Di-Mpp001 Manual de Politicas de Los Procesos V6

COMUNIDAD DE HERMANOS MARISTAS DE LA ENSEÑANZA
PROVINCIA NORANDINA - COLOMBIA

COLEGIO CHAMPAGNAT - POPAYÁN
MANUAL DE POLÍTICAS DE LOS PROCESOS
Código: DI-MPP001 Versión: 06 Fecha: 19/Agosto/2021 Página 1 de 59

Lineamientos que favorecen la eficacia de la prestación del Servicio
Educativo
Elaborador por: Equipo delegado de líderes del proceso Revisado por: Coordinador nacional de calidad Aprobado por: Líder nacional del proceso Gestionar
gestionar Direccionamiento Estratégico al estilo Marista Direccionamiento Estratégico al Estilo Marista
INTRODUCCIÓN
Para favorecer la eficacia de la prestación del servicio educativo, el presente manual complementa en
todos los procesos, los lineamientos internos encaminados a satisfacer las necesidades y expectativas
de las partes interesadas.
La presente información documentada está organizada por procesos, de acuerdo con las diferentes áreas
de gestión.
I. GESTIÓN DIRECCIONAL
A. PROCESO GESTIONAR DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO AL ESTILO MARISTA:
A continuación, se enlistan y describen las políticas correspondientes al proceso de direccionamiento estratégico al estilo
Marista; al hablar de cliente, se está haciendo referencia a Padres de familia y estudiantes.
1. Políticas de Comunicación:
Se debe entender por comunicación en la Institución, la información en doble vía que actúa de ida y vuelta; es la que permite
el conocimiento de información y la retroalimentación de la misma, por parte de los padres y estudiantes de la Institución y
de todas las demás partes interesadas.
1.1. A los padres y estudiantes se les debe proporcionar información sobre el servicio educativo que se les presta, debe
existir claridad en el contrato, se deben escuchar sus consultas y se deben comunicar los cambios que se puedan
generar en relación con el servicio educativo prestado.
1.2. Todo colaborador de la Institución debe estar preparado para recibir la retroalimentación de padres y estudiantes en
relación con la prestación del servicio educativo, sean felicitaciones, sugerencias, quejas o reclamos, si no
corresponden a su dependencia, las comunicará a la Administración de la Institución para que las redireccione con
quien corresponda. Quien debe responder en el menor tiempo posible, dichas retroalimentaciones será el líder del
equipo al que va dirigida; si se trata de un miembro del equipo directivo, lo hará el rector; si es del consejo académico,
lo hará el coordinador académico; si es del equipo social-comunitario, lo hará el coordinador de convivencia; si es
del Consejo de evangelización lo hará el coordinador de evangelización; si es al interior de un área académica lo
hará el asesor de área respectivo, y así sucesivamente teniendo en cuenta los diferentes equipos que forman parte
de la Institución. Se debe dar cumplimiento a la información documentada vigente DI-PR001, que orienta la atención
a felicitaciones, sugerencias, quejas y reclamos.
1.3. La comunicación es un recurso de apoyo para el funcionamiento de la prestación del servicio educativo, por lo
anterior si se presentan cambios significativos que influyan en el servicio que se presta, deben ser comunicados a
través de un plan de comunicaciones que incluya la siguiente información: qué comunicar, cuándo comunicar, a
quién comunicar, cómo comunicar, y quién comunica. La Institución definirá la herramienta que considere adecuada
para conservar esta información, implementará el plan y hará seguimiento para determinar si fue eficaz, es decir, si
la comunicación como recurso de apoyo, favoreció la prestación del servicio educativo.
1.4. Los contenidos más representativos del Horizonte Institucional, la misión, visión, Política de calidad y seguridad y
salud en el trabajo y objetivos de calidad, se deben comunicar, entender y aplicar; deben estar disponibles para
conocimiento de los padres, estudiantes, colaboradores y demás partes interesadas.
1.5. Para todo tipo de comunicación, utilizar en la medida de lo posible los medios electrónicos (correo electrónico
Marista, página web, sistema de videoconferencia, carteleras electrónicas y redes sociales).
1.6. Toda persona que posea un correo electrónico corporativo debe revisarlo mínimo una vez al día, al igual que la
página web.
1.7. Si la Institución cuenta con un correo perteneciente al dominio del colegio debe consultar además del correo de su
colegio el correo corporativo fmsnor.org
1.8. Todo correo electrónico, carta, mensaje telefónico, debe ser respondido en un tiempo máximo de 72 horas (3 días
hábiles), si no se puede dar una respuesta definitiva a dicho mensaje, por lo menos se deberá informar al remitente
que se ha recibido el mensaje y lo que se hará al respecto. Este aspecto será ampliado más adelante en la Política
de correspondencia.
1.9. Se considera comunicación formal u oficial, toda aquella que esté por escrito en físico o a través de correo
electrónico; puede estar dirigida a padres de familia, estudiantes, o cualquier otra parte interesada.
1.10. Toda reunión realizada al interior de equipos de trabajo debe ser conservada a través de un acta, DI-FO015.
1.11. La información documentada que para su manejo requiera de talonarios, debe contar con un original que debe ser
conservado por la Institución y las copias serán conservadas según corresponda:
1.11.1 La Citación a padres de familia CE-FO001, debe tener un original que se conserva en la carpeta de
acompañamiento y seguimiento del estudiante; y dos copias, una para el padre de familia citado, y otra para
la persona responsable de hacer la citación.
1.11.2 La Remisión interna o externa de estudiantes CE-FO002, debe tener un original conservado por la persona
responsable de hacer la remisión; y dos copias, una copia para el padre de familia o acudiente del estudiante,
y otra copia para quien va dirigida la remisión.
1.11.3 El reporte de salidas de personal CE-FO003, debe tener un original para el jefe inmediato que autoriza; y
dos copias, una para el colaborador que solicita el permiso y otra para portería o recepción dependiendo del
caso.
1.11.4 Los Permisos a estudiantes CE-FO004, deben tener un original archivado por quien otorga el permiso de
salida del estudiante; y dos copias, una para el estudiante autorizado, y otra para la portería o recepción
dependiendo del caso. La autorización de salida para representación de la Institución debe ir complementada
con la autorización del padre de familia.
1.11.5 Autorización de ingreso y salida del salón de clase CE-FO006, deben tener un original archivado por quien
autoriza la salida; y dos copias, una para el estudiante autorizado, y otra para la dependencia que recibe el
estudiante dentro de la Institución.
1.11.6 Organización de reemplazos a docentes CU-FO011, debe tener un original que debe conservar el
coordinador académico; y dos copias, una para el docente que solicita el reemplazo y otra para la sala de
profesores.
1.11.7 Reporte de novedades de mantenimiento RS-FO007, debe tener un original que debe conservar el
administrador, y una copia para el colaborador que reporta la novedad. Si al colaborador se le facilita reportar
la novedad de mantenimiento en forma virtual, la puede enviar en forma virtual al correo electrónico
institucional del administrador del Colegio quien a su vez lo relacionará en el formato para ser entregado al
jefe de mantenimiento.
1.12. La información documentada necesaria para la eficacia del sistema de gestión, es la que está codificada y
versionada, y se encuentra almacenada para su distribución, acceso y uso, dentro del aplicativo en línea o software
establecido para tal fin. No se permitirá información documentada adicional en los colegios, los usuarios del sistema
en todos los procesos deben seguir el Instructivo de creación, actualización y control de la información documentada
DI-IN002.
2. Políticas de correspondencia:
Esta política está contenida en el Manual para el manejo de correspondencia interna y externa, que está en sintonía con el
Código de Buen Gobierno; a continuación, se describen los lineamientos a tener en cuenta:
2.1. Todas las comunicaciones y/o documentos de carácter interno o externo, recibidas en forma física, deben ser
radicadas en estricto orden cronológico y distribuidas a través de la recepción de la Institución.
2.2. Si el documento es de origen externo, además de cumplir con el literal (2.1), debe estamparse el sello que informa:
fecha de recibido, hora, quién recibe y que el documento es recibido para estudio y no compromete a la Institución.
2.3. Todas las comunicaciones y/o documentos de carácter interno o externo, recibidas en forma electrónica deben ser
respondidas en un término no superior a 3 días hábiles, si no se puede dar una respuesta definitiva a dicho mensaje,
por lo menos se deberá informar al remitente que se ha recibido el mensaje y lo que se hará al respecto. Si la persona
se encuentra de vacaciones y/o licencia, se debe elaborar una respuesta automática de redireccionamiento al correo
de la persona que quede encargada, en el que informe el día de su reintegro. No obstante, cuando por período de
vacaciones, llegue a la recepción o portería de la Institución un documento que requiera ser respondido de forma
inmediata, se debe dejar la orientación en la recepción y avisar al encargado, para que este sea atendido
oportunamente.
2.4. El correo electrónico de cada cargo debe ser revisado como mínimo 3 veces al día para garantizar que la
correspondencia interna o externa es atendida oportunamente.
2.5. Tanto en las comunicaciones y/o documentos de carácter interno o externo el Asunto debe ser claro y específico,
resaltando el tema principal. En la correspondencia electrónica se deben utilizar los indicadores de prioridad.
2.6. Las comunicaciones generadas en las dependencias serán controladas por la fecha de emisión y registro físico de
su entrega.
2.7. Los usuarios son completamente responsables de todas las actividades realizadas con sus cuentas de acceso al
buzón asignado por solicitud de la Comunidad. Es inapropiado facilitar y ofrecer su cuenta de correo electrónico (e-
mail) a personas no autorizadas, su cuenta es exclusiva del cargo o dependencia y no es transferible; por esta razón
no se deben dejar abiertas las sesiones de correo electrónico y es recomendable realizar cambio de clave de correo,
cada 6 meses.
2.8. Los sistemas informáticos y de comunicación de la Comunidad de Hermanos Maristas como computadores,
teléfonos, fotocopiadoras, correo electrónico e internet, los cuales son proporcionados por la Comunidad para el
desarrollo de sus funciones, son de propiedad de la Institución y por consiguiente deben ser usados de manera
responsable.
3. Políticas para abordar los riesgos:

La Institución al momento de planificar, también debe identificar los riesgos que, en caso de materializarse, no permitan el
cumplimiento de los objetivos o resultados esperados. Si se gestionan los riesgos identificados, se logra la mejora, se
previenen o reducen los efectos no deseados, se aumentan los efectos deseados y se asegura que se cumplan con los
objetivos, salidas o resultados esperados.
Los riesgos se deben gestionar de la siguiente manera:
3.1. En primer lugar, debe gestionar los riesgos que impidan el cumplimiento de los objetivos estratégicos, es decir,
aquellos objetivos de calidad que se espera sean cumplidos en el año 2023 y que se planificaron a través de la
Matriz de objetivos estratégicos, la cual está incluida en el Horizonte Institucional (DI-HI001). Los 6 objetivos
estratégicos surgieron teniendo en cuenta el análisis FODA del contexto interno y externo nacional; cada uno de los
contextos se analizaron a través de la metodología PESAT, que analiza cinco aspectos, el político, el económico, el
social, el ambiental y el tecnológico.
Lo que se pretende al momento de gestionar los riesgos estratégicos, es identificar aquellos posibles obstáculos que
podrían presentarse y, generar incertidumbre puesto que podrían afectar el cumplimiento de los objetivos
estratégicos. Por lo anterior, se hace necesario establecer controles que impidan que se materialicen estos riesgos;
a estos controles se les debe hacer seguimiento y monitoreo, de tal manera que, a través de evidencias, se verifique
que fueron eficaces, y que por tanto no se afectó el cumplimiento de los objetivos estratégicos establecidos.
Para gestionar estos riesgos estratégicos, el líder de direccionamiento estratégico al estilo marista con el apoyo de
los demás líderes de proceso, en una de las reuniones del equipo de calidad utilizará la Matriz de identificación y
control de Riesgos Estratégicos DI-MRE001, en la cual deben conservar la siguiente información:
3.1.1. El riesgo o los riesgos identificados para cada uno de los objetivos estratégicos, al igual que la fecha en que
fueron identificados. Al momento de hacerlo deberán considerar, todos los análisis de contexto internos y
externos, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, y la matriz de objetivos estratégicos,
contenida en el Horizonte Institucional DI-HI001.
3.1.2. El análisis de las causas que podrían generar la presentación del riesgo; al igual que el de las consecuencias
que afectarían al sistema de gestión, en caso de que se materializara el riesgo.
3.1.3. Establecer la probabilidad e impacto de la posible ocurrencia de los riesgos, a través de la escala de medición
del riesgo, que se encuentra en la segunda hoja de la matriz. El riesgo puede ser clasificado en bajo,
moderado, alto, extremo o crítico.
3.1.4. Con base en dicha clasificación, se debe establecer un control que impida la ocurrencia del riesgo, es decir
que evite que se materialice; de igual manera el control del riesgo podría estar dirigido a eliminar la fuente o
causa del riesgo, o dirigirse a cambiar las probabilidades de ocurrencia, o también se podrá optar por asumir
el riesgo para perseguir una oportunidad de mejora, o incluso, se podría mantener el riesgo, siempre y cuando
estas decisiones sean informadas a los involucrados, asumiendo las consecuencias que se presenten.
Finalmente, si así se considera, se podría instaurar como alternativa de control del riesgo estratégico, una
acción preventiva para reducir los efectos no deseados, siguiendo el DI-PR003 Procedimiento de acciones
correctivas, preventivas y de mejora.
3.1.5. Deben definir un responsable encargado de implementar dicho control o tratamiento del riesgo, que en
muchos de los casos serán los líderes de los procesos o miembros del equipo de calidad.
3.1.6. Al control establecido, se le debe hacer un seguimiento o monitoreo cada seis meses, al finalizar cada
semestre escolar; en la respectiva matriz, se debe registrar la fecha de seguimiento del control; al momento
de hacer los análisis de eficacia del control, si se determina que el control fue eficaz, porque no se materializó
el riesgo, la clasificación del riesgo se debe ajustar a un nivel más bajo, pero siempre se debe contar con
evidencias que lo demuestren y soporten. Por ejemplo, si el riesgo identificado, se había medido como alto,
y el control implementado fue eficaz porque permitió que no se materializara el riesgo en el semestre, lo más
seguro, es que el nivel del riesgo baje a moderado o a bajo, todo dependerá de los análisis efectuados y de
las evidencias que demuestren que el riesgo no se materializó.
3.1.7. El equipo de calidad debe tomar una decisión en relación con el control, es decir, continuar implementando el
control, modificarlo o ajustarlo del todo en caso de ser necesario.
3.1.8. Una vez registrados los controles, se debe publicar esta información documentada en la carpeta denominada
“información documentada a conservar por el colegio”, dentro del proceso Gestionar direccionamiento
estratégico al estilo marista, la cual se encuentra ubicada en el aplicativo en línea de cada colegio. Por año
escolar, de debe contar con dos registros de estos.
3.1.9. En caso de que el control establecido no haya sido eficaz y por tanto el riesgo se materialice, ya no es
considerado como riesgo, por lo que se debe tratar a través de una acción correctiva siguiendo el DI-PR003
Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
3.2 . En segundo lugar, los líderes de los procesos deben identificar los riesgos que puedan presentarse en relación
al incumplimiento de las salidas o resultados esperados para cada una de las actividades de su proceso; las cuales
están descritas en la caracterización de cada proceso.
Lo que se pretende, es identificar los riesgos que afecten el cumplimiento de dichas salidas, establecer controles
que impidan que se materialicen; y a estos controles se les debe hacer seguimiento y monitoreo, de tal manera que
se demuestre con evidencias, que dichos controles han sido eficaces, y no afecten el cumplimiento de las salidas o
resultados esperados para cada proceso.
Para gestionar estos riesgos en cada uno de los procesos, cada líder de proceso, en lo posible con el apoyo de los
miembros de su equipo de trabajo, utilizará la Matriz de identificación y control de Riesgos de su respectivo
proceso (DI-MRP001, para direccionamiento estratégico al estilo marista; EV-MRP001, para Evangelización; CU-
MRP001, para currículo; CE-MRP001, para convivencia de estudiantes; GH-MRP001 para talento humano y RS-
MRP001 para recursos y servicios). En dicha matriz, cada líder debe conservar la siguiente información:
3.2.1. El riesgo o los riesgos identificados en relación con cada una de las salidas del proceso; es decir aquellos
posibles obstáculos que, de llegar a presentarse, afectarían el cumplimiento de los resultados esperados para
el proceso. Se debe registrar la fecha en que se identifique cada riesgo por parte del líder del proceso.
3.2.2. El análisis de las causas que podrían originar la materialización del riesgo.
3.2.3. El análisis de las consecuencias que se generarían para el proceso, en caso de que se materialicen dichos
riesgos.
3.2.4. La clasificación del riesgo de acuerdo con la escala de medición establecida (ubicada en la segunda hoja de
cada matriz), la cual valora cualitativa y cuantitativamente, la probabilidad e impacto de ocurrencia y permite
clasificar el riesgo en bajo, moderado, alto, extremo o crítico.
3.2.5. Con base en dicha clasificación, se debe establecer un control que impida la ocurrencia del riesgo, es decir
que evite que se materialice; de igual manera el control del riesgo podría estar dirigido a eliminar la fuente o
causa del riesgo, o dirigirse a cambiar las probabilidades de ocurrencia, o también se podrá optar por asumir
el riesgo para perseguir una oportunidad de mejora, o incluso, se podría mantener el riesgo, siempre y cuando
estas decisiones sean informadas a los involucrados, asumiendo las consecuencias que se presenten.
Finalmente, si así se considera, se podría instaurar como alternativa de control del riesgo en los procesos,
una acción preventiva para reducir los efectos no deseados, siguiendo el DI-PR003 Procedimiento de
acciones correctivas, preventivas y de mejora.
3.2.6. Cada líder de proceso debe definir un responsable encargado de implementar dicho control o tratamiento del
riesgo; en algunos casos, el responsable de implementar dicho control será el mismo líder del proceso.
3.2.7. El líder del proceso cada tres meses debe hacer un seguimiento o monitoreo al control del riesgo establecido,
registrando la fecha en que lo realiza; en ese seguimiento debe analizar si el control fue eficaz o no, teniendo
en cuenta evidencias que lo soporten; si el control fue eficaz, porque no se materializó el riesgo, la clasificación
del riesgo se debe ajustar a un nivel más bajo, pero siempre se debe contar con evidencias que lo demuestren.
3.2.8. El líder del proceso debe tomar una decisión y registrarla en relación con el control, es decir, continuar
implementándolo, modificarlo o ajustarlo del todo en caso de ser necesario.
3.2.9. Una vez registrados los controles, el líder de cada proceso debe gestionar la publicación de esta información
documentada en la carpeta denominada “información documentada a conservar por el colegio”, dentro de la
carpeta correspondiente a cada proceso; se deben conservar 4 registros de este seguimiento en el año
escolar.
3.2.10. En caso de que el control establecido no haya sido eficaz y por tanto el riesgo se materialice, ya no es
considerado como riesgo, por lo que se debe tratar a través de una acción correctiva siguiendo el DI-PR003
Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
3.3. En tercer lugar, el responsable del programa de auditoria, al momento de elaborar dicho programa, debe identificar
los riesgos asociados al establecimiento, implementación, seguimiento, revisión y mejora, de las auditorías internas
a realizar, de tal manera que se asegure el cumplimiento del objetivo de auditoria; debe conservar esta información
documentada en el Programa de Auditorías internas DI-FO011.
3.4. En cuarto lugar, para prevenir las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo a los cuales
están expuestos los colaboradores, se debe identificar, evaluar, valorar y controlar los peligros y riesgos, para lo cual
los responsables de seguridad y salud en el trabajo deben utilizar la Matriz de peligros, evaluación y control de
riesgos en SST, DI-MR002. La verificación de la identificación de los peligros, evaluación y valoración de riesgos
debe ser anual o cuando haya cambios de procesos, instalaciones, equipos, maquinarias, y cada vez que ocurra un
accidente de trabajo mortal o un evento catastrófico.
3.5. En quinto lugar, el Equipo de Gestión debe identificar y controlar los riesgos asociados a su gestión, promoviendo el
uso del enfoque a procesos y el pensamiento basado en riesgos, como una herramienta preventiva que contribuya
a la mejora del sistema y por tanto a la prestación del Servicio Educativo de los 7 colegios privados de Colombia.
Se podrán gestionar riesgos estratégicos o de proceso según sea el caso. Los riesgos identificados se deben
conservar en la Matriz de identificación y control de riesgos estratégicos y de proceso a nivel nacional (DI-MREP001).
4. Políticas de seguimiento, medición, análisis y evaluación:

Estas políticas, contribuyen a determinen como realizar los ejercicios de seguimiento y medición, establecer los métodos a
emplear, fijar los tiempos para desarrollar estas acciones y a partir de estos realizar la evaluación y análisis del desempeño
y eficacia del sistema de gestión de la calidad.
4.1. Además de dar cumplimiento al Instructivo de Planificación y Seguimiento (DI-IN001), que describe los
lineamientos para el seguimiento de todo lo que se ha planificado en el sistema, se cuenta con el software de
indicadores, que es otro método de seguimiento que debe ser utilizado por los líderes de los procesos, tanto locales
como nacionales, para efectuar la medición y el análisis de los datos necesarios relacionados con los indicadores
de gestión propios de cada proceso. El software refiere el indicador, la frecuencia en que se debe llevar a cabo el
seguimiento y la medición, la parametrización respectiva, la fuente de datos, el responsable de obtener el dato y el
responsable de analizarlo.
4.2. Se debe efectuar seguimiento a la percepción de los padres y estudiantes, a través de los reportes resultantes de
las encuestas de satisfacción de padres y satisfacción de estudiantes en relación al clima escolar. De igual manera
se deben tener en cuenta las reuniones generales o particulares de atención y comunicación con padres y
estudiantes.
4.3. Para aquellos indicadores que requieran como fuente de verificación la aplicación de encuestas en línea, los líderes
de los procesos deben solicitar al asistente de sistemas, la publicación de la encuesta que requieran, mínimo con
dos semanas de anterioridad, pidiéndole que siga las indicaciones del “Listado de encuestas en Línea”, en el que se
relaciona la población a la que se le debe aplicar la encuesta y los criterios de aplicación. El asistente de sistemas
debe entregar el reporte de la encuesta aplicada al líder del proceso para su revisión y análisis.
4.4. Los resultados de los análisis deben utilizarse de acuerdo al proceso que corresponda para evidenciar la conformidad
con el servicio educativo, determinar el grado de satisfacción de padres y estudiantes, el desempeño y la eficacia
del sistema de gestión, la implementación eficaz de lo planificado, la eficacia de las acciones tomadas para abordar
los riesgos y oportunidades, para revisar el desempeño de los proveedores externos, o para identificar la necesidad
de mejora en los diferentes procesos.
4.5. Para evaluar el desempeño de la prestación del servicio educativo se debe cumplir con la realización de una auditoría
interna al año, siguiendo las directrices para la auditoria de los sistemas de gestión establecida en la GTC ISO
19.011:2018 y en el requisito 9.2 de la NTC ISO 9001:2015. La Institución debe conservar la información
documentada relacionada con el programa de auditorías internas – DI-FO011, el plan de auditoría – DI-FO012, las
listas de verificación – DI-FO013 y el informe de auditoría interna – DI-FO014, las correcciones y acciones correctivas
pertinentes con los hallazgos de auditoría, las actas de seguimiento a la eficacia de dichas acciones y los reportes
de evaluación de los auditores. La auditoría interna debe estar enfocada a las dos disciplinas del sistema, la calidad
y la SST.
4.6. La auditoría interna la realizará el equipo de gestión o sus delegados. Por otra parte, dentro de los hallazgos de
auditoria se encuentran las conformidades y las no conformidades; estas últimas, se clasifican en:
4.6.1. No conformidades mayores cuando se evidencia un incumplimiento de un requisito normativo, sea interno,
legal o de norma internacional, que vulnera o pone en serio riesgo la integridad del sistema de gestión. Puede
corresponder a la no aplicación de una cláusula de un requisito, el desarrollo de un proceso sin control,
ausencia consistente de información documentada a mantener o a conservar, o la repetición permanente y
prolongada a través del tiempo de pequeños incumplimientos asociados a un mismo proceso o actividad.
4.6.2. No conformidades menores, cuando se da una desviación mínima en relación con requisitos normativos
internos, legales, o internacionales; estos incumplimientos, son esporádicos, dispersos y parciales y no afecta
mayormente la eficiencia e integridad del sistema de gestión.
4.7. La realización de una Revisión por la Dirección al año, dando cumplimiento al requisito 9.3 de la NTC 9001:2015,
tanto en la disciplina de calidad como en la disciplina de SST, y que se encuentra descrita en la política número 13
del presente Manual en el proceso de Direccionamiento Estratégico.
5. Política en relación con el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios:

Para gestionar el conocimiento de los colaboradores, y garantizar la implementación de los requisitos legales y
reglamentarios, se debe usar la “Tabla de requisitos legales y reglamentarios” DI-TRL001, dentro de la cual también se
encuentra la Matriz de requisitos legales en materia de riesgos laborales y de seguridad y salud en el trabajo (DE082).
6. Política de Prevención de acoso laboral:

Debido a que siempre estamos en continua relación con otros, todos los colaboradores de la COMUNIDAD DE HERMANOS
MARISTAS DE LA ENSEÑANZA, incluidos los colegios privados de Colombia, deben propender por: ser respetuosos,
honestos, tolerantes, no hablar mal de otro, ser servicial, cuidar a sus compañeros, ser asertivos en su comunicación, acudir
a la resolución pacífica de los conflictos, al igual que hacer uso de los mecanismos previstos para su manejo.
Para establecer mecanismos de prevención y corrección de las conductas de acoso laboral, fue creado el Comité de
Convivencia Laboral, el cual con participación de todos los colaboradores, establece actividades orientadas a generar una
conciencia colectiva de sana convivencia, que promueve el trabajo en condiciones dignas y justas; protege la intimidad, la
honra, la salud mental y la libertad de las personas en el trabajo según lo indica el documento externo denominado, DE082
Matriz de requisitos legales en materia de riesgos laborales y de SST, incluida en la Tabla de requisitos legales y
reglamentarios DI-TRL001.
Para lograrlo la Comunidad, se compromete a implementar, vigilar y dar cumplimiento de las normas dirigidas a prevenir
cualquier conducta o comportamiento que implique la calificación de presunto acoso laboral u otros hostigamientos, a
salvaguardar la información que es recolectada, a la vez dar trámite oportuno a las quejas que puedan aparecer en torno
al acoso laboral a través del COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL, según el Manual de convivencia laboral contenido en
el Programa de Medicina preventiva que se encuentra en proceso de elaboración.
De igual manera, los colaboradores deben conocer, entender y dar cumplimiento a las responsabilidades de respeto y
prevención del acoso laboral contenidas en el Código de Ética 2020, donde se definen los deberes, compromisos y tareas
que deben cumplir todos los colaboradores de las obras maristas mediante la construcción de relaciones basadas en la
transparencia y la ética. Al igual que lo dispuesto en el Código de Buen Gobierno Corporativo como herramienta
fundamental para establecer los principios que deben regir el desarrollo de la Misión Marista.
A su vez todos los valores evangélicos, están alineados con las competencias propias del estilo marista, establecidas desde
el Modelo de Gestión por competencias, e incluidas en el Directorio de Competencias genéricas y específicas (GH-
DC001), que contiene el nivel de desarrollo de las competencias propias del estilo marista en todos los cargos, de acuerdo
con la naturaleza de este.
7. Política de reporte de accidentes, incidentes y condiciones inseguras de trabajo:
Se debe dar cumplimiento a la Guía de reporte e investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades
laborales (DI-GU001). Para el caso de accidentes de trabajo, se debe adicionalmente seguir el Procedimiento de
acciones correctivas o de mejora (DI-PR003).
8. Política relacionada con la propiedad perteneciente a padres, estudiantes y proveedores externos:

Esta política establece los lineamientos y directrices para identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son
propiedad del cliente o proveedores externos y que son suministrados para ser utilizados en la prestación del servicio
educativo:
8.1. Los bienes propiedad del cliente relacionados con la prestación del servicio educativo se clasifican en:
8.1.1. PRODUCCIÓN INTELECTUAL: son aquellos bienes intelectuales de producción del estudiante como
trabajos, talleres, evaluaciones, cuadernos, entre otros.
8.1.2. BIENES MATERIALES: son los bienes materiales propiedad de los estudiantes y que quedan bajo su
custodia directa, ya que la institución no presta servicio de custodia de ningún bien, objetos o elementos de
valor.
8.1.3. DOCUMENTOS GENERALES: son los bienes de información que revisten el carácter de confidencialidad y
que se aportan como requisitos para la matrícula o aquellos documentos que se generen en el transcurso del
año escolar, ejemplo: datos personales, certificados, carnet, seguimientos, actas, diplomas, boletines de
notas, entre otros.
8.2. Los bienes propiedad de los proveedores externos suministrados para la prestación del servicio educativo se
clasifican en:
8.2.1. BIENES DE INFORMACIÓN: son aquellos datos básicos y documentos propios de su desarrollo económico,
ejemplo: RUT, certificaciones, fotocopias de documentos, licencias, copias de certificaciones, tarjetas
profesionales, registros ante entes gubernamentales, entre otros.
8.2.2. MAQUINARIAS Y HERRAMIENTAS: son aquellos elementos y equipos utilizados para prestar un servicio
dentro de la institución y que requieren ser guardados mientras desarrollan su trabajo, ejemplo: Equipo de
cómputo, maquinaria especializada, herramienta, insumos y materiales para el trabajo, entre otros.
8.3. Seguridad de la información: La Comunidad cuenta con una política de tratamiento de la información que define
claramente los principios a seguir para recolectar, almacenar, usar y tratar la información reportada por clientes y
proveedores externos.
8.4. Cada institución debe manejar, almacenar, y mantener los documentos suministrados por los padres de familia o
acudientes, de tal manera que se eviten deterioros, daños o pérdidas.
8.5. En caso de que el material suministrado o requerido se dañe, pierda o destruya, la institución debe notificar
inmediatamente al cliente, para tomar las medidas legales pertinentes.
8.6. La institución responderá solo por aquellos materiales, equipos o herramientas que han sido reportados con
anticipación a su ingreso y se ha podido comprobar las condiciones y requisitos iniciales y finales de un producto o
servicio. (Incluye los bienes tangibles o intangibles considerados como propiedad del cliente).
8.7. Es responsabilidad de cada colaborador:
8.7.1. Custodiar los bienes propiedad de cliente que manipulen en su trabajo.
8.7.2. Verificar las condiciones del bien propiedad del cliente.
8.7.3. Notificar en tiempo y forma las no conformidades detectadas durante el proceso, uso o custodia de estos.
8.7.4. Cumplir con los contratos de confidencialidad y manejo de la información.
NOTA: Al cierre del año lectivo, el material o bienes de uso personal que no sean reclamados por el cliente, serán donados
el siguiente año escolar a partir del 1 de marzo para calendario A y 1 de octubre para calendario B.
9. Políticas para la Mejora:
Aplica para determinar y seleccionar las oportunidades de mejora e implementar cualquier acción necesaria para cumplir
con los requisitos de las partes interesadas y aumentar su satisfacción con el servicio que ofrecemos.
9.1. La Institución debe identificar las oportunidades de mejora en la prestación del servicio educativo, y atenderlas a
través de correctivos o acciones correctivas buscando reducir los efectos no deseados, mejorar el desempeño y la
eficacia del sistema.
9.2. Cuando ocurra una no conformidad, incluidas las quejas, sea necesario eliminar la causa raíz de una salida no
conforme, o se determine una oportunidad de mejora en cualquiera de los procesos, se debe instaurar una acción
correctiva o de mejora atendiendo los lineamientos del Procedimiento de acciones correctivas o de mejora (DI-
PR003).
10. Política en ausencia de presencialidad:

Cuando no sea posible desarrollar de manera presencial los diferentes procedimientos, instructivos, guías, políticas o
cualquier otro requisito interno de los diferentes procesos, se tendrán que realizar de forma remota, empleando las
diferentes herramientas tecnológicas con las que cuenten las instituciones educativas como plataformas digitales, correo
electrónico, video llamada, entre otras; de tal manera que sean una evidencia de cumplimiento de dichos requisitos
internos.
11. Política de rendición de cuentas:

Aplica para todos los cargos que cuenten con personal a su cargo o lideran equipos o proyectos incluidos los de SST.
11.1. Tienen la responsabilidad y obligación de rendir cuentas los siguientes colaboradores: Todos los líderes de proceso
locales, todos los Rectores y miembros del equipo directivo que cuenten con personal a cargo deben mostrar
liderazgo y compromiso rindiendo cuentas cada año a través de un informe que se registrará en el formato de Acta
(DI-FO015), en relación con la eficacia del sistema de gestión de calidad, siguiendo los lineamientos referidos en el
requisito 9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección de la ISO 9001:2015 y las disposiciones planteadas en las
entradas de la revisión por la dirección referidas en el anexo 1 del presente Manual, correspondiente a la Tabla de
contenidos de la Revisión por la Dirección.
11.2. Los responsables de SST, COPASST, Comité de convivencia laboral y Brigadas de emergencias deberán rendir
cuentas cada año a través de un informe que se registrará en el formato de Acta (DI-FO015), en relación con el
desempeño de sus funciones y responsabilidades en SST y de acuerdo con el requisito de rendición de cuentas al
interior de la empresa en la normatividad vigente de SST.
11.3. Todos los colaboradores deben rendir cuentas del cumplimiento de las responsabilidades relacionadas con
seguridad y salud en el trabajo incluidas en su perfil y guía de cargo. Para tal fin, se deberá diligenciar la encuesta
en línea denominada encuesta para la rendición de cuentas en SST; la cual será aplicada por el responsable local
de SST una vez al año. El reporte de resultados de esta encuesta será comparado con el reporte escrito emitido por
la responsable de SST y enfermería de acuerdo con el Instructivo de acompañamiento y seguimiento al
desempeño del colaborador marista (GH-IN002).
12. Política de Planificación y Gestión del Cambio:

Esta Política busca establecer los parámetros que permitan identificar, planificar, implementar y controlar aquellos cambios
que sean necesarios para la prestación del servicio educativo en los 7 colegios privados de Colombia y que afecten o
impacten la satisfacción de las partes interesadas y contribuyan con la mejora del sistema de gestión.
Para gestionar el cambio se debe cumplir con los siguientes lineamientos:
12.1. Quien realice la solicitud de cambio deberá tener en cuenta las responsabilidades y autoridades requeridas para su
gestión. Si se trata de un cambio que afecte la integridad del sistema de gestión en los 7 colegios privados, la
autoridad competente para aprobar el cambio será el líder del proceso Gestionar Direccionamiento Estratégico; y si
se trata de un cambio que afecte un proceso de cualquiera de los 7 colegios, la autoridad competente para su
aprobación será el líder nacional del proceso correspondiente, con la aprobación previa del líder de direccionamiento
local.
12.2. Para su aprobación el solicitante, deberá presentar a la autoridad respectiva, la planificación del cambio conservada
en el formato de Planificación y Control del Cambio (DI–FO023), que debe contener la identificación, el plan de
implementación, la determinación de los riesgos potenciales del cambio, y la designación de responsabilidades y
autoridades.
12.3. Quien autoriza el cambio debe velar porque se respete la integridad del Sistema de Gestión y se cuente con la
disponibilidad de recursos de acuerdo con el presupuesto aprobado.
12.4. Socializar y difundir el cambio a través de los medios o herramientas disponibles de acuerdo con un plan de
comunicaciones.
12.5. Después de implementado el cambio, quien lo solicitó y gestionó deberá presentar un informe a quien lo autorizó de
los avances y resultados obtenidos en la implementación del mismo, a fin de que se tomen decisiones o acciones
que contribuyan con la mejora.
13. Política de Revisión por la Dirección:

La Revisión por la Dirección, forma parte de la evaluación del desempeño del sistema de gestión, y por ende de la prestación
del servicio educativo. El análisis de los insumos de entrada permite identificar las salidas, y el análisis tanto de entradas
como de salidas, permite llegar a la conclusión de la revisión por la dirección, para definir si el Sistema de Gestión es
conveniente, adecuado y eficaz.
La Revisión por la Dirección, es responsabilidad de los equipos de calidad de cada uno de los colegios y debe ser animado
por el líder del Proceso Gestionar Direccionamiento Estratégico al Estilo Marista, quien debe tener en cuenta las siguientes
directrices:
13.1. Definir la fecha de planificación e implementación de la revisión por la dirección dentro de un intervalo de tiempo
(meses, semanas, días), de acuerdo con el cronograma institucional.
13.2. Solicitar a los líderes de los procesos, la rendición de cuentas de acuerdo con la política 11 del presente Manual de
Políticas que se encuentra en el proceso de Direccionamiento Estratégico y corresponde a la información de las
entradas de conformidad con el requisito 9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección (NTC 9001:2015) (Ver
anexo 1 del presente Manual de Políticas de los procesos).
13.3. Analizar con el Equipo de Calidad los insumos de entrada que provienen de la rendición de cuentas, a fin de tomar
decisiones que permitan la mejora en la prestación del servicio educativo, de tal manera que se puedan conservar
tanto entradas como salidas con sus respectivos análisis y acciones para la mejora consolidadas en un formato de
Acta (DI-FO015), de conformidad con el requisito 9.3. Revisión por la Dirección (Ver anexo 1 del presente Manual
de Políticas de los procesos).
13.4. Incluir un punto más en el acta de Revisión por la Dirección, correspondiente a la rendición de cuentas de SST de
acuerdo con los lineamientos de la Resolución 0312 de 2019.
13.5. Finalmente, en el acta de Revisión por la Dirección incluir dentro de sus contenidos un aparte para las conclusiones,
de tal manera que se registre si el sistema de gestión es conveniente, adecuado y eficaz.
14. Política de Asignación de Responsabilidades y Autoridades:

