Catalogación y Archivo Ii

JORNADA FIN DE SEMANA
CATALOGACIÓN Y ARCHIVO
QUINTO SECRETARIADO BILINGUE

I UNIDAD
CICLO ESCOLAR 2010

PRIMERA UNIDAD
CATALOGACIÓN Y ARCHIVO
PRIMER BIMESTRE
INDICE
Semana 1
Definición, Origen e Importancia
Diversos Medios Utilizados a Través de los Tiempos para
Archivar.
Semana 2
Reglas de Archivo de la 1 a la 7
Semana 3
Referencia y su Uso
Semana 4
Semana 5
Vocabulario
Etapas de Vida de un Documento
Ponderación de la Unidad
Ilustración de archivos 20 Pts.
Ejercicio No. 1 Reglas 1-7 10 Pts.
Ejercicio No. 2 La Referencia 10 Pts
Ejercicio No. 3 Reglas 8-13 10 Pts.
Organigrama, búsqueda de 10 Pts.
Palabras.
Semana 1
El Archivo
DEFINICIÓN:
Del latín “Archivum” Conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad,
institución, etc. Produce en el ejercicio de sus funciones o actividades.
Guardar un documento en forma sistemática, para protegerlo y localizarlo con rapidez

cuando se necesita.
Una unidad organizacional, que forma parte de una institución, para la que conserva
los documentos que ésta produce y cuya principal misión es servir a esa institución.
Frederick M. Millar.
ORIGEN:
Treinta siglos A.C. durante la edad de Bronce, en la antigua Mesopotamia.
En Europa, en el Siglo XIX, se inició el Archivo basándose en la procedencia,

descripción y origen de los documentos.
El primer archivo centralizado con documentos de muchos departamentos se fundó en

Francia en el Siglo XIX.
IMPORTANCIA:
Dice Susan Fox de la Asociación Americana de Archivistas: “El Archivo es el fruto de la
conservación de los documentos. Tenemos un solo compromiso: Salvar el pasado,
para el futuro.
Diversos Medios Utilizados a Través de los Tiempos para Archivar.
EN GRECIA
Planchas de mármol en las paredes de los templos.
EN EGIPTO
Pergaminos para escribir documentos.
EN LOS MONASTERIOS
Pergaminos que unidos constituían libros. Los escribían los monjes, a mano.
EL GANCHO O ESPIGÓN
Una plancha de metal o madera que sirve de base a un gancho. Actualmente, se usa
como archivo temporal para facturas o comprobantes.
EL ARCHIVO CAJA
Se usó en el siglo XIX. En él se utilizó por primera vez el alfabeto.
Consiste en una caja en forma de libro con hojas móviles que
llevan en el borde las letras del alfabeto.
TABLA SHANON
Es una tabla del tamaño de una hoja de papel oficio o carta con un gancho para sujetar
los papeles. Actualmente se usa en hospitales o como respaldo para escribir en
trabajos de campo.
CARPETA DE FUELLE
Es una carpeta con distintos compartimientos titulados con las
letras del alfabeto. Se parece aun acordeón porque al abrirla los
compartimientos se ensancha. Actualmente se usa para
trasportar documentos. También lo utilizan los cobradores o
vendedores.
Ejercicio Individual No. 1

Ilustre cada uno de los diversos archivos, y escriba 20 observaciones en su cuaderno.
Semana 2
Regla No. 1
Para ordenar alfabéticamente el primer paso es invertir el nombre de la
persona.
Tania Girón Girón Tania

Tania Consuelo Girón Girón Tania Consuelo
Brenda Janeth Estrada Estrada Brenda Janeth
Regla No. 2
Los apellidos de una persona, constituyen una unidad de archivo
Tania Consuelo Girón Herrera

