRIPTIVA, y a lo ordenado en Asamblea General
Ordinaria de fecha 25 de Julio de 2.020.

La administración del Conjunto Colina Club Residencial invita a todos los interesados,
propietarios y residentes del Conjunto para que participen con las recomendaciones y
condiciones escritas y oportunas, en las etapas precontractual, contractual que la
Administración adelanta.

CAPITULO 1 - INFORMACIÓN GENERAL

1.1. OBJETO
El Conjunto Colina Club Residencial P.H., a través de la Administración, está interesada
en recibir propuestas para “autorizar la explotación económica DE LOCAL DESTINADO
PARA MINIMARKET, DANDO CUMPLIMIENTO AL REGLAMENTO DE PROPIEDAD
HORIZONTAL DE COLINA CLUB RESIDENCIAL EN SU MEMORIA DESCRIPTIVA, y a
lo ordenado en Asamblea General Ordinaria de fecha 25 de Julio de 2020, inmueble QUE
CONSTA DE UN ÁREA MÍNIMA DE OCHO (8) M2 Y MAXIMA DE NUEVE (9) M2.
VENTILACION E ILUMINACION ARTIFICIAL Y NATURAL APROPIADA”.

De esta forma se busca asegurar que el Inmueble, cumpla con las características
técnicas, administrativas, de diseño, económicas, jurídicas y financieras estipuladas en la
Ley, en el presente pliego de condiciones no discriminatorio donde se tendrá en cuenta la
igualdad, el equilibrio y oportunidad para toda la comunidad de colina Club Residencial
P.H.

1.1.1. CONCEPTO MINIMARKET: los llamados Minimarket, tiendas de conveniencia

o minimercados son establecimientos físicos que están dedicados a la venta de
productos de consumo masivo e inmediato para la persona, los mismos generalmente
se encuentran ubicados en zonas cercanas a residencias o a zonas ejecutivas.

Los Minimarket tienen un amplio surtido de productos entre los cuales destacan;
alimentos, bebidas, productos de limpieza, algunos medicamentos que no necesiten
de receta médica y productos para el hogar, entre otros más básicos.
TERMINOS DE REFERENCIA MINIMARKET 2
Con la autorización para explotar el inmueble se buscan los siguientes objetivos:

Garantizar que el área y espacios ofrecidos estén adecuados para las necesidades de
los residentes del Conjunto Residencial y sean usados en buena forma.
Garantizar que la infraestructura este siempre adecuada para brindar la venta de
productos a los residentes del Conjunto.

Para el cumplimiento de los objetivos descritos, el PROPONENTE deberá ofertar

la constitución de un minimarket o mini mercado apto para ofrecer a la comunidad
productos de primera necesidad, productos de consumo masivo e inmediato para
la persona, el cual se ubicará en los espacios designados para el funcionamiento
de estas, con las siguientes características:

1. El desarrollo de la actividad debe estar sujeta a lo aprobado en el reglamento de

propiedad horizontal y a los manuales de convivencia aprobados en el Conjunto
Colina Club Residencial, en este caso MINI-MARKET. Adjunto a este pliego de
condiciones.
2. El proponente propondrá un horario que se sujetará a las normas aprobadas por el
Manual de Convivencia de Colina Club Residencial P.H. el cual deberá ser
aprobado por el consejo de Administración.
3. No se permitirá el ingreso de usuarios de la calle.
4. El local cuenta con Servicio de agua potable permanente y energía,
5. Se entregará un medidor de luz, y las redes eléctricas en perfecto estado incluidos
polos a tierra.
6. Entregar el inmueble debidamente pintado, con los servicios públicos funcionando
y a paz y salvo por todo concepto.
7. El oferente se compromete a realizar los mantenimientos preventivos y correctivos
dentro de las instalaciones físicas tales como cambio de luminarias, redes
hidrosanitarias, eléctricas, accesorios sanitarios, vidrios y cerraduras,
8. No se podrá instalar avisos en la fachada del inmueble.

El adjudicatario deberá cumplir minuciosamente las normas del Reglamento Interno de

Convivencia y deberá encontrarse al día en sus pagos de cuotas de administración, de
lo contrario éstas serán causales suficientes para la resolución del contrato y aplicación
de las sanciones correspondientes.

1. La propuesta deberá incluir el equipamiento con el que será acondicionado el

MINIMARKET (mostradores, refrigeradores, mobiliario en general, etc.). De igual
manera se deja en claro que este mini market se considera de uso exclusivo de los
residentes del conjunto colina club residencial P.H. y no local comercial público, lo
que implica que no existe condiciones para generar futuros cobros sobre primas de
acreditación o goodwill ya que el local corresponde a una zona común destinada
para minimarket como lo establece la memoria descriptiva del Reglamento de
Propiedad horizontal de Colina Club Residencial,

1.1. NORMATIVIDAD APLICABLE

TERMINOS DE REFERENCIA MINIMARKET 3

El presente proceso se regirá siguiendo las normas de derecho privado de acuerdo a lo
indicado en lo pertinente al Reglamento del conjunto, ley 675 de agosto de 2001, y por las
normas civiles vigentes.

1.2. PERFIL DEL PROPONENTE.

El Conjunto colina Club Residencial seleccionará una persona natural y/o jurídica,
propietaria o residente, que cumpla con los requerimientos y documentación necesaria
exigida por la aseguradora para constituir la póliza de cumplimiento ( cumplimiento,
calidad del servicio, salarios y prestaciones, y responsabilidad civil ). y la formalización
del contrato.

1.3. FINANCIACION Y PRESUPUESTO ESTIMADO PARA LA CONTRATACION

El Proponente deberá informar en la propuesta la fuente de financiación o procedencia de

recursos para el montaje del MINI-MARKET, además deberá presentar la declaración de
renta del año inmediatamente anterior a la presentación de la propuesta.

1.4. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El contrato que se suscriba tendrá duración de tres (3) años a enn los términos y
condiciones que quedarán claramente establecidos en

1.5. CRONOGRAMA

Actividad Día
Publicación de términos de referencia
y apertura del proceso 10 de diciembre de 2020

Visita técnica al inmueble 10 de diciembre de 2020

Observaciones al pliego de 15 de diciembre de 2020 (enviar preguntas al

condiciones correo colinaclube1@gmail.com)

Respuesta a las observaciones Hasta el 17 de diciembre de 2020

Recibo de propuestas 30 de diciembre de 2020 10:00 am.

Evaluación de propuestas 12 al 15 de enero de 2021
Periodo de Subsanación documental 16 de enero al 22 de enero de 2021
Publicación resultado evaluaciones 26 de enero de 2021
Observaciones a la evaluación 28 de enero de 20210
Envío de documentos a la aseguradora para
estudio 16- 24 de enero de 2021
Adjudicación Febrero 01 de 2021
Enero 01 de 2021

Firma y legalización

1.6. PUBLICIDAD, CONSULTA, RETIRO Y OBSERVACIONES A LOS TÉRMINOS

DE REFERENCIA

TERMINOS DE REFERENCIA MINIMARKET 4

 El Conjunto Colina club Residencial. Realizará la publicidad de la Invitación en las
carteleras del conjunto, correos electrónicos de los propietarios.

Los interesados en hacer observaciones a los presentes términos, podrán hacerlo

durante las fechas previstas en el cronograma y a través de cualquiera de las
siguientes opciones:
CORREO ELECTRÓNICO colinaclube1@gmail.com

Respuestas a la solicitud de aclaraciones: las respuestas serán publicadas a través

del correo electrónico colinaclube1@gmail.com, para que sean conocidas por todos
los interesados y en ningún caso suspenderán los plazos establecidos en el presente
pliego de condiciones ni constituirán por sí solas modificaciones de éstos.

El Conjunto Colina Club Residencial. se reserva la discrecionalidad de responder o

publicar las observaciones recibidas después de la fecha señalada en el cronograma.

Se entiende para todos los efectos del presente proceso que la única correspondencia
oficial y susceptible de controversia será la que se envíe a la Administración del
Conjunto Colina Club Residencial

En el evento de considerarse la modificación a los términos de referencia ésta se hará

mediante adendas, numeradas en forma consecutiva que formarán parte integral del
pliego de condiciones y serán publicados en las carteleras del Conjunto

Igualmente, mediante adendas, la Administración podrá prorrogar el plazo de la

presentación de las propuestas. Por lo tanto, carecerá de validez las informaciones,
modificaciones o aclaraciones suministradas en forma verbal.
Los términos de referencia y las adendas deben ser interpretados como un todo y sus
disposiciones no deben ser entendidas de manera separada.

1.7. APERTURA Y CIERRE DE LA INVITACIÓN

Ver numeral 1.5 – Cronograma

El acto de apertura, se entenderá perfeccionado con la publicación de los términos de

referencia definitivos.

Los sobres que contienen las propuestas serán abiertos en el lugar, fecha y hora
señalados para el cierre en presencia de la señora Revisora Fiscal y miembros del
consejo de administración que deseen estar presentes, así como la devolución de
aquellas cuya solicitud de retiro se hubiere efectuado dentro del término señalado
anteriormente o porque no contengan la información completa.

