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TEMA 6 - tema 6

Museología y Museografía (UNED)

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TEMA 6
INVESTIGACIÓN, CATALOGACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN APLICADA AL MUSEO
1. El museo como centro de investigación
1.1. La ciencia de la documentación
2. Sistemas de documentación y catalogación
2.1. El programa DOMUS
3. Criterios internacionales para la documentación en museos
3.1. La labor del CIDOC
3.2. Las propuestas de esquema
4. Movimiento de colecciones
4.1. 3 tipos de movimiento

El tema aborda la labor de estas instituciones como centros de documentación encargados de la

catalogación e investigación de las colecciones que el centro custodia. Aunque existen modelos
de catálogo e inventario no es posible obviar el modelo proporcionado por el Ministerio de
Cultura de España, el programa Domus, un sistema informatizado de documentación y gestión
museográfica que proporciona un modelo de actuación para estas tareas.

1. El museo como centro de investigación

La investigación histórica, documental, técnica y científica del patrimonio se impone por la simple
y pura razón de un mayor conocimiento de nosotros mismos y del mundo. Es tanto como decir
que de poco o nada valdría la existencia d eun rico patrimonio sin la investigación debida. La
excepcionalidad de su realidad física o estética sólo se desvela plenamente cuando se produce
su más correcta interpretación y valoración dentro de su contexto o entorno integrado. Para ello,
la investigación resulta indispensable. El objeto de arte puede convertirse en la obra de arte real
mediante enfoques históricos debidamente orientados. No existe mejor sistema que la
aportación de enfoques para su adecuada recalificación entre nosotros, para su interpretación,
reconocimiento y valoración histórica, y para su más rentable difusión sociocultural.
Para ello, la museología aporta la metodología conveniente, además de criterios y
planteamientos rigurosos y decantados. El programa museológico en sí, y las aplicaciones
museográficas en particular, contienen por su propia naturaleza la misión de una política de
investigación y acrecentamiento del patrimonio. Desde la selección y análisis de objeto
museístico, su documentación entitativa y museográfica, el tratamiento recibido en la dimensión
del museo-laboratorio hasta las operaciones de registro, inventario y catalogación necesarias,
todo está encaminado a la identificación e investigación de esa parte del patrimonio que debe
ser interpretado, valorado y difundido como un bien de carácter sociocultural.
La investigación científica es decisiva no sólo para las tareas tradicionales del museo
(identificación, registro, inventario y catalogación), sino sobre todo para las que articulan el
museo en sí mismo considerado como “centro de investigación y proyección sociocultural”. Para
las primeras se requieren medios e instalaciones de carácter instrumental (biblioteca, archivo,
laboratorio…). Sin una rigurosa investigación y la aplicación de una metodología adecuada, así
como sin la renovación de las técnicas de laboratorio y el intercambio de información y
experiencias entre los diversos museos, muy difícilmente podrán cumplirse en estas instituciones
con seguridad y rentabilidad las funciones de conservación y exhibición.

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La investigación en un museo debe entenderse, antes que, como asistencia o provisión de

resultados al público visitante o estudioso, como uno de los compromisos internos de los
conservadores ante la propia colección: investigar y conocer científicamente las obras para
poder catalogarlas con todo rigor, y así, difundirlas con seguridad y garantía. En museos de arte,
los conservadores deben enfocar la investigación aplicando una triple metodología: Primero, la
que le proporciona el medio histórico-estético y crítico, como soporte fundamental para el
conocimiento de la obra como hecho histórico y hecho artístico que es, y tanto desde el punto de
vista material y formal como técnico, conceptual, iconográfico, etc. Segundo, métodos ópticos y
físico-químicos, indispensables para el análisis estructural y compositivo de la naturaleza de las
piezas en íntima relación con el departamento de restauración. Y Tercero, la metodología que
nace de la aplicación de los medios tecnológicos más avanzados (electrónicos, informáticos…)
que pueden proporcionar datos objetivos con que dilucidar cualquier duda de atribución o
autentificación de una obra.
En el laboratorio del centro, en el departamento de restauración, el conservador debe asegurar
la identificación, datación y autentificación de las obras estando en estrecho contacto con los
científicos, para fortalecer cada vez más sus objetivos comunes. En la función investigadora de
un museo, el laboratorio (interno o externo) es un medio cada vez más necesario para
determinadas funciones científicas. Unido este trabajo a la profundización histórico-crítica de las
piezas, a la ayuda tecnológica y a los intercambios de resultados con otros museos, el
conservador estará en la mejor de las condiciones para afrontar la catalogación razonada de los
objetos de un museo y su publicación. Sólo puede garantizar estas funciones una rigurosa y
continuada dedicación científica.
1.1. La ciencia de la documentación
La conservación de una pieza en un museo sólo se justifica si junto a ella se conserva la
documentación que memoriza su historia y las condiciones en que fue hallada. De lo contrario un
museo es un simple almacén de objetos. La documentación de un museo es toda la información
que el centro posee respecto a los bienes que custodia.
Según Isabel Bravo Juega, documentación es la ciencia que, a través de unas técnicas llamadas
documentales (coleccionar, ordenar, clasificar, seleccionar, recuperar y difundir), tiene como fin
hacer accesible el contenido de las fuentes de conocimiento. La documentación de una pieza es
su primer elemento para garantizar su conservación y defensa. Así se justifican los inventarios y
catálogos, que son instrumentos para la actuación de conservación y custodia del patrimonio de
los museos. Según el art. 12.1 del Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema
Español de Museos (Real Decreto 620/1987):
- El inventario tiene por finalidad identificar pormenorizadamente los fondos asignados al museo
y los depositados en este, con referencia a la significación científica o artística de los mismos.
Técnicamente le corresponde realizarlo al responsable del registro o al ayudante del
conservador.
- El catálogo tiene como finalidad documentar y estudiar los fondos asignados al museo y los
depositados en el mismo con relación a su marco artístico, histórico, arqueológico, científico o
técnico, debiendo contener los datos sobre el estado de conservación, tratamientos, biografía,
bibliografía y demás incidencias análogas relativas a la pieza. Su elaboración corresponde al
conservador.
A pesar de esto debe señalarse que la tendencia actual, desde la introducción del tratamiento
informático de la documentación, es la de incorporar los datos de uno y otro en una ficha única.
La documentación no es sino una herramienta de trabajo abierta a todos los servicios del museo
y, a través de ellos, a la sociedad. Tiene, además, diferentes usos:

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- Para la propia actividad del museo, puesto que es necesaria para llevar a cabo la conservación,
exposición y difusión al público de los mencionados fondos.
- Para que el museo sea un centro de investigación hacia dentro y hacia fuera.
- Para demostrar la propiedad legal de las colecciones.
- Para la lucha contra el tráfico ilícito de bienes culturales.
La documentación de un museo comprende las 4 funciones de registro, inventario, control de
movimientos y catalogación.
1. Registro: es un índice, lista o libro de control de entrada y salida de los objetos del museo, a
los que se les asigna un número de orden. Todo objeto que entre en un museo debe ser, en
primer lugar, inscrito con la asignación de un número en el registro, base del inventario general y
de los catálogos (tanto topográfico como sistemático, monográfico y razonado o crítico), para
conocer adecuadamente la ubicación de las obras. Las labores de registro, inventario y
catalogación se inscriben dentro del sistema de documentación, a ser posible siguiendo las
directrices del ICOM y dentro de un programa informático que no excluye las bases de datos
tradicionales en papel.
2. Inventario: es un listado más o menos completo de la totalidad o de una parte de los fondos de
un museo. Tiene como finalidad identificar pormenorizadamente los fondos asignados al museo
y los depositados en él, con referencia a la significación científica o artística de los mismos, y
conocer su ubicación topográfica. El inventario se lleva a cabo por orden cronológico de entrada,
para lo que el ICOM recomienda una triple cifra (año de entrada abreviado/ número de entrada/
número de orden dentro de la colección).
3. Control de movimientos: Las funciones de registro e inventario de colecciones son
susceptibles de desarrollo diverso según el soporte que se utilice para asentar los datos: libros o
fichas manuales, o soportes tecnológicos avanzados, pero implica necesariamente la existencia
de un departamento de registro en el museo que, no sólo atiende las funciones urgentes de
control y registro, sino que se encarga de controlar todos sus movimientos (verticales,
horizontales, interiores y exteriores).
4. Catalogación: resultado de una cuidadosa investigación, es la ordenación de la totalidad o de
una parte de los datos de un museo, estableciendo unas categorías previas. Catalogar quiere
decir numerar y juntar, pero a diferencia del libro de registro, los catálogos se utilizan para
facilitar el servicio de los sistemas de documentación y para tener acceso más fácil y rápido a las
informaciones que se usan más a menudo. La catalogación es labor irrenunciable de los
conservadores. Existen cuatro modalidades de catálogo:
• Catálogo topográfico, atiende y especifica con todo detalle la ubicación de las obras de un
museo, con acompañamiento de datos y comentarios a la influencia del medio, de la instalación
y posibles cuidados especiales.
• Catálogo sistemático, da a conocer los objetos en relación con el cuadro artístico, arqueológico
o histórico del territorio. Es el resultado de la clasificación según un orden científico conveniente
a la naturaleza de los fondos.
• Catálogo monográfico, es el “expediente científico” de cada obra del museo, cada una de sus
fichas contiene o resume los contenidos de los otros dos catálogos además de acoger más
particulares no contemplados en ellos. Aquí se incluyen todos los documentos referidos a cada
obra.

