Creación de un proceso de

Licitación
 Tabla de Contenido

Contenido

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................... 3
2. ¿CÓMO CREAR UN PROCESO DE LICITACIÓN? ...................................... 3
Paso 1.- Seleccionar ítems y tipo de adquisición: .......................................... 8
Paso 2.- Completar formulario de adquisición ............................................... 9
2.1 NOMBRE Y DATOS BÁSICOS..................................................................... 10
2.2 DATOS DEL ORGANISMO DEMANDANTE ........................................................ 11
2.3 ETAPAS Y PLAZOS DE LA LICITACIÓN........................................................... 12
2.4 ANTECEDENTES PARA INCLUIR EN LA OFERTA ................................................. 14
2.5 REQUISITOS PARA CONTRATAR AL PROVEEDOR ADJUDICADO ............................... 16
2.6 CRITERIOS DE EVALUACIÓN ..................................................................... 18
2.7 MONTOS, DURACIÓN Y DELEGACIÓN DEL CONTRATO ........................................ 20
2.8 GARANTÍAS REQUERIDAS ........................................................................ 23
Garantías de Seriedad de Ofertas ............................................................. 23
Garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato ................................................ 24
Otras Garantías ..................................................................................... 24
2.9 LISTADO DE BIENES Y SERVICIOS REQUERIDOS ............................................. 25
2.10 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y OTRAS CLÁUSULAS .......................................... 25
2.11 OTROS ANEXOS .................................................................................. 26
2.12 TIPO DE EMPRESAS PARTICIPANTES ........................................................... 28
2.13 DOCUMENTO QUE AUTORIZA LA ADQUISICIÓN ............................................... 28
3. ¿CÓMO AUTORIZAR Y PUBLICAR UNA LICITACIÓN? ........................... 30

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 1. Introducción
Esta guía es diseñada para que los usuarios compradores conozcan los pasos
necesarios para la creación de un proceso de licitación con el objetivo de
acompañar gráficamente a las Entidades en el uso del módulo de licitaciones.

2. ¿Cómo crear un proceso de licitación?

Para iniciar la creación de un proceso de licitación, debe ingresar al Escritorio

comprador, barra superior, hacer clic en el módulo “Licitaciones”, submenú
“Crear Licitación”.

Al seleccionar “Crear Licitación” se desplegará una pantalla donde tendrá que

completar tres simples pasos, como se señala en la siguiente imagen:
• Seleccionar ítems y tipo de adquisiciones
• Completar formulario de adquisición
• Autorizar y Publicar

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Al seleccionar el “Paso 1” deberá ingresar en el buscador el nombre del
producto o servicios que va a requerir.

En el campo “Texto o ID de Rubro a buscar” deberá ingresar uno de los dos

parámetros, se digita y se presiona el botón “Buscar”. En el resultado de la
búsqueda, podrá seleccionar el rubro que más se ajuste a su requerimiento, tal
como se muestra en la siguiente imagen.

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Para seleccionar el producto o servicio que se requiere contratar, se presiona
la flecha amarilla; en su pantalla aparecerá un ticket verde del que se despliega
el siguiente mensaje.

Es importante destacar que si el producto o servicio se encuentra en tienda

electrónica de Convenio Marco el sistema arrojara el siguiente mensaje:

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Ya seleccionado el bien o servicio deberá completar la cantidad y
especificaciones, tal como se señala en la siguiente imagen. Para continuar
agregando productos o servicios, deberá repetir el mismo procedimiento.

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Para continuar con la creación de la licitación es importante seleccionar el tipo
de licitación que realizará, es decir licitación pública, privada u otro proceso.
En el caso de este manual se expresa un ejemplo de creación de una licitación
pública, por lo que se ha demarcado esa opción.

Ya seleccionado el tipo de licitación, el sistema habilitará el tercer paso; para

continuar, deberá presionar el botón “Crear”. Una vez seleccionada esta opción
no se podrá cambiar el tipo de proceso seleccionado.

En el siguiente paso deberá completar el formulario de licitación, ingresando

nombre, objeto y tipo de licitación. Una vez completados cada uno de los
recuadros y guardada la información se creará el número de ID de la
adquisición, de acuerdo a lo que aparece en la siguiente pantalla.

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Para obtener el ID de la licitación deberá seguir los siguientes pasos:

Paso 1.- Seleccionar ítems y tipo de adquisición:

Ingrese a la opción “Nombre de la Licitación” y “Objeto de la contratación”

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Culminado lo anterior, se desplegará la opción de Estimación del valor en base
a: “Presupuesto disponible”, “Precio referencial” o “Monto no es posible de
estimar”, deberá seleccionar una de las opciones y completar el siguiente
campo “Monto Bruto Estimado”, en los casos que sea posible de estimar.
Completar además “Moneda a utilizar en las ofertas económicas y “Tipo de
licitación”.

