Este documento describe los principales aspectos de la redacción de documentos administrativos. Explica que los documentos administrativos son el soporte material de los actos administrativos y cumplen funciones de constancia y comunicación. Además, detalla las características, clasificación, problemática, elementos estructurales como el encabezamiento y término, y aspectos como la adecuación, coherencia y cohesión que deben tener los documentos administrativos redactados.
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Este documento describe los principales aspectos de la redacción de documentos administrativos. Explica que los documentos administrativos son el soporte material de los actos administrativos y cumplen funciones de constancia y comunicación. Además, detalla las características, clasificación, problemática, elementos estructurales como el encabezamiento y término, y aspectos como la adecuación, coherencia y cohesión que deben tener los documentos administrativos redactados.
Este documento describe los principales aspectos de la redacción de documentos administrativos. Explica que los documentos administrativos son el soporte material de los actos administrativos y cumplen funciones de constancia y comunicación. Además, detalla las características, clasificación, problemática, elementos estructurales como el encabezamiento y término, y aspectos como la adecuación, coherencia y cohesión que deben tener los documentos administrativos redactados.
Este documento describe los principales aspectos de la redacción de documentos administrativos. Explica que los documentos administrativos son el soporte material de los actos administrativos y cumplen funciones de constancia y comunicación. Además, detalla las características, clasificación, problemática, elementos estructurales como el encabezamiento y término, y aspectos como la adecuación, coherencia y cohesión que deben tener los documentos administrativos redactados.
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REDACCIÒN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.
Los documentos administrativos como el soporte material por el que se concretizan y viabilizan los actos administrativos. Son el soporte que contiene y en los que se registra los actos de la administración pública. Tienen la consideración de documento administrativo los válidamente emitidos por los órganos de las administraciones públicas y privadas.
Funciones:
a) De constancia(evidencia) asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en un soporte
material. Garantizando así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos de acceder a los mismos. b) De comunicación (transmisión) sirven como medio de comunicación de los actos de la administración. Dicha comunicación es interna-entre las unidades que componen la organización administrativa y externa con los ciudadanos y con otras organizaciones.
Características:
-Todo documento administrativo produce efectos diversos(dinámico)
-Son emitidos por un órgano administrativo.
-Su emisión es válida porque se sustenta en una serie de normas legales y administrativas.
-Es válido y evidencial porque la emisión requiere cumplir con una serie de requisitos formales Exigidos por las
normas que regulan la actividad administrativa.
La importancia de la redacción administrativa radica, en que son medios eficaces de registro y archivamiento de las actividades cumplidas dentro de las entidades, sean estas instituciones privadas o públicas. Solo mediante estos documentos se evidencia el cumplimiento o incumplimiento de los deberes y derechos de los miembros de la institución, la eficacia o ineficacia de las organizaciones administrativas. Permanecen a través del tiempo y espacio, por tanto, es un medio de transmisión de la cultura humana.
El lenguaje administrativo se caracteriza por el uso de terminologías jurídicas y legales, arcaísmos y vocabulario especial.
Clasificación de los documentos administrativos.
1.-Documentos en papel: manuscritos, impreso o a computador, documentos administrativos, gráficos, planos, etc.
2.-Documentos en dispositivos especiales: fílmicos, (videos, películas, ppt, etc), disco duro, CD ROM, cintas magnéticas, cassetts, discos, mapas, maquetas, etc.
3.-Documentos iconográficos: fotografías, imágenes, retablos, sellos, murales, etc.
Problemática de la redacción de textos administrativos
Falta de coherencia, cohesión y adecuación en la comunicación escrita.
Carencia de metodologías adecuadas para el aprendizaje de la redacción. Ausencia de práctica
redactiva constante.
LA ADECUACIÒN. COHERENCIA Y COHESIÒN EN LA REDACCIÒN ADMINISTRATIVA
Además de la corrección gramatical, la lingüística del texto, enfatiza en las propiedades que debe tener el texto escrito (documentos en papel): adecuación, coherencia y cohesión.
Adecuación extratextual y intratextual
ADECUACIÒN EXTRATEXTUAL referido a la existencia de una gran cantidad o diversidad de documentos
administrativos exige una adecuada selección y elección para dar una mayor efectividad en la comunicación de carácter administrativo. (Memorando, carta, oficio, informe, etc).
ADECUACIÒN INTRATEXTUAL referido al (vocabulario), emplear términos adecuados según la situación comunicativa, elegir palabras formales y adecuados.