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• Catálogo razonado o crítico, no sólo clasifica científicamente las obras de un museo, sino que
también las describe, discute, desentraña su historia, las valora e interpreta con la mayor
objetividad posible.
Un catálogo suele definirse genéricamente como la ordenación de la totalidad o de una parte de
los datos de un museo, estableciendo unas categorías previas. Catalogar quiere decir numerar y
juntar; de hecho, significa dividir los datos en subdivisiones comprensibles. Los catálogos se
utilizan para facilitar el servicio de los sistemas de documentación y para tener acceso más fácil
y rápido a las informaciones que se usan más a menudo.
2. Sistemas de documentación y catalogación
“La información (sobre la documentación) puede referirse a objetos, fotografías, películas, libros,
archivos, etc. Puede incluir descripciones físicas, noticias históricas, detalles de la adquisición,
indicaciones de ubicación, informes del trabajo realizado con los objetos en el museo, etc. La
información sobre las colecciones no es uniforme. Sabemos mucho sobre algunos objetos, y
muy poco sobre otros. Necesitamos registrar diferentes cosas sobre diferentes tipos de objetos.
La información puede acumularse y cambiar a lo largo del tiempo. Se descubren nuevos hechos,
las opiniones cambian. Los objetos se mueven, cambian su valor, o son restaurados,
fotografiados e incluso transferidos a otras instituciones. Los sistemas de documentación de las
colecciones deben ser capaces de acomodarse a esta variedad y constante cambio”.
Desde 1993 se viene trabajando en el Ministerio de Cultura y desde la Dirección de Museos en
la sistematización de las normas documentales, tanto en lo relativo a la catalogación y
tratamiento técnico-administrativo de los fondos museográficos, como al establecimiento de
terminologías para la clasificación, denominación y descripción de diversos tipos de ítems. La
primera fase del trabajo se sintetizó en un documento titulado Proyecto de normalización
documental de museos: Elementos para una aplicación informática de gestión museográfica y
que, más que un manual de documentación, es un informe técnico sobre una propuesta de
actuación. La idea nació tras un análisis del estado de la cuestión que había sacado a la luz la
enorme disparidad existente, la diversidad de sistemas de trabajo y la falta de criterios comunes,
aumentando más si el análisis se extendía a centros no dependientes de la Administración del
Estado.
Tal y como se gestionaba la documentación tradicionalmente existían deficiencias como que
resultase complicado recuperar las informaciones adecuadas para uso del centro o de
investigadores externos, o la complicación que supone el no compartir la terminología o los
criterios de ordenación entre los antecesores, compañeros o diferentes centros. Con la
implantación de la informática en la vida cotidiana, se inició también la informatización de los
centros museísticos y, al mismo tiempo, la creación de sistemas comunes que facilitasen, no
sólo la gestión y almacenamiento de datos en un museo concreto, sino la relación con los demás
museos.
La práctica actual en cualquier Museo demuestra la utilidad y necesidad de contar con un control
sistemático de su información, facilitada por el tratamiento electrónico, con diversas finalidades:
- La gestión efectiva y ágil de los registros, inventarios y catálogos de los centros.
- La eliminación de las tareas de ordenación manual y duplicación de documentos que implican
los múltiples archivos que necesita el funcionamiento del Museo.
- La simplificación de los trámites administrativos que los museos realizan por las incidencias de
cualquier tipo que afectan a sus colecciones.

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- El control administrativo por parte de los Servicios Centrales, en particular de los registros de
BIC, de los fondos custodiados en los museos.
- La mejora del servicio a los investigadores y de la oferta cultural al público.
La finalidad básica es la unificación de la gestión documental y administrativa del Patrimonio
Histórico Español, y su máxima difusión entre las instituciones y unidades administrativas del
área. No obstante, respecto a su ámbito de aplicación, las distintas situaciones jurídicas y
dependencias administrativas de las instituciones no permiten una extensión reglamentaria y
uniforme del sistema, sino sólo su implantación inicial en los centros exclusivamente
dependientes del Estado. La demostración de su utilidad, el convencimiento común de la
necesidad de una “unificación técnica y documental” y el trabajo en colaboración, unido a las
facilidades de apoyo técnico que el Ministerio pueda prestar, permitirán su gradual extensión a
todos los centros interesados. El Servicio de Documentación depende de la Subdirección
General de Museos.
En los inicios del proyecto de Normalización Documental se formaron una serie de grupos de
trabajo sobre vocabularios técnicos especializados que, con mayor o menor fortuna,
desarrollaron su trabajo. En 2001 se retomó este importante capítulo del proyecto
desarrollándolo en varias líneas. En primer lugar, se ha impulsado la finalización y publicación de
algunos de los diccionarios/tesauros temáticos que en su momento quedaron más avanzados en
su elaboración. Junto a este tipo de tesauros especializados, se inició una nueva vía de trabajo
en 2001 consistente en la elaboración de tesauros generales aplicables a la catalogación de
bienes culturales, muebles e inmuebles. En esta línea, se encuentran en vías de realización los
siguientes tesauros:
- Clasificaciones genéricas de bienes culturales.
- Denominaciones de bienes culturales y sus componentes.
- Materias de elaboración y decoración de bienes culturales.
- Técnicas de elaboración y decoración de bienes culturales.
- Contextos culturales (períodos históricos, estilos artísticos y grupos culturales).
Para la elaboración de los Tesauros se ha desarrollado una aplicación informática llamada
Jerartes, que está previsto que sea la herramienta utilizada para la continua actualización de
tesauros utilizados por toda la red de usuarios Domus. Esta aplicación contendrá los tesauros
generales de Domus, recibirá las propuestas de nuevas incorporaciones de términos de los
museos usuarios, y devolverá a éstos los tesauros actualizados.
2.1. El programa DOMUS
La situación anterior a 1993 era tan dispar que imposibilitaba el proceso de informatización que
se intentaba acometer. Las causas de esta situación había que buscarlas en: las particulares
historias de cada centro, el predominio de la investigación sobre otras funciones del museo, la
particularización de los sistemas documentales en relación con la disciplina científica
predominante, la falta de análisis global de la mecánica del trabajo museístico, la carencia de un
concepto claro de servicio público (que sí existía en las bibliotecas), o la falta de rentabilidad
económica de una normalización de reglas catalográficas que sí existe en el ámbito de la
biblioteconomía. Para hacer frente y paliar esta situación nació el programa Normalización
documental de museos que evolucionó hasta la aplicación Domus.
El modelo de sistema de documentación de museos que se creó está planteado para servir a
museos de cualquier titularidad y especialidad, ya que se partió de la idea de que los museos

