Fundamentos de Gestión

de Proyectos
POR: ING. ROSA ELLENÍ VARGAS BRITO, MBA, CSSBB
Objetivos

Al finalizer este taller, los participantes podrán:

 Tener una idea general sobre los Fundamentos de la Gestión de Proyectos
 Definir lo que es un proyecto y sus características
 Saber la diferencia entre proyectos y operaciones
 Conocer las “partes interesadas” y roles de los miembros del equipo de proyecto
 Saber las etapas y ciclo de vida de los proyectos
 Realizar un plan de proyectos, asignando recursos e identificando dependencias
 Elaborar un charter de proyecto para aprobación
 Conocer la importancia de documentar y difundir las “lecciones aprendidas”
Definición de Proyecto

Norma Internacional ISO 10006

 Proyecto es aquel proceso único, que consiste en un conjunto de actividades
coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalización, llevadas a cabo para
lograr un objetivo conforme con requisitos específicos y requerimientos específicos,
incluyendo las limitaciones de tiempo, coste y recursos.

Project Management Institute (PMI)

 El proyecto es un esfuerzo de carácter temporal llevado a cabo con objeto de crear un

producto o servicio único.

 De esta manera los proyectos existen para llevar a cabo un producto o servicio que no
existía antes. En este sentido un proyecto es siempre único.
Características de los Proyectos

Proceso único

Conjunto de actividades coordinadas y controladas

Temporal

Con fecha de inicio y fin

Logro de objetivo(s)

Requerimientos específicos

Limitaciones de tiempo, coste y recursos

Proyectos y Planeación Estratégica

Generalmente los proyectos son autorizados por una o más de las

siguientes consideraciones estratégicas:
 Una demanda del mercado

 Una necesidad de la organización

 Una solicitud de un cliente

 Un avance tecnológico

 Un requisito legal
 Proyectos versus Operaciones

 Las organizaciones realizan trabajos a fin de lograr objetivos, por lo general se

dividen en:

Proyectos Operaciones

Realizados por personas

Restringidos por la limitación de recursos
Planeados, ejecutados y controlados

 Los proyectos y las operaciones difieren principalmente en que las operaciones

son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y únicos.
Las Partes Interesadas (Stakeholders)

Las partes interesadas o grupos de interés, también llamadas

Stakeholders, son:

 Individuos y organizaciones involucrados en el desarrollo

del proyecto o,

 Individuos y organizaciones cuyos intereses pueden verse

afectados positiva o negativamente como resultado de la
ejecución del proyecto o por el producto del proyecto
durante sus fases de operación y retirada.
Partes Interesadas del Proyecto

Interesados
en el
Proyecto

Equipo de
Trabajo

Líder

Patrocinador
Roles

 Patrocinador o sponsor
 Cliente, que es la persona u organización destinataria del producto del proyecto
 Miembros del equipo que constituye la organización del proyecto
 Comité de proyecto, encargado de la toma de decisiones de alto nivel del proyecto
 Consumidor o usuario final del producto del proyecto
 Subcontratistas
 La sociedad (el público en general, agencias e instituciones públicas, entidades con
capacidad normativa, medios de comunicación, etc.)
 Otros: socios, proveedores, subcontratistas, organismos patrocinadores, auditores etc.
 Etapas de Implantación de Proyectos

Desarrollo del concepto de Evaluación de Resultados,

Decisión de la Dirección
la Gestión de Proyectos Implantación en un recomendaciones de
General
(Manuales, Procedimientos, proyecto elegido mejora y transferencia a
(Factor crítico de éxito) otros proyectos
plantillas, etc.) y formación
Rol del Director o Líder de Proyecto
 Planificar y Programar el proyecto:

 Identificación y descomposición de los trabajos a realizar en el proyecto

 Considerar las dependencias y ligaduras de cada actividad y los recursos necesarios para su
ejecución

 Organizar y Supervisar el Proyecto:

 Identificar y atribuir responsabilidades de ejecución y supervisión de cada una de las tareas

 Dirigir el Proyecto

 Autorización, la priorización y la coordinación de la ejecución de cada una de las tareas

 Controlar y Dar Seguimiento al Proyecto

 Comparar el progreso del desempeño del proyecto con las referencias establecidas en las fases de
inicio y definición, con el objeto de tomar medidas si aparecen desviaciones significativas
 Características del Líder de Proyectos

 Debe conocer el entorno tecnológico en el que se realiza el proyecto y en

particular las tecnologías y los procesos utilizados en el proyecto.

 Debe conocer la organización en la que se desarrolla el proyecto.

 Debe estar familiarizado con los principios de dirección y en particular

debe tener competencia en las metodologías y herramientas propias de la
gestión de proyectos.

 Debe tener una gran capacidad de negociación, con el objeto de

acordar contratos, resolver conflictos, plantear soluciones con clientes y
otros participantes involucrados.
 Características del Líder de Proyectos

 Debe tener gran capacidad de comunicación. Debe facilitar y fomentar el intercambio de

información entre los integrantes de la organización del proyecto y debe comunicar de forma
adecuada a todos los participantes involucrados en el proyecto.

