Gerencia de Proyectos

GUÍA DIDÁCTICA N°3

M2-DV33-GU03
MÓDULO 3: EJECUCIÓN DEL PROYECTO
DIPLOMADO EN GERENCIA DE PROYECTOS

© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2018

Medellín, Colombia

Proceso: Gestión Académica

Realización del texto: Jehison Posada, Docentes
Revisión del texto: Duber Castrillón, Asesor Gramatical
Diseño: Cristian Quintero, Diseñador Gráfico

Editado por el Politécnico de Colombia

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Índice

Presentación ................................................................................. 4

Competencia específica .................................................................. 5

Contenidos temáticos ..................................................................... 6

Tema 1 ........................................................................................ 7

Procesos de Ejecución .................................................................... 7

Tema 2 ...................................................................................... 14

Metodología para la ejecución del proyecto ..................................... 14

Tema 3 ...................................................................................... 17

Software para la ejecución de un proyecto ...................................... 17

Recursos disponibles para el aprendizaje ........................................ 20

Ejercicio ..................................................................................... 20

Material complementario .............................................................. 21

Aspectos clave ............................................................................ 22

Referencias bibliográficas ............................................................. 23

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Presentación

La ejecución del proyecto es la etapa donde se materializan los

aspectos descritos en la etapa de planificación, pero soportado en la
estructura organizacional para la implementación del proyecto y en la
financiación del mismo. Para realizar la ejecución es necesario
desarrollar una gestión que facilite su terminación y lo deje listo para la
iniciación o puesta en marcha.
Si los resultados obtenidos en la evaluación son favorables y
determinaron su viabilidad, el paso siguiente es tomar la decisión de
implementar el proyecto.
En esta etapa se describen en forma detallada y cronológica todas
las actividades que sean pertinentes, dado que es allí donde se realizan
la mayoría de inversiones y se hacen buena parte de los desembolsos de
los dineros provenientes del crédito o de la financiación pública o
privada del proyecto.
Como ejemplo de lo que se debe hacer en la ejecución, está la
compra de terrenos e inmuebles, la realización de obras físicas, la
adquisición e instalación de maquinaria y equipo, la capacitación del
personal que operará la maquinaria y la realización de las pruebas para
poner al tono tanto equipos, personal y planta para iniciar operaciones.
El objetivo de este módulo de formación es brindar al estudiante
las herramientas necesarias para llevar a cabo el proceso de ejecución
de un proyecto según el PMBOK sexta edición.
Para llevar a cabo este objetivo, se desarrollarán tres (3)
contenidos temáticos basados en competencias, a saber: (a) Procesos
de ejecución, (b) metodología para la ejecución de proyectos y (c)
software para la ejecución de proyectos.

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Competencia específica

Se espera que con los temas abordados en la Guía Didáctica N°3 del
MÓDULO 3: EJECUCIÓN DEL PROYECTO, el estudiante logre la siguiente
competencia específica:

• Definir un plan para la dirección de un proyecto y su posible

ejecución, haciendo uso de los elementos y herramientas
propuestas.

Resultados de aprendizaje:
o Identifica el grupo de procesos de ejecución de un proyecto y su
importancia para llevar a cabo con éxito la planificación
propuesta en la etapa anterior.
o Comprende la importancia de llevar a cabo una metodología para
la ejecución de un proyecto.
o Reconoce que a través de software para la ejecución de
proyectos puede realizar reportes y emitir informes del proceso
en tiempo real.

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Contenidos temáticos

Software para
la ejecución
de proyectos

Metodología
para la
ejecución de
proyectos

Procesos de ejecución

Ilustración 1: Contenidos temáticos.

Fuente: Autor

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Tema 1
Procesos de Ejecución

El Grupo de Procesos de Ejecución está compuesto por aquellos

procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la
dirección del proyecto a fin de satisfacer los requisitos del proyecto. Este
Grupo de Procesos implica coordinar recursos, gestionar el
involucramiento de los interesados, e integrar y realizar las actividades
del proyecto conforme al plan para la dirección del proyecto.
El beneficio clave de este Grupo de Procesos es que el trabajo
necesario para cumplir con los requisitos y objetivos del proyecto se
lleva a cabo de acuerdo con el plan. Gran parte del presupuesto,
recursos y tiempo del proyecto se utiliza en la realización de los
procesos del Grupo de Procesos de Ejecución. Los procesos del Grupo de
Procesos de Ejecución pueden generar solicitudes de cambio. En caso de
ser aprobadas, las solicitudes de cambio pueden desencadenar uno o
más procesos de planificación que conducen a un plan de gestión o
documentos del proyecto modificados, y posiblemente a nuevas líneas
base.
Gestión de la
integración del
proyecto
• Gestionar la
calidad

Gestionar el Grupos de Dirigir y gestionar el

conocimiento del procesos de trabajo del proyecto
proyecto ejecución • Gestionar los recursos
• Gestionar las • Adquirir recursos
comunicaciones • Desaroolar el equipo
• Dirigir al equipo
• Gestionar los riesgos
• Gestionar el
• Efectuar las involucramiento de los
adquisiciones interesados

Ilustración 2: Grupos de procesos de ejecución.

