TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO: 4104

MACROPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO: ADMINISTRAR ARCHIVOS

SUBPROCESO: ADMINISTRAR EL ARCHIVO CENTRAL

MACROPROCESO DOCUMENTO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES OBSERVACIONES
ARCHIVO ARCHIVO
DC MS MT A F EL CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4104,243 g TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
4104.243.3 c TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS (CENTRAL A AGN) X 3 Años 17 Años X Conservar 3 años en el archivo de gestión, posteriormente 17 años en el archivo
a Solicitud de traslado al Archivo General de la Nación - AGN X central por posibles solicitudes o consultas, transcurrido el tiempo de retención
a Cronograma de transferencias X eliminar.
a Formato único de inventario documental X
4104,179 g PRESTAMOS
4104.179. 1 c PRESTAMOS ARCHIVO CENTRAL X 2 Años - X
Conservar 2 años en el archivo de gestión, posteriormente eliminar.
a Formato de control de prestamos X

4104123 g INFORMES
4104.123.11 c INFORME MENSUAL DE PRESTAMOS X 1 Año - X
Conservar 1 año en el archivo de gestión, posteriormente eliminar.
a Informe X

4104.3 g ACTAS
4104.04 c ACTAS DE ELIMINACIÓN ARCHIVO CENTRAL X 1 Año 19 Años X Conservar 1 año en el archivo de gestión, posteriormente 19 años en el archivo
a Acta de eliminación X central por posibles solicitudes o consultas, transcurrido el tiempo de retención
a Formato de archivos a eliminar X eliminar.
a Acta del Comité de Archivo aprobando la eliminación X
4104,85 g DERECHOS DE PETICIÓN X 1 Año 5 Años X Conservar 1 año en el archivo de gestión, posteriormente 5 años en el archivo
a Solicitud X central por posibles solicitudes o consultas, transcurrido el tiempo de retención
a Respuesta X eliminar.
4104135 g INVENTARIOS
4104.135.7 c INVENTARIOS DOCUMENTALES ARCHIVO CENTRAL X 1 Año 5 Años X Una vez actualizados los inventarios conservar la versión anterior 1 año en el
archivo de gestión, posteriormente pasar la información a un soporte que
a Inventarios X
garantice su conservación y consulta para ser transferida al archivo central
donde estará por 5 años, transcurrido el tiempo de retención eliminar.

CONVENCIONES

g = SERIE DOCUMENTAL
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
DC = DIRECCIONAMIENTO Y CONTROL
MS = MISIONAL
MT = MISIONAL TRANSVERSAL
A= APOYO
F= FÍSICO
EL = ELECTRÓNICO
CT = CONSERVACIÓN TOTAL
E= ELIMINACIÓN 30-jun-11
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO: 4104

MACROPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO: ADMINISTRAR ARCHIVOS

SUBPROCESO: ADMINISTRAR ARCHIVOS DE GESTION

MACROPROCESO DOCUMENTO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES OBSERVACIONES
DC MS MT A F EL
ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4104.3 g ACTAS
4104.3.33 c ACTAS DE ELIMINACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN X 1 Año 19 Años X Conservar 1 año en el archivo de gestión, posteriormente 19 años en el archivo
a Acta de eliminación X central por posibles solicitudes o consultas, transcurrido el tiempo de retención
a Formato de archivos a eliminar X eliminar.
a Acta del Comité de Archivo aprobando la eliminación X
4104243 g TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
4104.243.1 c TRANSFERENCIAS PRIMARIAS (GESTIÓN A CENTRAL) X 3 Años 7 Años X Conservar 3 años en el archivo de gestión, posteriormente 7 años en el archivo
a Cronograma de transferencias X central por posibles solicitudes o consultas, transcurrido el tiempo de retención
a Formato único de inventario documental X eliminar.

4104,179 g PRESTAMOS
4104.179. 2 c PRESTAMOS ARCHIVOS DE GESTION X 2 Años - X
Conservar 2 años en el archivo de gestión, posteriormente eliminar.
a Planilla de control de prestamos X

CONVENCIONES

g = SERIE DOCUMENTAL
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
DC = DIRECCIONAMIENTO Y CONTROL FIRMA
MS = MISIONAL JEFE ARCHIVO
MT = MISIONAL TRANSVERSAL
A= APOYO
F= FÍSICO FECHA
EL = ELECTRÓNICO
CT = CONSERVACIÓN TOTAL
E= ELIMINACIÓN 30-jun-11
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO: 4104

MACROPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO: GESTIONAR SOLICITUDES

SUBPROCESO: ADMINISTRAR CENTRO DE DOCUMENTACION

MACROPROCESO DOCUMENTO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES OBSERVACIONES
DC MS MT A F EL
ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4104135 g INVENTARIOS
4104.135.5 c INVENTARIO MATERIAL BIBLIOGRÁFICO CENTRO DE DOCUMENTACIÓN X 1 Año 5 Años X Una vez actualizados los inventarios conservar la versión anterior 1 año en el
archivo de gestión, posteriormente pasar la información a un soporte que
a Inventario (SICD) X
garantice su conservación y consulta para ser transferida al archivo central
a Catalogo de revistas (SICD) donde estará por 5 años, transcurrido el tiempo de retención eliminar.
X
4104179 g PRESTAMOS
4104.179.3 c PRESTAMOS CENTRO DE DOCUMENTACIÓN X 1 Año - X
Conservar 1 año en el archivo de gestión, transcurrido el tiempo de retención
a Solicitud préstamo interno (SICD) X
eliminar.
a Tarjeta de préstamo (SICD) X
a Solicitud préstamo interbibliotecario (SICD) X

MACROPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO: GESTIONAR SOLICITUDES

SUBPROCESO: REALIZAR CERTIFICACIONES LABORALES Y AUTENTICACIONES

MACROPROCESO DOCUMENTO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES OBSERVACIONES
DC MS MT A F EL
ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4104.43 g CERTIFICACIONES
a Solicitud X 2 Años 4 Años X Conservar 2 años en el archivo de gestión, posteriormente 4 años en el archivo
a Certificado X central por posibles solicitudes o consultas, transcurrido el tiempo de retención
a Anexos X eliminar
a Comunicación enviada X
4104.69 g CONTROLES
4104.69.3 c CONTROL ENTREGA DE CERTIFICACIONES X 2 Años - X
Conservar 2 años en el archivo de gestión, posteriormente eliminar.
a Formato control de certificaciones X

4104123 g INFORMES
4104.123.1 c INFORME AVANCE TRAMITE DE CERTIFICACIONES X 2 Años - X
Conservar 2 años en el archivo de gestión, posteriormente eliminar.
a Informe X

CONVENCIONES

g = SERIE DOCUMENTAL
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
DC = DIRECCIONAMIENTO Y CONTROL FIRMA
MS = MISIONAL JEFE ARCHIVO
MT = MISIONAL TRANSVERSAL
A= APOYO
F= FÍSICO FECHA
EL = ELECTRÓNICO
CT = CONSERVACIÓN TOTAL
E= ELIMINACIÓN 30-jun-11
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO: 4104

MACROPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO: ADMINISTRAR ARCHIVOS

SUBPROCESO: ACTUALIZAR E IMPLEMENTAR LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

MACROPROCESO DOCUMENTO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES OBSERVACIONES
DC MS MT A F EL
ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4104131 g INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4104.131.1 c TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL X 1 Año 9 Años X Una vez actualizada la TRD, conservar durante 1 año la versión anterior en el
archivo de gestión, posteriormente 10 años en el archivo central, transcurrido el
a Acta del Comité de Archivo de aprobación X
tiempo de retención conservar para que haga parte de la memoria institucional
a Tablas X X del MEN
a Anexos X
4104.131.3 c TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL X - 10 Años X
a Acuerdo de Consejo Directivo del AGN X
Conservar la TVD en el archivo de gestión mientras este vigente, si se actualiza,
a Estructuras orgánicas X la versión anterior se transferirá al archivo central donde estará durante 10 años,
a Cuadros de clasificación documental X transcurrido el tiempo de retención conservar para que haga parte de la
memoria institucional del MEN
a Tablas X X
a Anexos X

CONVENCIONES

g = SERIE DOCUMENTAL
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
DC = DIRECCIONAMIENTO Y CONTROL FIRMA
MS = MISIONAL JEFE ARCHIVO
MT = MISIONAL TRANSVERSAL
A= APOYO
F= FÍSICO FECHA
EL = ELECTRÓNICO
CT = CONSERVACIÓN TOTAL
E= ELIMINACIÓN 30-jun-11
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO: 4104

SERIES Y SUBSERIES POR FUNCIONES

MACROPROCESO DOCUMENTO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES OBSERVACIONES
DC MS MT A F EL
ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4104.3 g ACTAS Documentos que reflejan las decisiones tomadas en el comité, transcurrido el
4104.3.1 c ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO 2 Años 18 Años X tiempo de retención conservar para que hagan parte de la memoria institucional
a Actas X del MEN

CONVENCIONES

g = SERIE DOCUMENTAL
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
DC = DIRECCIONAMIENTO Y CONTROL FIRMA
MS = MISIONAL JEFE ARCHIVO
MT = MISIONAL TRANSVERSAL
A= APOYO
F= FÍSICO FECHA
EL = ELECTRÓNICO
CT = CONSERVACIÓN TOTAL
E= ELIMINACIÓN 26 de julio de 2011
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO: 4104

MACROPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO: ADMINISTRAR ARCHIVOS

SUBPROCESO: ADMINISTRAR EL ARCHIVO CENTRAL

MACROPROCESO DOCUMENTO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES OBSERVACIONES
ARCHIVO ARCHIVO
DC MS MT A F EL CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4104,243 g TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
4104.243.3 c TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS (CENTRAL A AGN) X 3 Años 17 Años X Conservar 3 años en el archivo de gestión, posteriormente 17 años en el archivo
a Solicitud de traslado al Archivo General de la Nación - AGN X central por posibles solicitudes o consultas, transcurrido el tiempo de retención
a Cronograma de transferencias X eliminar.
a Formato único de inventario documental X
4104,179 g PRESTAMOS
4104.179. 1 c PRESTAMOS ARCHIVO CENTRAL X 2 Años - X
Conservar 2 años en el archivo de gestión, posteriormente eliminar.
a Formato de control de prestamos X

4104123 g INFORMES
4104.123.11 c INFORME MENSUAL DE PRESTAMOS X 1 Año - X
Conservar 1 año en el archivo de gestión, posteriormente eliminar.
a Informe X

4104.3 g ACTAS
4104.04 c ACTAS DE ELIMINACIÓN ARCHIVO CENTRAL X 1 Año 19 Años X Conservar 1 año en el archivo de gestión, posteriormente 19 años en el archivo
a Acta de eliminación X central por posibles solicitudes o consultas, transcurrido el tiempo de retención
a Formato de archivos a eliminar X eliminar.
a Acta del Comité de Archivo aprobando la eliminación X
4104,85 g DERECHOS DE PETICIÓN X 1 Año 5 Años X Conservar 1 año en el archivo de gestión, posteriormente 5 años en el archivo
a Solicitud X central por posibles solicitudes o consultas, transcurrido el tiempo de retención
a Respuesta X eliminar.
4104135 g INVENTARIOS
4104.135.7 c INVENTARIOS DOCUMENTALES ARCHIVO CENTRAL X 1 Año 5 Años X Una vez actualizados los inventarios conservar la versión anterior 1 año en el
archivo de gestión, posteriormente pasar la información a un soporte que
a Inventarios X
garantice su conservación y consulta para ser transferida al archivo central
donde estará por 5 años, transcurrido el tiempo de retención eliminar.

CONVENCIONES

g = SERIE DOCUMENTAL
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
DC = DIRECCIONAMIENTO Y CONTROL
MS = MISIONAL
MT = MISIONAL TRANSVERSAL
A= APOYO
F= FÍSICO
EL = ELECTRÓNICO
CT = CONSERVACIÓN TOTAL
E= ELIMINACIÓN 30-jun-11
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN