DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRATACIONES PÚBLICAS (DGCP)

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE APROBACIÓN DE UN

PROCEDIMIENTO EXCEPCIONAL DE CONTRATACIÓN ANTE DGCP

MAYO-2021

Versión 1
(07.05.2021)
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DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRATACIONES PÚBLICAS

DIRECCIÓN GENERAL

RAPHAEL FUENTES
Director General

GLADYS BANDIERA
Subdirectora General

IVÁN SALAZAR
Secretario General

DIRECCIÓN DE PROCEDIMIENTO EXCEPCIONAL

OLIVER BONILLA FOSSATTI

Director

HEIDY ORTEGA ORTIZ

Asesora Legal

MARIANETTE GANTES
Asesora Legal
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ÍNDICE

I. ASPECTOS GENERALES.………………………………………………………….. 4

A. Objetivo del Manual……………………………………………………………………. 4

B. Aspectos Legales.…………………………………………………............................ 4

C. Alcance del Manual …………………………………………………………………… 5

II. REQUISITOS DE LA SOLICITUD DE APROBACIÓN……...........................5

A. Requisitos de Forma…………………………………………………………………….5

B. Documentos Mínimos…………………………………….……………………………..6

C. Requisitos Especiales………………...….……………………………………………..6

D. Otros Requisitos……………………………………………………...………………….9

III. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y APROBACIÓN.….……………...………..9

IV. DOCUMENTOS ESTANDARIZADOS……………..……………………………….11

V. ENTRADA EN VIGENCIA…………………………………………………….……….11
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I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivo del Manual

 Proveer a las entidades bajo el ámbito de aplicación de la Ley 22 de junio de 2006,

que regula la contratación pública, ordenado por la Ley 153 de 2020, los pasos y
procedimientos a seguir para llevar a cabo la adquisición de bienes, servicios u obras
cuando se produzcan hechos o circunstancias por los cuales la celebración de
cualquiera de los procedimientos de selección de contratista establecidos en el
artículo 56 de esta ley, ponga en riesgo la satisfacción de los requerimientos e
intereses del Estado.

 Integrar aspectos normativos, reglamentarios y procedimentales para que coadyuven

en la coordinación de las responsabilidades, ante la solicitud de un procedimiento
excepcional de contratación que requiera la aprobación de la Dirección General de
Contrataciones Públicas, por parte de las entidades bajo el ámbito de aplicación de
la Ley 22 de junio de 2006, que regula la contratación pública.

 Presentar la información necesaria que permita a las entidades bajo el ámbito de

aplicación de la Ley 22 de junio de 2006, orientarse respecto al uso del Sistema
Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra”, en virtud de que la
solicitud de aprobación del procedimiento excepcional de contratación que requiera
someterse a evaluación de la Dirección General de Contrataciones Públicas, se
tramitará de manera exclusiva, a través del citado Sistema, garantizando así los
principios de publicidad y transparencia.

Para los fines del presente instructivo, los términos siguientes se entenderán así:

 DGCP: Dirección General de Contrataciones Públicas.

 DIPEC: Dirección de Procedimiento Excepcional de Contratación.
 La Ley: Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, qua regula la Contratación
Pública, ordenado por la Ley 153 de 2020.
 El Decreto: Decreto Ejecutivo N° 439 de 10 de septiembre de 2020, que reglamenta
la Ley 22 de 2006, que regula la Contratación Pública.
 “PanamaCompra”: Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas.
 “PE”: Procedimiento Excepcional de Contratación.
 Avalúos Oficiales: Avalúos realizados por la Contraloría General de la República y
por la Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado del Ministerio de Economía y
Finanzas.

B. Aspectos Legales

 Texto Único de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, que regula la contratación pública,

ordenado por la Ley 153 de 2020, publicado en Gaceta Oficial N° 29107-A de 07 de
septiembre de 2020.
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 Decreto Ejecutivo N° 439 de 10 de septiembre de 2020, que reglamenta la Ley 22 de

2006, que regula la Contratación Pública, publicado en Gaceta Oficial N° 29112 de
14 de septiembre de 2020.
 Ley 38 de 31 de Julio de 2000 “Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría
de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta
disposiciones especiales”.
 Ley que dicta el Presupuesto General del Estado, para cada vigencia fiscal.

C. Alcance del Manual

El presente instructivo hace referencia exclusivamente a los requisitos exigidos por parte
de la DGCP, cuya competencia abarca las contrataciones excepcionales hasta un máximo
de trescientos mil balboas (B/.300,000.00), de conformidad con el artículo 83 de La Ley.

La aprobación para contratar mediante procedimiento excepcional, no será aplicable o

requerida en los siguientes casos:

a. Las contrataciones realizadas por los intermediarios financieros y las sociedades

anónimas en las que el Estado sea propietario del 51% o más de sus acciones o
patrimonio, en los casos en que no sobrepasen los trescientos mil Balboas
(B/.300,000.00), que deberán ajustarse a lo dispuesto en sus leyes orgánicas (Artículo
83 de La Ley);

b. Las adquisiciones de bienes, servicios u obras cuya cuantía no superen los diez mil
balboas (B/.10,000.00), se aplicará un procedimiento expedito por cotizaciones que
será reglamentado por el Órgano Ejecutivo (Artículo 57 de La Ley);

c. Las contrataciones sujetas al procedimiento especial de contratación (Artículo 84 de

La Ley);

d. Las contrataciones que estén expresamente exceptuadas por disposición de la

respectiva Ley de presupuesto vigente;

e. Donaciones que realice el Estado sobre sus bienes, cuando la cuantía del bien no
sobrepase B/.300,000.00; o donaciones de bienes que reciba;

f. Convenios o acuerdos que no impliquen erogación de fondos públicos.

II. REQUISITOS DE LA SOLICITUD DE APROBACIÓN DE LA

CONTRATACIÓN MEDIANTE PROCEDIMIENTO EXCEPCIONAL.

A. Requisitos de Forma.

1. Para realizar la solicitud, deberá utilizar el documento denominado “Nota de Solicitud de

Aprobación de Procedimiento Excepcional de Contratación”, con código PRL-0090, de
los documentos estandarizados que se encuentran en “PanamaCompra”.
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Puede hacerse uso de la firma electrónica calificada, emitida por un prestador de

servicios de certificación de firmas electrónicas o por el Registro Público de Panamá,
como prestador de servicios de certificación.

2. La solicitud y documentación sustentadora deben presentarse en la forma que señala

este instructivo, cada documento debe estar debidamente identificado, sus páginas
deben estar foliadas con numeración consecutiva y legible.

B. Documentos Mínimos.

Toda solicitud de autorización de procedimiento excepcional de contratación, debe ir

acompañada de los documentos indicados en el artículo 151 de El Decreto.

C. Requisitos Especiales.

C-1. Según Causal:

1. Numeral 1. Cuando no haya más de un oferente o no haya sustituto adecuado.

a. Fotocopia simple de la Carta del Fabricante, en caso de único distribuidor o

único representante autorizado, a la fecha, la cual deberá ser expedida en
español o estar traducida por Traductor Público Autorizado y, en caso de
haber sido expedida en el extranjero, deberá ser legalizada para tener
validez en nuestro país.
b. Certificación de autoridad competente, en caso de propietario de marca
registrada o derechos de autor.
c. En caso que no haya sustituto adecuado, desarrollar ampliamente las
razones que fundamentan esta consideración (deben ser sustentos de
carácter objetivo).

2. Numeral 2: Urgencia Evidente. Se deberá sustentar el cumplimiento de todos los

elementos de una “urgencia evidente”. (Ver artículo 2, numeral 56 de La Ley).

3. Numeral 3: Situaciones excepcionales relacionadas con urgencias o desastres

naturales: Aplica solo en casos de desastres ocasionados por fenómenos de la
naturaleza.

a. Aportar copia de Resolución de Consejo de Gabinete que declara estado de

urgencia.

4. Numeral 6: Permuta de bienes muebles e inmuebles:

a. Avalúos Oficiales de los bienes propiedad del Estado.

b. Avalúos Oficiales de los bienes adquiridos por el contratista, y que serán
ofrecidos a la institución.
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Observación: Para efectos de establecer el valor de los bienes indicados en

el párrafo que antecede, se tomará en cuenta los valores netos, es decir,
montos sin incluir impuestos de ley.
Margen de tolerancia en avalúos: 10% en caso de bienes muebles y 15%
bienes inmuebles.
c. Facturas de los bienes muebles adquiridos por el contratista o Certificado de
Registro Público del inmueble de su propiedad, según lo que aplique.
d. Certificado de Propiedad del bien (mueble o inmueble) propiedad del Estado
emitido por el Registro Público de Panamá.
e. Certificación que indique que el contratista no labora en la institución, emitida
por la Dirección o Departamento de Recursos Humanos de la respectiva
entidad.

5. Numeral 7: Obras de arte o trabajos técnicos, cuya ejecución solo pueda

confiarse a artistas reputados o reconocidos profesionales:

a. Si es persona natural, aportar hoja de vida e idoneidad, en caso de aplicar;

y si se trata de persona jurídica, aportar una reseña de la experiencia y
trayectoria.

6. Numeral 10: Contratos relacionados con la seguridad y defensa del Estado:

a. Aportar documento de la Dirección Institucional de Asuntos de Seguridad

Pública (DIASP) del Ministerio de Seguridad Pública, donde certifique que el
bien a adquirir se clasifica como sistema, equipo o armamento sofisticado.

7. Numeral 11: Referente a proyectos relacionados con investigación científica o

tecnologías de innovación, en que no haya oferente dentro de la República de
Panamá, que se ajuste al nivel técnico solicitado. Esta disposición es solo
aplicable a la Secretaría Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación
(SENACYT).

C-2. Según Objeto Contractual:

1. Consultorías:

Aportar hoja de vida o reseña de la experiencia y trayectoria de la persona

natural o jurídica a contratar. Además de idoneidad o equivalente, si aplica.

2. Servicios de Capacitación:

a. Listado de servidores públicos que van a recibir la capacitación, con detalle

del nombre completo, número de cédula de identidad personal y el cargo que
ocupa en la institución;
b. Si la capacitación es impartida en nuestro país, por personas, organismos,
institutos o entidades particulares, debe aportarse el visto bueno del Instituto
Nacional de Formación Profesional y Capacitación para el Desarrollo
Humano (INADEH);
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c. Licenciaturas, postgrados y maestrías: En los casos de universidades

privadas radicadas en la República de Panamá, debe adjuntarse la
aprobación de la carrera, el plan y programas de estudio de la licenciatura,
postgrado o maestría, por parte de la Universidad de Panamá o la
Universidad Tecnológica de Panamá, según corresponda.

3. Servicios de Publicidad: Incluye servicios publicitarios en televisión, cine,

radio, medios digitales, prensa oral o escrita, redes sociales, vallas, afiches,
anuncios, brindados a nivel local, nacional o internacional.

a. Se debe aportar la autorización o visto bueno de la Dirección General de

Comunicación del Estado. Se exceptúan de este requisito:

a.1. Anuncios oficiales que deban publicarse en medios de comunicación

social, por disposición legal o procedimiento administrativo. En tal
caso, debe hacerse mención de la norma que lo dispone;

a.2. Dirección General de Comunicación del Estado, cuando sea ella la

unidad requirente del servicio.

4. Suministro de Boletos Aéreos:

a. Visto bueno del Ministerio de la Presidencia, según Normas de

Administración Presupuestaria previstas en la Ley de Presupuesto vigente.

5. Suministro y/o mantenimiento de equipo de tecnología, informática, sistemas

de información y telecomunicaciones.

a. Certificado de Revisión Técnica, expedido por la Autoridad Nacional para

la Innovación Gubernamental, para montos superiores a cincuenta mil
balboas (B/.50 000.00);

b. Para el uso de celulares, indicar el nombre completo y el cargo de cada

colaborador que utilizará el servicio, los cuales se deben ajustar a las
normas que al efecto se establezcan en la Ley de Presupuesto General del
Estado;

c. Idoneidad o registro, según se trate de persona natural o jurídica

respectivamente, expedido por la Junta Técnica de Ingeniería y
Arquitectura, para los casos en que se requiera, por la naturaleza del
servicio (instalación, mantenimiento, soporte técnico).

6. Adquisición de Bien Inmueble: Cuando el Estado adquiera un inmueble

mediante compraventa, se aportará:

a. Fotocopia simple del Certificado de Propiedad del inmueble, expedido por

el Registro Público de Panamá, que indique las generales del inmueble, el
propietario, gravámenes y restricciones, y cualquiera otra información
relevante, con una vigencia no mayor de un año (Art. 637 Código Judicial);
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b. Avalúos Oficiales, con una vigencia no mayor de dos (2) años;

La información que se plasme debe atender a lo señalado en el Capítulo XV

de El Decreto.

7. Arrendamiento de bien inmueble (como arrendador o arrendatario):

a. Fotocopia simple del Certificado de Propiedad del Bien Inmueble, expedido
por el Registro Público, que indique las generales del inmueble, el
propietario, gravámenes y restricciones, y cualquiera otra información
relevante, con una vigencia no mayor de un año (Art. 637 Código Judicial);
b. Avalúos oficiales (Atender Capítulo XV de El Decreto).

8. Disposición de bienes muebles e inmuebles mediante venta: incluye venta de

bienes muebles o inmuebles previa subasta, de acuerdo con el artículo 64 de
La Ley:
a. Fotocopia simple del Certificado de Propiedad del Bien Inmueble, expedido
por Registro Público de Panamá, que indique las generales del inmueble,
el propietario, gravámenes y restricciones, y cualquiera otra información
relevante, con una vigencia no mayor de un año (Art. 637 Código Judicial);

b. Avalúos Oficiales con una vigencia no mayor de dos (2) años. (Atender
Capítulo XV de El Decreto).

D- OTROS REQUISITOS:

1. Municipios y Juntas Comunales:

En los casos de contrataciones excepcionales celebradas por los Municipios y Juntas
Comunales, adicional a lo antes expuesto, se deberá aportar el Acuerdo Municipal o
Resolución de Junta Comunal, autorizando la contratación conforme lo establece la Ley
No.106 de 8 de octubre de 1973 y demás normas aplicables.

2. Documentos Procedentes del Extranjero:

Toda documentación procedente del extranjero y en idioma distinto al español, deberá
ser traducida a este idioma por traductor público autorizado y contar con la debida
Apostilla o legalización consular, según proceda.

III. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DE UN “PE”.

El proceso de aprobación de un procedimiento excepcional de contratación ante la DGCP,

inicia con la admisión de la solicitud.
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Una vez admitida la solicitud, la DGCP evaluará el cumplimiento de los requisitos

documentales aportados, así como la conveniencia de la contratación, conforme a los
planes y políticas del Estado.

En función de lo planteado y con la intención de llevar a cabo un proceso revestido de

eficacia, eficiencia y transparencia, se observarán las siguientes reglas:

1. Solo se atenderán las solicitudes que se presenten a través de “PanamaCompra”.

2. La admisión de la solicitud del PE queda supeditada a la presentación de toda la

documentación que acredite el cumplimiento de los aspectos legales, técnicos y
financieros de la contratación, así como las autorizaciones y aprobaciones
institucionales correspondientes. Esta acción será realizada por un primer filtro o etapa
de evaluación que denominamos “Pre-DIPEC”, que determinará la admisión de la
solicitud o su denegación por incumplimiento de requisitos.

3. Se establece como fecha límite para procesar solicitudes, el día veinte (20) de cada
mes. En consecuencia, toda solicitud que se presente con posterioridad a la fecha
señalada, una vez sea admitida, será procesada el siguiente mes.

4. Una vez admitida la solicitud, será evaluada por el equipo jurídico de DIPEC. Si se
realizan observaciones subsanables, la entidad tendrá un término de cinco (5) días
hábiles, para dar respuesta. Transcurrido dicho término, sin que hayan subsanado las
observaciones, la solicitud será rechazada por incumplimiento de los requisitos
(omisión o defecto).

5. Cuando se encuentren más de tres observaciones en una misma solicitud, esta será
rechazada de plano por incumplimiento de los requisitos (omisión o defecto).

6. En todos los casos que la solicitud haya sido rechazada por incumplimiento de
requisitos (omisión o defecto), la institución podrá presentar una nueva solicitud,
iniciando un nuevo registro o publicación en “PanamaCompra”.

7. La DGCP, dentro del límite de su competencia, podrá establecer la información o

requisitos adicionales para la mejor evaluación de las solicitudes presentadas.

8. De no mediar observaciones, la DGCP procederá a expedir la aprobación del

procedimiento excepcional de contratación, a través de una nota, que se publicará en
“PanamaCompra”.

9. La entidad tendrá la obligación de ajustar el estado, de acuerdo a la acción que señale

la nota enviada por DGCP, es decir: en caso de aprobación del PE, cambiará a
“Autorizado”; en caso de rechazo, cambiará a “Cancelado”.

10. En los casos en que la respectiva entidad no realice la acción de ajustar el estado, en
“PanamaCompra”, y presente una nueva solicitud, esta podrá ser rechazada en virtud
de no cumplir con lo solicitado.
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IV. DOCUMENTOS ESTANDARIZADOS.

En el Sistema “PanamaCompra”, se encuentran los documentos estandarizados, que son

formatos únicos y de obligatorio cumplimiento, para las entidades, al momento de presentar
una solicitud de aprobación para contratar mediante procedimiento excepcional, a saber:

Nombre del documento Tipo de documento Código de documento

Nota de solicitud de
aprobación de Procedimiento Solicitud PRL-0090
Excepcional de Contratación
Certificación de No
(Procedimiento Excepcional)
Presentación de otros PRL-0091
Certificación
Interesados
Informe Técnico Fundado Informe PRL-0092
Informe de Concurrencia de
Informe PRL-0093
otros Interesados
Guía para hacer Estudio de
Reporte PRL-204
Mercado

V. ENTRADA EN VIGENCIA.

Este Manual de Procedimiento (instructivo) para Solicitud de Aprobación de un

Procedimiento Excepcional de Contratación ante la DGCP, entrará en vigencia a partir del
día lunes diecisiete (17) de mayo de dos mil veintiuno (2021), previa publicación en
“PanamaCompra”.

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FUENTES GARUZ RAPHAEL ARIEL -
GARUZ RAPHAEL ID 8-713-1074
ARIEL - ID 8-713-1074 Date: 2021.05.10 10:39:33 -05'00'

RAPHAEL FUENTES
Director General

gbp/obf//hoo/mgv.-