Fuente: PMBOK sexta edición

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Gestión del trabajo del proyecto

Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto es el proceso de liderar

y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del
proyecto e implementar los cambios aprobados para alcanzar los
objetivos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que
proporciona la dirección general del trabajo y los entregables del
proyecto, mejorando así la probabilidad de éxito del proyecto. Este
proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

Gestión del conocimiento del proyecto

Gestionar el Conocimiento del Proyecto es el proceso de utilizar el

conocimiento existente y crear nuevo conocimiento para alcanzar los
objetivos del proyecto y contribuir al aprendizaje de la organización. Los
beneficios clave de este proceso son que el conocimiento previo de la
organización se aprovecha para producir o mejorar los resultados del
proyecto y que el conocimiento creado por el proyecto está disponible
para apoyar las operaciones de la organización y los futuros proyectos o
fases. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

Gestión de la calidad del proyecto

Gestionar la Calidad es el proceso de convertir el plan de gestión

de la calidad en actividades ejecutables de calidad que incorporen al
proyecto las políticas de calidad de la organización. El beneficio clave de
este proceso es que incrementa la probabilidad de cumplir con los
objetivos de calidad, así como de identificar los procesos ineficaces y las
causas de la mala calidad. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de
todo el proyecto.

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Adquirir recursos

Es el proceso de obtener miembros del equipo, instalaciones,

equipamiento, materiales, suministros y otros recursos necesarios para
completar el trabajo del proyecto. El beneficio clave de este proceso es
que describe y guía la selección de recursos y los asigna a sus
respectivas actividades. Este proceso se lleva a cabo periódicamente a
lo largo del proyecto, según sea necesario.

Desarrollar y dirigir al equipo

Desarrollar el Equipo es el proceso de mejorar las competencias,

la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del
equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto. El beneficio clave
de este proceso es que produce como resultado una mejora del trabajo
en equipo, mejoras de las habilidades interpersonales y competencias,
empleados motivados, reducción de la deserción y mejora el desempeño
del proyecto en general.
Ahora bien, dirigir al Equipo es el proceso que consiste en hacer
seguimiento del desempeño de los miembros del equipo, proporcionar
retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios en el equipo
a fin de optimizar el desempeño del proyecto. El beneficio clave de este
proceso es que influye en el comportamiento del equipo, gestiona los
conflictos y resuelve los problemas. Estos procesos se llevan a cabo a lo
largo de todo el proyecto.

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Gestión de las comunicaciones

Gestionar las Comunicaciones es el proceso de garantizar que la

recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación,
gestión, monitoreo y disposición final de la información del proyecto
sean oportunos y adecuados. El beneficio clave de este proceso es que
permite un flujo de información eficaz y eficiente entre el equipo del
proyecto y los interesados. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de
todo el proyecto.

Ilustración 3: Caracterización grupo de procesos de ejecución.

Fuente: PMBOK sexta edición

Solicitudes de Cambio
Cuando se detectan problemas durante la ejecución del trabajo del
Proyecto, se deberá emitir una solicitud de cambio, que permita
modificar las políticas o procedimientos, el alcance, el costo o el
presupuesto, el cronograma o la calidad del Proyecto.
El equipo del Proyecto, debe implementar las solicitudes de
cambio aprobadas, que son los cambios documentados y autorizados
para ampliar o reducir el alcance del Proyecto, que pueden hacer
necesaria la implementación de acciones correctivas y preventivas.

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Ilustración 4: Acciones – solicitud de cambios.

Fuente: PMBOK sexta edición

Acción preventiva
Autoriza a llevar a cabo una actividad que se anticipan a la causa,
y pretenden eliminarla antes de su existencia. Evitan los problemas
identificando los riesgos. Cualquier acción que disminuya un riesgo es
una acción preventiva.
Acción correctiva
Autoriza a llevar a cabo un trabajo que elimine la causa del
problema. Las correcciones atacan los problemas, las acciones
correctivas sus causas.

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Reparación de defectos
Identificación formalmente documentada de un defecto en un
componente, con una recomendación para reparar el defecto o
reemplazar el componente.
Actualizaciones
Cambios a la documentación, planes, etc., controlados
formalmente para reflejar ideas o contenidos, modificados o adicionales.