Estas políticas aplican para la asignación de roles, responsabilidades y autoridades, a saber:
14.1. El Líder Nacional de Direccionamiento Estratégico, asigna responsabilidades y autoridades a los Líderes Nacionales
de los Procesos de Currículo, Convivencia de Estudiantes, Evangelización, Recursos y Servicios y Talento Humano
para que se aseguren de:
14.1.1.Cumplir con los requisitos internos, con los de la NTC 9001 vigente y con los legales y reglamentarios
aplicables al servicio educativo.
14.1.2.Favorecer la integridad del sistema.
14.1.3.Promover el enfoque a procesos y el pensamiento basado en riesgos.
14.1.4.Contribuir a la toma de decisiones para la mejora de su proceso, incluyendo aquellas relacionadas con los
cambios que favorezcan el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
14.2. El Líder Nacional de Direccionamiento Estratégico, asigna responsabilidades y autoridades a los Líderes Locales de
Direccionamiento Estratégico al Estilo Marista para que se aseguren de:
14.2.1.Que el Sistema de Gestión (SG) sea conforme con los requisitos internos, con los de la NTC 9001 vigente; y
con los legales y reglamentarios aplicables.
14.2.2.Que se dé cumplimiento a los resultados previstos para el proceso.
14.2.3.Que presenten informes de rendición de cuentas una vez al año, sobre el desempeño del SG y las
oportunidades de mejora asociadas a su Institución
14.2.4.Que se determinen, comprendan, cumplan y se haga seguimiento a las necesidades y expectativas de los
estudiantes y padres de familia de cada Institución, para que aumente su satisfacción y mantenga su fidelidad.
14.2.5.Que se garantice la integridad del sistema cumpliendo los lineamientos de planificación, ejecución, medición,
seguimiento y mejora de éste, promoviendo el uso del enfoque a procesos y el pensamiento basado en
riesgos, de manera que se tomen las decisiones necesarias para mantener el sistema o gestionar los cambios
y controles pertinentes.
14.2.6.Que se asuma el compromiso de acompañar, apoyar y orientar a los líderes locales de proceso de su
institución para que alcancen los resultados esperados y contribuyan con la eficacia del SG.
14.3. Por su parte los Líderes Locales de Direccionamiento Estratégico al Estilo Marista de los 7 Colegios Privados de
Colombia, deben delegar estas mismas Autoridades y Responsabilidades, a los líderes locales de Evangelización,
Currículo, Convivencia de Estudiantes, Talento Humano y Recursos y Servicios.
14.4. La asignación de Responsabilidades y Autoridades, también se encuentra establecida dentro del Manual de Perfiles
y Guías de cargo de los colegios privados de Colombia, cuyas líneas de autoridad de mando directo deben estar
referidas en el organigrama de cada Institución.
II. GESTIÓN MISIONAL
A. PROCESO GESTIONAR EVANGELIZACIÓN

A continuación, se enlistan y describen las políticas correspondientes al proceso Gestionar Evangelización:
1. Política para la gestión del proceso de evangelización:

La metodología escuchar, comprender y proponer debe ser apropiada e implementada en todas las acciones
evangelizadoras, a través de la gestión del consejo de evangelización.
Los coordinadores de evangelización deben gestionar la formación constante, la apropiación de las competencias del
estilo Marista y las demás relacionadas con el cargo.
En cuanto a las experiencias Nacionales de formación y propias de los procesos de los movimientos se deben
desarrollar:
CEL (curso de entrenamiento para líderes) una vez por año.
Campamento Nacional de Amigos en marcha una vez por año.
Pascua Remar cada dos años.
Formación específica para Timoneles al menos una vez por año.
SART (formación específica para animadores de los movimientos), a nivel nacional una vez por año y a nivel local o
zonal cuando el coordinador de la obra o coordinadores de las obras lo consideren pertinente.
Para la confección o adquisición de material de uso para la PIJM (camisetas e insignias) se debe tomar como referencia
el Manual de Normas Gráficas y uso de Imagen de la Comunidad de Hermanos Maristas DE102, incluido en la Tabla
de Requisitos Legales y Reglamentarios DI-TRL001.
Notas:
• la realización de estas y otras actividades nacionales, locales o zonales, están sujetas al contexto, realidad y
posibilidades de ejecución.
• Para actividades zonales y nacionales se debe contar con la aprobación del coordinador nacional de
evangelización.
1.1. En las obras y presencias Maristas debe existir el consejo de evangelización el cual debe ser conformado por los
líderes de los ámbitos solidaridad, litúrgico-sacramental, vocacional, PIJM (pastoral infantil y Juvenil marista), asesor de
la ERE (educación religiosa escolar), el representante de laicos y el capellán, para aquellas Instituciones donde se
cuente con su presencia; el consejo de evangelización debe estar liderado por el coordinador de evangelización de la
obra.
• Funciones del consejo de evangelización.
1.1.1. Darse su propio reglamento.

1.1.2. Reunirse al menos una vez por mes y dejar acta de la reunión
1.1.3. Revisar y aprobar los planes y proyectos de los ámbitos de
Evangelización y del consejo, una vez termine la planeación
institucional.
1.1.4. Hacer evaluación permanente al proceso de evangelización de la
obra e implementar las estrategias de mejora pertinentes.
1.1.5. Y las demás que el consejo considere pertinentes
2. Política para diseñar o rediseñar un plan o proyecto
2.1. Debe convocarse un equipo de trabajo

2.2. Debe hacerse diagnóstico o evaluación del plan
2.3. Debe socializarse el diagnóstico o la evaluación
2.4. Debe documentarse el proyecto o plan utilizando los formatos de planificación que provee el proceso Gestionar
Direccionamiento estratégico al estilo marista.
Nota: Para el diseño o rediseño de los planes o proyectos de evangelización se implementa un método particular, teniendo
en cuenta que la formación es para un grupo heterogéneo de Maestros, Estudiantes, Exalumnos, Padres de familia y
Colaboradores.
3. Política para voluntarios en una obra o presencia Marista
Toda persona que se vincule como voluntario cotidiano a una obra o presencia Marista, debe firmar el acuerdo de
voluntades antes de iniciar su servicio, de ello es responsable el coordinador de evangelización local. El voluntario Marista
debe contar con la competencia y formación en (política de protección de la infancia y código de ética marista, formación
en y para la solidaridad y la específica en cada ámbito de evangelización según corresponda) y garantizar su disposición y
servicio por un tiempo mínimo de un año.
4. Política para la gestión litúrgico-sacramental
4. 1. Los criterios para gestionar los sacramentos que se apoyen o desarrollen en las obras o presencias Maristas deben
estar articulados y direccionados por la arquidiócesis o diócesis local.
4.2. Los catequistas deben contar con la formación y la competencia para impartir las catequesis.
4.3. La formación para los catequistas se debe gestionar con la parroquia de la localidad.
4.3. La coordinación de Evangelización local debe ser el puente articulador entre la obra o presencia marista y su parroquia.
5. Política para la evaluación del proceso y sus ámbitos
5.1. la evaluación del proceso gestionar evangelización y sus ámbitos se debe hacer dos veces por año de la siguiente
manera:
5.1.1 Utilizando el formato DI-FO005 seguimiento a planes que provee el proceso Gestionar Direccionamiento estratégico
al estilo marista y siguiendo la política No. 11 de Direccionamiento estratégico, contenida en el presente Manual.
B. PROCESO GESTIONAR CURRÍCULO

A continuación, se enlistan y describen las políticas correspondientes al proceso Gestionar Currículo:
1. Políticas de Admisión de Estudiantes:
Están fundamentadas en el Proyecto Educativo Institucional que se inspira en el espíritu y carisma heredado de nuestro
fundador San Marcelino Champagnat. A continuación, se enlistan estas políticas:
1.1. El Rector definirá anualmente la cantidad de cupos disponibles por nivel, grado y curso teniendo en cuenta la
capacidad instalada.
1.2. Al iniciar el año escolar se conformará el Comité de Admisiones integrado por el rector, administrador, coordinador
académico y de convivencia, secretaria académica y psicorientadora, quienes definirán el cronograma y los criterios
a tener en cuenta para adelantar el proceso de admisión a desarrollar en el transcurso del año escolar.
1.3. La Secretaría Académica, será la responsable de brindar la información clara, oportuna y precisa sobre el proceso
de inscripción, admisión y matrícula a todas las familias interesadas en ingresar a sus hijos a una institución marista;
así como también de los requisitos legales e institucionales que deben presentar para formalizar cada uno de los
pasos que implica el proceso de admisión y que se encuentran claramente establecidos en el Manual de Convivencia,
incluido el informe de la institución de procedencia CU-FO016.
1.4. Todos los aspirantes deberán realizar las respectivas pruebas académicas de ingreso, cuyos resultados serán
tenidos en cuenta para determinar si es admitido en la institución; excepto los niños y niñas que desean ingresar a
los tres primeros grados de Educación Preescolar quienes presentarán una prueba diagnóstica que permita
establecer el nivel en que se encuentra su proceso de aprendizaje, fortalezas y debilidades.
1.5. Tanto los estudiantes como sus familias y/o acudientes tendrán una entrevista psicológica que busca ampliar
información sobre el desarrollo evolutivo del niño y las dificultades o problemas físicos y/o emocionales que lo han
afectado para poder hacer seguimiento e intervención oportuna en cada caso. Estas entrevistas se deben conservar
en el CU-FO012, Entrevista de admisión para la unidad infantil; y en el CU-FO013 Entrevista de admisión para
primaria y bachillerato.
1.6. En los procesos de admisión de una institución marista no se discriminarán a los estudiantes que aspiren a ingresar
por condiciones de sexo, raza o religión y en los casos de discapacidad o necesidades educativas especiales, se
recibirán previo compromiso de los padres de familia para realizar el acompañamiento, seguimiento y brindar el
apoyo que este requiera para avanzar en su proceso de aprendizaje.
1.7. Los estudiantes que provengan de otros países sean nacionales y/o extranjeros deberán realizar el proceso de
convalidación de los grados cursados en el país de procedencia ante el Ministerio de Educación Nacional y
presentarán los correspondientes certificados antes de la matrícula.
1.8. El Comité de Admisiones, una vez concluido el proceso realizará el análisis y revisión de los resultados que
obtuvieron los estudiantes en la prueba académica y la entrevista con psicorientación, así como también toda la
documentación aportada por la familia. Posteriormente, emitirá la lista de admitidos que se publicará en la página
web del colegio y en un sitio visible para todos los interesados.
1.9. No se podrán matricular los estudiantes que hayan sido admitidos y no cumplan todos los requisitos legales e
institucionales aplicables, exigidos para adelantar el proceso de admisión.
2. Políticas de Asignación Académica y Horarios:

El Coordinador Académico, es el responsable de liderar la organización de la Asignación Académica y los Horarios teniendo
en cuenta el plan de estudios, el número de grupos por cada uno de los niveles y la disponibilidad de recursos, para esto
tendrá en cuenta las siguientes directrices:
2.1. En reunión de Equipo Directivo se debe realizar una proyección de cursos para el siguiente año escolar, siguiendo
las directrices establecidas por la administración provincial con respecto a capacidad instalada para cada una de las
instituciones.
2.2. Con la anterior proyección el Coordinador Académico, diseñará una propuesta de asignación académica y horarios
según plan de estudios y teniendo en cuenta la intensidad horaria allí establecida para cada uno de los niveles
(Preescolar, Básica Primaria, Básica Secundaria y Media), y para cada una de las áreas, asignaturas y/o proyectos.
2.3. En Equipo Directivo, se debe revisar y aprobar la propuesta de asignación académica y horarios, para entrar a definir
la planta de docentes a contratar.
2.4. El requerimiento de personal docente estará sujeto al número de estudiantes que se matriculen para cada uno de
los grados y niveles.
2.5. El Equipo Directivo, asignará las responsabilidades especiales como: asesorías de área, direcciones de grupo y
líderes de proyectos, teniendo en cuenta las competencias que se requieren para asumir estas responsabilidades
especiales y la evaluación de desempeño aplicada al finalizar el año escolar.
2.6. En la Semana de Planeación Institucional, se hará entrega oficial de la Asignación Académica y los Horarios, que
pueden estar sujetos a cambios o modificaciones por razones de fuerza mayor.
3. Políticas de Salidas Pedagógicas:

Se definen como una experiencia práctica que se desarrolla fuera de las dependencias de la Institución Educativa y tiene
como objetivo ampliar y/o profundizar en el contenido de un área y/o asignatura. Estas actividades también deben ser
aprovechadas para fortalecer el desarrollo de las habilidades sociales en los estudiantes, conocer otros contextos y para
que puedan enfrentarse a situaciones del diario vivir y resolver problemas de manera autónoma.
La Institución debe velar por la seguridad de sus estudiantes antes, durante y después de la salida pedagógica programada;
por tal motivo deben seguir a cabalidad las directrices y orientaciones que el Ministerio de Educación Nacional ha expedido
al respecto.
3.1. En primer lugar, la Institución educativa debe informar con la suficiente antelación a los padres de los estudiantes
de cada actividad extracurricular que organice, y se deben incluir todas las especificaciones: localización,
actividades, horarios, número de profesores que asistirán y precios, todo esto debe quedar registrado en el Plan de
trabajo de Salidas Pedagógicas (CU-FO017).
3.2. Los padres, acudientes o tutores legales de los menores deben remitir al colegio una autorización firmada en la que
dan su aprobación para que sus hijos participen de la salida programada. En caso contrario, el menor no podrá
asistir bajo ninguna condición, y deberá permanecer en el establecimiento educativo realizando actividades
formativas durante la jornada lectiva. En este punto, se recomienda al docente encargado de coordinar la salida, que
confirme personalmente y vía telefónica, si fuera necesario, que todos los padres o acudientes han autorizado a sus
hijos. No está de más comprobar, asimismo, que los estudiantes que tendrán la salida, cuentan con la afiliación
vigente al sistema general de seguridad social, y que además cuentan con el seguro estudiantil.
3.3. Una vez se han efectuado todos estos pasos y se cuenta con un organigrama y una planeación bien definida y
estructurada de la salida pedagógica a realizar, el rector de la institución deberá informar a las autoridades
pertinentes del lugar (entes administrativos SEM y otras autoridades de ser necesario) de todos los detalles como,
el número de participantes, sitio, hora de salida y de llegada, plan de actividades a realizar, empresa encargada del
transporte, entre otros.
3.4. Por otro lado, es un requisito indispensable que el rector compruebe minuciosamente las características de todos
los lugares y establecimientos incluidos en el itinerario. Es decir, que cuenten con las adecuadas condiciones de
seguridad y salubridad, permisos para ofrecer sus servicios, licencias, autorizaciones y todo lo relacionado con las
normas vigentes que los regulan. La sugerencia es hacer especial énfasis con las empresas de transporte y sus
vehículos.
3.5. Si bien esta última fase del proceso es responsabilidad del rector, se recomienda al docente que verifique de primera
mano, que su superior, efectivamente, efectúo todas esas diligencias y que cuenta con los documentos que lo
demuestran.
4. Políticas en relación con los Informes de Valoración Escolar:

Los padres de familia o acudientes tienen derecho a recibir un informe escrito de evaluación en el que se da cuenta de los
avances de los estudiantes en el proceso formativo en cada una de las áreas y/o asignaturas, proyectos pedagógicos,
planes o programas de estudio contemplados en el Proyecto Educativo Institucional. En ellos se deberá incluir información
detallada acerca de las fortalezas y dificultades que haya presentado en su proceso de aprendizaje, así como también las
observaciones, recomendaciones y estrategias para mejorar. Para hacer un trabajo bien hecho y que garantice que estos
contengan la información veraz, clara, detallada, comprensible y de cuenta del avance en la formación integral del
estudiante, es necesario seguir y cumplir a cabalidad las siguientes políticas:
4.1. Los informes periódicos y el informe final de evaluación mostrarán para cada área, el rendimiento de los estudiantes,
mediante una escala de valoración cuantitativa y/o cualitativa que debe estar definida en el Sistema Institucional de
Evaluación de estudiantes y el PEI con su respectiva homologación a la escala nacional establecida en el decreto
1290/2009 compilado en el decreto 1075/2015 y deberá ser ampliamente difundida y explicada a los padres de
familia y estudiantes.
4.2. El Equipo Directivo, programará en el Cronograma Institucional al iniciar el año escolar las fechas de inicio y cierre
de cada período, los plazos para digitación de valoraciones por parte de los docentes, publicación de consolidados
parciales y definitivos, elaboración de informes periódicos y finales, así como también las fechas de entrega de los
mismos a los padres de familia, acudientes o apoderados en reuniones programadas para tal fin, preferencialmente
en días y horas que no afecten su jornada laboral.
4.3. El Coordinador Académico, debe ser el responsable directo de velar porque el proceso de elaboración de informes
cumpla con todos los requisitos legales aplicables y las disposiciones internas, garantizando la transparencia y
confiabilidad en los procesos adelantados y en la información reportada a los padres de familia al finalizar cada
período y el año escolar.
4.4. El Coordinador Académico y Secretaría Académica, con el apoyo del asistente de sistemas del colegio, deben
mantener actualizada la Plataforma Académica y garantizar que los reportes estén ajustados al plan de estudios y
los criterios de evaluación que se han establecido en el Sistema Institucional de Evaluación de Estudiantes (SIEE).
4.5. Finalizados los procesos de digitación de valoraciones y ajustes correspondientes realizados por los docentes se
cerrará la plataforma y no se podrán modificar valoraciones sin la autorización de Coordinación Académica, previa
solicitud escrita del docente en el que debe explicar los motivos por los cuales se van a modificar las valoraciones
registradas. Los cambios en valoraciones aprobados por la Coordinación Académica deben ser ingresados a la
plataforma académica por Secretaría Académica para garantizar la confiabilidad e integridad de la información allí
registrada.
4.6. Después de la entrega de informes a padres de familia, el Coordinador Académico y la Secretaria Académica deben
tramitar las quejas de los padres de familia frente a errores cometidos por los docentes en el proceso de digitación
de valoraciones, y deben realizar los ajustes correspondientes en el sistema.
4.7. No se podrán retener los informes de valoración de los estudiantes, salvo en los casos del no pago oportuno de las
obligaciones económicas establecidas en el contrato de prestación del servicio educativo. Se estudiarán los casos
especiales de padres de familia, acudientes y apoderados que demuestren un hecho sobreviniente que le impide el
cumplimiento de las obligaciones contraídas con institución en el momento de la matrícula y se establecerán
acuerdos de pago que les permitan ponerse al día y recibir los informes de valoración correspondientes.
4.8. Para el siguiente año escolar, no se podrán matricular estudiantes que no se encuentren a paz y salvo por todo
concepto con la institución ni se entregarán los informes de valoración de los períodos adeudados o los informes
finales.
4.9. Se debe mantener actualizado un registro escolar y/o académico que contenga para cada estudiante, además de los
datos de identificación personal, el informe de valoración por grados y el estado de la evaluación, que incluya las
novedades académicas que surjan.
4.10. A solicitud del padre de familia, se deben emitir constancias de desempeño de cada grado cursado, en las
que se consignarán los resultados de los informes periódicos.
5. Políticas de los preescolares Maristas de Colombia:

La Educación Preescolar o Educación Inicial Marista, corresponde a la ofrecida a los niños menores de seis (6) años,
para lograr su desarrollo integral en los aspectos biológico, cognoscitivo, sicomotriz, socioafectivo y espiritual, a través de
experiencias de socialización pedagógicas y recreativas. (Ley 115. Art. 15), este nivel comprende mínimo un grado
obligatorio llamado Transición y los grados anteriores se denominan respectivamente jardín, prejardín, párvulos y maternal.
La educación inicial se constituye en un estructurante de la atención integral cuyo objetivo es potenciar de manera
intencionada el desarrollo integral de las niñas y los niños desde su nacimiento hasta cumplir los seis años, partiendo del
reconocimiento de sus características y de las particularidades de los contextos en que viven y favoreciendo interacciones
que se generan en ambientes enriquecidos a través de experiencias pedagógicas y prácticas de cuidado. La educación
inicial es válida en sí misma por cuanto el trabajo pedagógico que allí se planea parte de los intereses, inquietudes,
capacidades y saberes de las niñas y los niños. Esta no busca como fin último su preparación para la escuela primaria,
sino que les ofrece experiencias retadoras que impulsan su desarrollo; allí juegan, exploran su medio, se expresan a través
del arte y disfrutan de la literatura. Las orientaciones y directrices establecidas para su implementación son las siguientes:
5.1. La Educación Preescolar o Inicial Marista, promueve un enfoque de derechos, de equidad e inclusión social en todos
los grados que ofrece en sus instituciones. Es de total obligatoriedad de todo colaborador Marista, cumplir con lo
establecido en la política de protección de niños, niñas, adolescentes y jóvenes.
5.2. La Educación Preescolar o Inicial Marista, asegura una atención integral, en este sentido los elementos de cuidado
característicos de los niños y el potenciamiento del desarrollo son parte indisolubles en la actividad pedagógica.
5.3. Los rangos de edad en el preescolar de las instituciones maristas se determinan de la siguiente manera: Maternal 1
a 2 años; Párvulos 2 a 3 años; Pre-jardín 3 a 4 años; Jardín 4 a 5 años; Transición 5 a 6 años (Decreto 2247
compilado el decreto 1075/2015)
5.4. La Educación Preescolar o Inicial Marista se rige para su implementación en el documento: Niños
felices…Propuesta marista en educación preescolar (CU-NFP001), que se encuentra incluido en la información
documentada del sistema de gestión dentro del proceso gestionar currículo y es de obligatorio cumplimiento, pues
hace parte del PEI. Los padres de familia una vez se firme el contrato de prestación de servicios educativos, están
obligados a cumplir con todas las disposiciones y requerimientos establecidos por la institución para este nivel
educativo.
5.5. Un colegio marista reconoce que no es el único ámbito donde los niños aprenden, ni los colaboradores son la única
instancia en educación, es nuestro compromiso velar por la recuperación de la familia, las instituciones sociales y
otros ambientes para convertirlos en espacio que posibiliten su desarrollo.
5.6. Los niños y niñas de la Educación Preescolar o Inicial Marista avanzarán en su proceso de desarrollo según sus
capacidades y actitudes personales, por lo tanto, en este nivel no se reprueban grados ni actividades.
5.7. En la Educación Preescolar o Inicial Marista, no se busca la precocidad, es decir que el niño realice acciones que
no corresponden con su edad y desarrollo evolutivo y que son propias de edades más avanzadas, sino que por el
contrario busca que el aprendizaje sea significativo y contribuya a potenciar todas sus dimensiones y las
características propias de su edad.
6. Graduación de Estudiantes:
Está fundamentada en los requisitos legales e internos que los estudiantes de los grados de Transición y Undécimo deben
cumplir, y que se encuentran establecidos en los respectivos Manuales de Convivencia. A continuación, se establecen las
orientaciones y directrices a tener en cuenta:
6.1. Los Coordinadores Académico y de Convivencia, así como la Asistente Contable entregarán a Secretaría Académica
los listados de los estudiantes que cumplen con todos los requisitos legales aplicables e internos y se encuentran a
paz y salvo por todo concepto con el colegio.
6.2. El Secretario Académico, recibirá la información y verificará el registro académico y la hoja de vida de cada estudiante
de manera minuciosa para garantizar que todos cumplen con los requisitos exigidos para graduarse.
6.3. Con la información oficial la Administración y la Secretaría Académica, procederán a organizar todos los detalles
previos a las respectivas ceremonias de grados: diplomas, actas, estímulos o reconocimientos según lo establecido
en el Manual de Convivencia, tarjetas de invitación a las ceremonias, eucaristía de bachilleres, entre otras.
6.4. En reunión de Equipo Directivo, se determinarán los responsables de la logística y la preparación de los estudiantes
y padres de familia que participarán en el desarrollo de las ceremonias, teniendo en cuenta los protocolos a seguir
en actividades solemnes como estas.
6.5. En estas ceremonias no se proclamarán estudiantes que no se encuentren a paz y salvo académico o financiero.
7. Evaluación Institucional:
Siguiendo las orientaciones de la Guía 34 del MEN, el establecimiento educativo al finalizar cada año escolar debe realizar
un ejercicio de autoevaluación o “evaluación institucional” para identificar sus fortalezas, oportunidades de mejora, y
avances; con estos resultados se podrán definir las mejoras que se requieran para todas las áreas de gestión. Por lo tanto,
es necesario cumplir con los siguientes requisitos:
7.1. En reunión del Equipo Directivo y teniendo en cuenta el Procedimiento hacer Evaluación Institucional (CU-PR003),
se establecerá el cronograma, los criterios y la organización de la evaluación institucional anual.
7.2. El Coordinador Académico, es el responsable de liderar el desarrollo de la Evaluación Institucional aplicando la
encuesta que se encuentra en el aplicativo de encuestas maristas en línea con el apoyo de los asistentes de sistemas
de cada colegio.
7.3. El rector de la institución realizará la presentación formal de la misma e invitará a los integrantes del Consejo
Directivo, Consejo Académico, Consejo de Padres, Consejo Estudiantil, Personal Administrativo, de Bienestar y de
Apoyo a diligenciar la Evaluación Institucional en Línea siguiendo las directrices establecidas para tal fin.
7.4. El Coordinador Académico, solicitará al asistente de sistemas la información consolidada de la evaluación
Institucional y con base en ella realizará el correspondiente análisis de los resultados obtenidos en cada una de las
áreas de gestión.
7.5. Esta información consolidada y analizada será socializada en reunión general en la semana destinada a “Evaluación
Institucional” y a partir de los resultados se constituirán los equipos de trabajo que aportarán ideas para instaurar las
mejoras teniendo en cuenta las prioridades establecidas como resultado del ejercicio. Para esto se seguirán las
orientaciones del Procedimiento de acciones correctivas o de mejora (DI-PR003) y la información se conservará
en el formato de acciones correctivas o de mejora (DI-FO021).
7.6. El líder de cada área de gestión evaluada con su respectivo equipo de trabajo elaborará su plan de mejoramiento
que puede hacer parte del plan operativo, el plan de trabajo de equipo o proyecto, o se puede gestionar a través de
acciones correctivas o de mejora, siguiendo el Procedimiento de acciones correctivas o de mejora (DI-PR003) y
la información se conservará en el Formato de acciones correctivas o de mejora (DI-FO021).De todo este ejercicio
de evaluación institucional, quedará constancia en las respectivas actas con los anexos correspondientes.
7.7. Cada líder de proceso o área de gestión evaluada será el responsable de realizar la verificación, control y
seguimiento a la ejecución de las actividades propuestas en los planes de mejoramiento y evaluar el impacto que
las acciones implementadas han tenido para determinar la eficacia de estas y los aportes a la mejora.
C. PROCESO GESTIONAR CONVIVENCIA DE ESTUDIANTES