 Debe tener liderazgo y capacidad de trabajo en equipo

 Debe tener capacidad de dirigir y resolver conflictos y crisis

 Debe ser capaz de resolver problemas y eliminar barreras

 Debe ser ético y profesional.

 Los responsables de los proyectos deben desarrollar principios básicos como la legalidad, la
profesionalidad, integridad y respeto a las personas.
Reflexión
Ciclo de Vida del Proyecto

Iniciación Planificación Ejecución Control Cierre

• Define las fases que conectan el inicio del proyecto con su fin

• Divide el proyecto en fases que proporcionan un mejor control de la gerencia y

vínculos apropiados con las operaciones permanentes de la organización
 Ciclo de Vida del Proyecto

Iniciación Organización Ejecución Cierre

y
Preparación
Costo y Recursos Humanos 

Entregables Project Plan de Proyecto Entregables Documentos

Charter Aceptados Archivados
Tiempo 
Características de las Fases del Ciclo de Vida

1. Entregables: Productos de trabajo tangibles y verificables

2. Revisiones: Evaluaciones de entregables y ejecución de proyecto

3. Criterio de Salida: Métricas usadas para determinar si el proyecto debe pasar a la siguiente
fase

 Las fases son secuenciales y transfieren entre ellas información técnica o componentes
técnicos.

 Los niveles de costos y personal son bajos al principio, altos hacia las fases intermedias y
decaen hacia el final o cierre del proyecto.

 La probabilidad de éxito del proyecto es baja al inicio del proyecto (nivel de incertidumbre
es alto) y aumenta progresivamente a medida de que el proyecto continua o avanza
 Mapa General de Proyecto

Design
Inicio
for
Elaborar 6σ
el Roadmap
Estudio de Plan de Aprobación Reunión de
Charter Factibilidad Comunicación de Charter Revisión

Reunión Inicial Crear Plan Detallado Realizar Reunión de

Planificación del Equipo de Proyecto Análisis de Riesgo Revisión

Reuniones Actualizar Actualizar el Reunión de

Ejecución Completar Tareas
de Equipos Plan de Proyecto Análisis de Riesgo Revisión

Actualizar el Reunión de
Control Control de Tiempo Control de Costos Verificar Entregables
Análisis de Riesgo Revisión

Revisar Documentación Controlar y Archivar Plan Manejo de Reconocimiento y Reunión de

Cierre y Entrenar Documentación Cambio y Comunicación Celebración Revisión
 Fase 1: Inicio

 Aquí es donde se mide el valor y la viabilidad del plan. Los gerentes de proyecto suelen
utilizar dos herramientas de evaluación para decidir si desean llevar a cabo el trabajo o no:

 Documento de caso de negocio o Project Charter: este documento justifica la necesidad

del proyecto e incluye un estimado de los beneficios financieros potenciales

 Estudio de factibilidad: esta es una evaluación de las metas del proyecto, cronograma y
costos para determinar si el plan debe ser ejecutado. Equilibra los requisitos del proyecto
con los recursos disponibles para ver si la continuación del trabajo tiene sentido.

 Los equipos abandonan los proyectos propuestos que son etiquetados como no rentables o
inviables. Sin embargo, los proyectos que pasan estas dos pruebas pueden ser asignados a
un equipo de trabajo o a una oficina de proyectos.
 Fase 2: Planificación

 Una vez que el proyecto recibe luz verde, se necesita un plan sólido para guiar al equipo, así
como para tenerlo a tiempo y dentro del presupuesto.

 Un plan de proyecto bien redactado ofrece:

 Orientación para la obtención de recursos

 Financiamiento y adquisición de los materiales necesarios

 El plan del proyecto brinda al equipo dirección para producir resultados de calidad, manejar
el riesgo, crear aceptación, comunicar los beneficios a las partes interesadas y administrar a
los proveedores.

 La planificación también prepara a los equipos para los obstáculos que puedan encontrar a
lo largo del proyecto y les ayuda a comprender el costo, el alcance y el calendario del
trabajo.
 Listar las Actividades o Tareas
Orden de
Tareas

# Actividades o Tareas Duración Inicio Fin Responsable(s) Dependencia

1 Iniciación 2 días 24/4/2019 25/4/2019

2 Completar Charter 1 día 24/4/2019 24/4/2019 Juan Pérez

Fases o
Actividad 3 Aprobar Charter 1 día 25/4/2019 25/4/2019 María Gómez 2

Principal 4 Planificación 4 días 25/4/2019 02/5/2019 3

5 Reunión Inicial 1 día 26/4/2019 26/4/2019 3

6 Crear Plan de Proyecto 2 días 29/4/2019 30/4/2019 5

Sub-Tareas 7 Analizar Riesgos 2 días 29/4/2019 30/4/2019 3

8 Reunión de Revisión 1 día 02/5/2019 02/5/2019 3, 5, 6, 7

10
 Fase 3: Ejecución

 La ejecución consiste en entregar resultados que

satisfagan al cliente. Los líderes del equipo hacen
que esto suceda asignando recursos y manteniendo
a los miembros del grupo enfocados en las tareas
designadas.