Respuesta a los riesgos

Implementar la Respuesta a los Riesgos es el proceso de

implementar planes acordados de respuesta a los riesgos. El beneficio
clave de este proceso es que asegura que las respuestas a los riesgos
acordadas se ejecuten tal como se planificaron a fin de abordar la
exposición al riesgo del proyecto en general, así como de minimizar las
amenazas individuales del proyecto y maximizar las oportunidades
individuales del proyecto. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo
el proyecto.

Efectuar las adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones es el proceso de obtener respuestas de

los proveedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato. El beneficio
clave de este proceso es que selecciona un proveedor calificado e
implementa el acuerdo legal para la entrega. Este proceso se lleva a
cabo periódicamente a lo largo del proyecto, según sea necesario.

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Participación de los interesados

Gestionar el Involucramiento de los Interesados es el proceso de

comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus
necesidades y expectativas, abordar los incidentes y fomentar la
participación adecuada de los interesados. El beneficio clave de este
proceso es que permite al director del proyecto incrementar el apoyo y
minimizar la resistencia por parte de los interesados. Este proceso se
lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

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Tema 2
Metodología para la ejecución del proyecto

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto es el proceso que

consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan para la dirección del
proyecto, con el fin de cumplir con los objetivos del mismo. Estas
actividades abarcan, entre otras:
• Realizar las actividades necesarias para cumplir con los requisitos del
proyecto.
• Crear los entregables del proyecto.
• Reunir, capacitar y dirigir a los miembros del equipo asignado al
proyecto.
• Obtener, gestionar y utilizar los recursos, incluyendo materiales,
herramientas, equipos e instalaciones.
• Implementar los métodos y normas planificados.
• Establecer y gestionar los canales de comunicación del proyecto,
tanto externos como internos al equipo del proyecto.
• Generar los datos del proyecto, tales como costo, cronograma, avance
técnico y de calidad y el estado, a fin de facilitar las proyecciones.
• Emitir las solicitudes de cambio y adaptar los cambios aprobados al
alcance, a los planes y al entorno del proyecto.
• Gestionar los riesgos e implementar las actividades de respuesta a los
mismos.
• Gestionar a los vendedores y proveedores.
• Recopilar y documentar las lecciones aprendidas e implementar las
actividades aprobadas de mejora del proceso.

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Cuando inicia la ejecución del proyecto es muy probable que se

presenten situaciones o factores que afectan las actividades definidas en
la planeación del proyecto, lo cual trae como posibles consecuencias:

Ajustes de presupuesto entre otros gastos e inversiones

desintegración de los equipos de trabajo

Ilustración 5: Factores de afectación de las actividades planificadas.

Fuente: PMBOK sexta edición

Por tal motivo, es pertinente considerar las siguientes

recomendaciones basadas en acciones concretas para ayudarle en las
actividades de planeación, ejecución y control del proceso gerencial de
proyectos:

1. Defina claramente los objetivos del proyecto.

No hay nada más saludable para un proyecto que la planeación
concluya con una apropiada definición de objetivos, y que éstos sean
dados a conocer oportunamente no sólo al equipo de trabajo, sino a
todos los integrantes dentro de la organización.

2. Comprometa al equipo de trabajo en el proyecto.

Las buenas intenciones no son suficientes durante la fase de
ejecución de un proyecto. Las personas involucradas deben ejecutar.
Horas de retraso en la ejecución de las actividades asignadas significan
semanas de retraso en el proyecto global.

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3. Asigne y motive a las personas clave.

Un proyecto no requiere que se le asigne todo el recurso humano
que labora en una organización; requiere más bien de personas clave
con conocimientos sólidos acerca del negocio. Estas personas clave
deben ser motivadas para lograr los resultados esperados.

4. Identifique a tiempo posibles fuentes de problemas.

Pocos proyectos se ejecutan sin que surjan problemas en el
camino. Es muy importante que como gerente de proyecto detecte lo
más pronto posible aquellos esfuerzos que no están siendo encaminados
a los fines del proyecto, y actúe en consecuencia. Esto evitará en buena
medida pérdidas de esfuerzo.

5. Negocie con oportunidad y firmeza.

Como gerente de proyecto debe negociar oportunamente y con
gran firmeza para que la ejecución de actividades, en caso de
desviaciones, retorne lo más pronto posible al programa originalmente
previsto.

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Tema 3
Software para la ejecución de un proyecto

Microsoft Project
Una vez finaliza la gestión del proyecto en el aplicativo, se procede
con las herramientas para gestionar los procesos de ejecución, teniendo
en cuenta las siguientes orientaciones:

Registrar Avance Físico y Fechas de Inicio/Termino

Existe dos formas de registrar el avance, la primera es registrar el

avance físico porcentual en el campo “% Completado”, como lo muestra
la siguiente figura:

Ilustración 6: Registro del avance del proyecto – primera forma.

Fuente: Microsoft Project

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La segunda forma es dirigiéndose a ver – Gantt de Seguimiento,

tal como lo muestra la siguiente figura:

Ilustración 7: Registro del avance del proyecto – segunda forma.