Del acto de cierre se levantará un acta en la cual se registrará: Nombre de los

proponentes, y número de folios de la propuesta. Las propuestas originales serán
abiertas y rubricadas por el Consejo de administración y la Administración.

1.8. PLAZO PARA LA ENTREGA DE LAS PROPUESTAS

TERMINOS DE REFERENCIA MINIMARKET 5

 LUGAR Y FECHA REGISTRO DE ENTREGA DE PROPUESTAS
Contendrá:
Ver numeral Fecha, hora, nombre o razón social del Proponente y nombre de la
1.5 - Cronograma persona que en nombre o por cuenta de éste ha efectuado
Materialmente la entrega de la propuesta.

Las propuestas deben ser radicadas en la oficina de administración del Conjunto en la

carrera 62 No. 165 A-88 en la hora señalada en el cronograma.
No se recibirán propuestas que lleguen a Conjunto Colina club residencial:
1) Por correo postal, fax, ni correo electrónico.
2) Después de la hora señalada en los presentes términos, el día del cierre. En estos
eventos los sobres respectivos serán devueltos de forma inmediata. La Administradora del
Conjunto Colina club en el día y a la hora señalada para el cierre de la contratación,
declararán el cierre de manera pública, de tal forma que los asistentes, oferentes y
funcionarios presentes en la diligencia de cierre sean testigos del cierre oficial. Así mismo,
queda claro que, para la aplicación de la fecha y hora señaladas, para evitar
discrepancias respecto a la puntualidad de la hora de cierre de la invitación. No se
recibirán propuestas con posterioridad a la fecha y hora de cierre.

1.9. RESPONSABILIDAD DEL PROPONENTE

El Proponente debe examinar cuidadosamente los documentos de la invitación e

informarse sobre todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar de alguna
manera el cumplimiento del objeto de la misma. Con la presentación de la propuesta se
entenderá que el Proponente ha aceptado que los documentos son adecuados,
suficientes y están completos para definir el objeto de la futura contratación.

1.10. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

El Proponente presentará su oferta ajustada en todos los aspectos al presente pliego de

condiciones y anexará la documentación e información exigida.

Si existiere discrepancia entre cifras y textos, se dará prelación a lo consignado en los

textos. En las discrepancias entre textos, que no puedan despejarse con simple raciocinio,
prevalecerá el último texto consignado.

Los documentos de la propuesta no deben presentar tachaduras, borrones o

enmendaduras que den lugar a diferentes interpretaciones o inducir a error, a menos que
se haga la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del Proponente
o en su defecto, validada(s) en la carta de presentación de la oferta. Sin este requisito las
enmiendas no se considerarán válidas.

Las propuestas deberán ser presentadas impresas y foliadas consecutivamente en orden

ascendente de forma física y en forma digital. En la carta de presentación deberá
indicarse el número total de folios.

Información General y Jurídica

Información Financiera
Propuesta Técnica y Propuesta Económica

TERMINOS DE REFERENCIA MINIMARKET 6

La propuesta deberá ser presentada en original y una en medio digital en formato PDF
con seguridad de edición y copia así:

La propuesta deberá presentarse en sobre cerrado y rotulado de manera que se

identifique el nombre del proponente, dirección.

En caso de que haya discrepancias entre el original y el medio digital, prevalecerá lo que
diga el original.

Las propuestas deberán referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos
en el pliego de condiciones.

Las fotocopias que se anexen a las propuestas deberán ser completamente legibles.

1.11. PROPUESTAS PARCIALES Y ALTERNATIVAS

El Conjunto Colina club Residencial no aceptará propuestas parciales. Se Recibirán sólo

propuestas completas que cumplan con los requerimientos técnicos establecidos para el
cumplimiento del objeto de la presente invitación, AUTORIZACIÓN DE EXPLOTACIÓN
ECÓNOMICA DE ZONA COMÚN- MINIMARKET EN EL CONJUNTO COLINA CLUB
RESIDENCIAL. Y deberá presentar las aclaraciones en el periodo de subsanación
documental (ver cronograma).

1.12. PRUEBA Y EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Al presentar propuesta, el Proponente acepta la totalidad del pliego de condiciones y

exigencias previstas en los documentos de la presente invitación; las salvedades, y/o
condicionamientos darán lugar a que la propuesta no sea elegible.

