Manual

SAP
6.0 GESTION DE MATERIALES

MODULO MM – Manual del Gestor

de Compras Descentralizadas
SAP 6.0

Índice

ÍNDICE ....................................................................................2

INTRODUCCIÓN .......................................................................4

Creación de un nuevo modo.....................................................4

Uso ........................................................................................ 4
Procedimiento ......................................................................... 4
Resultado ............................................................................... 5

Gestión de favoritos ................................................................5

Uso ........................................................................................ 5
Procedimiento ......................................................................... 5

La ventana SAP........................................................................7
Uso ........................................................................................ 7
Funcionalidad .......................................................................... 7

Impresión de pantalla .............................................................9

Fichas ......................................................................................9
Uso ........................................................................................ 9

¿QUÉ SOPORTA EL MÓDULO MM?...........................................10

MÓDULO DE COMPRAS ...........................................................10

Funciones de menú estándar .................................................12

CREACIÓN DE PEDIDO ...........................................................14

Parametrización Personal ......................................................14

Clases de pedido definidas ....................................................15

Creación de Pedido Compra Directa de Usuario .....................16

Datos de cabecera del pedido .................................................. 17
Datos de posición del pedido ................................................... 21
Posición de Material ............................................................... 22
Imputación ........................................................................... 25
Imputación múltiple ............................................................... 27
Posición de servicio u obra ...................................................... 28
Imputación ........................................................................... 29
Imputación múltiple ............................................................... 30
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Pedidos retenidos .................................................................. 31

Mensajes .............................................................................. 35
Estrategia de liberación .......................................................... 38
Anulación de un pedido .......................................................... 39

ENTRADA DE MERCADERÍA ....................................................40

Recepción de la mercancía ...................................................... 40
Anulación de entrada de mercancía .......................................... 42

HOJA DE SERVICIO ................................................................47

Creación de la hoja de servicio ................................................ 47
Autorización de hoja de servicio............................................... 52
Cancelar autorización de hoja de servicio .................................. 54
Modificación o Borrado de hoja de Servicio................................ 55

SOL. DE PED. CONTRA CONTRATO MARCO .............................56

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Introducción

Este manual pretende brindar las herramientas necesarias para trabajar en el

Módulo SAP MM de la versión 6.0.
En primer lugar y para facilitar la navegación dentro del sistema, en esta versión de
SAP existe un “Menú de usuario” en el cual las aplicaciones aparecen en forma de
árbol y delimitadas de acuerdo al rol del usuario. (ej: MM General, Gestor de
Compras descentralizadas, etc).

Creación de un nuevo modo

Uso

Puede crear un modo en cualquier momento. No pierde ningún dato en modos que
ya estén abiertos.
Puede crear hasta seis modos. Cada modo que crea es como si entrara otra vez al
sistema. Cada modo es independiente de los otros. Por ejemplo, el cierre del primer
modo no hace que otros modos se cierren.

Demasiados modos abiertos pueden resultar en un rendimiento del sistema más

lento. Por esta razón, el responsable del sistema puede limitar el número de modos
que puede crear a menos de seis.

Procedimiento

Para crear un nuevo modo desde cualquier parte del sistema:

· Seleccione Sistema  Crear modo de la barra de menús o

 Seleccione .

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Resultado

El sistema abre una ventana adicional. El nuevo modo pasa a ser el modo activo y
sigue siéndolo a menos que haga clic en un modo diferente (abierto o nuevo).
Cada modo tiene un número, que aparece en la barra de status de ese modo.
Aparece entre paréntesis junto al nombre de sistema.
Este gráfico muestra la nueva ventana de modo en la ventana original. Observe el
número de modo entre paréntesis en la barra de status.

Gestión de favoritos

Uso

Esta nueva versión también cuenta con la posibilidad de crear favoritos y

organizarlos mediante la creación de carpetas. Existe la posibilidad de efectuar
desplazamiento, cambio de nombre o borrado de favoritos y carpetas.

Procedimiento

Inserción de carpetas

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1. Seleccione Favoritos  Insertar carpeta

2. Aparece una ventana de diálogo. Indique un nombre y seleccione

Continuar .
3. La nueva carpeta aparece debajo del favorito actualmente seleccionado.

Desplazamiento de favoritos y carpetas

a) Para desplazar favoritos o carpetas dentro de un nivel de jerarquía:

1. Seleccione el favorito o la carpeta que quiere desplazar.

2. Seleccione Favoritos  Desplazar  Hacia arriba/abajo; o seleccione

Desplazar favoritos hacia abajo /Desplazar favoritos hacia arriba .

