AUDITORIA ADMINISTRATIVA-727

EJE 2
 COMUNICACIÓN Y EVOLUCION
AUDITORIA TECNOLOGICA

ADMINISTRATIVA
LAURA VASQUEZ MARTA

NICOLAS ESPITIA MOLINA

JOHN JAIRO PINEDA JOYA

KEVIN CARABALLO

FUNDACION UNIVERSITARIA
AREANDINA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTA-2020
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CONTENIDO

1. MARCO ESTRATÉGICO
MISION
VISION
OBJETIVOS
VALORES
RESEÑA HISTORICA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ACREDITACION

2. DOCUMENTO DE PLANEACION
OBJETIVOS
ACTIVIDAD ECONOMICA
METODOLOGIA Y ENFOQUE DE TRABAJO

3. PROGRAMA DE TRABAJO
EQUIPO DE TRABAJO
ACTIVIDADES
AREAS DE INTERVENCION
DIAGRAMAS DE PROCESOS
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
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INTRODUCCIÓN

La auditoría es una herramienta importante usada para controlar, supervisar y

registrar las fallas y posibles mejoras en los procesos de una entidad que nos
permita alinear correctamente el debido funcionamiento de las mismas.

una auditoría puede ser de manera interna o externa en donde se pueden

identificar desviaciones que se producen en la organización y se pueden
enmendar tomando medidas estratégicas que permitan retomar el rumbo correcto
en la empresa y así cumplir con el logro de sus objetivos.

Con mi equipo de trabajo se buscó desde un punto práctico poner en marcha el

debido proceso de auditoría sobre la empresa AGQ Prodycon Colombia S.A.S en
el área de compras y proveedores inicialmente en los procesos internos con los
cuales operan actualmente.
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1.MARCO ESTRATÉGICO AGQ PRODYCON COLOMBIA SAS

MISIÓN

AGQ Prodycon Colombia S.A.S, presta servicios de monitoreo, toma de muestras,

análisis de laboratorio y mediciones ambientales en la matriz agua, suelo, aire,
ruido, biota y residuos, por medio de metodologías estandarizados y tecnología
avanzada, garantizando así, la calidad, integridad y confiabilidad de los resultados
emitidos, con el fin de contribuir y dar cumplimiento a los requisitos normativos, la
satisfacción del cliente, el desarrollo sostenible y la equidad social.

VISION

AGQ Prodycon, Colombia SAS, para año 2025 será reconocido por su excelencia
a nivel nacional, como uno de los laboratorios ambientales con él para el
suministro de información ambiental, siendo pionero en la implementación de las
mejores tecnologías, instalaciones y capital humano para el muestreo, monitoreo,
análisis y seguimiento ambiental.

OBJETIVOS

 Asegurar la calidad y trazabilidad de las muestras y los datos

relacionados a su análisis
 Alcanzar un alto nivel de satisfacción de los clientes
 Brindar formación, entrenamiento y asegurar las competencias del
personal
 Promover la mejora del Sistema Integrado de gestión, mediante la
implementación eficaz de acciones correctivas, preventivas
 Promover acciones encaminadas al cuidado de la salud
 Realizar acciones permanentes para aumentar la conciencia
ambiental, el cuidado y buen uso de los recursos naturales
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VALORES

1. Respeto
2. Comunicación
3. Integridad
4. Innovación
5. Compromiso
6. Transparencia
7. Trabajo en Equipo

RESEÑA HISTÓRICA

Fundada el 10 de noviembre de 1988 en la notaria 35

de Bogotá con la Razón Social de Laboratorios
Prodycon Ltda., posteriormente en el año 2003 su
nombre pasa a ser Laboratorio Prodycon S.A.

En el 2017 Laboratorio Prodycon S.A.S pasó a ser

parte del Grupo AGQ Labs, donde su objeto social es
la prestación de servicios de muestreo y análisis
ambientales según Normas Nacionales y/o
internacionales reconocidas. Su participación en el
desarrollo de grandes proyectos a nivel nacional en
el sector público y privado en los campos de control
ambiental, lo han convertido en el líder dentro de la
industria. El 11 de julio de 2018 se cambió de razón
social a AGQ prodycon Colombia SAS.
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
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ACREDITACION ACTUAL

Estamos comprometidos con la entrega de resultados seguros y confiables, dentro

del marco normativo de la ISO 17025, con la protección ambiental y la prevención
de la contaminación en equilibrio con las necesidades socioeconómicas dentro del
marco normativo de la ISO 14000, y con un sistema de gestión en seguridad y
salud ocupacional, mediante el modelo "Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" bajo las
normativas OHSAS 18001.
Acreditación 17025 para Laboratorios de Ensayo (IDEAM)

Acreditación otorgada por IDEAM (Instituto de Hidrología, Meteorología y

Estudios Ambientales) para producir información cuantitativa, física, química y
microbiológica para los estudios o análisis ambientales requeridos por las
autoridades ambientales competentes.

