UDELAR

Facultad de ciencias
económicas y de
administración

Unidad
curricular
control interno

Cobranzas

Caso práctico
MÓDULO 1
LETRA
 CASO
La empresa Tecno S.A, comenzó su actividad en el año 2000 y se dedica a la
venta de productos tecnológicos y accesorios. Dentro del catálogo de
productos se encuentran: teléfonos inteligentes, laptops, tablets, impresoras,
TV, equipos de sonido, repuestos y partes, accesorios, antenas, etc.

Cuenta con tres locales en Montevideo y 3 en el Interior del país

(Maldonado, Colonia y Paysandú)

La sociedad cuenta con 3 socios, uno de ellos tiene la participación

mayoritaria y es el único que desempeña actividades, ocupando el cargo de
Gerente General. De él dependen 4 sectores centralizados: Compras, Ventas
(el responsable es el hijo del Gerente General), Administración y Marketing.
Cada una de éstas áreas cuenta a su vez, con un encargado del que dependen
los funcionarios que desarrollan la operativa del mismo. Adicionalmente,
cada local cuenta con un Encargado que es responsable de su operativa.

El Gerente General se encarga personalmente de verificar la gestión,

mediante reuniones con los encargados de área y yendo a cada sucursal al
menos mensualmente, oportunidad en la que transmite personalmente los
lineamientos a seguir. Es una empresa que desde el inicio ha sido rentable,
sin embargo, en el último año el margen bruto cayó un 20% sin razón
aparente.
 CASO
Objetivos a nivel de entidad:
• La estrategia de la empresa se basa en la
diferenciación, adquiere dispositivos tecnológicos
de vanguardia y repuestos originales garantidos.
• La dirección de la empresa ha fijado, en el último
año, el objetivo de minimizar la inversión
inmovilizada en inventarios, de forma de tener
un ciclo de conversión de caja menor al actual
que es de 70 días.
 CASO – PROCESO DE COBRANZAS
La cobranza de ventas al por mayor se planifica en base a un único listado de
vencimientos elaborado mensualmente por el Encargado de Administración a
través de una planilla Excel. La planilla está ordenada de forma alfabética por
deudor, conteniendo los siguientes datos en cada columna: nombre del deudor,
número de factura, fecha de la misma, y por último el importe correspondiente.
Las facturas que son abonadas por cada deudor son eliminadas de la planilla, ya
sea por el Encargado de Administración o por el Auxiliar de Contabilidad, quien
depende directamente del encargado.
Sobre fines del ejercicio pasado, el Gerente General decidió despedir a todos los
cobradores de la empresa por sugerencia de su hijo, pasando las tareas de
cobranzas pura y exclusivamente a los propios Vendedores. La decisión fue
tomada en base al ahorro sustantivo que implicaba para la empresa a nivel
salarial, aprovechando la buena relación de cada Vendedor con los clientes.
Tecno S.A. vende a 30 y 60 días de plazo según el cliente, aceptando como
medios de pago efectivo y cheques. En lo que refiere a ventas web, el único
medio de cobro es a través de tarjetas de crédito. Cuenta con nueve vendedores
en total; tres en Montevideo y dos en cada una de las sucursales del interior del
país: Maldonado, Colonia y Paysandú. Los vendedores, además de realizar la
cobranza, envían los estados de cuenta a los clientes a fin de cada mes, además
de atender reclamos. En caso de corresponder, proceden a comunicarlos al
Auxiliar de Contabilidad para que realice el ajuste.
 CASO – PROCESO DE COBRANZAS
Los vendedores tienen en su poder las libretas de recibos de la empresa las cuales
cuentan con dos vías: original para el cliente y la copia para rendir cuentas de la
cobranza realizada y por ende para que el Auxiliar de Contabilidad registre. Como
el Encargado de Administración se encuentra en Montevideo, los vendedores
que trabajan en la capital rinden directamente las cobranzas ante éste. En
función del día, pasan por su oficina a última hora para rendir los valores que
tienen en su poder. En caso de no poder hacerlo, lo hacen en el correr de la
semana. En el interior, cada Vendedor rinde diariamente las cobranzas ante el
Encargado de cada local, quien elabora una planilla de rendición para entregar al
Encargado de Administración cada vez que viaja a Montevideo. Junto con la
planilla, entrega los valores recibidos, ya sean cheques o efectivo.
El efectivo y los cheques recibidos son guardados en uno de los cajones del
escritorio del Encargado de Administración bajo llave. En caso que se necesite
efectivo para un eventual gasto de la empresa y que este último no se encuentre
en ese momento, el Auxiliar de Contabilidad también tiene una copia de la llave,
aunque muchas veces la misma se encuentra puesta en la cerradura del cajón por
si el Auxiliar de Contabilidad está ocupado.
Todos los viernes el Auxiliar de Contabilidad concurre al banco para depositar el
efectivo y los cheques que están en poder de la empresa.
 CASO – PROCESO DE COBRANZAS
Las registraciones están a cargo pura y exclusivamente del Auxiliar de Contabilidad,
las cuales pueden provenir de:
• los depósitos que realiza cada viernes al concurrir al banco en función de las
rendiciones que le hacen los vendedores al Encargado de Administración
• ajustes informados por los vendedores en relación a los saldos deudores
• el detalle de cobros enviado por cada tarjeta de crédito
• transferencias bancarias informadas por el Encargado de Administración ya que es
la única persona que tiene acceso a las cuentas bancarias de la empresa
En virtud del relevamiento del proceso realizado por los auditores de la empresa, se
encontraron los siguientes hallazgos:
A) De acuerdo a la circularización de saldos realizada en base a una muestra
representativa de los clientes de la empresa, la misma determinó que en más de un
noventa por ciento de los casos, los saldos contables según la contabilidad de la
empresa no coinciden con los saldos informados por los clientes.
B) En función del punto anterior, una vez consultados los clientes, se determinó que
en muchas oportunidades los vendedores no contaban con recibo oficial de la
empresa debido a que en el momento de pagar, el Vendedor no tenía en su poder la
libreta de recibos. Aquellos clientes que reclamaban en más de una oportunidad la
emisión del recibo, en ocasiones, se les emitía un "recibo de salida de caja" por el
importe abonado.
 CASO – PROCESO DE COBRANZAS
C) Según contabilidad, el Activo de la empresa contiene dos cuentas con los siguientes
nombres: "Cobranzas sin identificar" y "Cobranzas web sin identificar". Los saldos de
ambas cuentas en conjunto suman un importe considerable en relación al resultado
del ejercicio de Tecno S.A.. Consultado el Encargado de Administración al respecto, la
respuesta fue la siguiente:
i) El primer caso corresponde a transferencias bancarias recibidas que la empresa aún
no ha podido determinar a qué deudor corresponden. El Auxiliar de Contabilidad es
quien debe realizar el análisis y la investigación para poder imputar las mismas, pero
como no ha tenido tiempo adelantó trabajo emitiendo recibos por los importes de las
transferencias sin completar el campo del nombre del cliente.
ii) Respecto al segundo, se refiere a cobranzas por ventas web, tarea que maneja
exclusivamente el Auxiliar de Contabilidad. Este último explica que como las ventas
web se cobran a través de tarjeta de crédito, es muy engorroso conciliar las mismas
con las ventas debido a la cantidad de variables a considerar como ser la retención
que realiza la tarjeta, la comisión que cobra y en la mayoría de los casos la cantidad de
cuotas en las cuales pagan los clientes. Además explica que la mayoría de las veces no
posee toda la información necesaria para dar de baja los créditos por ventas.
D) Realizado un análisis de la antigüedad de saldos de los créditos por ventas, el
mismo arrojó que el promedio de cobro de la empresa corresponde a más de setenta
días. A través del mismo se detectó que existen ciertos inconvenientes respecto a la
cobranzas de los clientes del interior en virtud que muchas veces pagan a tiempo pero
las cobranzas no son rendidas hasta tanto el Encargado de cada local viaja a
Montevideo. Consultados los seis, confirmaron que en los últimos meses, el hijo del
Gerente General había ordenado un viaje solo por mes a Montevideo para rendir las
cobranzas.
 CASO – PROCESO DE COBRANZAS
E) Respecto al punto anterior, los encargados de cada local del interior manifestaron
también la queja por parte de los vendedores debido a que en reiteradas ocasiones
tienen que concurrir en más de una oportunidad para poder cobrarle a algunos
clientes.
F) En el aqueo de caja realizado por los auditores externos, se encontraron cheques
no depositados vencidos y un faltante de dinero. El Encargado de Administración
afirma que realiza arqueos todas las semanas y que en el último realizado no tenía
ningún faltante.
G) En lo que respecta a cobranzas por ventas web, el saldo de créditos por ventas es
muy elevado en relación a las ventas por esa vía. Consultado respecto a este tema el
Auxiliar de Contabilidad manifestó que contabiliza cada vez que llegan sobres que
envían las propias tarjetas con las rendiciones correspondientes. Como no logra
identificar a qué ventas corresponden dichas cobranzas, es que registra con crédito a
la cuenta de Activo regularizadora “cobranzas por ventas web".
H) En varias oportunidades, los clientes realizan transferencias bancarias pero las
mismas no son informadas por el Encargado de Administración, quien es la única
persona con acceso a las cuentas bancarias de la empresa. Como conclusión, las
mismas no son contabilizadas ni tampoco consideradas en la planilla de vencimientos,
gestionándose cobranzas por créditos ya cancelados.
MÓDULO 2 -
OBJETIVOS
 OBJETIVO OPERACIONAL
• Preparar y gestionar la cobranza de forma
Preparar y
íntegra, exacta y oportuna en el marco de las
gestionar políticas de la entidad
 OBJETIVO OPERACIONAL Y DE INFORMACIÓN
• Que se documente adecuadamente (fecha,
cliente, crédito que se cancela, medio de pago
Ejecución recibido, etc.)
 OBJETIVO OPERACIONAL

• Que los fondos ingresen de forma

Custodia de íntegra, exacta y oportuna
los valores
 OBJETIVO OPERACIONAL

• Salvaguardar los valores y documentos

Custodia de recibidos
los valores
 OBJETIVO DE INFORMACIÓN Y CUMPLIMIENTO

• Registrar íntegra, exacta y oportunamente las

Registro y cobranzas realizadas
control
MÓDULO 3
- RIESGOS
 Planilla de evaluación de riesgos y controles
RIESGOS
OBJETIVO RIESGOS
• Que existan cuentas a cobrar no registradas en la
planilla de vencimientos
Preparar y gestionar la • Que se omitan gestionar cuentas a cobrar (no
cobranza de forma considerar facturas vencidas)
íntegra, exacta y
oportuna en el marco • Que se gestionen cobranzas por importes
de las políticas de la incorrectos (facturas mal ingresadas en la planilla)
entidad
• Gestionar las cobranzas de forma tardía sin
contemplar beneficios para la empresa (recargos
por ejemplo)

• Que se gestionen cobranzas en más de una

oportunidad por ineficiencias en la gestión
 Planilla de evaluación de riesgos y controles
RIESGOS
OBJETIVO RIESGOS
• Que se adulteren los recibos emitidos con el
objetivo de desviar fondos

• Que se omita emitir recibo oficial por cada

Asegurar que la cobranza se cobranza realizada
documente adecuadamente
• Que la cobranza se documente a través de un
(fecha, cliente, crédito que
se cancela, medio de pago
recibo no oficial
recibido, etc.)
• Que se emitan recibos con fecha anterior a la
actual para evitar aplicar recargos
• Que se emitan recibos sin identificar el
cliente que realiza el pago o sin identificar el
medio de pago correspondiente (por ej. el
número de cheque, el banco, etc.)
 Planilla de evaluación de riesgos y controles
RIESGOS
OBJETIVO RIESGOS
• Que existan cobranzas sin depositar o sin
rendir a la empresa

Asegurar que los fondos • Que los fondos ingresen por un importe
ingresen de forma íntegra, menor respecto al importe cobrado
exacta y oportuna
• Que los fondos ingresen en forma tardía en
relación al momento de la cobranza
 Planilla de evaluación de riesgos y controles
RIESGOS
OBJETIVO RIESGOS
• Que existan robos a los vendedores de la
empresa (son quienes realizan la cobranza) o
a los locales comerciales
Salvaguardar los valores y
• Que existan robos o faltantes de dinero en la
documentos recibidos.
propia empresa

• Que personal ajeno al manejo de fondos de

la empresa tenga acceso a los mismos
 Planilla de evaluación de riesgos y controles
RIESGOS
OBJETIVO RIESGOS
• Que existan cobranzas sin registrar

Asegurar que se registren • Que se registren cobranzas con errores, ya

de forma íntegra, exacta y sea en el importe o en el deudor asignado
oportuna las cobranzas
• Que se registren cobranzas en un momento
realizadas
inoportuno (error de corte – antes o después)
• Que se registren cobranzas inexistentes (ej.
dos veces la misma cobranza)
MÓDULO 4 -
ACTIVIDADES
EXISTENTES
 Planilla de evaluación - ACTIVIDADES EXISTENTES
OBJETIVO: Preparar y gestionar la cobranza de forma íntegra, exacta y oportuna en el
marco de las políticas de la entidad
RIESGOS ACTIVIDADES EXISTENTES
• Que existan Las cobranzas se planifican en base a una planilla Excel, la cual se elabora de forma
cuentas a cobrar no manual por el Encargado de Administración una vez al mes. No se concilian ni se
registradas en la validan los saldos de la planilla respecto a los saldos del sistema contable por lo
planilla de que pueden existir perfectamente saldos a cobrar no considerados.
vencimientos

• Que se omitan La planilla Excel está ordenada por deudor de forma alfabética, conteniendo los
gestionar cuentas a siguientes datos en cada columna: nombre del deudor, número de factura, fecha de
cobrar (no emisión e importe de la misma. Más allá que la planilla se elabora de forma manual
considerar facturas y que no se concilian los saldos con la contabilidad, la misma se ordena de forma
vencidas) alfabética y no aparece el vencimiento de cada factura.
• Que se gestionen Las facturas que son abonadas por cada deudor son eliminadas de la planilla Excel,
cobranzas que no ya sea por el Encargado de Administración o por el Auxiliar Contable. La planilla se
correspondan o que modifica también de forma manual, sin contrastar los saldos con la contabilidad de
los importes de las la empresa. La pueden modificar dos personas a la vez sin que una controle a la
mismas sean otra.
incorrectos

• Gestionar las La planilla Excel está ordenada por deudor de forma alfabética, conteniendo los
cobranzas de forma siguientes datos en cada columna: nombre del deudor, número de factura, fecha de
tardía (sin tener en emisión e importe de la misma. Más allá que la planilla se elabora de forma manual
cuenta beneficios y que no se concilian los saldos con la contabilidad, la misma se ordena de forma
para la empresa) alfabética y no aparece el vencimiento de cada factura.
 Planilla de evaluación - ACTIVIDADES EXISTENTES
OBJETIVO: Preparar y gestionar la cobranza de forma íntegra, exacta y oportuna en el
marco de las políticas de la entidad
.
RIESGOS ACTIVIDADES EXISTENTES
• Que se gestionen No existe información respecto a cómo se realiza la comunicación con los clientes
cobranzas en más de para realizar la cobranza.
una oportunidad por
ineficiencias en la En el interior del país los vendedores manifiestan que en varias oportunidades tienen
gestión que concurrir más de una vez para poder cobrarle a los clientes.
 Planilla de evaluación - ACTIVIDADES EXISTENTES
OBJETIVO: Asegurar que la cobranza se documente adecuadamente (fecha, cliente, crédito que
se cancela, medio de pago recibido, etc.)
RIESGOS ACTIVIDADES EXISTENTES
• Que se adulteren los Los vendedores tienen en su poder las libretas de recibo de la empresa las
recibos emitidos con el cuales cuentan con dos vías: original para el cliente y la copia para rendir
objetivo de desviar cuentas de la cobranza realizada. No se controlan las libretas cuando los
fondos vendedores rinden las cobranzas.

• Que se omita emitir Consultados los clientes, se determinó que en muchas oportunidades los
recibo oficial por cada vendedores no contaban con recibo oficial de la empresa al momento de
cobranza realizada realizar la cobranza. No hay comunicación por parte de la empresa a los clientes
que siempre deben exigir el recibo oficial correspondiente cuando pagan.

• Que la cobranza se Clientes que reclamaban en más de una oportunidad la emisión del recibo, se
documente a través de les emitía un "recibo de salida de caja" por el importe abonado. No existe
un recibo no oficial comunicación por parte de la empresa alertando a los clientes que el único
documento que pueden aceptar como válido es un recibo oficial.

• Que se emitan recibos Los vendedores tienen en su poder las libretas de recibo de la empresa las
con fecha anterior a la cuales cuentan con dos vías: original para el cliente y la copia para rendir
actual para evitar aplicar cuentas de la cobranza realizada. No se controlan las libretas cuando los
recargos vendedores rinden las cobranzas. No se controla el cobro tarde de una factura
lo cual puede traer aparejado un perjuicio financiero para la empresa.
 Planilla de evaluación - ACTIVIDADES EXISTENTES
OBJETIVO: Asegurar que la cobranza se documente adecuadamente (fecha, cliente, crédito que
se cancela, medio de pago recibido, etc.)
RIESGOS ACTIVIDADES EXISTENTES
• Que se emitan recibos • Existen transferencias bancarias recibidas que aún no se ha podido determinar
sin identificar el cliente a qué deudor corresponde. El Auxiliar Contable para que, para adelantar
que realiza el pago o sin trabajo, emitió recibos por los importes de las transferencias sin completar el
identificar el medio de campo del nombre del cliente.
pago correspondiente • Además, existen cobranzas por ventas web de clientes que no generan cuenta
(por ej. el número de en la empresa y que como las mismas se hacen a través de tarjetas de crédito
cheque, el banco, etc.)
es muy engorroso poder conciliar los saldos.
En ambos casos no se puede identificar la cobranza a qué facturas corresponde
y por ende a qué cliente. Si bien en el segundo caso los clientes no generan
cuenta en la empresa, debe tenerse claro qué facturas se están cobrando para
determinar si la tarjeta está depositando los saldos correctamente.
 Planilla de evaluación - ACTIVIDADES EXISTENTES
OBJETIVO: Asegurar que los fondos ingresen de forma íntegra, exacta y oportuna

RIESGOS ACTIVIDADES EXISTENTES

• Que existan cobranzas • En Montevideo, los vendedores rinden las cobranzas al
sin depositar o sin rendir Encargado de Administración. Si no pueden hacerlo en el
a la empresa día, lo hacen en el correr de la semana.
• En el interior, los vendedores rinden al Encargado de
cada local quien viaja a Montevideo una vez al mes para
rendirlas al Encargado de Administración.
• Todos los viernes el Auxiliar de Contabilidad deposita.
• Que los fondos ingresen
En la rendición de los vendedores, no hay control de lo
por un importe menor
rendido ni por parte de los encargados de cada local del
respecto al importe
interior ni por el Encargado de Administración en
cobrado
Montevideo.
Además los fondos deberían ingresar de forma más
recurrente a la empresa, fundamentalmente en el interior
del país que se hace mensualmente.
• Que los fondos ingresen En lo que respecta a cobranzas por ventas web, no existe
en forma tardía en control por parte de los fondos que ingresan a la empresa
relación al momento de procediéndose a registrar en función de lo que informan
la cobranza las tarjetas de crédito.
 Planilla de evaluación - ACTIVIDADES EXISTENTES
OBJETIVO: Salvaguardar los valores y documentos recibidos.
RIESGOS ACTIVIDADES EXISTENTES
• Que existan robos a • Los vendedores de la capital rinden directamente al Encargado
los vendedores de la de Administración manteniendo en su poder el dinero o cheques
empresa (son entre un día y una semana.
quienes realizan la • En el interior, los vendedores rinden diariamente la cobranza a
cobranza) o a los los encargados de cada local.
locales comerciales • El dinero y los cheques se guardan bajo llave en un cajón del
escritorio del Encargado de Administración. Por si acaso, también
tiene un juego de llaves el Auxiliar de Contabilidad.
• Muchas veces las llaves permanecen puestas en la cerradura del
• Que existan robos cajón teniendo acceso a la misma cualquier persona ajena al
o faltantes de dinero manejo de fondos.
en la propia empresa Los vendedores de la capital pueden tener el efectivo en su poder
durante varios días, mientras que en el interior el efectivo puede
estar varios días en los locales comerciales.
En lo que respecta al efectivo y cheques, el lugar en el cual se
• Que personal ajeno guarda no tiene ninguna restricción para que personal no
al manejo de fondos autorizado acceda a él.
de la empresa tenga En el aqueo realizado por los auditores externos, se encontraron
acceso a los mismos cheques vencidos no depositados y un faltante de dinero.
 Planilla de evaluación - ACTIVIDADES EXISTENTES
OBJETIVO: Asegurar que se registren de forma íntegra, exacta y oportuna las cobranzas
realizadas
RIESGOS ACTIVIDADES EXISTENTES
• Que existan cobranzas • Las registraciones están a cargo pura y exclusivamente del Auxiliar Contable a
sin registrar partir de:
- depósitos que él mismo realiza todos los viernes en función de las rendiciones
que le hacen los vendedores al Encargado de Administración
- ajustes informados por los vendedores
- detalle de cobros enviado por cada tarjeta de crédito
• Que se registren - transferencias bancarias informadas por el Encargado de Administración
cobranzas con errores,
ya sea en el importe o • La única persona autorizada a acceder a las cuentas bancarias de la empresa es el
en el deudor asignado Encargado de Administración.

• Los vendedores atienden los reclamos de los clientes, quienes de entender que
corresponde realizar ajuste de saldos informan al Auxiliar Contable para que
• Que se registren registre.
cobranzas en un
momento inoportuno • Las cobranzas del interior se registran cada vez que el Encargado de cada local
(error de corte – antes o viaja a Montevideo a rendirle al Encargado de Administración.
después)
No hay controles sobre las registraciones del Auxiliar de Contabilidad.
No existe separación de funciones ya que deposita y registra.
• Que se registren
Ajustes informados por los vendedores, procede a registrarlos sin analizar.
cobranzas inexistentes
Cobros con tarjeta de crédito registra en función de las rendiciones recibidas.
(ej. dos veces la misma
Cobros vía transferencias bancarias registra en función de lo informado por el
cobranza)
Encargado de Administración.
MÓDULO 5 -
MEDIDAS
SUGERIDAS
 Planilla de evaluación – MEDIDAS SUGERIDAS
OBJETIVO: Preparar y gestionar la cobranza de forma íntegra, exacta y oportuna en el marco de
las políticas de la entidad
RIESGOS MEDIDAS SUGERIDAS
• Que existan • Control de saldos auxiliares de clientes vs. saldo total de cuentas a cobrar (utilización
cuentas a cobrar no sistema contable en lugar de planilla Excel)
registradas en la • Circularización de saldos de clientes por personal independiente al de Cobranzas
planilla de • Análisis de antigüedad de saldos de clientes
vencimientos

• Que se omitan • Utilización de reportes de saldos próximos a vencerse

gestionar cuentas a • Análisis de antigüedad de saldos de clientes
cobrar (no • De seguir utilizando planilla Excel, ordenar por vencimiento de factura y no por
considerar facturas orden alfabético de clientes
vencidas)

• Que se gestionen • Control de saldos auxiliares de clientes vs. saldo total de cuentas a cobrar (utilización
cobranzas que no sistema contable en lugar de planilla Excel)
correspondan o • De seguir utilizando planilla Excel, control de saldos de la planilla vs. sistema
que los importes contable
de las mismas sean • Circularización de saldos de clientes por personal independiente al de Cobranzas
incorrectos • Análisis de antigüedad de saldos de clientes
• Gestionar las • Utilización de reportes de saldos próximos a vencerse
cobranzas de • Análisis de antigüedad de saldos de clientes
forma tardía (sin • Tener un registro de clientes, considerando historial de gestión de cobro, fecha y
tener en cuenta horario óptimo para el mismo, persona encargada a contactar, etc.
beneficios para la • Aplicación de recargos para todos aquellos cobros posteriores a su vencimiento
empresa)
 Planilla de evaluación – MEDIDAS SUGERIDAS
OBJETIVO: Preparar y gestionar la cobranza de forma íntegra, exacta y oportuna en el marco de
las políticas de la entidad
RIESGOS MEDIDAS SUGERIDAS
• Que se gestionen • Tener actualizado un registro de clientes que contenga la siguiente
cobranzas en más información:
de una - historial de gestión de cobro
oportunidad por
ineficiencias en la
-persona de contacto del cliente a contactar para la cobranza (mail,
gestión teléfono, etc)
- antecedentes de clientes
- horario y días de atención a proveedores
 Planilla de evaluación - MEDIDAS SUGERIDAS
OBJETIVO: Asegurar que la cobranza se documente adecuadamente (fecha, cliente, crédito que
se cancela, medio de pago recibido, etc.)
RIESGOS MEDIDAS SUGERIDAS
• Que se adulteren los • Comunicación a clientes que solo se considerarán cobros que
recibos emitidos con el
objetivo de desviar
estén respaldados por documentación oficial de la empresa
fondos • En caso de cobro a través de vendedores, solicitar siempre recibo
• Que se omita emitir oficial de la empresa
recibo oficial por cada • Para pagos a través de transferencias bancarias, solicitar al cliente
cobranza realizada que envíe copia del comprobante o asignar códigos de
• Que la cobranza se identificación
documente a través de • Envío de estados de cuenta por personal independiente a
un recibo no oficial Cobranzas y que toda discrepancia sea comunicada a un sector
• Que se emitan independiente a la operativa de cobranza
recibos con fecha • Definir políticas y comunicarlas al personal que participa de la
anterior a la actual
para evitar aplicar
actividad
recargos • Al momento de rendir la cobranza, tanto a los vendedores de
• Que se emitan recibos Montevideo como a los del interior, realizar control de:
sin identificar el cliente - documentación prenumerada y fechas
que realiza el pago o sin
identificar el medio de
- identificación de cliente y medio de pago
pago correspondiente
(por ej. el número de
cheque, el banco, etc.)
 Planilla de evaluación - MEDIDAS SUGERIDAS
OBJETIVO: Asegurar que los fondos ingresen en forma íntegra, exacta y oportuna

RIESGOS MEDIDAS SUGERIDAS

• Que existan cobranzas sin • Separación de funciones entre quien deposita y quien registra (Aux. de Contab.)
depositar o sin rendir a la • Al momento de rendir la cobranza, tanto a los vendedores de Montevideo como a los
empresa del interior, realizar control de:
- documentación prenumerada y fechas
- identificación de cliente y medio de pago
• Realizar seguimiento de la cobranza por personal independiente al que ejecuta la
actividad
• Para cobranzas con tarjetas de crédito (ventas web), analizar diferencias entre lo
cobrado por cada institución y lo depositado (tener en cuenta retención y comisión).
• Capacitación al personal en lo que refiere a normativa de tarjetas de crédito