3. Repita este paso hasta que el favorito o la carpeta esté donde desea.

b) Para desplazar favoritos o carpetas entre niveles de jerarquía, utilice el arrastrar

y soltar:

1. Seleccione el favorito o la carpeta con el ratón y mantenga el botón del

ratón pulsado.
2. Arrastre el favorito o la carpeta a la posición deseada en la lista de
favoritos y libere el botón del ratón.
3. El favorito o la carpeta aparece debajo de la posición donde lo soltó.

Renombramiento de favoritos y carpetas

1. Seleccione los favoritos o las carpetas que quiere renombrar.

2. Seleccione Favoritos  Modificar.
3. Aparece una ventana de diálogo. Indique un nombre nuevo y seleccione
Continuar.
O:
Del menú contextual, seleccione Modificar favoritos. Para abrir el menú contextual,
haga clic en el botón derecho del ratón.

Cómo borrar favoritos y carpetas

1. Seleccione los favoritos o las carpetas que quiere borrar.

2. Seleccione Favoritos  Borrar.
O:

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Del menú contextual, seleccione Borrar favoritos. Para abrir el menú contextual,
haga clic en el botón derecho del ratón.

Cuando quita un favorito de su lista de favoritos, no está borrando realmente el

fichero respectivo, el programa o la transacción; está eliminando solamente un
enlace a esa posición determinada.

La ventana SAP

Uso

La ventana SAP es la interfase de usuario al Sistema SAP.

Funcionalidad

A continuación se muestran los elementos de una ventana SAP normal:

La barra de herramientas contiene pulsadores para realizar acciones comunes tales

como Grabar e Intro.

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A continuación se enumeran las funciones asignadas a la barra de herramientas:

Pulsador Nombre Función

Intro Confirma los datos que ha seleccionado o
indicado en la pantalla. Misma función que
la tecla Intro. No graba su trabajo.
Campo de Permite que indique comandos, tales como
comandos códigos de transacción.
Grabar Graba su trabajo. Misma función que
Grabar en el menú Tratar.
Back Le devuelve a la pantalla anterior sin grabar
sus datos. Si hay campos obligatorios en la
pantalla, se deben completar estos campos
primero.
Exit Finaliza la función actual sin grabar. Le
devuelve a la pantalla inicial o a la pantalla
de menú principal.
Cancelar Finaliza la tarea actual sin grabar. Misma
función que Cancelar en el menú Tratar.
Imprimir Imprime datos de la pantalla actual.

Buscar Busca datos necesarios en la pantalla

actual.
Buscar Realiza una búsqueda extendida de los
siguiente datos necesarios en la pantalla actual.
Primera página Se desplaza a la primera página. Misma
función que las teclas Ctrl + página
anterior.

Página anterior Se desplaza a la página anterior. Misma

función que la tecla Página anterior.
Página Se desplaza a la página siguiente. Misma
siguiente función que la tecla Página siguiente.
Última página Se desplaza a la última página. Misma
función que la tecla Ctrl + página
anterior.

Crear modo Crea un nuevo modo SAP. Misma función

que Crear modo en el menú Sistema.
Crear acceso Permite que cree un acceso rápido de
rápido desktop a cualquier informe SAP,
transacción o tarea si está trabajando con
un sistema operativo de 32 bits de
Windows.
Ayuda F1 Pone a disposición la ayuda en el campo
donde se posiciona el cursor.
Menú front end Permite que configure las opciones de
visualización.

Según sus acciones mientras trabaja con el Sistema SAP, se puede ver también:

· Botones de selección y casillas de selección

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· Ventanas de diálogo.

Impresión de pantalla

A efectos de imprimir una pantalla, en la barra de herramientas, seleccione el icono

de menú front end y seleccione Duplicado de pantalla.

Fichas

Uso

SAP en la nueva versión trabaja con fichas en diferentes pantallas. Las fichas
permiten que introduzca, visualice y alterne entre varias imágenes en pantalla. En
transacciones que contienen varias imágenes en pantalla, proporcionan un resumen
más detallado. Además, las fichas permiten que pase de una etiqueta a la siguiente
sin haber completado todos los datos. Para acceder a una etiqueta, seleccione la
línea de cabecera de ficha correspondiente.

En algunos casos, debe completar todos los campos de entrada obligatoria en la

etiqueta antes de que se pueda mover a la etiqueta siguiente.

En el caso de fichas más largas, no todas las etiquetas aparecen en la pantalla. Las
flechas a la derecha e izquierda de la parte inferior de la ficha permiten que se
desplace a todas las etiquetas.

· Si selecciona el pulsador a la derecha de la ficha, el sistema muestra una

lista de todas las etiquetas incluidas en la ficha.