ISO/IEC Standard 17025:2005 Acreditación para Laboratorios de Ensayo

Acreditación para Laboratorios de Ensayos, otorgada por el International

Acreditación Service (IAS) para residuos de plaguicidas en frutas, hortalizas,
matrices grasas, café y hojas.

Certificación ISO - 9001:2015

Consultoría, monitoreo y análisis de laboratorio en matrices ambientales, tales

como aire (fuentes fijas, calidad de aire, ruido), agua, suelos, biota y residuos
peligrosos.

Certificación ISO - 14001:2015

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Consultoría, monitoreo y análisis de laboratorio en matrices ambientales, tales

como aire (fuentes fijas, calidad de aire, ruido), agua, suelos, biota y residuos
peligrosos.

Certificación OHSAS - 18001:2007

Consultoría, monitoreo y análisis de laboratorio en matrices ambientales, tales

como aire (fuentes fijas, calidad de aire, ruido), agua, suelos, biota y residuos
peligrosos.

2.TERMIOS DE REFERENCIA:

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Establecer los lineamientos para la selección, evaluación, seguimiento y re-

evaluación de proveedores y la gestión de compras de bienes y servicios

adquiridos

por AGQ PRODYCON COLOMBIA S.A.S, asegurando que cumplen con los
requisitos de

calidad, seguridad, salud en el trabajo y ambiente de la organización o el cliente.

OBJETIVO ESPECÍFICO

Garantizar el suministro en tiempo, forma y coste de todos los artículos y

servicios necesarios en la organización, de forma que, las diferentes áreas de

trabajo, puedan

ejecutar sus funciones bajo los estándares de calidad y servicios establecidos y

con las

condiciones establecidas. Producción – Compras – Financiero.

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CONOCIMIENTOS DEL CLIENTE

DATOS GENERALES

RAZON SOCIAL: AGQ PRODYCON COLOMBIA S.A.S

NIT: 8000708537

DIRECCION: CALLE 153 A 7 H 72

TELEFONOS: 6715110

GERENTE GENERAL: Manuel Martín Sarmiento

ACTIVIDAD ECONOMICA

La empresa está dedicada al análisis, ensayo y procesamiento de laboratorios en

los servicios del sector: Agronómico, Alimentario, Ambiental, Minero y de la Salud.

ENFOQUE Y METODOLOGIA DE TRABAJO

Esta auditoria está orientada a supervisar, controlar y manejar correctamente las

fallas en la selección de proveedores contribuyendo en un buen manejo y control
por medio de los siguientes ítems:

 Conocimiento de la entidad
 Énfasis en criterio profesional
 Planificación estratégica
 Cumplimento de las etapas planificadas

3. PROGRAMA DE TRABAJO

EQUIPO DE TRABAJO

Nicolás Espitia Molina

John Pineda

Laura Vásquez Marta

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ACTIVIDADES A REALIZAR:

Es fundamental que todos los proveedores sean calificados de acuerdo con los
requerimientos de calidad que nos permitan regular, controlar y supervisar las
actividades desempeñadas permitiendo que la cadena de suministro sea confiable
con las siguientes actividades a realizar

 Selección de los proveedores que serán auditados por medio de una

selección previa,
 Programar auditoría: cronogramas, fechas, actividades.
 Crear listas de verificación: de acuerdo con los requisitos exigidos por el
Sistema de Gestión de la Calidad, basado en la norma ISO 9001:2015 y
Icontec 17025
 Revisar los problemas pasados: la auditoría debe considerar las no
conformidades y los hallazgos reportados en auditorías pasadas.
 Garantizar el cumplimiento de los proveedores realizando una
actualización anual de documentación según su criticidad.

AREAS DE INTERVENCION:

Se auditará el área de compras por su intervención tan misional al ser un proceso

que define la situación en que un proveedor pueda prestarnos un servicio ya que
al realizar una mala selección que incumpla con los términos acordados puede
provocar inconsistencias con la adquisición correspondiente en el área de
laboratorio y monitoreo.

PRINCIPALES PORVEEDORES

BLAMIS: Proveedor de sustancias químicas

CONAMET: Calibración de quipos de laboratorio.

