MAPA DE PROCESOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

PROCESOS ESTRATÉGICOS
Ciudadanía con necesidad de acceso información archivística

E01 Gestión E02 Gestión de E03 Gestión de

Estratégica Modernización Riesgos

Ciudadanía con acceso a la información archivística

PROCESOS MISIONALES
M02 Gestión del Acceso a la
M01 Gestión de los fondos
Información de los fondos
documentales.
documentales

M04 Gestión de la Formación

M03 Gestión del Sistema
Profesional y Capacitación en
Nacional de Archivos
materia archivística

PROCESOS DE SOPORTE
S01 Gestión Administrativa y S02 Gestión de Recursos S03 Gestión de Tecnología
Financiera Humanos de la Información y Estadística

S04 Gestión Documental y S05 – Gestión de Asesoría S06 – Gestión de

Atención al ciudadano Jurídica Comunicación Institucional
 Tipo Estratégico

FICHA DEL PROCESO DE NIVEL “0”

Versión 01

Proceso de
Código Nombre
Nivel

Nivel 0 E01 Gestión Estratégica

Caracterización del Proceso

Analizar, evaluar y tomar decisiones en cuanto a políticas, metas y estrategias institucionales, así como planificar y presupuestar
Objetivo los recursos, y gestionar la cooperación e inversiones, a fin contribuir en el logro de los objetivos estratégicos del Archivo General
de la Nación.
PIA: Presupuesto Institucional de Apertura
PIM: Presupuesto Institucional Modificado
POI. Plan Operativo Institucional
Siglas y PEI: Plan Estratégico Institucional
Definiciones PMI: Programación Multianual de Inversiones
PI: Proyecto de inversión
IOARR: Inversiones de optimización, de ampliación marginal, de rehabilitación y de reposición.
SISGEDO: Sistema de Gestión Documentaria
Dueño del
Jefe (a) de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.
Proceso
Indicador de Porcentaje de actividades ejecutadas conforme a la normatividad vigente.
desempeño Porcentaje de ejecución presupuestal.

Proveedores Entradas Salidas Clientes

 Disposición para el cumplimiento de la

Ley General de Presupuesto de las  PIA
notas modificatorias.  PIM
 Disposición para el cumplimiento de la  Resolución Jefatural de formalización
Directiva de Programación Multianual de modificaciones presupuestales en
Presupuestaria y Formulación nivel funcional programático.
Presupuestaria.
 Informe/ oficio de aprobación de las
 Directiva para la Ejecución notas de modificación mensuales.
Presupuestaria
 Informe/ Oficio de aprobación de la
 Directiva de Conciliación del Marco Programación Multianual y Formulación
Legal y ejecución del Presupuesto Presupuestaria
 Propuestas de techos presupuestales  Informe de evaluación semestral y
conforme a documentos de gestión anual del presupuesto.
aprobados
 Aprobación de la certificación de
 Requerimiento de incorporación de crédito presupuestario.
mayores recursos presupuestarios por
 Informe de incorporación de mayores
Crédito Presupuestario, Transferencia
Recursos Presupuestales.
o por Donaciones.
 Informe de evaluación semestral y
 Programación de compromisos anuales
anual del Presupuesto Institucional.
 Informe de ejecución presupuestal
 Acta y Reportes de Conciliación del  Entidades públicas y privadas
 Entidades públicas y privadas  Disposiciones para el cumplimiento de Marco Legal del Presupuesto  Órganos del AGN.
 Órganos del AGN. las normas que regulan el Sistema Institucional.
Nacional de Planeamiento Estratégico
 Seguimiento de ejecución presupuestal
e Institucional.
de órganos/unidades orgánicas
 Propuestas de los órganos del AGN.
 Gestión, seguimiento y control de las
 Decreto Legislativo N° 1252: Decreto inversiones registradas en el PMI y sus
Legislativo que crea el Sistema Nacional modificatorias.
de Programación Multianual y Gestión
 Propuestas de proyectos de inversión
de Inversiones.
(PI) e IOARR.
 Decreto Legislativo N° 1432 que
 Informe de evaluación Semestral y
modifica el Decreto Legislativo Nº 1252,
anual del PEI / POI.
Decreto Legislativo que crea el Sistema
 Seguimiento Mensual a la
Nacional de Programación Multianual y
programación de metas de las
Gestión de Inversiones y deroga la Ley
Actividades operativas del POI.
Nº 27293, ley del Sistema Nacional de
Inversión Pública.  POI Multianual.
 Directiva Nº001-2019-EF/63.01:  POI consistente con el PIA
Directiva General del Sistema Nacional  PEI
de Programación Multianual y Gestión  Convenios de cooperación
de Inversiones interinstitucional público/privado
 Disposiciones para el cumplimiento de (nacional e internacional)
las normas que regulan los convenios
 de cooperación interinstitucional
público/privado (nacional e
internacional)

Controles Revisiones

Recursos
Jefe (a) de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, Jefe(a) del Área de Planeamiento, Jefe(a) del Área de Presupuesto,
Recursos Especialistas en Planeamiento y Presupuesto, Especialista de Inversión Pública y Cooperación Internacional, Especialista
humanos Administrativo I, Técnico Administrativo III, Técnico en Archivo III, Asistente Administrativo y Archivero.

Instalaciones Oficinas administrativas

Sistemas
SIAF, SIGA, SISGEDO, Banco de Inversiones, Aplicativo CEPLAN v.01.
informáticos

Equipos Computadoras, impresora multifuncional, escritorios, entre otros equipamientos y mobiliarios

 Tipo Estratégico

FICHA DEL PROCESO DE NIVEL “0”

Versión 01

Proceso
Código Nombre
de Nivel

Nivel 0 E02 Gestión de Modernización.