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Si selecciona una etiqueta de esta lista, la etiqueta seleccionada se mueve al primer

plano.
· Las fichas están dispuestas según el orden de importancia o el orden de
proceso de la transacción.
· Las líneas de cabecera de ficha pueden contener texto, iconos o ambos.

¿Qué soporta el módulo MM?

El módulo Gestión de materiales de SAP 6.0 (MM) se integra completamente con los
otros módulos del Sistema SAP. Da soporte a todas las fases de gestión de
materiales: Planificación de necesidades y control, compras, entrada de
mercancías, gestión de stocks y verificación de facturas.

Módulo de Compras
Compras es un componente de la Gestión de materiales (MM).

Las tareas del componente MM Compras aparecen indicadas a continuación:

 Aprovisionamiento externo de materiales y servicios

 Determinación de posibles fuentes de aprovisionamiento para una necesidad

identificada por el sistema de planificación y control de necesidades o
surgida directamente dentro de un área de especialización.

 Supervisión de entregas y pagos a los proveedores

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Para que Compras funcione con eficacia, se necesita una buena comunicación entre
todos los participantes en el proceso de aprovisionamiento.

Compras se comunica con otros módulos del Sistema ERP para asegurar un flujo
constante de información. Por ejemplo, trabaja conjuntamente con los siguientes
módulos:

 Controlling (CO)
La interfase para el sistema de contabilidad de costes (Controlling), puede
visualizarse sobre todo en el caso de pedidos de materiales y servicios destinados a
consumo, ya que éstos pueden asignarse directamente a un centro de coste o a
una orden de inversión.

 Gestión financiera (FI)

Compras actualiza datos sobre los proveedores que se definen en el sistema junto
con la Gestión financiera. En un registro maestro de proveedores, que contiene
información sobre finanzas y aprovisionamiento se graba la información relativa a
cada proveedor. El registro maestro de proveedores representa la cuenta del
acreedor en gestión financiera.
Por medio de la imputación del pedido, a través del grupo de artículo se deduce la
cuenta de mayor del sistema de gestión financiera en la cual tienen que imputarse
los gastos.

 Gestión Presupuestal

Cuando se crea un pedido, desde el momento que se graba, se produce una

repercusión en el módulo de Sector Público a nivel presupuestal.
La deducción del rubro a afectar, la está haciendo a través de la cuenta contable
que está asociada al grupo de artículo que se ingresó.

Es por esto que cuando se compra un material o servicio sin código, es muy
importante ingresar el GRUPO DE ARTÍCULO correcto, por la repercusión
en la Contabilidad y en el Presupuesto.

En el siguiente esquema se explica la repercusión que tienen los distintos

documentos de MM en el Control de Gestión (Controlling) y en el Presupuesto Legal
(Sector Público).

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En el módulo de Controlling en el Presupuesto de Gestión, repercute la solicitud de

pedido, el pedido y la entrada de mercancía o servicio.
En el módulo de Séctor Público en el Presupuesto legal, repercute el pedido, el
anticipo, la factura y el pago.

Funciones de menú estándar

La siguiente lista describe las opciones de menú estándar para documentos de

compras:

Crear
Utilice esta opción para crear un documento de compras. Introduzca la información
necesaria y grabe el documento. El documento se almacena entonces con un
número unívoco.

Modificar
Utilice esta opción para modificar un documento de compras. Es necesario el
número de documento para poder acceder al documento.

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Visualizar
Utilice esta opción para visualizar un documento de compras. En el documento
visualizado no se puede modificar ni añadir información. Es necesario el número de
documento para poder acceder al mismo.

Visualizaciones lista /informes

Utilice estas opciones para generar informes de análisis de documentos de compras
(por ejemplo, una lista de todos los pedidos para el proveedor Mosca.).

Funciones siguientes
Esta opción comprende funciones del sistema asociadas con operaciones de
compras (siguientes) pero no se consideran parte de la funcionalidad de SAP
Compras. Este tipo de funciones le permiten por ejemplo, introducir mercancías,
hojas de servicio o recibir facturas.

Mensajes
Esta opción le permite imprimir o transmitir documentos en forma de mensaje (por
ejemplo, transmisión de pedidos por fax o mediante el teleproceso de datos [EDI],
etc.).

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Creación de Pedido

Parametrización Personal

Existe la posibilidad de establecer varias parametrizaciones personales para

trabajar con los distintos tipos de documentos de MM. A continuación se explicará
como crearlas para el tipo de documento Pedido.
Dichas parametrizaciones se graban específicamente para el usuario que las
establece.
Los datos parametrizados automáticamente se cargarán cada vez que el usuario
vaya a crear un pedido; si fuera necesario modificar algún dato en forma particular
para un pedido deberá específicamente buscar el campo en el momento de crear el

pedido y realizarla. Para crearlas, deberá realizar un clic en y

seleccionar

Seleccione en clase documento, la clase de pedido que quiere que le venga por
defecto, la organización de compras, su grupo de compras y la sociedad.

