ADMIN 04 Procesador Textos

Procesador de textos: Word.
Principales funciones y
TEMA utilidades. Creación y estructuración del documento.
Gestión, grabación, recuperación e impresión de
4 ficheros. Personalización del entorno de trabajo.

ADMINISTRATIVOS ESTADO (versión 062021)
Un procesador de textos es una aplicación informática destinada a la creación y

modificación de documentos escritos por medio de un ordenador. Representa una
alternativa moderna a la antigua máquina de escribir, ya que es mucho más potente y
versátil que ésta.
Los procesadores de textos más utilizados en el mercado son:

• WORD: Procesador de textos que forma parte de la suite Microsoft Office.
La suite MICROSOFT OFFICE PROFESIONAL 2019 incluye Word, Excel (hoja de
cálculo), Access (base de datos), PowerPoint (presentaciones gráficas),
Outlook (gestor de correo electrónico), Publisher (programa de autoedición
sencillo para crear publicaciones) y OneNote (crear y compartir notas entre
usuarios).
Existen diferentes opciones de la suite Microsoft Office (hogar, educación,
standard,…), que se diferencian en las aplicaciones que incluyen. También está
disponible el servicio de suscripción Microsoft Office 365, que mediante un
pago anual te permite acceso las últimas versiones de los programas. Y Office
Online es la propuesta gratuita de Microsoft en la nube.
• WORDPERFECT: Procesador de textos que forma parte de la suite

WordPerfect Office Profesional.
La suite WORDPERFECT OFFICE PROFESIONAL 2020 incluye WordPerfect,
Quattro Pro (hoja de cálculo), Paradox (base de datos), Presentations
(presentaciones gráficas), Lightning (recopilar texto e imágenes de varias
fuentes y reutilizarlo más tarde), AfterShot (editar fotografías), Multicam
Capture Lite (captura de vídeo) y Roxio Secure Burn (grabar y cifrar datos en
medios extraíbles).
Esta suite también dispone de otras versiones: Standard, Hogar,…
• WRITER: Procesador de textos que forma parte de la suite LibreOffice

(software libre y de código abierto).
La suite LIBREOFFICE 7.0.2 incluye Writer (procesador de textos), Calc (hoja de
cálculo), Impress (presentaciones gráficas), Draw (aplicación de dibujo y
diagramas de flujo), Base (base de datos) y Math (edición de fórmulas
matemáticas).
Tema 4 PROCESADOR DE TEXTOS: WORD
Todos ellos disponen de múltiples herramientas para trabajar con textos y

trabajan en modo WYSIWYG (What You See Is What You Get). En este tema vamos a
comentar las herramientas disponibles en WORD.
También existen alternativas para editar texto mucho más sencillas como:
• NOTEPAD: Sin opciones de maquetación de texto, crea archivos TXT (solo

texto). Viene incluido en los accesorios de Windows.
• WORDPAD: Otro de los accesorios de Windows (con muy pocas opciones). En

un sencillo procesador de textos que crea archivos RTF, aunque también
guarda en otros formatos (.txt, .odt,…)
• También podemos encontrar herramientas de procesador de textos en la

nube, como puede ser GOOGLE DOCS, ZOHO WRITER, DROPBOX PAPER o el
ya comentado OFFICE ONLINE. Además, muchos de ellos disponen de varios
Gb de almacenamiento en la nube para nuestros documentos, como GOOGLE
DRIVE (donde está integrado Google Docs), con sus 15 Gb de almacenamiento.
WORD es el procesador de textos por excelencia. Es el más utilizado y es

propiedad de MICROSOFT. Podría decirse que con WORD podemos realizar casi
cualquier maquetación que nos apetezca. Aunque si queremos realizar algún tipo de
publicidad compleja, hay que acudir a programas de diseño gráfico especializados, que
tienen herramientas específicas.
MICROSOFT WORD ha tenido varias versiones a lo largo de los años (existen

algunas más anteriores): 97, 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016. La última versión
es WORD 2019. En este tema se va a comentar Word 2019, ya que es la versión indicada
en esta convocatoria.
Un cambio importante en este procesador de textos se produjo con Word 2007.

El antiguo sistema de menús para acceder a las distintas herramientas de maquetación
disponibles desapareció, siendo sustituido por la denominada cinta de opciones.
Todavía se mantienen las ventanas para elegir opciones de decoración, que
prácticamente no han sido modificadas respecto a versiones anteriores.
Para realizar las tareas de formato del documento utilizaremos la cinta de

opciones y las opciones que aparecerán en las distintas ventanas.
En la cinta de opciones aparecen diversas pestañas y, al pulsar una de ellas, los

botones de la cinta cambian. Además, aparecen nuevas pestañas cuando realizamos
ciertas tareas. Por ejemplo, si insertamos una imagen y la seleccionamos, aparece al
final la pestaña Formato, para modificar características de la imagen.
ADMINISTRATIVOS DEL ESTADO (versión 062021) 4.2

También disponemos en la parte superior izquierda de la

barra de herramientas de acceso rápido. Utilizando estos
botones podemos realizar tareas elementales del procesador de
textos: Nuevo, Abrir, Guardar, Deshacer y Rehacer, Vista previa,
Imprimir, Ortografía… (evitamos así ir a la pestaña Archivo, que
es donde se encuentran la mayoría de estas opciones).
Inicialmente solo aparecen en esta barra tres botones, pero
podemos añadir más (observar la imagen). Y podemos poner en
esta barra cualquier botón para realizar la tarea que nos interese,
accediendo a la opción del menú Más comandos.
Y por último, también disponemos de la minibarra de

herramientas. Cuando seleccionamos un texto, y apuntamos
con el ratón a la zona seleccionada, aparece una pequeña
barra de herramientas para realizar ciertas tareas.
Si esta minibarra de herramientas la encontramos molesta, la podemos desactivar

en la pestaña Archivo → Opciones → General → Desactiva la opción Mostrar minibarra
de herramientas al seleccionar.
Vamos a comentar algunas de las tareas fundamentales que podemos realizar con
este programa, así como la forma de acceder a ellas para ejecutarlas.
CREACIÓN DE UN DOCUMENTO BÁSICO
Al ejecutar el programa nos aparece

una ventana donde podemos abrir un
archivo reciente o cualquier otro
documento, o bien, realizar un documento
nuevo a partir de una plantilla. Y en todo
momento podemos obtener un documento
nuevo utilizando el botón de la barra de
acceso rápido, o a través de la pestaña
Archivo → Nuevo. Podemos elegir entre Documento en blanco o elegir una plantilla de
las que nos propone, e incluso, buscar una plantilla en Internet.
Ya se puede ir escribiendo el texto del documento y usar las teclas RETROCESO

(borra del cursor hacia la izquierda) y SUPR (borra del cursor hacia la derecha) para
modificar errores de escritura en el documento.

Las faltas de ortografía las podemos corregir con el

corrector ortográfico, en la pestaña Revisar → Ortografía y
Gramática (F7). Localizará todas las palabras de nuestro texto
que no aparezcan en el diccionario de Word. Cuando las
encuentra, podemos omitirlas (una vez o todas las veces que aparezcan en el texto),
podemos agregar la palabra al diccionario, o bien, la podemos reemplazar (una vez o
todas que aparezcan) por una de las sugerencias que nos ofrezca (o también se puede
escribir a mano, si no encontramos la sugerencia adecuada).
Y buscar palabras similares a las que hemos escrito utilizando el diccionario de

Sinónimos (MAY + F7). A un diccionario de sinónimos también se le llama thesaurus o
tesauro. Para ello, seleccionar el texto y pulsar el botón Sinónimos; y aparecerá un panel
con los distintos sinónimos.
Para cambiar texto de un sitio a otro del documento

usaremos las herramientas Cortar (CTRL + X), Copiar (CTRL + C) y
Pegar (CTRL + V), disponibles en la pestaña Inicio.
Y para almacenar el documento utilizaremos el

botón Guardar (CTRL + G) de la barra de acceso rápido, o
utilizar las opciones de la pestaña Archivo → Guardar y
Guardar cómo. Podemos elegir la ubicación dónde
queremos guardar el documento, incluido OneDrive,
servicio de almacenamiento de Microsoft, que ofrece 5
Gb de almacenamiento gratuito,
Para trabajar con un documento ya almacenado

tenemos que abrirlo, con el botón Abrir de la barra de
inicio rápido, o con la pestaña Archivo → Abrir (CTRL + A).
Nos aparece una lista de los archivos recientes o nos
ofrece poder ir a buscar el archivo a una ubicación
concreta.

SELECCIÓN DE TEXTO
Para proceder a la maquetación del texto del documento, en muchas ocasiones

tendremos que seleccionarlo. Para ello procederemos de la forma habitual.
Algunos trucos que hay que saber para seleccionar texto:

o En la zona del margen izquierdo, al hacer un clic delante de una línea la
seleccionamos entera. Dos clics marcan todo el párrafo y tres clics, el
documento completo (también podemos hacer esto último con CTRL + E).
o Para seleccionar texto salteado, utilizaremos la tecla de CTRL.
o Con dos clics en una palabra la seleccionamos entera. Y con tres clics dentro de
un párrafo, también lo seleccionamos entero.
o Con CTRL + clic dentro de una frase, seleccionamos la frase entera. Para que
funcione, no tener nada seleccionado.
Por último, comentar que en muchas ocasiones seleccionamos más de lo que

realmente hace falta. Por ejemplo:
Para aplicar maquetación de fuente a una palabra (negrita,…), no hace falta
seleccionarla entera. Con colocar el cursor en la palabra es suficiente.
Para aplicar maquetación de párrafo (alineación, sangrías, interlineados,…) a un párrafo
tampoco hay que seleccionarlo entero. Bastará con colocar el cursor en el párrafo, o
bien, seleccionar un trozo. Si la maquetación hay que aplicarla a varios párrafos, habrá
que seleccionarlos, pero no hace falta que estén seleccionados enteros.
PREPARAR UN DOCUMENTO PARA LA IMPRESIÓN
Por defecto Word pone unos márgenes a los documentos nuevos. Si los queremos
modificar, podemos ir a la pestaña
Disposición. Si queremos poner los márgenes
con medidas exactas, accederemos a la
ventana Configurar página (haciendo clic en la
flecha - ver imagen).
También podemos cambiar la orientación del papel (vertical u horizontal) y el

tamaño del papel (A4, A5, A3,…).
En la pestaña Archivo → opción Imprimir (CTRL + P), podemos ver una vista previa
del documento (también podemos llegar aquí con el botón Vista previa de Impresión e
Imprimir de la barra de acceso rápido) y podemos proceder a la impresión del mismo.
Podemos elegir, entre otras opciones propuestas:
o Número de copias y la impresora por la que vamos a imprimir.
o Si queremos imprimir el documento completo o parcialmente.
Por ejemplo: 2, 4, 6-10 (imprimiría la página 2, la 4 y de la 6 a la 10).
o Si queremos imprimir a una cara o doble cara (si la impresora lo permite).

o Si queremos imprimir, al hacer varias copias, de

forma intercalada (las hojas ya ordenadas) o sin
intercalar.
o Elegir la orientación, el tamaño de papel y una
combinación de márgenes (predeterminado o
personalizado).
o Imprimir varias páginas en una misma hoja.
VISTAS DE DOCUMENTO
En la pestaña Vista podemos elegir las distintas vistas
del documento.
Habitualmente trabajaremos en la vista Diseño de

impresión. La vista Modo de lectura podemos usarla
cuando queremos leer el documento, ya que optimiza el
espacio (pensada para pantallas táctiles). El usuario que
desee hacer páginas web con Word usará la vista Diseño
web. Cuando queramos realizar un esquema del documento
de forma manual (es más sencillo hacer el esquema
utilizando los niveles de esquema al crear estilos, o desde la
ventana Párrafo) usaremos la vista Esquema. Y por último
tenemos la vista Borrador, que es útil para tener un control total
sobre los saltos. También se puede cambiar la Vista en la parte inferior derecha de la
pantalla, al lado del zoom (aunque allí no están ni la vista Borrador ni la vista Esquema).
En la pestaña Vista también podemos cambiar el

Zoom de pantalla. Para ello tenemos diversas opciones que
podemos elegir. Otra forma de cambiar el Zoom es con el
manejador que observamos en la parte inferior derecha de
la pantalla. Y también lo podemos cambiar con la rueda del
ratón, si tenemos pulsada la tecla CTRL.
En la pestaña Vista también tenemos

opciones para visualizar documentos de forma
simultánea (botón Organizar todo y Ver en
paralelo), ver dos zonas diferenciadas del mismo
documento (botón Dividir) o crear una nueva ventana con el mismo
documento (botón Nueva ventana). Y también opciones como Regla
(poner o quitar la regla) o Panel de navegación (permite
desplazarnos por un documento mediante unas miniaturas de las
hojas o mediante un esquema, que hay que crear previamente).
MAQUETACIÓN BÁSICA DEL DOCUMENTO
Word dispone de muchas herramientas para maquetar un documento. Realizar

una explicación detallada de todas ellas supondría escribir un manual de esta aplicación.

Por ello, se va a realizar una breve descripción de lo que podemos hacer si nos
convertimos en usuarios avanzados de esta aplicación.
1. Formato de FUENTE (CTRL + M o CTRL + MAY + F): Accedemos a ella por la

pestaña Inicio. Podemos realizar
formatos como Tamaño y Fuente,
Negrita, Cursiva, Tipos de subrayado,
Versalitas (transforma minúsculas en
mayúsculas pequeñas, y las mayúsculas
no las modifica), Superíndice, Subíndice,
Expandido (separación de letras), Cambio de Escala… (usando los botones o
accediendo a la ventana Fuente).
2. Formato de PÁRRAFOS: Alineación (izquierda,

derecha, centrada y justificada), Sangrías
(izquierda, derecha, primera línea y francesa),
Interlineados (sencillo, 1,5, doble, exacto,
mínimo y múltiple), Espacio entre párrafos
(anterior y posterior). Todo esto y alguna opción adicional la encontraremos en
la pestaña Inicio y accediendo a la ventana Párrafo.
Las sangrías izquierda y derecha y el espacio entre
párrafos también se puede realizar desde la
pestaña Disposición.
3. Formato de BORDES y SOMBREADOS: Bordes y sombreados de texto (borde

alrededor de un trozo de texto; previamente hay que seleccionar el texto
deseado y solamente podemos hacer el contorno completo), de
párrafo (hacer clic en párrafo o seleccionarlo entero; podemos
hacer cualquier tipo de borde) y de página (se podrá poner el
mismo borde de página a todo el documento o cualquier combinación que se
desee, aunque para ello es posible que debamos dividir el texto en secciones).
Para realizar bordes ir a la pestaña Inicio y ventana Bordes y sombreado.
Al borde de página también se puede acceder desde la
pestaña Diseño. Además, podremos poner un Color de
página (para que las hojas no sean blancas) y poner una
Marca de agua (imagen o texto que aparece en todas las
páginas como un fondo; esta imagen o texto la inserta en el encabezado para
que se repita en todas las páginas y, posteriormente, podríamos dejarlas en
unas páginas y quitarlas en otras, manipulando los encabezados).
4. Utilización de TABULACIONES (o tabuladores) de distintos tipos:
Izquierda: Escribe de la posición del tabulador hacia la derecha; de

esa forma el texto queda alineado a la izquierda.
Derecha: Escribe de la posición del tabulador hacia la izquierda y el
texto queda alineado a la derecha.

Centrado: Escribe de la posición del tabulador hacia ambos lados (la

mitad para cada lado). La columna formada queda centrada.
Decimal: Pensado para alinear números por la coma decimal. La parte
entera la escribe hacia la izquierda, la coma decimal la pone en la
posición del tabulador, y la parte decimal hacia la derecha.
Barra: Dibuja una barra vertical | en la posición del tabulador. Se
puede usar como separador.
También podemos poner caracteres de

relleno (ventana Párrafo → Tabulaciones) y
poner a qué distancia aparecen las
tabulaciones predeterminadas (la tecla del
tabulador “salta” por los tabuladores
predeterminados, cuando no hemos puesto
ningún tabulador en la regla). El relleno
aparece en el hueco que queda antes de
llegar al tabulador, y puede ser “ninguno”,
“puntos”, “guiones” o “signos de
subrayado”.
Las tabulaciones se pueden poner en la
regla directamente, haciendo clic en ella (eligiendo previamente el tipo de
tabulador, a la altura de la regla, a la izquierda de la pantalla).
5. Creación de TABLAS. Se pueden insertar (pestaña Insertar → Tabla)

y realizar el formato de las mismas. Para ello aparecerán dos
pestañas, Diseño y Presentación, para realizar dichas tareas.
También tenemos la posibilidad de dibujar la tabla (pestaña Insertar
→ Tabla → Dibujar tabla y elegir tipos de línea, grosor,… desde la
pestaña Diseño).
Algunas de las opciones de maquetación que se pueden realizar en las tablas
son:
o Alto de filas: pinchando y arrastrando de las líneas
horizontales, o bien, dando medidas exactas desde la
pestaña Presentación, o desde el botón Propiedades.
La altura puede ser Exacta (medida fija; si el texto no cabe, no se ve
completo) o Mínima (si el texto no cabe, la fila se agranda de forma
automática).
o Ancho de columnas: pinchando y arrastrando de las líneas verticales (al
agrandar una columna, la de al lado disminuye su tamaño, y viceversa, ya
que solamente cambiamos la línea de lugar); pinchando y arrastrando en
la regla (solamente modificamos una columna y afecta al tamaño global de
la tabla).
También podemos dar tamaño con medidas. La medida puede ser en
centímetros o en porcentajes (respecto al tamaño de la tabla).

o Insertar y eliminar filas y columnas.
o Distribuir filas y columnas: Para igualar el tamaño de las

filas y las columnas. Si no tenemos nada seleccionado,
afecta a toda la tabla. Y si tenemos algo seleccionado,
solamente afecta a la selección.
o Combinar celdas (unir varias celdas en una celda única; la selección debe
ser un rectángulo), Dividir celdas (dividir una celda en filas,
columnas o ambas cosas a la vez) y Dividir tabla (separar
una tabla en dos tablas distintas; para unirlas, borrar el
ENTER que separa las dos tablas).
o Cambiar el tipo de línea y realizar
sombreados: desde la ventana Bordes
y sombreados o desde la pestaña
Diseño.
o Elegir un estilo de tabla predeterminado, en la pestaña Diseño.
o Alineación de los datos en las tablas (a elegir entre nueve posiciones

diferentes), cambiar Dirección del texto y
establecer Márgenes de celdas (para toda la
tabla, o bien, podemos poner celdas con
márgenes distintos, accediendo a la ventana
Propiedades de tabla).
o Ordenar datos en una tabla, insertar Fórmulas,
Repetir filas de títulos (se pueden repetir una fila o
varias, empezando siempre por la primera, cuando
una tabla se parte entre dos páginas o entre dos
columnas) y convertir tabla en texto (botón Convertir texto a, que permite
transformar una tabla en párrafos, tabulaciones o texto separado por
puntos y comas, o un carácter a elegir).
6. Insertar ILUSTRACIONES, desde la pestaña Insertar. Entre ellas podemos

distinguir:
o IMÁGENES e IMÁGENES EN LÍNEA: Desde la opción Imágenes buscamos

imágenes que tenemos guardadas en nuestro equipo y con Imágenes en
línea se pueden obtener imágenes desde Internet.

o FORMAS: Insertar formas geométricas. Una de las formas más

utilizadas son los cuadros de texto, rectángulos dentro de los
cuáles podemos escribir texto y maquetar el texto y la figura de
forma independiente. También podemos escribir en cualquier
forma, simplemente hay que tenerla seleccionada y escribir el texto
deseado.
o ICONOS: Aparece una ventana donde podemos elegir entre
distintos tipos de iconos (dibujos sencillos en color negro).
o MODELOS 3D: Imágenes en tres dimensiones que luego podemos
girar como deseemos.
o SMARTART: Insertar un tipo de gráficos combinando imágenes,
formas y textos. Entre ellos podemos destacar los organigramas, diagramas
de ciclo, pirámides,…
o GRÁFICO: Insertar un gráfico realizado a partir de los datos que le
proporcionemos.
o CAPTURA: Realizar una captura de la pantalla del ordenador.
Una vez que hemos insertado una de estas ilustraciones, aparecerá la pestaña
Formato que permitirá realizar cambios sobre la ilustración. Por ejemplo, en las
imágenes nos podemos encontrar opciones como:
o Cambiar el AJUSTE DEL TEXTO, desde el botón
Ajustar texto o desde la ventana Diseño. Los ajustes
disponibles son cuadrado (texto alrededor de la
imagen, formando un cuadro), estrecho (texto
alrededor de la imagen, contorneando la imagen; el
texto entra dentro de la imagen si dentro de la
imagen hay zona “sin pintar”), arriba y abajo (texto
arriba y abajo, y el dibujo en el medio), delante del
texto (el dibujo se superpone al texto), detrás del texto (el dibujo está por
debajo del texto), en línea con el texto (el dibujo se comporta como si fuera
una palabra de texto, se coloca en la posición del texto donde desees, útil
para hacer cuentos con pictogramas) y transparente (similar al estrecho,
pero el texto puede entrar dentro de la imagen si modificamos los puntos
de ajuste, que es una “malla” que rodea la imagen).
Además, en la ventana Diseño, pestaña Ajuste del texto, podemos indicar
si aparece texto por los dos lados de la imagen o solamente por uno de
ellos. Y podemos dejar distancia entre la imagen y el texto que le rodea.
o Cambiar el TAMAÑO. Tenemos opciones en la
pestaña Formato y en la ventana Diseño. Si
accedemos a la ventana observaremos la opción
Bloquear relación de aspecto. Si está activada esta
opción, al cambiar una de las medidas, la otra cambia Acceso a
proporcionalmente. Si está desactivada, podemos ventana Diseño
poner en anchura y altura cualquier medida, aunque
se deforme la imagen.

Pulsando en la flecha que se encuentra en el grupo Tamaño, accedemos a

la ventana Diseño, donde encontraremos opciones para cambiar Tamaño,
Ajuste del texto y Posición.
o RECORTAR la imagen, para quitar zonas sobrantes. También

podemos recortar la imagen a una forma, para que tenga una
forma que no sea rectangular.
o Dar una POSICIÓN a la imagen. Podemos situar la imagen
en cualquier lugar del documento simplemente pinchando
y arrastrando con el ratón. Word nos ofrece unas
posiciones predeterminadas en el botón Posición. También
podemos acceder a la ventana Diseño para dar posición
con medidas (posición absoluta) respecto a distintas zonas
de referencia, o bien, situarla en los lugares más habituales
(izquierda, derecha, centrada, arriba, abajo) desde la
opción alineación.
o Podemos realizar CORRECCIONES en la imagen
(cambiar brillo y contraste, y ajustar la nitidez de
la imagen).
o Cambios en el COLOR de la imagen: saturación,
tono de color, y volver a colorear. En esta última opción aparecen las
variantes Escala de grises, Sepia, Decolorar (poner la imagen muy clara,
muy útil cuando usamos el ajuste detrás del texto) y Blanco y negro (en sus
distintas variantes). También podemos poner un color a toda la imagen.
También encontramos la opción Definir color transparente, que permite
quitar un color de la imagen y que la zona ocupada por ese color esté “sin
pintar”. Es útil para quitar la zona en blanco en el exterior de algunas
imágenes o logotipos.
o Aplicar EFECTOS ARTÍSTICOS: permite que la imagen tenga aspecto de
dibujo a lápiz, acuarela, pintura al pastel, grabado, plastificado…
o QUITAR FONDO de la imagen. Permite quitar el segundo plano de una
imagen.

o CAMBIAR IMAGEN por otra, manteniendo muchos de los atributos que ya

le hemos dado.
o RESTABLECER IMAGEN, para dejar la imagen original y perder los cambios
realizados (restablecer imagen y tamaño, restablece también el tamaño
original y recupera zonas recortadas).
o COMPRIMIR IMÁGENES, permite eliminar definitivamente las zonas
recortadas (si no se comprimen, no se eliminan, simplemente están
ocultas).
o BORDE DE IMAGEN: Elegir el color del borde, el grosor
y tipo de línea (continua, guiones, puntos,…).
o EFECTOS DE IMAGEN: Aplicar distintos efectos a las
imágenes, como Sombra, Reflexión, Iluminado, Bordes
suaves, Bisel y Giro 3D.
o Elegir un ESTILO DE IMAGEN PREDETERMINADO entre
los que Word nos ofrece (son modelos con distintos
efectos de imagen aplicados y otras características,
como bordes, recortes,…)-
o Aplicar a la imagen un TEXTO ALTERNATIVO. Es un texto que se

puede asociar a una imagen y, si construimos una página web,
aparecerá al poner el cursor sobre la imagen.
o Opciones para intercambiar el orden de las imágenes, tales como
TRAER ADELANTE y ENVIAR ATRÁS (intercambiar una posición).
Accediendo a los desplegables también encontramos opciones de enviar la
imagen al frente o al fondo. La imagen insertada
en primer lugar se queda abajo del todo y la
última arriba del todo.
o Opciones para ALINEAR las imágenes, horizontal o verticalmente. En este
desplegable también tenemos opciones para DISTRIBUIR, con las que
podemos dejar las imágenes con la misma separación entre ellas.
o AGRUPAR Y DESAGRUPAR imágenes. Una vez construido un dibujo con
varias imágenes, las podemos seleccionar (para seleccionar varias
imágenes, podemos utilizar la tecla de MAY o la de CTRL) y agruparlas. Así
construimos un “objeto”. A dicho objeto se le podrá aplicar ajuste,
posición, tamaño, y cualquier otra característica deseada.
Si hacemos clic en el objeto, se selecciona el objeto completo. Si hacemos
otro clic en una de las piezas, se selecciona dicha pieza, y también podemos
aplicarle de forma individual, varios atributos de formato. Pero el ajuste y
la posición hay que aplicarla al objeto agrupado.

o GIRAR y VOLTEAR la imagen. Podemos aplicar giros con medidas

desde la ventana Diseño, en la pestaña Posición. También
podemos aplicar giros de forma manual, utilizando el manejador
que aparece en la parte superior de la imagen. También
tenemos un desplegable en la pestaña Formato para realizar giros de 90º
y para realizar volteos (simetría horizontal y vertical).
Muchas de estas características se aplican a las imágenes a través de la cinta de
opciones, pestaña Formato, y usando los botones que allí aparecen.
Pero también podemos aplicarlas a través del panel Formato
de Imagen, que aparece cuando pulsamos en la flecha que
aparece en el grupo Estilos de imagen. En dicho panel
podremos personalizar, con medidas, muchas de las
opciones comentadas anteriormente:
La opción del panel Cuadro de texto,

solamente estará activa cuando
hayamos dibujado un cuadro de texto,
o bien, hayamos escrito dentro de una
forma. En ese caso, aparecerán
opciones para maquetar la forma y el
texto, de forma independiente.
7. Insertar WORDART: A través del botón de la pestaña Insertar

podemos insertar un objeto WordArt. Es similar a un cuadro
de texto, con la única diferencia que al elegirlo desde ese
botón, ya aparecen las letras decoradas y el cuadro no tiene
borde. Después se puede modificar la maquetación y aplicarle
el efecto Transformar, para que el texto tenga formas curvas, en diagonal,…
8. Poner texto en COLUMNAS a todo o parte del

documento. (pestaña Disposición → Columnas y
ventana Columnas).
Realizar dos o más columnas de las mismas medidas
o distintas, con o sin línea entre columnas.
Para aplicar las columnas a todo el documento, simplemente hacer clic en el
documento (o seleccionarlo completo) y elegir las columnas deseadas.

Para aplicar columnas en un trozo del documento, lo más sencillo es seleccionar

dicho texto y poner las columnas. Si entramos en la
ventana, veremos que en el desplegable Aplicar a,
aparece la opción Texto seleccionado.
Al aplicar las columnas en un trozo del documento,
aparecerá al final del párrafo que se encuentra
encima de las columnas, y al final del último párrafo
de las columnas, dos marcas denominadas Salto de
sección (continua). Al aparecer estos saltos, el texto queda dividido en
secciones.
Una sección es un trozo del documento delimitado por saltos de sección. A una
sección se le podrán poner características de formato distintas que al resto de
secciones, como pueden ser columnas, márgenes, orientación y tamaño de
papel, encabezados y pies de página, numeración de líneas,…
Y para crear las secciones, o bien los saltos aparecen de forma automática (los
inserta Word al indicarle que la maquetación afecte únicamente al texto
seleccionado, o de una posición concreta en adelante), o bien se insertan por
el usuario. Los saltos se ven pulsando el botón ¶ de la pestaña Inicio, y si no se
observan correctamente, ir a la vista Borrador (pestaña Vista → Borrador).
Si queremos insertar un salto de sección, lo mejor es colocarse al comienzo de
un párrafo (Word pondrá el salto al final del párrafo anterior) e ir a la pestaña
Disposición → Saltos. Los saltos de sección pueden ser:
✓ Continua: Al realizar el salto, el texto que se encuentra debajo del salto
se queda a continuación. No se produce ningún desplazamiento del
texto. Estos saltos aparecen al realizar columnas en un trozo del
documento.
✓ Página siguiente: El texto que hay debajo del salto se desplaza a la
página siguiente. Estos saltos aparecerán entre hoja horizontal y vertical
y viceversa, cuando realizamos un documento con páginas con distintas
orientaciones.
No confundir este salto con el SALTO DE PÁGINA (CTRL + ENTER), que
también lleva el texto a la página siguiente, pero no produce una nueva
sección. El salto de página lo usaremos cuando lo único que queremos
realizar es pasar texto de una página a otra.
✓ Página impar: Lleva el texto a la siguiente página impar. Si metemos un
salto de este tipo en la página 2, llevaría el texto a la página 3. Pero si
estamos en la página 3, llevaría el texto a la página 5, y dejaría una
página en blanco. Esto es útil para que los capítulos de los libros
comiencen siempre en página impar (parte derecha de un libro abierto).
La hoja en blanco que se produce no se ve en la pantalla normal de
trabajo, pero sí que se observa en la Vista previa de impresión. Al poner
el ratón encima de dicha hoja, aparece un icono de “prohibido”,
indicando que es una hoja en la cual no se puede realizar ninguna tarea
de maquetación ni escritura.

✓ Página par: Lleva el texto que hay debajo a la siguiente página par a la
que estamos. Similar al de página impar.
Para borrar un salto, basta hacer clic sobre él (el cursor se coloca a la izquierda
del salto) y pulsar la tecla SUPR.
Si borramos un salto de sección, dos secciones se unen, y quedan como la
sección de “abajo”. Por ello, hay que tener cuidado al borrar saltos, porque la
maquetación del documento cambia de forma brusca.
Si en algún momento queremos cambiar un salto por
otro, la mejor técnica no será borrarlo para meter uno
nuevo, ya que, al unirse, cambia la maquetación de
una de las secciones. Es mejor colocarse en la sección
que hay debajo del salto a cambiar, y en la ventana
Configurar página → pestaña Diseño → Empezar
sección. Aparecen los nombres de los saltos (Página nueva = página siguiente)
y, eligiendo la opción adecuada, cambiamos el salto.
También podremos distribuir el texto en las columnas de la forma que nos
interese realizando saltos de columna (CTRL + MAY + ENTER).
Y para evitar, cuando el texto está justificado, tener
mucha separación entre las palabras, podemos realizar
en el documento separación con Guiones, que consiste
en dividir silábicamente las palabras. Permite realizarla
de forma manual, automática y modificar algunas
características, como separar o no las palabras escritas en mayúsculas. Lo
realizamos desde la pestaña Disposición → Guiones.
9. NUMERACIÓN DE PÁRRAFOS, VIÑETAS y LISTAS

MULTINIVEL: podemos numerar párrafos, poner viñetas
o crear listas multinivel (numerar párrafos de forma que
combine distintos tipos de numeración, para diferenciar
apartados principales y subapartados). Todo ello, desde la pestaña Inicio.
o Para crear una NUMERACIÓN, acceder a la opción del
menú Definir nuevo formato de número, nos pedirá el
tipo de numeración, si queremos añadir signos de
puntuación adicionales, el formato y la alineación
(izquierda, derecha o centrada).
Posteriormente, para colocar los párrafos en lugar
deseado, podremos acceder a la ventana Párrafo a
modificar la sangría izquierda (posición del número) y la
sangría francesa (distancia entre la posición donde coloca el número y la
posición donde coloca el texto).
Pulsando un párrafo numerado con el botón derecho, aparecerá un menú
con opciones para reiniciar en 1, continuar numeración y Establecer valor
de numeración (para dar saltos en una numeración).

o Al crear una VIÑETA, el proceso será similar a la

numeración. Para crear una viñeta personalizada,
acceder a la opción del menú Definir nueva viñeta y
podremos elegir el Símbolo (la viñeta que queremos
poner), darle atributos de Fuente (tamaño, color,…) y
elegir la Alineación. También podemos elegir cualquier
Imagen como viñeta. Después se podrán modificar las
sangrías de forma similar a lo comentado en la
numeración.
o Para la LISTA MULTINIVEL el proceso es un
poco más complejo. Una vez que elegimos el
modelo de la Biblioteca más adecuado (son
modelos que nos ofrece Word y donde se
van acumulando los modelos que, como
usuarios, vamos creando posteriormente;
también hay biblioteca en la numeración y
en las viñetas), tenemos que acceder a la
opción del menú Definir nueva lista
multinivel. Una vez en la ventana tenemos
que ir poniendo, para cada nivel, las características deseadas.
Además de las opciones indicadas en la numeración, podremos poner
medidas (equivalen a las sangrías comentadas en la numeración). Estas
medidas son:
✓ Alineación: Distancia del margen a la posición en la que colocará los
números (o viñetas, ya que en lista multinivel se pueden mezclar los dos
tipos).
✓ Sangría de texto en: Distancia del margen a la posición donde colocará
el texto. Al dar esta medida hay que tener cuidado para que la primera
línea de texto “no se solape” al número, porque en ese caso la primera
línea no la pondrá a la altura del resto de las líneas del párrafo, sino que
la situará en el siguiente tabulador predeterminado de la regla que
encuentre.
✓ Si queremos que el texto de la primera línea se coloque en una posición
distinta al resto de las líneas del párrafo, pulsando en el botón Más,
aparece otra medida denominada Agregar tabulación en. Manipulando
esa medida podemos colocar la primera línea en una posición distinta
al resto de las líneas del párrafo.
Podemos indicarle también que entre el número y el texto, Word coloque
una marca de tabulación (que es lo que hace por defecto), un espacio o
nada.
Mediante la opción Establecer para todos los niveles, podemos dar medidas
a todos los niveles a la vez de una forma rápida.
Para crear una lista multinivel, es mejor que todos los párrafos estén
situados junto al margen. Después se crea la lista multinivel y, al salir,

solamente habrá que indicar a Word en qué nivel queremos situar cada uno
de los párrafos. Para situar cada párrafo en el nivel adecuado podemos
utilizar varios métodos:
✓ Situarse al comienzo del párrafo (o seleccionar el párrafo entero) y
pulsar la tecla TABULADOR, para meter un párrafo al nivel siguiente y
MAY + TABULADOR, para sacar un párrafo al nivel anterior.
✓ Usar en el desplegable de lista multinivel Cambiar nivel de lista.
✓ Utilizar los botones AUMENTAR SANGRÍA (para meter un
párrafo al nivel siguiente) y DISMINUIR SANGRÍA (para sacar
un párrafo al nivel anterior).
Utilizamos la terminología “meter un párrafo” y “sacar un párrafo” porque
lo más habitual es que cada nivel esté más adentro que el nivel anterior,
para dar sensación de que son “sub-apartados” del apartado anterior.
10. Crear LETRAS CAPITALES en el texto o en el margen (pestaña Insertar
→ Letra capital). Podremos cambiar el tipo de letra, las líneas que
ocupa (tamaño de la letra) y si queremos dejar distancia horizontal
entre la letra capital y el texto que la rodea.
Bastará con colocar el cursor en el párrafo para crearla. Nos pondrá la primera
letra del párrafo como letra capital. Si se quiere más de una letra (hasta una
palabra completa), tendremos que seleccionarlas previamente.
La letra capital se encuentra dentro de un marco. Pulsando dos clics en el borde
del marco podemos cambiar algunas características del mismo, como el
tamaño del marco, dejar distancia vertical e incluso ponerle una posición. En
general, son opciones que se modifican muy pocas veces (salvo el tamaño).
Además, a este marco le podemos poner borde y sombreado, desde la ventana
habitual.
11. Poner en el documento ENCABEZADOS (texto en el margen superior del

documento que se repite en varias páginas) y PIES DE PÁGINA (texto en el
margen inferior del documento que se repite en varias
páginas). Los encabezados y pies se podrán poner iguales
en todo el documento o realizar cualquier variante que
nos pueda interesar (pestaña Insertar → Encabezado /
Pie de página).
Podemos utilizar los encabezados y pies de página predefinidos que nos ofrece
Word, o bien, crear nuestros propios modelos.
Para crear nuestro propio encabezado y pie de página, es más fácil comenzar a
crearlos pulsando doble clic en la zona del margen superior o del margen
inferior. De esta forma accedemos y, utilizando las opciones que encontramos
en la pestaña Diseño, los realizaremos de forma muy rápida.

Aparecen botones (Ir al encabezado, Ir al pie de página, Anterior, Siguiente) que

se utilizan para moverse por los distintos
encabezados y pies de página existentes en el
documento (NO por las páginas, sino por los
distintos encabezados y pies).
Si el texto tiene únicamente una sección podremos realizar las siguientes
combinaciones:
o Primera página distinta del resto, activando la
opción Primera página diferente. Al activarla,
disponemos de dos encabezados (el de la primera
página y el del resto) y dos pies de página. Es una
de las combinaciones que más se utilizan, porque en la primera hoja
(portada de un trabajo) no se suele poner encabezados y pies, y en el resto
sí que se ponen.
o Páginas pares e impares diferentes. Para ello activar la opción
correspondiente. Dispondremos de dos encabezados, el de las páginas
pares (aparecerá en todas las páginas pares del documento) y el de las
páginas impares (en todas las impares). Es útil para poner encabezados y
pies de página en los libros, porque en muchos de ellos los encabezados y
pies son distintos en las páginas pares e impares (puede cambiar el texto o
solamente la maquetación del texto).
o También podemos activar las dos opciones a la vez, en cuyo caso
disponemos de un encabezado para la primera página, otro para las pares
y otro para las impares (que comenzaría a partir de la página tercera).
Si el texto dispone de varias secciones, los encabezados y pies de página “van
por secciones”. Es decir, hablaremos de “Encabezado sección 1”,…
Para entender cómo funcionan por secciones, habrá que tener en cuenta que:
o El encabezado y pie de página de una sección aparece en todas las páginas
ocupada por dicha sección.
o Si en una página coexisten varias secciones, la sección “que pone” el
encabezado y pie de página será la que se encuentra más arriba.
o Inicialmente, todas las secciones tienen activado un botón denominado
Vincular al anterior. Esta opción hace que los encabezados y pies de página
estén vinculados entre sí, y al poner el primero, aparecen todos iguales. Se
podrá ir a la sección deseada, desactivar dicho botón y poner un
encabezado distinto (cuando queremos poner encabezados o pies de
página distintos).
o Se puede activar en una sección la opción Primera página diferente.
Solamente afecta a esa sección. Por ejemplo, en ese caso, aparecería
“Encabezado en primera página – Sección 1” y “Encabezado sección 1”.
o Se puede activar Pares e impares diferentes. En ese caso, afecta a todas
las secciones, ya que los encabezados pares de cada sección quedan
vinculados entre sí; y los encabezados impares, también.

En el encabezado o pie de página podremos poner imágenes, textos, fecha y

hora… Una opción muy útil es la
numeración de páginas (hay botones
para realizar esta tarea en la pestaña
Diseño).
Para situar textos, en la misma “línea”, a la izquierda, centro y derecha, es muy
útil el botón Alineación de tabulación. Es un híbrido entre un tabulador (da
“saltos” como los tabuladores) y la alineación
(el texto va al centro o a la derecha,
independientemente de los márgenes o de la
orientación del papel que tengamos en cada
momento.
También tenemos medidas para situar el encabezado y pie de página a cierta
distancia del borde del papel.
Y por último comentar que Word nos ofrece modelos de
encabezados y pies de página que pueden insertarse de forma
automática en el documento. Los encontramos en la pestaña
Insertar o en la pestaña Diseño.
12. Insertar el NÚMERO DE PÁGINA (pestaña Insertar → Número de página).

Elegir el tipo de numeración y la posición. También podemos crear la
numeración de páginas directamente cuando realizamos el encabezado o el pie
de página.
13. INSERTAR NOTAS AL PIE Y FINALES (pestaña

Referencias → Insertar nota al pie / nota al final y
ventana Notas al pie y notas al final).
Las notas al pie y finales pueden ser numeradas. En
ese caso podremos elegir el tipo de numeración, en qué número comienza, y si
queremos que la numeración sea continua,
comience en cada página (solamente en las notas al
pie) o en cada sección. Y estos cambios pueden
afectar a una sección o a todo el documento.
También podemos hacer notas con Marca personal,
en cuyo caso hay que elegir el símbolo que
queremos que aparezca.
Las notas al pie pueden aparecer al Final de página
(en cada página, abajo del todo) o Por debajo de la
selección (en cada página, donde acaba el texto). Las notas al final pueden
aparecer al Final del documento o al Final de la sección.
Las notas al pie se pueden convertir en notas al final y viceversa. Para ello,
pulsando en el texto de la nota con el botón derecho del ratón, aparece el menú
contextual y encontraremos la opción Convertir en… También se pueden
convertir todas a la vez desde el botón Convertir que aparece en la ventana.

AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS
Vamos a comentar en este apartado varias herramientas disponibles en Word que
nos ayudarán a realizar tareas de forma automatizada.
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Es una herramienta para la creación de documentos similares (cartas, diplomas,
recibos,…), donde se diferencian unas de otras en ciertos datos (pestaña
Correspondencia). Para usar esta herramienta tendremos que realizar dos documentos:
o Un archivo con los datos que cambian de un documento a otro. Este
documento se puede realizar en Word con una tabla, con columnas realizadas
con tabulaciones, o con datos separados por un carácter fijo. En la primera fila
de la tabla (o en el primer párrafo en los otros casos) aparecerán los nombres
de los campos (por ejemplo, Nombre, Apellidos, Dirección,…). Encima de los
datos no tiene que haber nada.
Los datos también los podemos coger de Excel (de cualquier hoja). Pero si estos
datos tienen encima algún texto (un título, por ejemplo), tendremos que crear
un nombre de rango.
o Un documento modelo. Consta de texto fijo y de campos que se utilizarán para
insertar el texto variable, que se obtendrá del documento de datos.
Para crear este documento accedemos al botón Iniciar combinación de
correspondencia. Entre las opciones propuestas tenemos: Cartas (documentos
similares unos a otros, donde cambian unos
datos), Sobres (crear sobres para correo postal),
Etiquetas (para pegar en sobres).
Vamos a explicar el método para crear CARTAS.
Hay que indicar a Word de dónde vamos a coger los datos. Para
ello está el botón Seleccionar destinatarios (si los datos ya están
creados, que es lo más sencillo, opción Usar lista existente).
Por último, vamos construyendo la carta con el texto fijo (si
estamos creando ese tipo de documento) y para meter los
campos usaremos el botón Insertar campo combinado.
Una vez creado el documento, usando el botón Vista
previa de resultados y los botones de movimiento, podemos
ver las distintas cartas. Si imprimimos de la forma habitual,
solamente se imprimiría la carta que estamos viendo (bien con
campos o la carta de un registro concreto). También disponemos
de un botón para buscar un destinatario.
Para finalizar el proceso usaremos el botón Finalizar y
combinar. Nos ofrece tres opciones: Editar documentos
individuales (aparecen las cartas finalizadas en un documento
nuevo; se puede imprimir o se puede guardar), Imprimir
documentos (envía las cartas a la impresora directamente) y
Enviar mensajes de correo electrónico (para el envío de las cartas

vía e-mail; en este caso nos pedirá cuál es el campo que contiene las direcciones de
correo electrónico). En todos los casos, aparecerá una ventana para indicarle si
queremos combinar todos los registros, uno sólo, o bien un rango (desde-hasta).
Si queremos combinar las cartas de algunos registros
o de aquellos que cumplen unas determinadas condiciones,
tenemos el botón Editar lista de destinatarios. Aparecerá
una ventana donde podemos marcar los registros que
queremos combinar de forma manual, podemos filtrar para
poner condiciones y de esa forma realizar una selección, y
también podemos ordenar.
Usando el botón Reglas, podemos personalizar las cartas.
Tiene especial importancia la opción Si…Entonces…Sino. Con ello se
puede poner una regla condicional, para escribir un texto o no en la
carta según se cumpla una condición determinada (útil por ejemplo
para el saludo personalizado de una carta).
Si creamos SOBRES se actuará de forma similar. La diferencia
es que al elegir lo que queremos realizar, aparecerá una ventana para elegir el tamaño
de sobre y si queremos dar una posición para el remitente y destinatario, así como el
tipo de letra a utilizar. Aparecerá el sobre en pantalla y elegimos dónde están los datos.
Finalmente, en un marco que hay en el sobre, tendremos que insertar los campos de
combinación para formar la dirección postal.
En cuanto a ETIQUETAS, también nos pedirá el modelo de
etiqueta. Y luego se eligen los datos. Hay que construir la primera de
las etiquetas insertando los nombres de los campos y, finalmente,
poner los mismos campos en el resto de las etiquetas usando el botón
Actualizar etiquetas.
En las etiquetas, aparece un campo denominado «Próximo registro». Aparece en
todas las etiquetas menos en la primera. Este campo hace que en cada etiqueta vaya
saliendo un registro distinto de la tabla de datos, ya que cuando Word detecta dicho
campo, salta al siguiente registro de la tabla. Eliminando este campo, podemos hacer
que salgan varias etiquetas del mismo registro de la tabla de datos, ya que solamente
saltará al siguiente registro al encontrar este campo, o bien, al cambiar de hoja.
PLANTILLAS
Una plantilla es un documento que contiene texto y maquetación que se va a
repetir en la realización de varios documentos. Word suministra un conjunto de
plantillas que podemos utilizar (unas ya instaladas en nuestro ordenador y otras a las
que podemos acceder a través de Internet).
Para usarlas, lo haremos a través de la pestaña Archivo → opción Nuevo, o con
doble clic en el archivo de la plantilla. Al poner en funcionamiento Word, nos aparecen
también las plantillas para que podamos elegir una de ellas.
Cuando utilizamos la plantilla, lo que abrimos en Word no es la plantilla en sí. Lo
que se abre es un documento nuevo con el contenido de la plantilla. La ventaja es que,
de esta forma, no hay riesgo de modificar el contenido de la plantilla y dañarla.

Otra opción es que podemos crear nuestras propias plantillas, ya que en muchas
ocasiones necesitamos plantillas menos elaboradas que las que Word nos ofrece.
Para crear nuestras plantillas, crear un documento con el texto y la maquetación
que queremos que tengan todos los documentos que crearemos con esa plantilla. A la
hora de guardar el documento tendremos que, además de darle nombre e indicarle la
ruta de almacenamiento, guardarlo como tipo: Plantilla de Word.
Para usar una plantilla propia, lo más sencillo es acceder a la carpeta donde está
almacenada y hacer dos clics sobre el archivo. Automáticamente Word crea un
documento nuevo y contiene el mismo texto y maquetación que la plantilla.
Comentar que Word utiliza siempre una plantilla. Incluso cuando abrimos Word y
aparece un documento nuevo, o cuando pulsamos el botón Nuevo, dicho documento
está basado en una plantilla denominada normal.dotm (que es de donde el documento
toma la medida de los márgenes, la fuente,…).
MACROS
Las macros nos evitan tener que realizar tareas repetitivas que pueden ser
bastante tediosas. Para realizar una macro la podemos grabar a través de la
pestaña Vista → botón Macros → Grabar macro.
Daremos nombre a la macro, podremos asignarle una combinación de teclas o un
botón en la barra de acceso rápido para ejecutar la macro. También indicaremos si
queremos que la macro se guarde en la plantilla normal.dotm, por lo que estará
disponible para los documentos basados en esa plantilla (también podemos asignar una
macro a una plantilla determinada, para que solamente funcione si utilizamos esa
plantilla). Procederemos a la grabación de las tareas que queremos que realice la macro.
Finalizaremos la grabación y ya la tenemos lista para poderla utilizar.
Las macros se guardan en lenguaje Visual Basic (es decir, todo lo grabado se
transforma en código escrito en ese lenguaje de programación). Podemos acceder a
través de la pestaña Vista → botón Macros → Ver macros, a una ventana donde
aparecen todas las macros. Podemos elegir la macro deseada y pulsar el botón
Modificar. Aparecerá el código de esa macro y, si tenemos conocimientos en dicho
lenguaje, podemos realizar modificaciones directamente en el código. En esta ventana
también podemos eliminar la macro.
Existen macros donde no es suficiente con grabarlas, sino que posteriormente hay
que realizar modificaciones utilizando el lenguaje de programación comentado.
Para trabajar con macros también podemos mostrar la pestaña Programador
(pestaña Archivo → Opciones → Personalizar cinta de opciones).
ESTILOS
Para realizar la maquetación de un texto de forma más rápida podemos crear
estilos. Un estilo consiste en guardar una decoración con un nombre. Una vez creado el
estilo lo podremos aplicar en el documento todas las veces que queramos.

La ventaja de los estilos es que, una vez maquetado el

texto, las modificaciones se pueden realizar de forma muy
rápida. Bastará modificar alguna característica del estilo y, de
forma automática, afectará a todas las partes del documento
que tienen aplicado el estilo.
Existen varios tipos de estilos: de Párrafo (para
maquetar párrafos enteros), de Carácter (para resaltar trozos
de texto dentro de un párrafo), Vinculado (funciona como un estilo tipo
párrafo o tipo carácter dependiendo del texto que tenemos
seleccionado), de Tabla (para maquetar tablas) y de Lista (para maquetar
listas multinivel).
Word suministra estilos propios o podemos crear los estilos que
necesitemos. Y comentar también que Word siempre utiliza estilos. Por
ejemplo, cuando comenzamos a escribir un texto en un documento
nuevo, Word utiliza el estilo Normal para maquetar dicho texto (que
tiene la decoración: fuente Calibri, tamaño 11, Interlineado múltiple
1,15, Espacio posterior de 10 ptos,…). La decoración del estilo Normal
puede cambiar según la versión de Word que estamos usando.
En la pestaña Inicio aparece un cuadro con estilos, pero para
trabajar con ellos es mejor mostrar el Panel de estilos. Utilizando dicho panel, podemos
crear nuevos estilos, modificarlos, aplicarlos en el documento,…
OTRAS HERRAMIENTAS
Vamos a comentar otras herramientas interesantes disponibles en Word.
INSERTAR COMENTARIOS
A través de la pestaña Revisar, podemos insertar comentarios en el documento.
Los comentarios aparecen en un lateral del documento.
Gracias a ellos podemos poner notas en un documento y que
luego podremos ver en pantalla o imprimirlas según nos
interese.
Podemos eliminar uno o todos los comentarios y también disponemos de botones
para poder desplazarse por los distintos comentarios.
En la pantalla se pueden ocultar o mostrar desde el
botón Mostrar comentarios y también desde el desplegable
Mostrar marcas. También podemos elegir que no se
impriman desde la Vista previa de documento, desactivando la opción Imprimir
documento con revisiones.

CONTROL DE CAMBIOS
Esta herramienta permite realizar correcciones en un documento (insertar o
eliminar texto, modificarlo, realizar tareas de maquetación,…). Estas correcciones
podrán ser acepadas o rechazadas posteriormente de forma muy sencilla.
Por ello, es una herramienta muy útil cuando un usuario crea un documento y
posteriormente tiene que ser revisado por una o varias personas.
La herramienta Control de cambios la encontramos en la pestaña Revisar.

También se puede activar con la combinación de teclas CTRL + MAY + E.
Una vez activada la herramienta, cuando realicemos cambios en el documento,
van quedando marcados en el documento (con otro formato o mediante globos en un
lateral). Cada cambio queda marcado con el usuario que lo ha realizado.
Después podremos ver cómo era el documento original, cómo quedaría al final
una vez aplicados todos los cambios. Podemos desplazarnos por todas las revisiones y
podremos aceptar o rechazar cada una de ellas o todas a la vez.
BUSCAR Y REEMPLAZAR
La herramienta BUSCAR nos permite localizar texto o formatos (usando el botón
Formato) en el documento. Será útil para localizar algo en un documento sin necesidad
de revisarlo visualmente. Usando el botón Especial se pueden buscar otro tipo de cosas,
como pueden ser saltos de página, de sección, notas al pie,…
La herramienta REEMPLAZAR permite cambiar un texto por otro en
un documento, todas las veces que aparezca o las que nosotros
queramos.
También podemos reemplazar formatos, que es una buena opción
para modificar un formato aplicado repetidas veces en un texto y que queramos cambiar
de forma rápida. Y usando reemplazar podemos realizar tareas útiles como decorar
texto (por ejemplo, reemplazando una palabra por ella misma pero con una decoración
aplicada); eliminar saltos (reemplazando el salto, que se buscará en el botón Especial,
por “nada” -dejarlo en blanco-) o quitar muchos ENTER consecutivos y dejar uno solo (si
cambiamos dos ENTER por uno, y se hace el reemplazamiento sucesivas veces, al final
solamente quedará uno).
Estas herramientas están disponibles en la pestaña Inicio.
CAMBIAR TEMAS
Esta herramienta modifica el aspecto general de todo el documento,
ya que según sea el tema elegido, se modifican las fuentes, los colores, los
efectos,…
En particular, como el cambio de tema afecta a la paleta de colores,
a los estilos de tabla o los estilos de imágenes…, al cambiar el tema se verán

bastantes cambios en todo el documento (sobre todo si hemos usado los estilos que nos
proporciona Word).
Esta herramienta se puede encontrar en la pestaña Diseño. Por defecto, Word
utiliza el tema Office.
CREAR ESQUEMA Y TABLA DE CONTENIDO

Podemos crear un esquema del documento. En el esquema debemos incluir los
párrafos correspondientes a los títulos del documento. Según sean títulos principales,
secundarios,… los colocaremos en distintos niveles cuando creamos el esquema.
El esquema se puede crear desde la Vista
de esquema (pestaña Vista). Aparecerá una
pestaña nueva denominada Esquema, y con los
distintos botones que se observan, podremos
crear el esquema.
También existe la posibilidad de realizar el esquema cuando maquetamos un texto
utilizando estilos. Esto es así porque en la ventana Párrafo aparece una opción
denominada Nivel de esquema. Por ello, un estilo se puede asociar a un nivel de
esquema determinado (al crear el estilo, asignaremos un nivel de esquema; y al aplicar
el estilo, vamos creando el esquema).
Se puede crear el esquema también sin hacer estilos, eligiendo el nivel adecuado
en esta opción de la ventana Párrafo. Es útil si el texto ya está maquetado y queremos
crear la tabla de contenido de forma rápida. Basta con poner niveles de esquema a los
títulos que queremos que aparezcan en la tabla de contenido y después crear la tabla
de contenido a partir de dichos niveles.
Una vez creado el esquema:
o Podremos ver parcialmente el documento, ocultando el texto que no nos
interesa.
o Podremos mover texto del documento. Para ello bastará mover el título y, todo
el texto asociado a dicho título, también se moverá.
o Podremos movernos rápidamente por el texto, ya que el esquema aparece en
el panel de navegación (pestaña Vista → Panel de navegación). Al hacer clic en
un título, nos posicionamos en la página del documento donde está dicho título.
Si tenemos un esquema creado, podemos insertar una
tabla de contenido. La tabla de contenido es lo mismo que un
índice de páginas. Lo realizaremos a través de la pestaña
Referencias → botón Tabla de contenido.
La tabla de contenido también se puede generar si
tenemos el texto maquetado con estilos, aunque no esté el esquema creado. Para ello
hay que asociar cada estilo al nivel de la tabla de contenido que nos interese.

Aunque lo más habitual es hacer todo junto: podemos crear estilos, asignando el
nivel de esquema deseado a cada estilo. De esta forma, creamos el estilo y al aplicarlo
para maquetar los textos, estamos ya creando el esquema. Y después ya podremos
insertar la tabla de contenido sin ningún problema, a partir de los estilos o del esquema.
La tabla de contenido se puede actualizar. Si se añaden más títulos en el
documento, se cambian de lugar o se modifica el texto, bastará con actualizar la tabla
de contenido para que nuestro índice de páginas esté perfectamente realizado. Para
actualizar, o usar el botón de la cinta de opciones, o bien, pulsar con el botón derecho
en la tabla de contenido y elegir la opción Actualizar campos.
CREAR ÍNDICES ALFABÉTICOS

Word permite crear índices alfabéticos. Para ello tendremos que acceder a la
pestaña Referencias.
Tendremos que marcar todas las entradas que aparecerán
en el índice, por lo que es una tarea bastante tediosa. Después
podremos insertar el índice en el lugar del documento que
deseemos. Si posteriormente marcamos más entradas de índice,
el índice insertado se podrá actualizar, usando la opción de la cinta
de opciones o con el botón derecho del ratón.
INSERTAR CITAS BIBLIOGRÁFICAS

Word permite insertar citas de un libro, de un artículo de
periódico o de cualquier otra publicación, como fuente de una
parte de la información del documento que estamos creando.
Posteriormente a la inserción de las citas podremos crear las
referencias bibliográficas del trabajo.
INSERTAR ECUACIONES, FECHA Y HORA, SÍMBOLOS Y OBJETOS

Podemos insertar una ecuación matemática en el documento
mediante Insertar → Ecuación. Aparece una barra de herramientas,
desde la cual podemos insertar cualquier tipo de ecuación:
También podemos insertar cualquier símbolo

desde Insertar → Símbolo. Aparece una ventana
donde podemos elegir cualquier fuente y elegir
cualquier símbolo.
Es especialmente útil para insertar símbolos
desde la fuente Wingdings, Webdings, Symbol,…
que tienen caracteres gráficos. Es la misma ventana
que aparece cuando vamos a crear viñetas en un
documento.

También podemos insertar objetos de otros

programas desde la opción Insertar → Objeto.
Podemos insertar hojas de cálculo, en blanco
(también se puede hacer desde Insertar → Tabla) u
hojas de cálculo ya creadas. También se pueden
insertar gráficos de Excel, presentaciones de
PowerPoint,...
Si insertamos un objeto ya creado, podremos crear un vínculo (activando la opción
Vincular al archivo). Esto significa que, si modificamos el archivo original, también se
modificará el objeto insertado. Para ello, cada vez que abrimos el documento, Word nos
preguntará si queremos actualizar los vínculos. También podremos actualizar los
vínculos pulsando desde el menú que aparece al pinchar el objeto con botón derecho).
También disponemos de una ventana para insertar la fecha y la hora actual,

eligiendo el formato deseado, desde la pestaña Insertar →
Fecha y hora. Disponemos de una opción, Actualizar
automáticamente, para que la fecha y la hora se inserte como
campo, y de esa forma, que la fecha y la hora insertada se
actualicen automáticamente al abrir el documento.
INSERTAR CAMPOS Y AUTOTEXTO

Desde la opción Insertar → Elementos rápidos →
Campos podemos insertar campos en nuestro
documento. Estos campos se utilizan para introducir en
el documento información del mismo y que se pueden
actualizar de forma automática (con el botón derecho del
ratón o utilizando la tecla de función F9). Son
interesantes las categorías Info. documento y la de Fecha
y Hora.
También podemos crear e insertar objetos de autotexto desde la opción Insertar
→ Elementos rápidos → Autotexto. Permite guardar porciones de texto de hasta 255
caracteres con el nombre que se desee (puede ser también
una imagen o combinación de texto e imagen). Una vez
creado el fragmento, podremos insertarlo accediendo a la
ventana de Autotexto, o bien, escribiendo el nombre del
autotexto y acto seguido, pulsando la tecla de función F3,
que transformará el nombre en el autotexto
correspondiente.
Para eliminarlo, acceder a Insertar → Elementos rápidos → Organizador de
bloques de creación, elegirlo y pulsar el botón Eliminar.
INSERTAR GRÁFICOS
Word permite la creación de gráficos. Desde la pestaña Insertar → Gráfico
accederemos a una ventana donde podemos elegir el tipo de gráfico.

Una vez elegido el tipo de gráfico aparecerá en

pantalla una hoja de cálculo donde podremos introducir
los datos que queremos representar. El gráfico se
insertará de forma automática.
Una vez insertado el gráfico, podremos trabajar
con él de la misma forma que haríamos en Excel, ya que
la herramienta de gráficos es similar. Podremos poner un
título, mostrar y mover las leyendas, modificar los ejes,
poner etiquetas o líneas de cuadrícula. Y también se podrá maquetar el gráfico, bien
manualmente o eligiendo un estilo de gráfico. Dispondremos de la pestaña Diseño y
Formato para realizar cambios.
INSERTAR HIPERVÍNCULOS
Podemos crear hipervínculos en un documento de Word. Para ello
accederemos a la pestaña Insertar → Vínculos → Vínculo.
Podemos crear hipervínculos a páginas web, direcciones de correo
electrónico, a otros documentos o a otro lugar del documento actual.
Para crear un hipervínculo a un lugar del documento actual, previamente
tendremos que crear un marcador (situarse en el lugar deseado y pestaña Insertar →
Vínculos → Marcador). Un marcador consiste en dar nombre a una posición
determinada del documento.
INSERTAR COMPLEMENTOS
Word permite insertar complementos. Los complementos de Office básicamente
permiten integrar herramientas de otros autores para usarlas
directamente en Word. Por ejemplo, podemos integrar el
complemento de la Wikipedia, Geogebra,… Aparecen en forma de
panel y podemos usarlos directamente sin salir de Word.
INSERTAR VÍDEO EN LÍNEA

Word permite insertar un vídeo de Internet. Directamente, una vez
conseguida la dirección URL del vídeo la podemos insertar dentro del
documento. Podremos buscar en Youtube o poner la dirección URL del vídeo, si
disponemos de ella.
LEER EN VOZ ALTA

Word permite la lectura del documento existente en la pantalla. La lectura
comenzará a partir de la posición actual del cursor. Para ello, acceder a pestaña
Revisar → Leer en voz alta. Aparecerá una mini-barra con botones y comenzará
la lectura del documento.

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Procesador de textos: Word.

4 ficheros. Personalización del entorno de trabajo.

Un procesador de textos es una aplicación informática destinada a la creación y

Los procesadores de textos más utilizados en el mercado son:

• WORDPERFECT: Procesador de textos que forma parte de la suite

• WRITER: Procesador de textos que forma parte de la suite LibreOffice

Todos ellos disponen de múltiples herramientas para trabajar con textos y

• NOTEPAD: Sin opciones de maquetación de texto, crea archivos TXT (solo

• WORDPAD: Otro de los accesorios de Windows (con muy pocas opciones). En

• También podemos encontrar herramientas de procesador de textos en la

WORD es el procesador de textos por excelencia. Es el más utilizado y es

MICROSOFT WORD ha tenido varias versiones a lo largo de los años (existen

Un cambio importante en este procesador de textos se produjo con Word 2007.

Para realizar las tareas de formato del documento utilizaremos la cinta de

En la cinta de opciones aparecen diversas pestañas y, al pulsar una de ellas, los

ADMINISTRATIVOS DEL ESTADO (versión 062021) 4.2

También disponemos en la parte superior izquierda de la

Y por último, también disponemos de la minibarra de

Si esta minibarra de herramientas la encontramos molesta, la podemos desactivar

CREACIÓN DE UN DOCUMENTO BÁSICO

Al ejecutar el programa nos aparece

Ya se puede ir escribiendo el texto del documento y usar las teclas RETROCESO

ADMINISTRATIVOS DEL ESTADO (versión 062021) 4.3

Las faltas de ortografía las podemos corregir con el

Y buscar palabras similares a las que hemos escrito utilizando el diccionario de

Para cambiar texto de un sitio a otro del documento

Y para almacenar el documento utilizaremos el

Para trabajar con un documento ya almacenado

ADMINISTRATIVOS DEL ESTADO (versión 062021) 4.4

Para proceder a la maquetación del texto del documento, en muchas ocasiones

Algunos trucos que hay que saber para seleccionar texto:

Por último, comentar que en muchas ocasiones seleccionamos más de lo que

PREPARAR UN DOCUMENTO PARA LA IMPRESIÓN

También podemos cambiar la orientación del papel (vertical u horizontal) y el

ADMINISTRATIVOS DEL ESTADO (versión 062021) 4.5

o Si queremos imprimir, al hacer varias copias, de

Habitualmente trabajaremos en la vista Diseño de

En la pestaña Vista también podemos cambiar el

En la pestaña Vista también tenemos

MAQUETACIÓN BÁSICA DEL DOCUMENTO

Word dispone de muchas herramientas para maquetar un documento. Realizar

ADMINISTRATIVOS DEL ESTADO (versión 062021) 4.6

1. Formato de FUENTE (CTRL + M o CTRL + MAY + F): Accedemos a ella por la

2. Formato de PÁRRAFOS: Alineación (izquierda,

3. Formato de BORDES y SOMBREADOS: Bordes y sombreados de texto (borde

4. Utilización de TABULACIONES (o tabuladores) de distintos tipos:

Izquierda: Escribe de la posición del tabulador hacia la derecha; de

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Centrado: Escribe de la posición del tabulador hacia ambos lados (la

También podemos poner caracteres de

5. Creación de TABLAS. Se pueden insertar (pestaña Insertar → Tabla)

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o Insertar y eliminar filas y columnas.

o Distribuir filas y columnas: Para igualar el tamaño de las

o Alineación de los datos en las tablas (a elegir entre nueve posiciones

6. Insertar ILUSTRACIONES, desde la pestaña Insertar. Entre ellas podemos

o IMÁGENES e IMÁGENES EN LÍNEA: Desde la opción Imágenes buscamos

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o FORMAS: Insertar formas geométricas. Una de las formas más

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