Caracterización del Proceso

Objetivo Identificar e implementar mejoras, procesos y herramientas, para la modernización de la gestión del Archivo General de la Nación.

AGN: Archivo General de la Nación.

SGP: Secretaría de Gestión Pública
Siglas y ACR: Análisis de Calidad Regulatoria
Definiciones TUPA: Texto Único de Procedimientos Administrativos
TUSNE: Texto Único de Servicios No Exclusivos
SISGEDO: Sistema de Gestión Documentaria
Dueño del
Jefe(a) de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.
Proceso
Indicador
de Porcentaje de avance en la implementación del Modelo para la Gestión de la Calidad de Servicios en el AGN.
desempeño

Proveedores Entradas Salidas Clientes

 Necesidad identificada o solicitud de
actualización de documentos de
 Instrumentos y documentos de gestión
gestión.
institucional elaborados y/o actualizados.
 Requerimiento del diseño y/o mejora
 Modelo organizacional diseñado y/o
del diseño organizacional.
mejorado.
 Disposición para el cumplimento de la
 Mapa de Procesos
implementación de la Gestión por
 Procesos misionales, estratégicos y de  Órganos del AGN.
Procesos.
 Órganos del AGN soporte identificados y/o mejorados.  SGP.
 Solicitud de asesoramiento en mejora
 SGP  Asesoramiento en mejora de procesos  Usuarios
de procesos
 Implementación de los componentes del
 Disposición para el cumplimento para
Modelo de Gestión de la Calidad de los
la Gestión de la Calidad de los
Servicios.
Servicios.
 Procedimiento administrativo aprobado
 Requerimiento de incorporación de
para su incorporación al TUPA.
procedimientos al TUPA.
 Servicio incorporado al TUSNE
 Requerimiento de incorporación de
servicios al TUSNE

Controles Revisiones

Recursos
Jefe(a) de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, Jefe(a) del Área de Modernización, Especialista en Modernización,
Recursos
Especialista Administrativo IV, Asistente Administrativo y Archivero.
humanos

Instalaciones Oficinas administrativas.

Sistemas SISGEDO, Office, correo electrónico Outlook.

informáticos

Equipos Equipos de cómputo, impresora.

 Tipo Estratégico

FICHA DEL PROCESO DE NIVEL “0”

Versión 01

Proceso de
Código Nombre
Nivel

Nivel 0 E03 Gestión de Riesgos.

Caracterización del Proceso

Objetivo Identificar e implementar los controles y respuestas de los riesgos, a fin de minimizar su impacto.

AGN: Archivo General de la Nación

SISGEDO: Sistema de Gestión Documentaria
Siglas y CENEPRED: Centro Nacional de Estimación, Prevención y Reducción del Riesgo de Desastres.
Definiciones CGR: Contraloría General de la República.
SCI: Sistema de Control Interno.
PCM: Presidencia de Consejo de Ministros
Dueño del
Secretario(a) General.
Proceso
Indicador de
Porcentaje de ejecución de las medidas de control del Sistema de Control Interno.
desempeño

Proveedores Entradas Salidas Clientes

 Eventos en materia de Gestión de

 Solicitud para la realización de Riesgos de Desastres
eventos en materia de Gestión  Conformación de brigada especial.
de Riesgos de Desastres.  Documentos normativos en Gestión de
 Requerimiento normativo para Riesgos de Desastres
.
 Órganos del AGN elaborar Plan de Seguridad y  Plan de Seguridad y Gestión de Riesgos
 Órganos del AGN.
 Ministerio de Cultura Gestión del Riesgo de Desastres de Desastres del AGN.
 Ministerio de Cultura
 PCM  Disposición para el cumplimiento  Sistema de Control Interno
 CENEPRED
 CENEPRED de normas legales en materia de implementado
 CGR
 CGR Sistema de Control Interno.  Plan anual de acción de medidas de
 Plan Estratégico Institucional del remediación.
AGN.  Plan de acción anual – Medidas de
control.

Controles Revisiones

Recursos

Recursos Directores(as) de órganos de línea, jefes(as) de órganos de asesoramiento y apoyo, Especialistas, Analistas.
humanos

Instalaciones Oficinas administrativas.

Sistemas
SISGEDO, aplicativo SCI, correo electrónico Outlook.
informáticos

Equipos Equipos de cómputo, impresoras, celulares.

 Tipo Misional

FICHA DEL PROCESO DE NIVEL “0”

Versión 01

Proceso de
Código Nombre
Nivel

Nivel 0 M01 Gestión de los fondos documentales

Caracterización del Proceso

Ejecutar los procesos técnicos archivísticos de la documentación que custodia el Archivo General de la Nación, así como el registro
Objetivo de los bienes integrantes del Patrimonio Cultural de la Nación, garantizando su adecuada conservación, acceso y uso en beneficio
del ciudadano.
AGN: Archivo General de la Nación.
SISGEDO: Sistema de Gestión Documentaria.
Siglas y
SNA: Sistema Nacional de Archivos
Definiciones PCN: Patrimonio Cultural de la Nación

Dueño del
Director(a) de la Dirección de Archivo Histórico.
Proceso
Indicador de
Porcentaje de documentos archivísticos organizados de los fondos que custodia el AGN.
desempeño

