Instructivo Gestor de Contenidos Alfresco

ALMACENES LA 14 S.
A Instructivo Gestor de Contenidos Alfresco Fecha :

890 300 346 -1 DOCUMENTO: Septiembre 25 2017
Versión : 1.1
Elaborado por : Claudia Tobar Rodriguez Pág. 1

Subdivisión de Tecnología y Comunicaciones
Instructivo Gestor de
Contenidos
Alfresco
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Instructivo Gestor de Contenidos Alfresco
ALMACENES LA 14 S.A Instructivo Gestor de Contenidos Alfresco Fecha :
Versión : 1.1

1. OBJETIVO:
Permitir a los usuarios de La 14 la gestión de grandes cantidades de información almacenadas
en forma de documentos.
La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base
de datos permite el acceso rápido a la información contenida en los documentos que
generalmente se encuentran comprimidos y que, además de texto, pueden contener cualquier
otro tipo de documentos multimedia (imágenes, vídeos...).
Permitir compartir la información contenida en los documentos que son creados, editados y
borrados por sus usuarios. Por tanto, debe proveer de mecanismos que posibiliten esta
colaboración y todo lo que ello conlleva: organización del repositorio de documentos, gestión de
los usuarios y sus permisos para el acceso a los documentos y para la modificación de estos,
control de versiones de documentos, búsquedas sobre los documentos, etc. Además de estas
características básicas, puede ofrecer otras como notificaciones a los usuarios, reglas de
publicación de documentos, mecanismos avanzados de creación de documentos a partir de
plantillas, etc.
2. ALCANCE:
El proceso inicia con la creación de un sitio por parte del usuario y finaliza con el cargue de
documentos dentro de las carpetas o subcarpetas que se requiera gestionar.
3. RESPONSABILIDAD:
Aplica para todos los usuarios con acceso autorizado al gestor de contenidos quienes tengan un
usuario y una contraseña autorizada.
4. DEFINICIONES:
- Sitio : Es el repositorio (almacén de documentos y archivos) se construye a partir de
los conceptos Básicos de contenido y carpetas
- Contenido: es cualquier archivo almacenado en Alfresco. Puede ser un documento o un

archivo de cualquier extensión, como por ejemplo PDF, HTML, jpg, zip, doc, etc. Los
contenidos están formados por dos elementos principales: el archivo en sí mismo y sus
propiedades
(Información acerca del contenido). Por defecto, los contenidos tienen las propiedades de
Título, descripción y autor, junto con información para auditoría como quién lo creó y cuando
fue creado.
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Versión : 1.1

- Espacio: es equivalente al concepto de directorio o carpeta, pero con propiedades

adicionales como reglas de contenido y de seguridad. Puede contener otros espacios y
contenidos.
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5.CONDICIONES GENERALES:
5.1. Permite organizar y facilitar la gestión de todo tipo de documentos ofimáticos,
presentaciones, imágenes, xml, Multimedia, etc.
5.2. Gestión del ciclo de vida de los contenidos. (manejo de Flujo de Trabajo)
5.3. Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, guardar documentos
5.4. Facilita el trabajo colaborativo.
6.LUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
N/A
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7.ACTIVIDADES:
Interfaz de usuario. Cliente web de Alfresco
- La url de acceso es http://gestordecontenido.la14.com
Inicio de sesión con nombre de usuario y contraseña asignado por el administrador de la mesa
de ayuda de TI.
Ingresamos a la aplicación con la finalidad de hacer seguimiento a los documentos notificados

por correo, o a los sitios que tengamos autorización de acceso y este se hace solo con el usuario
brindado por el Administrador.
En el panel izquierdo aparecen los sitios y damos clic en el nombre para acceder
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INTERFAZ INICIAL DE ALFRESCO

 Panel de inicio : El panel de inicio de sesión se divide en 2 columnas que contiene 4
secciones llamadas dashlet :
1. Mis Sitios  Los sitios son áreas de proyecto donde puede colaborar con otras
personas, compartir contenidos y trabajar conjuntamente. Este dashlet presenta una lista de los
sitios a los que usted pertenece. Puede aplicar un filtro a la lista para ver solamente sus sitios
favoritos. Desde aquí, puede: Navegar hasta un sitio. Crear un sitio nuevo. Eliminar un sitio (si
usted es administrador del sitio). Marcar un sitio como favorito para que aparezca en el menú
Sitios, para poder acceder fácilmente.
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2. Mis Actividades:
Con este dashlet, es fácil hacer un seguimiento de sus sitios. Presenta las actividades de todos
los sitios a los que usted pertenece, como los contenidos que se han añadido, eliminado o
modificado. También podrá ver quién se une a sus sitios o los abandona.
Con los filtros, podrá ver las actividades por período y por propiedad.
3. Mis Tareas: Este dashlet presenta una lista de las tareas que se le han asignado,
incluyendo las invitaciones para unirse a sitios. Puede aplicar filtros a la lista para ver distintos
tipos de tareas. Desde aquí, puede:
 Editar una tarea para gestionarla.
 Ver una tarea específica.
 Abrir la página Mis Tareas para gestionar todas sus tareas.
 Iniciar un flujo de trabajo para crear tareas para otras personas o para
usted.
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4. Mis Documentos: Con este dashlet, podrá realizar cómodamente un seguimiento de sus
contenidos, independientemente del sitio en que se encuentren. Utilice el filtro para encontrar
fácilmente lo que busca. Hay dos vistas para este dashlet. En la vista detallada, puede:
 Marcar un elemento como favorito para que aparezca en las listas de favoritos, para
facilitar el acceso.
 Indicar que le gusta (o que no le gusta) un elemento.
 Ir a la página de detalles del elemento para dejar un comentario.
BARRA DE MENU
En la barra de menú se encuentra el acceso directo sobre las opciones del sitio: inicio, archivos,
archivos compartidos, tareas, personas (quienes tienen permiso de acceso), Repositorio. Y
edición de perfil de usuario (cambio de contraseña, editar detalles de usuarios, ajuste información
general de usuario)
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PERFIL DE USUARIO
En la barra de menú parte superior derecha está nuestro usuario para despliegue de opciones:
Editar perfil, cambio de contraseña, cierre de sesión.
Perfil de usuario:
Editar información de usuario, y cambiar contraseña.
Cambio de Contraseñas: Por favor cambie su contraseña al primer inicio de sesión, utilice
contraseñas seguras: Mínimo 12 caracteres alfanuméricos, use al menos 1 número, 1 carácter
especial, una letra mayúscula, sus contraseñas son personales e intransferibles
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ACCESO A SITIOS
Accedemos al sitio requerido dando clic sobre

el nombre, y despliega el panel del sitio
formado por las secciones:
 Miembros del sitio
 Contenido del sitio
 Actividades del sitio
 En la parte superior derecha las
opciones del sitio como biblioteca de
documentos , miembros, opción para
añadir usuarios:
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Para ingresar
al contenido
accedemos a
la Biblioteca de
documentos
En la biblioteca
de
documentos
Se visualizan
los
documentos
y/o carpetas
creadas dentro
de la biblioteca
CREACION DE CARPETAS
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Dentro de la
biblioteca de
documentos
seleccionamos
la opción de
crear  Carpeta
Despliega una
ventana y
diligenciamos
los campos
Detalles de
Nueva Carpeta
Nombre, Titulo,
Descripción y
clic en 
Guardar
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Una vez creada

la carpeta
podemos iniciar
con el manejo
de la
información :
carga, consulta
de documentos ,
creación de
subcarpetas
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Gestión de
Archivos y
Carpetas dentro
del sitio:
En el sitio
podemos
gestionar
archivos de todo
tipo de
formatos: xls,
doc, docx, jpg,
xlsx , ppt, pptx ..
entre otros.
Damos clic en la
parte derecha
de la carpeta o
archivo cargado.
OPCIONES DE CARPETAS
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OPCIONES DE
ARCHIVOS
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OPERACIONES SOBRE ARCHIVOS
Según el perfil que le corresponda se pueden realizar las operaciones sobre archivos en el gestor.
Los permisos son asignados por el administrador del sitio (el que crea el sitio).
Perfil CONSUMIDOR : Solo puede Descargar y Ver archivos
Perfil CONTRIBUIDOR, COLABODOR: ver, descargar, copiar, flujo de trabajo, editar fuera de
línea, cargar nueva versión,
Perfil ADMINISTRADOR: Todas las anteriores + administrar permisos , eliminar
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EDICION FUERA
PASO 1
DE LINEA:
Se utiliza para
trabajo sobre un
mismo archivo
varios usuarios en
forma
COORDINADA, al
momento de editar
fuera de línea el
documento pasa a
un estado
BLOQUEADO POR
EL USUARIO QUE
ESTA LOGUEADO
EN LA
APLICACIÓN.
.
NOTA: Al
momento de Otra opción es abriendo el documento (clic sobre el nombre ) y nos despliega
seleccionar la todas las opciones que podemos hacer sobre el documento, para este caso
opción de editar ser requiere EDITAR FUERA DE LINEA:
fuera de línea el
documento será
bloqueado y se
inicia el proceso
de DESCARGA
EN EL EQUIPO
Para posterior
edición.
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El paso 6: La carpeta donde queda el documento es ..\Descargas, la cual debemos tener

