LISTA DE CONTROL DE DOCUMENTOS QUE SOPORTAN LA CUENTA ANUAL

Según Normas para la Formación, Participación, Rendición, Examen y Calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder Público Nacional, Estadal,
Distrital, Municipal y sus Entes Descentralizados.
Dictado por la CGR. Publicada en la Gaceta Oficial N.° 40.492 del 08-09-2014.
Preparado por Mario Dum
Fuente Bibliográfica: Orientaciones para la formación y participación de la Cuenta elaborado por COFAE-CGR.

Check Observación
Documento - Registro
List
Organizativos
1. Estructura Organizativa, formalmente aprobada por la Máxima
Autoridad del Órgano o Ente. Órgano de Adscripción y por el Órgano
Rector competente en la materia (Ministerio del Poder Popular de
Planificación o su equivalente en los diferentes niveles territoriales),
debidamente actualizada y publicada.
2. Filosofía institucional, actualizada y aprobada por la máxima
autoridad, donde conste la Misión, Visión, Valores, Principios y
Objetivos.
3. Gaceta Oficial o su equivalente, mediante la cual se designan los
miembros del cuerpo colegiado (Junta Directiva, Directorio),
Presidente, Ministro, y de las Comisiones de Contrataciones
Públicas del Órgano o Ente)
4. Gaceta Oficial o Acto Administrativo, mediante el cual la máxima
autoridad designa al Cuentadante o Responsable de formar,
participar y rendir la cuenta, así como de los Cuentadantes o
Responsables Adicionales según el caso, dadas las características
del Órgano o Ente.
5. Gaceta Oficial o Acto Administrativo, mediante el cual la máxima
autoridad delega la facultad de ordenar compromisos, pagos y
manejo de cuentas bancarias o instrumentos financieros, en
funcionarios de alto nivel adscritos a ellos, donde conste el monto
límite y los conceptos de gastos objeto de delegación, dadas las
características del Órgano o Ente.
6. Normativa legal aplicable al período de la cuenta a formar y sujeta a
rendición, según el ámbito de competencia que corresponda y

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 vinculada a la misma.
7. Manuales de Organización vigentes para el período de la cuenta a
formar y sujeta a rendición
8. Instrumentos normativos debidamente aprobado por las máximas
autoridades, que sustente el Sistema de Control Interno del Órgano
o Ente, tales como:
a. Manuales de Normas y Procedimientos,
b. Manuales de Procedimientos del Sistema de Modificaciones
Presupuestarias y Reprogramación de la Ejecución del
Presupuesto,
c. Manuales de Control de Riesgos,
d. Sistemas de Indicadores,
e. Puntos de Cuenta,
f. Agendas del Directorio, entre otros, vinculados con las áreas
objetos de la cuenta.
Planificación y Gestión
9. Plan Estratégico Institucional
10. Plan Operativo Anual
Ambos debidamente suscrito y aprobado oficialmente, que
corresponda al ejercicio económico financiero a rendir, con sus
modificaciones o reprogramaciones físicas y presupuestarias si las
hubiere.
11. Informe de Gestión del Órgano o Ente correspondiente al ejercicio
económico financiero a rendir.
12. Reportes utilizados a través de indicadores de gestión
Contable
13. Libros principales y auxiliares, registros y ajustes que aseguren el
cumplimiento de los principios de contabilidad e información
contable, adaptados a las Normas Generales de Contabilidad
Pública de la República u otras normas e instrucciones emanadas de
la ONCOP (Oficina Nacional de Contabilidad Pública) en el marco
del Sistema Nacional de Contabilidad Pública.
14. Estados Financieros correspondientes al ejercicio económico
financiero sujeto a rendición, elaborados de conformidad con la
Norma Técnica de Contabilidad sobre la Presentación de Estados
Financieros dictados por la Oficina Nacional de Contabilidad Pública,
así como los Estados de Rendimiento Financieros, Movimiento de
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 las Cuentas de Patrimonio, Flujo de Efectivo y Cuenta de Ahorro-
Inversión-Financiamiento, pertenecientes al ejercicio sujeto a
rendición en el caso que aplique.
Administrativo
15. Instrumentos jurídicos y actos administrativos dictados por las
máximas autoridades de los órganos y entes, tales como,
Ordenanzas, Resoluciones, Órdenes, Providencias, Lineamientos,
Instrucciones, entre otros, vinculados con el manejo de recursos, los
cuales deberán clasificarse según la naturaleza de la materia
regulada, en orden cronológico e identificando el ejercicio económico
financiero en el cual fueron dictados.
16. Constancia de la caución del o los funcionarios o funcionarias
encargadas de la administración y liquidación de ingresos o de la
recepción, custodia y manejo de fondos públicos, correspondiente al
ejercicio económico financiero o período determinado, sujeto a la
formación de la cuenta, mediante la consignación de garantías
(Póliza de Seguros) hasta por la suma establecida en las normativas
aplicables, emitida por una institución bancaria o compañía de
seguros, domiciliada en el país de reconocida solvencia e inscrita en
la Superintendencia de Seguros.
(Aplica para todos los funcionarios responsables del manejo de
recursos, incluye a las Unidades Administradoras, Fondos en
Anticipo, Fondos Operativos y Cajas Chicas)
17. Actas de Entrega, en caso de cese de funciones por parte de los
cuentadantes o responsables de las diferentes áreas que
administren, manejen o custodien recursos públicos
18. Informes de auditorías externas practicadas en el Órgano o Ente,
vinculadas al manejo de recursos durante el período sujeto a
rendición.
Presupuestario
19. Instrumento Oficial donde conste el Presupuesto de Ingresos y
Egresos del Órgano o Ente sujeto a rendición de cuentas,
perteneciente al ejercicio económico financiero, así como las
modificaciones debidamente aprobadas por el nivel correspondiente
(Créditos Adicionales, Rectificaciones, Insubsistencias, Rebajas,
Traspasos).
20. Estructura para la Ejecución Financiera del Presupuesto