Proveedores Entradas Salidas Clientes

 Constancia de Registro de Patrimonio Cultural
Archivístico.
 Certificado de Registro de Patrimonio Cultural
Archivístico.
 Inventario de fondos documentales
 Catálogos de fondos documentales
 Lineamientos de normalización para
 Disposiciones normativas para el elaboración de catálogos
PCN  Planes de acción para la ejecución de
 Documento solicitando procesos técnicos archivísticos
transferencias de acervos  Ficha de servicios con información para
documentarios. ingreso de documentos al Área de
 Inventarios de transferencias de Conservación.
fondos documentales  Resolución Jefatural de transferencia de
 Entidades públicas y
 Solicitud de asistencia técnica fondos documentales del Colegio de Notarios
privadas.
 Entidades públicas y privadas.  Requerimiento de transferencia de de Lima
 Órganos del AGN
 Órganos del AGN. fondos notariales provenientes del  Informes técnicos de visitas de inspección a
 Usuarios
 Usuarios Colegio de Notarios de Lima Archivos Históricos de entidades públicas.
 Solicitud de documentos para  Informes técnicos de verificación e inspección
restauración. de transferencias documentales
 Documento solicitando la  Oficio de conformidad para dar pase a
autorización para eliminación de transferencias de acervos documentarios.
documentos declarados innecesarios  Actas de transferencias de fondos a la
Dirección del Archivo Histórico.
 Actas de recepción de fondos documentales
del Colegio Notarios de Lima.
 Asistencia técnica a entidades públicas o
privadas
 Informe de Evaluación de Documentos para
Restauración.
 RJ que autoriza la eliminación documentos
declarados innecesarios.

Controles Revisiones

Recursos
 Director(a) de la Dirección de Archivo Histórico, Director(a) de la Dirección de Archivo Notarial, Director(a) de la Dirección
de Archivo Intermedio, Director(a) de la Dirección de Conservación, Jefe(a) del Área de Procesos Técnicos Archivísticos,
Recursos Jefe(a) del Área de Registros y Defensa del Patrimonio Documental Archivístico, Jefe(a) del Área de Investigación y
humanos Gestión Cultural, Jefe(a) del Área de Conservación y Restauración, Jefe(a) del Área de Reprografía y Preservación Digital,
Especialistas, Analistas, Asistentes, Apoyo Administrativo. Personal técnico en archivo, Verificadores.

Instalaciones Oficinas administrativas, repositorios documentales, áreas de procesos técnicos, área de conservación

Sistemas ArchiDOC, SISGEDO, Office, correo electrónico Outlook,

informáticos

Equipos Equipos de cómputo, impresoras, estantería móvil y fija, planotecas, fotocopiadoras

 Tipo Misional

FICHA DEL PROCESO DE NIVEL “0”

Versión 01

Proceso de
Código Nombre
Nivel

Nivel 0 M02 Gestión del Acceso a la Información de los fondos documentales

Caracterización del Proceso

Promover el desarrollo de Investigaciones, acceso y difusión de la información a través de la prestación de servicios archivísticos, en
Objetivo
beneficio de la ciudadanía.
Siglas y AGN: Archivo General de la Nación.
Definiciones SISGEDO: Sistema de Gestión Documentaria.
Dueño del
Director(a) de la Dirección de Archivo Histórico
Proceso
Indicador de
Porcentaje de usuarios satisfechos con los servicios archivísticos
desempeño

Proveedores Entradas Salidas Clientes

 Solicitudes de información de personas
naturales y jurídicas
 Oficios de respuestas de autenticidad a la
 Solicitudes de información de entidades SUNARP y respuesta de solicitud de
publicas información a entidades públicas.
 Disposición para el cumplimiento de la  Resultados de solicitudes de búsquedas
Ley General de Patrimonio Cultural
 Publicaciones AGN (físicas y digitales)
 Normas para el desarrollo de
 Informe de los resultados charlas sobre
actividades académicas y de difusión
patrimonio documental al sector educativo.
del Archivo General de la Nación  Entidades públicas y
 Informe de los resultados realización de
 Entidades públicas y privadas.  Proyectos de investigación sobre privadas.
eventos interculturales.
fondos documentales de AGN.  Órganos del AGN
 Órganos del AGN.  Investigación de patrimonio documental
 Proyectos de investigación para  Usuarios
 Usuarios AGN.
exposiciones documentales.
 Informe de gestión de actividades con
 Disposición para la difusión del
instituciones culturales.
patrimonio documental bajo un enfoque
 Programación de actividades de difusión de
intercultural e inclusivo.
patrimonio documental.
 Solicitudes de entidades educativas.
 Informes de ejecución de exposiciones
 Solicitud del servicio de emisión de
documentales
publicidad de documentos notariales y
 Publicidad notarial y judicial
judiciales por usuarios

Controles Revisiones

Recursos
Director(a) de la Dirección de Archivo Histórico, Director(a) de la Dirección de Archivo Notarial, Director(a) de la Dirección
de Archivo Intermedio, Jefe(a) del Área de Procesos Técnicos Archivísticos, Jefe(a) del Área de Registros y Defensa del
Recursos
Patrimonio Documental Archivístico, Jefe(a) del Área de Investigación y Gestión Cultural, Analistas Jurídicos, Verificadores,
humanos
Encargados de Atención al Usuario.

Oficinas administrativas, repositorios documentales, salas de atención al usuario, Módulo 1 (Orientación y atención al
Instalaciones
usuario) y Módulo 2 (Exhibición, Búsquedas y entrega de documentos).

Sistemas ArchiDOC, SISGEDO, Office, correo electrónico Outlook.

informáticos

Equipos Equipos de cómputo, impresoras, planotecas, fotocopiadoras, escáner, unidades de conservación, estantería.
 Tipo Misional

FICHA DEL PROCESO DE NIVEL “0”

Versión 01

Proceso de
Código Nombre
Nivel

Nivel 0 M03 Gestión del Sistema Nacional de Archivos.

