VIDAL AMAURI

RODRIGUEZ MORENO
FICHA 2348827

EVIDENCIA 5: MANUAL “PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS”
2

• Seleccione una de las áreas de la empresa expuestas en la Evidencia 1: Presentación

“Caracterización de la empresa”, junto con su respectivo subproceso de la gestión
logística (aprovisionamiento, producción o distribución).

AREA DE LA EMPRESA: LOGISTICA

APROVISIONAMIENTO

 Los puntos de la cadena de abastecimiento de ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS

S.A, están configurados dentro de la organización como gerencias unidas que comparten
objetivos estratégicos e indicadores de desempeño.

Cadena de abastecimiento alpina s.a

Para garantizar una adecuada gestión de los suministros de la empresa ALPINA PRODUCTOS
ALIMENTICIOS S.A se establecen los siguientes procesos inherentes a poder garantizar una
adecuada gestión del aprovisionamiento:
2

Identificación de las necesidades: La empresa tanto para sus materias primas como los
materiales necesarios para el proceso de producción debe establecer un modelo de inventario
que no permita déficit, en este sentido y para garantizar este proceso es necesario para lograr un
modelo adecuado establecer una planeación en las proyecciones que se pretendan realizar en
términos de producción.
En este sentido se propone un modelo a través de pronósticos de demanda de productos que se
establezcan mediante modelos cuantitativos basados en la información histórica de la empresa y
de índices macroeconómicos que permitan un sustento de incremento basados en los cambios
actuales de la economía con relación a la información de periodos anteriores.
De esta forma dentro del modelo propuesto establecemos que la empresa establezca sus
pronósticos de demanda de materias primas y materiales en relación con la demanda de
productos para lo cual se establece el modelo de pronósticos de la demanda mediante el Método
de Suavización Exponencial simple.
El método de Suavización Exponencial simple es un modelo óptimo para patrones de demanda
aleatorios o nivelados donde se pretende eliminar el impacto de los elementos irregulares
históricos mediante un enfoque en períodos de demanda reciente, este posee una ventaja sobre
el modelo de promedio móvil ponderado ya que no requiere de una gran cantidad de períodos y
de ponderaciones para lograr óptimos resultados.
Una vez identificadas las necesidades en términos de demanda es necesario establecer un
modelo de inventarios el cual va de la mano con el modelo de pronóstico y que nos permite
establecer en términos de pedidos como se desarrollaran las previsiones para Garantizar que no
hay déficit de inventarios pues esto puede generar demoras y costos innecesarios en la
producción.
Para esta parte de la gestión del aprovisionamiento se establece la estructuración de un Modelo
de inventario sin déficit, este planteamiento se da a que estos modelos tienen como bases el
2

mantener un inventario sin falta de productos lo que permite garantizar el proceso de

producción de manera continua.
El correcto funcionamiento de la estrategia de abastecimiento depende de que se pronostique la
demanda de la manera más acertada posible, esto no siempre es fácil ya que la teoría y la
práctica rara vez coinciden, se deben tener en cuenta diversos factores como puntos de venta, la
satisfacción la demanda que depende de una planificación logística adecuada al tamaño del
mercado.
emisión y seguimiento a pedidos: Los pedidos se deben emitir en relación con la
programación del modelo de inventario sin déficit, en este sentido dentro del modelo se
establecerá un inventario se seguridad el cual será el inventario mínimo que debe permanecer
en almacén para garantizar que el proceso de producción no se detenga y que además el costo
de mantenimiento de dicho inventario no genere costos excesivos que impacten los resultados
de la empresa.
En este aspecto es necesario que el valor del inventario de seguridad sea calculado para cada
producto dentro del inventario de materias primas y materiales para el proceso de producción,
además el cálculo del mismo está incorporado al modelo de inventario sin déficit y este parte de
las necesidades de materiales calculadas a partir del pronóstico y teniendo en cuenta mediante
análisis de sensibilidad posibles variaciones en fluctuaciones del mercado con respecto a la
demanda.
La emisión de pedidos debe ser programada y se establece en ciclos de pedidos establecidos por
productos o grupos de productos de acuerdo con la cantidad de proveedores incorporados a la
red, en este sentido es muy importantes que los ciclos se acuerden de manera acorde con el
proveedor y teniendo en cuenta el inventario de seguridad como indicador para la emisión de
los nuevos pedidos.
El seguimiento de pedidos se realiza con los compromisos establecidos por el proveedor, en
este sentido es muy importante el establecimiento de los siguientes aspectos para realizar el
seguimiento:

 Tipo de transporte

 Tipo de embalaje del producto

 Rutas diseñadas para a entrega

 Días disponibles para la entrega o plazo de entrega.