Guardamos el en cuenta.
documento.
Archivo  Guardar
como  se guarda
con el mismo
nombre  clic
guardar.
IMPORTANTE:
Tenga en cuenta
la ruta donde
guarda el archivo
para realizar el
cargue de la nueva
versión con los
cambios
realizados.
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PASO 7
Cargar Nueva
Versión!!
Una vez
modificamos el
documento
procedemos a
cargar la nueva
versión.
CLIC EN CARGAR
NUEVA VERSIÓN
Despliega la opción para seleccionar el documento (buscar en la ruta donde lo

guardamos)
 Seleccionamos el archivo en la carpeta
 Clic en abrir
 Clic en cargar
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Versión : 1.1

Finalmente una
vez cargado el
documento, este
queda liberado
para posterior
edición por parte
de otro usuario.
DOCUMENTO CARGADO! Con los nuevos ajustes. En este caso cambio a versión
2.1. con la barra derecha de scroll aparecen todos los cambios realizados :
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Versión : 1.1

Una vez liberado el documento se pude iniciar nuevamente el proceso carga – edición
fuera de línea
IMPORTANTE: LA OPCION EDITAR FUERA DE LINEA BLOQUEA EL

DOCUMENTO PARA QUE SE PUEDA TRAB AJAR EN FORMA COORDINADA SI
NO SE DESCARGA FUERA DE LINEA NO SE BLOQUEA y NO HAY CONTROL DE
VERSIONAMIENTO.
POR FAVOR BLOQUEE Y LIBERE EL Documento.
8.DOCUMENTOS Y/O REGISTROS REFERENCIADOS

NA
TIPO CÓDIGO NOMBRE RUTA DE ALMACENAMIENTO
Instructivo Instructivo http://gestordecontenido.la14.com/share/page/site/procedimientos-

Gestor de area-tecnologia/dashboard
Contenidos
Alfresco
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9.CONTROL DE CAMBIOS
VERSION DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

FECHA PROPUESTO
No. REALIZADOS
1 Septiembre 25 Versión inicial del documento Claudia M. Tobar

de 2017 Rodríguez – Mesa de
Ayuda
1.1 Septiembre 26 Se anexan opciones de cambio de Claudia M. Tobar

de 2017 contraseña, edición de perfiles de Rodríguez – Mesa de
usuario, se incluye explicación de panel Ayuda
de inicio de sesión.
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- Contenido: es cualquier archivo almacenado en Alfresco. Puede ser un documento o un

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- Espacio: es equivalente al concepto de directorio o carpeta, pero con propiedades

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Interfaz de usuario. Cliente web de Alfresco

- La url de acceso es http://gestordecontenido.la14.com

Ingresamos a la aplicación con la finalidad de hacer seguimiento a los documentos notificados

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Accedemos al sitio requerido dando clic sobre

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Una vez creada

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OPERACIONES SOBRE ARCHIVOS

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El paso 6: La carpeta donde queda el documento es ..\Descargas, la cual debemos tener

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Despliega la opción para seleccionar el documento (buscar en la ruta donde lo

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IMPORTANTE: LA OPCION EDITAR FUERA DE LINEA BLOQUEA EL

8.DOCUMENTOS Y/O REGISTROS REFERENCIADOS

TIPO CÓDIGO NOMBRE RUTA DE ALMACENAMIENTO

Instructivo Instructivo http://gestordecontenido.la14.com/share/page/site/procedimientos-

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1 Septiembre 25 Versión inicial del documento Claudia M. Tobar

1.1 Septiembre 26 Se anexan opciones de cambio de Claudia M. Tobar

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