Caracterización del Proceso

Desarrollar el Sistema Nacional de Archivos en todo el territorio nacional mediante la integración de sus procesos,
Objetivo permitiendo asegurar la calidad de la gestión documental como evidencia de la gestión pública, para la toma de
decisiones, acceso a la información, defensa de los derechos y protección del patrimonio documental.
AGN: Archivo General de la Nación
Siglas y SNA: Sistema Nacional de Archivos
Definiciones SA: Sistema de Archivos (institucional)
SISGEDO: Sistema de Trámite Documentario
Dueño del
Director (a) de la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas.
Proceso
Indicador de Porcentaje de integrantes del SNA que implementan normativa.
desempeño

Proveedores Entradas Salidas Clientes

 Normas archivísticas publicadas
 Políticas archivísticas publicadas
 Reporte de consultas
 Identificación de necesidades de  Informe de difusión de normas y políticas
investigación. archivísticas
 Informe de monitoreo  Informe de asesoramiento en materia de
 Informe de propuesta normativa archivo
 Normas archivísticas publicadas  Informe de socialización
 Políticas archivísticas publicadas  Reporte de difusión de Buenas prácticas
 Integrantes del SNA
 Solicitudes de Asesoramiento  Informes de opiniones técnicas en materia
 Personas naturales o
 Integrantes del SNA  Consultas archivística
jurídicas
 Personas naturales o  Recomendaciones de necesidades  Eventos archivísticos y de gestión
documental  Escuela Nacional de
jurídicas de asesoramiento
Archivística
 Órganos del AGN  Reportes de evaluación y monitoreo  Informe de propuesta de acción y/o
 Órganos del AGN
 Recomendaciones de necesidades capacitación
de Informes de evaluación /  Reportes de evaluación y monitoreo
supervisión  Informe de supervisión
 Reportes de los integrantes del SNA  Reporte de diagnóstico del SNA
 Informe de supervisión  Ficha de diagnóstico de cada SA
 Denuncia  Programa Anual de inspecciones
 Orden de inspección
 Acta de inspección
 Informe de Instrucción
 Informe de propuesta normativa

Controles • Revisiones

Recursos
Director (a) de la Dirección de Desarrollo de Políticas Archivísticas, Asistente y/o secretaria de la Dirección de
Desarrollo de Políticas Archivísticas, Jefe(a) del Área de Investigación y Normas Archivísticas, Jefe(a) del Área de
Evaluación e Implementación de Normas Archivísticas, Jefe(a) del Área de Control y Supervisión, Especialista
Recursos
legal, Especialista en formulación de normas archivísticas, Especialista en archivo, Analista en monitoreo de
humanos
procesos archivísticos, Especialista en materia archivística, Especialista en tecnologías de la información, Asistente
para apoyo administrativo y archivístico, Asistente legal, Especialista en materia archivística.

Instalaciones Oficinas administrativas.

Sistemas
SISGEDO, Office, correo electrónico Outlook
informáticos
Equipos Computadoras, impresoras, proyector, escáner, cámaras web, micrófono, cámaras fotográficas
 Tipo Misional

FICHA DEL PROCESO DE NIVEL “0”

Versión 01

Proceso de
Código Nombre
Nivel

Nivel 0 M04 Gestión de la Formación Profesional y Capacitación en materia archivística.

Caracterización del Proceso

Objetivo Formar profesionales, capacitar y especializar en materia archivística en el ámbito nacional.

AGN: Archivo General de la Nación

SNA: Sistema Nacional de Archivos
ENA: Escuela Nacional de Archivística
Siglas y
MINEDU: Ministerio de Educación
Definiciones SISGEDO: Sistema de Gestión Documentaria
POI: Plan Operativo Institucional
CFP: Coordinación de Formación Profesional
Dueño del
Director(a) de la Escuela Nacional de Archivística.
Proceso
Indicador de Porcentaje de ingresantes a la Carrera Profesional Técnica en Archivística
desempeño Porcentaje de participantes capacitados y certificados en Cursos de Capacitación para Docentes y Estudiantes de la CFP

Proveedores Entradas Salidas Clientes

 Carrera Profesional Técnica en Archivística
 Actividades Académicas de Extensión
Educativa (cursos, charlas)
 Normatividad aplicable a Institutos y  Cursos para docentes y estudiantes de la
Escuelas de Educación Superior y de Carrera Profesional Técnica en Archivística
la Carrera Publica de sus Docentes.  Actividades académicas (conferencias,
 Normatividad sobre Procesos charlas, conversatorios, saludos)
Técnicos Archivísticos.  Plan Anual de Trabajo de la ENA
 Entidades públicas y
 Propuestas acciones y programas de  Plan de Acción y Cronograma Académico de privadas.
capacitación y actualización técnico la Carrera Profesional Técnica en Archivística
 Ciudadanía
 Entidades públicas y/o profesional en materia archivística.  Programa de Actividades Académicas de
 Archivos Regionales.
privadas.  POI Extensión Educativa
 Estudiantes
 Dirección de Desarrollo de  Reglamento Institucional de la ENA.  Programa Anual de Capacitación Archivística.
 Docentes
Políticas Archivísticas  Estatuto de la ENA  Programa Anual de Conferencias “Jueves
 Participantes.
 Ciudadanía  Ciudadanos que participan en Archivísticos”.
 Servidores.
proceso de admisión de la carrera  Plan Anual de Eventos
Profesional Técnica en Archivística  Plan Anual de Capacitación para Docentes y
 Ciudadanos que participan en las Estudiantes de la Carrera Profesional Técnica
capacitaciones en temas en Archivística
archivísticos  Ciudadanos profesionales técnicos en
archivística
 Ciudadanos capacitados en temas
archivísticos

Controles Revisiones

Recursos
Director (a) de la Dirección de la Escuela Nacional de Archivística, Coordinador (a) de Formación Profesional de la ENA,
Recursos
Coordinador (a) de Formación Continua de la ENA, Personal de apoyo administrativos y académico de la ENA, Docentes.
humanos
Escuela Nacional de Archivística (ENA), Oficinas Administrativas, Biblioteca, Archivo Periférico, Consultorio Médico,
Instalaciones
Consultorio Psicológico, Auditorio, Aulas.
Sistemas SISGEDO, SISGESI, REGISTRA MINEDU, RIE MINEDU (Registro de Instituciones Educativas), ESCALE MINEDU,
INTRANET, CAMPUS VIRTUAL, Google Meet Classroom, Aula Virtual de la ENA (Plataforma Chamilo), Sistema de
informáticos Verificación de Certificados de la ENA Office, correo electrónico Outlook.

Equipos Computadoras personales, Laptops, Impresoras, Escáner.

 Tipo Soporte

FICHA DEL PROCESO DE NIVEL “0”

Versión 01

Proceso de
Código Nombre
Nivel

Nivel 0 S01 Gestión Administrativa y Financiera.

Caracterización del Proceso

Gestionar eficientemente el flujo financiero de ingresos y egresos del Archivo General de la Nación; asimismo, satisfacer las
Objetivo necesidades en la contratación de bienes y servicios en atención a los requerimientos de las unidades orgánicas, así mismo brindar
seguridad de los bienes muebles y del patrimonio documental que resguarda el AGN.
AGN: Archivo General de la Nación.
SISGEDO: Sistema de Gestión Documentaria.
OA: Oficina de Administración.
Siglas y
COA: Confrontación de Operaciones Autodeclaradas
Definiciones SIAF: Sistema Integral de Administración Financiera.
PDT: Programa de Declaración Telemática
PAC: Plan Anual de Contrataciones
Dueño del
Jefe(a) de la Oficina de Administración.
Proceso
Indicador de
Porcentaje de ejecución del Plan Anual de Contrataciones
desempeño

Proveedores Entradas Salidas Clientes

 Solicitud de Calendarios de Pagos
aprobados en el SIAF.  Transferencias electrónicas vía SIAF.
 Solicitud de ampliación de  Calendario de pagos aprobados en el SIAF.
Calendarios de Pagos, a través del  Calendario de pagos ampliado.
SIAF.  Cheque de pago de detracción, impuestos,
 Disposiciones legales de autorización depósitos por sentencias judiciales y otros
de pagos. permitidos.
 Requerimiento de información de  Carta orden
ingresos por monto pagado por el  Carta trasferencia.
acceso a la información pública del  Trasferencia vía tele crédito y similares a
AGN. bancos.
 Requerimiento de información de  Recibo de ingresos.
ingresos por monto pagado por los  Boleta de venta y facturas, notas de débito.
servicios no exclusivos brindados por  Resolución de administración para la apertura
el AGN. de la caja chica y responsable.
 Requerimiento de información de  Pago de bienes y servicios.
monto por cobro de intereses.  Pago por vales provisionales.
 Requerimiento de información de  Expediente de rendición de gastos de caja  Órganos del AGN.
saldo no utilizado por viáticos por chica.
 Entidades públicas y
 Entidades públicas y privadas.
comisión de servicio o cuenta de  Resolución de Jefatura de Administración privadas.
cargo. autorizando encargo.
 Órganos del AGN.  Entidades financieras
 Requerimiento de la apertura de la  Cheque o transferencia abonado los viáticos
 Usuarios. Caja Chica.  Proveedores de bienes y
en cuenta del personal, por la comisión de
  Pedido de compra. servicios.
servicios.
 Solicitud de asignación de gastos.  Usuarios.
 Nota de Contabilidad por rendición de gastos
 Disposición normativa que autoriza por viáticos asignados.
viaje en comisión de servicios al  Constancia de declaración del COA según
extranjero. cronograma.
 Solicitud de constancia de  Constancia de presentación de libros
declaración COA según cronograma. electrónicos.
 Requerimiento de PDT.  PDT.
 Requerimiento de registro y custodia  Reporte de la situación de los documentos
de documentos título valor. título valor en forma mensual.
 Solicitud de la devolución /  Actas de conciliación de cuentas de enlace.
renovación / ejecución de  Actas de conciliación de operaciones
documentos título valor. reciprocas de ingresos y gastos.
 Solicitud de acta de conciliación de  Reporte consolidado de operaciones
cuentas de enlace. reciprocas de ingresos y gastos del AGN.
 Requerimiento de acta de  Estados Financieros del Pliego Presupuestal
conciliación de operaciones emitidos del módulo web contable
reciprocas de ingresos y gastos. presupuestal del MEF.
 Requerimiento de bienes y servicios  Aprobación del PAC.
en general.
  Traslado y asignación de bienes  TDR y/o especificaciones técnicas
 Movimiento de existencias, valorizadas.
almacenes  Contrato, Orden de Servicio o Compra.
 Plan de mantenimiento de preventivo  Notificación de ingreso del bien.
y correctivo de bienes, servicios y  Bien integrado.
equipos.  Reporte de inventario de existencia
 Reporte de inmueble de libre actualizado.
disponibilidad.  Resolución de transferencia.
 Seguridad interna.  Informe de inventario realizado con el
resultado de evaluación y propuesta de baja
y/o alta de los bienes patrimoniales.
 Informe de Acta de Conformidad del servicio
y/o aplicación de penalidades.
 Acciones para el mantenimiento preventivo y
correctivo.
 Adquisición de bienes y contrataciones en
general, menores e iguales a 8 UIT
 Adquisición de bienes a través del portal Perú
Compras.
 Adquisición de bienes y servicios en general
mediante procedimientos de selección, PAC.
 Reporte de movimiento y asignación de
bienes.
 Ingresos, PECOSAS, KARDEX, (Reporte
mensual).
 Ejecución de actividades para conservar y
preservar en buen estado las instalaciones del
AGN.
 Subasta pública, contratos de arrendamiento y
adendas.
 Resguardo de bienes muebles e inmuebles y
patrimonio documental de la Nación, que
custodia el AGN.

Controles Revisiones.

Recursos
Jefe(a) de la OA, jefe(a) del Área de Tesorería, jefe(a) del Área de Contabilidad, jefe(a) del Área de Abastecimiento,
Recursos Coordinación de Control Patrimonial y Almacén, Coordinación de Logística, Coordinación de Servicios Generales,
humanos Especialistas, Analistas, Asistentes, Apoyo Administrativo.

Instalaciones Oficinas administrativas.

Sistemas SIAF, SEACE, SIGA, SUNAT, SISGEDO, SINABIP, RNP, REMYPE, SBN, SUCAMEC, RENEEIL, Office, correo electrónico
informáticos Outlook.

Equipos Equipos de cómputo, impresoras,

 Tipo Soporte

FICHA DEL PROCESO DE NIVEL “0”

Versión 01

Proceso de
Código Nombre
Nivel

Nivel 0 S02 Gestión de Recursos Humanos.

Caracterización del Proceso

Establecer, desarrollar y ejecutar la política de Estado respecto al servicio civil para la gestión de los recursos humanos del Archivo
Objetivo
General de la Nación.
AGN: Archivo General de la Nación.
SISGEDO: Sistema de Gestión Documentaria.
OA: Oficina de Administración.
Siglas y
SIAF: Sistema Integral de Administración Financiera.
Definiciones SUNAT: Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria.
AIRHSP: Aplicativo informático para el Registro Centralizado de Planillas y Datos de los Recursos Humanos del sector
público.
Dueño del
Jefe(a) de la Oficina de Administración.
Proceso
Indicador de Porcentaje de satisfacción de los usuarios internos
desempeño Porcentaje de ejecución de los planes en gestión de Recursos Humanos

Proveedores Entradas Salidas Clientes

 Compromisos y modificaciones
presupuestales en materia de Recursos
Humanos.
 Reporte de contratos y de adendas de
contrato firmadas.
 Requerimientos de modificación del  Contrato laboral
presupuesto de personal.  Plan y programa de inducción.
 Requerimientos de información de  Planillas de remuneraciones y pensiones
puestos presupuestados del AGN,  Reporte de vacaciones gozadas y sin
vacantes y ocupados.
gozar.
 Requerimiento de personal.
 Solicitud de renovación de contratos  Reporte de tardanzas, licencias, permisos
 Entidades públicas y privadas no autorizados, inasistencias.  Entidades públicas y privadas.
 Solicitud de programación y
 Órganos del AGN.  Resolución del órgano competente que  Órganos del AGN.
reprogramación de vacaciones.
 Postulantes de procesos de  Postulantes de procesos de
 Solicitud de licencia. aprueba el subsidio y/o la licencia
selección. selección.
 Solicitud de trámite de subsidios. solicitada.

 Solicitud de difusión de comunicación  Comunicado difundido con numeración de
interna. control.
 Requerimiento de aplicación de
 Resultado de encuestas sobre clima laboral
encuestas en materia de gestión de
personal.  Registro de las sanciones en el AGN y en
 Solicitud de sanciones. el legajo del servidor público.
 Solicitud de capacitaciones.  Proceso de desvinculación de personal
 Plan de Desarrollo de Personas.
 Plan de bienestar social.
 Plan y programas de seguridad y salud en
el trabajo.

Controles Revisiones y pruebas.

Recursos
Jefe(a) de la OA, Jefe(a), Jefe(a) del Área de Recursos Humanos, Jefe(a) del Área de Abastecimiento, Especialistas,
Recursos
Analistas, Asistentes, Apoyo Administrativo.
humanos
Instalaciones Oficinas administrativas.

Sistemas
SIAF, AIRHSP, SUNAT, SISGEDO, Office, correo electrónico Outlook, plataformas virtuales Zoom y Google Meet.
informáticos

Equipos Equipos de cómputo, impresoras, marcadores de asistencia.

 Tipo Soporte

FICHA DEL PROCESO DE NIVEL “0”

Versión 01

Proceso de
Código Nombre
Nivel

Nivel 0 S03 Gestión de Tecnologías de Información y Estadística

Caracterización del Proceso

Gestionar las tecnologías de la información y estadísticas, para permitir la eficacia, eficiencia y calidad de los servicios del Archivo
Objetivo
General de la Nación.
AGN: Archivo General de la Nación
ENA: Escuela Nacional de Archivística.
OTIE: Oficina de Tecnologías de la Información y Estadística.
Siglas y TIC: Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Definiciones TI: Tecnologías de la Información
SISGESI: Sistema de Gestión de Sistemas de Información.
SISGEDO: Sistema de Gestión Documental.