recepción de pedidos: La recepción de los pedidos estará a cargo del almacén y el personal a
cargo de dicho proceso. Dentro de la recepción es importante la valoración en términos
generales de la carga a entregar, es decir, las validaciones se realizan sobre la presentación de
los productos a recibir en relación con el tipo de embalaje expuesto en la orden de compra o de
pedido.
También es importante en la revisión realizar el seguimiento sobre los lotes y las edades de
vencimiento lo cual permite establecer también el plazo que se tiene para realizar el respectivo
consumo de los mismos.
2

La empresa en términos generales realiza también pruebas para analizar la calidad de las
materias primas sobre todo para medir el nivel o la cantidad de impurezas que se presenten en
los productos.
aprobación y pago de facturas: Este paso corresponde a los desembolsos o pago del
abastecimiento realizado por los proveedores, allí se realiza la respectiva causación de las
facturas generadas en relación con las órdenes de pedido o de compra emitidas por la empresa.
Dentro de este proceso se realizar el reconocimiento de las cuentas por pagar y se hace la
planeación de pagos a cada proveedor.
Dentro de este punto es importante evaluar aspectos financieros en términos de beneficios que
puede lograr la empresa, allí se realizan negociaciones como descuentos por pronto pago en
facturas relacionados con pagos antes del vencimiento de las mismas y también están los plazos
de pago establecidos con cada proveedor lo que permite establecer una planeación para lograr
mantener un adecuado flujo en el pago a proveedores en relación con la liquidez que tiene la
empresa.
DISTRIBUCION ALPINA S.A
La estrategia de distribución de la empresa ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A,
consiste en llevar nuevos productos a todas las tiendas del mundo dos veces por semana.
Adicionalmente tienen la capacidad para entregar repartos a cualquier parte del mundo en un
término de 48 horas, teniendo como características principales en la logística:

 Flexibilidad

 Eficiencia

 Alta capacidad de respuesta

ienen plataformas logísticas con software actualizado a la tecnología. Para el almacenamiento
cuentan con áreas de acopio y de apoyo, las cuales están en la vanguardia para manutención y
almacenamiento de cajas y bandejas.
Utilizan bicicletas y vehículos eléctricos para el transporte interno de mercancías. Reutilizan
hasta cinco veces cajas de cartón lo que ha permitido ajustarse a estándares internacionales de
sostenibilidad.
Se ha reducido la densidad del embalaje lo que ha permitido 2,3 millones de kilómetros en
desplazamiento por carretera, en el último año.
El centro de distribución de la empresa ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A está
situado en diferentes ciudades de Colombia y sus principales ciudades, donde se distribuyen
todos los pedidos a las más de 2000 tiendas que tienen en Colombia y el mundo.
La distribución es la encargada de distribuir de manera eficiente los productos a los clientes,
para esto necesita controlar los despachos, pero también el inventario de la bodega, por lo tanto,
es la encargada de negociar con las empresas proveedoras y de mantener la bodega con los
productos adecuados para no fallar a los requerimientos de los clientes.
Diseño de los canales de distribución: La empresa establece su canal de distribución de tal
manera que no solo satisfaga las necesidades de los clientes, sino que además le dé una ventaja
2

competitiva. Por ello para el diseño de los mismos se requiere de un método bien organizado
para diseñar canales que satisfagan a los clientes y superen la competencia, para esto la empresa
tiene en cuenta 5 factores básicos:

 Especificar la función de la distribución  Seleccionar el tipo de canal  Determinar la

intensidad de la distribución  Seleccionar a miembros específicos del canal  Consideraciones
legales.
Los modos son los métodos por los cuales se hace llegar la mercancía y los medios son los
medios de transporte utilizados para su traslado.
Los medios y modos de transporte de la empresa ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS
S.A, son puntos fundamentales para garantizar el cumplimiento de las necesidades de nuestros
clientes y de esta forma poder garantizar el éxito de la empresa. Una planeación adecuada de los
medios y modos de transporte le permitirá a la empresa lograr que el producto llegue a tiempo,
en buen estado al consumidor final logrando satisfacer sus necesidades, por eso hay que realizar
un buen análisis a la hora de escoger los medios y modos a utilizar en las estrategias de
distribución porque no solo se trata de satisfacer al cliente, para garantizar su fidelización, sino
también evaluar de manera recurrente el impacto económico que estos generan en la operación.
En la empresa ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A establece la organización de los
transportes dependiendo de la distribución geográfica de los puntos (de servicios ofertados,
almacenes, clientes) entre los cuales se realiza el flujo de los productos. Toda esta operación de
transporte está integrada en una de las tres funciones aseguradas por el sistema logístico:
elaboración del producto, aprovisionamiento y distribución física.
Podemos distinguir dos grandes categorías de problemas en la empresa en cuanto a la estrategia
de transporte: por una parte, la elección del medio y por otra la programación de los
movimientos.
Prácticamente, la elección de los medios y modos de transporte depende de la capacidad que
requiere la operación logística de abastecimiento y distribución, además del modelo de rutas
para entregas el cual debe ser realizado al mismo tiempo que la localización de los puntos de
tránsito.
2