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Deberá tener en cuenta que si se está comprando para otra unidad y se quiere que
el ordenador sea el correspondiente a dicha unidad, deberá modificar el grupo de
compras en el momento de crear el pedido.

Una vez finalizada la selección de valores por defecto, grabe .

Clases de pedido definidas

Para el caso de UTE se definieron diferentes clases de documentos para pedido de

acuerdo a los diferentes procedimientos de compras que existen de acuerdo al
TOCAF.

Clase de documento Descripción

P. compra directa us Pedido de compra directa de usuario. El
mismo es creado por los usuarios
habilitados en el sistema a crear dicha
clase de documento.
P. cont. Contr. ventas Pedido contra contrato marco de ventas.
Dicha clase de documento solo la
utilizará la Gcia de Sector Compras de
ABA
P. contra contrato Pedido contra contrato marco. Esta clase
de documento sólo la utilizarán los
administradores de los contratos marcos,
a los efectos de solicitar a los
proveedores adjudicatarios de los
contratos marcos (pedidos abiertos) las
entregas correspondientes.
Ped.C. directa ABA Pedido compra directa de ABA. Dicha
clase de documento sólo la utilizará el el
Dpto. de Compras Directas y Urgentes

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de ABA
Pedido Común El Pedido Común será utilizado por la
Gcia. De Sector Compras de ABA para
gestionar las licitaciones, ya sean
abreviadas, públicas, compras directas
por excepción o internacionales

Pedido C. Urgentes El Pedido de Compras Urgentes será

utilizado por las unidades de Montevideo
a efectos de que el Dpto. de Compras
Directas y Urgente de ABA le gestione
una compra Urgente. Estas son compras
por un monto pequeño, cuyo tope se
puede consultar en la página de la
intranet de ABA.
Dicho pedido es iniciado por la unidad
solicitante y posteriormente prosigue su
trámite el Dpto. de Compras Directas
(ABA).
Pedido de Traslado El Pedido de Traslado se utiliza para
efectuar el traslado de un material de un
centro a otro.
Pedido Marco El Pedido Marco se utiliza para aquellos
aprovisionamientos de materiales y/o
servicios (ej. Alquileres) para los cuales
no es necesario un seguimiento detallado
de las entregas u hojas de servicio (no
permite entradas de mercancía ni hojas
de servicio).

Creación de Pedido Compra Directa de Usuario

A efectos de gestionar una Compra Directa de Usuario, se creará directamente

un pedido en el sistema SAP 6.0 En ésta versión se eliminó el paso previo, de
creación de una solicitud de pedido.

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En la versión 6.0 de SAP existe la posibilidad de un pedido cuando el

mismo está incompleto. De esta forma no se pierden los datos ingresados hasta ese
momento, para retomar dicho pedido, simplemente ingresa a modificar el mismo.
La clase de documento que se usa para gestionar una compra directa de usuario es
PCDU.

Para comenzar a crear un pedido, deberá ingresar por Logística  Gestión de

materiales  Compras  Pedido  Crear  Proveedor/Centro
suministrador conocido

El pedido tiene datos que son a nivel de cabecera, son datos generales para todas
las posiciones del pedido y datos a nivel de posición, datos específicos para cada
posición.
Seleccione la clase de documento P. Compra directa us, ingrese el proveedor y

haga clic en si es que está cerrada.

Datos de cabecera del pedido

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La información que aparece en la cabecera está relacionada con todo el pedido. Por
ejemplo, las condiciones de pago y de entrega se definen en la cabecera.

La presentación de los datos es en forma de fichas. Deberá completar los datos

obligatorios. En la ficha de Entrega/factura deberá ingresar en condición de pago
CDIR y la moneda de pago de dicho pedido. En caso de tener más de una moneda
de pago, se deberá crear un pedido por cada moneda.

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En la ficha de textos deberá buscar el texto “ Invitaciones CDU ” e ingresar la

justificación de la compra y las cotizaciones de los distintos proveedores. Dicho
texto es el último de todos. En caso de necesitar escribir más, haga doble clic sobre
el texto .

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Escriba todo lo necesario y luego para retornar haga Back

En ingresar el técnico de Vo.Bo., teléfono y la estrategia de

liberación CDU

En ingresar la organización de compras 0001, el grupo de compras

que corresponda y la sociedad.

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Tener en cuenta que el grupo de compras, la clase de documento y el monto

de la compra, está determinando la estrategia de liberación que va a tomar
dicho pedido.

