¿Qué 

es el control en administración?

En las ciencias de la administración, se habla de control para referirse a una de las
principales funciones administrativas, junto con la planificación, la organización y
la dirección, la cual tiene como cometido asegurarse de que las acciones de la organización se
realicen de acuerdo a lo planificado, o evaluar la eficacia de los resultados obtenidos, es
decir, su grado de proximidad con el ideal esperado.

Las dinámicas administrativas de control usualmente implican la obtención

de información respecto al proceso empresarial y a los resultados, y la aplicación de las
correcciones que sean pertinentes para enmendar los errores y maximizar la eficiencia.

Se trata de un mecanismo de retroalimentación del sistema organizativo que depende para

operar de los tres pasos previos, sobre todo de la planificación, etapa donde se fijan las
expectativas y las metas. En teoría, una organización cuyos procesos y resultados se ciñen
más a lo planeado será mucho más eficiente que otra que se salga del carril.

Así, los procesos de control permiten no sólo medir el rendimiento organizacional, sino

además establecer justamente los estándares de calidad idóneos para ello, y además evaluar y
tomar las medidas correctivas pertinentes.

El proceso de control idóneo, en este sentido, debe ser económico, flexible y preventivo,

pero además, como hemos dicho, debe responder a los objetivos organizacionales trazados.

Proceso de control (fases)

La cuarta fase compara el desempeño obtenido con los estándares iniciales.
Las fases del proceso de control tienden a ser las siguientes:

 Fase 1: Establecer estándares. En esta fase inicial se afinan y definen los

parámetros de medición o evaluación, sin los cuales sería imposible saber qué tan
bien o mal sale el producto. Esto implica cuatro tipos de estándares: de cantidad
(volumen de producción, cantidad de existencias, etc.), de calidad (exactitud,
logro del producto), de tiempo (tiempos de producción) y de costos (costo de
ventas, costos de producción, etc.).
 Fase 2: Evaluación del desempeño. La medición propiamente dicha de los
procesos organizacionales.
 Fase 3: Comparación de desempeño. Se cotejan los márgenes esperados del
desempeño con aquellos obtenidos, se los compara con los estándares iniciales
para determinar el margen de éxito u error.
 Fase 4: Acción correctiva. Se elabora un informe que registre todo lo anterior y
se arrojan las acciones necesarias para mejorar o perfeccionar el proceso, como
determinar a qué altura de la estructura empresarial están los problemas y cuáles
son sus posibles soluciones.

Fuente: https://concepto.de/control-en-administracion/#ixzz7bKobE6nS
Tipos de control administrativo
El control a corriente se lleva a cabo a lo largo de todo el proceso empresarial.
Existen los siguientes tipos de control administrativo:

 Control previo o precontrol. Al ser previos a la acción, aseguran que ésta

responda a los recursos (humanos, materales y financieros) planificados. Esto pasa
por identificar los gastos financieros presupuestados, anticipar las actividades por
realizar y prever lo que costará llevarlas a cabo.
 Control directivo o de dirección. Se les conoce como controles de avance o
controles cibernéticos, y supervisan el recorrido de los procesos organizacionales
antes de que acaben, para tener tiempo de tomar medidas o forzar un cambio de
ruta. Estos controles sólo dan resultado si se posee una retroalimentación
adecuada.
 Control a corriente. Este control se lleva a cabo a lo largo del proceso
empresarial, es decir, a la par que están transcurriendo, de la mano de directivos o
del propio personal operario.
 Control posterior. Se llevan a cabo una vez finalizada la acción productiva y se
dan de manera retrospectiva, evaluando todo el recorrido y extrayendo
las conclusiones pertinentes de lo que salió bien y lo que no tanto. Luego se
recoge un informe que sirve para futuras gestiones y para recompensar o alentar a
los trabajadores.

Fuente: https://concepto.de/control-en-administracion/#ixzz7bKoxo2v9

Técnicas de control empleadas en las empresas

Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

 Contabilidad
 Auditoria
 Presupuestos
 Reportes, informes
 Formas
 Archivos (memorias de expedientes)
 Administración por objetivos
 Computarizados
 Mecanizados
 Gráficas y diagramas
 Proceso, procedimientos, Gantt.
 Estudio de métodos, tiempos y movimientos.
 Métodos cuantitativos
  Redes
 Modelos matemáticos
 Investigación de operaciones
 Estadística
 Cálculos probabilísticos

A continuación describiremos algunas de ellas:

Reportes e informes

Se clasifican en:

 Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.

 Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia
pueda formular planes.