Al terminar el proceso anterior, complete las distintas secciones del formulario

y presione el botón “Guardar”, tal como se señala en a siguiente imagen.

Una vez guardado el paso 1, podrá acceder al paso 2, donde se completa el

formulario de adquisición a través de las distintas secciones a completar, según
el proceso escogido.

Paso 2.- Completar formulario de adquisición

Para la creación de la ficha de adquisición, el sistema dispone de un índice que

le permitirá moverse entre las distintas secciones que forman parte de la ficha

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del proceso de adquisición “Secciones a completar”, los que se pueden ir
completando en la medida que se cuente con la información. Debe llenar cada
sección haciendo clic sobre lo que desea completar y para finalizar deberá
guardar. Los campos que cuentan con asterisco son obligatorios.

Los campos obligatorios dependerán del proceso de licitación que esté

realizando, de acuerdo con lo establecido en la normativa para cada proceso
de adquisición.
Al momento de hacer clic sobre el botón “Siguiente, Guardar o al cambiar de
sección” los cambios se guardarán.

2.1 Nombre y Datos Básicos

En esta sección, usted deberá ingresar algunos datos tales como el nombre de
la licitación, el objeto de la contratación, moneda a utilizar entre otros ítems.
Es importante destacar que, en esta sección, podrá especificar las etapas del
proceso de apertura de la licitación.

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En una etapa se dará por entendido que la apertura administrativa, técnica y
económica se realizará en la misma fecha. En el caso que el proceso requiera
de 2 etapas, éstas se podrán realizar en diferentes fechas, acto de apertura
administrativa y técnica y posteriormente el acto de apertura económica.

Esta modalidad se utiliza cuando se requiere un tiempo de estudio de los

antecedentes técnicos entregados por el proveedor.

2.2 Datos del organismo demandante

En este paso debe completar la región de la adquisición y los datos de contacto

del responsable de la licitación.

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Una vez ingresados los datos en cada una de las casillas, deberá pinchar el
botón “Guardar”.

2.3 Etapas y Plazos de la licitación

Se completan las fechas obligatorias y optativas para la compra, cabe destacar

que el sistema entregará por defecto las fechas de publicación, cierre de
recepción de ofertas, acto de apertura electrónica, inicio de preguntas, final de
preguntas y publicación de respuestas.

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Estas pueden ser modificadas de acuerdo a lo estipulado en la normativa Art.
25 del Reglamento de compras públicas, dependiendo del tipo de proceso que
se esté realizando.

En el recuadro amarillo observará la opción de extensión automática del plazo

de cierre de las ofertas verificando que no coincida con un día inhábil (sábado,
domingo y feriados), que no cierre un lunes antes de las 15:00 horas o día
siguiente a un día inhábil antes de las 15:00 horas. Si selecciona esta opción,
también se ampliarán las fechas de apertura y adjudicación (estas fechas
también están condicionadas por el artículo 25 del reglamento).
Recuerda que las fechas se ampliarán solamente si se han recibido 2 o menos
propuestas al proceso de licitación.

1.1 Fecha de Cierre de recepción de ofertas: Corresponde al plazo

máximo que los proveedores tendrán para ingresar sus ofertas, una vez
publicada la adquisición. En caso de que se requiera aumentar los plazos,
esta modificación podrá hacerla solamente el Supervisor.

1.2 Fecha de acto de apertura: Es la fecha en la que quedarán visibles los

antecedentes administrativos y técnicos ingresados por los proveedores.
Una vez revisados, podrá visualizar las ofertas económicas. Se utiliza
para las licitaciones con acto de apertura en una etapa.

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 1.3 Fecha de apertura económica: Es la fecha en que se visualizarán los
precios y archivos económicos ingresados por los proveedores. El plazo
lo define el usuario de acuerdo al tiempo que requiere para el análisis de
la propuesta. Esta fecha solo se utiliza cuando el acto de apertura es en
dos etapas.

1.4 Fecha inicio de preguntas: Debe indicar desde qué fecha recibirá las
consultas de proveedores para la licitación que está publicando.

1.5 Fecha final de preguntas: Con esta fecha usted limita el plazo de
recepción de consultas, es importante calcular el tiempo que requiere
para responder como también que el proveedor logre preparar su oferta.

1.6 Fecha publicación de respuestas: Fije una fecha que resulte cómoda
tanto a usted como al proveedor para que con las respuestas otorgadas
el proveedor pueda preparar su oferta.

Etapas y plazos optativos son fechas que el comprador puede completar de

forma opcional como, por ejemplo, las visitas a terreno, entrega de muestras
de productos, entre otros.

2.4 Antecedentes para incluir en la Oferta

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En este paso deberá determinar cuáles serán los requisitos de participación de
los oferentes para evaluar la oferta en el proceso de apertura los cuales son:
administrativos, técnicos o económicos

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También se incluye la Declaración Jurada para proveedores como requisito
obligatorio para Ofertar.

Una vez ingresada la información en cada uno de los recuadros, deberá

presionar el botón “Guardar” o “Siguiente”.

2.5 Requisitos para contratar al proveedor

adjudicado

Este punto se encuentra definido para personas naturales y jurídicas. Es

importante destacar que los proveedores inscritos en el Registro de
Proveedores podrán acreditar los antecedentes legales, por tanto, no es
necesario que los adjunten a la oferta.

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Al demarcar podrá seleccionar aquellos documentos requeridos.

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Esta información debe ser revisada electrónicamente junto a los demás
antecedentes al momento de evaluar las ofertas.
En esta sección también se podrán seleccionar antecedentes legales, en caso
de que los antecedentes que se visualizan no respondan a la necesidad de la
compra, éstos pueden ser complementados, detallándolos en el campo que dice
“Agregar más documentos”, tal como se observa en la siguiente imagen.

Una vez ya ingresada la información en cada casilla, podrá presionar el botón

agregar.

2.6 Criterios de Evaluación

En este paso se seleccionan los criterios de evaluación que permitirán, según

lo definido por la institución, evaluar las ofertas de los proveedores.

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Para completar los criterios de evaluación, usted deberá primero optar por a lo
menos 2 criterios de los 16 que presenta el sistema, los cuales deben sumar
un porcentaje de 100%.

Para esto debe marcar la casilla que se encuentra al costado izquierdo del
nombre del criterio seleccionado, ingresar en el recuadro derecho el porcentaje
y luego la especificación de cómo evaluará dicho criterio.

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Si usted necesita otro criterio que no se encuentre disponible en el listado que
entrega el sistema, deberá crearlo y completar cada uno de los campos.

Una vez que haya finalizado de ingresar el nuevo criterio, deberá presionar el
botón “Agregar criterio”.

2.7 Montos, Duración y Delegación del Contrato

En este ítem se define la información referente al contrato, para definir los

montos y duración deberá por lo menos completar los campos obligatorios. Vale
decir, indicar si el contrato será de ejecución inmediata o en el tiempo,
modalidad de pago y condiciones de prohibición de subcontratación en caso de
determinarse en la Institución. Al llegar a esta sección podrá avanzar
completando los siguientes campos:

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También podrá agregar las opciones de pago, tipo de contrato, duración y
otros elementos clave que conducirán las bases de la licitación.

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Podrá seleccionar la opción de Prohibición de Subcontratación, si así lo ha
definido el servicio.

Una vez llenado cada campo, debe presionar el botón guardar o siguiente.

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2.8 Garantías requeridas

Se definirán en este ítem las garantías asociadas a garantías de seriedad

de las ofertas, garantía de fiel cumplimiento de contrato o bien otro tipo
de garantías.

Garantías de Seriedad de Ofertas

Para ingresar la naturaleza y montos de la garantía deberá ir completando

los campos obligatorios como, por ejemplo: beneficiario, monto, fecha de
vencimiento, glosa y momento de restitución.

Ya ingresado cada uno de los campos obligatorios, presione “Guardar” y

“Siguiente”.

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Garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato

Para garantizar el fiel cumplimiento del contrato, deberá completar los

campos obligatorios como se visualiza en el print de pantalla anterior.

Otras Garantías

Para agregar otras garantías al proceso de licitación, se presiona el botón

“Agregar Garantía” siguiendo los mismos pasos indicados en las garantías
anteriores.

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2.9 Listado de Bienes y Servicios Requeridos

En esta sección podrá revisar la lista de bienes y servicios que fueron

ingresados en el “Paso 1” relativo a selección de ítem y tipo de adquisición.
Podrá mantener/ eliminar/ editar líneas de productos/servicios ingresados o
agregar un nuevo productos o servicio.

El sistema entregará la opción de un listado con todos los rubros asociados a

la palabra o frase que usted ingresó, deberá ingresar la unidad de medida,
cantidad y especificaciones del producto o servicio a adquirir, en el caso que
desee ingresar una nueva línea de producto o servicio.

2.10 Requerimientos Técnicos y Otras Cláusulas

En esta sección podrá ingresar otras cláusulas adicionales, que no hayan podido
ser incorporadas en otras secciones de las bases de licitación fundamentando
en la opción “Descripciones”. Para ello deberá seleccionar la cláusula, completar
la descripción y presionar el botón “Agregar cláusula propuesta”.

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En el caso que la cláusula que requiere para el proceso no se encuentre, podrá
ingresar una nueva, digitando el nombre y descripción. Para guardar deberá
hacer clic en el botón que indica “Agregar nueva Cláusula”.
Al terminar de completar la información usted deberá pinchar el recuadro
“Guardar” o “Siguiente”. De igual modo puede editar o eliminar cláusulas
ingresadas.

2.11 Otros Anexos

En esta sección puede incluir todos los anexos referidos al proceso. Para
ingresar documentos anexos usted deberá completar los campos que se
muestran en la lámina siguiente:

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Se deberá seleccionar el tipo de archivo que corresponda, deberá adjuntarlo e
ingresar alguna descripción referente a él.
Para que el documento quede ingresado al proceso, deberá presionar el botón
“Ingresar Archivo”.

Ya ingresado el documento, se activará una opción para que, en caso de ser

necesario, usted pueda eliminar el anexo recién creado o bien modificarlo. Para
ello debe presionar el icono “Eliminar” o “Editar”.
Para ingresar otro anexo, repita los pasos anteriores o en caso de haber
finalizado, presione el botón “Guardar” o “Siguiente”.

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 2.4 Tipo de Empresas Participantes

En esta etapa permite ampliar el universo de los proveedores al que se envía

la convocatoria a participar.

Aquí seleccionará los rubros para difundir el proceso de licitación, se podrá

ingresar todos los rubros que se estimen beneficiosos. Ya ingresados podrá
presionar el botón “Guardar” o “Siguiente”.

2.12 Documento que Autoriza la Adquisición

En el último paso de la creación de la licitación, deberá completar parte o todos

los antecedentes del documento que aprueba las bases (Resolución o Decreto)
y crear la lista de autorizadores para luego enviar al supervisor. Siga la
siguiente imagen para culminar este paso.

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El documento que autoriza la publicación debe señalar de forma obligatoria el
tipo, número, fecha vistos, considerando, resuelvo, nombre de la persona que
firma y cargo.
Una vez completado los datos obligatorios del documento se procede a enviar
a autorizar el proceso de licitación, para ello debe seleccionar el botón “Enviar
a autorizar”.

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Una vez seleccionado el botón “Enviar a autorizar”, debe seleccionar de la lista
de posibles autorizadores a los usuarios del sistema que autorizarán este
proceso de licitación.
Si desea agregar a un autorizador que no es usuario del sistema, deberá
completar los datos de la sección siguiente “Agregar usuario no registrado”.

Una vez determinada la lista de autorizadores del proceso de licitación, se

puede proceder “Enviar a Autorizar”.

3. ¿Cómo autorizar y publicar una Licitación?

Una vez que se realiza el envío a autorizar del proceso de compra, el usuario
designado como autorizador deberá ingresar al sistema con sus datos de acceso
y luego dirigirse al menú de licitaciones, submenú “Autorizar Licitaciones”.

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En la pantalla que se despliega, deberá ingresar el ID de la licitación y hacer
clic en el botón “Buscar”.

Con ello de forma automática se desplegará abajo el proceso indicado en la

búsqueda. Para autorizarla debe pinchar el icono firmar en la columna de
acciones.

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Para firmar debe completar los datos de ingreso del usuario, para luego pinchar
el botón “Autorizar y Firmar” de esta manera la adquisición quedará firmada
por el usuario.

Si una vez autorizada la licitación, usted desea modificar alguna sección, deberá
nuevamente enviar el proceso a autorización para publicación. Ya autorizado el
proceso, se podrá publicar.

Para publicar la licitación deberá buscarla por su número y hacer clic sobre la
opción “Publicar”, como se muestra en la siguiente lámina.

Al pinchar la opción publicar el sistema mostrará que el proceso ha sido

publicado con éxito.

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Luego de publicar un proceso deberá esperar los plazos especificados en las
bases de la licitación para la recepción de las ofertas. Cabe mencionar que el
sistema automáticamente cerrará el ingreso de ofertas, cuando el plazo se haya
cumplido, según la fecha y hora que se indicó en las bases.

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