• Que los fondos ingresen por • Separación de funciones entre quien deposita y quien registra (Aux. de Contab.)
un importe menor respecto al • Control de depósitos vs. recibos emitidos al Auxiliar de Contabilidad
importe cobrado • Para cobranzas con tarjetas de crédito (ventas web), analizar diferencias entre lo
cobrado por cada institución y lo depositado (tener en cuenta retención y
comisión)
• Capacitación al personal en lo que refiere a normativa de tarjetas de crédito
• Que los fondos ingresen en • Al momento de rendir la cobranza, tanto a los vendedores de Montevideo como
forma tardía en relación al a los del interior, realizar control de:
momento de la cobranza - documentación prenumerada y fechas
• Control de depósitos vs. recibos emitidos al Auxiliar de Contabilidad
• Para cobranzas con tarjetas de crédito (ventas web), analizar diferencias entre lo
cobrado por cada institución y lo depositado (tener en cuenta retención y
comisión)
• Capacitación al personal en lo que refiere a normativa de tarjetas de crédito
 Planilla de evaluación de riesgos y controles - MEDIDAS SUGERIDAS
OBJETIVO: Salvaguardar los valores y documentos recibidos.
RIESGOS MEDIDAS SUGERIDAS
• Que existan robos a los • Contratar un seguro ante robo de valores
vendedores de la
empresa (son los que
• En caso de no rendir los valores en un plazo de 24 hs,
ejecutan la cobranza) instrumentar poder depositar los mismos ya sea por los
vendedores o los encargados de cada local
• Que existan robos o • Guardar los valores en otro lugar que no sea el cajón del
faltantes de dinero en la escritorio del Encargado de Administración (ej. caja fuerte)
propia empresa • Arqueos de caja regulares por personal independiente al que
custodia los fondos
• Que alguien ajeno al • Asignar la tarea de custodia de valores a un Tesorero
Encargado de • Cambiar claves de acceso de las cuentas bancarias de forma
Administración y al periódica y tengan acceso a las mismas dos personas; un
Auxiliar Contable tenga
acceso a los fondos de la
responsable y un sustituto (ej. Encargado de Administración y
empresa Tesorero en caso de existir este último)
 Planilla de evaluación de riesgos y controles - MEDIDAS SUGERIDAS
OBJETIVO: Asegurar que se registren de forma íntegra, exacta y oportuna las cobranzas
realizadas
RIESGOS MEDIDAS SUGERIDAS
• Que existan cobranzas • Que se emita recibo oficial por cada cobranza realizada
sin registrar • Control de secuencia numérica de recibos
• Rendiciones de tarjetas de crédito vía web y control de las mismas
• Separación de funciones entre quien deposita y registra
• Circularización de saldos de clientes por personal independiente a quien cobra
• Acceso a las cuentas bancarias de la empresa al Auxiliar de Contabilidad
• Conciliaciones bancarias y revisión de la misma (uno concilia, otro revisa)
• Que se registren • Envío de estados de cuenta a clientes por personal independiente a quien realiza la
cobranzas con errores, cobranza
ya sea en el importe o • Que la cobranza la realice personal independiente a Ventas (ej. cobradores)
en el deudor asignado • Análisis de los ajustes propuestos por los vendedores antes de registrar
• Separación de funciones entre quien deposita y registra
• Circularización de saldos de clientes por personal independiente a Cobranzas
• Conciliaciones bancarias y revisión de las mismas (uno concilia, otro revisa)
• Que se registren • Que se emita recibo oficial por cada cobranza realizada
cobranzas en un • Rendiciones de tarjetas de crédito vía web y control de las mismas
momento inoportuno • Acceso a las cuentas bancarias de la empresa al Auxiliar de Contabilidad
(error de corte – antes o • Rendiciones semanales por parte de los encargados de cada local del interior
después) • Para transferencias bancarias que los clientes envíen comprobante de la misma
• Conciliaciones bancarias y revisión de las mismas (uno concilia, otro revisa)
• Que se registren • Envío de estados de cuenta a clientes por personal independiente
cobranzas inexistentes • Circularización de saldos de clientes por personal independiente a Cobranzas
(ej. dos veces la misma • Registración en el sistema solo por parte de personal debidamente autorizado
cobranza) • Reglas de alerta en el sistema contable (ej. no permita registrar dos veces el mismo
número de recibo)
• Conciliaciones bancarias y revisión de las mismas (uno concilia, otro revisa)