LA IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION EN LAS ORGANIZACIONES

LUIS EDUARDO VALENCIA OCAMPO

Mayo 21 de 2021

Facultad de ciencias administrativas, financieras y económicas

Programa de administración de empresas

Estrategias Gerenciales

Eje 3

Fundación Universitaria Del Área Andina, Calle 70 # 12 -35 Bogotá Colombia.

Los sistemas de información se originan en casi todas las áreas de una empresa y se

relacionan con todos los problemas de la empresa.

De ahí la definición de que un sistema de información es un conjunto de elementos que

interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Para tener un buen sistema se deben tomar en cuenta dos aspectos básicos, desde el

hardware necesario para que el sistema pueda operarse y el recurso humano que interactúa

con el sistema de información.

En el desarrollo de los sistemas de información se puede observar que las aplicaciones son

una herramienta y no un instrumento que debe tenerse para utilizar la tecnología de la

información, lo que trae como consecuencia la mejora en el desempeño de la organización,

e incluye beneficios tanto para sus empleados, clientes y personas que tengan que ver con

ella.

Cada departamento de una empresa en cualquier sector requerirá de sistemas de

información, desde oficinas gubernamentales, fábricas, o desde la contabilidad hasta la

mercadotecnia, los sistemas de información son herramientas clave para el procesamiento

de transacciones, toma de decisiones, resolución de problemas y las operaciones de toda

organización.

Debido a que los sistemas de información se tienen en todas las empresas de una forma u

otra, el desarrollo del presente trabajo se enfocará a lo que la mayoría de éstas tienen:

 Contabilidad y finanzas
  Recursos humanos.

 Mercadotecnia.

 Almacén en compras y ventas.

Existen más áreas de aplicación de los sistemas de información pero todo eso dependerá del

tipo de empresa y el giro que tenga, para desarrollar incluso más sistemas de información

que los tradicionales o comunes.

ORGANIZACIONES

En esta era ya no funcionan las formas antiguas de hacer negocios. Los procesos de

administración, producción y distribución de artículos, así como los servicios, se han vuelto

más dinámicos y complicados.

Hoy día, la industria de la información, como muy pocas en el mundo, es uno de los

mercados más atractivos.

Estamos viviendo una época en la que lo importante es la comprensión y el intercambio de

la información, sin importar la forma en que ésta se presente; a veces tampoco es

importante el volumen o el tamaño de la misma.

Es indispensable emparejar la tecnología de la información con el modo de hacer negocios,

dado que sin datos precisos las empresas corren el riesgo de no tomar las decisiones

correctas.

Las empresas deben tener modernos sistemas de información, administración y operación

para que prosperen y sobrevivan en los mercados internacionales.

Asimismo, los directivos y los mandos medios de las empresas muchas veces necesitan

disponer de información instantánea, pues deben tomar decisiones que no pueden esperar y,
por ello, requieren de sistemas fáciles y efectivos que proporcionen diferentes tipos de

datos con el mayor detalle y de la mejor manera posible.

La finalidad de un buen sistema de información es proporcionar, a los ejecutivos

encargados de la toma de decisiones, información que les sirva para confirmar la validez de

las estrategias que se están siguiendo.

Los sistemas deben proporcionar información clave para la toma de decisiones; esta

información debe ser sencilla, clara, expedita, veraz, precisa, consistente y fácil de analizar

e interpretar.

Es necesario precisar en qué consiste la información clave, cómo puede obtenerse, quiénes

son los responsables de elaborarla, en qué formato y con qué frecuencia se va a presentar,

quiénes tendrán acceso a ella y con qué detalle y confidencialidad podrá ser consultada.

Es conveniente que la información que generan el sistema de contabilidad y la dirección

administrativa se automatice desde que comienzan las operaciones de una empresa. Cuando

ésta crece y no se automatiza la información, a veces se vuelve muy complicado pasar de

un sistema manual a uno computarizado.

Hay que planear el crecimiento del sistema y la compra del equipo que se va a necesitar

para que todos los equipos que se adquieran sean compatibles. Cuando un sistema de

información y de control no es diseñado profesionalmente y por gente que ya conoce la

empresa, puede resultar poco práctico y no responder a las necesidades para las que fue

adquirido.
En la actualidad, existen programas computacionales con los que se puede manejar la

información administrativa, la operacional y la financiera. Ahora bien, la selección de los

programas o la creación de uno específico para la empresa, está determinado por el giro y

las necesidades de la misma.