COHERENCIA referida al campo semántico del texto que consiste en seleccionar la información por su relevancia o irrelevancia, equivale al tema. Referido a una coherencia lineal, global y pragmática.
La coherencia lineal es la conexión lógica, referencia, puntuación y sentido.
La coherencia global jerarquía de ideas, el párrafo.
La coherencia pragmática definiciones causa-efecto, comparaciones, semejanzas, diferencias.
COHESIÒN referido a la propiedad sintáctica (oración)indispensable para dar coherencia al texto. Los mecanismos de cohesión: conexión lógica, referencia y puntuación dan mayor coherencia al texto escrito.
ETAPAS DE LA REDACCIÒN ADMINISTRATIVA
-La intelección y delimitación de los documentos a redactar conforme lo establecen las normas.
-La invención, recolección de la información adecuada al tema elegido. Como, cuando, para que, a quién, con qué.
-La disposición, organización de la información y disposición de las partes del documento.
-Elocución, elaboración lingüística, redacción del texto. Documento en sí.
-Revisión etapa de la revisión final por expansión y reducción(aprobación)
ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÒN ADMINISTRATIVA
Formatos: A4 , A5 , A3
Papel: 80 gr.,60 gr.,40 gr.
Márgenes: A4 MI 4,5 cm. MD 2,5 MS 5,0 cm. MI 3,0 cm.
A5 MI 3,0 cm .MD 2,0 cm MS 3,0 cm . MI 2,0 cm. Estilos de redacción.
-Estilo bloque sin sangría
-Estilo semibloque con sangría.
-Estilo extremo izquierdo.
SUPERESTRUCTURA GENERAL
(VALLADARES (1997) sostiene que los documentos administrativos tienen la siguiente superestructura general:
1.-Encabezamiento.Comprende el extremo superior del documento y constituyen las siguientes partes: membrete, nombre del año, lugar y fecha, código, destinatario, asunto y referencia.
2.-Texto.Parte central y principal de todo documento. Las partes del texto reciben el nombre de “secciones”, cuya cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de documento.
3.-Tèrmino.Comprende el extremo inferior del documento y está comprendido por: antefirma, firma, pos firma, sello, anexo, con copia, distribución y pie de página.
Partes del encabezamiento:
a) Membrete. Inscripción que identifica a la institución, organismo, entidad o empresa que remite el documento. Se imprime en la parte superior izquierda o en toda la parte superior de los papeles. Elementos Isotipo-Imagen o ícono que caracteriza una institución. Logotipo-Distintivo formado por letras abreviaturas, etc. de una empresa. Datos complementarios-Además de los datos señalados en el membrete, puede contener direcciones, número telefónico, página web, correo electrónico, twitter, Facebook u otros. b) Nombre del año. Es la denominación que da el organismo gubernamental a cada año calendario, mediante decreto ley o supremo. Ubicado en la parte céntrica superior de la hoja se escribe con mayúsculas y entre comillas. c) Lugar y fecha. Indica dónde y cuándo se elabora el documento. Comprende el nombre de la localidad, el día, el mes y el año de su elaboración. d) Código. Individualiza al documento e identifica a la institución y/o dependencia remitente. Las instituciones y dependencias codifican los documentos que elaboran por medidas de control y seguridad. e) Destinatario. Identifica a la persona, dependencia, institución o empresa quien se remite el documento, se escribe con mayúscula sostenida, existiendo diversos estilos de redacción del destinatario. f) Asunto. Es el resumen o la síntesis del contenido de un documento o del motivo que le da origen. La palabra Asunto, seguida de dos puntos. g) Referencia. Hace mención a los antecedentes del documento que se elabora. Parte complementaria, únicamente llevan las comunicaciones que contestan o reiteran documentos anteriores.
El Texto. Es el componente principal de todo documento administrativo y académico su redacción y tratamiento es de
mayor cuidado, se caracteriza por la: claridad gramatical, integridad semántica, brevedad en la exposición, cortesía en el tratamiento, corrección idiomática. La adecuación, coherencia y cohesión.
El término.
a) Antefirma-frase o palabra de cortesía. Atentamente, .
b) Firma-Comprende el apellidos y nombres y la rúbrica estilizados del responsable. c) Pos firma-identifica al responsable de la comunicación. d) Sello-autentica o legaliza el documento que se envía. e) Anexo-parte opcional f) Con copia-mención a quienes se entrega el documento. g) Distribución-usado en documentos múltiples. h) Pie de página-identifica a los responsables de la elaboración del documento