Carlos Alberto Beltrán Ramos
Se archiva:
Beltrán Ramos Carlos Alberto
Girón Herrera Tania Consuelo
1ª. Unidad 2da. Unidad 3ª. Unidad
Regla No. 3
Si la primera unidad es distinta, esta decide el orden alfabético.
Morales Mario
Revolorio Inés
Túnez Manuel
1ª. Unidad 2ª. Unidad
Regla No. 4
Si la primera unidad es igual, la segunda decide el orden alfabético
Lara Julia
Lara Ofelia
Lara Ofelia Inés
Lara Ofelia Maria
1ª. Unidad 2ª. Unidad 3ª. Unidad
Regla No. 5
Una Inicial, nombre o apellido mas corto o solo, precede a uno mas largo, si
tiene las mismas letras.
Guillermo Saz Saz Guillermo

Guillermo Sazo Sazo Guillermo
Regla No. 6
Los Artículos al principio de un nombre pasan al final entre paréntesis y no
constituyen unidad de archivo.
La casa de los Libros Se archiva: Casa (de los) Libros (La)

El Barco Fantasma Barco Fantasma (El)
Los Cipreses Cipreses (Los)
Regla No. 7
Los prefijos que forman nombres compuestos se consideran como una sola
palabra.
De León Se considera: Deleón Se archiva: De la Peña

De la Peña Delapeña De León
Del Valle Delvalle Del Valle

Invierta y ordene alfabéticamente los nombres que a continuación se le
proporcionan. Sepárelos por unidades. Cada unidad en una columna distinta.
1. Zoila Hierro
2. Zoila Marina Hierro
3. André La´Porte
4. Petronio Vásquez
5. René Alejandro Von Herat
6. Javiar D´Luca
7. Sergio Del Valle
8. David de la Paz
9. Rosario de Paz
10. Ramiro Rangel
11. Jorge Dap
12. Renato Van Der
13. Esteban Ramírez
14. Jack Fitz Simon
15. Adela de la Mora
16. Oscar del Monte
17. Cándida Ramos
18. Pedro Vásquez
Semana 3
Referencia y su Uso
Es una anotación que se hace bajo aquellos otros nombres por los que puede
solicitarse un documento.
Valderrama y Gómez Sucesores

Se archiva: Valderrama (y) Gómez, Sucesores Letra V
Gómez (y) Valderrama, Sucesores Letra G
Nombre de una mujer casada
Patrocinia Morales de Gámez

Se Archiva: Morales (de) Gámez, Patrocinia Letra M
Referencia: Gámez, patrocina Morales (de) Letra G
Si la primera palabra de un nombre no es la más importante
Hilados Jorge Marure e hijos

Se archiva: Marure Jorge (e) Hijos, Hilados Letra M
Hilados Jorge Marure (e) Hijos Letra H
Nombres extraños o equívocos
Nombre Se Archiva Referencia

Salomón Felipe Felipe, Salomón Salomón, Felipe
Ian Zep Zep, Ian Ian, Zep
Nombre dentro del Texto de una Carta
Se archiva: Nombre dentro del Texto siguiendo la regla

Referencia: Tal como es el nombre de la empresa.

En su cuaderno de trabajo escriba 10 ejemplos de cada uso de la referencia.
Semana 4
Reglas de la 8 a la 13
Regla No. 8
Las casas comerciales, sociedades, instituciones, corporaciones, etc., se

clasifican tal como se escriben.
Laboratorios Unidos Centroamericanos

Grabados Internacionales
Feria Nacional Ambiental
Se archivan:
Feria Nacional Ambiental
Grabados Internacionales
Laboratorios Unidos Centroamericanos
Excepción: Cuando la firma contiene el nombre completo de un individuo.
Asesoría Financiera Juan Alberto Ponce

Excursiones Económicas J.C. Benavides
Se archiva:
Benavides J. C. Excursiones Económicas
Ponce Juan Alberto Asesoría Financiera
Regla No. 9
Los nombres geográficos con artículos al principio de los mismos quedan igual
y el artículo si cuenta como unidad de archivo.
El Progreso El Progreso
El Tumbador El Tumbador
Los Encuentros Los Encuentros
Regla No. 10
En los nombres geográficos formados por varias palabras se considera cada
palabra como una unidad.
San Diego California

Villa Nueva
San Martín Chile Verde
San Bernardino California
Se Archiva:
San Bernardino California
San Martín Chile Verde
San Diego California
Regla No. 11
Los nombres con preposiciones, conjunciones o artículos se clasifican así: Se
quedan en el mismo lugar y se encierran entre paréntesis. No constituye
unidad de archivo.
Las Delicias de los Mares
La Casa de los Cantantes
J.M. Maldonado e hijos
Las Dunas Industria de los Jabones
Se archiva:
Casa (de los) Cantantes (La)

Delicias (de los) Mares (Las)
Dunas (Las) Industria (de los) Jabones
Maldonado J. M. ( e ) Hijos
Regla No. 12
Las abreviaturas se escriben completas. Las iniciales se consideran como una
unidad cada una.
Aro Repuestos, S. A.
B. y B. Alquifiestas, S. A.
Aro Repuestos Sociedad Anónima
B. (y) B. Alquifiestas Sociedad Anónima
Regla No. 13
Las siglas de Instituciones o Corporaciones se usan mucho en la actualidad.
Cada sigla constituyen una unidad, si dentro de la misma hay una o más
sílabas. Si está formada por las iniciales del nombre de la, cada inicial es una
unidad. Se considera así:
ASONAC Asociación Solidaria Nacional
IGSS Instituto Guatemalteco de Seguridad Social

Invierta y ordene alfabéticamente los nombres que se le proporcional a
continuación.
1. Las Fuentes de la Vida 10. María Santander

2. F.P.M. Computadoras 11. San José Acatempa
3. Fumigadora Las Américas 12. San Vicente Pacaya
4. Servicios de Ambulancias YA 13. Electro-Center de Guatemala
5. Fotografía Tomás Hernández e 14. A.D. Fernández, Fuentes y
Hijos Toboganes
6. Servicios de Pinturas, S. A. 15. Almacenadota M.R. Hernández
7. Su Centro de Deportes 16. Santander B.M. Vides
8. Fumigamos Todos 17. Hernández y López Co. Ltda..
9. Tomás Hernández Galo 18. El Petén Co. De Aviación
Semana 5
Vocabulario
Etapas de Vida de un Documento

Investigar con los recursos disponibles el siguiente vocabulario
Administración de documentos
Documento
Documentar
Documentos Cartográficos
Documentación
Documento público
Clasificar o catalogar
Palabra de orden
Unidad de Archivo
Inversión
Documento Activo
Documento Semiactivo
Transferir
Eliminar
Etapas de la Vida de un Documento

En el siguiente espacio elabore un diagrama de las etapas de la vida de un documento.

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JORNADA FIN DE SEMANA

QUINTO SECRETARIADO BILINGUE

CICLO ESCOLAR 2010

Guardar un documento en forma sistemática, para protegerlo y localizarlo con rapidez

Treinta siglos A.C. durante la edad de Bronce, en la antigua Mesopotamia.

En Europa, en el Siglo XIX, se inició el Archivo basándose en la procedencia,

El primer archivo centralizado con documentos de muchos departamentos se fundó en

Diversos Medios Utilizados a Través de los Tiempos para Archivar.

Ejercicio Individual No. 1

Tania Girón Girón Tania

Tania Consuelo Girón Herrera

1ª. Unidad 2da. Unidad 3ª. Unidad

Guillermo Saz Saz Guillermo

La casa de los Libros Se archiva: Casa (de los) Libros (La)

De León Se considera: Deleón Se archiva: De la Peña

Ejercicio Individual No. 2

Valderrama y Gómez Sucesores

Nombre de una mujer casada

Patrocinia Morales de Gámez

Si la primera palabra de un nombre no es la más importante

Hilados Jorge Marure e hijos

Nombres extraños o equívocos

Nombre Se Archiva Referencia

Nombre dentro del Texto de una Carta

Se archiva: Nombre dentro del Texto siguiendo la regla

Ejercicio Individual No. 3

Las casas comerciales, sociedades, instituciones, corporaciones, etc., se

Laboratorios Unidos Centroamericanos

Excepción: Cuando la firma contiene el nombre completo de un individuo.

Asesoría Financiera Juan Alberto Ponce

San Diego California

Casa (de los) Cantantes (La)

Ejercicio Individual No. 5

1. Las Fuentes de la Vida 10. María Santander

Ejercicio Individual No. 5

Etapas de la Vida de un Documento

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