Materia: Innovación Tecnológica y Sistemas de ERP (Enterprise Resource Plannig).

Docente: Dr. Alfonso Medel Rojas

Actividad 3. Caso hipotético.
Querétaro a 29 de octubre de 2022

Introducción

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 Actividad 3. Caso hipotético.

La empresa para la cual se realizará un análisis de sistemas ERP que pueden ser
implementados para mejorar la gestión de la organización es un restaurante familiar el cual,
debido al incremento de ventas, los cambios generados por la pandemia y los cambios
normativos en materia de impuestos hacen evidente la necesidad de implementar un
sistema ERP que apoye en el desarrollo de las actividades diarias y facilite la gestión de la
empresa.

Como nos dice Mancuzo, G. (2022), “implementar un software ERP para pymes, permitirá
simplificar los procesos y mejorar la gestión de la información, algo que se traducirá en
mejores oportunidades de venta.”

Como mencione al comienzo se busca implementar un sistema ERP en un restaurante

familiar llamado Mariscos Guerrero, el restaurante lleva en funcionamiento más de 10 años,
durante los cuales la administración se ha llevado de manera manual, con la llegada de la
pandemia se elaboraron Menús digitales a través de códigos QR y el cobro con tarjeta, sin
embargo, a raíz de estos cambios se evidencio aún más la necesidad de modificar la
manera de trabajar y administrar el negocio.

Desarrollo

Con el propósito de implementar un sistema de gestión ERP para el restaurante Mariscos

Guerrero se elaboró una investigación de los sistemas ERP disponibles en el mercado que
tuvieran enfoque en el ámbito restaurantero, buscando encontrar un sistema integral que
contemple desde la gestión de inventarios y control de proveedores hasta el control de las
ventas, así como las integraciones que pueda tener con otras aplicaciones.

En la siguiente tabla se muestran tres opciones de sistemas de gestión ERP que serán
analizados para conocer sus funcionalidades y poder elegir el sistema que mejor se adapte
a las necesidades que presenta le negocio.

FUDO VISORUS R&B Soft Restaurant

Costo Base $ 500 MxN al VisorUS R&B: Lite $ 638 MxN al
mes (20 mesas) Admin+Cocina+B mes
ar +Celulares +
VtaDomicilio $ 800
MxN al mes

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 Actividad 3. Caso hipotético.

FUDO VISORUS R&B Soft Restaurant

Estándar $ 700
MxN al mes (60
mesas)

Plan Full $ 850

MxN al mes (60
mesas)
Usuarios Usuarios 6 usuarios Usuarios ilimitados
permitidos ilimitados, permite
creación de roles Hasta dos equipos
simultáneos.

Capacitación Cuenta con No lo menciona Cuenta con

manuales y guías manuales y guías
de uso en línea. de uso en línea.

Soporte técnico En línea sin costo No lo menciona Incluido

Hardware Conexión a Conexión a Conexión a

requerido internet. internet. internet.

Computadora con: Computadora o Servidor con:

Windows 7 en Tablet. (no Windows 8 en
adelante. menciona adelante.
MacOS 10.15 características Procesador:
en adelante. mínimas). Core i5
Linux: 64 bits. Disco duro: 64
GB.
(Opcional) Tablet RAM: 8 GB en
con: adelante
Tamaño: 7''
RAM: 1GB o Caja / Comandero
más. con:
Android: 4.2 o Windows 8 en
superior adelante.
Procesador:
Core i3
Disco duro: 40
GB.
RAM: 4 GB en
adelante
Módulos incluidos Ventas Administrativo Administración y
Gastos Contable control
Productos y stock Gastos Punto de Venta
Clientes Bancos Control de
Proveedores Nómina inventarios
Reporte y análisis

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 Actividad 3. Caso hipotético.

FUDO VISORUS R&B Soft Restaurant

Impresión de Facturación
comandas y
cuentas
Reportes
Facturación (100
folios)
Integración con Con costo Con aplicaciones Con aplicaciones
otras aplicaciones adicional de $ 200 de delivery de delivery
MxN al mes
Justo
Rappi
Uber Eats
Didi
Pedidos Ya
Calificación de los De acuerdo con la No cuenta con De acuerdo con la
usuarios página calificación de página
ComparaSoftware usuarios. ComparaSoftware
tiene una tiene una
calificación calificación
general de 8 / 10 general de 10 / 10.

De acuerdo con la
página Capterra,
tiene una
calificación
general de 4 / 5.

Tabla 1. Comparativa de sistemas de gestión ERP. (Elaboración propia, 2022)

El negocio es un restaurante pequeño que cuenta con 2 cocineros, 4 meseras, 1 lava losas
y 1 administrador, este es el personal que labora en fines de semana que son los días
fuertes, entre semana solo laboran 1 cocinero, 2 meseras, 1 lava losas y el administrador;
como se mencionó anteriormente el giro del restaurante es la venta de pescados y maricos
preparados, así como la venta de bebidas alcohólicas.

Derivado de la pandemia y con la creciente necesidad de incorporar la venta por Delivery,

esto para poder continuar manteniendo las ventas, se está evaluando la implementación de
un software de gestión ERP que ayude en las tareas de administración, control de
inventarios, ventas y facturación electrónica, así como la integración a plataformas de
Delivery.

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 Actividad 3. Caso hipotético.

Con la implementación del sistema de gestión ERP, se busca obtener los siguientes
resultados:

El negocio ha ido creciendo con el paso de los años, sin embargo, llego a un punto de no
crecimiento, realizando un análisis de que es lo que está afectando el crecimiento de las
ventas se encontró la falta de innovación y la necesidad de integración con aplicaciones de
delivery, también se encontró la necesidad de contar con diferentes opciones de pago,
también se hace evidente la necesidad de eficientizar los procesos.

Derivado de estas áreas de oportunidad detectadas, se busca un sistema que brinde la

capacidad de controlar y gestionar los procesos de manera eficiente, que tenga la
posibilidad de incorporarse con aplicaciones de Delivery y tener un control de las ventas a
través de estas aplicaciones, también se busca que se cuente con la opción de crear menús
digitales y de fácil acceso para los clientes.

Con el crecimiento del negocio el administrarlo se ha vuelto cada vez más complicada, al
punto que la administración manual con ayuda de hojas de cálculo ya no es suficiente y
esto conlleva a generar errores o dificultar las transacciones con proveedores, el control de
stock y el pago de servicios. El sistema de gestión seleccionado debe de proporcionar al
administrador las herramientas suficientes para poder controlar el pago a proveedores y
prestadores de servicios, conocer el stock poder controlarlo para evitar mermas, así como
poder evaluar las ventas y los gastos, con el objetivo de mejorar la toma de decisiones.

La facturación electrónica es un tema de suma importancia ya que cada año salen nuevas
disposiciones al respecto, hasta el momento la elaboración de facturas se realiza de manera
manual, se manda la información al contador y él es el encargado de realizar la factura,
como es de imaginarse el proceso es tardado y proclive a errores, por lo que se busca que
el sistema cuente con la capacidad de realizar facturación de acuerdo a la normatividad
vigente, también se busca que el sistema se actualice constantemente para cubrir con los
requerimientos del SAT.

Como he venido mencionando las actividades en el restaurante se realizan de manera

manual, cuando llega un cliente se le asigna una mesa, en cada mesa existe un código QR
con el menú, si el cliente lo solicita se le proporciona un menú físico, el mesero toma la
orden en una comanda, en la cual anota las cantidades de cada producto y si es necesario
alguna especificación, la comanda se pasa al área de cocina donde el cocinero elabora lo

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 Actividad 3. Caso hipotético.

solicitado en la comanda, conforme van saliendo los pedidos estos son llevados a los
clientes por el mesero; una vez que el cliente solicita la cuenta esta es proporcionada por
el mesero, de acuerdo con lo escrito en la comanda, el mesero recoge la cuenta y el dinero
y lo lleva al área de caja, donde el administrador revisa la cuenta y realiza el cobro, si el
pago es con tarjeta el administrador acerca la terminal al cliente para realizar el cobro.

Diariamente se lleva un control de las ventas, verificando que coincidan las comandas y la
venta del día; también se lleva un control de gastos diarios, ya que diariamente se surte
mercancía, al ser un alimento perecedero y delicado, es preferible surtirlo diariamente para
asegurar la calidad y frescura. A la semana se hace un resumen de las ventas semanales
y los gastos, dentro de este resumen semanal entra la nómina de los bajadores la cual se
realiza semanalmente, al igual que cada mes se realiza un cierre de mes en el que se
verifican ventas y gastos, así como pago a proveedores y prestadores de servicios.

Con la implementación del sistema de gestión se busca hacer poder realizar estas
actividades más eficientemente, así como reducir los tiempos y hacer más sencillo el trabajo
del administrador, adicional con la creación de datos se podrán realizar análisis para buscar
la mejora.

Estrategia de implantación del sistema.

• Elección del sistema de gestión.

Como primer punto esta la selección del sistema de gestión, para poder realizar este
punto fue necesario investigar sobre varias opciones de sistemas ERP en el
mercado, en la tabla 1, se muestras tres opciones de sistemas de gestión ERP
enfocados Pymes del giro restaurantero, para poder elegir debemos de evaluar que
cubran con las necesidades del negocio, las cuales describí anteriormente.
Evaluando las necesidades del negocio y las opciones de la tabla 1, propongo que
el sistema a implementar sea FUDO en el plan base, adicionando el módulo de
Domicilio, este sistema tiene la capacidad que el restaurante requiere logrando dar
servicios hasta 20 mesas, usuarios ilimitados, creación de roles y permisos, creación
de menús digitales, facturación electrónica, cuenta con los módulos requeridos para
el control administrativo y contratando el módulo adicional de Domicilio se tendrá la
integración con aplicaciones de Delivery.

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 Actividad 3. Caso hipotético.

• Adquisición de Hardware.
Se realizará la compra de un equipo de cómputo que cumpla con las características
requeridas, de igual manera se adquirirán cuatro tabletas para el uso de los
meseros.
• Capacitación del personal e importación de datos.
El proceso de implementación estará a cargo del administrador, por lo que la primera
persona en capacitarse será el, la capacitación se realiza por medio de tutoriales y
guías en línea, por lo que se le proporcionará una hora y treinta minutos diarios
durante una semana al administrador para que estudie y practique en el sistema,
con la intención de que lo conozca y maneje a la perfección.
El administrador será el encargado de la creación de menús, carga de stock, carga
de proveedores y en general de la importación de datos al sistema; para esto se
estima una semana.
Posterior a esto el administrador será el encargado de capacitar a cada uno de los
meseros y a los cocineros en el uso del sistema, para lo que se destinaran dos horas
de capacitación para cada mesero, el administrador designará los horarios de
capacitación de acuerdo a la carga de trabajo. Se estima que este proceso dure
máximo una semana.
• Corrida de prueba y validación.
Este proceso se llevará durante una semana. Durante este proceso se hará uso del
sistema por todo el personal, la toma de pedidos se realizará en sistema y por medio
de las comandas, el control de ventas se llevará tanto en sistema como en Excel
como actualmente se realiza, esto con la intención de tener el control y la
continuidad de las actividades en caso de presentarse algún problema con el uso
del sistema. Este tiempo también servirá para que todo el personal termine de
familiarizarse con el sistema.
• Arranque.
Una vez finalizados los procesos anteriores comenzará el arranque del sistema, en
este paso se dejarán de usar los controles manuales utilizados anteriormente, solo
se hará uso del sistema.
• Seguimiento y evaluación.
Una vez que se cumpla un mes del uso del sistema se realizará una reunión con
todo el personal para conocer sus puntos de vista con respecto al uso del sistema,
saber si han tenido problemas o si existen puntos de mejora a considerar.

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 Actividad 3. Caso hipotético.

También se solicitará al administrador un reporte con respecto al uso e

implementación del sistema.
Después de 3 meses de uso del sistema se solicitará al administrador un reporte
detallado de ventas y gastos para conocer si la implementación del sistema ayudo
al incremento de ventas y reducción de costos.

Para conocer si la implementación del sistema ha rendido frutos será necesario evaluarlo,
como principal punto de medición se reviran las ventas, se espera que con el uso del
sistema y la integración con aplicaciones de Delivery se tenga un incremento en ventas
durante los 3 primeros meses de al menos el 10%. Con respecto a la reducción de gastos,
de mermas y el control de stock, se espera que durante los primeros 3 meses de uso del
sistema se tenga una reducción de mermas del 5%.

Se espera que se mejore el pago a proveedores, actualmente con varios proveedores las
cuentas se encuentran casi al límite de crédito, por lo que se espera que con la mejor
administración de recursos que brindará el sistema, el pago a proveedores se facilite y se
vuelva más rápido, logrando disminuir los tiempos de pago y disminuyendo la deuda con
cada uno de ellos.

Con la implementación se espera una reducción en el gasto de honorarios contables ya que

la facturación se realizará de forma automática, por lo que no será necesarios comprar folios
fiscales ni el pago de los honorarios por este concepto.

La satisfacción al cliente es de suma importancia, anteriormente esta satisfacción al cliente

no era medida, ya que solo en ocasiones se recibían algunas felicitaciones o quejas de los
mismos, el sistema brinda posibilidad de conocer la satisfacción del cliente, esto ayudará a
tomar medidas necesarias para mejorarla y evaluar el servicio prestado.

Conclusión

Como podemos ver, con la implementación del sistema de gestión ERP en el restaurante
de mariscos, se espera una mejora sustancial en cada una de sus áreas, se busca el
incremento en ventas a través de la venta a domicilio y la recepción de distintos medios de
pago; la mejora en el servicio prestado a los clientes es uno de los principales objetivos a
alcanzar, actualmente no se cuenta con herramientas que permitan medir la satisfacción de
los clientes, la implementación del sistema brindará estas herramientas y permitirá crear

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 Actividad 3. Caso hipotético.

estrategias adecuadas para mejorar y proporcionar un mejor servicio y atención a los

clientes, esto se traducirá en un aumento en las ventas.

La mejora en la administración que se busca con la implementación del sistema permitirá

que el negocio sea más competitivo ya que se tendrá un mejor control de las ventas y los
gastos, cosa que actualmente es complicado de llevar y deja al negocio en desventaja
competitiva.

Bibliografía.

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https://www.capterra.com/p/200701/Soft-Restaurant/

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