DEBERES FORMALES DEL CÓDIGO ORGÁNICO TRIBUTARIO

Conforme lo establece el artículo 133 de nuestra Constitución Nacional Todos

tienen el deber de contribuir con los gastos públicos mediante el pago de impuestos,
tasas y contribuciones que establezca la ley. Estos impuestos, tasas y contribuciones
se encuentran establecidos en cuerpos normativos inscritos en leyes especiales
tributarias, en las cuales se crea la obligación impositiva y se establecen los
contribuyentes que estarán obligados a cumplirla, así como todo un esquema de control
que coadyuva a la percepción dineraria por parte del sujeto activo acreedor del tributo.
Las obligaciones que corresponden a los contribuyentes pueden ser de
tipo “material” y de tipo “formal”, donde las primeras corresponden al pago del tributo y
las segundas a los deberes formales que éstos deben cumplir por mandato de la Ley
tributaria que crea el impuesto, la contribución o la tasa.
Los deberes formales sirven de apoyo a las labores de control del tributo,
ejercidas por la Administración Tributaria a favor del sujeto activo acreedor del importe
fiscal, de tal forma que éstos facilitan la labor de vigilancia y seguimiento que se efectúa
para garantizar el cumplimiento de la obligación material o de pago del tributo. Los
deberes formales establecidos en el Código Orgánico Tributario (2014), en su artículo 155,
refieren a la obligación de: 

a)  Llevar en forma debida y oportuna los libros y registros especiales, conforme a las normas
legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados, referentes a actividades y
operaciones que se vinculen a la tributación y mantenerlos en el domicilio o establecimiento del
contribuyente y responsable, tal es el caso de los libros de compras y ventas para los
contribuyentes del IVA o el libro de ajustes fiscales para los contribuyentes del ISLR.
 
b) Inscribirse en los registros pertinentes, aportando los datos necesarios y comunicando
oportunamente sus modificaciones, tal es el caso del RIF y el NIT.

c) Colocar el número de inscripción en los documentos, declaraciones y en las actuaciones ante

la Administración Tributaria, o en los demás casos en que se exija hacerlo
d) Solicitar a la autoridad que corresponda permisos previos o de habilitación de locales.

e) Presentar, dentro del plazo fijado, las declaraciones que correspondan.

f) Emitir los documentos exigidos por las leyes tributarias especiales, cumpliendo con los
requisitos y formalidades en ellas requeridos, dentro de los cuales incluimos las facturas y los
comprobantes de retención.

g) Exhibir y conservar en forma ordenada, mientras el tributo no esté prescrito, los libros de
comercio, los libros y registros especiales, los documentos y antecedentes de las operaciones o
situaciones que constituyan hechos imponibles.

h) Contribuir con los funcionarios autorizados en la realización de las inspecciones y

fiscalizaciones, en cualquier lugar, establecimientos comerciales o industriales, oficinas,
depósitos, buques, aeronaves y otros medios de transporte.

i)Exhibir en las oficinas o ante los funcionarios autorizados, las declaraciones, informes,
documentos, comprobantes de legítima procedencia de mercancías, relacionadas con hechos
imponibles, y realizar las aclaraciones que les fueren solicitadas.

j) Comunicar cualquier cambio en la situación que pueda dar lugar a la alteración de su

responsabilidad tributaria, especialmente cuando se trate del inicio o término de las actividades
del contribuyente.

k) Comparecer ante las oficinas de la Administración Tributaria cuando su presencia sea

requerida.

l) Dar cumplimiento a las resoluciones, órdenes, providencias y demás decisiones dictadas por
los órganos y autoridades tributarias, debidamente notificadas.

No cabe duda de que los deberes formales tributarios exigen a los contribuyentes
un esfuerzo que se traduce en recursos de tiempo, dinero y de administración, que
poco o nada se relacionan con su actividad económica productiva, sin embargo, en
necesario reconocer que con ellos se logra un mayor control tributario, que en definitiva
garantiza una mayor justicia tributaria sustentada en la contribución “de todos y para
todos”.
Pero si no fuese suficiente este argumento para el convencimiento del
contribuyente, en el Código Orgánico Tributario se establecen medidas coercitivas para
su cumplimiento, tal es el caso de las sanciones pecuniarias que se materializan al
incurrir en los “ilícitos formales”, calificación que le atribuye el legislador al
incumplimiento de los deberes formales tributarios. Los ilícitos formales y sus
sanciones, se encuentran desarrollados en los artículos 99 al 108 del Código Orgánico
Tributario (2014).
Cuando se nos pregunta en nuestras sesiones de trabajo de consultoría
especializada o asesoría en esta materia, la fórmula para que los “deberes formales” no
se conviertan en una carga demasiado onerosa para la empresa, la respuesta más
sensata y objetiva es y será siempre: “cumplir cabal y oportunamente con ellos, y así
evitar sanciones”.
Para atender el cumplimiento oportuno y cabal de deberes formales es necesario el
estudio de la norma jurídica tributaria por parte de los responsables de la administración de la
empresa y/o la asesoría oportuna de quienes se especializan en esta materia.
  La debida planificación termina siendo un elemento que marca la diferencia, para el
cumplimiento de los deberes formales y una oportuna detección de desviaciones con la
aplicación de programas periódicos de revisión o auditoria por parte de especialistas.

PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN Y FISCALIZACIÓN DE TRIBUTOS

Con frecuencia, en el ejercicio de la contabilidad se hace referencia a los

procesos de “verificación” y “fiscalización” como si se tratase de un sinónimo. Sin
embargo, desde la perspectiva de la codificación técnica – tributaria, se trata de dos
procedimientos con objeto e instrumentación distinta, aunque puedan tener algunas
similitudes. 
 El legislador patrio en el Código Orgánico Tributario de 2014 vigente en nuestro
país, así como en su antecesor, hace una separación plena de los dos procedimientos
administrativos tributarios, atribuyéndoles los siguientes significados:
1-. A la "verificación", es la constatación por parte de la Administración Tributaria
del cumplimiento de deberes formales, la comprobación de errores de cálculo o
materiales en la determinación realizada por el contribuyente en su declaración de
impuesto y el cumplimiento de las obligaciones de los agentes de retención y de
percepción.
2-. La "fiscalización", es la realización de un examen a partir del cual se inicia la
determinación de oficio de la obligación tributaria material.
La verificación de los deberes formales y de los deberes de los agentes de
retención y percepción, regulada por los artículos 182 al 186 del Código Orgánico
Tributario (2014), puede ser realizada en la sede de la Administración Tributaria o en el
domicilio del contribuyente o responsable, siendo que en este último caso la
Administración está obligada a generar previamente una autorización que faculte al
funcionario actuante en el procedimiento y la cual debe ser notificada al administrado
objeto de la investigación. 
Cuando la verificación se hace sobre las declaraciones presentadas por los
contribuyentes o responsables, la misma debe efectuarse con fundamento exclusivo en
los datos en ellas contenidos, así como en los documentos que hubieren acompañado
dicha declaración, pudiendo la Administración Tributaria utilizar sistemas de información
automatizada para constatar la veracidad de las informaciones y documentos
suministrados por los contribuyentes, o requeridos por la Administración Tributaria en la
oportunidad de la presentación de la declaración.
 Si en la verificación la Administración Tributaria determina diferencias con el
tributo declarado y pagado por el contribuyente, o en las cantidades pagadas a cuenta
de tributo, notificará al infractor mediante Resolución la liquidación de los tributos
resultantes de los ajustes, o las diferencias de las cantidades pagadas a cuenta de
tributos, con sus intereses moratorios y en estos casos, impondrá la sanción
equivalente al diez por ciento (30%) de tal diferencia.
 Si la Administración Tributaria constata en la verificación, la comisión de ilícitos
formales, igualmente, mediante una Resolución notificará al contribuyente la
determinación de las sanciones que correspondan, previstas en el Código Orgánico
Tributario.
La fiscalización se encuentra regulada por los artículos 187 al 195 del Código
Orgánico Tributario, a diferencia de la verificación no está dirigida a determinar meros
ajustes devenidos de errores de cálculo u omisiones a partir de la información contenida
en la declaración y los soportes que eventualmente se anexen a la misma, ni a la
comprobación de la comisión de sólo ilícitos formales, la fiscalización tiene por objeto
esencial cuantificar el monto del tributo que corresponde como obligación tributaria al
contribuyente, o bien la procedencia de las recuperaciones o devoluciones de tributos
de las que se ha beneficiado éste, aplicando para ello el examen de los factores que
determinan la base imponible del tributo.
 Una fiscalización con intervención activa del contribuyente exige que se le
notifique previamente una Providencia Administrativa o también denominada
Autorización, en la que se indique el tributo, período fiscal, elementos constitutivos de la
base imponible a fiscalizar, identificación de los funcionarios actuantes, entre otros
elementos que permita individualizar la actuación fiscal.
 También le está permitido a la Administración Tributaria realizar la fiscalización
en sus propias oficinas y con su propia base de datos previamente constituida,
mediante el cruce o comparación de los datos en ellas contenidos, con la información
suministrada por proveedores o compradores, prestadores o receptores de servicios, y
cualquier tercero cuya actividad se relacione con la del que es objeto de la fiscalización,
en cuyo caso no está obligada a emitir y notificar previamente la citada Autorización.
Sea en la sede del contribuyente con su participación activa, o realizada la
fiscalización en la sede de la Administración Tributaria, de determinar ésta diferencias
entre el impuesto declarado por el contribuyente y el determinado por la fiscalización, se
deberá notificar un Acta Fiscal que contenga el resultado de la fiscalización. 
 El Acta Fiscal, que constituye un acto  de mero trámite, emplazará al
contribuyente a allanarse a su contenido, rectificando o sustituyendo la declaración de
impuesto previamente realizada por él y pagando el tributo omitido con el beneficio de
una sanción del 30% de la diferencia o ajuste del tributo. De no allanarse el
contribuyente a la determinación hecha por el Acta Fiscal, se inicia el proceso
complementario en la determinación de oficio de la obligación tributaria, denominado
como el “Sumario Administrativo”. En el caso de que la fiscalización estime correcta la
situación tributaria del contribuyente o responsable, se deberá levantar y notificar al
contribuyente un  Acta de Conformidad.
Conocer el objeto y características de los procedimientos tributarios de
verificación y fiscalización respectivamente, permite al contribuyente ejercer el debido
control de las actuaciones de los funcionarios fiscales, previendo los cursos de acción
que corresponda según cada caso.
Como siempre recomiendo en los casos de que el contribuyente sea objeto de
alguno de estos procedimientos, es importante que se asista con especialistas en la
materia desde el inicio del mismo. 

ojo

1. Verificar significa búsqueda de la verdad, constar los hechos para luego

apreciarlos y emitir los juicios de valor que correspondan, verificar un deber
formal tributario a cargo del contribuyente, implica ejecutar y desarrollar diversas
fases dentro de un procedimiento administrativo tributario llevado a cabo por los
órganos de la administración tributaria con la finalidad de la producción de un
resultado final, cual es la emisión y notificación del acto administrativo tributario
correspondiente.
2. En este proceso, la Administración Tributaria puede revisar los datos contenidos
en las declaraciones efectuadas por los contribuyentes a los fines de determinar
si ha declarado correctamente, basándose únicamente en la información
suministrada por el contribuyente, por lo cual no requiere la apertura del Sumario
 Administrativo, pues no se Trata de un proceso investigativo, como sería el
procedimiento de fiscalización. Está regulado por el Código Orgánico Tributario
desde el articulo 172 al 176.
3. Entre los deberes formales donde se aplica el procedimiento de verificación
podemos mencionar los siguientes: *Emitir los documentos exigidos por las leyes
tributarias. *Exhibir a los funcionarios competentes lo solicitado. * Inscribirse en
los registros pertinentes RIF. * Colocar el número de inscripción en los
documentos solicitados.
4. *Solicitar al SENIAT permisos previos o habilitación de locales. *Presentar en el
plazo establecido las declaraciones de Impuesto. *Contribuir en el proceso de
fiscalización e inspección. *Exhibir y conservar los soportes contables. *Llevar
Libros y Registros de acuerdo a los (Principio de Contabilidad Generalmente
Aceptados). *Dar cumplimiento a las leyes Tributarias. *Comparecer a las
Oficinas del SENIAT cuando le sea requerido.
5.  * La fiscalización es aquella tiene por objeto esencial cuantificar el monto del
tributo que corresponde como obligación tributaria al contribuyente, o bien la
procedencia de las recuperaciones o devoluciones de tributos de las que se ha
beneficiado éste, aplicando para ello el examen de los factores que determinan la
base imponible del tributo. Esta regulado por el Código Orgánico Tributario desde
el articulo 177 al 179.
6. Sea en la sede del contribuyente con su participación activa, o realizada la
fiscalización en la sede de la Administración Tributaria, de determinar ésta
diferencias entre el impuesto declarado por el contribuyente y el determinado por
la fiscalización, se deberá notificar un Acta Fiscal que contenga el resultado de la
fiscalización.
7. El Acta Fiscal, que constituye un acto “de mero trámite”, emplazará al
contribuyente a allanarse a su contenido, rectificando o sustituyendo la
declaración de impuesto previamente realizada por él y pagando el tributo
omitido con el beneficio de una sanción de un porcentaje de la diferencia o ajuste
del tributo.
8. * Pero, también es importante tener en claro que dentro de un Procedimiento de
Fiscalización se puede llevar a cabo actos de verificación de obligaciones.
Procedimiento de Fiscalización se puede llevar a cabo actos de verificación de
obligaciones formales, que en la realidad es lo primero que acontece con el
requerimiento de cierta documentación, para luego ser analizada a profundidad.
Verificación Fiscalización Se realiza una revisión del cumplimiento de
obligaciones formales. Se realiza en principio una revisión del cumplimiento de
obligaciones sustanciales.