INFORME DE PRE AUDITORIA SISTEMA DE GESTIÓN

1 INFORMACIÓN GENERAL

ORGANIZACIÓN

EMPOCHAPARRAL

LOCALIZACIÓN

, Chaparral, Tolima, Colombia.

ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Supervisión del servicio público domiciliario de aseo y comportamiento ciudadano al operador

EMPOCHAPARRAL, así como también instalación, mantenimiento y/o recuperación de jardines y zonas verdes
del municipio de Chaparral, Tolima.

CÓDIGO IAF: 35

REQUISITOS: ISO 9001:2015 + ISO 14001:2015 + ISO 45001:2018

REPRESENTANTE

Nombre: LUCIA CATALINA GARCIA SARMIENTO

Cargo: Profesional en Salud Ocupacional

Correo electrónico: lcgarciasarmiento@hotmail.com

FECHA DURACIÓN (total días))

Fechas de ejecución de la pre auditoría 2021-03-08/09. 2.0

EQUIPO AUDITOR

Auditor Líder: CORINA ALEJANDRA GARCIA SARMIENTO

2 OBJETIVOS
2.1 Revisar el entendimiento por parte de la Organización de los requisitos especificados en la norma de ISO
9001, ISO 14001, ISO 45001 del sistema de gestión.
2.2 Determinar el estado de implementación del Sistema de Gestión frente a los requisitos

Este informe no se debe utilizar como un informe de auditoría interna al sistema de gestión, ni se tomará como elemento
para una decisión de certificación, se comunicará únicamente a la organización y no será divulgado a terceros sin su
autorización.

ES-I-SG-03-F-002 Página 1 de 6
Versión 01
 INFORME DE PREAUDITORIA SISTEMA DE GESTION
3. NO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS

No Numeral(es) Descripción de la no conformidad

Conformi de la norma
dad No.
de requisitos

1. ISO 9001 4.2. No conformidad.

ISO 14001 4.2. La organización no determina las necesidades y expectativas de las partes
interesadas pertinentes al Sistema de Gestión Ambiental y de Calidad.
Evidencia.
No estas identificadas las necesidades y expectativas de la parte interesada
Ministerio de Trabajo, Ministerio de Ambiente. Así mismo, las necesidades y
expectativas de los Proveedores están hacia la empresa.
Las necesidades de los colaboradores/contratistas, no contempla el pago
oportuno de lo pactado.

2 ISO 9001 6.1 No Conformidad.

ISO 14001 6.1. La organización no determina los riesgos y oportunidades que es necesario
abordar con el fin de asegurar que el Sistema de Gestión puede lograr los
resultados previstos.
Evidencia.
No se evidencia la identificación de los riesgos y oportunidades asociados a las
actividades del proceso de Mantenimiento y/o Recuperación de Parques y Zonas
Verdes.

3 ISO 9001 9.3 No conformidad.

ISO 14001 9.3 La organización no revisa a intervalos planificados el Sistema de Gestión
OHSAS 18001 4.6 (Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental) para asegurarse de
(ISO 45001) conveniencia, adecuación y eficacia.
Evidencia.
No se ha realizado revisión por la dirección para el Sistema de Gestión de
calidad, ambiental y SSO.

4 ISO 9001 No conformidad.

9.2.2.a. ISO La organización, no implementa y mantiene uno o varios programas de auditoría
14001 9.2.2. interna.
OHSAS 18001: Evidencia.
4.5.5 No hay programa de auditorías de acuerdo al procedimiento AUDITORIAS
ISO 45001 INTERNAS (PRO SIG 05).
No se evidencian las Listas de Verificación FOR 26 PRO SIG VERSIÓN 01,
realizadas para cada proceso.

Este informe no se debe utilizar como un informe de auditoría interna al sistema de gestión, ni se tomará como elemento
para una decisión de certificación, se comunicará únicamente a la organización y no será divulgado a terceros sin su
autorización.

ES-I-SG-03-F-002 Página 2 de 6
Versión 01
 INFORME DE PREAUDITORIA SISTEMA DE GESTION
5 ISO 14001. No conformidad:
6.1.3 OHSAS La organización no identifica los requisitos legales de SSO y Ambiental
18001. 4.3.2. aplicables.
Evidencia.
No está identificadas los siguientes requisitos legales en la Matriz de Requisitos
SST y en el Normograma:
∙ Resolución 2404 de 2019 (Batería de riesgo psicosocial)
∙ Resolución 089 de 2019 (Prevención y atención del consumo de
sustancias psicoactivas)
∙ Ley 1616 de 2013 (Salud Mental)
∙ Decreto 1496 de 2018 (SGA).

6 ISO 14001. No conformidad.

9.1.2. OHSAS La organización no establece, implementa y mantiene los procesos necesarios
18001. 4.5.2.1. para evaluar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos.
Evidencia.
No se observó soporte alguno de la evaluación de cumplimiento de los
requisitos legales identificados en la Matriz de Requisitos Legales SSY y en el
Normograma.

7 OHSAS 18001. No conformidad.

4.2.b. La alta dirección no asegura que la Política S y SO incluye el compromiso con la
prevención de lesiones y enfermedades.
Evidencia.
La política de SST del SIGIL.

8 OHSAS No conformidad.
18001. El procedimiento para la identificación de peligros y la valoración de riesgos no
4.3.1.a. tiene en cuenta: actividades rutinarias y no rutinarias.
Evidencia.
El procedimiento de Identificación de Peligros (PRO SIG 101).

9 OHSAS No conformidad.
18001. La identificación de los peligros y la valoración de riesgos no tiene en cuenta las
4.3.1.b,e. actividades de todas las personas que tienen acceso al sitio de trabajo
(Visitantes) y los peligros generados por la vecindad.
Evidencia.
La Matriz de Peligros MAT SIG 02.

10 OHSAS No conformidad.
18001. 4.4.6. La organización no implementa y mantiene los controles operacionales que sean
aplicables a la organización y a sus actividades.
Evidencia.

Este informe no se debe utilizar como un informe de auditoría interna al sistema de gestión, ni se tomará como elemento
para una decisión de certificación, se comunicará únicamente a la organización y no será divulgado a terceros sin su
autorización.

ES-I-SG-03-F-002 Página 3 de 6
Versión 01
 INFORME DE PREAUDITORIA SISTEMA DE GESTION
No se observa el informe de condiciones de salud del último periodo. No han
realizado estudios de medición de los peligros asociados a la iluminación, ruido
y material particulado.
No se observa el Permiso de Alturas para el servicio de Tala realizado el 02 de
Julio de 2019, realizado en la Carrera 10A # 37A-25, Ibagué Tolima. No hay
control en el Mantenimiento Preventivo de las motocicletas que usan los
Supervisores asignados al servicio de Supervisión del Operador de Recolección
de Residuos Sólidos.

11 OHSAS 18001. No conformidad.

4.3.3. Los objetivos de S y SO no son consistentes con la Política de S y SO.
Evidencia.
No se observa que el compromiso de la política de Identificar peligros, evaluar
riesgos y establecer controles, se materialice en un objetivo y/o se dé
cumplimiento a la misma.

12 ISO 14001. No conformidad.

6.2.1 b.c. Los objetivos ambientales no son medibles, ni objeto de seguimiento. Tampoco
6.2.2. esta planificado el logro de los mismos.
Evidencia.
Los objetivos ambientales N° 1 y 2, establecidos en el SIGIL.

13 ISO 14001. 6.1.2 No conformidad.

La organización no determina los aspectos ambientales de sus actividades,
productos o servicios que pueda controlar y de aquellos que pueda influir.
Evidencia.
No están identificados los aspectos ambientales que afectan la flora, en las
actividades del proceso de Mantenimiento y/o recuperación de jardines y/o
parques de la ciudad de Ibagué.

14 OHSAS 18001. No conformidad.

4.4.7. La organización no identifica el potencial de situaciones de emergencia. Así
mismo, no establece, implementa y mantiene un procedimiento para responder a
las situaciones de emergencia.
Evidencia.
No se observa análisis de vulnerabilidad de los posibles escenarios de
emergencia: Accidentes de Tránsito y Rescate en alturas.

No se observa procedimiento para responder a la situación de emergencia

calificado como ALTO, en el PLAN DE EMERGENCIAS; relacionado con el
Atrapamiento en la puerta de ingreso de la sede administrativa.

Este informe no se debe utilizar como un informe de auditoría interna al sistema de gestión, ni se tomará como elemento
para una decisión de certificación, se comunicará únicamente a la organización y no será divulgado a terceros sin su
autorización.

ES-I-SG-03-F-002 Página 4 de 6
Versión 01

INFORME DE PREAUDITORIA SISTEMA DE GESTION

 15 ISO 9001. 8.1 No conformidad.
La organización no planifica, implementa y controla los procesos necesarios
para cumplir los requisitos para la provisión de productos y servicios. Evidencia.
No se observa soporte de la salida de la planificación del servicio de
mantenimiento y/o recuperación de parques y jardines.

16 ISO 9001. 9.1.1.b. No conformidad.

La organización no determina los métodos de seguimiento, medición análisis y
evaluación necesarios para asegurar resultados válidos.
Evidencia.
El indicador del proceso de Supervisión del Operador de Aseo (N°
Supervisiones/Total de servicios del Operador) no tiene definido meta, no
evidencia análisis, ni plan de acción.
No se observa medición, análisis y mejoramiento de los indicadores asociados a
los objetivos de calidad, seguridad y salud en el trabajo y ambiental.

17 ISO 9001. 7.2 No conformidad.

OHSAS 18001 La organización no asegura que las personas que afectan el desempeño del
4.4.2 Sistema de Gestión sean competentes basándose en Educación, Formación o
ISO 14001 7.2 Experiencia apropiadas.
Evidencia.
El Director Operativo, no cuenta con soportes que evidencien el cumplimiento de
la competencia (Educación, formación/entrenamiento y experiencia) definido en
el Manual de Funciones MAN DAF 01.

18 ISO 9001. 7.2 No conformidad.

OHSAS 18001 La organización no determina la competencia necesaria de las personas que
4.4.2 realizan, bajo su control, un trabajo que afecta el desempeño y eficacia del
ISO 14001 7.2 Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental.
Evidencia.
No hay definición de competencias para el personal que desarrolla el convenio
001 del año de 2019, para desarrollar el objeto de Mantenimiento y
Recuperación de parques y zonas verdes.

19 ISO 9001. No conformidad.

8.4.1. ISO La organización no determina y aplica criterios para la evaluación, la selección,
14001. 8.1. el seguimiento al desempeño y la reevaluación de los proveedores externos.
OHSAS 18001. Evidencia.
4.4.6 No hay definición de criterios de selección, evaluación, reevaluación de los
proveedores. No hay evaluación y reevaluación de los proveedores.

Este informe no se debe utilizar como un informe de auditoría interna al sistema de gestión, ni se tomará como elemento
para una decisión de certificación, se comunicará únicamente a la organización y no será divulgado a terceros sin su
autorización.

ES-I-SG-03-F-002 Página 5 de 6
Versión 01

INFORME DE PREAUDITORIA SISTEMA DE GESTION

 20 No conformidad.
La organización no identifica la necesidad de tomar acciones correctivas
producto del análisis de los accidentes.
Evidencia.
Se tienen 16 accidentes reportados a la ARL, que no han sido reportados a la
EPS según requisito legal declarado en el Decreto-Ley 1295 de 1994, Art 62. No
se observa la toma de acciones correctiva, producto de los accidentes ocurridos.

4. OPORTUNIDADES DE MEJORA

∙ Las políticas del Sistema de Gestión, para definirlas e integrarlas bajo los lineamientos de los tres
referenciales implementados.
∙ La metodología de identificación, valoración y forma de abordar los riesgos y oportunidades, para asegurar su
estandarización y conservación del conocimiento.
∙ La actualización de los requisitos legales y de otra índole, para asegurar la identificación constante y
frecuente con miras a la definición de los controles operativos necesarios.
∙ La identificación de las situaciones de emergencia (SST y Ambiental) para gestionarlas adecuadamente
buscando la mitigación de los riesgos asociados.
∙ Incluir en el procedimiento de Investigación de Incidentes la posibilidad de ajustar y/o revisar la matriz de
peligros.
∙ Salidas no conformes, para identificar las fuentes en los diferentes procesos, actividades, servicios, con el
objetivo de identificar fuentes de mejora.
∙ Es necesario definir claramente los criterios de operación de las actividades misionales de la organización
(poda, jardinería, tala de árboles, entre otros) que les permita planear la prestación de los servicios (Es
decir, contemplando las dos posibles opciones: Solicitud de los servicios de poda y tala, o según
planificación interna).

ASPECTOS RELEVANTES.
∙ Uso del aplicativo MEET el cual evidencia la coordinaciòn y asistencia al evento programado
(Supervisor,Fecha, Hora, entre otros).

Nombre del Auditor Líder: CORINA ALEJANDRA GARCIA SARMIENTO Fecha: 2021-03-08

Este informe no se debe utilizar como un informe de auditoría interna al sistema de gestión, ni se tomará como elemento
para una decisión de certificación, se comunicará únicamente a la organización y no será divulgado a terceros sin su
autorización.

ES-I-SG-03-F-002 Página 6 de 6
Versión 01