Datos de posición del pedido

En el resumen de posiciones es donde definirá si va a comprar material y/o

servicio. La diferenciación desde el punto de vista del sistema es el tipo de
posición.

En caso de comprar materiales, el tipo de posición deberá estar en blanco “ “. Si

fuera a contratar un servicio o una obra, el tipo de posición que deberá seleccionar
es “ F ”.

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SAP permite crear en un mismo pedido la combinación de materiales y servicios,

para ello creará posiciones en blanco para el caso de materiales y posiciones

con tipo de posición F para el caso de servicios.

Posición de Material

En el pedido de material deberá ingresar un código de material o en caso de que no

exista un código para el material a comprar, deberá ingresar una descripción del
mismo en el texto breve de la posición.
Para la búsqueda de un código de material, abre el matchcode en el campo material
y existen diferentes búsquedas.

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Por ejemplo si usted quiere comprar cuaderno, en el texto breve deberá ingresar

*cuaderno* y luego pulsar a efectos de iniciar la búsqueda.

En caso de ingresar un código de material, deducirá automáticamente la unidad de

medida y el grupo de artículo.

Si ingresó una descripción en “ texto breve “ deberá ingresar la unidad de medida y

el grupo de artículo.
En caso de tener dudas sobre el grupo de artículo a ingresar, deberá
consultar con su coordinador presupuestal. Debe tener en cuenta que a
través del grupo de artículo está deduciendo la cuenta contable y la
posición presupuestal.

Ingrese la cantidad a comprar, el precio unitario (sin IVA), el centro y la fecha de

entrega para la cual necesita que el proveedor le entregue el material. Con respecto
al precio, en caso que el mismo tenga más de dos dígitos después de la coma;
puede correr la coma hacia la izquierda tantos lugares como sea necesario y en el
campo “por”, agregar tantos ceros a la derecha del 1 como lugares se corrió la
coma.

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Por ejemplo: si tuviera un precio unitario de 16,4875 puede ingresar un precio de

1648,75 por 100 UN.

En la ficha de ingrese el indicador de impuesto que corresponda,

contando con una ayuda con un clic en el matchcode de dicho campo.

Se deberá crear tantas posiciones como indicadores de impuestos distintos

se tenga.

Deberá ingresar la dirección de entrega, donde el proveedor deberá entregarle el

material. Para ello deberá ir a la ficha de y abrir el matchcode

en el campo

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En concepto de búsqueda A ingrese el N° de unidad de HR donde deberá entregarse

el material y pulse .

De doble clic sobre el resultado de la búsqueda

Imputación

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Deberá ingresar el tipo de imputación . En caso de que se trate de un gasto

deberá seleccionar el tipo de imputación “ k ” y si se trata de una inversión deberá
seleccionar “ F “.

Si el tipo de imputación que seleccionó es k, deberá ingresar el centro de costes, si

fuera tipo de imputación F, deberá ingresar el n° de orden de inversión.

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Además en el bloque de imputación deberá ingresar en el campo Fondos el

financiamiento. En el caso de las compras directas de usuario, el tipo de
financiamiento es 0 (fondos propios).

El Área Funcional va a deducirse automáticamente y le va a decir si es programa

(gasto) o proyecto (inversión).

Imputación múltiple

En caso de tener que imputar a varios centros de costes, deberá pulsar .

Cuando se tiene imputación múltiple, la entrada de mercancía es no valorizada. La
valorización se produce con el ingreso de la factura.

Seleccione en Distribución si va a distribuir por cantidades o en forma porcentual

entre los distintos centros de costes y la factura siempre deberá seleccionar la
distribución proporcional.

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Una vez finalizado el ingreso de estos datos, puede grabar el pedido

Posición de servicio u obra

Para el caso de servicios se aplica todo lo descripto anteriormente con referencia a

las otras fichas, salvo algunas salvedades.

En el caso de servicios, hay que crear tantas posiciones como años

distintos de entrega tenga. Por ejemplo: si el servicio abarca meses del
año 2005 y meses del año 2006, deberá crear una posición con fecha de
entrega 2005 y sus correspondientes líneas de servicio; y otra posición
cuya fecha de entrega sea 2006 y sus correspondientes líneas de servicio.

Otra diferencia es que en el caso de servicios consta de una ficha más, que es la

de .
En SAP los servicios constan de posiciones y líneas, para una posición existen 99
líneas. En las líneas es donde verdaderamente se expone el servicio que se
contrata.
En el caso de querer contratar un servicio o una obra deberá seleccionar el tipo de
posición “ F “, ingresar el texto breve en el resumen de posiciones y en cantidad
deberá ingresar 1 y pulsar intro.