Un sistema de información y control tanto administrativo como operacional bien diseñado,

debe contemplar como mínimo lo siguiente:

 Ser fácil de utilizarse.

 Estar estructurado lógicamente.

 Tener procedimientos y una estructura de reportes.

 Proporcionar información completa sobre las diferentes áreas y productos de la

empresa.

 Tener un mecanismo de retroalimentación que permita conocer los avances en los

programas de todas las áreas.

 Asegurar que las políticas y reglas establecidas sean cumplidas.

La información debe ajustarse a las necesidades de cada empresa. Algunos ejemplos de

información general que puede proporcionar un buen sistema de información son:

INFORMACIÓN DIARIA

 Diferencias en conciliaciones bancarias.

 Estadísticas y comparativos de las diferentes áreas según el giro.

 Pagos realizados en efectivo y cheques.

 Saldos en caja, chequeras e inversiones.

INFORMACIÓN SEMANAL

 Avances en programas y proyectos de cada área.

 Conciliaciones de caja chica.

 Cuentas por cobrar y pagar.

 Informes ejecutivos de cada una de las áreas de la empresa.

 Modificaciones a la plantilla del personal.

INFORMACIÓN MENSUAL

 Análisis detallado de inventarios, compras, ventas, producción y presupuesto.

 Áreas críticas o con problemas.

 Balance, estado de resultados y origen y aplicación de recursos.

 Situación del mercado.

 Situación de la competencia.

INFORMACIÓN TRIMESTRAL, SEMESTRAL Y ANUAL

 Avances de nuevos proyectos.

 Comparativo con el mismo mes, trimestre o semestre del año anterior.

 Concentrado y comparativo de la información semanal y mensual

 Información sobre clientes, distribuidores, proveedores y empleados.

 Investigación y desarrollo (tecnología de punta).

 Modificación de regulaciones e impuestos por la autoridad.

 Nuevos productos nacionales e internacionales en el mercado.

 Tendencias de los mercados.

Cada empresa debe adoptar el sistema de información que convenga a sus necesidades.

Claro está que los sistemas van perfeccionándose con el tiempo. En parte por eso, la

experiencia adquirida en el manejo cotidiano de dichos sistemas permite definir las

necesidades de control de cada empresa y adaptar los reportes al sistema de información

con que se cuenta, a fin de que en él quede incluida la mejor información posible para que

las personas indicadas tomen las decisiones correctas.

Diseñar todo tipo de sistemas y procedimientos que controlen la información y los

movimientos producidos, es fundamental para pensar en el éxito de una empresa.

La persona encargada del sistema de información debe tener un perfil que le permita

manejar las relaciones públicas con los responsables de la información de las demás áreas y

con los directivos. Los conocimientos y la experiencia en el manejo del área son un

requisito indispensable.

Los accionistas de las empresas no disponen de mucho tiempo para ver grandes cantidades

de datos, por ello es necesario elaborar un resumen ejecutivo que sólo contenga la

información relevante.
En las empresas grandes y medianas, por lo general existe el área encargada de la

informática de la empresa. Esta área es la idónea para concentrar todos los datos que genera

el sistema de información para los accionistas, directores y el personal de la empresa. En

las empresas pequeñas y micro debe haber un responsable que cubra las necesidades de

cómputo de la empresa misma.

Para evolucionar en materia de computación a un sistema de información eficiente, eficaz,

que tenga acceso y utilice los nuevos desarrollos tecnológicos, se requiere de asesores

especialistas con los que se invertirá sino sólo lo necesario.

La capacitación de los empresarios, directivos y trabajadores en el uso de las computadoras,

se ha vuelto un requisito indispensable para poder competir en una economía mundial

abierta.

REFERENCIAS
Gómez Vieites, Á., & Suárez Rey, C. (2012). Sistemas de información: herramientas prácticas para
la gestión. México D.F.: Alfaomega Ra-Ma Editorial, 2012.

Jack Fleitman, (2000). Negocios Exitosos. McGraw-Hill.