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 Institucional, debidamente aprobada y publicada en Gaceta Oficial,
correspondiente al ejercicio económico financiero, sujeto a la
formación y rendición de la cuenta de los órganos del Poder
Nacional.
En el caso de los Estados, Distritos y Municipios, así como los entes
descentralizados, se requerirá el medio de publicación que
corresponda.
21. Formulario de asignación de créditos presupuestarios y Distribución
Institucional Administrativa del Presupuesto de Egresos, la cual
deberá contener la información siguiente:
a. Presupuesto del ejercicio económico financiero sujeto a la
formación de la cuenta, discriminado por proyectos o
programas (según el nivel territorial), unidades
administradoras, unidades ejecutoras locales y acciones
centralizadas, en el cual se evidencie la distribución
administrativa de los créditos presupuestarios, debidamente
comunicada a la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE)
o su equivalente en los niveles territoriales, así como la
distribución de los créditos por fuente de financiamiento que
corresponda manejar a la Unidad Administradora Central
(Oficina de Administración y Finanzas o su similar según él
caso).
b. Reporte de la Ejecución Presupuestaria discriminada por
partidas, emitida por el SIGECOF (Sistema Integrado de
Gestión y Control de las Finanzas Públicas) o el sistema
automatizado equivalente, con indicación de los registros del
pre compromiso, compromiso, causado y pagado, detalladas
por partidas de acuerdo al Clasificador Presupuestario que
aplique.
c. Relación de Compromisos válidamente adquiridos, causados y
no causados, con corte al 31-12 del ejercicio económico
financiero a rendir.
Financiero
22. Relación de la cuentas bancarias e instrumentos financieros que
maneja el Órgano o Ente, y sus respectivas autorizaciones por parte
de la Oficina Nacional del Tesoro para la apertura y registro de las
mismas, destinadas al manejo de fondos públicos, así como para los
fondos en avance, anticipos y caja chica, de ser el caso.
23. Libros Auxiliares y de Banco o su equivalente, correspondiente a los
fondos, en los cuales deben estar registradas todas las