Para diseñar un informe se considera:

 Unidad del tema

 Concentración sobre las acepciones
 Claridad y concisión
 Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales
 Equilibrio entre la uniformada y la variedad
 Frecuencia de los reportes
 Evaluación de la información

Administración por objetivos

Ha de resaltar que no constituye una técnica o sistema totalmente novedoso, sin embargo, ha
enfocado realidades muy antiguas y trascendentales.

La administración por objetivos coordina diversos aspectos ya conocidos, como por ejemplo

el control presupuestal.

Principios generales de la administración por objetivos

La administración por objetivos constituye una especial actitud, criterio o filosofía de la

administración, que consiste en que los jefes superiores discuten en común con los jefes que
dependen inmediatamente de ellos, la cuantificación de los objetivos y estándares que deben
establecerse.

Una de las características fundamentales de la administración por objetivos, consiste en

forzar a la mente para que procure convertir en mensurables y cuantitativos muchos objetivos
que hasta hoy se dejaban establecidos en forma vaga, o eran puramente cualitativos.

La administración por objetivos se aplica a los jefes o administradores de todos los niveles.
Consiste realmente en un medio para medir su verdadera aportación.
Descripción general del sistema

1. El requisito básico es que exista un pleno apoyo de la dirección o gerencia general.

2. Ordinariamente, deben operar por años.
3. Se requiere como primer paso identificar las metas generales de la empresa en los
términos más exactos que sea posible. Es necesario convertir los objetivos en
estándares.
4. Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en los planes generales, y sobre todo en
la organización de la empresa.
5. Debe pedirse a cada jefe interior, que fije sus propios estándares u objetivos.
6. El jefe superior deberá ensayar la fijación de los estándares o metas, debidamente
cuantificados, en cada uno de los campos que lo están haciendo también sus
subordinados.
7. Debe discutirse en cada uno de estos lo que por ello ha sido señalado. Cuando ambos
jefes, superior o inferior coinciden en los estándares, no habrá problemas. De lo
contrario se deberá estudiar el caso y tratar de ponerse de acuerdo y fijar cada uno
mejor sus metas o reorganizar las existentes.
8. Las decisiones adoptadas en estas juntas entre el jefe superior y sus jefes
subordinados inmediatos pueden crear la necesidad de modificar o ajustar los
objetivos generales, lo que en realidad constituye una línea de retroalimentación.
9. Durante el desarrollo de los programas en el año, debe revisarse cada determinado
tiempo lo que se ha podido obtener en los estándares prefijados y lo que se ha
logrado. Deben pedirse y analizarse las razones por las que no se pudo obtener lo
señalado.
10. Con los resultados de la revisión parcial antes mencionada, podrá ocurrir que algunas
metas esperadas deban reducirse, o hasta desecharse, o bien, que se puedan aumentar
otras o ampliarlas.
11. Finalmente, la revisión permitirá preparar los nuevos estándares para el siguiente
período.

Gráfica de Gantt

Uno de los elementos más importantes de controlar es el desarrollo de la realización de

actividades tanto al tiempo que cada una de ellas implica, como en la relación que deben
aguantar entre sí en cada momento, cuando todas ellas concurren al mismo fin.

Henry I. Gantt, inventó para este efecto los Diagramas de Gantt y que consisten en
representar cada actividad por una barra horizontal la que, por su cruce con niveles o líneas
verticales, indica en meses, semanas, días, entre otros, el momento de su iniciación y
terminación, y su simultaneidad con las otras actividades relacionadas con ella. Suelen
indicarse también a veces la persona, sección, entre otros, encargada de cada una de dichas
actividades.

 Las técnicas de ruta crítica: Entre los mayores y más modernos avances en materia
de técnicas de control de la planeación se encuentran, las llamadas Técnicas de
Trayectoria Crítica. Aunque son métodos diversos, tienen elementos comunes que
permiten agruparlos bajo una denominación común: Se ha puesto el término METRA
(Método de Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades). Estas técnicas
constituyen un método para controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relación
de actividades, entre otros.
  Técnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and Revió
Technique, que traducido al español significa Técnica de Evaluación y Revisión de
Programas. Consiste en un instrumento con bases en una red de actividades y eventos,
y mediante la estimación de tres tiempos, se evalúa la probabilidad de terminar un
proyecto para una fecha determinada. Aunque inicialmente esta técnica fue creada
para controlar y evaluar la duración de proyectos, por lo que se conoció como
PERT/tiempo, posteriormente se ha introducido en ella los costos de las actividades,
para efectos de control presupuestal, y aun para estudiar el tiempo mínimo compatible
con el menor costo posible, dando lugar al sistema PERT/costo.

 La técnica CPM: Simultáneamente con el estudio del método PERT, aunque de
forma independiente, las compañías Dupont de Niemours, y Remington Rand,
buscaban un procedimiento que les permitiera resolver problemas típicos de
programación. Llegaron al resultado de redes de actividades, como en el caso del
PERT, por lo que la primera fase del CPM (Critical Path Method: Método de la Ruta
Crítica) es prácticamente igual al PERT, del cual difiere porque trabaja solamente con
un tiempo probable de ejecución, basado en experiencias previamente registradas,
pero a la vez introduce costos estimados de las actividades implicadas en el proyecto,
buscando acortar el proyecto al condensar ciertos tiempos, para lograr un mínimo
costo. Se podría definir como la técnica que estima un tiempo probable y determina el
costo de cada actividad de una red, con el fin de fijar el tiempo más conveniente de
comportamiento en la duración de un proyecto, para lograr el mínimo costo posible.

 La técnica RAMPS: Es el más reciente entre los métodos de Ruta Crítica. La sigla es
por Resource Allocation and Multi Project Schedulling, en español, Programa de
Proyectos Múltiples y Asignación de Recursos. Tiene por objeto programar la forma
en que ciertos recursos limitados, deben ser distribuidos entre varios proyectos
simultáneos, total o parcialmente, para obtener una máxima eficiencia. Además de las
ideas e instrumentos comunes a PERT y PCM, introduce conceptos de competencia
entre varias actividades, que utilizan los mismos recursos a la vez, y que permiten
programar dichos recursos en conjunción al programa de actividades. Es posible
comparar los costos de diversas alternativas en proyectos, identificar los recursos más
efectivos, y es factible, a través del uso de una computadora electrónica, hacer
evaluaciones del progreso y perspectiva de trabajo en un momento determinado según
opinión de la oficina en México de la firma inventora.

Auditorías

El término auditoria va ligado a la detección de fraudes. Las auditorias tienen muchas

aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de los estados financieros, hasta
proporcionar una base crítica para decisiones gerenciales. Existen dos tipos de auditorías: las
externas y las internas.

 Auditorías externas: Es un proceso de verificación que implica la evaluación

independiente de las cuentas y los estados financieros de la organización. Se revisan
los activos y los pasivos, así como también los informes financieros con el objetivo de
verificar si están completos y exactos. La auditoría es realizada por personal contable
empleado por un despacho externo de contadores o por contadores contratados al
 efecto. Su labor consiste en verificar si la empresa, al preparar sus estados financieros
y evaluar sus activos y pasivos, se ha ajustado a los principios contables generalmente
aceptados y si los ha aplicado debidamente. La auditoría externa se efectúa cuando el
período de operaciones de la organización ha concluido y los estados financieros están
terminados.

 Auditorías internas: Son realizadas por miembros de la organización. Su propósito

es ofrecer garantía razonable de que los activos de la organización están debidamente
protegidos y de que los registros financieros son llevados con la precisión y la
confiabilidad suficiente para preparar los estados financieros. Además, sirve a los
directivos para evaluar la eficiencia de las operaciones de la organización y el
desempeño de los sistemas de control. El alcance de las auditorias también puede
variar, dependiendo del tamaño y las políticas de la empresa.

https://www.gestiopolis.com/control-como-funcion-administrativa-en-la-empresa/

Cuáles son los principios de control, ejemplos y cómo aplicarlos

Los principios de control administrativo también pueden entenderse como una ruta trazada
que encamina a tu administración al logro, en este sentido son una especie de ruta de
valores aplicados a la administración. Estos son los 11 principios de control administrativo.

1. Asegurar el objetivo

Parte de la premisa de que tu principal meta es el logro de tus objetivos. Este primer

principio se basa en asegurar a toda costa esa meta, y esto implica detectar eficientemente la
mínima falla en tus planes. No importa si éstas sean reales o potenciales, su distinción
temprana permitirá una acción correctiva efectiva sobre ellas.

2. Ser eficiente en los controles

No solo se trata de detectar a tiempo cualquier tipo de amenaza. El principio de la eficiencia

es muy importante para un control administrativo infalible. Se trata de cumplir con la
detección y solución de las posibles desviaciones con la mínima inversión y gasto.

3. Ser responsable en el control

Por ser el gerente de tu negocio tu responsabilidad es la mayor en el ejercicio del control

administrativo. En ese sentido, deberás respetar y honrar siempre la estructura de trabajo
establecida, de ello depende el éxito. Igualmente, cada área de administración tendrá su
responsable, que deberá igualmente compartir ese compromiso sin derogar ni desestructurar
el plan establecido.  