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TIPOS DE PORVEEDORES

TIPO DE PROVEEDOR SERVICIOS O PRODUCTOS

Proveedores Tipo A: Reactivos, Insumos, Materiales y Equipos de Laboratorio

Proveedores Nacionales e y Muestreo
Internacionales de equipos, Servicios de Mantenimiento, Verificación y Calibración de
insumos, materiales y servicios equipos de Laboratorio y Muestreo.
críticos para la calidad de los Servicios de Capacitación y/o Entrenamiento (Para
muestreos, ensayos e originen HSEQ)
interpretaciones de la empresa y Laboratorios de Subcontratación
el cumplimiento de los procesos Servicios de Auditoría y Consultoría
de calidad, salud ocupacional y Servicios de Transporte y Mensajería
medio ambiente, todos aquellos Elementos de protección personal y dotaciones
que se involucran en los Construcciones y Mantenimientos Locativos
procesos misionales de la Extintores
organización. Exámenes médicos ocupacionales y psicosensométricos
Compra de equipos de laboratorio, operaciones y HSEQ.
Estudios de Higiene
Servitecas para mantenimiento de vehículos
Gestores de residuos peligrosos
Servicios de Seguridad Física y Monitoreo de Alarmas
Servicios de mantenimiento y alquiler de vehículos
Otros elementos críticos.
Proveedores Tipo B: Reactivos, Insumos, Materiales y Equipos de Laboratorio
Proveedores Internacionales de y Muestreo
equipos, insumos, materiales y Suministro y Mantenimiento de Equipos
servicios críticos para la calidad Otros elementos críticos.
de los muestreos, ensayos e
interpretaciones de la empresa y
el cumplimiento de los procesos
de calidad, salud ocupacional y
medio ambiente.
Proveedores Tipo C: Grandes Superficies
Proveedores de materiales y Repuestos de Vehículos
servicios para las áreas de Finca Raíz y Arriendos
oficina y soporte (Proveedores Servicios y Materiales varios de compra única y
No Críticos) esporádica para las áreas de soporte
Empresas Aseguradoras
Aerolíneas y Agencias de Viajes
Revisoría Fiscal y Otros Financieros
Insumos y Equipos de Oficina
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DIAGRAMAS Y PROCESOS DE FLUJO

Proceso de compras convencional.

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Para poder trabajar con mayor certeza sobre las causas que motivan cada
uno de los problemas que se han localizado en el proceso de compras de
AGQ PRODYCON COLOBIA SAS, se han realizado dos diagramas de causa –
efecto respecto de los principales problemas se encuentran subrayado en
rojo que se han localizado y las mejoras subrayado en amarillo.
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

TIEMPO AÑO XXXX

Ítem AUDITOR RESPONSABL
ACTIVIDAD (MES) (MES)
1 FASE DE PLANEACIÓN 3 4 7 8 9 10 11 14 15 1 2 3 4 7 8 9
Conocer y analizar la Asignación de Trabajo – AT,
1
objetivo general y objetivos Específicos (Actividad A1)
2 Conocer la Entidad a Examinar (Actividad A2)
Conocimiento en detalle del Ente objeto de control fiscal
2.1
o asunto a auditar
Identificar personal clave del ente objeto de control fiscal
2.2
o asunto a auditar
2.3 Conocer la función de auditoría interna

2.4 Evaluar controles

3 Realizar pruebas de recorrido

4 Identificar Factores de Riesgo (Actividad A3)

4.1 Asociar materias específicas a procesos

Asociar factores de riesgo de auditoría a materias
4.2
específicas
4.3 Definir procesos significativos para la auditoría
5 Diligenciar Matriz para evaluar el diseño de controles -
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Fase de Planeación
6 Definir estrategia de auditoría
Elaborar el Plan de Trabajo y Programas de Auditoría
7
(Actividad A4)
Elaborar los Planes de Trabajo por parte de otros
8
Equipos de Auditoría -si los hay-
9 Determinar la Coherencia del Plan de Trabajo Conjunto.

10 Aprobar el Plan de Trabajo Conjunto

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REFERENCIAS

Agq Labs & Technology. (2021, 9 marzo). Conoce AGQ Labs. AGQ Labs Colombia.
https://agqlabs.co/conoce-agq-labs/#agqLabsEspanaAnchor

Escuela Europea de Excelencia. (2020, 23 abril). Auditoría de calidad a

proveedores: 3 consejos clave.
https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/2018/04/auditoria-de-calidad-a-
proveedores