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tienen más elementos en común que los que les separan, teniendo en cuenta que sus funciones
son siempre las mismas. Es un sistema construido en torno a cuatro tipos básicos de fondos:
museográficos, documentales, bibliográficos y administrativos.
Para la identificación, descripción y clasificación de estos fondos se proponen modelos de
estructuras de información, prácticamente iguales en el caso de los fondos museográficos y
documentales, ya que se consideran dos conjuntos conceptualmente paralelos, con similar valor
cultural e informativo. Además, se proponen mecanismos para que la interrelación entre los
cuatro tipos de fondos sea factible, de modo que no se conviertan en compartimentos estancos.
Domus es un sistema integrado de documentación y gestión museográfica informatizado,
desarrollado por el Ministerio de Cultura (MCU) (Subdirección General de Museos Estatales y
Subdirección General de Tratamiento de la Información), en colaboración con Transiciel España.
Domus responde básicamente al modelo de sistema de documentación informatizado propuesto
en el proyecto de Normalización Documental, aunque con las necesarias variaciones sobre el
modelo inicial debidas, tanto al propio desarrollo de la aplicación con las posibilidades e
imposibilidades técnicas que han ido surgiendo, como a nuevas ideas que han ido
incrementando los requerimientos iniciales a lo largo del desarrollo. El programa ha ido
evolucionando con los años. 12 acciones que Domus permite:
• Gestionar el proceso de ingreso de bienes culturales en las colecciones del museo.
• Registrar, inventariar y catalogar fondos museográficos y documentales.
• Asociar imágenes digitales en varios formatos al inventario/catálogo de bienes culturales.
• Registrar informes de conservación y describir análisis y tratamientos de restauración de las
colecciones, asociados a imágenes digitales de dichos procesos.
• Describir la documentación gráfica relacionada con los fondos museográficos y documentales.
• Gestionar el servicio de esta documentación gráfica a peticionarios externos.
• Gestionar el movimiento de fondos tanto dentro como fuera del museo (préstamos a
exposiciones, depósitos en otras instituciones…).
• Registrar y gestionar las entradas temporales de bienes culturales ajenos en el museo.
• Registrar, inventariar y catalogar la documentación del archivo administrativo.
• Gestionar diversos registros necesarios para la administración del museo: personal,
correspondencia, material, directorio de personas e instituciones…
• Gestionar la taquilla.
• Gestionar la tienda.
Domus integra diversas herramientas de control terminológico que permiten una mejor
recuperación de la información y posibilitan un futuro intercambio de información entre museos.
Cuenta además con un potente sistema de consulta a través de motores de base de datos
relacionales y documentales. Actualmente cuenta con un nuevo sistema para capturar imágenes,
procedentes de ficheros digitales o directamente desde escáner, y asociarlas tanto a fondos
museográficos y documentales como a informes de conservación y análisis y tratamientos de
restauración a través del módulo de Documentación Gráfica. Los datos de identificación de estas
imágenes se consignan en Documentación Gráfica y pueden ser visualizadas desde los módulos
de Catalogación de fondos museográficos y documentales, de Conservación, y de Consultas.

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Actualmente se está trabajando en el desarrollo de Domus en dos frentes fundamentales de cara