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Ingresar el N° de servicio o en caso contrario, el texto breve del servicio a

contratar.
Si el precio que tiene del proveedor está directamente relacionado con la unidad de
medida, se ingresará en cantidad la que corresponda y el precio unitario. Por
ejemplo: si el precio unitario que le cotizan es por un servicio mensual, y todos los
meses el proveedor va a facturar ese precio, entonces en cantidad ingresará los
meses por los cuales hace el contrato y en precio, el precio de cada mes (Sin IVA).
En caso de que el valor a facturar sea variable durante el período del contrato,
deberá ingresar en cantidad el valor total del contrato y en precio: 1.

Si usted ingresó un N° de servicio, deducirá automáticamente el grupo de artículo;

pero si lo que ingresó es un texto breve, deberá ingresar el grupo de artículo que
corresponda y la unidad de medida.

Imputación

La imputación para el caso de servicios, se ingresa en la línea. Para ingresarla haga

un clic en

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Si el tipo de imputación que seleccionó es k, deberá ingresar el centro de costes, si

fuera tipo de imputación F, deberá ingresar el n° de orden de inversión.

Además en el bloque de imputación deberá ingresar en el campo Fondos el

financiamiento. En el caso de las compras directas de usuario, el tipo de
financiamiento es 0000 (fondos propios).

El Área Funcional va a deducirse automáticamente y le va a decir si es programa

(gasto) o proyecto (inversión).

Imputación múltiple

En caso de tener que imputar a varios centros de costes, deberá pulsar .

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Deberá seleccionar el indicador de distribución: porcentual o por cantidad e ingresar

el porcentaje o cantidad que corresponda a cada centro de costes u orden, según el
tipo de imputación ingresado anteriormente.

Una vez finalizados dichos pasos deberá ir una pantalla hacia atrás con un back ,

y realizar un clic en grabar el pedido si se tienen todos los datos o de lo

contrario podrá el pedido.

Pedidos retenidos

En caso de haberlo retenido, le saldrá en la parte inferior de la pantalla el

siguiente mensaje: .

A efectos de proseguir con dicho pedido, deberá ingresar por Logística  Gestión
de materiales  Compras  Pedido  modificar

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Si conoce el N° de pedido, puede ingresarlo haciendo clic en y pulsar intro.

En caso de no conocer el pedido, cuenta con el resumen de documento. El mismo

se ubica a la izquierda de la pantalla y permite diferentes búsquedas. Para buscar el
pedido en caso de no recordar el n°, puede realizarlo por clase de documento,
usuario creador y entorno de fechas del documento.
Deberá proseguir de la siguiente manera:

Efectuar un clic en , desplegándose la búsqueda

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Hacer un clic en Pedidos

En dicha pantalla existen diferentes filtros de búsqueda, deberá ingresar la clase de

documento (PCDU), en el campo ingresar

una X a efectos de filtrar para que solo traiga los pedidos retenidos, en

ingresar el entorno de fechas en que

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se creó el pedido y para filtrar por usuario creador hacer clic en delimitaciones
opcionales.
Se desplegará la siguiente pantalla

Como el usuario creador es un dato de cabecera, deberá abrir la

Haga doble clic en , ingrese el UT

Ejecutar , obtendrá como resultado lo siguiente

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Dar doble clic sobre el N° de pedido a efectos de seleccionarlo.

Ingresar los datos que estaban incompletos y grabar .

Mensajes

En la nueva versión una vez autorizado el Pedido, se deberá generar el mensaje en

forma manual, debido a que el usuario tendrá la opción de seleccionar el envío del
pedido al proveedor vía fax, mail o impresión, de acuerdo a los datos que existan
de dicho proveedor.

Para generar dicho mensaje deberá ingresar a modificar el pedido en

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En clase de mensaje seleccionar NEU, en Medio de envío

dependerá de la forma de envío que se quiera utilizar para

dicho proveedor. Si dicho proveedor en el maestro de proveedores, en la vista de
Dirección tiene datos sobre E-mail, N° de Fax, puede enviar el mensaje por alguno
de esos medios.
En caso de querer enviarlo por Fax, deberá seleccionar como medio de envío
Telefax.
Si quisiera enviar por mail, deberá seleccionar Envío Externo.
En caso de que sea necesario imprimirlo, seleccionará Salida de Impresión
Marcar el mensaje y hacer

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un clic en

Ingresar en Destino lógico la impresora, en cantidad de mensajes la cantidad a

imprimir o enviar (generalmente es 1) y marcar Dar Salida Inmediata.

Hacer back

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Marcar nuevamente el mensaje e ir a .

Seleccionar Enviar inmediatamente (al grabar la aplicación).

