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SISTEMA DE GESTIÓN
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FECHA: AGOSTO 2019 A FEBRERO 2020

En la empresa DFCC S.A.S inicié mis practicas desde el 12 de agosto de 2019 hasta el 14 de
febrero de 2020, en un principio revisé todos los documentos para saber cómo estaba el sistema
de gestión en DFCC S.A.S. En el empalme que dejó la persona que estaba anteriormente, estaban
las tareas que realizó y las que hacían falta para avanzar en el Sistema de Gestión. Hasta el
momento dejo evidencia a través de este informe sobre todas las actividades que he ejecuté desde
el primer día, hasta hoy y hago entrega de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo organizado y avanzado bajo la última revisión que se hizo con la asesora a partir de la
resolución 0312 del 2019, el día 13 de enero de 2020. El porcentaje de cumplimiento del sistema
fue de 93.5%, de los cuales bajo mi responsabilidad estuvo el 10,25% de ejecución.

Cada tres (3) meses se convoca una reunión con la asesora María Isabel de la ARL SURA, para
realizar la visita en el que se revisa el Sistema de Gestión y los compromisos dejados en la vista
anterior, aparte se monta en la página de la ARL SURA, el informe de la visita realizada con los
compromisos y recomendaciones hechas durante la reunión; también se debe implementar en la
matriz de acciones preventivas y de mejora para que, en la próxima visita, estén las tareas
completadas.

Para acceder a los informes por parte de la asesora o de alguna persona enviada por parte de la
ARL, se debe seguir el siguiente procedimiento:

 Ingresar a la página www.arlsura.com

 Iniciar sesión con los datos de la empresa = Usuario: 3482368; Contraseña: 1013 (a la
fecha); Nit: 900966312
 Dar click en la opción Gestión de Riesgos Laborales.
 En el apartado de Auditoría, revisión y mejoramiento, dar click en la opción Informes
Técnicos.
 En fecha, definir el periodo del cual se quiere visualizar el informe.
 Dar click en la opción Generar.
 Cuando se muestre la evidencia de que se generó el informe, dar click en la opción Ver
archivo.

Toda la información del SG-SST, estará archivada en la carpeta digital de DRIVE

https://drive.google.com/drive/folders/14tRZjktam-BhjcdDp4qIERcbjK3IJizS, se debe actualizar
diariamente con los documentos ejecutados durante el día o con nueva información en relación con
el SST.

NOTA: cada uno de los documentos que están relacionados en la entrega del puesto, llevan a las
carpetas en las cuales está montado todo el sistema de gestión de DFCC S.A.S.
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OBJETIVO

Prevenir lesiones y enfermedades laborales a los colaboradores, contratistas y visitantes durante

las practicas, implementando medidas de intervención para los riesgos significativos como el
osteomuscular, eléctrico y psicosocial en los que se tienen identificados, con el fin de disminuir la
probabilidad, la ocurrencia o consecuencia en que se materialicen.

Apoyar la implementación del SG-SST de la empresa DFCC S.A.S.

METODOLOGIA A UTLIZAR

Las fuentes que me permitieron desde un principio a que mis conocimientos se ampliaran con más
información, fueron:

 La página de la ARL SURA en la pestaña GESTIÓN DEL RIESGO

 Safetya
 Buscador GOOGLE: definiciones, normatividad, guías de formatos, etc.
 Videochats de la ARL en temas relacionados con SST
 Asesoría trimestral por María Isabel

DESARROLLO DE ACTIVIDADES EN EL PERIODO DE PRACTICAS DESDE EL MES DE

AGOSTO 2019 HASTA EL MES DE FEBRERO 2020:

1. Protocolo de primeros auxilios: Se actualizó el protocolo de primeros auxilios que había

dejado la practicante anterior, corrigiendo la redacción en algunas partes y añadiendo la
información que hacía falta, como los números de emergencia y algunas maniobras para
realizar, en caso de que se presente una emergencia dentro del lugar de trabajo.
2. Programa de alcohol y sustancias psicoactivas: Se actualizó el programa de alcohol y
drogas de acuerdo a la resolución 089 de 2019, como lo había recomendado la asesora
de la ARL en revisiones anteriores.
3. Estándares de seguridad: Se corrigieron los estándares de seguridad que se tenían
definidos, ya que la información que se tenía, obedecía a las condiciones de seguridad
que ofrecía la empresa y no a los estándares para realizar las funciones de manera
segura y que no se ocasionaran accidentes ni enfermedades.
4. Formato de control de cambios: Se deja un formato en Excel donde se compilan los
cambios que se les hace a los diferentes documentos del SG-SST, con esto se deja la
evidencia de que se realiza la mejora continua al sistema de gestión.
5. Procedimiento de compras y adquisiciones : Se realizó el procedimiento de compras y
adquisiciones para darle cumplimiento a los estándares mínimos de la resolución 0312 y
siguiendo la recomendación de la asesora de la ARL. Se deja finalizado y aprobado por
Jose Restrepo y Felipe Gonzalez.
6. Selección de contratistas: Se deja finalizado el documento donde se compilan los
requisitos mínimos que deben cumplir los contratistas para prestar el servicio definido para
la empresa DFCC S.A.S.
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7. Medical Leave Tendencies: Con la ayuda del Gerente de operaciones, se crea una
matriz donde se compilan todas las incapacidades mes a mes, para llevar un monitoreo
eficiente del ausentismo por causa médica, con el diagnóstico y el nombre del profesional
de la salud que autoriza la incapacidad. Esta matriz se debe actualizar cada 15 días, luego
de la nomina, de acuerdo con la indicación del líder de Capital Humano.
8. Actualización de Matriz de requisitos legales: Se actualizó la matriz de requisitos
legales, anexando la resolución 089 de 2019, ya que esta era la única normativa aplicable
a la empresa que faltaba por incluirse en la misma. Pero se debe continuar realizando un
seguimiento a las nuevas normativas en SST que salgan y que apliquen a los procesos
que se manejan al interior de la organización.
9. Informe de Gestión del COPASST: Se realizó el informe de la gestión realizada por el
COPASST hasta el mes de septiembre, para dar cumplimiento a los estándares mínimos
de la resolución 0312. En el mes de abril de 2020, se debe realizar el otro informe de
gestión.
10. Informe de Gestión del CCL: Se realizó el informe de la gestión realizada por el Comité
de Convivencia Laboral hasta el mes de septiembre, para dar cumplimiento a los
estándares mínimos de la resolución 0312. Este informe se debe realizar cada 3 meses.
11. Simulacro de evacuación: Se participó en el simulacro nacional de evacuación que se
realiza cada año, con la ayuda del conjunto inmobiliario San Fernando Plaza, se realizó el
respectivo Informe del simulacro y se obtuvo el certificado de participación por parte del
DAGRD y el SFP. (El próximo corresponderá al mes de octubre de 2020)
12. Procedimiento para reporte de incidentes y AT: Se deja actualizado el procedimiento
para reporte de incidentes y Accidentes de Trabajo, ya que los procedimientos son uno de
los puntos que se revisan en las auditorías y el procedimiento que había anteriormente
estaba incompleto.
13. Procedimiento de inducción y reinducción: Se actualiza el procedimiento de inducción
ya que faltaban algunos puntos que se trataban en la inducción y algunos ítems que
deben tener los procedimientos.
14. Procedimiento para la identificación de peligros, evaluación y valoración de
riesgos: Se actualiza el procedimiento de la matriz IPEVR, ya que no se explicaba bien la
metodología de la GTC 45 y se omitían algunos pasos para la identificación de peligros y
la evaluación de los riesgos.
15. Procedimiento de Gestión del Cambio: Se actualizó el procedimiento de gestión del
cambio, incluyendo los ítems que debe tener un procedimiento de alguna actividad de
SST.
16. Procedimiento de comunicaciones: Se deja actualizado el procedimiento de
comunicaciones, donde se explica cómo se debe dejar la evidencia de acuerdo a la
información que se comunique en materia de SST.
17. Procedimiento para la identificación, actualización y evaluación de cumplimiento de
requisitos legales: Se realiza el procedimiento para llenar la matriz de requisitos legales.
18. Análisis de vulnerabilidad de acuerdo a las amenazas: Se realiza el análisis de
vulnerabilidad, ya que este es uno de los insumos más importante para iniciar con el plan
de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.
19. Procedimientos operativos normalizados: Se realizan los PON’S para las diferentes
amenazas internas y externas que presenta la empresa. Estos procedimientos son uno de
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los puntos más importantes del plan de prevención, preparación y respuesta ante
emergencias.
20. Política, Objetivos y Responsabilidades: Se actualizaron y se divulgaron la política en
SST, los objetivos del SG-SST y las responsabilidades en el SG-SST con base al rol que
desempeñan en la empresa. Los documentos quedaron actualizados para todo el año
2020.
21. Indicadores SST: Se realizó la medición de los indicadores desde agosto hasta
diciembre 2019 y se definieron los indicadores para el año 2020. Hasta el momento se ha
monitoreado el indicador del mes de enero y falta calcular los indicadores de febrero y
meses siguientes.
22. Programación de exámenes periódicos: Se deja lista la programación de exámenes
periódicos, con base a la política definida por la empresa (cada dos años se realiza el
examen para los más antiguos y cada año para el personal nuevo).
23. Cronograma anual de capacitaciones: Se realizó el cronograma de capacitaciones
para el año 2020, con base a la matriz IPEVR y las necesidades de la empresa. El
siguiente aprendiz debe continuar con este cronograma y cumplirlo a cabalidad.
24. Plan de trabajo anual: Se realiza ajuste y se le adicionan al ciclo las nuevas actividades
a desarrollar, el anterior aprendiz ya había dejado el plan de trabajo, pero lo que no se
tenían en cuenta es que las actividades debían ponerse de acuerdo al mes en que iban a
hacerse, definir los recursos a utilizar y firmarlo por el representante del SG-SST.
Se definió el plan de trabajo anual 2020, con base en las actividades faltantes del 2019, la
matriz IPEVR, el resultado de la batería de riesgo psicosocial y las recomendaciones de la
asesora de la ARL.
25. Registro de capacitaciones y planilla de evidencia: Se elaboró un formato llamado
EVALUACIÓN DE CAPACITACIÓN GENERAL DE SST con el objetivo dejar evidencia
de la formación divulgada a los diferentes comités y a colaboradores en general. Además,
se continúa con el formato de recopilación de evidencia de capacitaciones donde se dejan
las firmas del personal impactado con las mismas. Las planillas se diligencian con el
nombre y el día de la divulgación.
26. Cronograma de 50 horas COPASST: Se deja definido y aprobado por el líder de capital
humano, el jefe de operaciones y el líder de los supervisores, el cronograma para que los
integrantes del COPASST realicen el curso de las 50 horas del SG-SST. Son 3
integrantes principales que faltan por el curso y todos empezarán con el mismo en la
semana del 17/2/2020.

NOTAS:

 El plan de trabajo se deja ajustado, organizado y firmado.

 Los cambios realizados en cada uno de los procedimientos quedaron evidenciados en el

formato de control de cambios.
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PENDIENTES

1. Realizar RENDICIÓN DE CUENTAS por parte de los colaboradores a SST y RR.HH; a su

vez, realizar la RENDICIÓN DE CUENTAS de SST a la Gerencia (2019).
2. PLAN DE PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS: Para
finalizar el plan, se deben anexar los PON’s y definir el sistema comando incidentes.
3. AUDITORÍA: Realizar la auditoría del SG-SST para estar más cerca de alcanzar el 100%
de los estándares mínimos.
4. SEGUIR REALIZANDO EL INFORME de gestión trimestral y semestral por parte de los
presidentes de los 2 Comités y uno anual, sobre las gestiones realizadas como:
divulgaciones, campañas, capacitaciones, sensibilización, etc.
5. PERFIL SOCIODEMOGRÁFICO: Con base en el DATA BASE, actualizar el perfil
sociodemográfico con los colaboradores que faltan y/o con los nuevos ingresos.
6. PROGRAMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA: Seguir ejecutando los diferentes
sistemas de vigilancia epidemiológica (osteomuscular y conservación de la voz) y definir el
plan de actividades del Sistema de Vigilancia Epidemiológica para el Riesgo Psicosocial.
7. PLAN DE TRABAJO ANUAL: Seguir la ejecución de las actividades definidas en el plan
de trabajo anual.
8. BRIGADA DE EMEGENCIA: Promover la participación de las personas en la brigada de
emergencia, ya que es uno de los grupos que menos participantes tiene.

IMPORTANTE:
 En todos los registros de documentación, tanto físicos como digitales, se debe
garantizar las fechas de su elaboración, actualizarlos en la matriz de conservación
de documentos y si se comunican, incluirlos en la matriz de comunicaciones.
 Seguir realizando las inspecciones mes a mes, que se tienen definidas: Extintor,
locativa, instalaciones eléctricas, botiquín y orden y aseo.

Además, si se llegan a montar nuevos programas en materia al SG-SST se deberán incluir

en el plan de trabajo anual.

9. EXTINTOR
-Realizar la revisión del extintor, ya que se debe hacer anualmente.
-La recarga del extintor se tiene programado para el año 2021

REALIZADO POR:
JUAN MANUEL ZAMBRANO ATEHORTUA
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ACCESOS:

PC:
Usuario: Aprendiz Sena
Contraseña: 123456789

GMAIL:
Usuario: saludocupacionaldfcc@gmail.com
Contraseña: SaludODfcc2018

ASESORA ARL:
Marisabel
Celular: 315 529 8170

APRENDIZ ANTERIOR:
Juan Manuel Zambrano A.
Celular: 320 548 2039

ARL SURA:
Usuario: 3482368
Contraseña: 9009
Nit: 900966312