Recibo y Despacho de Objetos

REGISTRO DE
INGRESO Y
SALIDA DE
MERCANCÍA

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TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción

2. Estructura de contenido

3. Documentación recibo y despacho de objetos

3.1 Tipos de documentación

3.1.1 Requisiciones

3.1.2 Orden de compra o pedido

3.1.3 Factura comercia

3.1.4 Remisión

3.1.5 Listado de picking

3.1.6 Registro de devolución

3.1.7 Orden de salida

4. Políticas de ingreso y salida de objetos

4.1 Concepto

4.2 Características

4.3 Procedimientos de entrada y salida de objetos

5. Registro de ingreso y salida

5.1 Características

5.2 Procedimiento registros

6. Material de apoyo

7. Referencia bibliográficas

8. Creditos

Creative commons 1

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1. Introducción

Los registros de ingreso y salida

de objetos con el tiempo se han vuelto
muy importantes debido a que son la
base para la programación de despachos,
solicitud de productos y manejo de
inventarios, que en últimas son los que
determinan los movimientos que pueden
realizarse en un momento específico.

Los registros manuales o en

sistemas deben seguir un procedimiento
previo establecido por las organizaciones
y deben ser lo suficientemente confiables
dado que son la base para diferentes
tipos de negociaciones comerciales. Para
realizar los registros se debe contar con
una serie de documentos que permitan
tener la información completa para ser
diligenciada y procesada.

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2. Estructura de contenido

REGISTRO DE INGRESO Y SALIDA DE MERCANCÍA

DOCUMENTACIÓN RECIBO Y POLÍTICAS DE INGRESO REGISTRO DE

DESPACHO DE OBJETOS Y SALIDA DE OBJETOS INGRESO Y SALIDA

CONCEPTO
TIPOS DE DOCUMENTACIÓN CARACTERÍSTICAS
* REQUISICIONES
* ORDEN DE COMPRA O PEDIDO CARACTERÍSTICAS
*FACTURA COMERCIAL
* REMISIÓN
* LISTADO DE PICKING PROCEDIMIENTO DE PROCEDIMIENTO
* REGISTRO DE DEVOLUCIÓN ENTRADA Y SALIDA REGISTROS
* ORDEN DE SALIDA DE OBJETOS

Figura 1: Mapa conceptual

Fuente: Criollo, I. (2016)

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3. Documentación recibo y despacho de objetos

La documentación en el proceso de recibo y despacho y su adecuado

diligenciamiento permite llevar un de las mercancías que se ingresan y entregan de
un departamento, área o dentro de la organización. Existen infinidad de formatos que
pueden ser utilizados para el manejo y registro de la información algunos de los cuales
se tratarán a continuación.

3.1 Tipos de documentación

3.1.1 Requisiciones: documento interno que se utiliza dentro de la empresa para solicitar
por escrito algún producto u objeto, se puede utilizar entre áreas, por ejemplo para el
traslado de mercancía de un lugar a otro, o para solicitar al departamento de compras
para que realice el trámite de adquisición.

La información que incluye una requisición es:

Fecha: día en el cual se realiza la requisición

Datos de quién solicita: departamento o área de la empresa y nombre del solicitante.
Número de la requisición
Descripción del material, con las especificaciones técnicas exactas y unidad de
medida y si tiene algún código o referencia de identificación debe informarse.
Cantidad requerida
Datos adicionales, puede ser posibles proveedores, en caso que la requisición se
realice al departamento de compras para la adquisición de un producto.
Nombre y firma de la persona que solicita.
En algunas organizaciones los formatos de requisición tienen un diseño preestablecido
y numerado, el cual es asignado en determinada cantidad a los departamentos que
lo utilizan, los cuales permiten el control y registro de la información.
En caso que la mercancía o el objeto solicitado se encuentre disponible, se puede
o no realizar la entrega en el mismo formato y registrarse en el sistema o de la
manera como se lleven los inventarios o la información.

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Figura 2. Ejemplo de formato para requisición de materiales

Fuente: Silva, H. (2014)

Figura 3. Requisición de materiales para construcción

Fuente: Rivera, R (s.f)
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3.1.2 Orden de compra o pedido

Documento con el cual una empresa solicita materiales o mercancía a sus proveedores
con el fin de satisfacer una necesidad. Una orden de compra o pedido debe contener
como mínimo la siguiente información:
Fecha: día en el cual se realiza la solicitud del pedido
Datos comerciales de comprador: nombre de la empresa o razón social del solicitante,
NIT o RUT, dirección, teléfono. Nombre y datos de la persona responsable de la
solicitud.
Datos comerciales del proveedor: nombre o razón social, NIT o RUT, dirección y
teléfono. Nombre y datos de la persona que recibe la solicitud y se hace responsable
del proceso.
Especificaciones: tipo de producto, unidad de empaque o presentación, cantidad,
valor unitario, valor total.
Condiciones comerciales: tiempo y condiciones de entrega, forma de pago, plazos
de pago y firma autorizada.
Datos adicionales: lugar de entrega y contactos para la programación de la entrega,
en caso que exista en la organización planeación de recibo de mercancía.

Figura 4. Orden de compra

Fuente: ISSS (2005)
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Figura 5. Formato orden de compra

Fuente: es.scribd.com (s. f)

3.1.3 Factura comercial

Es un documento contable que entrega el vendedor en el momento de la adquisición de

la mercancía. No es obligatorio un formato específico; las empresas pueden tener su
propio diseño, pero debe contener la siguiente información:

Fecha: día en el cual se realiza la operación comercial y fecha de vencimiento.

Número de la orden de compra, también son números consecutivos que permiten
el control y registro.
Datos comerciales del vendedor: nombre de la empresa o razón social, NIT o RUT,
dirección, teléfono.

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Datos comerciales del comprador: nombre de la empresa o razón social, NIT o

RUT, dirección, teléfono.
Información de los productos: referencia o descripción de la mercancía, código
interno (si lo tiene), cantidad, valor unitario y valor total.
Forma y condiciones de pago. (Efectivo, crédito y plazo, pago contra entrega).
Forma de entrega (se entrega en la empresa del cliente, el cliente recoge el producto,
se envía por empresa de mensajería o transportadora)
Debe llevar la casilla donde se determine el valor del impuesto a la venta IVA.
Para el caso de Colombia, es importante que la numeración de la factura sea
autorizada por la DIAN.
Nombre o razón social y NIT de quienes elaboran las facturas.
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Figura 6: Factura comercial

Fuente. Monografías.com (s. f)

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Figura 7: Modelo de factura comercial

Fuente. Ejemplo de factura en Illustrator

3.1.4 Remisión

Documento utilizado para entregar mercancía de manera parcial, sirve de cons-

tancia para cuando se solicitan entregas parciales de producto. La persona o empresa
que entrega mercancía con este documento, debe asegurarse que el receptor la firme
para que sea válido, de lo contrario no es tenido en cuenta.

La información que debe incluir una remisión o nota de remisión es:

Si es interna:
Fecha de entrega
Área que entrega: nombre de la persona que entrega
Área que recibe: nombre de la persona que recibe
Referencia y cantidad de producto entregado
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Si es externa:
Datos del proveedor: nombre de la empresa y NIT
Datos del cliente: nombre de la empresa y NIT
Información: referencia del producto y cantidad
Fecha de entrega del producto
Observación, ésta es una información adicional donde se puede relacionar la or-
den de compra a la que pertenece la entrega parcial.

No necesariamente requiere tener logo de la empresa, es decisión de la empresa tener

formatos o no para tal fin, lo importante es que durante la negociación se establezcan las
condiciones de entrega y lleve las firmas y sellos requeridos.

Figura 8: Orden de remisión

Fuente. Formatos Minerva

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Figura 9: Nota de remisión

Fuente. Slideshare (2014)

3.1.5 Listado de picking

El picking es el alistamiento de las unidades a ser despachadas. El listado de

picking es, como su nombre lo indica, un listado donde se encuentran las ubicaciones y
las cantidades de las referencias que deben ser alistadas para su despacho. Una vez se
tiene la lista se van recogiendo los objetos para trasladarlos a la zona de consolidación.
Las ventajas de utilizar esta técnica en el área de despacho son:

Permite automatizar o sistematizar los procesos de alistamiento.

Disminuye los costos de alistamiento y en general los costos logísticos.

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Minimiza el error en los inventarios, con la ayuda de las herramientas tecnológicas

una vez se retira el objeto del almacenamiento se disminuye el inventario.
Facilita el alistamiento de los pedidos solicitados por internet.

Figura 10: Listado de picking

Fuente. Gestión almacenes Ulises

3.1.6 Registro de devolución

Es el proceso en el cual se registra la información sobre aquellas mercancías que son

devueltas por los clientes. Este registro va acompañado de un informe en el cual se
indican las causas por las cuales se efectúa la devolución de los objetos.

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Se puede realizar el proceso de registro de la siguiente manera:
Crear una orden de devolución, al realizar esta operación la persona encargada
del recibo de esta mercancía, permite que se refleje en los inventarios el ingreso
del producto pero lo deja de tal manera que no pueda ser utilizado hasta que el
departamento de calidad revise las razones de la devolución.
Dejar una nota adicional donde se evidencie que se le debe restituir al cliente
(dependiendo la negociación, se devuelve el efectivo en caso de haber cancelado
previamente o se cambia el producto si así lo prefiere el cliente).
Entregar el documento soporte de la devolución.
Realizar el análisis de las mercancías devueltas con el fin de determinar el proceso
a seguir, este análisis debe ejecutarlo el departamento de calidad.
Hacer la liquidación de la devolución.

Figura 11: Devoluciones de compra. Aliquo

Fuente. aliquo.software

Realizar la devolución es un proceso de mucho cuidado y es responsabilidad de quien

las recibe, un error puede ocasionar inconvenientes en el inventario y más aún errores
contables que alteran los estados financieros.
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3.1.6 Orden de salida

Documento que permite el registro de la salida de la mercancía que va a ser despachada

ya sea interna o externamente. La información que hace parte de la orden de salida es:

• Identificación de la empresa: nombre o razón social, NIT o RUT.

• Fecha en la cual se realiza la salida
• Descripción del producto, código, unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor
total.
• Identificación del cliente: nombre o razón social, NIT o RUT
• Identificación de quien recibe y entrega el objeto
• La orden de salida debe tener un número consecutivo
• Observaciones generales

Figura 12: Formato orden de despacho

Fuente. http://formatode.com 14

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Figura 13: Orden de salida

Fuente. SlideShare (2014)

4. Políticas de ingreso y salida de objetos

Las políticas son los lineamientos que se tienen en las organizaciones para el
desarrollo de determinadas actividades. Esto permite que todas las personas que hacen
parte de la organización realicen las tareas de la misma manera. Por lo anterior, durante
el proceso de inducción, dependiendo la función que desempeñará la persona se le hará
entrega de las políticas determinadas para su puesto de trabajo.

4.1 Concepto

La política empresarial puede definirse como aquellas reglas que orientan los
objetivos de la empresa. Las políticas de ingreso y salida de objetos, son aquellos
lineamientos que definen el modo de realizar las actividades de recibo y despacho de
mercancía de manera eficiente y oportuna.

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4.2 Características

• Establecen los parámetros a seguir al desarrollar las actividades o tareas.

• Informa los pasos a seguir ante diversas situaciones.
• Orienta las decisiones operativas a partir de las decisiones directivas.
• Existe una política organizacional y una política por departamentos.
• Se deben definir políticas a corto, mediano y largo plazo.
• Deben estar escritas y su divulgación verbal.
• Participan toda la estructura organizacional.
• Deben ser flexibles de acuerdo a las circunstancias.
• Genera confianza a clientes internos y externos.
• Tiene en cuenta aspectos políticos, económicos, sociales, culturales y legales.
• Se clasifican en estratégicas, departamentales y operativas.
• Existen políticas internas y externas

4.3 Procedimientos de entrada y salida de objetos

Los procedimientos de entrada y salida los establecen las organizaciones

dependiendo de la empresa y el tipo de productos que manipula. Los procedimientos
deben estar escritos de tal manera que un empleado o colaborador tenga presente las
actividades a realizar en el momento del recibo y/o despacho de mercancía.

O TAMAÑO MAT A

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A. Procedimiento de entrada de objetos

El responsable de las actividades que se realizan en el ingreso

de la mercancía puede ser: el auxiliar de bodega, almacenista, jefe de
bodega, coordinador logístico y todas las personas que pertenezcan al
área de almacén o logística.

Para lograr seguir el procedimiento es aconsejable que se realice

una programación de los recibos que se harán durante el día, esto permite
optimizar y aprovechar los recursos técnicos y humanos.
El procedimiento a nivel general es:

• Solicitar documentos del material, materia prima, insumo o producto.

• Iniciar el descargue (en algunos casos se ordena a los transportadores
que bajen la mercancía)
• Verificar la mercancía en cuanto a referencia y cantidades, con relación
a la factura.
• Inspeccionar la mercancía y en caso de ser necesario, realizar la
devolución total o parcial. Realizar una devolución debe ir acompañada
de un informe donde se especifique la razón de la misma y las
condiciones.
• Rotular la mercancía de acuerdo con sus características y
especificaciones.
• Registrar ingreso de la mercancía de manera manual o por el sistema,
de tal manera que ingrese al inventario.
• Autorizar el almacenamiento de la mercancía hacia los espacios
asignados.
• Entregar los documentos recibidos con la firma de aceptación de
cantidades y referencias, al departamento contable para dar inicio a
los trámites administrativos y financieros.

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B. Procedimiento despacho de objetos

Al igual que en el recibo, el responsable de las

actividades de despacho es el auxiliar de bodega, el
almacenista, el coordinador de almacén, coordinador
logístico, por nombrar algunos cargos.

El procedimiento a nivel general es:

• Recepción de documentos como factura, listas de

empaque u orden de salida.
• Realizar la lista de picking
• Hacer el picking
• Rotular la mercancía, de tal manera que se identifique
el pedido antes de ser cargado y despachado.
• Verificación de la mercancía, es importante que antes
de realizar el cargue de la mercancía se realice una
nueva inspección y verificación.
• Revisión de la documentación antes de ser entregada
con la mercancía, facturas, listas de empaque.
• Entrega de la mercancía y cargue.
• Firma y entrega de documentación.

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5. Registro de ingreso y salida

Los registros de ingreso y salida, son operaciones obligadas y de gran

responsabilidad dentro de las operaciones, pueden realizarse de manera manual o
por medio del uso de sistemas de información o programas especiales que permiten
que todos los departamentos de la organización, puedan acceder a la información en
tiempo real. Todas las personas deben estar comprometidas en mantener la información
actualizada en todo momento.

5.1 Características

• Mantiene actualizados los inventarios de la empresa

• Optimiza el proceso de recibo y despacho en empresas de gran volumen
• Permite el almacenamiento de información agilizando los procesos documentales
• Permiten llevar estadística de ingreso y salida de mercancía, ayudando en la toma
de decisiones.
• Ayudan en el control de la trazabilidad del producto
• Dan orden a la información
• Conocer el movimiento de la mercancía

5.2 Procedimiento registros

Existen tres clases de procedimientos para el registro de objetos, los cuales tienen relación
con el manejo de inventarios, adquisiciones, devoluciones y despachos de mercancía.

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A. Procedimiento de mercancías generales

También llamado procedimiento global, realiza en una cuenta todo el registro del manejo
de la mercancía incluyendo el proceso administrativo, dentro de los registros se pueden
nombrar los siguientes:

• Inventarios
• Adquisiciones o compras (recibo)
• Devoluciones de ventas
• Devoluciones de compras
• Ventas (Despachos)

B. Procedimiento pormenorizado

También llamado procedimiento analítico, se manejan varias cuentas que van

relacionadas con las operaciones que se realizan, si se habla de la mercancía, pueden
ser denominadas cuentas auxiliares de mercancía y estas incluyen:

• Inventarios
• Adquisiciones
• Devoluciones de compras
• Devoluciones de ventas
• Ventas (despachos)
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C. Procedimiento de inventario perpetuo

Este procedimiento es el tradicional, permite conocer el costo del inventario en cualquier

momento, lo cual es una herramienta para saber costo de ventas y por lo tanto las
utilidades o pérdidas generadas. Las cuentas utilizadas son:

● Almacén (incluye recibo y devoluciones)

● Costo de venta
● Ventas (Despachos)

Cualquier procedimiento que se utilice, está determinado por las organizaciones y sus
sistemas de información, realizar adecuadamente el registro de los ingresos y salidas
permite fiabilidad y confiabilidad en el conocimiento del estado financiero de las empresas.

Figura 14: Procedimiento registro de entrada

Fuente. Universidad de Alicante

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6. Material de apoyo

NOMBRE DEL TEXTO URL

Manual de procesos y http://www.udistrital.edu.co:8080documents/138588/3362186/

procedimientos Manual+de+procesos+y+procedimientos+ANEXO+1.pdf

Unidad didáctica 5: El https://docplayer.es/13247910-Unidad-didactica-5-el-pedido-y-

pedido y entrega de entrega-de-mercancias.html
mercancías

Recibo y despacho https://www.youtube.com/watch?v=YbhPkUFcyg4

mercancías

7. Referencia bibliográficas

[Cámara Gijón]. (s.f.). ¿Qué es una factura comercial? Recuperado el 1 de diciembre de 2016 en
https://www.camaragijon.es/es/faqs-preguntas-frecuentes.html

Definición.DE. (2008). Diccionario. WordPress. Recuperado el 29 de noviembre de 2016 en

http://definicion.de/diccionario/

DefiniciónABC. (s.f.). Definición de Nota de Remisión. DefiniciónABC. Recuperado el 1 de diciembre

de 2016 en http://www.definicionabc.com/general/nota-de-remision.php

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Docs Template. (2016). Manual de procedimiento para el recibo de mercancía. Recuperado de 1

de diciembre de 2016 en https://www.docstemplate.net/procedimiento-para-el-registro-de-
solicitud-y-entrega-de-netbooks-conectar-igualdad-versi-n-anterior-ver-manual-de-directivos

Gestiopolis, E. (2002). ¿Qué es una orden de compra? Gestiopolis.com. Recuperado el 30 de

noviembre de 2016 en https://www.gestiopolis.com/que-es-una-orden-de-compra/

Márquez, M. (2015). Procedimientos utilizados para el registro de mercancías. Recuperado el 22 de

noviembre de 2016 en https://contadorcontado.com/2015/05/26/procedimientos-utilizados-
para-el-registro-de-mercancias/

Morales, F., Zamudio, A. & Muñoz, H. (2013). Mejoramiento en el proceso de mercancía para llenado
de tiendas Home center Sodimac Colombia. Investigación, EAN. Recuperado el 28 de Noviembre
de 2016 en http://repository.ean.edu.co/bitstream/handle/10882/5024/ZamudioAndres2013.
pdf?sequence=1&isAllowed=y

Mosquera, M. & Cerón, L. (2012). Propuesta de distribución del área operativa de la bodega y el
manejo de materiales en una empresa dedicada a la logística integral. Tesis, Universidad
Icesi. Recuperado el 28 de Noviembre de 2016 en http://repository.icesi.edu.co/biblioteca_digital/
handle/10906/68079

Pazan Toledo, T. M. (2015). Diseño de modelo de reingeniería al control de inventario y manejo de

bodega aplicado a la corporación Farmasocio. Tesis, Universidad delAzuay, Ecuador. Recuperado
el 27 de noviembre de 2016 en http://dspace.uazuay.edu.ec/bitstream/datos/5026/1/11465.pdf

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8. Créditos

Nombre Rol

Félix Ramón Triana Gaitán Director Regional Tolima

Álvaro Freddy Bermúdez Salazar Subdirector Centro de Comercio y Servicios

Gloria Inés Urueña Montes Coordinadora de Formación Profesional Integral

Ingrid Criollo García Experta Temática

Claudia Rocío Varón Buitrago Senior Equipo de Adecuación

Rosa Elvia Quintero Guasca

Luis Orlando Beltrán Vargas
Gissela del Carmen Alvis Ladino Asesores Pedagógicos

Claudia Marcela Gamboa Durán

Genny Carolina Mora Rojas Guionistas

Jefferson Fuertes González

Ismael Enrique Cocomá Aldana Diseñadores

Iván Darío Rivera Guzmán

Davison Gaitán Escobar Programadores

Atribución, no comercial, compartir igual.

Este material puede ser distribuido, copiado y exhibido por terceros
si se muestra en los créditos.
No se puede obtener ningún beneficio comercial y las obras
derivadas tienen que estar bajo los mismo términos de licencia que
el trabajo comercial.

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