Fuente: Microsoft Project

Generar Reportes
La aplicación incluye un conjunto de informes predefinidos para
que el usuario aplique directamente.
Estos abarcan vistas generales de rendimiento y avance,
actividades en curso, costos, asignación de recursos, carga de trabajo.
Para esto debe dirigirse a Informe > Informes, tal como lo
muestra la siguiente figura:

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Ilustración 8: Generar reportes del proyecto - Informes.

Fuente: Microsoft Project

Una vez hecho clic sobre “Informes”, se desplegará el siguiente

cuadro en donde deberá seleccionar el tipo de informe que desee
generar, tal como se muestra en la siguiente figura:

Ilustración 9: Generar reportes del proyecto – Tipos de informes.

Fuente: Microsoft Project

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Recursos disponibles para el aprendizaje

Para desarrollar las habilidades y destrezas necesarias en cada

competencia, es muy importante que tengas acceso a los recursos
didácticos adecuados.
Ahora bien, si quieres ampliar la información que se ha presentado, te
sugerimos revisar el Vídeo: “Grupo de procesos de ejecución del
proyecto” “disponible en:
https://www.youtube.com/watch?v=aINEXBHGbao

Te recomendamos

Si quieres profundizar en los fundamentos de la gerencia de

proyectos, te sugerimos realizar la lectura del documento de
apoyo denominado “PMBOK – Sexta Edición”. Disponible
en el Campus Virtual.

Ejercicio

Ahora que has revisado algunos conceptos y que conoces su

alcance de acuerdo a la temática planteada en este módulo de
formación, te invitamos a realizar, de acuerdo a la planificación
desarrollada en el módulo anterior un mapa mental de cómo se llevaria
a cabo el proceso de ejecución del proyecto en tu organización, para
ello, puedes valerte de la información expuesta en la guía y, a partir de
los recursos de aprendizaje propuestos. ¡Inténtalo! C

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Material complementario

Si quieres ampliar la información, te sugerimos revisar el Vídeo

Grupo de procesos de ejecución PMBOK 6 edición, disponible en:
https://www.youtube.com/watch?v=7gNFo8IoUHc&t=35s

Igualmente, te sugerimos revisar la siguiente lectura:

• “Ejecución del proyecto”, disponible en: https://uv-

mdap.com/programa-desarrollado/bloque-i-el-ciclo-de-vida-del-
proyecto/modulo-4-1-procesos-ejecucion/

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Aspectos clave

Recuerda algunos aspectos abordados en el módulo:

• La Gestión de Proyectos se refiere a todas las actividades que se

realizan para cumplir con un fin principal definido, en un tiempo
establecido, utilizando recursos tanto humanos como materiales y
para el cual se debe tener presupuestados los costos en que se
incurrirán.
• El objetivo principal de la Gestión de Proyectos es administrar,
planificar, coordinar, seguimiento y control de todas las
actividades y los recursos asignados para la ejecución del proyecto
de una forma que se pueda cumplir con el alcance en el tiempo
establecido y con los costos presupuestados.
• En todo proyecto participa un ejecutor o gestor, los beneficiarios
finales y los actores institucionales.
• Las áreas que son determinaste para el éxito de un buen proyecto
son: la visibilidad, desviaciones, frecuencia, toma de decisiones y
las técnicas de seguimiento.
• La comunicación es el proceso esencial de la gestión de proyectos,
desde la etapa de inicio hasta la de cierre, es importante saber
bien ¿Qué se comunica y de qué manera? ¿Con qué frecuencia y
grado de detalle? Todo esto para dar a conocer de una forma clara
las metas y propósitos y lograr que se cumplan.
• Sin importar la dimensión del tamaño del proyecto es necesario
que cuenten con un administrador o gestor de proyectos que
cuente con habilidades para poder manejar de manera
eficiente las diferentes etapas del proyecto y tomar las medidas
necesarias.

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Referencias bibliográficas

CÁMARA DE COMERCIO DE MEDELLÍN. Juan Carlos García. Gerencia de

Proyectos. 2013. 78p.

CANO, Walter G. Introducción a la gerencia de proyectos. Medellín.

2006. 23p.

RANDOLPH, W. Alan y POSNER, Barry Z. El reto de dirigir equipos de

proyectos y contingentes de trabajo. Bogotá. 2013. 47p.

Project Management Institute (PMI). (2017). Guía de los fundamentos

para la dirección de proyectos – PMBOK. Sexta Edcición.

Norma ISO 21500 (2012) Guía para la gestión de proyectos.

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Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos
como material de consulta de los participantes en el Diplomado
Virtual en Gerencia de Proyectos del Politécnico de Colombia, y
solo podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se
agradece a los usuarios referirla en los escritos donde se utilice
la información que aquí se presenta.

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