Por la sola presentación de la propuesta se considera que el Proponente ha estudiado en

forma completa las especificaciones, anexos y demás documentos del proceso; que
recibió las aclaraciones necesarias por parte de EL CONJUNTO COLINA CLUB
RESIDENCIAL., sobre inquietudes o dudas previamente consultadas y aceptan que el
pliego de condiciones sea completo, compatible y adecuados para identificar el objeto
que se contratará, que están enterados a satisfacción en cuanto al alcance del objeto y
que han tenido en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos
de su propuesta, necesarios para la debida ejecución.

El Proponente entiende y acepta que, en el evento de resultar favorecido con la

adjudicación y suscriba el contrato correspondiente, asume todas las obligaciones
necesarias para el debido cumplimiento del objeto de este encargo, y en especial debe
actuar con toda la diligencia y cuidado que le son propias a la naturaleza del contrato, de
conformidad con el artículo 1603 del Código Civil y normas concordantes.

La circunstancia que el Proponente con el que se celebre el contrato objeto del presente
proceso, no haya estudiado o verificado toda la información que pueda influir en la
determinación de su propuesta, no lo eximirá de la obligación de asumir las
responsabilidades que le correspondan, ni le dará derecho a reclamaciones, reembolsos o
ajustes de ninguna naturaleza.

1.13. ACLARACIONES A LAS PROPUESTAS PRESENTADAS

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Dentro del más estricto respeto por el tratamiento igualitario a los Proponentes, El
Conjunto Colina Club Residencial P.H podrá solicitar a todos o a cualquiera de ellos las
aclaraciones o informaciones que estime pertinente, a fin de despejar cualquier punto
dudoso o equívoco de las propuestas.

El Conjunto Colina Club Residencial P.H se reserva el derecho de analizar las respuestas
de los Proponentes en estos casos y de evaluar si ellas aclaran o explican lo solicitado.
Estas aclaraciones o explicaciones no servirán para adicionar o modificar la propuesta. El
Conjunto Colina Club Residencial tomará de las aclaraciones y explicaciones únicamente
los aspectos que satisfagan su interés de aclaración, lo que en todo caso se realizará en
el periodo de subsanación documental.

CAPITULO 2 - REQUISITOS MÍNIMOS DE CONTRATACIÓN

2.1. ASPECTOS JURÍDICOS

Participantes

En el presente proceso de selección podrán participar personas naturales, jurídicas,

individualmente, en consorcio, en unión temporal que no infrinjan las normas
constitucionales y legales colombianas, que cumplan con los requisitos establecidos de la
manera que se exige en estos Términos. Los consorcios o uniones temporales o
personas jurídicas deben estar establecidos al momento de presentar la propuesta, no
se aceptan que sean formados después, además el propietario en conjunto debe tener
un porcentaje de participación de más del 60% en dicho consorcio o unión temporal o
persona jurídica

En el caso de que el proponente sea persona jurídica, consorcio o unión temporal deberá
acreditar la condición y facultad mediante la cual actuaría.

Los documentos de la propuesta deben presentarse en el siguiente orden y serán de

obligatorio cumplimiento:

2.1.1 Acreditar ser propietario, mediante la entrega del certificado de libertad, no mayor a
treinta días, para los arrendatarios: carta del propietario del inmueble donde acepte ser el
Avalista, junto con el certificado de libertad del inmueble.
2.1.2 fotocopia del RUT y de la cedula de ciudadanía.
2.1.2.1 Hoja de Vida y/o Portafolio de servicios dependiendo de si se trata de Persona
Natural o Jurídica, consorcio o unión temporal.
2.1.2.2 Certificado de existencia y representación legal: Si el proponente es una persona
jurídica nacional consorcio o unión temporal, deberá comprobar su existencia y
representación legal, mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. Fecha de
expedición no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del plazo
establecido en este documento.
2.1.3 Extractos bancarios de los tres últimos meses
2.1.4 Antecedentes disciplinarios (OFAC, SIRI)
2.1.5 Demás documentación que exijan las aseguradoras para la expedición de la póliza.
Explotación y/o prestación de servicios del minimarket del local destinado para minimarket
(cumplimiento, calidad del servicio, Responsabilidad civil, salarios y prestaciones) todas

TERMINOS DE REFERENCIA MINIMARKET 8

con un porcentaje del 30% del valor anual del contrato.
2.1.6 DETALLE DEL PROYECTO DE NEGOCIO
2.1.6.1 Carta de Aceptación de (Anexo 1), firmada por la persona natural, o el
Representante Legal del Proponente, persona jurídica, natural consorcio, unión temporal
indicando todos los datos requeridos.
2.1.6.2 Presentación del proyecto de negocio indicando que aceptan la prohibición de
venta de licores y cigarrillos para consumo en zonas comunes y solas se venderán a
domicilio.
2.1.6.3 Detallar el horario de atención (calificación proporcional al tiempo de atención)
2.1.6.4 Plan de manejo de proveedores y domiciliarios.
2.1.6.5. Número de personas que estarán atendiendo las necesidades de los usuarios del
mini-market.