Una vez finalizado, grabar el pedido

Cuando se quiera reiterar un mensaje, se deberá generar nuevamente de la

forma que se explico, no se deberá hacer

Para consultar si el proveedor tiene mail, deberá ingresar por Logística  G.

Materiales  Compras  Datos maestros  Proveedor  Compras 
Visual.(actual)

Estrategia de liberación

A efectos de visualizar las personas que se corresponden con los códigos de

liberación, deberá ingresar por Zute  G. Materiales  Pedido  lista de
autorizante

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Ingrese en la pantalla siguiente el N° de pedido y haga Ejecutar

Anulación de un pedido

A efectos de anular un pedido, deberá verificar que este no tenga hecha la entrada
de mercancía u hoja de servicio, y la factura ingresada.
Si tuviera factura, deberá solicitar la anulación de la misma para posteriormente
anular la entrada de mercancía o la hoja de servicio.
Una vez que estén anulados los documentos mencionados, podrá anular el pedido.
Para anularlo deberá ingresar a modificar el pedido, ir al resumen de posiciones,

marcar todas las posiciones y hacer clic en y luego Grabar .

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Entrada de Mercadería

Recepción de la mercancía

Para aquellos pedidos que se solicitó un material y fue autorizado por el ordenador
correspondiente, una vez que el proveedor efectúa la entrega de dichos materiales
la unidad que los recibe deberá realizar en el sistema SAP el ingreso de dicha
mercancía.

A efectos de realizar dicho ingreso, deberá hacer clic en Logística  Gestión de

materiales  Compras  Pedido  Funciones siguientes  Entrada de
mercancías.
La entrada de mercancía cuenta con datos a nivel de cabecera y datos a nivel de
posición

Se deberá seleccionar y . Ingresar el n° de

pedido en

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En datos de cabecera en la etiqueta en el campo Texto de cabecera

deberá ingresar el N° de proveedor.

Existen datos a nivel de posición que es necesario ingresar, como por ejemplo la

cantidad a recepcionar. Deberá seleccionar la etiqueta de e ingresar la

cantidad a recepcionar en . Siempre

trae por defecto el saldo pendiente de recepcionar.

Deberá marcar con un flag .

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En la ficha de selección tiene la clase de movimiento, que por defecto trae el último
movimiento que utilizó.

En la etiqueta se puede consultar el pedido, dando doble clic sobre

el n° y se puede seleccionar Fijar el indicador de entrega final, en caso de que el
proveedor haya entregado en forma parcial y no correspondan entregas
posteriores.

Para pasar por las distintas posiciones, anteriores o siguientes, en caso de tener

para recepcionar más de una, puede hacerlo con .

Grabar una vez verificado que están marcadas todas las posiciones que se
quieren recepcionar.

Anulación de entrada de mercancía

A efectos de anular una entrada de mercancía deberá ingresar por Logística 

Gestión de materiales  Compras  Pedido  Funciones siguientes 
Entrada de mercancías.

Existen dos formas de poder anularla:

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1) Anulación del documento de material

2) Entrada de mercancía con clase de movimiento 102

1-
Seleccionar el tipo de operación a realizar, Anulación

Se deberá ingresar el N° de documento de material por el que se hizo el ingreso. En

caso de desconocerlo puede buscarlo en la parte izquierda de la pantalla. Allí
aparecen todos los documentos de material del usuario. Si el mismo se encuentra
en la lista, dar doble clic sobre el n°.

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De lo contrario para buscar hacer clic en

Ingresar el proveedor, la clase de mov. 101, el entorno de fechas en que se realizó

la entrada de mercancía, el usuario creador de dicho documento y la clase de

operación WE – entrada de mercancía para pedido. Ejecutar

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Dar doble clic sobre el documento a seleccionar y luego clic en para cerrar el
resultado del proceso de búsqueda.

Marcar la posición como o.k

Grabar . Esto permite anular todo el documento de material, si se marcan

todas las posiciones o anular algunas de las posiciones del documento.

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2-
Entrada de mercancía con clase de movimiento 102

En operación seleccionar Entrada de mercancía y pedido. Ingresar el n° de

pedido y pulsar intro.
Ir a la vista de selección e ingresar como clase se movimiento 102 -

, en caso de ser una anulación

parcial, en la etiqueta se puede ingresar la cantidad a anular en el

campo

y marcar con un flag la posición o.k.

