CS 316-SGI-PO-03 Recepción y Despacho Materiales

Código SC 316-SGI-PO-03
PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y Revisión N° 1

DESPACHO DE MATERIALES Fecha Elaborac. 29-03-2018
ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN Página N° 41
BODEGA PMCHS N° Contrato CS-316
TABLA DE CONTENIDOS
1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Responsabilidades
5. Personal requerido, Equipos, Materiales y Herramientas, EPP
6. Descripción de la Actividad (Metodología de Trabajo)
7. Referencias
8. Registros
9. Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
10. Anexos
Nota: Los ítems de la estructura del procedimiento pueden variar de acuerdo con los
requerimientos del documento
CONTROL DOCUMENTOS INTERNOS
DATOS PREPARADO REVISADO APROBADO
NOMBRE Daniel Albornoz Clara Maulen Pablino Paredes

CARGO Supervisor Prevención de Riesgos Jefe de Bodega
FECHA 29-03-2018 29-03-2018 29-03-2018
REVISIÓN 06-04-2018 06-04-2018 06-04-2018
FIRMA
Cód.: SC 316-SGI-PO-03
“ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN BODEGA DE Revisión: 00
PMCHS” Fecha Elab.: 29.03.2018
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Procedimiento Recepción y Despacho de Materiales
1.0 Objetivos
Establece los pasos administrativos esenciales para llevar a cabo una recepción, custodia,
protección y entregas de todos los materiales a personal autorizado Codelco del Proyecto
Minero Chuquicamata Subterráneo.La primera inspección visual y detallada por nuestro
personal será al momento de recepcionar, por lo tanto, el primer personal involucrado en la
recepción hará una inspección visual realizando una evaluación. Los documentos aplicados
serán para informar daño, faltante o dañado para posterior, de ser necesario, solicitar un
Reporte de Inspección.
2.0 Propósito y Alcance
Este procedimiento es aplicable para todo personal de RFP Logística que participe del
contrato de Bodega del PMCHS en todo lo referente a la recepción y despacho de
materiales, insumos, equipos y mercaderías en Bodega del PMCHS, con el fin de realizar
una actividad que cumpla con las normas de calidad, seguridad y ambiental relacionadas
con la manipulación de los materiales de acuerdo a las políticas y estándares de Codelco
VP del PMCHS.
2.1 Campo de Aplicación
El presente procedimiento tiene alcance para todo el personal de RFP Logística que
participe en los trabajos de recepción y despacho de materiales en Bodega de Codelco
para el PMCHS.
Referente a seguridad industrial, velar por la integridad de los elementos ingresados con un
timbraje al momento de ingreso a los recintos de Codelco VP para PMCHS.
3.0 Definiciones
Guía de Despacho: Documento obligatorio que debe ser chequeado, almacenado y

controlado al recepcionar una carga en la administración de Bodega del PMCHS. Se
considerará el mismo concepto para Guía de Aduanas, las cuales corresponden a cargas
de origen internacional.
Reporte de recepción de material (MRR): Documento correspondiente al Reporte de

Recepción de Materiales, el cual se emite posterior al chequeo de datos de la Guía de
Despacho y Orden de Compras al sistema informático de gestión de Bodega.(Ver Formato
N°1)
Listado de empaque o embalaje (Packing List): Documento anexado a la guía de

despacho con los detalles inherentes a la carga o material.
Correspondencias ISO 14001 (4.4.6 Control Operacional), OHSAS 18001 ( 4.4.6) Control operacional SGI-PO-03 7.5.5
Escrito por: Ha sido revisado por: Ha sido aprobado por: R-00 29-03-2018
RFP Logística Representante de la Dirección Administrador Contratos Página 2de 27
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Listado de empaque Sustituto (Packing List Sustituto): Documento aplicado cuando no

exista Lista de Empaque o Packing List anexo. Para esto se generará un reporte de
Faltante, Sobrante o Dañado (OS&D) para informar a Supervisión de Codelco (Cliente) del
la inconsistencia (Ver Formato N°6)
Reporte de Faltante, Sobrante o Dañado (OS&D): Reporte que se emite cuando la

recepción de una carga discrepa y es insconsistente. Aplica cuando haySobrante(s),
Faltante(s) o Daño(s) de esta. Se reporta fotográficamente por el Recepcionista y/o
Chequeador cuando corresponda. (Ver Formato N°2)
Reporte de Inspección de Ingeniería (EIR): Formulario que Ingeniería terreno completa

con los datos propios de la especialidad a la que se refiere el equipo. Este documento
debe entregarse a Ingeniería Terreno para que sea devuelto a Bodega. El objetivo de este
documento es informar al Codelco del elemento llegado y que el Ingeniero indique
técnicamente si el equipo o material cumple con requerimiento y señale a Bodega algún
alcance que tenga relación con el almacenaje y otros que considere de acuerdo a su
experticia. (Ver Formato N°5)
Ticket de Devolución de Materiales: Documento cuya finalidad es registrarla devolución

de un material a Bodega por algún Contratista. En este documento debe expresarse la
Orden de Compras, el Número de Tag, la descripción del material y la cantidad. Esto será
ingresado al sistema para evidenciarlo como existencia en el Estado de Inventario y de
esta forma mantener actualizado el sistema.
Formulario de Cambio de Ubicación: Formulario para personal de bodega en los patios,