a la extensión del sistema fuera del ámbito de los museos del ministerio: una versión multiidioma
y una adecuada herramienta de importación/exportación. En cuanto a la versión multiidioma de
Domus, ya está disponible una que permite la traducción de la aplicación a cualquier lengua (ya
existen versiones en catalán y en inglés). Cada museo puede elegir las lenguas de instalación de
Domus, siendo posible la recuperación de información a través del módulo de Consultas a partir
de los campos controlados terminológicamente por tesauros o listas de términos cerradas,
independientemente de la lengua elegida por el catalogador de entre las seleccionadas por el
museo.
La implantación se inició en 1999, momento en que se eligió el Museo Nacional de Antropología
como museo piloto para probar sus diferentes funcionalidades y la integridad del sistema, antes
de proceder a su implantación en el conjunto de los museos. En 2001 y 2002 se abordó la
implantación del sistema en los otros 16 museos del Servicio General de Museos del Estado.
Domus debe seguir evolucionando para adaptarse a las necesidades de los museos,
incorporando todas aquellas funcionalidades que permitan una mayor facilidad y eficacia de la
gestión del sistema documental del museo, así como el necesario intercambio de información y
su difusión. En este sentido, los museos usuarios de Domus ya vienen apuntando algunos de
estos necesarios desarrollos. El programa deberá extenderse al mayor número posible de
museos para lograr la máxima rentabilidad de sus posibilidades de intercambio de información y
de difusión. Además de los museos estatales, la red de usuarios Domus también se extiende a
museos de otras administraciones públicas y de titularidad privada, especialmente a todos los
que forman el Sistema Español de Museos. El siguiente ámbito de expansión lo forman los
museos de los países iberoamericanos, algunos de los cuales ya han manifestado su interés. Es
deseable que los museos puedan, por ejemplo, solicitar el préstamo de determinados fondos
para una exposición a través del catálogo colectivo y Domus; y también es deseable que por
ejemplo un investigador pueda localizar todos los vidrios romanos depositados en museos
españoles tan sólo con una búsqueda en el catálogo a través de Internet. El último paso sería la
inclusión de este Catálogo Colectivo de Museos en un deseable gran Catálogo del Patrimonio
Histórico Español.
En Andalucía, antes de la aparición del programa Domus, ya existía el Odiseus, un programa
muy similar, si bien se cambió al Domus por su vocación de implantación en cualquier tipo de
museo. Esta decisión supuso la puesta en marcha de un programa específico para los conjuntos
arqueológicos y monumentales, que se denominó BARAKA, y que nació con la misma filosofía
de constituir un sistema integral de gestión de la información. BARAKA es un programa pionero,
realizado desde sus orígenes por la Dirección General de Instituciones del Patrimonio Histórico,
basado en la referenciación espacial de la información que permite un SIG (Sistema de
Información Geográfico), dada la especificidad de estos sitios patrimoniales respecto de los
museos. En la actualidad se ha desarrollado ya el análisis funcional del sistema y se ha
implantado en los conjuntos una herramienta de catalogación y reconstrucción virtual de los
bienes arqueológicos tutelados. El programa BARAKA tiene como cuerpo central una gran base
de datos dedicada a la catalogación, cuyo rasgo inicial es el homogeneizar modelos
catalográficos y tesauros al uso en todo el ámbito de aplicación de BARAKA y de esta forma,
aglutinar y actuar como revulsivo y paso adelante en las metodologías hasta ahora en vigor.
Algunos museos, como el del Prado, poseen su propio programa de gestión de la
documentación. En cuanto a redes de información, algunos museos nacionales como el
Arqueológico y el Prado ya están incluidos en redes europeas, como RACE (de investigación y
desarrollo de las telecomunicaciones avanzadas) y RAMA (Acceso Remoto a las Bases de
Datos).
3. Criterios internacionales para la documentación en museos
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La necesidad de una adecuada documentación de las colecciones y de una normalización de las

prácticas museísticas para poder compartir recursos, aprovechando las ventajas de las
tecnologías de la información y comunicación, ha impulsado la colaboración entre organismos
internacionales y nacionales para el avance de este campo.
3.1. La labor del CIDOC
Tras la desaparición de la Oficina Internacional de Museos, se creó a finales de 1946 el ICOM
dentro de la UNESCO. El Consejo se organizó en una serie de comités internacionales y
nacionales, estando dedicados los primeros a una especialidad. El CIDOC, Comité Internacional
para la Documentación, se creó en 1950 por petición del personal del propio centro de
documentación del ICOM en París, siendo muy importante la labor que durante todos estos años
ha venido desempeñando para la normalización documental y adecuada informatización en los
museos. Es uno de los 31 comités permanentes y dependientes del ICOM dedicados a temas
museísticos. Se dedica desde hace 25 años a la documentación de las colecciones de museos,
y reúne a 650 miembros de 60 países entre conservadores, bibliotecarios y especialistas de la
documentación, del registro, de la gestión de las colecciones y de la informatización. Los
miembros del comité reciben un boletín y participan en las conferencias anuales, así como en los
grupos de trabajo especializados en el sector de las normas (generales o que tratan de los
aspectos específicos del patrimonio cultural) y en el sector de la aplicación del multimedia o de
internet. El hecho de asegurarse de que todos los objetos aceptados de forma temporal o
permanente por el museo poseen una documentación adecuada y detallada para facilitar su
procedencia, identificación, estado y tratamiento constituye una responsabilidad profesional
importante. (Código de deontología profesional del ICOM, 1986, Artículo 6.2. Custodia de las
colecciones, pp 31, © 1997).
En el seno del CIDOC ha habido una evolución de sus filosofías. Hasta 1970 estuvo dirigido por
la directora del centro de documentación del ICOM, Ivonne Oddon, colega de Rivière desde que
en 1929 la contrató para trabajar en el Museo del Hombre. En los años 60 impartió numerosos
cursos en Nigeria, así como el importante “Curso de Museología” que impartía Rivière en la
Universidad de París. Los instrumentos documentales y normativos que elaboró se estuvieron
difundiendo durante muchísimos años en su texto Elements of Museum Documentation de 1968,
por lo que son su filosofía y su manera de entender la documentación las que, en cierta forma,
se hicieron norma común a nivel internacional. Los museos del mundo enviaban al centro de
documentación de París el material para el trabajo de dicho centro que, posteriormente, se
procesaba para la redacción de su revista Museum y para el noticiario relativo a los servicios
museales de la UNESCO, y las actividades del ICOM. Rivière y Oddon consideran al museo
como un centro de documentación o laboratorio de investigación, donde se produce y comunica
información.
Con el desarrollo de los ordenadores y al comenzar su utilización por parte de las instituciones
museísticas, se vio la necesidad de la adaptación a estas nuevas circunstancias. El CIDOC se
encontró así en dos puntos esenciales:
1) el estudio de las necesidades de los museos según las diferentes especialidades.
2) el establecimiento de un grupo de categorías mínimo para la descripción de los objetos
(institución, número de entrada o registro, modo o forma de adquisición, fecha de adquisición,
fuente de adquisición, nombre común del objeto (en el idioma del país), clasificación (término
normalizado), descripción del objeto e historia del objeto). Se formaron varios grupos de trabajo,
el de reconciliación de normativas, el de normas de documentación, de archivos de imágenes,
de terminología (que elabora el Dictionarium Museologicum), de los centros de documentación y
el estudio de las bases de datos.

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El CIDOC trabaja hoy estrechamente con el Getty Research Institute. La tendencia actual de los
organismos internacionales es la obtención de normas de información museística que permitan
ofrecer un modelo base para la unificación de prácticas que facilite la comunicación, el desarrollo
de un corpus de conocimiento para mejorar las prácticas del personal y, por último, facilitar el
intercambio de información.
Los tipos de normas sobre información en los museos pueden resumirse en cuatro puntos:
1. Normas sobre sistemas de información. Definen los elementos de sistema como los medios
de catalogación, gestión de las colecciones, administración del museo, etc.
2. Normas sobre intercambio de información. De las que se ocupan la ISO (Organización
Internacional de Normalización) y proyectos como el CIMI (Intercambio Informático de
Información Museográfica).
3. Normas sobre datos, para definir la estructura de los mismos (campos para registrar la
información y su relación) contenido (introducción de los datos con reglas de catalogación y
convenciones sintácticas) y valores (términos que se pueden utilizar).
4. Normas sobre procedimientos en operaciones en relación con la administración de las
colecciones, tales como el registro organización de movimientos dentro y fuera del museo, etc.
Existen otros importantes organismos como el MDA (Asociación para la Documentación de los
Museos en el Reino Unido) que creó un sistema de gestión documental para los museos
británicos (GOS), estableciendo unas fichas tipo para centralizar y controlar las informaciones
museográficas y que18 tuvo el mérito de basarse en un análisis meticuloso y en una estructura
segura de registro.
En los años 90 desarrolló el programa MODE, software popularizado en museos de tamaño
medio y pequeño. Ante la ausencia de legislación estatal, la MDA se erigió como organización
clave para el desarrollo de la documentación museográfica en ese país. En Alemania destaca el
proyecto Bildarchiv Foto Marburg. En Canadá la Red de Información del Patrimonio Canadiense
trabaja desde 1972 por la elaboración de normativas, con cursos de formación, difusión de bases
de datos, etc. En Italia, la labor de coordinación la lleva a cabo el Istituto Centrale peri l Catalogo
e la Documentazione (ICCD). En Francia se creó en 1971 un servicio de informática en el
Ministerio de Cultura que ha organizado varias bases de datos según especialidades artísticas
como JOCONDE (para pinturas y diseños) CARRARE (escultura), y continúa con el Inventario
General de Monumentos y Riquezas Artísticas de Francia, retomado por André Malraux en 1964;
y se trabaja en el proyecto Videomuseum asociación de museos y otras fundaciones para la
realización de un catálogo informativo exhaustivo de obras del siglo XX del patrimonio nacional
francés.
La iniciativa más interesante es la del Programa de Información en Historia del Arte del Instituto
Getty, creado en 1983 con la finalidad del desarrollo de normativas para asegurar la
accesibilidad de la información de historia del arte. La Museum Computer Network fue creada en
1967 con la intención de compilar un inventario de las colecciones de los museos.19 Desde el
ICOM, y para difundir sus directrices, entre otros objetivos, se publica la revista Museum, que
suele ser temática. Pero el primer documento que emitió fue en 1995, tras el análisis comenzado
en 1993 de la documentación presentada por los 19 países colaboradores.
Las fichas técnicas del CIDOC pretenden difundir, de una forma simple y concisa, una serie de
prácticas de documentación museística comúnmente reconocidas. Periódicamente publica las
fichas con la intención de contribuir a la homogeneización y a la sistematización de toda la
documentación que los museos producen y gestionan en el mundo20. El CCO (Cataloging
Cultural Objects: A Guide to Describing Cultural Works and Their Images) es un manual para