Dueño del
Jefe(a) de la Oficina de Tecnologías de la Información y Estadística.
Proceso
Indicador de Nivel de satisfacción de la atención de incidentes y requerimientos.
Porcentaje de respaldos de información y verificaciones planificadas.
desempeño
Porcentaje de mantenimiento preventivo y correctivos ejecutados en fechas programadas.
Proveedores Entradas Salidas Clientes

 Plan de Gobierno Digital, Plan

Estratégico de Tecnologías de la
Información y Plan Operativo
Informático.
 Informe de avances y cumplimiento
de metas del periodo.
 Desarrollo de sistemas y
aplicaciones TIC:
 Requerimiento de elaboración de
 Análisis y diseño del sistema y/o
Planeamiento y organización de TI
aplicación.
(PGD, PETI y POI).
 Desarrollo del sistema y/o aplicación.
 Requerimiento de elaboración de
 Verificación y validación del sistema
avances y cumplimiento de metas de
y/o aplicación.
TI en el periodo.
 Capacitación del sistema y/o
 Requerimiento de desarrollo de
aplicación.
sistemas y aplicaciones TIC.
 Despliegue del sistema y/o
 Incidentes y requerimientos de
aplicación.
Servicios de TI, y, monitoreo de
 Órganos del AGN.  Solución de Incidentes y  Órganos del AGN.
infraestructura y servicios de TI.
 Ciudadanía. requerimientos de TI.  Ciudadanía.
 Requerimiento de respaldo y/o
 Entidades públicas.  Resultados del monitoreo de  Entidades públicas.
restauración de información, base de
infraestructura y servicios de TI.
datos y aplicaciones.
 Entrega de restauración de
 Solicitud de informes de la seguridad
información.
de la información.
 Informe de mantenimiento preventivo
 Requerimiento de elaboración y
y correctivo de la infraestructura de
puesta en práctica del Plan de
TI.
Contingencia de TI, mantenimiento y
 Informe de renovación, entrega y
renovación de infraestructura de TI.
baja de equipos informáticos.
 Requerimiento de elaboración de
 Normas de TI, estándares de TI,
Productos Estadísticos.
procedimientos de TI, plan de
contingencia de TI, plan de
entrenamiento de ciberseguridad y
contingencia de TI.
 Informe estadístico en físico y virtual
del AGN.Convenios de cooperación
interinstitucional público/privado
(nacional e internacional)

Controles Revisiones y pruebas

 Recursos
Jefe de la Oficina de tecnologías de la información y estadística, Analista programador, Administrador de base de datos,
Recursos Administrador web, Administrador de redes, Especialista de seguridad de la información, Especialista de soporte en tecnología
humanos de la información. Especialista en preparación operacional, Técnico en informática, Analista en estadística.

Instalaciones Oficina de Administrativas, Centro de Datos, Laboratorio tecnológico y Sala de reuniones.

Sistema integrado de gestión de bibliotecas (KOHA), Open journal system (OJS) para la revista del AGN, Aplicaciones
AGN (Libro de reclamaciones/ Publicación de Contrato administrativo de Servicios/ Acceso a la información pública),
Plataforma virtual de servicios al ciudadano, Sistema de verificación de certificados (Consulta ENA), Repositorio digital
Sistemas del AGN (DSpace), Repositorio digital especializado AGN, Sitio web del AGN, Sitio web del ENA, Sitio web de la
informáticos independencia en documentos (Bicentenario), Sitio web de voluntariado AGN, Aplicativo de voluntariado AGN, Aula
Virtual de la ENA, Campus ENA, Intranet ENA, Intranet de la dirección de desarrollo de políticas archivísticas, SISGESI,
SISGEDO, Registros civiles, Sistema de caja, Sistema de legajos, Sistema de RRHH, Registro de visitas, correo
electrónico Outlook.

Equipos Computadoras, Laptops, Impresoras, Servidores, Firewall, Librería robótica backup, Network attached storage (NAS),
Telefonica IP, Switch, Router, Access point, Uninterruptible power source (UPS).
 Tipo Soporte

FICHA DEL PROCESO DE NIVEL “0”

Versión 01

Proceso de
Código Nombre
Nivel

Nivel 0 S04 Gestión Documental y Atención al Ciudadano.

Caracterización del Proceso

Brindar el servicio de orientación y atención al ciudadano mediante los diferentes canales de atención, gestionar la recepción, envío
Objetivo
y archivamiento de documentos de la entidad.
Siglas y AGN: Archivo General de la Nación
Definiciones SISGEDO: Sistema de Gestión Documentaria
Dueño del
Secretario(a) General.
Proceso
Indicador de Tasa de variación de reclamos presentados ante el AGN.
desempeño