4. El control directo

Un alto índice de errores requerirá cada vez más del uso de controles indirectos en tu
negocio. Estos controles indirectos sólo suelen detectar el problema luego de su
ejecución. Por lo tanto, debes garantizar el control directo sobre tus acciones, y esto lo
lograrás con la capacitación constante de tu cartera de gerentes, pues gerentes bien formados
cometerán muy pocos errores, y ejecutarán el plan cada vez más eficientemente.  

5. Refleja el control en cada uno de los planes

La meta es siempre asegurarse de que tus planes se lleven a cabo de manera efectiva. El
mejor camino para esto es que tus principios de control administrativo reflejen la
naturaleza de tus planes. El control administrativo es mucho más efectivo en tanto sea más
cónsono con el plan y con los objetivos de tu negocio. 

6. Principio de la pirámide

Un buen sistema administrativo es aquel que puede ejercer su control desde las
bases. Para ello, deberás mantener bien informado a cada estructura de tu negocio, pues si
todos los empleados conocen el camino al logro serán capaces de controlar sus acciones y
detectar cualquier desviación posible en cualquier nivel.

7. Individualización de los controles

La consistencia en los puestos de trabajo hace más eficientes los controles. La

responsabilidad operativa se logra según la experiencia individual de cada gerente con su
área de trabajo. Mientras más conozca el gerente su área de trabajo, mucho más efectivo
será.    

8. Controla los puntos críticos

Todo proceso administrativo tiene puntos críticos, sean estos espontáneos o no, causan
problemas y generan eventuales desviaciones. Un buen gerente debe centrar su atención en
los puntos críticos por sobre el estudio detallado del rendimiento del negocio. Así focalizará
el trabajo y economizará tiempo y dinero.

9. Ir del control a la acción

Si no se toman las medidas que corrijan las desviaciones, el control administrativo resulta
una pérdida de tiempo y esfuerzo. Deberás encargarte de reorganizar, reemplazar, capacitar, o
tomar cualquier otra medida preventiva desde el primer momento de la detección de alguna
irregularidad.

10. Principio de idoneidad organizacional

Un sistema de control administrativo debe estar ajustado y reflejar fielmente la estructura

de la organización, por lo tanto debe estar apegado a sus principios administrativos y
lineamientos principales. Esto facilita la respuesta y la acción ante cualquier desviación de las
estrategias administrativas haciéndolas más acordes y responsables según la naturaleza de la
organización. Todos los informes y documentos necesarios para el control administrativo
deben estar ajustados a los términos de la organización.

11. Principio de prevención

El control y la planificación administrativa de toda empresa deben ser de carácter

preventivo. En muchas compañías la prevención es uno de los principios más desatendidos.
A menudo, este principio ha sido desatendido por la poca atención y estudio de los
pronósticos y proyecciones como herramientas administrativas centrales. 

Toda gestión administrativa exitosa se basa en un sistema capaz de cuestionarse y

autorregularse, y esto puede lograrse de manera más efectiva a través del uso de los
pronósticos como sistemas de prevención. El control debe basarse en los pronósticos, a fin de
prever desviaciones en el tiempo. Por ejemplo, si quieres mantener la solvencia de tu
negocio, anticiparse a una posible escasez de efectivo a través de los pronósticos (de efectivo)
es la mejor manera de prevenirlo.

Para qué sirven los principios de control administrativo

Sin tener claro unos muy buenos y sólidos principios de control administrativo, raramente
las políticas de tu negocio podrán llegar a cumplirse, pues en principio todo método de
control existe en función de metas y planes. Los principios de control sirven para
establecer las bases sólidas para el cumplimiento progresivo de esas metas, y en ese
sentido también sirven para:

1. Corregir políticas y actividades que impidan que tus planes sean alcanzados a tiempo
y exitosamente.

2. No solo sirven para corregir desviaciones en tiempo presente, sino también pueden
sentar las bases para la prevención de nuevas desviaciones. Y para que las ya
superadas no vuelvan a presentarse en el futuro inmediato de tu negocio.

3. Te permiten focalizar los problemas y, por su capacidad de ser aplicados en distintos

tipos de variables (actos o personas) resulta muy útil para localizar las
responsabilidades desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

4. Te mantienen informado constantemente del proceso de ejecución de tus planes.

5. Sirven como fundamento al momento de iniciar nuevos procesos de administración o

en el reinicio de procesos antiguos.

6. Reducen costos en materia de planificación.  

7. Ahorra tiempo de ejecución de proyectos.

8. Influyen en la racionalización de la administración y en el logro de la productividad

de tu empresa o marca. 

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%20principios%20del%20control%20administrativo,para%20corregirlas%20de
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