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describir, documentar y catalogar obras culturales y sus imágenes. En un principio se centró en

arte y arquitectura incluyendo pintura, escultura, grabado, fotografía, etc. Se realizó en
colaboración con la Fundación Getty y tiene como objeto la unificación del vocabulario y los
sistemas de documentación y catalogación.
3.2. Las propuestas de esquema.
A continuación, se detalla el Esquema para ficha de catálogo sistemático:
A) Criterios:
I: Datos cronológicos
II. Cultura o movimiento artístico
III. Sección o estética
IV Serie o época
V. Otros
B) Datos complementarios:
a) Registro de entrada (Propiedad/Depósito) número
b) Inventario general, número
c) Catálogo monográfico, número
d) Catálogo topográfico, número
C) Conceptos:
1. Clasificación y naturaleza del objeto
2. Autor o procedencia
3. Materia, soporte, procedimiento y técnica
4. Dimensiones
5. Estado de conservación
6. Negativos fotográficos, números
7. Síntesis histórica, estética y técnica
8. Variantes
9. Bibliografía
10. Observaciones
11. Otros datos
Siglas simplificadas: P pintura, E escultura, D dibujo, Ag aguafuerte, Lt litografía, Se serigrafía, F
fotografia, Vi vídeo, Di diseño, A arquitectura, Ins instalaciones, Mon montajes, etc.
Cada obra debe ir acompañada de una reproducción fotográfica (y referencias a otros medios de
reprografía como dvd) Cada obra irá precedida de la sigla correspondiente a su procedimiento o
naturaleza artística. Le seguirá un número que corresponderá al número de orden del catálogo. A
continuación, aparecerá el título más seguro y reconocido de la obra (o, en su caso, sin título).
Lugar donde se realizó la obra. Fecha de realización (lo más exacta posible: día, mes y año) o

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de atribución de la obra. Es recomendable que las obras aparezcan por orden cronológico en el
catálogo. Materia, procedimiento, técnica y soporte de la obra. Medidas (altura x anchura x
profundidad) en centímetros, las muy grandes en metros y las láminas o planchas de grabado,
litografías, etc. en milímetros. Firmado (y rubricado, si lo está) y el lugar. Si aparece fechada la
obra por su autor y dónde. Otras firmas, signos o inscripciones de la obra. Procedencia y
propietario actual. Número de catálogo del museo propietario de la obra. Vicisitudes en la
realización de la obra. Vicisitudes en la procedencia o de los diferentes propietarios. Descripción
pormenorizada de la obra. Exposiciones en que ha participado. Diagnóstico y currículo de la obra
respecto a su conservación y restauración. Características particulares respecto de su
exposición, instalación, iluminación, protección, transporte, enmarcado, etc. Textos literarios o
provenientes del autor sobre la obra (entrevistas, anécdotas.) Fuentes iconográficas y
documentales sobre su origen, realización, influencia, etc. Bibliografía, de cuatro tipos:
1) monográficas sobre la obra,
2) monográficas sobre el autor,
3) general,
4) en la que aparece reproducida, aunque no se la estudie.
Por su parte, el Esquema para el catálogo razonado de artistas detalla:
1. Apellidos y nombre del artista.
2. nombres o seudónimos por los que se le conoce.
3. fecha y lugar de nacimiento.
4. fecha y lugar de fallecimiento.
5. lugares de residencia y períodos (con indicación de fechas, países, ciudades, etc.).
6. nacionalidad (o nacionalidades).
7. procedimientos o especialidades de expresión artística.
8. períodos fechados de actividad artística (lo más concretos y razonados).
9. galerías, marchantes, mecenas o patrocinadores del artista.
10. formación académica artística.
11. formación investigadora (innovación y madurez técnica, formal, conceptual, etc.).
12. aprendizaje e influencia de otros maestros.
13. maestrazgo sobre otros artistas.
14. precios y reconocimientos.
15. exposiciones individuales y colectivas.
16. contexto estético y sociocultural de la época.
17. bibliografía, diferenciando entre la de carácter primario (propia del artista) y secundario.
4. Movimiento de colecciones
Se considera movimiento de un objeto o documento en un museo cualquier cambio de ubicación
de carácter temporal, tanto a largo como a corto plazo, con un destino prefijado. Se trata de una

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competencia del departamento de Conservación y/o Restauración (según qué casos) y requiere
de tratamiento documental para asegurar su localización física y justificar dicho movimiento.

4.1. 3 tipos de movimiento.

