FORMACIÓN VIRTUAL DE AUDITOR INTERNO ISO 9001:2015

GUÍA DE APRENDIZAJE No. 3

Juan Carlos Ávila Pérez

Janeth Hurtado Madrid
Jenny Alejandra Díaz Leguizamón
Oscar Javier Guerrero Arrieta

ELABORACIÓN INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

1. OBJETIVO

Conocer y desarrollar los elementos básicos para la elaboración de un informe de auditoría

interna.

2. METODOLOGÍA

2.1. Descargue el archivo adjunto.

2.2. Lea atentamente las situaciones descritas.
2.3. Haciendo uso del conocimiento apropiado, elabore el informe de auditoría interna en
el formato propuesto diligenciando todos los elementos relacionados en el
documento.
2.4. Envíe oportunamente la actividad para ser evaluada.

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ESTUDIO DE CASO

A continuación, se encuentra la narración de diversas situaciones presentadas durante la auditoría

interna, para el análisis y la elaboración del informe de auditoría interna.

En la verificación realizada, los auditores encontraron que ocho de las órdenes de ventas sólo tenían
la cantidad de contenedores, las instrucciones de facturación y las de embarque. Cuando se le
preguntó al líder de ventas cómo sabía qué tipo de contenedores se solicitaron, respondió: “lo tengo
en mi memoria, pues siempre recuerdo lo que mis clientes quieren, de acuerdo con las
conversaciones que tengo por teléfono”.

Mientras que estaban en el Proceso de Embarques y Recibos, los auditores revisaron los registros
de quejas del cliente y devoluciones. Los registros de devoluciones indican que dos (2), de las diez
(10) órdenes verificadas, se habían devuelto por haber sido los materiales equivocados. La revisión
de los registros de quejas del cliente, muestran que se había recibido una queja, de las diez (10)
órdenes, por envío del artículo equivocado. Los auditores también notaron que aproximadamente
30% de todas las órdenes embarcadas, se devolvían por una variedad de razones, incluyendo: fallas
en especificaciones, daño durante el transporte, etc.

En el proceso de diseño, el auditor tomó un plano y pidió ver el plan de diseño para éste. El diseñador
principal respondió que normalmente no tenían el personal necesario disponible para preparar y
coordinar los planes del diseño y además “mi trabajo es diseñarlo, otro tiene que construirlo”. El
equipo de auditores entonces pidió ver los procedimientos del diseño e instrucciones del trabajo; el
diseñador principal respondió que: “debido a la carga de trabajo, no había tenido tiempo de escribir
nada todavía”; el auditor líder preguntó: “¿cuántas personas trabajan en el proceso de diseño?”. La
respuesta fue: “como resultado de un auge reciente en ventas, hay nueve diseñadores, un técnico
de CAD, y un dependiente además del diseñador principal”. Por último, se le preguntó al diseñador
principal cómo eran verificados los diseños nuevos, el diseñador pregunta al auditor el significado
de verificación; el auditor reiteró su pregunta: “¿Se llevan a cabo revisiones del diseño, cálculos,
comparaciones del diseño u otros métodos para asegurarse de que los resultados del diseño,
satisfacen los requisitos de entrada del diseño?”, el diseñador principal manifestó que había estado
en el negocio por veinte años y no había nada de malo con sus diseños.

Los auditores le preguntaron al líder de calidad que explicara el programa de auditoría interna de la
compañía. El líder explicó que cada proceso se auditaba a ellos mismos mensualmente, entonces
los resultados se los enviaban a él para su revisión. Al revisar los soportes el auditor evidencia la
inclusión de 2 auditorías internas en el programa de la organización, registra en su lista de
verificación la realización de auditorías internas a todos los procesos del SGC en el primer semestre.
En el segundo semestre evidencia que no se incluyó el proceso de gestión de cambios ni control de
producción, el responsable explica que estos procesos no se incluyeron en el segundo ciclo porque
en las últimas dos auditorías no se detectó ninguna no conformidad; de igual forma usted evidencia
realización de auditoría en julio 15 y octubre 30, usted pregunta: ¿cuántas no conformidades fueron
encontradas?, el responsable indica que en julio se encontraron once (11) y en octubre trece (13),

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todas cerradas eficazmente, porque la alta dirección está muy comprometida. Usted revisa y observa
que los problemas detectados durante el mes de octubre son los mismos del mes de julio, revisa en
sus apuntes y confirma que son los mismos que aparecen en sus registros de lista de verificación.

El equipo de auditoría entonces preguntó si podrían visitar las áreas de manufactura. Se les condujo
al área de ensamble de cajas y se entrevistaron con el gerente y este explica que: “cuando verifiquen
el proceso de producción, no encontrarán al director de producción, ni a los dos operadores
considerados fundamentales, debido a que fueron retirados por problemas de bajo desempeño”,
usted pregunta: ¿cuánto hace que fueron retirados? Le responden que, desde hace tres meses,
pues el personal es contratado a término fijo y no han sido reemplazados porque el jefe financiero
aún no ha designado los recursos necesarios para tal fin. Usted escribe su comentario en su lista de
verificación, luego pregunta: ¿Cómo se ha definido la competencia para el director de producción y
operadores? el gerente le entrega unos documentos y explica que ha sido un trabajo muy bueno,
realizado para definir las características de cada cargo. Después de revisarlos, sólo observa
definidas las responsabilidades.

Después realizaron un recorrido por el área de producción, el equipo de auditores solicitó revisar las
instrucciones de trabajo usadas en el área, el gerente explicó que debido a que muchos de los
trabajadores en esa área habían estado allí por veinte años o más, éstos no usaban instrucciones
de trabajo, se acostumbra que los trabajadores más antiguos muestren la forma como se llevan a
cabo las operaciones de ensamble a los trabajadores más nuevos. Se le preguntó al gerente si había
rechazos de producto debido a la inexperiencia de los trabajadores nuevos, el gerente reconoció
que era un problema, sin embargo, estaba demasiado ocupado para preocuparse con instrucciones
de trabajo escritas.

El auditor preguntó qué se hacía con el producto rechazado, el gerente señaló hacia un área amplia,
donde se observaron apiladas un número indeterminado de cajas de diferentes clases, estando allí,
uno de los trabajadores se acercó al sitio donde se encontraban las cajas, desarmó varias y tomó
unas cuantas, el auditor notó que las cajas rechazadas no tenían ningún tipo de identificación. Una
vez realizada esta actividad, se dirigen con el presidente de la organización a quien le preguntan
acerca de la política de la calidad y su compromiso con respecto al SGC, el presidente contestó que
todos sus trabajadores sabían que “la calidad es primero”, luego pregunta si existe un procedimiento
que defina la comunicación de la política, el presidente menciona que había estado considerando
poner unos letreros y carteles en la fábrica, pero no había tenido tiempo todavía.

El auditor preguntó al presidente si tenía planes de contratar a los empleados necesarios para
sostener el sistema de gestión de la calidad en la fábrica, el presidente preguntó, “¿qué
empleados?”, el auditor contestó que varios de los líderes le habían informado al equipo de auditores
que tenían necesidad de contratar a más empleados para poder mantener el sistema de gestión de
la calidad; el presidente manifestó que nadie le había informado sobre ningún problema. El auditor
le preguntó al presidente sobre qué discutían durante las revisiones por la dirección, el presidente
respondió que nunca han realizado “revisiones”, él define para los líderes de la fábrica metas de
ventas y objetivos de manufactura y ellos le informan de su progreso periódicamente.

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INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

FECHA DE INFORME: LUGAR: INFORME No. 001

30/07/2021 Bogotá (Cundinamarca)

CLASE DE AUDITORÍA: CLIENTE DE LA AUDITORÍA:

PROCESO DE EMBARQUES Y RECIBOS
1ª___ 2ª___ 3ª__X_Parte

OBJETIVO:
Aplicar al Sistema la norma ISO 9001 2015 con la finalidad de validar y conceptualizar el cumplimiento de
la misma.

ALCANCE:
Se realizarà auditoria a los procesos vinculados a los requerimientos del área de ventas, Diseño y
Desarrollo, Manufactura.

LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR: Oscar Javier Guerrero Arrieta

Juan Carlos Ávila Pérez
Janeth Hurtado Madrid
Jenny Alejandra Díaz
EQUIPO AUDITOR:

CRITERIOS DE AUDITORÍA:

NORMA ISO 9001 - 2015

PERSONAL AUDITADO:

Jefe o lider de ventas, Diseñador principal, Jefe o Lider de calidad, Gerente, Presidente

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HALLAZGOS

El Funcionario de ventas no Ejecutò el proceso real y documental de la información necesaria para control
de las ventas, dado que no registra cuanto se tiene que entregar a cada colaborador, por lo que llevò a
recibir quejas de clientes y devoluciones por errores en los productos recibidos. Aunque el Diseñador no
contaba con un proceso adecuado documental, contaba con un personal insuficiente para asumir su
responsabilidad, podría deberse a que no conoce sus responsabilidades por no contemplarse dentro de su
perfil professional o en otra área de la empresa. Aunque el Sistema de gestión de cambios no presente No
conformidades en la primera auditoria no es razón suficiente para no incluirlo en la segunda ya que podrían
presentarse No conformidades y pasarlas por alto, por otra parte, si las No conformidades se repiten en
las dos auditorias es un indicador que no se están cerrando eficazmente. El Gerente no cuenta con el
personal suficiente ni las características necesarias para encontrar el personal tales Como el perfil
requerido y experiencia , por otro lado, no cuenta con unas instrucciones de NORMA ISO9001-2015
FORTALEZAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO:
La Compañìa recibe el apoyo de la Alta Dirección para el desarrollo del Sistema, Por otro lado, cuentan con
la experticia para la elaboración de sus productos y la credibilidad de sus clientes.

NO CONFORMIDADES:

Documentación incompleta de ventas, No conformidades de los clientes, No se encuentran los documentos

necesarios para la asignación de tareas de los colaboradores. No se cuenta con el personal suficiente.

OBSERVACIONES:

Se recomienda incluir los procesos no auditados, elaborar y completar la información necesaria para el
desarrollo y puesta a Punto de las actividades, así mismo indicar el proceso de selección para el Nuevo
personal incluyendo sus responsabilidades, y programar nuevas auditorias.

FIRMA DEL LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR

Oscar Javier Guerrero Arrieta

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