Proveedores Entradas Salidas Clientes

 Respuesta de reclamo.
 Resolución de queja.
 Respuesta a sugerencia a implementar.
 Sugerencia implementada.
 Disposiciones normativas que  Información requerida de servicios y
regulan la gestión documental trámites del AGN.
 Hoja de reclamación  Documento de respuesta a requerimiento
 Queja de información
 Buzón de sugerencias  Documentos organizados.
 Requerimiento de información  Inventario archivístico.
de servicios y trámites ante el  Plan Anual de Trabajo Archivístico
AGN. aprobado.
 Solicitud de acceso a la  Evaluación del Plan Anual de Trabajo
información pública. Archivístico.
 Plan Anual de Trabajo  Documento de entrega de información
Archivístico aprobado. del repositorio del Archivo Central.
  Registro y distribución de documentos a
 Requerimiento de préstamo de los órganos a través del SISGEDO
 Entidades públicas y documentos.  Documento que adjunta el envío de  Entidades públicas y
privadas.  Ingreso de documentos información a los administrados, privadas.
 Órganos del AGN presencial o virtual entidades públicas y privadas; así como  Órganos del AGN.
 Ciudadanos (mesadepartes@ag.gob.pe) el seguimiento de las mismos.  Ciudadanos.
 Registro y distribución de  Emisión de correo con información para
documentos a través del publificación y notificación de las
SISGEDO Resoluciones emitidas por el AGN.
 Repositorio del archivo central  Informe de evaluación de cumplimiento
del AGN. de lo dispuesto en la Guía para
 Resoluciones emitidas por el elaboración y uso de documentos
AGN oficiales en el AGN.
 Guía para elaboración y uso de  Acta de transferencia documental al
documentos oficiales en el repositorio del Archivo Central.
Archivo General de la Nación.  Informe de propuesta de eliminación de
 Solicitud de los órganos del documentos de los órganos del AGN.
AGN de transferencias  Informe de documentos transferidos al
documentales al archivo Central. Archivo Central.
 Informe de documentos transferidos a la
Dirección de Archivo Histórico.
 Informe de cumplimiento de normas
técnicas archivísticas

Controles Revisiones

Recursos
Recursos Secretario(a) General, Director de Sistema Administrativo I, Técnico Administrativo III, Técnico Administrativo I,
humanos Especialista en Archivo, Técnico en Archivo I.

Instalaciones Oficina de Mesa de Partes, Archivo Central, Taller, Repositorio.

Sistemas
SISGEDO, Portal de Transparencia, Libro de Reclamaciones, Archidoc, correo electrónico Outlook.
informáticos

Equipos Equipos de cómputo, impresoras, escáner, multifuncional.

 Tipo Soporte

FICHA DEL PROCESO DE NIVEL “0”

Versión 01

Proceso
Código Nombre
de Nivel

Nivel 0 S05 Gestión de Asesoría Jurídica.

Caracterización del Proceso

Objetivo Brindar información y asesoramiento jurídico a los órganos del Archivo General de Ia Nación.

AGN: Archivo General de la Nación SISGEDO:

Siglas y SISGEDO: Sistema de Gestión Documentaria
Definiciones OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica
OCI: Oficina de Control Institucional
Dueño del
Jefe(a) de la Oficina de Asesoría Jurídica.
Proceso
Indicador
de Porcentaje de atención con relación al número de consultas
desempeño
Proveedores Entradas Salidas Clientes

 Consulta o pedido de
información verbal
 Correo electrónico solicitando
opinión legal o pedido de  Informe legal verbal o
información escrito/memorando/correo
 Consulta legal interna adjuntado electrónico que absuelve la  Órganos del AGN
 Órganos del AGN el informe y la documentación consulta legal o entrega  OCI
 OCI correspondiente información  Entidades públicas y/o privadas
 Entidades públicas y/o  Expediente administrativo o de  Visado de resolución, directiva,  Ciudadanos
privadas contratación para emisión de convenio, contrato o cualquier
 Ciudadanos informe legal otro documento que es objeto
 Proyecto de directiva, resolución de la consulta
o norma para emisión de informe
legal
 Consulta legal externa (proyectos
de ley, proyectos de decretos
supremos,
resoluciones viceministeriales)

Controles Revisiones

Recursos
Jefe de la OAJ, Especialista en Derecho Procesal y en Derecho Público Asistente en Derecho Administrativo
Recursos Secretaria.
humanos

Instalaciones Oficinas administrativas.

Sistemas
SISGEDO, Portal de Transparencia, Sistema de Acceso a la Información Pública, Office, correo electrónico
informáticos Outlook.

Equipos Equipos de cómputo, impresoras, de comunicación y proveedores de acceso a internet.

 Tipo Soporte

FICHA DEL PROCESO DE NIVEL “0”

Versión 01

Proceso de
Código Nombre
Nivel

Nivel 0 S06 Gestión de Comunicación Institucional

Caracterización del Proceso

Gestionar la comunicación del Archivo General de la Nación, con la finalidad de difundir servicios y material bibliográfico documental
Objetivo
de la Institución.
Siglas y AGN: Archivo General de la Nación
Definiciones SISGEDO: Sistema de Gestión Documentaria
Dueño del
Secretario(a) General.
Proceso
Indicador de
Porcentaje de requerimientos para difusión atendidos
desempeño

Proveedores Entradas Salidas Clientes

 Material estandarizado de las

publicaciones Institucionales
 Publicación en el Portal Institucional
 Solicitud de propuestas de y en redes sociales de la
campañas de difusión. Programación de actividades y
 Requerimiento para elaboración de campaña de difusión
material gráfico, audiovisual y  Soporte comunicacional al Evento  Entidades públicas.
 Entidades públicas
difusión Programado.  Órganos del AGN.
 Órganos del AGN
 Requerimiento de difusión de  informe del análisis del impacto de  Ciudadanos.
actividades. las actividades en los principales
 Solicitud de participación medios de comunicación y
Institucional en eventos. estrategias de mejora
comunicacional.
 Actividades programadas difundidas.

Controles Revisiones

Recursos

Recursos Secretario(a) General, Coordinador. Especialista en comunicaciones, Asistencia para relaciones institucionales y
humanos protocolo para la coordinación de comunicaciones.

Instalaciones Oficinas administrativas

Sistemas
SISGEDO, Portal web (página institucional), redes sociales (Facebook, twitter, linkedIn), correo electrónico Outlook.
informáticos

Equipos Equipos de cómputo, impresoras, celulares, cámara fotográfico, trípode, laptop.