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 transacciones de la cuenta bancaria utilizada para manejarlos.
24. Estados de cuentas y conciliaciones bancarias de cada una de las
cuentas o instrumentos financieros a nombre del Órgano o Ente para
el manejo de los recursos.
25. Planillas de reintegros al Tesoro Nacional, Estadal, Distrital o
Municipal, realizados por la Unidad Administradora Central de los
Órganos y Entes, para enterar los remanentes de los fondos
causados y no pagados, dentro de los primeros diez (10) días
hábiles del mes de febrero del año siguiente al ejercicio económico
financiero sujeto a la formación de la cuenta.
26. Resumen detallado de los Fondos en Avance, Anticipo y Cajas
Chicas, en caso de existir, con indicación del acto administrativo que
los creo, los responsables, finalidades, montos, entidad y cuenta
bancaria.
Solicitar el Manual o Instructivo de Caja Chica emanado de las
máximas autoridades de cada órgano o ente, debidamente aprobado
conforme con las previsiones contenidas en la LOAFSP (Ley
Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público) (Solo si
aplica).
27. Constancia de las reposiciones de los Fondos en Anticipo y Cajas
Chicas, realizadas durante el ejercicio económico financiero a rendir,
así como del cierre al 31-12, con su respectivo reintegro de ser el
caso.
28. Listado de Retenciones efectuadas a los pagos distintos a los de
personal, enteradas y pendientes de enterar, correspondientes a
Impuesto sobre la Renta, IVA, Gobiernos Distritales, Estadales o
Municipales, entre otros. (Anexar comprobantes).
Relacionada con los Ingresos, Rentas, Ventas u otros
29. Listado detallado de los recursos (Transferencias, Créditos
Adicionales, Aportes, Situado, Donaciones, entre otros) recibidos por
el órgano o ente durante el ejercicio económico financiero o período
determinado sujeto a rendición, donde se indique: el tipo, institución
emisora, fecha, monto, objeto, entidad y cuenta bancaria.
En el caso de los Servicios Desconcentrados, se elaborará el listado
de los ingresos provenientes de su gestión, así como la utilización de
los mismos con sus comprobantes respectivos, si aplicara.
30. Reporte Administrativo o relación detallada, cronológica y clasificada

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 por tipo y ramo de ingresos o rentas (liquidados, anulados,
exonerados, exentos y recaudados), que correspondan al ejercicio
económico financiero, donde consten todos los datos referidos a los
nombres y números de contribuyentes o usuarios, concepto, base
legal y de cálculo.
31. Listado de Contribuyentes, Clientes o Usuarios por rubro de
ingresos, donde se indique: número de registro, nombre, dirección,
concepto y monto causado.
32. Estados de cuentas y conciliaciones de cada una de las cuentas
bancarias o instrumentos financieros a nombre del Órgano o Ente
para el manejo de los recursos (Ingresos) de ser el caso.
33. Libros Auxiliares y de Banco o sus equivalentes, donde conste el
registro de todas las operaciones relacionadas con los Ingresos.
34. Planillas o Comprobantes de los ingresos, ventas o rentas, y
cualquier otro documento que se considere justificativo de la
liquidación y/o la recaudación, los cuales deberán estar ordenados
de forma cronológica y correlativa.
35. Relación detallada de los ingresos, ventas o rentas causadas y
pendientes de liquidación, así como de aquellos incobrables.
36. Conciliaciones o verificaciones para determinar la correspondiente
recaudación de los ingresos, ventas o rentas efectuadas por las
Oficinas o Bancos Recaudadores. (si aplica)
37. Resumen de las anulaciones, exoneraciones y exenciones
otorgadas, donde conste la justificación y procedencia del beneficio.
38. Resumen de los ingresos, ventas o rentas causadas y por liquidar o
registrar, así como aquellos liquidados y pendientes de recaudación
al 31-12 de cada año.
Relacionada con los Fondos (Egresos o Gastos)
39. Listado de las Órdenes de Pago o Comprobantes de Egresos y
Gastos pertenecientes al ejercicio económico financiero que
corresponda, emitido por el SIGECOF o el sistema administrativo
equivalente en los Órganos y Entes, distintos al Nivel Central del
Poder Nacional
40. Órdenes de Pago o Comprobantes de Egresos y Gastos emitidos
durante el ejercicio económico financiero, sujeto a la formación de la
cuenta, con su correspondiente imputación presupuestaria y
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 debidamente aprobados por los responsables autorizados,
archivados en orden correlativo, cronológico y con sus soportes
justificativos.
41. Órdenes o comprobantes de pago y sus soportes justificativos
efectuados con cargo a Fondos en Avances, Fondos en Anticipo y
Cajas Chicas.
42. Listado de gastos causados y no pagados al 31 de diciembre del
ejercicio económico financiero sujeto a la formación de la cuenta.
Esta información debe ser presentada en observancia con los
Lineamientos para el Cierre del Ejercicio Económico Financiero del
año que corresponda, dictados por la ONAPRE, con la finalidad de
registrar en el SIGECOF o sistemas administrativos equivalentes, los
momentos del gasto (compromiso-causado-pagado) en cada
ejercicio.
43. Relación de comprobantes justificativos de inversión tales como:
órdenes de compras y servicios o su equivalente, requisiciones,
presupuestos, actas de controles perceptivos, solicitudes de viáticos
y pasajes, entre otros, debidamente ordenados en forma cronológica
y correlativa.
44. Listados de los procesos de contrataciones públicas efectuados por
el Órgano o Ente durante el ejercicio económico financiero a rendir,
para la adquisición de bienes, ejecución de obras y prestación de
servicios, tales como Consultas de Precios, Concursos Abiertos,
Concursos Cerrados y Contrataciones Directas, así como aquellos
excluidos de las modalidades de selección.
45. Expedientes Administrativos de los Procedimientos de
Contrataciones Públicas (Concluidos: incluye pagos), elaborados por
parte de la Comisión de Contrataciones y/o la Unidad Administrativa
Financiera, para la adquisición de bienes, ejecución de obras y
prestación de servicios, durante el ejercicio económico-financiero o
período determinado, sujeto a la formación de la cuenta, tales como:
Concursos Abiertos, Concursos Abiertos Anunciados
Internacionalmente, Concursos Cerrados, Consultas de Precios y
excepcionalmente Contrataciones Directas, y otras, aprobadas por la
Máxima Autoridad.
Dichos expedientes deberán estar numerados, foliados y contener
los documentos requeridos en la Ley de Contrataciones Públicas y
su Reglamento, entre los cuales se detallan los siguientes:

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 a. Solicitud de la Unidad Usuaria o requirente.
b. Documento que autoriza el inicio del procedimiento o Acta de
Inicio de la modalidad al cual está sujeto el procedimiento.
c. Pliego de Condiciones o Condiciones de la Contratación.
d. Actos Motivados
e. Llamado o Invitación a los Participantes.
f. Modificaciones o Aclaratorias del Pliego de Condiciones si las
hubiere
g. Acta de recepción de los documentos para calificación u ofertas.
h. Documentos legales de las personas naturales o jurídicas.
(Solicitados en el Pliego de Condiciones)
i. Ofertas y condiciones recibidas.
j. Informe de análisis y recomendación de la adjudicación o
declaratoria de desierta
k. Garantías recibidas para el mantenimiento de la Oferta.
l. Documento de Adjudicación.
m. Notificación al beneficiario de la adjudicación y otros oferentes si
fuere el caso.
n. Documentos para formalizar el contrato
o. Contrato generado para la adjudicación, órdenes de servicio u
compra según corresponda
p. Cronograma de desembolso de la contratación
q. Orden de Pago u otra modalidad utilizada según el ámbito de
competencia del órgano o ente, para cancelar las obligaciones
contraídas (cheque, transferencia, y otros).
r. Cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social.
s. Cualquier otro relacionado con el procedimiento de selección
aplicado.
46. Expedientes de los servicios básicos contratados durante el ejercicio
económico financiero sujeto a la formación de la cuenta, los cuales

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 deberán estar debidamente identificados y contener al menos los
documentos siguientes:
a. punto de cuenta o su equivalente,
b. contrato convenio u orden de servicio,
c. modificaciones al contrato original,
d. órdenes de pago,
e. comprobantes de egresos,
f. vouchers de cheques,
g. transferencias,
h. anticipos otorgados,
i. valuaciones,
j. entre otros,
tal como lo establecen las normas sobre organización y archivo de
documentos dictadas por la ONCOP.
t. Listado de bienes adquiridos, así como de obras y servicios no
básicos contratados y ejecutados o en proceso de ejecución,
correspondientes al ejercicio económico financiero sujeto a
rendición, con indicación de los datos necesarios para el control de
los mismos.
u. Comprobantes justificativos de los gastos por concepto del Talento o
Recurso Humano, que incluya al personal de alto nivel, fijo, comisión
de servicio, contratado, jubilado y pensionado, entre los cuales se
detallan los siguientes:
a. Manual Descriptivo de Clases de Cargos,
b. Registro de Asignación de Cargos y Tabuladores de Sueldos
vigentes para el personal, debidamente aprobado por las
máximas autoridades.
c. Mayor de ejecución presupuestaria en relación a gastos de
personal.
d. Resumen mensual de la nómina de personal (fijo, jubilado,
pensionado, contratado que incluya al personal en comisión de
servicio) y sus Expedientes.
e. Resumen mensual de las retenciones efectuadas al personal y
enteradas a sus legítimos beneficiarios. (Impuesto Sobre La
Renta, Caja de Ahorros, Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales, Política Habitacional, Instituto Nacional de
Capacitación y Educación Socialista, Sindicatos, entre otros)