El proceso gestionar convivencia de estudiantes tiene como objetivo, propiciar una convivencia fraterna en la institución
que favorezca las relaciones interpersonales en la comunidad educativa.
A continuación, se enlistan y describen las políticas correspondientes al proceso gestionar convivencia de estudiantes:
1. Política para gestionar el equipo social comunitario (ESC).
En las obras maristas debe existir el equipo social comunitario que tiene el objetivo de planear implementar, evaluar,
verificar las diferentes estrategias que permitan fortalecer el clima escolar. Está conformado por el coordinador de
convivencia, los responsables de sección, un representante de orientación escolar, un representante de los directores de
grupo por cada sección (preescolar, primaria y bachillerato) y un representante del personal administrativo. Si la obra cuenta
con trabajador social, este debe hacer parte del equipo.
1.1. Son funciones del equipo social comunitario:
1.1.1 Darse su propio reglamento.
1.1.2. Liderar procesos que permitan mantener una sana convivencia.
1.1.3. Generar, implementar, acompañar y evaluar estrategias que fortalezcan el clima escolar.
1.1.4. Reunirse al menos dos veces por mes o cuando existan situaciones que lo ameriten y dejar registro en acta.
1.1.5. Revisar y aprobar las propuestas de ajustes sugeridas por el director de grupo al proyecto de dirección de
grupo.
1.1.6. Vincular entidades oficiales que apoyen el cumplimiento de normativas, que respondan a las necesidades de
la comunidad educativa.
1.1.7. Liderar la revisión y las propuestas de ajuste anual del manual de convivencia.
1.1.8. Hacer seguimiento, análisis y medición del clima escolar y satisfacción de padres de familia con la institución,
aplicando los instrumentos correspondientes.
1.1.9. Y las demás que el equipo considere pertinentes.
1.2. La evaluación del plan de trabajo del equipo social comunitario se debe realizar utilizando la metodología de análisis
(FODA) o el formato de evaluación de planes y proyectos, una vez al semestre. De igual manera, se debe hacer
seguimiento al mismo.
2. Política de inducción a familias y estudiantes nuevos:

Se entiende por inducción a familias y estudiantes nuevos el espacio donde se da a conocer la propuesta educativa,
solidaria y evangelizadora marista, para realizar esta actividad se deben tener en cuenta las siguientes directrices:
2.1. Convocar al núcleo familiar nuevo mediante los medios de comunicación con que cuente la institución marista.
2.2. La inducción se debe iniciar con la oración.
2.3. Realizar registro de asistencia.
2.4. Garantizar que las familias reciban la información de cada uno de los tres pilares (educación, solidaridad y
evangelización).
2.5. Realizar la evaluación de la jornada y establecer las estrategias de mejora (garantizar registro).
2.6. Establecer una vez cada semestre espacios de inducción a las familias nuevas.
3. Política para la revisión y propuesta de ajustes al manual de convivencia:

Se entiende por revisión y propuesta de ajuste al manual de convivencia, la actividad donde la comunidad educativa revisa
propone e implementa los diferentes cambios y modificaciones acorde a las normas legales vigentes, los lineamientos
nacionales Maristas y los lineamientos del contexto interno de cada colegio.
3.1. Determinar en el ESC el plan para establecer los criterios de revisión.
3.2. Garantizar la participación de los estamentos de la comunidad educativa (padres de familia, docentes y estudiantes).
3.3. Revisar en el ESC las propuestas planteadas por la comunidad educativa y ajustarlas al manual de convivencia
existente.
3.4. Socializar al equipo directivo la propuesta de ajuste al manual de convivencia revisado por el ESC.
3.5. Presentar al consejo directivo la propuesta de ajuste al manual de convivencia revisado por el equipo directivo.
3.6. Aprobar las propuestas de ajuste, si las hay, en el manual de convivencia por parte del consejo directivo.
3.7. Garantizar a través de la página institucional, la publicación del manual de convivencia a la comunidad educativa
antes del proceso de matrículas de los estudiantes.
3.8. Socializar el manual de convivencia en el primer bimestre del año escolar a la comunidad educativa (garantizar
registro en acta).
4. Política de dirección de grupo:
La dirección de grupo es el espacio donde estudiantes y director de grupo comparten vida, construyen estrategias de
orientación, acuerdos de convivencia, reflexión, interiorización y formación integral fundamentado en el proyecto de vida,
en la internalización y vivencia de valores al estilo marista.
Para desarrollar el Proyecto de Dirección de Grupo, se tendrán en cuenta las siguientes directrices:
4.1. Para preescolar desde el núcleo “Aprender a vivir juntos” establecido en el documento NIÑOS FELICES…
PROPUESTA MARISTA.
4.2. Para los grados primero, segundo y tercero será orientado desde las asambleas o ágoras de inicio que hacen parte
de la metodología Aprendizaje Basado en Proyectos (ABP).
4.3. Para los grados de cuarto a undécimo se desarrollará el proyecto según lo establecido en los siguientes numerales:
4.3.1. Realizar diagnóstico de las necesidades escolares de los estudiantes.
4.3.2. Generar un espacio de reunión entre directores de grupo del año anterior, del año actual y orientación escolar,
para compartir información relacionada a los aspectos académico, de convivencia, psicológico y familiar de
los estudiantes. (si la institución cuenta con trabajador social, psicopedagogo y educador especial participa
de la reunión). Se debe dejar registro en acta.
4.3.3. Realizar conjuntamente entre estudiantes y director, el plan de trabajo de dirección de grupo.
4.3.4. Revisión y aprobación del plan de trabajo por parte del coordinador de convivencia.
4.3.5. Socializar a los estudiantes el plan de dirección de grupo.
4.3.6. Desarrollar las actividades establecidas en el plan de dirección de grupo.
4.3.7. El plan de trabajo de dirección de grupo se realizará según lo establecido en el MANUAL DEL DIRECTOR DE
GRUPO CE-MDG001.
4.3.8. Elaborar el informe de gestión de dirección de grupo teniendo en cuenta lo establecido en MANUAL DEL
DIRECTOR DE GRUPO.
5. Política para el registro de asistencia:
El registro de asistencia permite hacer seguimiento a la permanencia y al ausentismo de los estudiantes en la institución,
para ello debemos tener en cuenta las siguientes directrices:
5.1. El registro se realiza de manera física o virtual en el CE-FO005 CONTROL DE ASISTENCIA.
5.2. El llamado de asistencia de los estudiantes debe realizarlo diariamente el docente que orienta cada una de las
asignaturas, teniendo en cuenta las convenciones establecidas en la parte inferior del formato CE-FO005 CONTROL
DE ASISTENCIA.
5.3. Se debe diligenciar todos los espacios del formato CE-FO005 CONTROL DE ASISTENCIA (Curso- Número de
semana -Fecha- Asignatura- Firma del docente).
5.4. El almacenamiento de este registro se realiza acorde a lo establecido en el DI- FO008 CONTROL DE LA
INFORMCION DOCUMENTADA A CONSERVAR.
6. Política para el registro de acompañamiento y seguimiento a estudiantes:
6.1. El registro de acompañamiento y seguimiento a estudiantes se puede realizar de manera física o digital, de acuerdo
con la necesidad del docente y del estudiante. Los formatos CE-FO009 ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO A
ESTUDIANTES-DIGITAL y CE-FO010 ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO A ESTUDIANTES- FÍSICO, cumplen
la misma función, fueron diseñados de esta manera para facilitar el registro de la información, acorde al contexto de
cada colegio.
6.2. Se puede realizar en el formato CE-FO009 ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO A ESTUDIANTES- DIGITAL,
cuando el registro se escribe de forma masiva. (Exaltaciones, Cierres de periodo, cierre anual).
6.3. Se puede realizar en el formato CE- FO010 ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO A ESTUDIANTES- FÍSICO,
cuando se requiere los descargos de los estudiantes en un debido proceso, se realiza un acompañamiento
personalizado a estudiantes y padres de familia, entre otros.
6.4. Se debe diligenciar todos los espacios de los formatos CE-FO009 ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO A
ESTUDIANTES-DIGITAL y CE-FO010 ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO A ESTUDIANTES- FÍSICO.
6.5. El registro debe de evidenciar el acompañamiento de las exaltaciones realizadas a los estudiantes por los logros
obtenidos (Pastorales, académicos, deportivos, artísticos, representaciones institucionales, entre otros.)
6.6. Cuando el registro se genera por una dificultad académica o de convivencia presentada por el estudiante, se debe
tener en cuenta lo siguiente:
6.6.1. Describir con claridad la situación presentada, de manera objetiva, sin generar juicios de valor, señalamientos
o acusaciones.
6.6.2. Tipificar la falta de acuerdo con lo establecido en el Manual de Convivencia.
6.6.3. Registrar en la segunda columna las acciones tomadas por los docentes, directores de grupo y coordinadores
que intervienen en la solución de la situación presentada especificando la fecha, nombre y firma de quien
realiza el registro.
6.6.4. Permitir a estudiantes y padres de familia hacer sus correspondientes descargos frente a la situación
presentada en la tercera columna del seguimiento, especificando la fecha, nombre y firma de quien realiza el
registro.
6.6.5. Hacer seguimiento a los acuerdos y compromisos establecidos con los estudiantes y padres de familia y fijar
plazos para ello, especificando la fecha, nombre y firma de quien realiza el registro.
6.7. Al finalizar cada periodo académico, el director de grupo debe foliar las carpetas de acompañamiento y seguimiento
del estudiante, y disponerlas en el aula de clase para que los padres de familia, acudientes o apoderados puedan
acceder a esta información y aclarar dudas e inquietudes con quien realizó el registro correspondiente.
7. Política de Retiro de Estudiantes:

Estas políticas aplican para los estudiantes que se retiran de la institución educativa de manera voluntaria antes de finalizar
el contrato de prestación del servicio educativo o al finalizar el año escolar, previo consentimiento informado de los padres
de familia, acudientes o apoderados del menor.
7.1. Cuando un estudiante se ausente de la institución por tres o más días sin justificación de los padres de familia o
acudientes, los docentes deben comunicarse inmediatamente con la familia para averiguar los motivos de su
inasistencia a clases. Si agotado todos los medios de comunicación disponibles, es imposible contactar a la familia,
se reportará el caso a Coordinación de Convivencia quien realizará todas las gestiones necesarias para determinar
las causas del ausentismo escolar y si no logra comunicarse con la familia reportará el caso a Bienestar Familiar.
7.2. El trámite de retiro de un estudiante de manera temporal o definitiva de la institución solo lo podrán realizar las
personas que firmaron el contrato de prestación de servicio educativo. En ausencia de ellos será necesario exigir la
presentación de un poder para que otra persona realice la diligencia a su nombre.
7.3. Cuando una familia decida retirar a su hijo o hija de la institución educativa de manera temporal, debe radicar un
oficio escrito en Coordinación de Convivencia, especificando nombres y apellidos completos del estudiante,
identificación si la tuviere, grado que cursa y los motivos por los cuales solicita el retiro, así como el tiempo que
permanecerá por fuera de la institución. Una vez se haya revisado el caso y se autorice el retiro del estudiante la
autoridad respectiva informará a la familia y comunicará la decisión tomada mediante correo electrónico a Secretaría
Académica y todos los docentes que tienen bajo su responsabilidad al estudiante o estudiantes retirados. Esta
decisión no exime a la familia de las obligaciones económicas contraídas con la institución y deberán ponerse a paz
y salvo por todo concepto una vez se reintegre el estudiante a las actividades escolares.
7.4. Cuando una familia decida retirar a su hijo o hija definitivamente de la institución educativa antes de terminar el
contrato de prestación del servicio educativo o al finalizar el año escolar, deberán radicar un oficio escrito en la
Secretaría Académica de la institución educativa especificando nombres y apellidos completos del estudiante,
identificación si la tuviere, parentesco, grado que cursa y los motivos por los cuales solicita el retiro.
7.5. Secretaría Académica, según los motivos de retiro expuestos por la familia, los remitirá con la solicitud de retiro a
rectoría o las coordinaciones, con el fin de establecer un diálogo previo con cualquiera de estas dependencias, antes
de hacer oficial el retiro y revisar las posibilidades o alternativas para lograr que el estudiante y su familia continúen
en la institución. Esto también contribuirá a detectar fortalezas o debilidades en la prestación del servicio educativo
e implementar las acciones de mejora que sean necesarias.
7.6. El líder del proceso respectivo confirmará a Secretaría Académica la decisión final tomada por los padres de familia,
acudientes o apoderados del menor. Si se ratifica la decisión de retiro del estudiante de manera definitiva, Secretaría
Académica, procederá a realizar el trámite respectivo e informará a la familia cuales son los requisitos a tener en
cuenta para hacer oficial el mismo.
7.7. Una vez cumplidos todos los requisitos y si el estudiante se encuentra a paz y salvo con los compromisos económicos
adquiridos con la institución, Secretaría Académica, dará de baja al estudiante del SIMAT y del registro académico
de la institución y procederá a entregar la documentación, así como las constancias y certificados solicitados por los
padres de familia, acudientes o apoderados del menor.
7.8. Secretaría Académica, una vez se hayan cumplido todos los pasos anteriores, enviará la información
correspondiente a Coordinación de Convivencia mediante correo electrónico para que esta dependencia a su vez
envié un comunicado a todos los docentes que tienen bajo su responsabilidad al estudiante o estudiantes retirados.
7.9. Secretaría Académica, una vez se hayan cumplido todos los pasos anteriores informará al Asistente de Sistemas
mediante correo electrónico las novedades de retiro de estudiantes para que sean canceladas las cuentas de correo
institucional, usuarios y contraseñas que se le hayan asignado al iniciar el año escolar.
III. GESTIÓN DE APOYO
A. PROCESO GESTIONAR TALENTO HUMANO

A continuación, se enlistan y describen las políticas correspondientes al proceso Gestionar Talento Humano:
1. Los responsables de seguridad y salud en el trabajo deben garantizar el conocimiento y cumplimiento de los
lineamientos impartidos por el Programa de Protección contra caídas DE083, de tal manera que todos los
colaboradores de las obras Maristas y todos los contratistas o subcontratistas que desarrollen actividades de trabajo
en alturas con peligro de caídas, lo conozcan e implementen. Las herramientas que se deben conservar en relación
con dicho cumplimiento son, a saber:
1.1. Inspección de elementos de seguridad para trabajo en alturas GH-FO014
1.2. Permiso para trabajo en alturas GH-FO015
1.3. Análisis de trabajo seguro en alturas GH-FO016
1.4. Lista de Verificación para trabajo en alturas GH-FO017
2. Se debe dar cumplimiento a las Políticas establecidos en los procedimientos del proceso; seleccionar personal GH-
PR001, realizar inducción, entrenamiento y reinducción a colaboradores GH-PR002. Y a los instructivos del proceso,
instructivo de formación y capacitación GH-IN001, de acompañamiento y seguimiento al desempeño del colaborador
marista GH-IN002, de análisis de personal para plan de carrera GH-IN003 y de retiro y terminación de relaciones
laborales GH-IN004.
3. Cuando no sea posible desarrollar los diferentes procedimientos e instructivos del proceso Gestionar Talento
Humano de manera presencial, se tendrán que realizar de forma remota, empleando las diferentes herramientas
tecnológicas como: plataformas, correo electrónico, video llamada, entre otras, con las que cuenta cada institución,
de tal manera que sean una evidencia de cumplimiento de dichos requisitos internos.
Los responsables del desarrollo de las actividades propias de dichos procedimientos e instructivos, deben entregar
los soportes respectivos al líder del proceso Gestionar el Talento Humano a través de los diferentes medios digitales
en acuerdo con el equipo de trabajo.
4. Para los cargos nacionales que estén en nómina de la Sede Central y que provengan de cargos de otras instituciones
maristas de Colombia, se debe garantizar que la información documentada archivada en la carpeta de hoja de vida,
incluya todos los soportes de formación, escolaridad y experiencia vigentes a la fecha.
Por otra parte, es deber de los colaboradores que forman parte del sistema de gestión, mantener actualizada la
información de su Hoja de Vida virtual y adjuntar los soportes de formación, escolaridad, y experiencias
correspondientes.
B. PROCESO GESTIONAR RECURSOS Y SERVICIOS

A continuación, se enlistan y describen las políticas correspondientes al proceso Gestionar Recursos y Servicios:
1. Política de Reproducción de Material.
Se debe utilizar para la solicitud de publicación, reproducción, policopiado o impresión de material el RS-FO013, el cual
debe ser autorizado por los asesores de área, o el jefe inmediato de los diferentes cargos, dependiendo de la dinámica de
cada Institución educativa. Debe ser entregado al encargado de publicaciones como mínimo con tres días hábiles de
anticipación. A su vez el encargado de reproducir el material del Colegio debe relacionar el trabajo mensual realizado en el
consolidado mensual de reproducciones RS-FO014 y socializar con el administrador la información con el fin de hacer
seguimiento de consumo a las áreas académicas y las diferentes dependencias de la Institución.
2. Política de Atención en Enfermería.

La auxiliar de enfermería o responsable de seguridad y salud en el trabajo y enfermería debe dejar relacionado en forma
digital la atención en enfermería en el formato RS-FO015, debe describir el servicio prestado al estudiante, y si es requerido
un traslado del estudiante, debe informar telefónicamente al acudiente. Además, si la situación presenta gravedad o riesgo,
se localiza la información sobre su EPS o seguro estudiantil, y se traslada al paciente al centro especializado quien deberá
ir acompañado por un representante de la institución.
El archivo y conservación del registro se hará por medio magnético al finalizar cada periodo académico dentro de la
información documentada a conservar por el colegio, puntualmente en el proceso gestionar recursos y servicios. Este
documento deberá estar protegido con contraseña para el acceso exclusivo del administrador y del responsable de SST y
enfermería o del auxiliar de enfermería.
3. Política de Constancia de documento entregado:
La auxiliar administrativa y la Secretaria académica deben utilizar el RS-FO017 constancia de documento entregado, para
certificar que el documento solicitado fue dado a la persona autorizada.
4. Políticas de Gastos de Viaje.

4.1. Cuando un colaborador debe desplazarse a otra ciudad en nombre y representación de la institución debe presentar
al Auxiliar administrativo la solicitud de gastos de viaje RS-FO018 con las firmas requeridas, para tramitar el anticipo.
Si el valor solicitado no supera el 10% de la base de caja menor, éste se pagará en efectivo, de lo contrario se
abonará a la cuenta del empleado registrada para el pago de nómina. El colaborador cuenta con tres (3) días hábiles
después de regresar de viaje, para legalizar el anticipo. A excepción del servicio de transporte urbano, todos los
gastos deben estar soportados con facturas a nombre de la Comunidad de Hermanos Maristas Nit. 860.006.744-9,
sin tachaduras, borrones, ni enmendaduras. Se debe procurar comprar en sitios donde expidan factura con los
requisitos de ley (nombre del beneficiario, No. de documento de identificación, dirección y teléfono).
4.2. Para la legalización de los gastos de viaje RS-FO019, si la relación reporta un saldo a favor de la institución éste
deberá ser cancelado inmediatamente en la caja del Colegio.
4.3. El servicio urbano e interurbano, sólo se reconoce de la casa del empleado al Terminal y viceversa y del Terminal al
sitio de la reunión o capacitación y viceversa. En ningún caso se aceptarán gastos de servicio urbano por gestiones
propias del colaborador. Si el colaborador no legaliza los anticipos dentro del tiempo estipulado, la Comunidad podrá
descontar por nómina el valor total del anticipo. En caso de que se cancele el objeto del viaje, el colaborador debe
reintegrar inmediatamente el valor del anticipo. Los gastos extras como salidas, celebraciones, souvenir, entre otros,
no son considerados como gastos de viaje y por lo tanto no serán reembolsados.
5. Políticas de Manejo del Fondo Fijo de Caja Menor.

5.1. Constitución: Las CAJAS MENORES se constituyen por solicitud del Administrador de las Obras Maristas y son
autorizadas por el Hermano Administrador Colombia. La cuantía de cada fondo se establece de acuerdo con la necesidad
de cada una de ellas. Solamente habrá una Caja Menor por Obra, a excepción de la Administración Colombia, en donde
se constituirán de acuerdo con las necesidades.
En el evento que una caja menor quede inoperante no se podrá constituir otra o remplazarla hasta tanto la anterior haya
sido legalizada en su totalidad.
La Caja Menor se cancela cuando han cesado las condiciones para la que fue constituida, en cuyo caso se debe informar
al área de contabilidad para que proceda a su cancelación. El responsable de la Caja Menor debe allegar un reembolso
con los soportes de los últimos gastos realizados y una consignación por el valor faltante para completar el monto
autorizado.
5.2 . Responsabilidades del manejo y control del Fondo de caja menor.
5.1.1. En los Colegios, el Auxiliar administrativo, es el responsable del manejo y custodia de los fondos de la Caja Menor.
5.1.2. En las fincas y otras Obras de la Comunidad, el Administrador es el responsable del manejo y custodia de los
fondos de la Caja Menor.
5.1.3. En la Administración Colombia, las cajas menores serán asignadas a colaboradores claves, con el fin de garantizar
la disponibilidad de recursos fijos para atender gastos relacionados con sus funciones, así como imprevistos, de
carácter urgente o de solución inmediata.
5.1.4. El Control Administrativo en cuanto a los gastos sufragados por el fondo, será ejercido por el Administrador de la
Obra Maristas.
5.1.5. El control del buen manejo de los recursos del fondo será ejercido por el administrador de cada Obra Marista,
mediante arqueos periódico
5.2. Políticas de manejo de caja menor.