 La ejecución depende en gran medida de la fase

de planificación. El trabajo y los esfuerzos del equipo
durante la fase de ejecución se derivan de plan del
proyecto.
Fase 4: Supervisión y Control
 La supervisión y el control a veces se combinan con
la ejecución porque a menudo se producen de
manera simultánea.

 A medida que los equipos ejecutan lo planificado,

deben supervisar constantemente su propio
progreso.

 Para garantizar la entrega del proyecto, los equipos

deben supervisar las tareas para prevenir la pérdida
de alcance, calcular los indicadores clave de
rendimiento, rastrear las variaciones del costo y el
tiempo asignados.

 Esta vigilancia constante ayuda a mantener el

proyecto en marcha sin problemas.
Monitorear y Actualizar el Progreso

Actualizar el Progreso de Forma Semanal o a Medida que se Completen las tareas

# Actividades o Tareas Duración Inicio Fin Responsable(s) Dependencia %

Completado
1 Iniciación 2 días 24/4/2019 25/4/2019 0%

2 Completar Charter 1 día 24/4/2019 24/4/2019 Juan Pérez 0%

3 Aprobar Charter 1 día 25/4/2019 25/4/2019 María Gómez 2 0%

4 Planificación 4 días 25/4/2019 02/5/2019 3 0%

5 Reunión Inicial 1 día 26/4/2019 26/4/2019 3 0%

6 Crear Plan de Proyecto 2 días 29/4/2019 30/4/2019 5 0%

7 Analizar Riesgos 2 días 29/4/2019 30/4/2019 3 0%

8 Reunión de Revisión 1 día 02/5/2019 02/5/2019 3, 5, 6, 7 0%

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Fase 5: Cierre del Proyecto

 Los equipos cierran el proyecto cuando entregan el trabajo terminado al cliente,

comunicando su finalización a las partes interesadas y liberando recursos para otros
proyectos.

 Este paso vital en el ciclo de vida del proyecto permite que el equipo evalúe y
documente el trabajo realizado y pase al siguiente proyecto, utilizando los errores y
éxitos previos para construir procesos más fuertes y equipos más exitosos.

 Aunque la gestión de proyectos a veces puede parecer abrumadora, dividirla en

estos cinco ciclos distintos puede ayudar al equipo a gestionar incluso los proyectos
más complejos y a utilizar el tiempo y los recursos de forma más inteligente.
Lecciones Aprendidas

 Al final de cada Proyecto es importante hacer una reunión para compartir y

documentar las LECCIONES APRENDIDAS.
 ¿Qué funcionó bien?
 ¿Cómo podemos estandarizar esa práctica?
 ¿Qué podría mejorarse?
 ¿Qué falló?
 ¿Cuál fue la causa?
 ¿Cómo podría prevenirse?
 Es muy importante la difusión de estas Lecciones Aprendidas para que otros equipos
puedan beneficiarse.
 Project Charter
Definición del Problema u Oportunidad Objetivos

Justificación – Caso de Negocio Alcance

Incluye Excluye

Equipo Nombre Firma Fases Fecha Comentarios

Patrocinador Inicio

Líder Planificación
Recursos Ejecución
Control
Cierre
 Project Charter
Definición del Problema u Oportunidad

• Describa el problema u oportunidad.

• ¡Nunca debe incluir una solución!
• Incluya dónde ocurre el problema, desde cuándo
ocurre, impacto, áreas afectadas…
• Incluya figuras como porcentajes, cifras costos, horas
de productividad perdida, desperdicios, etc.

Justificación – Caso de Negocio

• Describa por qué es importante el proyecto
• Indique cómo el proyecto se alinea con los objetivos
corporativos
• Describa el impacto positivo que tendrá la ejecución
del proyecto

Equipo Nombre Firma

Patrocinador

Líder
• En esta parte coloque el nombre de los miembros del
Recursos
equipo, incluyendo los recursos que se necesitarán de
otras áreas para su aprobación
 Objetivos
• Enumere los objetivos y cómo se medirá el éxito
• Identificar métricas para cada objetivo
• Incluya fechas, porcentajes de mejora, etc.
• Trate de que sean objetivos SMART:
• Específicos
• Medibles
• Alcanzable
• Realistas
• Atados a un tiempo o fecha límite.
Alcance
Incluye Excluye

• Indique el alcance del proyecto

• Qué procesos o áreas incluye
• Qué procesos o áreas se excluyen

Fases Fecha Comentarios

Inicio
• Establezca las fechas de conclusión de cada fase Planificación
del ciclo de vida del proyecto Ejecución
Control
Cierre
¿Preguntas?
Material Preparado y Facilitado Por:

Ing. Rosa Elleni Vargas Brito, MBA, MBB, CSSBB

CEO, Obsidian Partners LLC
www.obsidian-Partners-llc.com
https://www.linkedin.com/in/rosaellenivargasbrito/
rosa.vargasbrito@obsidian-partners.net