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 f. Resumen mensual de los aportes patronales cancelados y
enterados a sus legítimos beneficiarios.
g. Conciliaciones mensuales con los beneficiarios de los aportes
patronales. (IVSS, Paro Forzoso, Política Habitacional, Caja de
Ahorros)
h. Estado de Cuenta y Resumen Mensual detallado del Fideicomiso
de Prestaciones Sociales.
i. Resumen mensual del pago por concepto de Bono de
Alimentación.
j. Resumen mensual del pago de Comisiones por suministro de
Tickets de Alimentación o su equivalente.
k. Resumen mensual del pago del beneficio de HCM (Seguro de
Hospitalización, Cirugía y Maternidad) o su equivalente, de ser el
caso.
l. Resumen mensual de pagos de otras remuneraciones al
personal.
m. Resumen mensual de pagos de beneficios adicionales al
personal
n. Resumen mensual de pago de bono vacacional.
o. Resumen de pagos de aguinaldos o bonificaciones de fin de año
p. Relación detallada de los compromisos pendientes al cierre del
ejercicio objeto de rendición, por conceptos de Talento o
Recursos Humanos.
Relacionada con los Bienes Públicos
47. Designación del funcionario o funcionaria que actúe como
Responsable Patrimonial de Bienes, debidamente aprobado por las
máximas autoridades y publicado en Gaceta Oficial o su equivalente.
48. Creación y funcionamiento de la Unidad Responsable Patrimonial de
Bienes Públicos.
49. Inventario Inicial de bienes públicos al ejercicio económico financiero
o período determinado al que corresponda la cuenta, (Muebles,
Inmuebles, Semovientes), donde se indique el grado de operatividad.
50. Formularios auxiliares prescriptos para el control de los bienes

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 públicos.
51. Resumen detallado de bienes arrendados o en comodato
52. Relación detallada de bienes transferidos bajo custodia y
administración.
53. Listado de adquisiciones e incorporaciones de bienes al inventario.
54. Listado de las desincorporaciones de bienes y sus justificativos.
55. Relación detallada y correlativa de los controles perceptivos de los
bienes. adquiridos, recibidos y sus condiciones.
56. Resumen de faltantes de bienes y sus justificativos.
57. Resumen de Donaciones de bienes públicos y sus justificativos.
58. Estudios técnicos (Avalúos) elaborados con ocasión de la
adquisición de bienes durante el ejercicio económico financiero o
período determinado a que corresponda la cuenta.
59. Inventario Final de bienes públicos al cierre del ejercicio económico
financiero o período determinado al que corresponda la cuenta. (31-
12 de cada año)
60. Pólizas de Seguro de bienes, vigente durante el período sujeto a
rendición.
Proveedurías y Almacenes
61. Inventario al inicio del ejercicio económico financiero a rendir.
62. Entradas Mensuales al Almacén o Depósito. (traspasos, compras,
producción, donaciones, permuta)
63. Reintegros o devoluciones Mensuales
64. Movimientos Mensuales de Almacenes y Proveedurías, con sus
justificativos.
65. Movimientos Mensuales de salidas, ventas, suministros, entregas y
donaciones.
66. Movimiento Mensuales de las Desincorporaciones (deterioro,
mermas, inservibilidad)
67. Movimientos Mensuales de Préstamos autorizados

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68. Inventario Final al cierre del ejercicio económico financiero.
69. Actas levantadas con motivo de controles perceptivos, controles de
inventarios, faltantes, desincorporaciones, préstamos, etc.)

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