5.2.1. Los pagos que se realicen por el fondo de caja menor no deben superar el 50% del valor total del monto autorizado.
Para las cajas menores asignadas a colaboradores claves de la Administración Colombia, el Hermano
Administrador podrá autorizar expresamente porcentajes superiores, para pagos por estos fondos fijos.
5.2.2. Todo pago realizado debe estar soportado por documentos originales a nombre de la Comunidad y deben cumplir
con los requisitos de factura o documento equivalente (se encuentren firmados por los beneficiarios con
identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, dirección, teléfono,
concepto y valor). Los soportes que no tengan estos datos serán contabilizados a nombre del responsable del
fondo. Se exceptúa los gastos por transporte urbano y taxis.
5.2.3. Adicionalmente al documento anterior, se debe diligenciar el recibo de caja menor tramitado a nombre del
responsable de la compra.
5.2.4. Antes de realizar un pago, los responsables de estos fondos deberán verificar si es necesario aplicar retención en
la fuente, atendiendo a las bases establecidas por la DIAN para cada año; en estos casos se deberá solicitar al
área contable el cálculo de la misma para que se deduzca del valor a pagar.
5.2.5. Se debe solicitar el reembolso del fondo fijo, al cierre de cada mes calendario y/o cuando se haya agotado hasta
un 80% de su valor. Todos los soportes, sin excepción, deben corresponder al mismo período, es decir, no se
aceptarán aquellas solicitudes de reembolso que contengan soportes de meses anteriores.
5.2.6. La legalización del reembolso se hará por medio del Formato de Reembolso de Caja Menor RS-FO020, sin
tachones ni enmendaduras, clasificados por rubros de gastos en armonía con el PUC, ejemplo: fotocopias,
impuestos, transporte, etc. En la columna “concepto”, se debe especificar el detalle y la destinación de la compra
o servicio pagado, ejemplo: Combustible vehículo placa No. -----, o gasolina para guadaña…
5.2.7. Todos los soportes, sin excepción, deben corresponder al mismo período, es decir, no se aceptarán aquellas
solicitudes de reembolso que contengan fechas de meses anteriores. De darse el caso se debe hacer dos
legalizaciones diferentes.
5.2.8. El formato de reembolso debe estar firmado por el responsable de fondo y con el visto bueno del Administrador
de la Obra.
5.2.9. Los recibos o vales provisionales deben ser legalizados a más tardar al día siguiente y entregado o destruido en
presencia de quién lo firmó.
5.2.10. Ningún recibo provisional se podrá legalizar parcialmente. Cuando el valor de la factura soporte del recibo
provisional, sea mayor a este, el excedente será reembolsado inmediatamente al beneficiario. Por el contrario, si
la factura soporte del recibo provisional es menor que el valor del mismo, se exigirá el reintegro inmediato del
dinero sobrante.
5.2.11. Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el Hermano
Administrador Colombia, podrá mediante comunicación, encargar a otro colaborador del Área Administrativa, que
no sea responsable del registro y control de gastos, para el manejo de la misma; para lo cual sólo se requiere de
la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, teniendo en cuenta
el diligenciamiento del formato de Arqueo de Caja menor RS-FO021.
5.2.12. Para facilitar el archivo y conservación de los recibos de la caja menor, estos se deben pegar en hoja carta,
de igual manera cuando el soporte esté en papel térmico o químico, se debe sacar fotocopia de los mismos para
evitar que se borre la información.
5.3. Prohibiciones.
No se podrán realizar con fondos de CAJA MENOR las siguientes operaciones:
5.3.1. Realizar pagos por concepto de servicios personales, pagos laborales y demás gastos similares.
5.3.2. Efectuar préstamos personales.
5.3.3. Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas.
5.3.4. Permitir demoras mayores a un día hábil para la legalización de recibos provisionales.
5.4. Arqueos de Caja Menor:

5.4.1. Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por el administrador, con el fin garantizar que las operaciones
estén debidamente soportadas y que los registros se realizan oportuna y adecuadamente. Adicionalmente,
constatar que los recursos asignados a los fondos fijos por parte de la Administración Colombia, de la Comunidad
de los Hermanos Maristas en las respectivas comunicaciones de apertura, se les realiza el pertinente control y
seguimiento mediante conteo físico, independientemente de la verificación por parte de la Revisoría Fiscal,
mediante formato de Arqueo de Caja Menor.
5.4.2. De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en el formato de arqueo de caja
menor RS-FO021 establecido por la Comunidad, el cual se firmará por la persona que lo practique y por el
responsable de la Caja Menor. Cuando se encuentren faltantes o sobrantes, se enviará copia de este registro a
la Administración Colombia.
5.4.3. En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, se informará a la Administración Colombia para los
fines pertinentes y al área contable para efectuar los registros correspondientes.
5.4.4. En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, documentos soporte y los recibos provisionales,
debe ser igual al valor total autorizado para la caja menor.
6. Solicitud de Recursos:
La solicitud de recursos económicos para atender los gastos mensuales de los colegios se debe tramitar a través de la
solicitud mensual de recursos RS-FO003, teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:
6.1. Enviar la solicitud con mínimo cinco días hábiles antes del último día hábil de cada mes o de la fecha prevista
para el pago de nómina, durante los meses de vacaciones colectivas o finalización de contratos.
6.2. Esta solicitud debe contener los gastos de la nómina del mes en curso y los otros gastos previstos para el mes
calendario siguiente.
6.3. Si el colegio cuenta con disponibilidad de dinero en la cuenta corriente por gastos no ejecutados, se deberá tener
en cuenta en la solicitud de recursos para que el giro se realice sólo por el saldo requerido.
6.4. Es necesario que este documento se envíe en formatos de Excel y PDF, este último con la firma del Rector y
Administrador.
6.5. El envío del dinero estará sujeto a la disponibilidad de recursos de cada colegio.
7. Política para la firma de convenios:

7.1. Todo convenio se debe pactar desde la obra interesada en la celebración del mismo.
7.2. La Institución interesada en firmar un convenio debe solicitar al asesor jurídico su apoyo para la elaboración y
revisión inicial de los contenidos del convenio.
7.3. Posteriormente se envía el documento a la Administración Colombia para la revisión final y firma del
representante legal.
7.4. La firma se hace en la Administración Colombia, pero el control y supervisión se debe desarrollar en cada obra
o Institución educativa donde se ejecute.
8. Inspecciones de seguridad:
El responsable de SST y un representante del COPASST deben dar cumplimiento a las inspecciones de seguridad teniendo
en cuenta la Guía para realizar Inspecciones de seguridad RS-GU001.
9. Seguimiento y Control desde Sede Central:

La Sede Central debe controlar directamente en los siete colegios privados de Colombia, el cumplimiento de los requisitos
aplicables y demás disposiciones internas establecidas en la siguiente información documentada:
RS-PR006 Recaudo de cartera
RS-PR002 Hacer seguimiento a la Ejecución Presupuestal
RS-PR007 Recaudo de cartera por incapacidades
RS-IN002 Instructivo para seleccionar, contratar, evaluar y reevaluar proveedores de bienes, productos o servicios.
ANEXO 1
TABLA DE CONTENIDO DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN (R.D.)
INSUMOS QUE APORTAN QUIEN PROPORCIONA EL

No. ENTRADAS
A LA R.D. INSUMO
1. Estado de las acciones de las revisiones por la dirección Acta de la revisión por la dirección Líder de Direccionamiento
previas. del año inmediatamente anterior. Estratégico al Estilo Marista.
2. Cambios de los análisis de contexto interno y externo Horizonte Institucional Líder de Direccionamiento
local del año inmediatamente anterior. Estratégico al Estilo Marista.
3. Información sobre el desempeño y la eficacia del Sistema de Gestión, que incluya:
3.1. Satisfacción del cliente 3.1.1. Los análisis cualitativos y Líder de recursos y servicios.
cuantitativos de las FSQR
felicitaciones, sugerencias, quejas y
reclamos correspondientes a todos
los procesos.
3.1.2. Reportes totales y análisis de encuestas de satisfacción, a saber:
3.1.2.1. Satisfacción de padres Líder de direccionamiento estratégico
al estilo marista
3.1.2.2. Satisfacción de estudiantes Líder de convivencia de estudiantes
(Clima Escolar)
3.1.2.3. Satisfacción de Líder de Talento Humano
colaboradores(Clima
Organizacional)
3.2. Retroalimentación de las partes interesadas Horizonte Institucional – Miembros del Equipo de Calidad
Seguimiento a partes interesadas.
3.3. Grado en el que se han logrado los objetivos Seguimiento a planes - Plan Líder de Direccionamiento
estratégicos o de calidad operativo desde el año 2018, hasta Estratégico al estilo Marista.
el año vigente, atendiendo la
temporalidad establecida en la
Visión
3.4. Desempeño de los procesos y conformidad con la Caracterizaciones de los 6 procesos Cada líder de proceso
prestación del servicio educativo. – cumplimiento del objetivo y del
PHVA de las actividades del
proceso.
Finalmente concluir si el proceso le

aporta o no, a la prestación del
servicio educativo.
3.5. No conformidades y acciones correctivas Acciones correctivas o de mejora Cada líder de proceso
implementadas en cada uno de los
procesos, consolidadas en una
tabla que incluya la situación
problema presentada, el estado en
que se encuentre la acción (abiertas
o cerradas) y los análisis
respectivos.
3.6. Resultados del seguimiento y medición. Información consignada en el Cada líder de proceso
Software de indicadores en donde
están incluidos los datos parciales o
totales de los indicadores de cada
proceso, así como los análisis
cualitativos correspondientes a
dichos datos.
3.7. Resultados de auditorías internas o externas Informe de auditorías internas o Cada líder de proceso
anteriores externas. Descripción del análisis
de los hallazgos y las conclusiones
a las que se llegó en dichas
auditorias.
3.8. Desempeño de los proveedores externos Reportes de encuesta de Líder de recursos y servicios
evaluación y reevaluación de
proveedores externos de productos
o servicios, con sus respectivos
análisis.
4. La Adecuación de los Recursos Presupuesto e informe de ejecución Líder de recursos y servicios
presupuestal incluyendo los análisis
correspondientes.
5. Eficacia de las acciones tomadas para abordar los *Matriz de riesgos de los procesos Cada líder de proceso
riesgos y las oportunidades *Horizonte Institucional
*En el software de indicadores,
revisar los datos y análisis del
indicador de cada proceso
relacionado con la eficacia para
abordar los riesgos.
6. Las oportunidades de mejora como entradas Acciones de mejora registradas en Cada líder de proceso
el Formato de Acciones Correctivas
o de Mejora (DI-FO021) de acuerdo
con el Procedimiento de acciones
correctivas o de mejora (DI-PR003).
Es de recordar que en este aparte
se refieren las acciones de mejora
que fueron identificadas en la
revisión por la dirección del año
inmediatamente anterior, y
desarrolladas en el presente año de
revisión por la dirección.
Tabla consolidada de acciones de

mejora por proceso, identificadas en
la revisión por la dirección del año
inmediatamente anterior, y
desarrolladas en el presente año
escolar. Esta tabla podría incluir la
siguiente información en sus
columnas:
1. Proceso – Incluido el
responsable del mismo
2. Cual fue la acción de mejora
planteada o identificada como
una oportunidad de mejora en la
anterior revisión por la
dirección, y cuando fue
instaurada la respectiva acción
de mejora dentro del DI-FO021.
En qué estado está dicha acción de
mejora, si abierta o cerrada. Se
espera que, al momento de
realizarse la revisión por la
dirección, ojalá ya esté cerrada.
No. SALIDAS RESPONSABLE DE TOMAR QUIEN PROPORCIONA EL

DECISIONES EN RELACIÓN CON INSUMO
LA PROYECCIÓN DEL
SIGUIENTE AÑO ESCOLAR
1. Oportunidades de mejora como salidas Acciones de mejora que serán Cada líder de proceso
instauradas de acuerdo con el
Procedimiento de acciones
correctivas o de mejora (DI-PR003),
y registradas en el Formato de
acciones correctivas o de mejora
(DI-FO021) para ser desarrollada a
lo largo del nuevo año escolar y que
se convierten en insumo de entrada
para la revisión por la dirección del
siguiente año escolar.
Tabla consolidada de acciones de
mejora por proceso, identificadas en
la presente revisión por la dirección
para ser desarrolladas en el
siguiente año escolar.
Esta tabla, podría incluir en sus

columnas, la siguiente información:
1. Proceso – Incluido el responsable
del mismo
2. Cual fue la oportunidad de mejora

planteada o identificada en la
presente revisión por la dirección.
3. Cuando se proyecta desarrollarla
en el siguiente año escolar dentro
del DI-FO021.
2. Necesidades de Cambio en el Sistema de Gestión De acuerdo con los lineamientos Líder de proceso que
establecidos en la Política No. 13 corresponda.
incluida en el DI-MPP001 – Manual
de Políticas de Procesos, dentro del
proceso de Direccionamiento
Estratégico.
3. Necesidades de Recursos Según presupuesto proyectado para Líder de Direccionamiento

el siguiente año escolar, breve Estratégico y de Recursos y
descripción y análisis. Servicios.

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COMUNIDAD DE HERMANOS MARISTAS DE LA ENSEÑANZA

PROVINCIA NORANDINA - COLOMBIA

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3. Políticas para abordar los riesgos:

Los riesgos se deben gestionar de la siguiente manera:

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4. Políticas de seguimiento, medición, análisis y evaluación:

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5. Política en relación con el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios:

6. Política de Prevención de acoso laboral:

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8. Política relacionada con la propiedad perteneciente a padres, estudiantes y proveedores externos:

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10. Política en ausencia de presencialidad:

11. Política de rendición de cuentas:

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12. Política de Planificación y Gestión del Cambio:

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13. Política de Revisión por la Dirección:

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14. Política de Asignación de Responsabilidades y Autoridades: