Excel 97-2000

Atajos de teclado: Poner la fecha del ordenador: Ctrl + ; Poner la hora del ordenador: Ctrl + : Repetir el contenido de la celda inmediatamente superior: Ctrl + ' (apstrofe) Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la izquierda: Ctrl + D Editar frmulas: Cuando est editando una frmula en la barra de frmulas y tiene seleccionados algunos caracteres o nmeros, al pulsar Supr se borra la seleccin. Si pulsa la combinacin de teclas Ctrl + Supr cuando no hay caracteres seleccionados se borrarn todos los caracteres desde el punto donde est el cursor hasta el final de la lnea. Borrar celdas con el autorrelleno: Tambin se puede utilizar la caracterstica de autorrellenado para borrar el contenido de las celdas. Slo ha de seleccionar el rango que quiere eliminar, situar el cursor sobre el cuadro de llenado y arrastrar el cursor sobre el bloque. A medida que pasa por encima de ellas las celdas toman el color gris y cuando suelte el botn del ratn se borrar el contenido de todas las celdas con color gris. Desplazamiento rpido con las barras de desplazamiento: Pulsar la tecla Maysc mientras se arrastra con el ratn la barra de desplazamiento. Simulador de vuelo en Excel 97: Abrimos Excel y pulsamos F5. Escribimos X97:l97 y pulsamos Intro. Pulsamos el tabulador. Manteniendo pulsadas las teclas CTRL y ALT seleccionamos el icono de asistente para grficos. Y nos aparece un simulador que se controla con el ratn. Nuevo mtodo de trabajo, con 4 cifras: Transcurrido el ao 2000 y los problemas causados a raz del Efecto 2000 resulta muy til hacer un seguimiento de fechas y comprobar que todo transcurre como es debido, es una buena idea activar el modo de trabajo de cuatro cifras para evitarnos errores y problemas posteriores. Esto se consigue accediendo a la orden Celdas del men Formato, solapa Nmero, activar la palabra fecha de la lista deslizante. En la ventana adyacente, elegir un formato que muestre el ao con cuatro dgitos. Seleccin de rango de forma exacta: En hojas de clculo complejas o con celdas muy pequeas es difcil seleccionar un conjunto arrastrando con el ratn. Podemos pinchar en la primera celda y pulsar la tecla MAYUS y pinchar en la ltima celda, se seleccionar todo el rango comprendido en ese rectngulo imaginario. Reclculo manual: Cuando trabajamos en hojas muy grandes, notamos que consumen una gran cantidad de tiempo tanto en abrirse como cada vez que Excel intenta recalcular al introducir un nuevo valor. Para hacer que Excel recalcule solamente cuando estemos listos para hacerlo, podemos activar el clculo manual yendo a [Herramientas/Opciones/Calcular] y seleccionando la opcin [Manual], que permitir hacer el clculo pulsando <F9>. Resulta til dejar marcada la opcin [Recalcular antes de guardar]. Formato rpido: CTRL.+N: negrita. CRTL+S: subrayado. CTRL+K: cursiva. CTRL+5: Tachado. CTRL.+9: ocultar fila. CTRL+MAYUS+8: recuperar fila. CTRL+0: ocultar columna. CTRL+MAYUS+9: recuperar columna.

MAYUS+F11: insertar una nueva hoja. F11: crear un grfico con el rango seleccionado. Nmeros aleatorios: Excel permite la generacin de nmeros aleatorios por medio de la funcin RAND(). Multiplicando la frmula RAND() por un nmero se obtiene el lmite mximo de los nmeros aleatorios. Por ejemplo, si utilizamos RAND() *10, el mximo ser 10. Es necesario multiplicar para obtener nmeros enteros; en caso contrario, obtendremos decimales. Hemos de tener en cuenta que los nmeros cambiarn cada vez que recalculemos la plantilla, por lo que si queremos fijarlos hemos de copiarlos a otra celda con la opcin [Pegado especial] del men [Edicin]. Apertura al inicio: Si al utilizar Excel trabajas siempre con la misma plantilla, puedes guardarla dentro de la carpeta \ARCHIVOS DE PROGRAMA\MICROSOFT OFFICE\OFFICE\XLSTART. El libro se abrir automticamente cada vez que inicies el programa. Crear una nueva Hoja de clculo nueva o realizar una copia rpida de una Hoja ya existente: La Hoja de Clculo que quieras reproducir o copiar con las mismas propiedades y caractersticas que la hoja activa, slo has de sealarla con el ratn en la parte inferior donde aparecen las lengetas de las hojas y pulsar sin soltar la tecla de Control (Ctrl) y arrastrarla en horizontal y soltarla cuando aparezca el signo +. Con esto lo que hemos creado es una nueva hoja de clculo si estaba en blanco o una copia exacta si tenamos cualquier clase de dato. Asistente de divisin: Cuando tenemos una columna con datos que queremos dividir (por ejemplo, nombres y apellidos), podemos usar el asistente de conversin de tabla en texto para realizar esta tarea. Seleccionen los datos a dividir. Hacemos clic en [Datos/ Texto en Columna], elegimos la opcin [Delimitados] y pulsamos [Siguiente]. En [Delimitadores] dejamos solamente [Espacios] habilitado. Hacemos clic en [Siguiente], y en la tercera pantalla, elegimos la segunda columna para separar definitivamente, despus pulsamos en [Finalizar]. Cerrar todos los libros: Pulsamos Mayusc y sin soltar pinchamos en el men Archivo y la opcin Cerrar habr cambiado a Cerrar todo. Insertar un comentario en una celda: Pulsamos Mayusc+F2 y aparecer el comentario para que lo rellenemos. Botones opuestos: Una funcin muy til e indocumentada es la de los botones opuestos, con los cuales podemos eliminar botones de las barras de herramientas. El truco consiste en hacer clic sobre uno de los botones y mantenerlo presionado mientras pulsamos la tecla <SHIFT>. Al soltar esta tecla, aparecer el botn original. Ms de una lnea en la misma celda: Si queremos crear ms de una lnea en la misma celda escribimos los datos que deseemos y pulsamos ALT+INTRO, as cuantas lneas queramos crear. Insertar una hoja nueva en un libro: Pulsamos Mayusc+F11 y se insertar una hoja nueva por delante (a la izquierda) de la hoja que tengamos activa. Rellenar un rango de celdas: Seleccionamos el rango a rellenar e introducimos el valor de relleno y pulsamos CTRL+INTRO. Autoajustar el ancho de una columna o alto de una fila: Para ajustar el ancho de una columna al valor ms ancho que exista en sus celdas hacemos doble clic en el borde derecho de la etiqueta de la columna. Igualmente doble clic en el borde inferior si lo que queremos es ajustar el alto de una fila al tipo de letra mayor.

Crear una grfica interactiva para actualizarse a travs de Internet: Una tarea muy til consiste en crear una grfica asociada a una hoja de clculo y publicarla en Internet o en una intranet para que cualquier persona equipada con un navegador pueda consultarla o actualizarla. a) Crear una grfica a partir de un rango de celdas con la orden Grfico del men Insertar. b) Una vez creada, seleccionarla y grabarla con la opcin Guardar como Pgina Web del men Archivo. c) En la ventana que se abre, activar la opcin Seleccin: Grfico y Agregar Interactividad. Pinchar en la opcin Publicar. d) En la nueva ventana Publicar como Pgina Web, activar la casilla Abrir la pgina en el explorador Web. Pinchar en Publicar. e) La tabla y la grfica pueden visionarse con cualquier navegador en Internet. Copiar el formato de un grfico: Se puede usar la opcin de pegado especial para copiar el formato de un grfico a otro. Para hacerlo, seleccionamos el grfico con el formato original y elegimos [Copiar] del men [Edicin]; nos posicionamosen el segundo grfico y aplicamos [Edicin/Pegado especial], seleccionamos [Formatos] y [Aceptar]. Hemos de tener en cuenta que si son grficos de distintos tipos, se cambiar al segundo para que coincida con el primero (si, por ejemplo, copiamos el formato de un grfico de tarta a uno de barras). HUEVO DE PASCUA EN EXCEL 97 Para descubrir uno de los secretos de esta hoja de clculo, haced lo siguiente: Nuevo documento en blanco. Pulsar F5. Escribid X97:L97. Pulsar aceptar. Pulsar Tab (tabulador, para ir a la celda M97). Pulsa MAYUSCULAS+CONTROL (mientras marcar sobre el asistente de grficos). Para salir, pulsar CONTROL+MAYUSCULAS+ESC. Cuando cambie de pantalla utiliza el ratn para desplazarte por ella, el botn izquierdo acelera el desplazamiento y el derecho desacelera. HUEVO DE PASCUA EN EXCEL 2000 Al ejecutar Excel, pulsamos F5 e introducimos el rango L2000:X2000 y pulsamos Intro. Se seleccionar todo el rango. Pulsamos la tecla Tab (tabulador, para activar la celda M2000). Pulsamos MAYUSCULAS+CONTROL (mientras hacemos clic sobre el asistente de grficos de la barra estndar).

Organizar la hoja de clculo en Excel:

Nuevo libro: En primer lugar abrimos Excel. Desde el men de Herramientas, seleccionamos Opciones, donde resaltamos la pestaa General. Luego, en la casilla Nmero de hojas en nuevo Libro eliminamos el nmero que aparece y tecleamos 1. Con esto, cada vez que abramos un nuevo libro tendremos una nica hoja de trabajo. Hojas de trabajo: Si, ms adelante necesitramos trabajar con ms de una hoja de trabajo, podemos obtenerlas desde el men de Inicio. Tambin es posible conseguirlas haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre la pestaa en la parte inferior de la hoja de trabajo actual, donde seleccionaremos Insertar. En nuestro caso, vamos a necesitar una sola hoja de trabajo, pero cuando terminemos podemos cambiar el proceso para que cada libro tenga dos o tres hojas de trabajo. Editor de Visual Basic: Cerramos Excel y lo volvemos a abrir con una sola hoja de trabajo. Ahora, pulsamos la teclas Alt + F11 del teclado para iniciar el Editor de Visual Basic. Tambin se puede abrir desde el men de Herramientas, donde seleccionamos la opcin Macro y luego Editor de Visual Basic. En el panel de la izquierda hacemos doble clic sobre ThisWorkbook. Aparecer una ventana en el panel derecho de la pantalla donde teclearemos la macro tal como describimos a continuacin:

Sub NewsSheets() Dim x As Integer For x = 1 to 5 Sheets.Add

ActiveWindows.NewWindow Next ActiveWorkbook.Windows.Arrange ArrangeStyle:=xlTiled End Sub Algunas de las palabras se volvern azules, si cualquier palabra aparece en color rojo significa que hay algo incorrecto, por lo tanto, tendremos que corregirlo. Volver a la hoja: Tecleamos de nuevo Alt+F11 (o pulsamos sobre el icono de Excel en la barra de Herramientas) para volver a la hoja de clculo. Asignacin de teclas: Pulsamos a la vez las teclas Alt+F8 del teclado para abrir la ventana de dilogo Macro. Comprobaremos que la nueva macro que creamos en el paso 2 ha quedado registrada y pinchamos sobre el botn Opciones. Ahora, en la casilla prxima a Ctrl + introducimos la letra q, pulsamos en Aceptar y cerramos la ventana. Ejecucin: Ahora nos encontramos de nuevo en nuestra hoja de trabajo. Pulsamos las teclas Ctrl+q simultneamente. En vez de una hoja de trabajo conseguiremos seis, cada una de ellas visitable en su propia ventana. Por ltimo ya slo queda guardar el fichero. Esta macro estar siempre disponible para su utilizacin, por lo que si pulsamos de Nuevo Ctrl+q obtendremos 12 pginas.

Convertir nmeros a letras en Excel

Ya que mediante el formato de Excel no es posible, la solucin puede ser crear un mdulo de Visual Basic que nos realice el trabajo. Afortunadamente, Microsoft nos ofrece otra alternativa en su pgina web del rea de descarga de Excel. Se trata de utilizar una funcin llamada Recibo, que se encuentra en una librera dinmica y que puede llamarse desde Excel definiendo una funcin. Veamos los pasos a seguir:

1.

Descargamos a nuestro disco duro el archivo E10467.EXE de la direccin http://www.microsoft.com/spain/support/kbsl/softlib/msfiles/E10467.EXE 2. El archivo E10467.EXE contiene dos archivos empaquetados: DLLTCAST.DLL y E10467.DOC. El primero es la librera dinmica que contiene la funcin Recibo y el segundo es un archivo de Word con las instrucciones para utilizar en Excel la funcin. Ejecutamos el archivo E10467.EXE y copiamos el archivo DLLTCAST.DLL a la carpeta c:\windows\system de nuestro disco duro. 3. Arrancamos Excel y en un nuevo libro o en el que necesitemos utilizar la conversin de nmeros a letras, insertamos un nuevo mdulo de Visual Basic. En Excel 2000 mediante el men Herramientas--Macro--Editor de Visual Basic y a continuacin ejecutando en este editor el comando Insertar--Mdulo. 4. Escribimos el cdigo siguiente en el mdulo: Declare Sub Recibo Lib "dlltcast.dll" (cifra As Long, ByVal texto As String) Function letras(minumero) Dim texto As String * 255 Dim cifra As Long texto = String(255, 0) cifra = CLng(minumero) Call Recibo(cifra, texto) letras = texto End Function 5. Guardamos el libro de trabajo y cerramos el editor de Visual Basic. Probamos a utilizar la funcin en la hoja de clculo en la que hemos definido la funcin escribiendo =letra(Nmero). Siendo nmero un valor numrico o una referencia de celda que contenga un nmero. Por ejemplo: =letra(56789) o =letra(B2).

En el archivo de Word E10467.DOC podemos ver la forma de utilizar la funcin desde cualquier hoja de clculo sin tener que definirla nuevamente.

Sala de tortura en Excel

1. Inicia Microsoft Excel. 2. Crea una nueva hoja de clculo. 3. Selecciona toda la lnea 95 y presiona Tab para llegar a la columna B. 4. Selecciona "Acerca de Microsoft Excel..." en el men "Ayuda" y despliega la ventana "Acerca de Microsoft Excel". 5. Pulsa las teclas CTRL y MAYUS (Shift) y haz clic en Soporte Tcnico. Una vez hecho esto se abre la ventana "Hall of Tortured Souls", que es un mundo tipo "DOOM". Si te mueves hacia adelante y subes las gradas vers los nombres del equipo de desarrollo de Excel. Si giras 180 grados, caminas hasta la pared blanca en el final del cuarto y escribes EXCELKFA, se abrir un pasaje secreto que esconde nuevas sorpresas.

Jugar al Doom con Excel 97

1) Abre un libro nuevo 2) Pulsa F5 3) Escribe X97:L97 y pulsa Retorno 4) Presiona una vez la tecla TAB 5) Mientras mantienes pulsadas las teclas SHIFT y CTRL haz un clic en el asistente para grficos.

Macros

Consideraciones Generales
Si usted realiza normalmente tareas o actividades bastante similares y repetitivas, le interesar saber que Excel posee una herramienta que si es bien utilizada, le permitir "automatizar" estas tareas o actividades, aumentando considerablemente su productividad. Concretamente nos referimos a las denominadas "macros", las cuales no son otra cosa que una serie de comandos, funciones, instrucciones o tareas previamente guardadas y encadenadas, las que son ejecutadas en forma automtica cada vez que el usuario as lo disponga. Ejemplos de posibles usos de macros pueden ser por ejemplo, el automatizar la importacin de datos a Excel o viceversa, o el establecimiento de distintas reas de impresin en un mismo libro de Excel, imprimiendo sin problemas cada una de ellas con solo presionar un botn, o simplemente el dar automticamente un determinado formato a una celda o grupo de celdas con solo una combinacin de teclas. En esta seccin le explicaremos como funcionan y como crear una macro, as como tambin le ensearemos las distintas formas que existen de ejecutarlas. Adems le entregaremos nociones generales de como optimizar las macros que pueda crear.

Cre aci Tal como dijimos en el apartado anterior, una macro es una serie de comandos,
funciones, instrucciones o tareas previamente guardadas y encadenadas, las que son ejecutadas en forma conjunta y automticamente cada vez que el usuario as lo disponga. Estas tareas o instrucciones son almacenadas en lo que tcnicamente se denomina como mdulo. Para explicar lo que es un mdulo, en primer lugar diremos que tanto Excel como en general todo el paquete Office de Microsoft, contemplan un Editor de Visual Basic, programa que nos permite codificar o programar tareas o procesos, a lo normalmente se le denomina cdigo VBA (Visual Basic para Aplicaciones). As entonces, diremos que tcnicamente un mdulo es una coleccin de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Si realmente no comprendi lo que es realmente un mdulo, no se extrae, pero tranquilo, ms adelante aclararemos este concepto a travs de ejemplos. Creacin de una Macro Para comprender realmente lo que es una macro, lo mejor es hacerlo a travs de un ejemplo. Supongamos que usted diariamente en su trabajo debe buscar informacin sobre como cerraron la bolsas de los distintos mercados, informacin que para su suerte busca en internet, por lo que una vez que la encuentra la copia y pega directamente en Excel, producindose el siguiente resultado:

Como puede apreciar esta informacin carece de formato, por lo que, supongamos que usted desea insertarle una fila para colocar los ttulos y que adems desea darle un formato a los nmeros. Lo que haremos entonces es precisamente crear una macro que le permita automatizar esta labor. Para hacer esto, vaya al men "Herramientas" y seleccione la opcin macros, ver que se le desplegar el siguiente submen, donde deber seleccionar la opcin "Grabar nueva macro":

Entonces aparecer el siguiente cuadro de dilogo, donde deber darle una nombre a la macro que crear, en este caso le daremos el nombre de "mi_primera_macro", por su puesto es recomendable que cuando usted cree habitualmente macros, la grave con nombres descriptivos que le permitan saber fcilmente cual es el objetivo o funcin que cumple dicha macro en

cuestin. Adems se le solicitar informacin respecto al "Mtodo abreviado", esto es la combinacin de teclas que permitirn en el futuro ejecutar dicha macro y en este caso elegiremos la letra "h". Debe tener cuidado de no elegir una combinacin de letras que corresponda al mtodo abreviado o acceso rpido de otra macro u otro acceso rpido que traiga Excel por defecto. Finalmente nos preguntar el lugar donde queremos que sea guardada nuestra macro, para lo cual seleccionaremos la opcin que nos da por defecto, esto es, "Este libro". ste libro lo grabaremos posteriormente como macro01.xls, con este archivo trabajaremos en los siguiente apartados. Una vez que hemos hecho esto, aparecer el siguiente control, el cual nos ayudar en el proceso. Ahora procederemos a darle el formato deseado como si se tratar de un proceso normal. Podr notar que en la barra de estado, aparecer el mensaje "Grabando". As entonces, lo primero que haremos ser insertar una fila, procediendo a continuacin a escribir los ttulos, en este caso "Indice" para la primera columna y "Cierre" para la segunda. Tambin aplicaremos "negritas" tanto para los ttulos como para la primera columna, luego le daremos formato numrico a los valores, limitando a solo dos posiciones los decimales. Finalmente le daremos colores al texto y a las celdas y luego aplicaremos bordes a las dos columnas y a la primera fila. Una vez terminado el proceso de formato, ste debera ser el aspecto final que se quera lograr. Como ya hemos concluido el proceso de dar formato al rea deseada, en otras palabras, se han realizado todas las tareas que se desea automatizar con la macro, deberemos hacer clic en el botn "detener grabacin". Felicidades, con estos sencillos pasos ha creada su primera macro.

Un aspecto importante a tener en cuenta, es que una vez que ha grabado la macro en cuestin y quiera abrir el mismo archivo en otra oportunidad, Excel le mostrar el siguiente mensaje por defecto:

Aqu le mostrar informacin sobre el archivo que esta abriendo y le preguntar si quiere habilitar o no las macros que tiene grabada este libro. Deber seleccin la opcin Habilitar macros, de lo contrario estas no funcionarn.

En el siguiente apartado, le ensearemos las distintas formas en que se puede ejecutar la macro que ha creado, as como tambin como Excel codifica las distintas acciones realizadas.

Formas de Ejecutar una Macro

Como ya supondr una de las formas de ejecutar una macro es obviamente a travs de la combinacin de teclas que usted le indic al momento de grabar dicha macro, en otras palabras, a travs del mtodo abreviado. En esta seccin le ensearemos las distintas formas en que puede ejecutar o activar una macro, a saber:

1. 2. 3. 4.

A travs del men Herramientas/Macros... Presionando la combinacin de teclas del mtodo abreviado; Asignando la macro a una Autoforma; Asignando la macro a un Control o ActiveX;

1. Men Herramientas/Macros Esta es quizs una de las formas ms fciles e intuitivas de ejecutar una macro, pero no por ello menos efectiva. Es tan simple como acceder al men Herramientas/Macro seleccionando la primera opcin (Macros...), entonces aparecer el siguiente cuadro de dilogo: En l aparecern una lista con todas las macros que tengamos grabadas ya sea en todos los libros abiertos, en el libro actual o en un libro especfico que este abierto. En otras palabras, esto nos permitir ejecutar en el libro actual de trabajo, una macro que este guardada en otro libro sin mayores problemas. En el siguiente apartado profundizaremos un poco ms al respecto, cuando tratemos el tema de las referencias absolutas y relativas. Para ejecutar la macro deseada slo bastar con seleccionar aquella que estimemos conveniente de acuerdo a nuestras necesidades y luego hacer clic en el botn Ejecutar. El botn Opciones nos permite modificar el mtodo abreviado que tiene asignada esta macro (en este caso en particular "CTRL + h") o asignarle uno en el caso de que no lo tuviera. Los botones Paso a paso y Modificar los analizaremos en el siguiente apartado. Probemos ahora en la prctica el funcionamiento de nuestra macro, modifiquemos manualmente el contenido de la tabla, para que as veamos como funciona nuestra macro. Lo primero que haremos ser eliminar la primera y la ltima fila, luego cambiaremos el color de las letras a verde. Esto lo haremos con el nico objetivo de simular un nuevo contenido de informacin al cual queremos aplicarle el formato que deseamos. El resultado final debera ser el siguiente:

Pues bien, ahora ejecutaremos nuestra macro y veremos que el resultado que obtendremos ser el siguiente:

Como se puede apreciar, la macro automticamente nos ha insertado la fila con los ttulos, nos ha vuelto a colorear de azul los textos. Ntese adems que ahora ha quedado una fila en blanco al final, esto se debe a que en un principio hemos borrado sta fila y ha que cuando creamos la macro, el rea que se marc como activa corresponda precisamente a dos columnas con siete filas, esto es desde A2 hasta B7. En el prximo apartado se analizarn con ms detencin estos aspectos.

2. Mtodo Abreviado En relacin al mtodo anterior, sta es una forma de ejecutar una macro mucho ms simple y expedita, pero tiene el inconveniente de que es necesario recordar la combinacin exacta de teclas o mtodo abreviado para ejecutar la macro deseada y no otra, aspecto que se dificulta cuando se han creado varias macros. Otro punto a considerar es el hecho de que a veces, cuando se construye un libro o archivo de trabajo, normalmente no lo utilizar una nica persona, siendo an ms difcil recordar la combinacin de teclas que permite activar la ejecucin de una macro determinada, aspecto que puede hacer completamente inoperante una planilla a la que le hemos invertido horas en mejorarla. La utilizacin del mtodo abreviado tambin funciona en otro libro distinto de aquel en el cual fue guardada la macro originalmente, siempre que este ltimo este abierto en el momento en que se desea ejecutar dicha macro. Para probar lo anteriormente expuesto, abramos un libro distinto en blanco y mantengamos abierto el libro que hemos usado hasta el momento, esto es macro01.xls. Posicionemos ahora en cualquier parte de la Hoja2 del nuevo libro y luego presionemos la combinacin de teclas de nuestra macro, esto es "CTRL + h". El resultado que obtendremos ser el siguiente:

3. Asignar a una Autoforma Creemos que esta forma de ejecutar una macro mucho ms recomendable y elegante por decirlo de alguna forma. Esto debido a que al asignar una macro a una autoforma nos permitir que un tercero, no necesariamente familiarizado con la construccin de nuestra planilla, pueda intuitivamente hacer un clic sobre un rea correspondientemente destacada, tras lo cual se ejecutar la macro deseada. La autoforma en general puede ser puede ser cualquiera de las que ofrece Excel, pero obviamente unas son ms adecuadas que otras.

Esta imagen nos muestra algunas de las autoformas posibles de utilizar. A continuacin tambin mostraremos ejemplos sobre como partiendo de simples autoformas, correctamente coloreadas toman el aspecto de verdaderos botones de accin:

Ejemplo 1

Ejemplo 3 Ejemplo 2

Como podr apreciar el hecho de poder colorear a gusto estas autoformas las har perfectamente identificables y, adems el texto que puede asignrseles nos permitir colocar una pequea referencia sobre la funcin o tarea a realizar por la macro, como por ejemplo: Imprimir, Formato, Enviar, Exportar, etc. Para asignar la macro en cuestin deber hacer clic con el botn derecho del mouse sobre la respectiva autoforma, apareciendo el siguiente cuadro de dilogo:

Posteriormente se desplegar el siguiente cuadro, donde deber la macro especfica que desea asignar:

Una vez realizado esto su macro estar lista para ejecutarse con solo un clic. Adems si desliza el mouse sobre la autoforma, podr notar que cambia la forma del puntero de su mouse, tal como si se tratase de un hipervnculo en internet.

4. Asignar a un Control ActiveX En general todo lo expresado para autoformas es vlido para los Controles ActiveX, slo diremos que su utilizacin es como dar un paso adelante. Ms adelante dedicaremos varios apartados para este tipo de controles, por lo que de momento slo ilustraremos la forma que puede adoptar uno de ellos:

Como podr apreciar, este tipo de botn posee un comportamiento bastante llamativo cuando se hace clic sobre l.

Finalmente, diremos que en el siguiente apartado se analizar con mayor detalle el aspecto de codificacin de las macros.

Codificacin de una Macro

En este apartado entregaremos los conceptos generales de la codificacin o programacin de una macro, la que, tal como dijimos anteriormente, se realiza a travs de VBA.

Ejemplo de Codificacin Tomemos como ejemplo la macro que utilizamos en los apartados anteriores para ver como esta codificada, claro que este caso esta codificacin la realiz automticamente Excel. Para esto debemos ir al men

Herramientas/Macro/Macros... donde nos aparecer el mismo cuadro de dilogo utilizado anteriormente para ejecutar una macro, slo que ahora seleccionaremos la opcin Paso a paso.

Una vez hecho esto, automticamente se nos desplegar la siguiente pantalla, la cual corresponde al mdulo de Edicin de Visual Basic que incluye el paquete de Office.

En este caso como hemos seleccionado la opcin Paso a paso, nos aparece un lnea destacada en amarillo, esto es por que a travs de los botones Continuar, Interrumpir y Restablecer podemos ir monitoreando como se va comportando nuestra macro, es decir las tareas que va desarrollando. Si hubiramos seleccionado la opcin Modificar, podramos alterar el cdigo generado automticamente por la aplicacin. Podemos ver como en el encabezado de la macro en cuestin hace referencia al nombre de la macro, a su fecha de grabacin y al mtodo abreviado para su ejecucin.

Qu graba Excel? Para comprender lo que realmente graba Excel, tomaremos un ejemplo sencillo, para lo cual nos posicionaremos en la Hoja3 de nuestro libro de trabajo y grabaremos la siguiente macro:

1. Active la Celda B1 y escriba Lunes 2. Luego muvase a la celda C1 y escriba Martes 3. Contine con este proceso hasta llegar al da Viernes

4. El rango utilizado seguramente ser desde B1 hasta F1, luego de esto active nuevamente la celda B1. 5. Una vez hecho esto, detenga la grabacin y grabe la macro con el nombre de semana. Antes de comenzar a grabar esta macro, abriremos el Editor de Visual Basic, para esto presionaremos "ALT + F11". Posteriormente a travs de los ajustes manuales pare redimensionar la pantalla de tanto Excel como del Editor se vean simultneamente, y una vez que comencemos da grabar nuestra macro, haremos primero clic donde dice Mdulo2 antes de comenzar a introducir los textos. Finalmente, deberamos obtener el siguiente resultado:

Como podr apreciar, a medida que se vayan introduciendo los textos, el Editor de Visual Basic ir transformando sus acciones automticamente en cdigo VBA. As entonces, intuitivamente puede ir probando esta opcin con distintas tareas y empezar a entender como es la lgica de este lenguaje de programacin. La desventaja de utilizar este mtodo de creacin de cdigo es que puede resultar bastante menos eficiente que realizar directamente la programacin en el Editor, es por esto que lo instamos a que profundice en este aspecto, ya que le podr ayudar a optimizar an ms su trabajo. Como ejemplo de lo anteriormente expuesto, el siguiente ser el cdigo generado por nuestra nueva macro: Sub semana() '

' semana Macro ' Macro grabada el 24/05/2004 por Marci-Anto ' ' Range("B1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Lunes" Range("C1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Martes" Range("D1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Mircoles" Range("E1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Jueves" Range("F1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Viernes" Range("B1").Select End Sub Como puede apreciar es bastante lgica la forma en como se va construyendo el cdigo. As primero hace referencia a la celda activa y luego al contenido de sta, repitiendo esta accin cela a celda. Pero este proceso puede realizarse de forma mucho ms rpida y eficiente, por ejemplo, para realizar esta misma tarea bastara con la siguiente macro que contiene tan solo dos instrucciones: Sub optimizada() ' ' optimizada Macro ' Macro grabada el 24/05/2004 por Marci-Anto ' ' Range("B1").Select ActiveCell.Resize(,5)=Array("Lunes","Martes","Mircoles","Jueves","Viernes") End Sub Todas las macros que hemos utilizado hasta el momento, han sido incluidas en el archivo que ejemplo, el cual podr ser descargado en el siguiente apartado.

Referencias Relativas y Absolutas Cuando Excel construye las macros a travs de grabar las acciones o tareas que se estn realizando, normalmente graba referencias absolutas a las celdas. Es decir, cuando se selecciona una celda, recordar o almacenar la posicin exacta de esa celda dentro de la Hoja, y no su su posicin relativa respecto de la celda anteriormente activa. As por ejemplo, en el caso de nuestra macro semana, podemos ver como hace referencia a una posicin especfica para la primera celda activa, esto es B1. En este caso diremos entonces que se han utilizado referencias absolutas. El uso de este tipo de referencias implicar que al ejecutar la macro se ejecutarn las mismas tareas programadas y exactamente en las mismas celdas, sin reparar en que celda se encontraba activa al momento de ejecutar la macro. En el caso de que se desee ejecutar una macro, partiendo de la posicin en que se encuentra activa una celda (sea hacia la derecha, izquierda, arriba o abajo, segn corresponda) debern utilizarse referencias relativas.

Realicemos ahora un ejemplo con este tipo de referencias. Supongamos que nos encontramos en la celda B4 y que necesitamos que tres filas ms arriba se escriban automticamente los das de Lunes a Viernes, esto es desde B1 a F1. Entonces comenzaremos a grabar nuestra macro, pero antes haremos clic en el icono de Referencia relativa que aparece al costado de la opcin Detener Grabacin. Si revisamos posteriormente veremos que la siguiente ser la codificacin que ahora nos mostrar Excel: Sub relativa() ' ' relativa Macro ' Macro grabada el 25/05/2004 por Marci-Anto ' ActiveCell.Offset(-3, 0).Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Lunes" ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Martes" ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Mircoles" ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Jueves" ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "Viernes" ActiveCell.Offset(0, -4).Range("A1").Select' End Sub Vemos ahora como la referencia hacia la celda activa ya no es absoluta como antes (B1), sino que ahora hace referencia acerca de cuantas filas y columnas hacia arriba, abajo, izquierda o derecha respecto de la posicin original. En este caso especfico a tres filas hacia arriba en relacin a la celda que se encontraba activa al momento de ejecutar la macro (-3,0). Una macro muy similar, la podramos construir con una nica lnea de codificacin, slo que en este caso esta macro rellenara los das de la semana a partir de la celda activa solamente: Sub optimizada2() ' ' optimizada2 Macro ' Macro grabada el 25/05/2004 por Marci-Anto ' ' ActiveCell.Resize(,5)=Array("Lunes","Martes","Mircoles","Jueves","Viernes") End Sub Finalmente diremos que para facilitar la ejecucin de las macros que hemos utilizado hasta ahora, las cuales estn incluidas en el archivo de ejemplo, stas han sido asignadas a distintas autoformas correspondientemente identificadas.

ACTIVEX

Tipos o Clases de Controles

En este apartado mostraremos los principales tipos de controles que existen, indicando en cada caso sus principales caractersticas y actividades para las cuales pueden ser utilizados. Le recomendamos que inserte la barra de controles que posee Excel, ya que esto le permitir trabajar de forma mucho mas expedita. Para esto vaya al men Ver/Barra de Herramientas/Cuadro de Controles. Con el objetivo de que esta barra no interfiera en su rea de trabajo, pude incorporarla en el contexto de las barras de herramientas tradicionales. Con el nico objetivo de darle un mayor grado de interactividad a este apartado, hemos incluido algunos controles de ejemplo (reales no imgenes). Como comprender, stos "controles de ejemplo" han sido generados con un software dedicado a la construccin de pginas web y que es distinto a Excel, razn por la cual es posible que su visualizacin pueda diferir un poco del aspecto que presentan normalmente en Excel, pero en general tendrn los mismos comportamientos y funciones.

Cuadro de Texto

Un Cuadro de Texto nos permite capturar informacin de la persona que lo esta utilizando, la cual puede ser numrica, alfabtica o alfanumrica. Este tipo de control tambin tiene la opcin de ser configurado como campo para el ingreso de "claves", por lo que automticamente ir reemplazando lo que vayamos ingresando por asteriscos (*).

Botn de Comando

Este tipo de control es uno de los ms conocidos. Entre otras cosas, este control nos permite por ejemplo la ejecucin de una macro, o marcar el inicio de la realizacin de una determinada actividad previamente asignada o programada.

Casilla de Verificacin

Ftbol Voleibol Tenis Natacin

Una casilla de verificacin es utilizada normalmente para capturar informacin previamente estructurada. Normalmente se presentan en grupos y es posible seleccionar ms de una opcin. Tal como se puede apreciar en nuestro ejemplo, el usuario podr elegir uno o ms de los distintos deportes propuestos.

Botn de Opcin Una botn de opcin en general presenta las misma caractersticas que un grupo de casillas de verificacin, slo que en este caso no es posible seleccionar ms de una opcin. En nuestro ejemplo, el usuario slo podr elegir uno de los distintos deportes propuestos.

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Cuadro Combinado

El cuadro combinado o ComboBox en general cumple las mismas funciones que los dos controles anteriormente explicados. Su utilizacin es recomendable cuando la lista de opciones es bastante extensa. Inclusive puede ser configurado para que mostrar un cierto nmero de opciones solamente, debiendo desplazarse el usuario con la barra de desplazamiento que se generar automticamente para buscar las otras opciones no visualizadas.

Cuadro de Lista Un cuadro de lista contiene una lista de los elementos que pueden ser seleccionados. En trminos generales es prcticamente lo mismo que un cuadro combinado, slo que no posee el men desplegable, sino que es necesario desplazarse a travs de l con el cursor.

Botn o Control de Nmero Este control puede ser usado para aumentar o disminuir el valor de un determinado parmetro o celda vinculada. Cuenta con dos flechas, una hacia arriba y otra hacia abajo, o una hacia la derecha y otra hacia la izquierda. Al presionar alguna de ellas aumentar o disminuir el valor segn corresponda. En el siguiente apartado, cuando se analicen las propiedades, veremos como puede configurarse el valor en que ir cambiando el valor tras cada clic.

Botn de Alternar

Este botn puede ser utilizado para que el usuario seleccione o no una determinada caracterstica, ya que este control tiene la ventaja de que una vez seleccionado permanece seleccionado, devolviendo el valor de Verdadero o Falso segn corresponda. Este botn adems puede ser vinculado a una determinada celda, en la cual devolver el valor lgico anteriormente mencionado (verdadero o falso).

En el siguiente apartado analizaremos las principales propiedades que presentan estos controles, y posteriormente, en los siguientes apartados daremos algunos ejemplos de su uso. Respecto a esto ltimo, tenga en cuenta que en esta seccin solo entregaremos ejemplos bsicos del uso de los controles, esto puesto que en la seccin donde se analizarn lo userforms sern utilizados ejemplos ms globales y completos.

Principales Propiedades
En este apartado analizaremos las principales propiedades que son comunes a la mayora de los controles, as como tambin aquellas que puede que sean exclusivas de uno u otro, pero que debido a su relevancia creemos que es necesario analizar. Tal como sealamos anteriormente, es muy usual que los controles sean configurados mayoritariamente a travs de VBA. Sin embargo, el objetivo de este curso no es profundizar demasiado en este lenguaje (VBA), sino por el contrario entregar una gua prctica, til y muy fcil de implementar para un usuario no familiarizado con la programacin. Por esta razn, en general nos referiremos slo a aquella parte de la propiedad que puede ser configurada eminentemente a travs de Excel y slo cuando sea necesario nos remitiremos al Editor de Visual Basic.

Cuadro de Propiedades Una vez que hemos insertado cualquier control, debemos hacer clic con el botn derecho del mouse sobre dicho control, esto para que nos aparezca el cuadro de dilogo de propiedades de dicho control. Este cuadro de dilogo a su vez tiene en el extremo superior un cuadro combinando o combobox, el cual nos permitir configurar las propiedades de algn otro control que tengamos en el libro actual sin necesidad de estar seleccionando ste previamente. Adems, nos entrega dos opciones para la visualizacin de las propiedades. La primera de ellas en forma alfabtica y la segunda por categoras. Esta ltima nos ser ms til la primera vez que estemos configurando un control, puesto que nos

ser ms fcil encontrar las distintas propiedades a modificar. En cambio si ya hemos configurado nuestro control, y deseamos cambiar un nico parmetro, quiz nos resulte ms cmodo trabajar con el modo alfabtico. Otro aspecto a tener en cuenta es el denominado Modo Diseo, esto es, la instancia durante la cual pueden ser modificados cuantas veces sea necesario los distintos controles de nuestro libro. El modo diseo se encuentra activado cuando el icono adjunto se encuentra resaltado, para activarlo slo hace falta hacer clic sobre l. Para salir del modo diseo, bastar con volver ha hacer clic en este mismo icono. Cabe aclarar que cuando estamos en el modo diseo los distintos controles no estarn operativos, por lo que ser necesario salir de este modo para poder utilizar estos controles.

Principales Propiedades A continuacin explicaremos las principales propiedades con que usted se podr encontrar a la hora de configurar un control. En general se entregarn los conceptos ms importantes de cada una de ellas. Si usted desea profundizar en el tema, puede hacerlo directamente a travs de la Ayuda de Excel sin mayores inconvenientes, eso si, le recomendamos acceder a la ayuda que trae el Editor de Visual Basic, por ser esta ms especfica.

LinkedCell Esta es quizs la propiedad que ms utilizar, esta propiedad se refiere a la celda que estar vinculada con el control en cuestin. En algunos casos servir para que el control muestre el contenido de dicha celda, aunque en la mayora de los casos ser el control el que condicione el contenido de dicha celda. Esta celda por ejemplo puede ser utilizada con controles como los cuadros de lista (simples o combinados), los cuadros de texto, los botones de control de nmero o los botones de alternar, por nombrar slo algunos. Para configurar el control, slo ser necesario introducir el valor o mejor dicho la posicin de la celda que se desea vincular. Recomendamos hacerlo en trminos absolutos, por ej. "B19". Esto es, la celda producida por la concurrencia de la columna "B" y la Fila "19".

ListFillRange Esta propiedad se utilizar en el caso de que estuviramos configurando un cuadro de lista simple o uno combinado. Esta propiedad le indicar al control la lista de opciones que mostrar dicho control, para lo cual puede hacer referencia a un rango de celdas (ej. A2:B5) o al nombre de una determinada rea previamente guardada (ej. mes). Como podr apreciar, cuando hemos vinculado un rango de celdas hemos incluido ms de una columna, esto es por que tanto los cuadros de listas simples como los combinados, aunque por lo general muestran slo la primera columna, almacenan la informacin de las restantes columnas. Esto ser de mucha ayuda cuando por ejemplo queramos asignarle un valor distinto a las distintas

posibilidades que nos muestre el control. Para ejemplificar esto vaya al ejemplo que ser expuesto en el siguiente apartado.

BoundColumn Siguiendo con el ejemplo anterior, sta propiedad le permitir configurar que columna del rango de celdas vinculado al cuadro de lista (simple o combinado) ser utilizada para buscar el valor que ser almacenado en el control, una vez que se ha elegido entre una de las opciones desplegadas en el control. Obviamente se almacenar el valor correspondiente a la fila que fue seleccionada. Por defecto esta configurado en "1", esto es, almacenar el mismo valor de la opcin seleccionada. Si por ejemplo, adems tenemos vinculado el cuadro de lista a una celda (LinkedCell), en esta celda ser mostrado el valor almacenado por el control. Para comprender de mejor forma lo anteriormente expresado le recomendamos que vaya al ejemplo que figura en el prximo apartado.

ListRow Esta propiedad es prcticamente exclusiva de los cuadros de lista (ListBox y ComoBox) y sirve para indicar el nmero de filas u opciones que sern mostradas por el control. Si el nmero de opciones es considerable, ser recomendable utilizar esta propiedad, la cual por defecto toma el valor de "8". En el caso de que el nmero de opciones sea mayor al nmero que sern mostradas, el cuadro de lista generar automticamente una barra de desplazamiento.

Font Esta propiedad sirve para configurar las fuentes de los textos que aparecern en el control, sean estos correspondientes a las opciones desplegadas, al nombre visible del control (en el caso de un botn) o como ser mostrada la informacin introducida en un cuadro de texto. Al hacer clic en esta propiedad se desplegar un cuadro de dialogo que lo guiar en la configuracin, el cual sigue los estndares de Excel o Windows, por lo que no profundizaremos en su contenido.

Value Esta propiedad denota el Valor que tendr el control. Segn sea la interaccin que tenga el control, el valor de ste cambiar. Por ejemplo en el caso de un botn de alternar, la propiedad value toma los valores "VERDADERO" o "FALSO" segn se trate. En la caso de un botn de control de nmero, la propiedad value tomar el valor de las secuencia respectiva.

(Name) Esta propiedad denota le nombre del control, por defecto Excel le asigna un nombre compuesto por el tipo de control mas un correlativo, por ejemplo "CommandButton1". Esto servir posteriormente para identificar dicho control y para configurarlo por ejemplo a travs de macros o a travs de VBA.

Caption Esta propiedad podramos decir que especifica el nombre de fantasa o comercial de control, esto es, el nombre con que el usuario de la planilla lo ver. Esta propiedad es normalmente utilizada por los botones de comando. Por defecto el valor de caption ser igual que el de name, aunque esto es perfectamente modificable. Esta propiedad por ejemplo es til cuando le asignamos una macro a un control, ya que con ella podremos darle al control un nombre visible de referencia a la actividad que realizar la macro que ser activar con dicho control.

Min, Max, SmallChange Estas tres propiedades son utilizadas por un control de nmero, respectivamente indican el valor mnimo del control, el mximo y el valor en que ste ir cambiando (incremento o decremento, segn sea el caso) cada vez que se haga clic sobre cualquiera de las flechas de este control. El valor de propiedad SmallChange puede ser cualquier nmero entero, aunque el intervalo de valores recomendado es desde -32767 a +32767. El valor predeterminado es 1.

En general estas son la principales propiedades con las cuales podr encontrarse cuando este configurando sus controles. Existen otras que tambin son comunes, las cuales consideramos que no son tan relevantes, como aquellas que dicen relacin con posicin del control, la posibilidad de que sea impreso o no al imprimir una determinada hoja o el formato del mouse al desplazarse sobre el control. El prximo apartado daremos algunos ejemplos donde se aplicarn la mayora de las propiedades anteriormente expuestas.

Ejemplos del uso de Controles

Una vez que hemos mostrado la mayora de los tipos de controles existentes y hemos comentando varias de sus propiedades, procederemos a continuacin a desarrollar algunos ejemplos de su utilizacin.

Ejemplo 1: Asignar una Macro Para asignar una macro a un control tipo botn de comando, en general es tan simple hacer clic con el botn derecho del mouse sobre el respectivo control, tras lo cual se desplegar un men emergente en el cual deberemos seleccionar la opcin Asignar Macro. Como ver el procedimiento indicado en general es bastante simple y similar al expuesto en el caso de las autoformas, por lo que no profundizaremos ms al respecto. Ahora bien, supongamos que deseamos insertarle a un determinado botn, al que hemos llamado "Macro Optimizada", una de las macros habamos creado en el libro de la seccin anterior (macro01.xls). Este comando tambin nos da la opcin

de copiar directamente el cdigo de dicha macro, es decir slo las instrucciones (este ejemplo fue realizado a partir de la versin 2003 de Microsoft Office Excel). Para esto haremos clic con el botn derecho del control y seleccionaremos la opcin "Ver cdigo", tras lo cual automticamente se nos abrir el Editor de Visual Basic. Concretamente nos centraremos en el siguiente cuadro:

Como podr apreciar, tiene aspectos similares a la codificacin de la macro, por lo que lo nico que haremos ser abrir la macro deseada (ver su codificacin) y a continuacin copiar el contenido de sta dentro del los comandos "Private Sub" y "End Sub". El resultado que deberamos obtener sera el siguiente:

Entonces, dentro de las etiquetas nos ha quedado la macro anteriormente realizada. Como podr comprobar, una vez guardado todo, el botn quedar perfectamente operativo. Si bien es cierto, este procedimiento es un poco ms engorroso que el anterior, nos entrega una visin preliminar sobre como pueden ser modificadas en el futuro las macros o como es posible realizar directamente la codificacin de la misma.

Ejemplo 2: Cuadro Combinado Para realizar este ejemplo trabajaremos con el siguiente supuesto: Supongamos que existe una empresa que tiene un nico artculo que varia de precio segn que poca del ao se trate. La imagen adjunta nos muestra esta

relacin entre el mes y el precio del producto, a esta rea le daremos el nombre de precio. Pues bien, ahora usted desea calcular fcilmente el importe al que vender una determinada cantidad de unidades, dependiendo del mes en que esta se venda. Para hacer esto, lo que haremos ser insertar en primer trmino un cuadro combinado o ComboBox, al cual le asignaremos o vincularemos esta rea (precio) en la propiedad ListFillRange. Adems nos resulta engorroso que nos muestre todos los meses el control, por lo que deseamos limitar la lista slo a cuatro opciones, para esto ahora utilizaremos la propiedad ListRow, dndole un valor de "4". Ahora bien, el resultado del precio en cuestin lo deseamos obtener en la celda "F6", para lo cual utilizaremos la propiedad LinkedCell. Pero para obtener esta informacin, debemos indicarle al control que el valor que debe almacenar se encuentra en la segunda columna, razn por la cual debemos darle el valor de "2" a la propiedad BoundColumn. La cantidad de artculos vendidos deseamos tenerla en la celda "E6" y el resultado final (precio por cantidad) en la celda "G6", para lo cual introducimos la frmula correspondiente en dicha celda (=E6*F6). Finalmente aplicaremos un poco de formato a las celdas, slo para destacar un poco los distintos componentes de nuestro clculo. As entonces, el siguiente debera ser el resultado que debiramos obtener:

Si bien es cierto ste ejemplo es bastante simple, de todas formas nos permite visualizar como es la operatoria necesaria para la configuracin de un control y, la vez, nos permite comprobar lo fcil que es su utilizacin y la vistosidad que le proporciona a nuestro libro de trabajo. En la prxima seccin desarrollaremos un ejemplo mucho mas integral con el uso de los controles.

FORMULARIOS

Formularios
Tal como sealamos anteriormente, un formulario es utilizado generalmente para reunir informacin del usuario que interacta con l. Pues bien, a travs del siguiente ejemplo veremos como es posible construir en forma muy sencilla un formulario en Excel, solo que en este caso especfico no lo orientaremos a recolectar informacin, sino que ms bien para ofrecer informacin a los clientes de una determinada empresa.

Formulario para realizar cotizaciones Tomaremos como base la Empresa ABC que comercializa un nico artculo (mgie), cuyo precio vara en razn del color de dicho artculo, de acuerdo con el siguiente cuadro: Color Amarillo Azul Negro Rojo Verde Precio 9.900 10.000 8.000 9.600 10.500

Este artculo adems, por polticas de la empresa, solo es comercializado en paquetes de 24 unidades cada uno. Con el objetivo de incentivar las ventas, la empresa ofrece una poltica de descuentos, as entonces, cuado el monto total de la venta supera los $ 500.000 otorga un 3% de descuento sobre el total, ahora bien si el monto supera los $ 800.000 el descuento ser de un 5% sobre el total. Debido a lo importante que es el flujo de efectivo para la empresa, sta ha decidido aplicar tambin un descuento especial para fomentar el pago al contado, siendo este de un 2% (sobre el monto total, una vez realizados los descuentos por volumen). Las otras opciones de pago que ofrece es dentro de los 30 das siguientes al de la venta, caso en el cual esta empresa no ofrece descuento alguno. Adems, ahora ha incorporado tambin el pago con tarjeta de crdito, pero esta forma de pago tiene un costo para la empresa debido a las comisiones que debe cancelar, razn por la cual ha decido sobrecargar el monto total de venta en un 1,5% cada vez que uno de sus clientes decida pagar su compra con tarjeta de crdito. Teniendo en cuenta todas estas cuestiones, ahora deberemos construir un formulario muy fcil de usar, pero que nos permita considerar todos los factores que condicionan el precio final de venta de los artculos.

Construccin del Formulario En primer lugar abriremos un libro en blanco, en el cual llamaremos "formulario" la primera hoja de dicho libro. Si bien es cierto, que usted puede construir el formulario de la forma que le sea ms cmoda o agradable, le recomendamos que siga los pasos y posiciones que le indicamos en este ejemplo, con el objetivo que se ms fcil la revisin en caso de que se comentan errores.

A modo de gua, utilizaremos el resultado final que se desea obtener con dicho formulario:

Como podemos apreciar, el formulario abarcar desde B4 hasta H19, por lo que pintaremos el fondo de esta rea y adems le daremos formato a los bordes. El rea entre B2 y H2 la uniremos para colocarle un ttulo al formulario, conjuntamente le aplicaremos formato al texto hasta obtener el efecto deseado. A continuacin lo que haremos ser construir la estructura de dicho formulario, para lo cual le daremos formato a las distintas celdas que formarn parte de l. Comenzaremos por las celdas donde se reflejar la cantidad (G7), el precio unitario (G9), agregaremos una celda para realizar un subtotal (G11). Posteriormente diremos que en G13 calcularemos el eventual descuento por volumen y en G15 el descuento por pronto pago, para finalmente calcular el total definitivo en la celda G17. Luego crearemos una tabla que contenga la relacin entre el color y el precio del artculo, ha dicha rea le daremos el nombre de color. En el caso de nuestro ejemplo lo hemos hecho en el rango B37:C41. Tambin insertaremos unas etiquetas de texto para hacer referencia a los controles que posteriormente agregaremos ("Seleccione su Color" y "Cantidad"). Pues bien, lo que ahora corresponde hacer es agregar los distintos controles. El primero que agregaremos ser el cuadro combinado. Una vez hecho esto, le vincularemos a la celda G9 (LinkedCell) y adems le asociaremos el rea color (ListFillRange). A la propiedad BoundColumn le asignaremos el valor de "2". Luego para hacerlo ms llamativo, le daremos formato al texto (Font) y adems le daremos color al texto con la propiedad ForeColor. Posteriormente insertaremos el control de nmero, lo dimensionaremos con el mouse hasta que tenga el aspecto deseado. En cuanto a sus propiedades, lo vincularemos la celda "G7" que es donde queremos que aparezca la cantidad que

esta siendo cotizada. Debido a que el artculo en cuestin slo se vende por paquetes de 24 unidades, asignaremos este valor a la propiedad SmallChange, luego a la propiedad Min le asignaremos igual cantidad y a la propiedad Max, le asignaremos un valor lo suficientemente alto, por ejemplo 2000. Nos queda ahora realizar todo aquello correspondiente a los descuentos, con el objetivo de evaluar si el monto de venta ser objeto o no de descuento por volumen introduciremos la siguiente frmula den dicha celda: =REDONDEAR(G11*SI(G11<500001;0;SI(G11<800001;-0,03;-0,05));0) Lo que estamos haciendo en primer trmino es redondear el resultado obtenido del clculo a cero decimales. Luego la frmula nos permite evaluar si el monto de ventas (G11) cumple con alguno de los requisitos para que sean aplicables los descuentos, indicando en cada caso la cuanta de cada uno de los descuentos en tanto por uno. Es tiempo ahora de insertar un nuevo control, el cual se trata en realidad de tres botones de opcin que se comportarn como un nico control. Para esto slo lo seleccionamos de la barra de herramientas dicho control y lo insertamos, para luego dimensionarlo con el mouse a nuestro gusto. A travs de la propiedad Caption le daremos el nombre visible a dicho botn, siendo en el primer caso "Efectivo". A travs de la propiedad LinkedCell vincularemos este control con la celda "C16", para finalmente a travs de las propiedades Font, BackColor y ForeColor configuraremos la apariencia de dicho botn hasta obtener el resultado deseado. Luego repetiremos estos mismos pasos con los dos botones siguientes, solo que en este caso Caption tomar los valores "30 das" y "Tarjeta de Crdito" en cada caso. En cuanto a las celdas vinculadas, ests sern "C17" y "C18" respectivamente. Luego de esto alinee los distintos botones con el mouse hasta que den una imagen de bloque. Si realiz correctamente todos los pasos, al probar los controles de opcin podr comprobar que stos devuelven el valor de "VERDADERO" o "FALSO" en las distintas celdas vinculadas, dependiendo si stos han sido seleccionados o no. Pues bien, nos basaremos es esto ltimo para construir la frmula o algoritmo que nos permita calcular el eventual descuento o sobrecargo segn corresponda. As entonces, introduciremos la siguiente frmula en la celda "G15": =REDONDEAR((G11+G13)*SI(C16=VERDADERO;0,02;SI(C17=VERDADERO;0;0,015));0) Al igual que en el caso anterior, esta frmula comienza redondeando el resultado final a cero decimales, luego hace un calculo previo del monto al cual eventualmente le sern aplicados los descuentos o sobrecargos, esto es al subtotal menos el descuento por volumen. Posteriormente la frmula evala la condicin de las distintas celdas vinculadas, para de esta forma establecer si el descuento le ser aplicable o no, o si, muy por el contrario, deber aplicrsele un recargo. Finalmente, le daremos formato a las celdas vinculadas a los cuadros de opciones, eligiendo un color igual al del fondo, esto para ocultar el pequeo "truco" que hemos realizado para relacionar los cuadros de controles con otras celdas y frmulas.

Userforms
Para comprender de buena manera en que consiste un userform, lo que haremos ser crear uno de ellos, paso a paso, explicando lo que sea necesario segn sea el caso. Supongamos que deseamos realizar una encuesta, donde le preguntaremos a una persona su nombre y que equipo de ftbol, de una lista posible, considera como mejor. Adems, esta encuesta la queremos realizar a travs de un formulario que se activar cada vez que presionemos un determinado botn de comando que se encuentra en una de las hojas (Hoja1) de nuestro archivo de ejemplo (userforms02.xls). Concretamente, el siguiente es objetivo perseguido:

Lo que haremos en primer lugar ser insertar el cuadro de comando en la hoja Userforms. Luego le aplicaremos los formatos que deseemos para que quede llamativo dicho control. Posteriormente, lo que haremos ser crear el userform, para esto necesitamos abrir el Editor de Visual Basic (ALT + F11). Luego de lo cual, iremos al men Insertar/Userform. Adems iremos a la propiedad Caption de dicho userform, configurndola como "Equipo Favorito". Una vez realizados todos estos paso, la pantalla debiese haber quedado de la siguiente forma:

A continuacin comenzaremos a trabajar en el Userform, al cual le insertaremos algunos controles y modificaremos algunas propiedades de los mismos hasta dejarlo con el siguiente aspecto: En general, lo realizado hasta el momento no dista mucho de lo realizado anteriormente con los cuadros de controles, por esta razn es que no hemos reparado en detalles menores. Antes de incrustar los distintos botones de opcin, ser necesario en primer lugar insertar el Marco, esto es un control que permite agrupar otros controles, dndoles un aspecto de grupo. Tendremos que utilizar una Etiqueta de Texto, la cual nos permitir colocar un texto de referencia (Nombre) al cuadro de texto que aparece en su costado. A continuacin, haremos un pequeo cuadro resumen con las propiedades que deber configurar para cada uno de los controles, por favor sgalo muy atento:

Etiqueta

Cuadro de Texto

Marco

Propiedad Accelerator : Caption : TabIndex :

Valor N Nombre: 0

Propiedad

Valor

Propiedad Caption : TabIndex :

Valor Equipo: 2

(Name) : TextName TabIndex : 1

Opcin: Real Propiedad Valor Accelerator : R Caption : Real Madrid (Name) : OpcionReal TabIndex : 0

Opcin: Colo-Colo Propiedad Valor Accelerator : C Caption : Colo-Colo (Name) : OpcionColo TabIndex : 1 Value : True

Opcin: Manchester Propiedad Valor Accelerator : B Caption : Manchester (Name) : OpcionManch TabIndex : 2

Botn Grabar Propiedad Valor Default : Caption : (Name) : TabIndex : True Grabar BotAcep 3

Botn Cancelar Propiedad Valor Cancel : True Caption : Cancelar (Name) : BotCanc TabIndex : 4

A travs de la propiedad TabIndex lo que estamos haciendo es establecer en cada control el orden de tabulacin que tendrn, es decir, el orden en que se ir desplazando el cursor cada vez que presionemos la tecla "Tab" de nuestro teclado, en caso que nos deseemos mover de esta forma dentro del formulario, en lugar de utilizar el mouse. Ntese que los controles de opcin tienen su propia numeracin, dentro del marco que los cobija. Otra propiedad muy interesante que hemos aplicado en este ejemplo es Acelerator, la cual sirve para configurar el acceso rpido a los controles de opcin, accin que se realiza mediante la combinacin teclas "ALT + Letra destacada", donde la letra destacada es aquella "letra" que hemos asignada a dicha propiedad y que aparecer subrayada en el formulario.

Una vez realizada la configuracin de las propiedades de los distintos controles, procederemos ahora a configurar los distintos botones a travs del cdigo VBA. En primer lugar configuraremos el control que activa el Userform (Abrir Formulario), para lo cual introduciremos la siguiente lnea de cdigo:

Private Sub CommandButton1_Click() UserForm1.Show End Sub Posteriormente, configuraremos el control "Cancelar", para que cuando lo accionemos cierre el Userform creado: Private Sub BotCanc_Click() Unload UserForm1 End Sub Finalmente configuraremos el control "Guardar", en este caso la codificacin ser un poco ms compleja: Private Sub BotAcep_Click() Sheets("Hoja1").Activate If TextName.Text = "" Then MsgBox "Debe introducir un nombre." TextName.SetFocus Exit Sub End If NextRow = Application.WorksheetFunction.CountA(Range("A:A")) + 1 Cells(NextRow, 1) = TextName.Text If OpcionReal Then Cells(NextRow, 2) = "Real" If OpcionColo Then Cells(NextRow, 2) = "Colo-Colo" If OpcionManch Then Cells(NextRow, 2) = "Manchester" TextName.Text = "" OpColo = True TextName.SetFocus End Sub La primera instruccin tiene como objetivo asegurarse de que la hoja activa sea la "Hoja1". El siguiente grupo de cdigo cumple la misin de verificar que el cuadro de texto no quede en blanco, y si as sucediera, enviar un mensaje que indicar tal situacin no permitiendo "grabar" o recopilar la informacin. El tercer grupo de cdigo (que en este case es una nica lnea de cdigo) cumple la funcin de buscar la primera celda disponible para registrar el valor obtenido del userform. El cuarto grupo es el encargado de recopilar la informacin que figura tanto en el cuadro de texto como en los botones de opcin. El ltimo grupo de cdigo deja en blanco el cuadro de texto y deja seleccionada por defecto la opcin "Colo-Colo". En el siguiente apartado, podr descargar el archivo con este ejemplo desarrollado.

Hipervnculos
Un hipervnculo es un vnculo existe al interior de un documento, el cual por lo

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general abre otra pgina al hacer clic en l. El destino suele ser otra pgina Web, pero tambin puede ser una imagen, una direccin de correo electrnico o un programa. El hipervnculo puede ser texto o una imagen. Los hipervnculos pueden ser utilizados con los siguientes objetivos: Desplazarse a un archivo o a una pgina web, ya sea que sta estn en red, en una intranet o en Internet; Desplazarse a un archivo o a una pgina web que piensa crear en el futuro; Enviar un mensaje de correo electrnico; Iniciar una transferencia de archivos;

Cuando se sita el puntero del mouse sobre el texto o una imagen que contiene un hipervnculo, el puntero de convierte en una manito , esto para indicar que el texto o la imagen son los elementos en los que se puede hacer clic. Crear un hipervnculo en Excel es bastante sencillo, slo es necesario hacer clic con el botn derecho del mouse sobre la palabra, autoforma o imagen a la cual quiere asignrsele el hipervnculo y seleccionar la opcin Hipervnculo del men emergente que se desplegar.

Posteriormente, se desplegar el siguiente cuadro de dilogo:

En este cuadro de dilogo deberemos indicar la direccin hacia la cual queremos direccionar nuestro hipervnculo. En este caso dirigiremos nuestro hipervnculo hacia la pgina web de la Universidad de Zaragoza. Este cuadro de dilogo nos entrega distintas opciones para localizar la direccin que deseamos y adems nos permite direccionar en forma an ms especfica nuestro hipervnculo, esto es a un marcador dentro de una pgina determinada. Si seleccionamos la opcin "Lugar de este documento", nos aparecer ahora el siguiente cuadro de dilogo:

Esta opcin nos permitir dirigir nuestro hipervnculo a un lugar especfico de nuestro libro de trabajo, pudiendo inclusive la posicin exacta de la celda. Tanto en el caso anterior como en este, la opcin "Info. de Pantalla" nos permite agregar un comentario al hipervnculo, el cual ser mostrado al pasar el mouse sobre l por unos instantes.

Exportar archivos a HTML

Crear una pgina web es bastante sencillo con Excel, adems partiendo de la base de que con Excel podemos aprovechar el recurso que nos ofrecen las filas y columnas a la hora de posicionar los distintos elementos que configuran una web.

Mi primera Web A continuacin, a travs de un ejemplo, mostraremos lo fcil que es crear una pgina web por medio de Excel, pues bien, manos a la obra. Lo primero que haremos ser colocarle un encabezado a nuestra pgina, para esto inclusive utilizaremos WordArt, para que quede bien llamativo. Luego insertaremos una imagen cualquiera de las que trae por defecto Office y finalmente le incorporaremos un hipervnculo a la pgina de Cuadro de Mando de Alfonso Lpez (http://cuadrodemando.unizar.es) y adems le agregaremos informacin adicional a este hipervnculo (Alfonso Lpez). Pues bien, con estos simples pasos ya hemos creado una pgina web:

Lo que haremos a continuacin es exportar este archivo a formato HTML, pare esto iremos al men Archivo/Guardar Como..., entonces se desplegar el siguiente cuadro de dilogo: Seleccionaremos la opcin guardar como "Pgina Web". Adems utilizaremos la opcin del botn "Cambiar ttulo...", ya que esto nos permitir modificar la informacin que desplegar en el extremo superior del navegador. Aqu introduciremos el siguiente texto: "Esto lo hice yo".

Pues bien, una vez guardado el archivo, si volvemos ha hacer doble clic sobre l, veremos que ser abierto por el Explorador de Windows (u otro navegador web que tenga configurado en su PC), producindose el siguiente resultado:

Si hace clic aqu, podr comprobar que la pgina que hemos creado se "abre" realmente como tal y no como un archivo Excel.

Pginas Interactivas La verdad es que crear pginas interactivas con Excel es posible, pero no muy recomendable, tanto as que en la nueva versin de ste programa (Microsoft Office Excel 2003), esta opcin no aparece disponible por defecto (Asistente para la exportacin de formularios). Esto se debe principalmente a que ste programa ahora es comercializado como un paquete informtico. De hecho el paquete informtico del cual forma parte incluye un software especialmente diseado para la construccin de pginas y sitios web, esto es FrontPage 2003. Adems este ltimo programa, esta completamente integrado con Excel, en el sentido de que se pueden copiar directamente en l tablas realizada con Excel, o por ejemplo los datos capturados por un formulario construido con FrontPage pueden ser derivados automticamente a tablas de Excel o bases de datos de Access. Si usted, a pesar de lo anteriormente expresado, esta interesado en publicar un archivo Excel interactivo, le daremos las siguientes guas de accin: Deber utilizar el Asistente de Formularios para Web, el cual le ayudar a generar unos archivos adicionales que se necesitan para que le formulario puede ser visualizado e interpretado por el navegador.

Otro punto a considerar es el hecho de asegurarse de que el servidor donde piensa publicar este formulario soporte estas extensiones o archivos adicionales. En general existen dos tipos de archivos que pueden ser generados por el Asistente y de ellos depender el tipo de servidor que necesitar, los CGI y los IDC. El CGI (Common Gateway Interface). Por ejemplo cuando un usuario rellena un formulario y hace clic sobro el botn Enviar, se ejecutar en el servidor el programa CGI que enviar posteriormente los datos a una base de datos. CGI es un protocolo que define el modo en el que el script o programa intercambia informacin con el servidor. El otro tipo de archivos que puede generar el asistente son los ficheros IDC (Internet Database Connector), los cuales son utilizados por un servidor de informacin de Internet de Microsoft con un conector de base de datos de internet.

TRUCOS WORD Y EXCEL

WORD 2000
Gestin de archivos
1 Abrir sin documento. Si no quiere que al abrir Word aparezca un documento nuevo en pantalla haga lo siguiente: 1) Clic derecho en el Escritorio de Windows. 2) Elija la opcin Nuevo/Acceso directo en el men contextual. 3) En el cuadro de dilogo pulse el botn Examinar y siga la ruta de acceso del ejecutable de Word (Winword.exe) para que quede escrito en la caja Lnea de comandos. En una instalacin tpica esta ruta es "C:\Archivos de programas\Microsoft Office\Office\Winword.exe" (as, con comillas). En la misma caja, detrs de todo este path, tipee /n. 4) Presione Siguiente. 5) Introduzca un nombre para el acceso directo y finalice. 2 Extensin de archivos. Le gustara que en lugar de .doc sus documentos tengan otra extensin? La solucin es guardar el archivo y la extensin deseada entre comillas. Por ejemplo, genere un archivo y corra la instruccin Archivo/Guardar como. Luego, en la caja Nombre de archivo escriba "Prueba1.yo". Adems, el archivo no tendr el icono de un documento de Word. 3 Todos juntos. Una de las caractersticas de Office 2000 es que utiliza una ventana para cada documento abierto. Cmo hacer para cerrarlas todas en una sola operacin? Fcil: mantenga presionada la tecla Maysculas (Shift) mientras con el mouse corre el comando Archivo. En el men descolgable aparece entonces la orden Cerrar todo en reemplazo de la habitual Cerrar. Haga un clic sobre ella y slo quedar la ventana de Word sin documentos activos.

Edicin y formato
4 Palabras encadenadas. En muchos textos resulta imposible mantener juntas dos palabras que necesariamente deben quedar unidas. Esto es caracterstico al finalizar una lnea, ya que Word automticamente contina en la siguiente. Por ejemplo, en nuestro texto deseamos que las fechas siempre queden en la misma lnea sin verse afectadas por los citados saltos. Si debemos escribir 12 de abril y que estas tres palabras siempre queden encadenadas proceda a separar cada una de ellas con un espacio especial que se obtiene con el atajo de teclado Ctrl+Maysculas+Barra espaciadora. Si visualiza los caracteres no imprimibles en la pantalla, el texto debe quedar as: 12deabril.

5 Columnas iguales. En las pginas divididas en columnas es muy comn que en la ltima el texto no alcance a completarla, quedando despareja respecto de las anteriores. Para distribuir el texto entre todas las columnas y, de paso, que stas queden simtricas en su altura, ejecute los siguientes pasos: 1) Ubique el cursor en el final de la ltima columna. 2) Corra la instruccin Insertar/Salto. 3) En el cuadro de dilogo abierto marque la casilla de verificacin Continuo del subttulo Tipos de saltos de seccin. Esto ajustar automticamente el tamao de todas las columnas de la pgina. 6 Reemplazo rpido. Autocorreccin no slo sirve para reemplazar palabras mal escritas. Tambin es una buena solucin para evitar el tipeo de palabras complicadas o extensas. Un ejemplo: suponga que tiene que escribir un estudio con la palabra desoxirribonucleico en muchas oportunidades. Esto es engorroso; ms fcil es escribir deso. Por lo tanto, ejecute el comando Herramientas/Autocorreccin, asegrese que est marcada la casilla de verificacin Reemplazar texto mientras escribe y tipee en el cuadro Reemplazar la palabra deso y en la caja Con desoxirribonucleico. Pulse Agregar y finalice con Aceptar. 7 Formas simtricas. El tem Autoformas de la barra de herramientas Dibujo despliega un men que contiene la opcin Formas bsicas. Esta permite trazar rectngulos, elipses, tringulos, trapecios, etctera. Pero, cmo hacer para dibujar fcilmente un cuadrado a partir del rectngulo o un crculo desde la elipse? Escoja una de estas formas, por ejemplo el rectngulo, con un clic. Antes de dibujar (el cursor tiene forma de cruz) presione y mantenga presionada la tecla Maysculas mientras realiza el trazo. Cualquiera que sea el tamao, slo dibujar cuadrados perfectos. 8 Qu formato tiene? Para saber rpidamente qu formato de fuente y prrafo tiene un fragmento de texto seleccionado pulse Maysculas+F1. Luego, pose el puntero con signo de pregunta sobre la seleccin y haga clic: se despliega un cuadro de dilogo con toda la informacin. Para desactivar esta funcin pulse Esc. 9 Formato directo. La mayora de los usuarios cree que para aplicar un formato sobre una palabra primero hay que seleccionarla ntegramente. Esto no hace falta. Ubique el cursor en cualquier punto de una palabra y pulse un botn de formato o atajo: el diseo se aplica a toda la palabra automticamente. Pruebe, por ejemplo, con negritas o itlicas. 10 Botn Copiar formatos. Para copiar un formato existente en un fragmento de texto sobre otro, el mtodo ms sencillo es utilizar el botn Copiar formato de la barra Estndar. Pero, una vez hecho el pegado, el comando se autodesactiva. Para bloquearlo haga doble clic en vez de un solo clic. Luego, deber pulsar Esc para desactivarlo. 11 Justificar la ltima lnea. Cmo justificar la ltima lnea (que no ajusta como las dems) en un prrafo con alineacin Justificada? La respuesta es simple: ubique el cursor delante del carcter no imprimible de fin de prrafo y pulse Maysculas+Enter. Automticamente, la lnea se justificar. 12 Cien estilos. Al pulsar el botn de lista del combo Estilo de la barra de herramientas Formato slo se exhiben cuatro diseos, aunque Word tiene cien. Para visualizar todos mantenga apretada la tecla Maysculas mientras presiona el mencionado botn. 13 Estilos con atajos. Si utiliza constantemente distintos estilos en sus textos puede resultar conveniente asignarle un atajo de teclado a cada uno. Para incorporar estas combinaciones de

teclas ejecute el comando Herramientas/Personalizar y apriete el botn Teclado. Se abre una ventana, en ella: 1) seleccione el tem Estilos en la lista Categoras. 2) Elija el estilo al que se aplicar el atajo en Listado de estilos. 3) Active la caja de texto Nueva tecla de mtodo abreviado y ejecute el atajo que desea. Este se escribe automticamente. 4) Pulse el botn Asignar y cierre. 14 Sin cambiar la plantilla. La plantilla Normal.dot almacena los formatos por defecto de los documentos nuevos de Word. Pero si desea cambiar el formato de la fuente por defecto de cada documento que genere no hace falta cambiar la plantilla. Ejecute Formato/Fuente, haga las modificaciones que crea conveniente y presione el botn Predeterminar. As, todo documento nuevo respetar este estilo.

Herramientas tiles
15 Lista de comandos. Existen muchos comandos de Word poco conocidos. Para obtener y conocer todas las instrucciones de que dispone esta aplicacin realice los siguientes pasos: 1) Corra el comando Herramientas/Macro. 2) En el men abierto seleccione el tem Macros. 3) Haga un clic en el botn de lista del cuadro combinado Macros y marque la opcin Comandos de Word. De inmediato, obtendr todas las instrucciones disponibles, incluso para ser ejecutadas. 16 Smbolo del euro. La nueva moneda de la Comunidad Europea, el euro, tiene un vistoso smbolo que es fcilmente aplicable en un documento de Word 2000 con la combinacin de teclas Ctrl+Alt+E. Sin embargo, tenga en cuenta que este truco slo funciona con las fuentes Arial, Courier y Times New Roman. 17 El Portapapeles de Office. Office 2000 tiene un Portapapeles con capacidad para almacenar 12 cortes. Para traerlo con facilidad al primer plano de la pantalla mantenga presionada Ctrl y pulse C dos veces seguidas. Para copiar en l, seleccione el objeto por guardar (un segmento de texto, una imagen, etctera) y pulse el botn Copiar del dilogo Portapapeles. Para pegar desde ste, coloque el cursor en la posicin del documento donde debe incluirse el objeto y luego haga un clic en el contenedor correspondiente. Si no recuerda cul es, ubique el cursor arriba y se obtiene un fragmento del texto almacenado. 18 Atajos de teclado. Si le interesa saber qu atajo de teclado le corresponde a cada botn de una barra de herramientas, ejecute el comando Herramientas/ Personalizar/Opciones y marque la casilla Mostrar teclas de mtodo abreviado en las sugerencias. As, los conocidos cartelitos amarillos incluirn el atajo correspondiente al comando. 19 Modo extendido. Para marcar un bloque de texto puede utilizarse el modo extendido. Ubique el cursor en la posicin desde la que quiere empezar a marcar el fragmento de texto. Luego, haga doble clic en el pequeo rectngulo con la expresin EXT ubicado en la barra de estado de Word (al pie de la ventana) o pulse F8 para habilitar el modo. Posteriormente basta hacer un clic en el punto en que desea terminar la seleccin. 20 Magia en F8. La tecla F8 no slo cumple la funcin especificada precedentemente. Con pulsaciones seguidas permite: 1) activar el modo extendido. 2) Seleccionar la primera palabra. 3) Marcar hasta el primer punto seguido. 4) Pintar el prrafo ntegro. 5) Seleccionar todo el documento.

Un truco ms de esta tecla. Si es necesario marcar un bloque desde la posicin del cursor hasta una determinada letra (incluida sta), entonces pulse F8 seguido de esta letra y todo el bloque quedar seleccionado.

Personalizacin
21 Cambio de fondo. Puede cambiarse el color blanco del fondo de pantalla de Word por otro color? S, aunque en forma limitada a letras blancas sobre fondo azul (al estilo del viejo WordStar). La opcin es Herramientas/Opciones/ General y marcar la casilla de verificacin Fondo azul, texto blanco. 22 Men Trabajo. Una opcin casi sin documentar, pero que puede resultar de gran utilidad es incluir en cualquier barra de herramientas el men Trabajo. Para qu? Con objeto de tener a mano los archivos que utilizamos con mayor frecuencia y abrirlos directamente desde all. Para agregar el men Trabajo, por ejemplo a la barra Estndar, corra la instruccin Herramientas/Personalizar y seleccione la solapa Comandos. En la lista Categoras busque el tem Mens integrados y haga un clic en l para que se desplieguen en el cuadro contiguo los elementos que lo componen. Marque Trabajo y, sin soltar el botn del mouse, arrstrelo hasta la barra Estndar. Una vez en la barra, basta pulsar la opcin Agregar a men Trabajo (en el mismo men) para incorporar los documentos activos a este listado. Para eliminar una de estas entradas pulse Ctrl+Alt+ - (guin) y hgale un clic con el cursor con forma de lnea gruesa.

Listas y tablas
23 Formato de tabla propio. Para contar con un formato de tabla propio por defecto ejecute el comando Tabla/Insertar/ Tabla. Realice las modificaciones que crea conveniente en los parmetros del cuadro de dilogo (Nmero de filas, de columnas, ancho estndar de las columnas, etctera) y marque la casilla de verificacin Establecer como predeterminados para tablas nuevas. 24 Cortes horizontales y verticales. Para dividir una tabla en forma horizontal ubique el cursor en el comienzo de la fila a partir de la cual quiere seccionar la tabla y pulse el atajo de teclado Ctrl+Maysculas+Enter. Este mtodo tambin sirve para agregar un prrafo por encima de una tabla ubicada a la cabeza del documento. Para cortar una tabla en sentido vertical seleccione las columnas que quiere escindir y crtelas mediante Edicin/Cortar o Ctrl+X. Luego, pguelas donde considere conveniente con Ctrl+V o Edicin/Pegar. 25 Ordenar columnas. Al organizar una tabla, todas las columnas se ordenan en forma solidaria cumpliendo la condicin lgica impuesta. Pero a veces slo es necesario ordenar una sola columna y no todas. Si ste es el caso, marque la columna en cuestin y corra el comando Tabla/Ordenar. En el dilogo abierto pulse el botn Opciones y all marque la casilla de verificacin Ordenar slo columnas. As, slo se modificar la columna seleccionada.

EXCEL 2000
Edicin y formato
26 Un resaltador condicional. Una herramienta rpida para resaltar un resultado o una frmula en funcin de una condicin es la siguiente: 1) escriba seis valores numricos en un conjunto de celdas. Por ejemplo: 200, 320, 440, 1000, 1050 y 501. 2) Seleccione el rango y corra la instruccin Formato/ Formato condicional. 3) En el cuadro de dilogo abierto encontrar un grupo de cuatro cajas con el ttulo Condicin 1. Las dos primeras tienen los valores por defecto

Valor de la celda y entre. En los restantes cargue los valores 500 y 1000. 4) Presione el botn Formato. En la ventana abierta, Formato de celda, seleccione un diseo que destaque las celdas que cumplan la condicin (fuente, borde o trama). 5) Apriete Aceptar. Slo las celdas con valores comprendidos entre 500 y 1000 (501 y 1000) asumen el formato establecido en el paso anterior. 27 El ancho de las columnas. Excel 2000 aporta una eficaz solucin al problema de obtener columnas no contiguas de idntico ancho, cuestin no resuelta en las anteriores versiones. Proceda as: 1) seleccione la columna que tiene el ancho que desea aplicar en otra con un clic en la cabecera. 2) Con el cursor sobre ella haga un clic derecho con el mouse para abrir el men contextual. 3) Haga un clic en el tem Copiar. 4) Cliquee la cabecera de la columna de destino, abra otra vez el men contextual con un clic derecho y elija el comando Pegado especial. 5) Marque la opcin Ancho de las columnas y presione Aceptar. 28 Edicin de frmulas. Ms que truco, ste es un buen consejo. Si va a editar una frmula muy compleja, cpiela en otra celda y squele el signo igual para que Excel la reconozca slo como texto. Luego trabaje en la frmula original. Si los resultados no son satisfactorios restaure la frmula original desde la copia de resguardo, agrguele el signo igual adelante y asunto concluido.

Herramientas tiles
29 Repeticin de acciones. Aplicar una y otra vez un formato o ejecutar una orden puede resultar una tarea tediosa. Pero la tecla F4 entrega una buena alternativa para superar esto, ya que almacena la ltima orden o formato aplicado: por ejemplo, escriba un texto o un nmero en dos celdas y, luego, aplique el formato de fuente negrita en una de ellas. De inmediato, active la segunda celda y pulse F4: automticamente esta celda tambin adopta el formato negrita. Para hacer una segunda comprobacin de la utilidad de este comando, presione la tecla Supr (Suprimir) del teclado para borrar el contenido de la celda. Luego, active la restante y presione F4; tambin sta queda en blanco. 30 Atajos de filas y columnas. Para ocultar y mostrar filas y columnas sin utilizar el mouse, Excel cuenta con las siguientes combinaciones de tecla: Ctrl+9: Ocultar fila. Ctrl+Maysculas+8: Mostrar fila. Ctrl +0: Ocultar columna. Ctrl+Maysculas+9: Mostrar columna. 31 Fecha y hora. Otros atajos prcticos, en este caso para insertar la fecha o la hora en una celda, son los siguientes: Para la hora: Ctrl+:. Para la fecha: Ctrl+;. Tenga en cuenta que tanto : (dos puntos) como ; (punto y coma) se tipean, en la mayora de los teclados, pulsando la tecla Maysculas. 32 Ms combinaciones. Entre el variado conjunto de combinaciones de teclas que provee Excel, stas resultan muy tiles: F11: genera un grfico automticamente, tomando los datos de un rango previamente seleccionado. Maysculas+F11: agrega una nueva hoja de trabajo en el libro. Alt+F11: abre el editor de Visual Basic, lo que permite escribir o modificar macros en ese lenguaje. Alt+F8: ejecutar una macro. Ctrl+Maysculas+F: cambiar la fuente. Ctrl+Maysculas+M: cambiar tamao de la fuente. 33 Editor de ecuaciones. Las matemticas cuentan con una vasta notacin compuesta de smbolos y caracteres de difcil escritura. Para solucionar este problema, el paquete Office 2000 proporciona un programa aadido (plug-in), el Editor de ecuaciones 3.0, que permite, desde cualquier aplicacin del paquete (Excel, Word, etctera) escribir correctamente una ecuacin matemtica.

Para activar este editor, basta con ejecutar el comando Insertar/Objeto y, en el cuadro de dilogo abierto, buscar en la caja Tipo de objeto de la solapa Crear nuevo el tem Microsoft Editor de ecuaciones 3.0 y hacer un doble clic sobre ella o bien marcarla con uno y presionar el botn Aceptar.

Gestin de datos
34 Nmeros fraccionarios. Introducir nmeros fraccionarios en Excel puede resultar fastidioso. Si se ingresa por ejemplo 3/5, Excel lo interpreta como una fecha y lo formatea en consecuencia (3-May). Para hacerle saber que se trata de una fraccin cargue el nmero as: 0 3/5. En pantalla se ver 3/5, mientras que internamente el programa almacena 0,6. Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte entera y otra fraccionaria. 35 Copia rpida. Excel 2000 incorpora una nueva funcin: copiar el contenido de una celda en las contiguas en forma automtica. El mtodo consiste en activar la celda fuente de los datos, hacer un clic en el pequeo cuadrado que la celda dispone en el vrtice inferior derecho y, sin soltar la tecla del mouse, arrastrar en el sentido que se desea. De inmediato, cada celda iluminada duplica el contenido de la celda fuente (valor, frmula, etctera). 36 Replicacin sin portapapeles. Un mtodo simple para cargar valores y frmulas iguales en rangos, incluso no contiguos, es el siguiente: 1) seleccione los rangos de destino. Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras marca grupos de celdas no contiguos. 2) Introduzca el valor o la frmula en la celda activa (que debe formar parte del rango), por ejemplo, 0. 3) Presione Ctrl+Enter. Automticamente, todas las celdas seleccionadas incorporan ese valor. 37 Referencias absolutas. En el caso anterior, si se carga una frmula y sta debe contener referencias de celdas absolutas, escriba la ecuacin y pulse F4 para establecer las referencias absolutas. Luego ejecute Ctrl+Enter. Todas las frmulas referirn en forma absoluta a la celda o celdas sealadas. 38 Transposicin de datos. En Lotus 1-2-3, la transposicin de datos, es decir que valores ordenados verticalmente pasen a estarlo en forma horizontal y viceversa, contaba con un tem propio en el men principal. En Word, en cambio, est casi oculto. Cmo transponer entonces en Word? 1) Copie el rango origen (por ejemplo, la lista de los meses), supongamos en sentido horizontal, con Ctrl+C. 2) Active la primera celda del nuevo rango. 3) Ejecute el comando Edicin/Pegado especial. 4) Marque la casilla de verificacin Transponer. 5) Finalice con Aceptar. 39 Suma rpida. Suponga que necesita sumar rpidamente tres nmeros. Escriba cada uno de ellos en celdas contiguas (por ejemplo, 25, 34 y 56) y marque el rango. Luego observe a la derecha de la barra de estado de Excel: existe un cuadro con la leyenda Suma=115, el total buscado. Adems, si hace un clic derecho all se desplegar un men contextual con otras operaciones en vez de Suma: Promedio, Cuenta, Mx, Mn, etctera. 40 Autocompletar ms rpido. Cargar datos repetitivos en Excel con la funcin Autocompletar activada es un mtodo veloz. Pero la propia herramienta tiene una alternativa para agilizarlo an ms. Si est cargando una lista de valores y debe repetir uno, desde la celda activa (por llenar) ejecute la combinacin de teclas Alt+Flecha abajo: se despliega un men con los valores incorporados previamente. Seleccione el que corresponda. Idntico resultado puede obtenerse haciendo un clic derecho sobre la celda y cliqueando, en el men contextual, la opcin Elegir de la lista.

41 Validacin viajera. Al copiar una celda (o un rango), las reglas de validacin impuestas a sta quedan incluidas. Para copiar slo las reglas de validacin en un destino del que no se quiere modificar su contenido, marque la celda o rango origen y ejecute Ctrl+C; luego active la celda de destino (o la primera del rango) y corra la instruccin Edicin/ Pegado especial (o hgalo desde el men contextual), marque la opcin de radio Validacin y finalice con Aceptar. 42 Criterios mltiples. En la herramienta Filtro avanzado se establecen dos rangos: el de la lista por ordenar y el de los criterios para filtrar. Por lo general, cada columna de datos tiene su correlato entre los criterios. Sin embargo, es posible e incluso muy til tener ms columnas con el mismo encabezado para incorporar varios criterios; slo hay que respetar que estn en la misma fila. Un ejemplo: cargue en A1 Producto y en B1 Cantidad. Incorpore tres o cuatro juegos de valores (P01, 1000; P02, 2000; P03, 3000, y P04, 4000). Luego copie los rtulos de columna (Producto y Cantidad) en A8 y B8, por ejemplo. A continuacin, escriba en B9 el criterio >2000. Al ejecutar el comando Filtro/Filtro avanzado y fijar los rangos obtendremos dos registros: P03, 3000 y P04, 4000. Ahora, reemplace el rtulo Producto (que no se utiliza) por Cantidad (tenemos dos columnas de criterio con el mismo nombre) y escriba en A9 4000. Vuelva a correr el comando y obtendr slo el registro P03, 3000, el nico que cumple ambas condiciones. 43 Textos exactos. Si en Filtro avanzado se utiliza un criterio para un campo de texto, tenga cuidado con la condicin que impone, en especial si se debe guardar mucha exactitud. Por ejemplo, tenemos el campo Nombre y deben filtrarse aquellos que se llaman Roberto. Si como criterio se escribe R, por ejemplo, esto incluir en la lista filtrada nombres como Ral, Rubn, etctera. Para asegurarse que slo filtre los Roberto u otro texto exacto escriba la condicin de la siguiente forma: ="=Roberto". No olvide los dos signos igual. 44 Cambio de precisin. Internamente Excel guarda todas las posiciones decimales que tenga un nmero aunque en la pantalla, por una cuestin de formato, se vean slo los predeterminados mediante el comando Formato/Celdas (dilogo que se abre ms rpido con el valioso atajo de teclado Ctrl+1). Si desea ajustar los clculos a la cantidad de decimales que se visualizan en pantalla (por ejemplo, 1), eliminando el resto de ellos de las operaciones, ejecute el comando Herramientas/Opciones, haga un clic en la solapa Calcular y marque la casilla de verificacin Precisin de pantalla. Todos los valores del libro actual se recalculan a un decimal. Ejemplo: escriba en A1 12,73 y en B1 24,68; luego, en C1 haga la suma de ambos para obtener 37,41. D formato Nmero con un decimal a todas las cifras. Posteriormente corra el comando Herramientas/Opciones y marque Precisin de pantalla: todos los clculos quedan sobre la base de un decimal y, por supuesto, pierden precisin (se obtiene 12,7; 24,7 y 37,4 ).

Gestin de archivos
45 Arranque de Excel. Excel tambin tiene parmetros para ejecutarlo. Estos son: /e: obliga a Excel a arrancar sin crear un libro de trabajo nuevo (se llama formato incrustado). /I: el programa se inicia con una ventana de tamao mximo, ignorando todos los ajustes anteriores. /p[carpeta]: establece la ruta activa a un directorio distinto al predeterminado. Debe escribirse todo el path entre comillas. /r[nombre de archivo]: Excel abre el archivo especificado en modo de slo lectura. /s: La aplicacin se abre en modo seguro. Con sta, evita los archivos de las carpetas Xlstart y otros de arranque alterno factibles de poseer un virus.

Elementos grficos
46 Sucesin rpida. Este es un secreto muy poco conocido: luego de seleccionar un elemento en

un grfico de Excel con un clic del mouse, mediante las teclas de cursor (arriba, abajo, izquierda y derecha), con suma facilidad y en forma sucesiva, se pueden editar uno a uno todos los elementos que componen el grfico (ejes, ttulos, valores, etctera). 47 Ventana de grfico. Le resulta incmodo trabajar con un grfico directamente en la hoja en que est incrustado? Entonces, abra una ventana exclusiva para l: 1) haga un clic derecho en cualquier parte del dibujo para abrir el correspondiente men contextual. 2) Seleccione el tem Ventana de grfico. Automticamente el trazo tendr su propio cuadro de dilogo para editarlo o visualizarlo con comodidad. 48 Difcil de seleccionar. Hay objetos en los grficos de Excel muy complicados para seleccionar con un clic del mouse. Antes de entrar en colapso, despliegue la barra de herramientas Grfico (Ver/Barras de herramientas/Grfico), abra el listado del combo Objetos del grfico (en el extremo izquierdo de la barra) y seleccione all el elemento dscolo. 49 Ttulos gigantes. En los grficos de Excel, por defecto, cada vez que se redimensiona el rea de dibujo tambin lo hacen los textos en su interior, en especial, los ttulos. Si no quiere que esto suceda, haga un clic derecho sobre el ttulo o texto y elija la opcin Formato del ttulo del grfico en el men contextual. Esto abre un cuadro de dilogo; en l seleccione la solapa Fuente y all desactive la casilla de verificacin Autoescala. 50 Agregar valores. Un mtodo simple para agregar nuevos valores en un grfico es el siguiente: seleccione el nuevo rango de datos y cpielo en el Portapapeles; a continuacin, haga un clic derecho sobre el grfico y elija el tem Pegar del men contextual. Automticamente se aadirn las columnas o porciones correspondientes a los nuevos valores.|

powerpoint

Las macros creadas en Visual Basic se pueden usar para generar efectos aplicables a diferentes presentaciones de PowerPoint.
Probablemente, muchas personas han necesitado alguna vez crear una macro de Visual Basic a la que recurrir en diferentes ocasiones. Con ellas, el mismo cdigo puede ser empleado para, por ejemplo, generar efectos predefinidos aplicables a diferentes presentaciones de PowerPoint. Lo malo es que, por norma, cada vez que queremos usarla tenemos que copiarla o ejecutarla desde el men Herramientas. Sin embargo, existe una forma muy simple de evitar este engorro. Para ello, hacemos clic en el men Personalizar de la herramienta de Microsoft y accedemos a la opcin Comandos, a continuacin, nos situamos en el campo Categoras y, seguidamente, hacemos clic en Macros. Por ltimo, habr que arrastrar la macro creada a una de las barras de herramientas, con lo que se aadir en sta un botn que nos permitir ejecutarla siempre que queramos.

Existe la posibilidad de proteger las presentaciones que llevemos a cabo con Power Point 2002 frente a los posibles cambios realizados por otros usuarios
Como en el resto de aplicaciones ofimticas de la suite Office de Microsoft, existe la posibilidad de que las presentaciones que llevemos a cabo con Power Point 2002 estn protegidas frente a los cambios realizados por otros usuarios. Del mismo modo, ser posible proteger nuestras creaciones mientras trabajamos con ellas. Para ello, en el men Herramientas, hacemos clic en Opciones y, posteriormente, nos situamos en la ficha Seguridad. All, optamos por una contrasea y la escribimos en la casilla denominada Contrasea de apertura o en el cuadro Contrasea de escritura, dependiendo de si se desea proteger el documento contra lectura o escritura. Ello har que, si otro usuario trata de leer o modificar el contenido del documento, se le pida la contrasea especfica para cada una de estas tareas.