Hay tres tipos de movimiento: el ingreso, el movimiento propiamente dicho (interno o externo), y
la baja.
1. Ingreso: en la adquisición de los fondos museográficos se articulan una serie de actuaciones,
algunas previas al ingreso efectivo, que han de regularse administrativamente con rigor, ya que
de ellas dependerán, entre otros, posibles problemas de titularidad, identificación o seguridad de
las obras. Las etapas de gestión administrativa son: preingresos/entradas temporales; ingreso en
colección; registro y catalogación. No todas las entradas adquieren carácter definitivo, algunas
piezas permanecen en depósito provisional hasta su incorporación en la colección. Como formas
de ingreso tanto la ley PHE como el Reglamento de Museos estipulan dos cauces básicos: la
asignación (para las obras que pasan a formar parte de la colección) y el depósito (para los que
ingresan por un periodo de tiempo y no pierden su titularidad).
La asignación es el acto por el que el titular de un museo establece el destino de unos bienes,
que pasan a formar parte de la colección estable del centro. Este acto puede ser de distinto tipo:
por decomiso, bienes recuperados por el Estado; por compra, un contrato o por tanteo o retracto
de la Administración; por dación en pago de tributos; por donación o trasmisión gratuita en vida;
por excavación, normalmente para museos arqueológicos; por expropiación cuando hay un
incumplimiento de las obligaciones con la Administración; por herencia; por legado, que se
diferencia de la herencia en que sólo se trasmite una parte de los bienes y no todos; por
ordenación, es decir, mediante Orden Ministerial; por permuta o intercambio, nunca sobre bienes
estatales pues estos son inalienables; por reintegración, muy frecuente en museos
arqueológicos por el pegado de fragmentos; por cambio de adscripción, bienes que tenían otro
uso pero han pasado a ser considerados patrimonio; y por recolección, en un museo de
botánica, por ejemplo.
El depósito es un contrato donde el museo recibe un bien con obligación de conservarlo,
custodiarlo y restituirlo, pero sin uso de dicho bien. Si se va a hacer uso de él, como suele
suceder en los museos, es decir, si se va a exhibir, el tipo de contrato se llama Comodato, que
es la fórmula real jurídica para lo que normalmente llamamos depósito. No pueden realizarse
depósitos de bienes estatales para otros fines que los estrictamente culturales, científicos o de
alta representación del Estado. Los depósitos se hacen sólo en instalaciones museísticas o,
excepcionalmente, en las de alta representación o científicas, previo informe favorable de la
Junta Superior de Museos y de la Dirección General de BBAA, archivos y bibliotecas. Las obras
depositadas deberán permanecer obligatoriamente expuestas al público y siempre indicando
claramente en un lugar visible que se trata de un depósito y no son propiedad del centro
museístico.
2.1. Movimientos internos: se realizan en el interior del museo, no requiere de tramitaciones
administrativas y pueden subdividirse en dos: de corto o a largo plazo. Los movimientos internos
a corto plazo son aquellos donde no se requiere un cambio de signatura topográfica por su
provisionalidad (traslado al departamento de restauración para un tratamiento puntual). Los
movimientos internos a largo plazo sí llevan implícito un cambo de signatura en la ficha del
catálogo debido a su larga duración y, suelen corresponder a un traslado del objeto dentro de las
salas de exposición o almacén o, entre ambas áreas. En cualquier caso, el documento
indispensable y básico es el boletín de desplazamiento que se emite por duplicado, donde

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constará toda la información necesaria sobre el objeto, causa del movimiento, signatura
topográfica y responsable.
2.2. Movimientos externos: son los producidos por la salida de un objeto de la sede del museo.
Al contrario que los internos, los externos necesitan de permisos administrativos por parte del
titular del centro y conllevan una tramitación más o menos completa.
La más común incluye las siguientes etapas:
• solicitud de salida de la pieza por parte del peticionario.
•valoración e informe sobre la petición por parte de los Departamentos de conservación-
restauración e investigación del centro (el departamento de restauración es quien decide si la
obra está en condiciones de ser transportada).
• aprobación del director o/y patronato.
• autorización del propietario si se trata de una obra en depósito.
• remisión de la documentación al órgano encargado de emitir la autorización correspondiente
(en casos de museos estatales ha de emitirse una Orden ministerial, previa conformidad de la
Dirección General de Museos y aprobación de la Dirección General de BBAA).
• traslado de la autorización al prestador y prestatario.
Ciertos destinos pueden exigir trámites y requisitos especiales. Los préstamos temporales o
depósitos a instituciones no museísticas requieren, además de la Orden Ministerial, un informe
favorable de la Junta Superior de Museos y si la institución además no es estatal, deberá
formalizarse un contrato. La entidad depositaria está obligada a hacerse cargo de los gastos,
permitir la inspección del depósito y su restitución. Si el préstamo es para una salida fuera del
territorio español, se necesitará además un permiso de exportación temporal, previo informe de
la Junta de Calificación. El permiso es válido sólo para seis meses, si el acontecimiento se
prolonga, deberán solicitarse y tramitarse de nuevo dichos permisos.
Tipos de movimiento externo son:
• Movimiento externo a corto plazo: suelen ser a exposiciones temporales, restauración, análisis
o reproducción.
• Movimiento externo a largo plazo: serían los depósitos o las exposiciones temporales.
• Levantamiento temporal de depósitos: es un caso particular de movimiento de fondos. Por
ejemplo, un cuadro del Museo del Prado depositado en un Museo Provincial X (El Prado
Disperso) que es solicitado para una exposición temporal en una tercera ciudad, tras la cual
volverá su depósito en el Museo Provincial.
3. Baja: aunque la información relativa al objeto se mantendrá en los archivos, el acaecimiento
de una baja necesita un control documental y administrativo. Tanto en colección estable como en
depósito, las bajas se pueden producir por: destrucción, desaparición, reintegración (cuando a
partir de fragmentos se reconstruye un objeto y desparecen entonces los fragmentos como
objetos). De manera exclusiva en la colección estable de un museo pueden existir bajas por
ordenación de fondos o por permuta. En la colección en depósito pueden existir bajas por
usurpación o por levantamiento de depósitos. De manera general, la tramitación de una baja
conlleva:
• Informe del director del museo notificando la baja, previo informe del departamento de
conservación, o bien traslado al Museo de la Orden Ministerial del cambio de asignación.

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• Elaboración del certificado de baja por triplicado que se remitirá al organismo competente.
• Anotación de la baja en el libro de registro.
• Anotación de la baja en los instrumentos documentales.
Nunca se consignan las bajas por desaparición. Nunca se reutilizan los números de
inventario de las piezas que han sufrido baja.

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