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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO............................................................................................................................................ 3

2. ALCANCE............................................................................................................................................ 3

3. RESPONSABLES................................................................................................................................ 3

4. REFERENCIÁS Y NORMATIVIDAD.................................................................................................... 3

5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES............................................................................................................. 3

6. FLUJOGRAMA Y ACTIVIDADES........................................................................................................ 4

7. DOCUMENTOS.................................................................................................................................... 6

8. CONTROL DE CAMBIOS.................................................................................................................... 7
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1. OBJETIVO

Definir y establecer los lineamientos que garanticen el adecuado proceso para el control de los
documentos, en el cual se indica la metodología a utilizar para crear, modificar o anular documentos.

2. ALCANCE

La finalidad de este documento es contribuir a diseñar y validar una herramienta de trabajo, que incluya
todos los manuales, procedimientos, métodos de trabajo, guias, etc., vinculados al Sistema de Gestión de
Calidad de manera específica a los Laboratorios de los Servicios Tecnológicos del Centro de Desarrollo
Agroempresarial y Turístico del Huila Sede La Plata, de una manera práctica y operativa y, que además
pueda ser utilizado por todo el personal vinculados a estos.

3. RESPONSABLES

El responsable de ejecutar control sobre la aplicación de este procedimiento el Líder de Calidad del
Laboratorio y la Mesa de Calidad.

4. REFERENCIAS Y NORMATIVIDAD

 Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001: 2015, Sistema de Gestión de la Calidad.

Fundamentos y Vocabulario.

5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

 Documento: Información o datos que poseen significados. Su medio de soporte puede ser
físico o magnético. Con frecuencia un conjunto de documentos se denomina
“Documentación”. Los documentos son producidos por una entidad o dependencia en razón
de sus funciones.
 Diagrama de flujo: Representación gráfica de la secuencia de los pasos para describir cómo
funciona un procedimiento para producir un fin “deseable“. Este fin deseable puede ser un
servicio, un producto o una mezcla de los anteriores.
 Formato: Documento utilizado para registrar la información de la ejecución de actividades de
un procesos o procedimiento. Puede diseñarse en medio digital o impreso.
 Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de las
actividades realizadas.
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6. FLUJO GRAMA Y ACTIVIDADES

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

 
INICIO

Identifica la necesidad de Elaborar borrador del

creación o mejora del Líder Técnico de cada documento y enviar por correo
1 Laboratorio al Líder de Calidad del
documento
Laboratorio.

Las correcciones de ortografía y

sintaxis se hacen de manera
Revisa la adecuación de la directa en la documentación en
documentación los casos donde la mejora sea
evidente. Sin embargo, en los
Líder de Calidad de casos problemáticos para la
2 casa Laboratorio interpretación del sentido el
corrector enviará sugerencias y
comentarios al Líder Técnico de
cada Laboratorio para que
intervenga en el texto antes de
su envío como versión final.

En caso de requerir ajustes en

partes problemáticas para la
SI interpretación el líder Técnico
¿La Modifica y envía de cada Laboratorio hará las
documentació nuevamente al Líder Técnico de cada modificaciones en las partes
3 n requiere corrector Laboratorio indicadas por el Líder de
ajustes? Calidad del Laboratorio y le
enviará nuevamente el
documento modificado al Líder
NO de Calidad.
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  Enviar al Líder de Calidad el

ST-FO-003 Formato para la Solicitud de
Solicita y justifica la creación, Formato para la Creación, Modificación o
mejora o anulación del Solicitud de Anulación de Documento ST-
documento creación, FO-003 FORMATO PARA LA
Líder de Calidad de SOLICITUD DE CREACIÓN,
4 Modificación, o
casa Laboratorio MODIFICACIÓN, O
Anulación de
documentos ANULACIÓN DE
DOCUMENTOS junto con el
1 documento sometido a
consideración (Resultado de la
revisión del Líder de Calidad)
1
Revisar la solicitud y evaluar la
5 Grupo de HSEQ necesidad de crear, modificar o
Revisa la solicitud y verifica la anular el documento.
necesidad

Informa al
¿Aprobad líder Técnico Según corresponda se presenta
NO
a la a la Mesa de Calidad para que
6 Mesa de Calidad
Solicitud? autorice la creación, mejora o
anulación.
SI
3

Se registra la aprobación del

Registra aprobación en el documento ST-FO-003
formato Solicitud de FORMATO PARA LA
creación, Modificación o SOLICITUD DE CREACIÓN,
7 Líder Grupo de HSEQ
Anulación de Documentos MODIFICACIÓN, O
ANULACIÓN DE
DOCUMENTOS, en su
correspondiente Registro

Para el caso de creación de

Codifica y/o actualiza la documentos se realiza la
8 versión Líder Grupo de HSEQ
respectiva codificación y para
mejora se actualiza la versión.
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Al editar los documentos se

deben registrar la firma de quien
aprobó, si aplica. El Líder del
Emite y Aprueba
Grupo de HSEQ informa al líder
Documento
Técnico del Laboratorio sobre la
Líder Grupo de HSEQ aprobación del documento.
9
Una vez firmado el documento
se identifica con Copia No
Controlada, se graban en PDF
(No Aplica para formatos) y se
adaptan en el aplicativo
disponible.
 

Se publican los nuevos

Se retira los documentos
documentos en la nube
obsoletos

10 Líder Grupo de HSEQ

Al documento físico se le coloca
el sello de original, se archiva
en la carpeta del proceso que
2 corresponda y se destruye la
versión anterior.

Actualizar Listado Maestro

Control de Documentos ST-FO-
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de Líder del Grupo de 001 FORMATO LISTADO
11 de Documentos Control de HSEQ MAESTRO DE DOCUMENTOS
Documentos
ST-FO-001

Se comunica al líder Técnico del

Socializa con el líder Laboratorio que el documento
Técnico y/o contratista que Líder de Calidad de se encuentra liberado y se
12 realizó la solicitud cada Laboratorio autoriza su uso.
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Informar los cambios de la

Aplica documento en el documentación a los
proceso correspondiente participantes del proceso.
Líder Técnico del
13 3
Laboratorio
Socializa el contenido de los
FIN documentos a fin de garantizar
su debida aplicación.

7. DOCUMENTOS

 ST-FO-001 FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS.

 ST-FO-003 FORMATO PARA LA SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN

DE DOCUMENTOS.

8. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS

Revisión Nº Iniciado por Fecha Status de Observaciones