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Manual de Funciones

El documento presenta las funciones y requisitos de 6 cargos en el departamento administrativo de una empresa. El Gerente General supervisa al Gerente Administrativo, quien dirige la Secretaria/Contadora, el Jefe de Ventas y el Jefe de Producción. El Auxiliar de Servicios reporta a la Secretaria/Contadora y los Operarios de Máquina reportan al Jefe de Producción. Cada cargo tiene funciones y requisitos específicos relacionados a sus responsabilidades administrativas, contables, de ventas, producción y servicios.

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Manual de Funciones

El documento presenta las funciones y requisitos de 6 cargos en el departamento administrativo de una empresa. El Gerente General supervisa al Gerente Administrativo, quien dirige la Secretaria/Contadora, el Jefe de Ventas y el Jefe de Producción. El Auxiliar de Servicios reporta a la Secretaria/Contadora y los Operarios de Máquina reportan al Jefe de Producción. Cada cargo tiene funciones y requisitos específicos relacionados a sus responsabilidades administrativas, contables, de ventas, producción y servicios.

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MANUAL DE FUNCIONES

1. DEPARTAMENTO: Administrativo 
REQUISITOS MÍNIMOS:
 Experiencia de 3 años en cargos de similar jerarquía en el área gerencial
 Título Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Comercial o
Economía.
REQUISITOS ADICIONALES: 
 Cualidades de liderazgo.
 Habilidad para dirigir equipos de trabajo.
 Facilidad para establecer relaciones interpersonales.
 Habilidades de negociación.
 Conocimiento del mercado. 
Reporta a: Accionistas Le Reportan: Supervisores de ventas y Supervisor de
producción. 
Coordina con: Supervisores de ventas y Supervisor de producción.
Naturaleza del Puesto: Es responsable ante los accionistas por la gestión
administrativa y financiera de la empresa, para lo cual tendrá los deberes y
atribuciones suficientes para formular los programas y planes de acción,
ejecutarlos, verificar su cumplimiento, así como seleccionar el personal y
dirigirlos.
Descripción de sus Funciones:
Representar a la empresa judicial y extrajudicialmente y responder ante
los accionistas por su gestión administrativa.
Dirigir la gestión técnica administrativa y financiera de la empresa.
Formular los proyectos de reglamento de la empresa y someterlos a
conocimiento y aprobación de los accionistas.
Elaborar la pro forma de presupuesto anual de la empresa y someterlo al
trámite correspondiente.
Administrar los servicios de la empresa, realizar toda clase de actos y
contratos con sujeción a las leyes y reglamentos vigentes.
Dentro de los 30 (treinta) días siguientes al vencimiento de cada
semestre, someterá a conocimiento de los accionistas un informe de las
actividades y marcha administrativa y económica de la empresa,
correspondiente a cada período; y dentro de los 30 (treinta) días
posteriores a la finalización del año de operación contable, entregará a los
accionistas los informes especiales correspondientes y los que este los
solicitare.
Nombrar y remover al personal técnico, administrativo de acuerdo a las
necesidades y requerimientos de la empresa y de conformidad a las
disposiciones legales vigentes.
Cumplir con las demás obligaciones que consten en las ordenanzas y leyes
vigentes, así como las que le asignen los accionistas.

2. CARGO: SECRETARIA/CONTADOR DEPARTAMENTO: Administrativo 
REQUISITOS MÍNIMOS:
 Título en Secretaria Ejecutiva
 REQUISITOS ADICIONALES:
 Dos años de experiencia en actividades afines.
 Poseer muy buenas relaciones humanas.
 Habilidades de negociación.
 Facilidad para establecer relaciones interpersonales.
 Experiencia de dos años en labores de contabilidad de acuerdo a
principios de contabilidad generalmente aceptados.
 Acreditar experiencia en manejo de personal.
 Poseer buenas relaciones humanas.
Reporta a: Gerente. Le reporta: Bodeguero.
Coordina con: Gerente y Supervisor de ventas. 
Naturaleza del Puesto: Asiste al gerente en trámites administrativos
relacionados con actividades de secretaría y en la utilización de las instalaciones
de la empresa.
Realiza labores de planificación, dirección, coordinación, organización y control
del sistema integrado de contabilidad de la empresa.
Descripción de sus Funciones:
Recibir y despachar la correspondencia de la gerencia.
Coordinar las actividades de secretaría, trámites administrativos y
archivo con las dependencias de la empresa.
Organizar la planificación semanal de las actividades de conserjería de la
empresa.
Atender al personal de la empresa y público en general.
Preparar, transcribir y enviar documentos y correspondencia de la
gerencia
Mantener el archivo de la gerencia
Manejar los fondos de caja chica de la gerencia
Dar información personal o telefónica sobre trámites administrativos y
concertar citas de gerencia.
Realizar un seguimiento a actividades administrativas asignadas por su
jefe inmediato e informar permanentemente sobre las novedades
encontradas.
Diseñar, implementar y mantener el sistema de contabilidad.
Presentar estados financieros mensuales, dentro de los cinco primeros
días del mes siguiente.
Vigilar porque los registros contables se lleven correctamente y en forma
oportuna.
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y las políticas y normas
técnicas de contabilidad.
Establecer procedimientos para elaborar o ejecutar el presupuesto así
como sus reformas o cambios.
Asegurar el control previo sobre los ingresos, compromisos y pagos.
Cumplir las demás obligaciones establecidas en la ley.
Contabilizar y recaudar el dinero reportado por los Representantes de
ventas por concepto de las ventas realizadas por la empresa.
Elaborar el reporte diario de caja con el resumen de los movimientos que
se han realizado y anexar una copia de los comprobantes de caja
emitidos.
Realizar los pagos pendientes que sostiene la empresa.
Elaborar los roles de pago de los colaboradores de la empresa.

3. CARGO: JEFE DE VENTAS DEPARTAMENTO: Administrativo 


REQUISITOS MÍNIMOS:
 Experiencia de 1 año en cargos de similar jerarquía en el área comercial
- operativa.
 Título Profesional: Tecnólogo en Marketing. 
REQUISITOS ADICIONALES:
 Cualidades de liderazgo.
 Habilidad para dirigir equipos de trabajo.
 Habilidades de negociación.
 Facilidad para establecer relaciones interpersonales. 
Reporta a: Gerente. Le Reportan: Contador.
Naturaleza del Puesto: Es responsable de planificar, dirigir y controlar el
manejo operativo de la empresa y de difundir normas técnicas y políticas que
se establezcan sobre el mismo.
Descripción de sus Funciones:
Dirigir el manejo operativo de la empresa.
Dirigir operativos de control interno de las actividades que se desarrollan
en la empresa.
Difundir e instruir a todo el personal sobre normas, reglamentos y
manuales para el correcto funcionamiento de la empresa.
Planificar operativos permanentes de visita a los clientes para supervisar
el trabajo de los representantes de ventas.
Distribuir el trabajo y supervisar labores de su personal a su cargo.
Las demás que le asigne su jefe inmediato.

4. CARGO: AUXILIAR DE SERVICIOS DEPARTAMENTO: Administrativo 


REQUISITOS MINIMOS:
 Bachiller en cualquier modalidad.
 Dos años de experiencia laboral relacionada con el cargo. 
REQUISITOS ADICIONALES
 Servicio al cliente.
 Compromiso con la organización.
 Adaptación al cambio.
 Orientación a resultados. 
Reporta a: secretaria/contadora. 
Coordina con: secretaria/contadora. Le reportan: personal administrativo.
Naturaleza del Puesto: Realizar las labores de aseo, limpieza y cafetería,
para brindar comodidad a los funcionarios en los sitios de trabajo de área a la
cual está presentando los servicios, conforme a las normas y procedimientos
vigentes.
Descripción de Funciones:
Asear las oficinas y áreas asignadas, antes del ingreso de los
funcionarios y vigilar que se mantengan aseadas.
Mantener los baños y lavamanos en perfectas condiciones de aseo y
limpieza y con la dotación necesaria.
Responder por los elementos a su cargo e informar sobre cualquier
anormalidad o deterioro que ellos presenten y solicitar su reposición o
reparación si es del caso.
Mantener limpios los muebles, enseres, ventanas, cortinas y todo
elemento accesorio de las áreas de las oficinas.
Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los
planes, programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo.

5. CARGO: JEFE DE PRODUCCIÓN DEPARTAMENTO: Producción 


REQUISITOS MINIMOS:
 Ingeniero Industrial.
 Experiencia de dos años en el puesto.
 Conocimiento de maquinaria.
REQUISITOS ADICIONALES
 Dominio del paquete de computación.
 Persona comprometida con su trabajo.
 Creativo, innovador y líder.
Reporta a: Gerente General. Le reportan: Operarios de Máquina. 
Naturaleza del Puesto: Hacerse cargo de todo lo referente a los procesos
productivos, para lograr eficiencia y un producto de calidad.
Descripción de Funciones:
Orientar, coordinar, dirigir y controlar las actividades del personal a su
cargo conforme con las normas y procedimientos vigentes.
Planificar y programar las actividades a ser realizadas para el
cumplimiento de los objetivos previstos, conforme con las políticas
establecidas y los recursos disponibles.
Supervisar la ejecución de las actividades de su departamento realizados
por el equipo de trabajo.
Actualizar a los operarios de maquina sobre las innovaciones en los
procesos.
Verificar que los reportes sean entregados y analizarlos.
Es el responsable del buen desarrollo de la planta y de la eficiencia y la
eficacia de los procesos productivos e innovaciones.

6. CARGO: OPERARIO DE MÁQUINA DEPARTAMENTO: Producción 


REQUISITOS MINIMOS:
 Tener título de bachiller en agroindustria.
 Disponibilidad parcial de tiempo.
 Conocimientos de programas informáticos. 
REQUISITOS ADICIONALES
 Experiencia de dos años en labores producción.
 Acreditar experiencia en manejo de personal.
 Poseer buenas relaciones humanas.
Coordina con: supervisor de producción. Le reportan: bodeguero.
Naturaleza del Puesto: Realiza labores de mantenimiento de la maquinaria
existente para la realización de las tareas.
Descripción de Funciones:
Llevar archivo de los procesos técnicos.
Receptar novedades e inquietudes de trabajadores y clientes.
Asesorar todo el tiempo acerca del funcionamiento de la plante.

7. CARGO: BODEGUERO/LIMPIEZA DEPARTAMENTO: Producción
 REQUISITOS MINIMOS:
 Tener título de bachiller.
 Buenas relaciones y cordialidad.
 Disponibilidad completa de tiempo. 
REQUISITOS ADICIONALES
 Experiencia de dos años en labores producción.
 Acreditar experiencia en manejo de personal.
 Poseer buenas relaciones humanas.
Reporta a: Supervisor de Producción. 
Naturaleza del Puesto: Realiza labores de almacenamiento de los productos
y limpieza de la bodega. 
Descripción de Funciones:
Realizar la recepción de los clientes bajo altos parámetros de cordialidad
y amabilidad en la atención.
Preparar y despachar los materiales y productos vendidos previa
presentación de comprobante de venta.
Facilitar y ayudar a los clientes en la carga de productos siempre cuando
fuese necesario.
Son responsables de la limpieza, aseo y orden de las áreas asignadas.
Son responsables del orden y buen arreglo de las perchas que se les
asigne.

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