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Grabar

Hoja de Servicio

Cuando se tiene un pedido se servicio, a efectos de pagarle al proveedor la factura

es necesario registrar en el sistema el visto bueno dado a dicho servicio. Ese visto
bueno en SAP se da a través del documento de hoja de servicio.
Existen diferentes formas de ingresar en SAP a crear una hoja de servicio:

1- Logística  Gestión de materiales  Compras  Pedido  Funciones

siguientes  Entrada de actividad Actualizar
2- Logística  Gestión de materiales  Compras Entorno  Entrada
de actividad  Actualizar
3- Logística  Gestión de materiales Entrada de actividad 
Actualizar

Creación de la hoja de servicio

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Efectuar un clic en a efectos de seleccionar el pedido y posición en

la cual se va a crear la hoja de servicio y pulsar intro.

Para crear una hoja de servicio nueva deberá hacer clic en

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En el texto del documento que aparece en la ficha Datos aceptación, se deberá

ingresar el mes en el cual se llevó a cabo el servicio.

Para seleccionar el/los servicios que hay en la posición del pedido, deberá realizar

clic en

Verificar que el n° de pedido y la posición sean las correctas y pulsar intro

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Marcar las líneas y seleccionar Tomar Servicios

Ingresar la cantidad por la cual se va hacer la hoja de servicio. En caso de tener

que modificar la imputación en la hoja de servicio, hacer clic en , desplegándose
la pantalla a efectos de modificar la misma.

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Una vez modificada la imputación, volver a la pantalla anterior con back .

Si no es autorizante, puede grabar dicha hoja .

En caso de ser autorizante de hojas de servicios, antes de grabar puede autorizarla

con un clic en y luego grabar.

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Autorización de hoja de servicio

A la persona que figura como técnico de visto bueno en el pedido le va a llegar un

workflow a efectos de que autorice la hoja de servicio.

Para ingresar a los workflow que tiene pendiente lo hace por Oficina  Puesto
de Trabajo.
Doble clic en Puesto de trabajo

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Ingresar a Entrada  Workflow

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Buscar el workflow que se quiera autorizar y ejecutar

Cancelar autorización de hoja de servicio

Para anular la autorización de una hoja de servicio, deberá ingresar por Logística
 Gestión de materiales  Compras  Pedido  Funciones siguientes 
Entrada de actividad Actualizar

Seleccionar en la parte izquierda de la pantalla, la hoja de servicio a anular, dar

doble clic sobre la misma

y luego modificar

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Para anular la autorización, efectuar un clic en restaurar adquisición, el

semáforo se pone en amarillo y grabar .

Modificación o Borrado de hoja de Servicio

Una vez anulada la autorización podrá:

a) modificar la cantidad de la hoja de servicio o la imputación de la misma.

Si no es autorizante, puede grabar dicha hoja .

En caso de ser autorizante de hojas de servicios, antes de grabar puede autorizarla

con un clic en y luego grabar.

b) borrar la hoja de servicio: en la siguiente pantalla deberá seleccionar todas las

líneas, efectuar un clic en Borrar y grabar .

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Sol. de ped. Contra Contrato Marco

Un Contrato Marco o Pedido Abierto, es un pedido en el cual se pacta con un

proveedor que se le va a comprar determinados materiales por un cierto monto en
un período determinado.

Los contratos marcos se pueden administrar de diferentes formas: crear

directamente por los administradores del mismo, pedidos contra el contrato (PCCM)
y/o los usuarios crear Solicitudes contra contra marco (SCCM).
Para crear la Solicitud de Pedido Contra el Contrato Marco deberá ingresar por
Logística  G. Materiales  Compras  Solicitud de Pedido  Crear

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A efectos de facilitar la creación de dicha solicitud, puede crearse un modo y entrar

a visualizar el pedido abierto por Logística  G.materiales  Compras  Contrato
marco  pedido abierto  visualizar.
En dicho pedido abierto deberá buscar el código de material que desea solicitar y
fijarse en que posición de dicho pedido se encuentra.

En la Solicitud de pedido ingrese el tipo de imputación (k- centro de coste; F- orden

de inversión), los códigos de materiales, la cantidad, el centro, organización de

compras y en la ficha el N° de contrato marco y la posición

en la que se encuentra dicho material en el pedido abierto.

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En la ficha ingrese el centro de costes o la orden a la cual está

imputando dicho material.
En caso que se impute a más de un centro de coste u orden, deberá seleccionar

imputación múltiple

Deberá seleccionar el tipo de distribución (porcentual o por cantidad), la factura

siempre deberá seleccionar “Distribuir proporcionalmente”.
Si es necesario que ingrese una justificación de la solicitud, puede hacerlo en el
texto de cabecera.

Una vez ingresados todos los datos que correspondan, puede grabarla
Luego de autorizada la misma, por la cadena de autorizantes que corresponda; el
Administrador del contrato marco creará el Pedido Contra el Contrato (PCCM).

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