2.1.6.6. El monto por el derecho a explotar económicamente el MINIMARKET ubicado

en las zonas comunes de EL CONJUNTO, será de un millón quinientos mil pesos moneda
legal colombiana ($1.500.000). Más el servicio de energía según lectura de medidor
independiente para el local del minimarket. .

2.2.1. Condiciones especiales de la Propuesta

Se debe tener en cuenta:

La omisión de este documento, la omisión de las firmas, la omisión o modificación de

alguno de los compromisos relacionados en el Anexo, no será subsanable y generará
el rechazo de la propuesta.

En caso que la información y soportes suministrados en la propuesta no coincidan con

la condición o naturaleza (Persona natural, Jurídica, Consorcio y/o Unión Temporal)
con que fue suscrito el anexo 1, este se tendrá como no presentado y generará el
rechazo de la propuesta.

Cuando la carta de presentación de la propuesta no guarde concordancia con lo

manifestado en la propuesta económica, predominará la información contenida en la
carta de presentación de la propuesta. Para estos efectos, la entidad se reserva el
derecho de solicitar aclaración.

El local destinado para minimarket según memoria descriptiva del Reglamento de

Propiedad Horizontal de Colina Club Residencial P.H. no cuenta con línea telefónica
ni servicio de internet, corresponde al proponente o arrendatario contratar estos
servicios con una empresa legalmente constituida.

 Las personas que presten sus servicios o laboren en el minimarket deben cotizar al
sistema de seguridad social, en salud, pensión y ARL. Se deben presentar soportes
de pago a la administración los primeros diez (10) días de cada mes. En todo caso
al momento de terminación del contrato deberá entregar copia de la liquidación de
prestaciones laborales firmados por cada uno de los trabajadores que estuvieron
durante la ejecución de las actividades, manifestando que no les adeuda por ningún

TERMINOS DE REFERENCIA MINIMARKET 9

 concepto, junto con presentación de certificados de Paz y Salvo de EPS, ARP, y
AFP (pensiones).

 Plan de protocolo de Bioseguridad y Sistema de seguridad y salud en el trabajo.

 El proponente deberá estar a paz y salvo por todo concepto con la administración
hasta el mes anterior de la presentación de la propuesta, de igual forma no debe
presentar ninguna falta contra el Reglamento de propiedad horizontal.

Proponer horario de atención al público del minimarket, que será objeto de calificación
de acuerdo con el beneficio para la comunidad de Colina Club Residencial.

Valor agregado que pueda aportar a la comunidad, al medio ambiente, otros. de acuerdo
con el beneficio para el conjunto

CAPITULO 3. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN PARA ASIGNACIÓN DE MINIMARKET

Persona Natural Y / JURIDICA 25% Valoración
* Propietario no residente 10%
* Propietario y Residente 15%
Documentos Proponente 40% Valoración
* Certificados de Tradición y Libertad del apartamento del que es propietario (si aplica) 4,0%
*Declaraciones de Renta – Otros Ingresos demostrables 4,0%
* Extractos bancarios de los últimos tres meses 4,0%
* Antecedentes Disciplinarios (OFAC, SIRI) 4,0%
*Otras garantías 4,0%
Fiador solvente:
*Certificado de tradición y libertad no mayor a 30 días, sin afectación de patrimonio familiar - ningún tipo de afectación) 4,0%
* Extractos bancarios de los últimos tres meses 4,0%
*Declaraciones de Renta – Otros Ingresos demostrables 4,0%
* Antecedentes Disciplinarios (OFAC, SIRI) 4,0%
*Otras garantias 4,0%
Proyecto 35% Valoración
Valor agregado que pueda aportar a la comunidad , al medio ambiente, otros. e acuerdo con el beneficio para el conjunto) 9%
*Experiencia en este tipo de negocio acreditada: 4%
*Políticas de precios 3%
* Servicios adicionales 2%
*Métodos de pago 2%
*Atención al adulto 2%
* 2 Certificaciones de Proveedores o comerciales. 2%
* Presentación del Proyecto con ilustraciones y detalle del mismo 4%
* Horario de atención (Mayor calificación de acuerdo con el beneficio para el conjunto) 7%
TOTAL 100% 100%

Cordialmente,

Clara Isabel Vargas Espinosa

Administradora

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