• Elabore un diagrama de flujo de los procesos del área seleccionada, según las
técnicas y métodos de programación y las herramientas de control involucradas en el
proceso. Para trazar el diagrama puede utilizar el software sugerido en el material de
formación “Procesos y sistemas de información” o el de su preferencia.

DIAGRAMA DE FLLUJO APROVISIONAMIENTO ALPINA S.A

DIAGRAMA DE FLUJO ALPINA S,A

2
2

• Plantee el diseño del manual de procesos y procedimientos, de manera estandarizada

y contemplando los servicios, costos, espacios, factores internos y externos y
2

tecnologías de la información involucrados. , Realice el perfil del manual, para esto

defina un diseño de presentación de acuerdo a las indicaciones suministradas en el
material de formación mencionado.

Alpina Productos Alimenticios S.A.

Nombre de la Dependencia : Produccion Código : 01
Nombre del Manual: Actividad de Produccion Fecha: 14-02-2019
Alpina
Nombre del cargo: Jefe de Producción
Numero de cargo: Uno
Cargo del jefe inmediato: Gerente General
Objetivo Principal
Es la persona responsable del correcto funcionamiento, coordinación y organización del área de
producción de la empresa, tanto a nivel de producto como a nivel de gestión del personal obrero,
con el objetivo de que el trabajo se realice satisfactoriamente.
Funciones Esenciales
-Gestionar y supervisar personal a su cargo.
-Organizar y planificar la producción de la empresa.
-Organizar y planificar el aprovisionamiento de materia prima y distribución y transporte de
productos terminados de la empresa.
-Coordinar con las diferentes áreas de comercialización.
Procedimiento
-Conseguir el orden y aseo constante en el inicio de la jornada para un mejor ambiente en la
ejecución de labores.
-Realizar la correcta organización del personal de planta a través de órdenes al personal a su
cargo.
-Le explica el procedimiento necesario a sus subordinados para llevar el objetivo del área de
producción.
-Recibe reporte completo de su supervisor de producción.
-Atiende solicitudes, quejas y peticiones del supervisor, auxiliares y operarios.
-Determinar la mejor forma de resolver las quejas y peticiones de supervisor, auxiliares y
operarios.
-Realice el informe de actividades diarias, para elaborar su reporte diario para el gerente general,
jefe de comercialización, jefe y de recursos humano.
2

Alpina Productos Alimenticios S.A.

Nombre de la Dependencia : Produccion Código : 02
Nombre del Manual: Actividad de Produccion Fecha: 14-02-2019
Alpina
Nombre del cargo: Operario
Numero de cargo: 02
Cargo del jefe inmediato: Supervisor
Objetivo Principal
Es la persona encargada de transportar la materia prima y productos terminados de un lugar a otro,
además de otras tareas relacionadas en el proceso de producción en la planta, a petición de los
supervisores y del jefe producción.

Funciones Esenciales
-Realizar las tareas del transporte de materia prima
-Realizar otras tareas relacionadas con el proceso de producción de la planta.
-Ayudar a organizar la producción de la empresa.
-Ayudar a organizar el aprovisionamiento de materia prima y la distribución y transporte del
producto terminado de la empresa.
-Coordinar con el supervisor y otros auxiliares de planta el trabajo efectuado mediante una eficaz
y eficiente comunicación.
-Ayudar a optimizar los procesos de trabajo dentro de la planta de producción.

Procedimiento
-Efectuar el orden y el aseo al inicio de la jornada de trabajo para un mejor ambiente en la
ejecución laboral.
-Cumplir con las órdenes de organización del personal de planta del supervisor y jefe de
producción.
-Lleva a cabo el procedimiento necesario para cumplir con los objetivos del área de producción,
explicados y detallados por los supervisores y jefe de producción.
-Espera la orden verbal o escrita del jefe de producción.

Este manual de control, muestra el procedimiento interno del área de producción de la

empresa Alpina Productos Alimenticios S.A. el cual se crea para obtener una información
detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de
las distintas operaciones o actividades que se realizan en la empresa.
2

BIBLIOGRAFIA
Recuperado de las siguientes paginas de internet.
 https://repository.unad.edu.co/bitstream/handle/10596/34980/jfcutivaz..pdf?
sequence=3