PROTOCOLO AUDIENCIA ASIGNACION RIESGOS LP-002-2021 Obra

PROTOCOLO PARA LA AUDIENCIA DE ASIGNACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RIESGOS Y
ACLARACIÓN DE PLIEGO DE CONDICIONES

INS- LP-002-2021
Con el fin de adelantar la audiencia de asignación y distribución de riesgos y aclaración de pliego de

condiciones del presente proceso, en virtud de lo señalado en la Ley 80 de 1993 y el artículo 220 del Decreto
019 de 2012, y como consecuencia de la emergencia sanitaria declarada a través de Resolución 385 de
2020, prorrogada mediante las Resoluciones No. 1462 de 2020 y No. 222 del 25 de febrero de 2021 hasta
el 31 de mayo del presente año, la presente audiencia se realizará a través de audiencia pública, de manera
virtual.
Al respecto, el artículo 1 del Decreto 537 de 2020, señala:
“ARTÍCULO 1. Audiencias públicas. Para evitar el contacto entre las personas y propiciar el
distanciamiento individual, durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de
Salud y Protección Social, con ocasión de la pandemia derivada del Coronavirus COVID-19, las audiencias
públicas que deban realizarse en los procedimientos de selección podrán desarrollarse a través de medios
electrónicos, garantizando el acceso a los proponentes, entes de control, y a cualquier ciudadano
interesado en participar.
La entidad estatal deberá indicar y garantizar los medios electrónicos y de comunicación que serán
utilizados, así como los mecanismos que empleará para el registro de toda la información generada,
conforme al cronograma establecido en el procedimiento.
En todo caso, debe garantizarse el procedimiento de intervención de los interesados, y se levantará un

acta con lo acontecido en la audiencia. (...)”
Así mismo, el concepto N° CCE-DES-FM-17 de Colombia Compra Eficiente del 19 de marzo de 2020,
respecto del fundamento normativo de las audiencias en los procesos de licitación pública indica:
“El artículo 273 de la Constitución exige que la audiencia de adjudicación se desarrolle en audiencia pública,
cuando así lo solicite cualquiera de los proponentes, el Contralor General de la República o demás
autoridades de control fiscal. Sin embargo, el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007 extendió la obligatoriedad
de la audiencia pública de adjudicación a todos los casos en la licitación. […] Pues bien, si se armoniza el
artículo 9 con el 3 de la Ley 1150 de 2007, así como con las disposiciones citadas anteriormente, contenidas
en las leyes 527 de 1999, 962 del 2005, 1341 de 2009 y 1437 de 2011, al igual que en los decretos 019 de
2012 y 2106 de 2019, ello permite concluir que la audiencia de adjudicación en la licitación pública se puede
realizar por medios electrónicos, es decir, utilizando los sistemas de información digitales que favorecen la
tele-presencia, de modo que se permita una interacción simultánea entre las personas que quieran estar
presentes y las entidades estatales. De este modo, las tecnologías de la información y de las
telecomunicaciones utilizadas por las entidades estales deben permitir un intercambio de mensajes de datos
en tiempo real, para que las personas puedan ver y escuchar lo que pasa en la audiencia, pero también
escribir o hablar, garantizándose de este modo la participación, así como la veeduría ciudadana...”
Ahora bien, teniendo en cuenta que la audiencia de asignación de riesgos es una de las audiencias
igualmente obligatoria dentro del proceso licitatorio, a esta le es aplicable, lo dispuesto por Colombia
Compra Eficiente en cuanto al desarrollo de audiencias públicas virtuales.
En consecuencia, y atendiendo los lineamientos normativos citados, se da a conocer el protocolo para la
realización de la audiencia de ASIGNACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RIESGOS Y ACLARACIÓN DE
PLIEGO DE CONDICIONES del proceso de Licitación Pública INS-LP-002-2021, la cual se llevará a cabo
de conformidad con lo señalado en los numerales 8° y 10° del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y el artículo
2.2.1.2.1.1.2 del Decreto 1082 de 2015.
1. La fecha de la audiencia pública de Asignación y Distribución de Riesgos y Aclaración de Pliego

de Condiciones es la establecida en el cronograma del presente proceso de selección.
2. En esta audiencia se resolverán todas las observaciones que fueran formuladas por los
proponentes respecto de la asignación y distribución de riesgo, así como las aclaraciones
necesarias frente a los pliegos de condiciones. Para escuchar a los mismos en intervenciones de
duración limitada.
3. En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de la entidad requieran análisis y cuya
solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida
por el término razonable necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación
de lo alegado.
ORDEN DEL DÍA
1. Presentación de la Mesa
2. Verificación de la representación legal o calidad de apoderado de los proponentes asistentes:

Durante el desarrollo de esta audiencia podrán participar como voceros de los proponentes su
representante legal y/o su apoderado. La verificación presencial se realizará a través del chat
dispuesto para tal fin y en caso de que se requiera otorgar poder, el representante legal podrá
realizarlo durante la audiencia en el momento en que se otorgue la palabra.
3. Uso de la palabra. Se le dará el uso de la palabra a cada uno de los proponentes que acepten la
invitación a la audiencia a través del aplicativo dispuesto para la comunicación, por única vez,
durante un lapso de hasta diez (3) minutos para que presenten sus observaciones a Asignación y
Distribución de Riesgos y Aclaración de Pliego de Condiciones.
4. Respuesta a las observaciones presentadas durante la audiencia. Teniendo en cuenta que esta
audiencia se efectúa durante el término de traslado del pliego de condiciones definitivo, la
respuesta a las observaciones y aclaraciones recibidas dentro de la audiencia se publicaran a
través de la plataforma del Secop II. Así mismo, en caso de ser requerido, se podrá suspender la
Audiencia para que el comité evaluador emita las respuestas respecto de las observaciones
expuestas por los proponentes que sea necesario atender dentro de la misma audiencia. Una vez
reanudada, se dará respuesta a las observaciones recibidas.
5. Cierre
ASPECTOS TÉCNICOS
Con el fin de garantizar el desarrollo de la audiencia es responsabilidad de los proponentes y

demás interesados en participar de la audiencia pública, garantizar la disposición de los
requerimientos técnicos en sus dispositivos y las condiciones de usabilidad durante la audiencia.
Teniendo en cuenta los componentes tecnológicos con los que cuenta el Ministerio de Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones, la audiencia de Asignación y Distribución de Riesgos y
Aclaración de Pliego de Condiciones, se realizará usando el aplicativo Microsoft TEAMS, mediante
la herramienta de” reunión virtual”. Por su parte, el representante legal de cada proponente o
interesado recibirá una invitación a dicha reunión al correo electrónico registrado de tal manera
que puedan conectarse mediante una versión web de la herramienta y así participar e intervenir
en la audiencia.
1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DURANTE LA AUDIENCIA
Con el fin de que los proponentes puedan establecer una conexión adecuada y óptima se
recomienda (sin tratarse de condiciones obligatorias):
• Computadora y procesador: Mínimo 2 GHz (o superior) (32 bits o 64 bits).

• Memoria: 4,0 GB de RAM
• Monitor: Resolución de pantalla de 1024 x 768
• Hardware de gráficos: Mínimo de 128 MB de memoria gráfica
• Sistema operativo: Windows Server 2012 R2 +, Windows 10 o Windows 8.1 en 32 bits y 64 bits.
Para la mejor experiencia, use la última versión de su sistema operativo. • Vídeo: Cámara de video
USB 2.0
• Dispositivos: Cámara estándar para computadora portátil, micrófono y parlantes
• Conexión a Internet de mínimo 15 Megas
• Se recomienda que el equipo esté conectado por red cableada.
2. USABILIDAD Al MOMENTO DE CONECTARSE:

• Todas las personas se conectarán mediante el enlace que recibieron en sus correos electrónicos.
• Si el navegador le pide permisos para acceder a su cámara y micrófono es necesario que den la
autorización ya que estos recursos se necesitan para la audiencia virtual.
• Siga el manual de conexión y uso que se indica.
• Cuando esté conectado se recomienda desactivar el audio y el video. Esto con el fin de que
durante la audiencia su equipo esté en silencio, a menos que se le otorgue el turno para intervenir.
(ver manual)
3. DURANTE LA REUNIÓN:
• El Secretario General del Instituto Nacional de Salud será el moderador de la audiencia, esta
persona podrá silenciar el micrófono de todos los asistentes con el fin de mantener el orden y
asignar los turnos de intervención, tal como se realiza de manera presencial.
• Si requiere hablar, deberá indicarlo por el chat con el que cuenta la herramienta (ver manual).
De esta manera el moderador anunciará quién será el proponente y el orden en el que participarán.
• Cuando sea el turno de participar, active el audio y si desea que lo vean active el video (ver
manual).
• Cuando finalice su intervención deberá desactivar nuevamente el audio y el video (ver manual).
Así se garantiza que la audiencia mantenga un orden y los demás asistentes tengan oportunidad
de participar y ser escuchados.
• Tenga en cuenta que al desactivar su propio audio y video cada proponente podrá seguir
escuchando y participando en la audiencia. Solo se activa para atender al turno de participación
dado por el moderador.
• Si algún proponente no quiere participar o desea abandonar la audiencia, debe dejar constancia
en el chat solo para efectos de control. Si algún proponente tiene fallas o dificultades en la conexión
que impida su participación, deberá manifestarlo por medio de mensaje a través de la plataforma
SECOP II. En el caso en que un porcentaje superior al quince por ciento (15%) de los proponentes
que estén participando en la reunión virtual, manifiesten dificultades o fallas en la conexión que
impida su participación, la audiencia se suspenderá hasta tanto se verifiquen las razones, con el
fin de mantener la trasparencia en la audiencia.

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Con el fin de adelantar la audiencia de asignación y distribución de riesgos y aclaración de pliego de

Al respecto, el artículo 1 del Decreto 537 de 2020, señala:

En todo caso, debe garantizarse el procedimiento de intervención de los interesados, y se levantará un

1. La fecha de la audiencia pública de Asignación y Distribución de Riesgos y Aclaración de Pliego

ORDEN DEL DÍA

2. Verificación de la representación legal o calidad de apoderado de los proponentes asistentes:

Con el fin de garantizar el desarrollo de la audiencia es responsabilidad de los proponentes y

1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DURANTE LA AUDIENCIA

• Computadora y procesador: Mínimo 2 GHz (o superior) (32 bits o 64 bits).

2. USABILIDAD Al MOMENTO DE CONECTARSE:

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