que será utilizado para informar a personal administrativo, algún cambio de ubicación
dentro de un patio de almacenaje. El administrativo de bodega, debe llevar estos datos al
sistema y actualizar la nueva ubicación.(Ver Formato N°7)
Estado de Inventario: Reporte que indica la existencia de los materiales bajo la custodia
de bodega indicando especialmente Orden de Compras, Proveedor, Cantidad, Ubicación,
Fecha, entre otros de ser necesario.
4.0 Responsabilidades
Administrador Hacer los chequeos correspondientes en el cumplimiento de cada

de Contratos uno de los servicios contratados por el Codelco, así como
desarrollar un plan de control de materiales supervisando los
planes de inventarios, recepciones y despachos en conjunto con
los objetivos de Bodega del PMCHS.
Recepcionar equipos, materiales arrendados o comprados
necesarios para el normal desarrollo del proceso de Bodega del
PMCHS. De los equipos no arrendados, coordinar con el
proveedor para realizar los ajustes técnicos que sean necesarios.
Responsabilidad final en la resolución de los reportes de materiales
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faltantes, sobrantes o dañados (OS&D). Y comunicar de los

Reportes de Inspección de Ingeniería en terreno cuando
corresponda.
Velar por el complimiento del contrato pactado.
Jefe de Bodega Asegurar que las instrucciones del Administrador de Contrato, son
seguidas y cumplidas por todo el personal RFP- Logística de
Bodega para el PMCHS.
Velar por el fiel cumplimiento del contrato, en relación a la cantidad

de personal asignado, calidad y perfil de los cargos requeridos,
capacitando, informando y supervisando al personal. Verificar las
necesidades de los trabajadores para el óptimo desempeño de sus
labores.
Realizar reuniones de coordinación con el mandante para definir

los lugares donde se almacenarán los suministros. Una vez
determinadas las áreas, ubicaciones e instalaciones de almacenaje
organizadas de acuerdo con los requerimientos de almacenaje,
verificar el correcto y completo control de inventario para que sea
unificado y actualizado en el sistema informático de gestión de
bodega.
Mantener la información del inventario actualizada de todos los

materiales y equipos que estén en custodia de Bodega RFP de
acuerdo a lo señalado por el cliente. El inventario se debe verificar
periódicamente. Las discrepancias deben ser investigadas y
llevadas al sistema informático, de forma tal que la irregularidad
quede clarificada e incuestionable.
Si al momento de recepcionar un embarque y la documentación de

respaldo que normalmente debe acompañar la carga (Guía de
Despacho o Packing List), o esta no es concordante con el material
o equipos recibidos, se informará al mandante de manera
inmediata. Una vez el proveedor regularice la inconsistencia se
deberá verificar la rectificación de la documentación entregada por
el proveedor y regularizarla en el sistema de registros.
Otorgar un proceso eficiente de trabajo, indicando e instruyendo a

personal de bodega la forma, lugares de almacenamiento y entrega
de materiales, de manera tal, que estos no se dañe o deteriore en
todo el proceso de recepción, almacenaje y entrega. En especial
cuando se tratan de elementos que requieran de almacenamientos
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con cualidades específicas por su naturaleza y fabricación,

considerando los eventos climáticos reinantes en la zona como un
factor de alta importancia.
Velar por la seguridad del servicio, tanto en el personal, las

instalaciones y los equipos en conjunto con personal de Prevención
de Riesgos RFP.
Control de las funciones administrativasdel personal crítico en

faena.
El Jefe de bodega deberá desempeñar su cargo en conjunto con el

Supervisor de Codelco para hacer el nexo con Ingeniería de
Terreno para coordinar, informase, unificar criterios para la
recepción y entrega del material, en especial cuando estos sean
elementos de especial cuidado.El Jefe de Bodega RFP determinará
si al momento de entregar un equipo o material, el lugar sea el
óptimo y tenga las cualidades específicas que tanto el fabricante o
por la naturaleza del material o equipo requieran para no provocarle
deterioro. Esto aplica en los patios de bodega o en el lugar de
almacenaje del contratista.
Controlar el correcto uso de las instalaciones y equipos por parte

del personal.
Llevar un control, registrar, hacer un seguimiento, de los procesos

de embarques de material o equipos construcción cuando salgan
de bodegas.
Prevencionista La responsabilidad del Prevencionista de Riesgos al momento de

De Riesgos Recepción y Despacho de material es velar que se cumplan con
todos las normas y estándares de seguridad, salud ocupacional y
medio ambiente de Codelco VP para PMCHS, las cuales apliquen a
la actividad a realizar, haciendo cumplir dicho procedimiento
rigurosamente.
Fiscalizar que toda la documentación sea válida antes de empezar

los trabajos, entiéndase como Check list diario delos equipos
involucrados, Charla de 5 minutos, Análisis de Riesgos de la Tarea
(ART). Y comprobación de las competencias de los trabajadores
para las actividades más criticas dentro de la tarea, será esencial
en velar por la integridad, seguridad y la salud de todas las
personas involucradas.
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Recepcionista Recepción, verificación, identificación, clasificación y ubicación de

equipos y materiales en bodegas o patios del Proyecto.
Para esto será necesaria la obtención de la Guía de despacho

Listado de Empaque para su posterior chequeo y hacer una
recepción conforme, de ser el caso.
La Recepción no se deberá hacer en los documentos originales,

solo en copias. Quedando una de respaldo para RFP. En caso de
no tener la documentación necesaria, como packing List o la guía
de despacho no permita hacer un desglose del material llegado,
deberá utilizar un Listado de empaque Sustituto.
Será la primera persona responsable que verifique y notifique que

exista alguna inconsistencia de un material, tomar reportes
fotográficos sobre camión e informar a su Jefe directo para
proceder con las herramientas administrativas que sean necesarias
para cada caso. Deberá entregar toda la información básica para
la generación del reporte Faltante, Sobrante o Dañado(OS&D), de
requerirlo.
De recibir la orden de cambiar de ubicación de algún material,

deberá llenar el Formulario de Cambio de ubicación e informarlo a
su jefatura directa para que esta sea entregada a los
Administrativos de Bodega. De esta forma hacer la modificación en
sistema informático.
Para cada gestión que realice deberá identificarse en un timbre con

su nombre y fecha de recepción y si la recepción está conforme o
no.
En el caso de la llegada de un equipo, material que contengan

documentación, tanto digital (DVD - CD ROOM) como física; sea
Manuales, Data Sheet, Planos, Protocolos de inspección final,
informes de ensayos, cualquiera sea, debe ser entregada a los
administrativos de Bodega, quien entregará mediante
memorándum con acuse de recibo al Supervisión de Bodega
Codelco, con el objeto de entregar al Departamento de Control de
Documentos del Proyecto.
Ayudante de Realiza funciones de revisión física de cada uno de los equipos y

Patio y Bodega materiales del proyecto de acuerdo a descripción y cantidad que
indique Listado de Empaque o Packing List.
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Detección e información oportuna de material sobrante, faltante o

dañado, donde tomará fotografías sobre camión para la posterior
generación reporte y si es un Equipo eléctrico, de instrumentación,
etc, deberá informar de manera inmediata a su jefe directo para
generar los documentos necesarios para una generar un Reporte
de Inspección de Ingeniería (EIR).
Manejo, dominio y conocimiento de documentos que apoyan la

gestión de chequeo (Certificados de Calidad, Guías de Despacho,
Packing List, Órdenes de Compra, etc.)
Codificación de los materiales, esto significa marcar los elementos

llegado con plumones marca metal, en lugares de fácil acceso de
lectura para posteriores verificaciones de inventarios. Indicando
Número de guía de despacho a la que se vincula, Fecha de
llegada, Ubicación, Orden de Compras, Peso, Tag Number. Las
marcas realizadas no deben dañar el material recepcionado.
Apoyo al Recepcionista e inventario, contribuyendo al

Housekeeping.
Revisión del estado del embalaje de los elementos recepcionados.
Asistir al personal operativo y administrativo de bodega en tareas

de recepción, verificación, despacho, inventario y otras actividades
afines.
Despachador Despacho, de equipos y materiales en bodegas o patios del

Proyecto.
Despacho de equipos y materiales al (los) contratista (s) de

construcción.
Control de inventario de los elementos de despacho.
Contacto y fidelización con los usuarios.
Respuesta a las necesidades de insumos de los usuarios.
Manejo, dominio y conocimiento de documentos que apoyan la

gestión de chequeo (Certificados de Calidad, Guías de Despacho,
Packing List, Órdenes de Compra, etc.)
Control de registros de entrega de productos a base de Picking

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Ticket.
Administrativo Administración de materiales. Recepción electrónica a planilla y

de Bodega sistema informático otorgado por RFP-Logística, confección de
Reportes de Materiales Recibidos (MRR), Reportes de Materiales
Sobrantes, Faltantes o Dañado (OS&D) Confección Reportes de
Aceptación o Rechazo Inspección por parte de Ingeniería de
equipos (EIR), Entrega de material a Contratista (Vales de salida); y
Control de repuestos y entrega a cliente. Confección de las
carpetas físicas digitales, de acuerdo a orden de compras, con toda
la documentación vinculada a esta, en el siguiente manera:
1. Orden de Compras
2. Cambios de orden de Compras
3. Certificados de inspección.
4. MRR
5. Guía(s) de despacho.
6. Chequeo final de la guía de despacho
7. Correspondencia o correos electrónicos vinculados a la GD.
8. Copia del OS&D (en el caso que lo corresponda)
9. Copia del Informe técnico (en el caso que aplique)
10. Registro del despacho del material a terreno. Vale de salida
11. Si los materiales indicados en la Orden de Compras ya
están completos, se debe indicar esta carpeta como OC
Cerrada.
Estos registros deben mantenerse en digital y en físico para ser

entregados al Cliente cunado los solicite.
5.0 Equipos
5.1 Equipos de Protección Personal
 Casco de seguridad.
 barbiquejo (de ser necesario)
 lentes de seguridad,
 guantes,
 chaqueta reflectante (naranja personal general y verde para Rigger)
 Zapatos de seguridad.
 Máscara de protección para partículas de polvo.
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6.0 Metodología de Trabajo
6.1 Recepción de Materiales
6.1.1 Recepción del transporte

Una vez ingresado el equipo a bodega o patio, el conductor deberá siempreentregar al
Recepcionista/Chequeador la Guía de Despacho, la cual puede venir acompañada por un
PackingList o Listado de empaque. En ningún caso el Recepcionista puede realizar el
proceso de recepción con algún documento distinto a los antes mencionados.
En caso que la Guía de Despacho no tenga la información detallada de la carga que se

está recibiendo y no traiga consigo un PackingList, se solicitará al cliente dicho documento.
Al recibir todos los documentos correspondientes el Recepcionista/Chequeador procede a

controlar que quede registrada en la Guía de Despacho la siguiente información:
- N° de O/C.
- N° de Item.
- Cantidad: Circular con lapicero de color rojo sobre la cantidad recibida, en caso que no
sea acorde se tachará con una línea diagonal (/) sobre el número impreso de la
cantidad recibida y se colocará con lapicero y circulando la cantidad verdadera.
- Unidad.
- Descripción del Item.
- Fecha de Recepción.
- Nombre del Recepcionista.
- Firma del Recepcionista.
- Nombre Conductor.
- Rut del Conductor.
- Firma del Conductor.
- Patente del Vehículo.
- Empresa Transportista.
- Fecha y Hora de Llegada.
- Fecha y Hora de Salida.
- N° de Bultos.
- Peso en Kilogramos del material
Si alguno de los datos antes mencionados se encuentra impresos en la Guía de Despacho,

el Recepcionista/Despachador procederá a registrar la información faltante en la misma
Guía de Despacho.
En caso que el transportista se presente con documentos de despacho distintos a los

establecidos, se contactará a personal del Cliente para determinar si se realizará o no la
recepción de la carga con los documentos no establecidos.
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En el caso de la llegada de un equipo, material que contengan documentación, tanto digital

(CD ROOM) como física; sea Manuales, Data Sheet, Planos, Protocolos de inspección
final, informes de ensayos, cualquiera sea, debe ser entregada vía Memorandum al cliente,
para su entrega a Control de Documentos del Proyecto para su ingreso, y estos, queden a
disposición delProyecto al momento de la instalación del suministro.
6.1.2 Inspección Visual
Luego de corroborar que la documentación cumple con los estándares antes mencionados,
se realizará una inspección visual de la carga. Para esto el transportista deberá descubrir
los materiales siempre y cuando el embalaje de la carga lo permita.
La inspección será visual desde piso, luego todos los materiales y equipos deben ser
descargados a piso en pulmones de despacho ya sea mediante el empleo de grúa, la cual
variará su modelo según el tonelaje y características de la carga o mediante descarga
manual según sea la naturaleza de la carga (Realizado por DHL).
La descarga será supervisada por el Recepcionista Despachador con participación del

personal de la empresa de transporte y DHL, con el fin de revisar el estado de la
mercadería.
En caso que una carga presente algún tipo de daño, el Recepcionista deberá contactarse
con personal del Cliente a fin de que autorice o no la recepción de la carga, para esto debe
tomarse un reporte fotográfico sobre camión antes de avisar al cliente.
En el Reporte fotográfico debe evidenciar la carga y el camión en el que viene el material,

vale decir, la mayor cantidad de detalle incluyendo primordialmente la placa patente.
6.1.3 Descarga de los Materiales

La descarga de los materiales y equipos se llevará a cabo mediante los equipos de la
empresa DHL mientras dure el proceso de transición.
Una vez que se le entrega la documentación firmada y timbrada al transportista, este

deberá abandonar las dependencias de bodega.
6.1.4 Chequeo de la descarga.

Una vez que la carga es ubicada en la zona destinada para su inspección, el
Recepcionista/Despachador se dedicará a revisar que la información indicada en la Guía
de Despacho sea trazable con la información indicada en la Orden de Compra. Para esto
debe revisar los puntos que se rotulan en la siguiente página.
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1.- Número de Orden de Compra: Debe ser el mismo que indique la Guía de
Despacho, este parámetro lo debe anotar el Recepcionista en la carga posterior al
chequeo
2.- Item: Código del material, estructura, equipo u otro. Este se encuentra en la Guía
de Despacho o en la Orden de Compras, este parámetro lo debe anotar el
Recepcionista en la carga posterior al chequeo.
3.- Descripción Corta: Debe verificarse con la descripción del ítem de la Guía de
Despacho. Revisar minuciosamente el detalle que expresa la Guía de Despacho
para evitar una mala identificación de lo descargado.
4.- Descripción Detallada: Entrega la información detallada para tomar de referencia

al momento del chequeo de la carga.
5.- Línea: Número del Item en relación a la Orden de Compra, el cual es correlativo al
material, equipo, estructura u otro que se está chequeando.Deben ser revisadas
todas las Líneas correspondientes a los productos indicados en la Guía de
Despacho.
6.- Tamaño/Unidad.Determina las dimensiones del embalaje
7.- Peso en Kilogramos. Indicar el peso del material descargado en Kilogramos.
8.- Cantidad/Unidad: En caso de cumplir con lo indicado en la Guía de Despacho y en

el chequeo visual de la carga, se debe circular con lapicero rojo sobre la cantidad
recibida. En caso que no sea acorde se tachará con una línea diagonal (/) sobre el
número impreso de la cantidad recibida y se colocará con lapicero y circulando la
cantidad verdadera.
En caso que la cantidad indicada en la Guía de Despacho sea superior a la

establecida en la Orden de Compras se deberá informar a personal del Cliente para
que este se comunique con el proveedor y ver si procede o no un Reporte de
Sobrante, Faltante o Dañado(OS&D). En caso contrario no se debe informar.
9.- Ubicación: Agregar cuadrante donde será ubicado el producto detalladamente.
10.- N° Guía de Despacho: Agregar N° de Guía de Despacho correspondiente a la

Línea del producto.
11.- Verificación la existencia de Manuales del Proveedor o Fabricante:Debe

entregarse a Administrativos de Bodega, para hacerlos llegar a Control de
documentos del Cliente.
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El proceso de chequeo de los materiales dependerá de la cantidad y detalle de la carga

recepcionadoen Bodega.
Posterior al chequeo de la carga el Recepcionista/Despachador procederá a lo siguiente:
 Escribir sobre la carga con plumón marcametal N° de Orden de Compras, Ítem, Guía de
Despacho, fecha, ubicación y Nombre sus iniciales de nombre.
 Entregar a Administrativos de bodega RFP para proceder a su ingreso al sistema
informático de gestión RFP.
 Una vez entregado al Administrativo de Bodega, este se encargará de Ingresarlo al
Daily Report o Reporte diario, ingresarlo al sistema y generarle un Reporte de
Recepción de Material (MRR). Terminado este proceso, se entrega MRR con la guía
original al cliente, adjuntando toda la documentación vinculada a esta guía. Y RFP
Logística mantendrá copia de dichos documentos.
6.1.5 Análisis de Discrepancias

En el caso que durante la revisión se produjese algún tipo de discrepancia ya sea por
diferencia de modelo, cantidad de piezas, falta de legibilidad en la identificación de equipos,
entre otras, el Recepcionista deberá informar inmediatamente al Supervisor de Bodega
RFP, para luego gestionar el reporte de la discrepancia e informar al Supervisor de Bodega
de Codelco.
En el caso de que no fuese posible identificar o solucionar la discrepancia, el personal de

Codelco deberá indicar las acciones a seguir con respecto a la recepción o anulación de la
entrega.
Para respaldar esto último se emitirá un Reporte de Faltante, Sobrante, Dañado y/o
fuera de la especificación (OS&D) que será enviado físicamente al personal del Cliente.
Y llevará adjunto una fotografía que demuestre las discrepancias antes mencionadas.
Posteriormente se almacenará copia de estos documentos, en conjunto con los

documentos relacionados con la Orden de compras en una carpeta física.
6.1.6 Recepción de Material que requiere informe técnico

Bodega debe entregar un formato de reporte para que Ingeniería inspeccione algún
material llegado a bodega. Mediante un Memo y acuse de recibo con el formato de datos
de Ubicación, Orden de Compras, TAG/Number, Proveedor, Guía de despacho, Cantidad
de Paquetes, Dimensiones fecha de llegada. Personal de Ingeniería en Terreno deberá
indicar si el equipo o material está en un estado determinado (Bueno o Malo), si es
aceptado o rechazado, si requieren condiciones especiales de almacenamiento, detallar
condiciones especiales y algún otro comentario. Ingeniería debe devolverla a Bodega para
que esta sea recepcionada y considerada las menciones del Ingeniero Experto. El
Ingeniero debe identificarse con nombre, firma y fecha.
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Si es rechazado el material o posee alguna inconsistencia se procede de inmediato con un

Reporte de Faltante, Sobrante, daño o fuera de especificación (OS&D).
El Reporte de Inspección de Ingeniería (EIR) llevará un Log, un registro con los detalles
esenciales para hacerle seguimiento, por los Administrativos de Bodega.
6.1.7 Recepción documental de la carga
Se confeccionará diariamente un Reporte de Recepciones Diarias (Daily Report) para

reflejar la recepción de materiales y equipos procesados durante las últimas 24 horas
considerando:
1. ORDEN DE COMPRA N°
2. FECHA RECEPCIÓN
3. PROVEEDOR
4. UBICACIÓN
5. NUMERO DE CONTROL DE EMBARQUE
6. GUIA DE DESPACHO
7. DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL RECIBIDO
8. ITEM O/C
9. RECIBIDO POR
10. TRANSPORTES
11. PATENTE
12. PESO
13. ESTADO O COMETARIOS
Este último punto, evidenciará si existe o no alguna inconsistencia visual sobre camión por
el Administrador de Bodega, quien informará de forma inmediata para realizar un Reporte
de Faltante, Sobrante o Faltante (OS&D), pero cuando estemos frente a un caso en la cual
se requiera de una inspección de un experto, seinformará al Supervisor de Codelco para
solicitar un Reporte de Inspección de Ingeniería mediante el Formato de inspección
Técnica.
6.2 Despacho de Materiales
6.2.1 Requerimientos de materiales

Los contratistas que requieran materiales deberán realizar el requerimiento mediante una
Solicitud de Retiro de Materiales (Formato N° 3)este documento debe ser firmado y
aprobado por personal de Codelcoindicando las personas autorizadas, según disciplina o
que la Gerencia del PMCHS formalice. El documento debe incluir Orden de Compras,
Items, descripción, cantidad a entregar y ubicación. Una vez que este documento cuente
con todas las firmas autorizadas,el contratista debe entregarlo al Administrativo de Bodega
RFP, para luego generar la reserva, vale decir que los materiales existentes, no podrán ser
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despachados a ningún otro contratista, sino a quien lo solicitó siguiendo el protocolo

correspondiente expuesto anteriormente en este párrafo.
Realizado este primer proceso, el Administrativo de Bodega entregará al contratista un

Vale de Salidagenerado automáticamente por el sistema de gestión informático de bodega
RFP para que Administrador de Bodega en terreno programe la entrega, el cual se hará
efectivo con un máximo de 48 horas después de la emisión del primer documento. Se
entregarán copias al Contratista y al Administrador de Bodega RFP.
La finalidad de este procedimiento es para evitar que el formato de solicitud de material

original, sea enmendado, rayado, estropeado o vulnerada su veracidad y se haga efectivo
hasta cuando el cien por ciento de material solicitado esté entregado.
El Vale de Salidagenerado automáticamente por el sistema informáticopresentará la

información que se específica en la siguiente figura:
1.- Fecha de Solicitud:

2.- Preparado por:
3.- Número de Solicitud de Retiro original (FMR):
4.- Orden de Compras:
5.- Item
6.- Sub-Item
7.- Descripción:
8.- Unidad
9.- Ubicación:
10.- Cantidad Solicitada:
11.- Cantidad despachada: Este número puede variar, por ejemplo en el caso que,
por capacidad de camión, ese día no se pudo retirar el cien por ciento de lo
solicitado, por lo tanto al siguiente día cargarán la cantidad pendiente por
despachar.
12.- Firma del despachador en terreno
13.- Firma, Nombre, Cargo, Rut y fecha del Contratista:Con esta firma el contratista
declara recibir conforme todos los materiales descritos en esta guía.
6.2.2 Búsqueda de materiales

El Despachador procederá a la búsqueda del producto según lo indicado en la Solicitud de
Retiro de Material entregado por el sistema a través del Administrativo de Bodega RFP,
para esto se apoyará en la información suministrada en las recepciones en el sistema.
En caso de presentar discrepancias entre la información entregada por el Picking Ticket
con el stock de materiales se informará al personal de Bodega del Cliente.
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6.2.3 Salida de Materiales

El personal designado por el contratista o Bodegadel Cliente para realizar el o los retiros de
los materiales deberá presentarse al Despachador junto con la documentación autorizada
para el retiro (Formato de Solicitud de Retiro de Materiales Generado por el sistema de
gestión informático por RFP). Esta documentación debe encontrarse de acuerdo a la
reglamentación establecida por el Cliente para la liberación de materiales desde bodega,
expuesta en el punto 6.2.1.
El Despachador revisará los documentos ycoordinará con el personal de bodega de DHL la

carga y el medio de transporte para elposterior traslado del material a la zona de despacho.
En caso de que se tratase de una pieza sobredimensionada el Despachador permitirá el

ingreso de los equipos del contratista o del mandante para ubicarse en una zona
previamente destinada para el carguío de esta pieza. Realizado esto se procede a la salida
desde la bodega, para esto se genera la documentación pertinente de acuerdo a las bases
técnicas de la licitación del proyecto. Esta documentación debe ser firmada por la persona
responsable de la salida y la recepción del material saliente.
6.2.4 Salida de Materiales por Traslado

Con previa autorización formal por parte del Cliente, la cual quedará registrada en Solicitud
de Retiro de Material entregada por el sistema a través del Administrativo de Bodega RFP,
se procederá a realizar un despacho mediante traslado con equipos de RFP-Logística
siguiendo los siguientes pasos:
a) Recepción de requerimiento de salida de materiales: La Solicitud de Retiro de

Materiales entregado por el Administrativo de Bodega RFPdeben contener una glosa
que detalle de manera clara que el material debe ser trasladado a un punto en
particular al interior del proyecto. Esta información será canalizada al Jefe de
Bodega RFP y Supervisorde Bodega de Codelco para su respectiva autorización.
b) Salida desde bodega de materiales para traslado: Con la Solicitud de Retiro de

Materiales entregado por el Administrativo de Bodega RFP previamente autorizado,
el personal de RFP Logística procederá a realizar el movimiento de los materiales
requeridos para el traslado. Estos serán posteriormente situados sobre equipo
destinado para el traslado al punto de entrega determinado en el requerimiento. Una
vez cargado lo solicitado, el encargado del despacho firmarála Solicitud de Retiro de
Materialesrelacionada a la carga.
c) Entrega de materiales por traslado: El servicio prestado por RFP Logística para el
traslado implica equipos, personal capacitado para el traslado y descarga de
materiales de alto y bajo tonelaje, una vez que el equipo arriba al lugar indicado se
toma contacto con la persona responsable de recibir el o los materiales. El personal
de RFP Logística solo recibirá instrucciones por parte del mandante, del lugar de
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entrega del material, todas las maniobras de descarga son responsabilidad del
personal de RFP Logística.
Una vez realizada la correcta descarga y entrega de los materiales el personal de

RFP Logística solicitará la firma de laSolicitud de Retiro de Materiales por parte del
responsable de la recepción de la carga. Finalizada esta operación el personal de
RFP debe retornar a bodega. Una vez arribados los equipos a la bodega se llevará
el registro de los consumos y recursos empleados en la operación, los cuales serán
reportados al Administrador de Bodega RFP.
Todos los materiales que salgan de la bodega deben ser rebajados del sistema al mismo
tiempo en que se realiza el retiro de la bodega. La rebaja se realizará en base cantidad de
la Solicitud de Retiro de Materiales entregada por el Administrativo de Bodega.
En aquellos casos en los que la reserva sobrepasa cinco días y no se ha realizado el retiro
autorizado porel mandante, el personal de la bodega procederá a dar de baja el número de
reserva desde el sistema.
7.0 Referencias
 Bases de Licitación CS-316

 Controles Críticos de Codelco VP
 Estándares de Control de Fatalidad ECF 7
8.0 Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
SECUENCIA DE RIESGOS
CONTROL DE RIESGOS
TRABAJO POTENCIALES
1 Planificación del 1.1 No conocer los 1.1 El Supervisor o la persona a cargo,
Trabajo. riesgos del antes de comenzar cualquier trabajo
Dar a conocer el trabajo trabajo. debe dar a conocer a los
y los riesgos asociados trabajadores el Procedimiento de
a cada una de las Trabajo y los riesgos a los que están
etapas. Lectura y expuestos los trabajadores deberán
evaluación de confeccionar la documentación
Procedimiento. necesaria para realizar el trabajo
ART, Charla de 5 min. Plan de Izaje,
entre otros
1.2 Evaluar entendimiento del
1.2 Desconocimiento procedimiento.
del trabajo a 1.3 Verificar la aplicación de los
realizar. Permisos de Levante (verificar
pesos y volúmenes).
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N° CC: CS - 316
1.3 No conocer los

planes de 1.4 El supervisor debe verificar que el
emergencia y las personal que realizará el trabajo es
vías de el idóneo y el calificado para este
evacuación. trabajo, con esto podemos controlar
cualquier riesgo por falta de
conocimiento o habilidad de las
personas.
1.5 Todo el personal debe estar
capacitado en los planes de
emergencia de la empresa y a la vez
conocer los planes de las áreas
donde se encuentra y de las vías de
evacuación.
1.6 Nunca se debe trabajar una persona
sola siempre deben trabajar en
grupo o por lo menos 2 personas,
para así poder actuar ante alguna
emergencia.
1.7 El operador debe encontrarse física
y psicologicamente apto para
ejecutar los trabajos. Determinar en
terreno si el equipo solicitado por el
cliente es el adecuado y si tiene las
capacidades para realizar los
trabajos de izaje.
2 Recepción y despacho 2.1 Colisión, 2.1.1Antes de iniciar el traslado, el

del transportista atropellamiento, chofer escolta debe revisar la
(Escolta). volcamiento, documentación y EPP del transportista,
atrapamiento, en caso de existir alguna desviación
reventón de informar inmediatamente al supervisor o
neumáticos. persona a cargo.
El transportista debe ir siempre
escoltado.
2.1.2 Realizar la aplicación de Los
Controles Criticos para las actividades
que aplique.
2.1.3Conducir siempre a la defensiva.
2.1.4respetar las restricciones de
velocidades en cada aérea y fuera de la
faena
2.1.5Respetar todo tipo de señaleticas.
2.1.6Usar siempre cinturón de
seguridad, conductor y acompañantes.
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N° CC: CS - 316
2.1.7Estacionar en lugares habilitados.

2.1.8No hablar por celular.
2.2Vehículo en mal 2.2.1Realizar diariamente check list de

estado (Escolta). vehículo.
2.2.2Informar si no se encuentra
capacitado para realizar la labor de
conducción.
2.2.3Avisar a su supervisor cualquier
desperfecto del vehículo.
2.2.4 Mantener los vehiculos con sus
mantenciones al día.
2.2.5 Control Estándar Fatiga y
somnolencia.
2.2.6 Revisión periódica a GPS
camionetas.
2.3 Vehículo en mal 2.3.1 Cuando aplique solicitar y verificar

estado (transportista) mantenciones, cumplimiento estándar y
check list correspondiente.
3 Chequeo de 3.1 Caída mismo 3.1.1 Atento a las condiciones del
materiales terreno y de almacenamiento de
materiales en patios.
3.2 Exposición a 3.1.2 Uso de EPP(casco, guantes de

radiación UV. cabritilla, lentes de seguridad, no
exponer manos y otras partes del
3.3 Deshidratación. cuerpo. Uso de protector Solar. Utilizar
protector respiratorio medio rostro con
3.4 Exposición a filtro para partículas en caso de ser
polvo en necesario.
suspensión
3.1.3 Transitar por lugares habilitados.
3.1.4 Uso de EPP, legionario, viseras
3.1.5 Beber abundante agua.
3.5 Caída de 3.1.6 Respetar áreas segregadas con

materiales en conos y cadenas. Nunca ingresar o
altura traspasar las áreas delimitadas.
Respetar la señal ética de equipos
operando, no ingresar a áreas de
trabajo con equipo pesado si no se
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N° CC: CS - 316
encuentran segregadas. Nunca pasar

bajo la carga suspendida. No ingresar o
pasar por el radio de giro de una grúa.
No se podrán tomar inventarios a
menos de 5 metros de las áreas
delimitadas de izajes o trabajos con
otros equipos pesados.
3.6 Interacción 3.1.6 Transitar por áreas demarcadas

hombre máquina dentro de patios y bodega, no ingresar
a áreas de trabajo con equipo pesado,
respetar señal ética y áreas
delimitadas. Coordinación permanente
con personal de DHL. Nunca pasar bajo
una carga suspendida.
Respetar siempre al Rigger.
9.0 Formatos:
9.1Reporte de Recepción de Materiales (MRR)Emitido por el Sistema Informático

de Gestión Bodega RFP Logística.
(Formato N°1)
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10.2 Reporte de faltante, sobrante, daño o fuera de especificación. (OS&D)
(Formato N°2)
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10.3 Formato de Solicitud de Retiro de Materiales (Inicial) En este documento se

recopilarán las firmas autorizadas por el Cliente y permanecerá en la Administración
de Bodega y se cerrará hasta que se complete el cien por ciento de lo solicitado, si es
que el despacho es parcializado y se tenga que utilizar el formato del punto 4.
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(Formato N°3)
10.4 Formato de Solicitud de Retiro de Materiales: O de reserva, emitido por el sistema.
(Formato N°4)
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10.5 Reporte de Inspección de Ingeniería (EIR)Documento generado por

sistema.
(Formato N°5)
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10.6 Listado de empaque Sustituto (PackingListSubstitute)

(Formato N°6)
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N° CC: CS - 316
10.7 Formato de Cambio de Ubicación
Pagina:38
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(Formato N°7)
10.0 Registro. Toma conocimiento del procedimiento.
Nombre Trabajador Rut Cargo Firma
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N° CC: CS - 316
RELATOR :
CARGO : Hora de Inicio:
FIRMA : Hora de Termino :
FECHA : Total Capacitación :

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PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y Revisión N° 1

CONTROL DOCUMENTOS INTERNOS

DATOS PREPARADO REVISADO APROBADO

NOMBRE Daniel Albornoz Clara Maulen Pablino Paredes

2.0 Propósito y Alcance

2.1 Campo de Aplicación

Guía de Despacho: Documento obligatorio que debe ser chequeado, almacenado y

Reporte de recepción de material (MRR): Documento correspondiente al Reporte de

Listado de empaque o embalaje (Packing List): Documento anexado a la guía de

Listado de empaque Sustituto (Packing List Sustituto): Documento aplicado cuando no

Reporte de Faltante, Sobrante o Dañado (OS&D): Reporte que se emite cuando la

Reporte de Inspección de Ingeniería (EIR): Formulario que Ingeniería terreno completa

Ticket de Devolución de Materiales: Documento cuya finalidad es registrarla devolución

Formulario de Cambio de Ubicación: Formulario para personal de bodega en los patios,

Administrador Hacer los chequeos correspondientes en el cumplimiento de cada

faltantes, sobrantes o dañados (OS&D). Y comunicar de los

Velar por el complimiento del contrato pactado.

Velar por el fiel cumplimiento del contrato, en relación a la cantidad

Realizar reuniones de coordinación con el mandante para definir

Mantener la información del inventario actualizada de todos los

Si al momento de recepcionar un embarque y la documentación de

Otorgar un proceso eficiente de trabajo, indicando e instruyendo a

con cualidades específicas por su naturaleza y fabricación,

Velar por la seguridad del servicio, tanto en el personal, las

Control de las funciones administrativasdel personal crítico en

El Jefe de bodega deberá desempeñar su cargo en conjunto con el

Controlar el correcto uso de las instalaciones y equipos por parte

Llevar un control, registrar, hacer un seguimiento, de los procesos

Prevencionista La responsabilidad del Prevencionista de Riesgos al momento de

Fiscalizar que toda la documentación sea válida antes de empezar

Recepcionista Recepción, verificación, identificación, clasificación y ubicación de

Para esto será necesaria la obtención de la Guía de despacho

La Recepción no se deberá hacer en los documentos originales,

Será la primera persona responsable que verifique y notifique que

De recibir la orden de cambiar de ubicación de algún material,

Para cada gestión que realice deberá identificarse en un timbre con

En el caso de la llegada de un equipo, material que contengan

Ayudante de Realiza funciones de revisión física de cada uno de los equipos y

Detección e información oportuna de material sobrante, faltante o

Manejo, dominio y conocimiento de documentos que apoyan la

Codificación de los materiales, esto significa marcar los elementos

Apoyo al Recepcionista e inventario, contribuyendo al

Revisión del estado del embalaje de los elementos recepcionados.

Asistir al personal operativo y administrativo de bodega en tareas

Despachador Despacho, de equipos y materiales en bodegas o patios del

Despacho de equipos y materiales al (los) contratista (s) de

Control de inventario de los elementos de despacho.

Contacto y fidelización con los usuarios.

Respuesta a las necesidades de insumos de los usuarios.

Manejo, dominio y conocimiento de documentos que apoyan la

Control de registros de entrega de productos a base de Picking

Administrativo Administración de materiales. Recepción electrónica a planilla y

Estos registros deben mantenerse en digital y en físico para ser

5.1 Equipos de Protección Personal

6.0 Metodología de Trabajo

6.1 Recepción de Materiales

6.1.1 Recepción del transporte