Documento Registro de Riesgos

Nombre del Proyecto Digitalización de Datos y Creación de un Portal para el Muni

Cliente Municipio de Quito
Preparado por Rosana Lung
Abr. del proyecto DIDAPO QUITO
Empresa INNOVA CO.
Fecha 7 dic. 2016

ID Etapa Riesgo Categoria Ubicación

Resistencia al cambio (de funcionarios y/o

Ejecuci
R1.1 ciudadanos) dada la necesidad de realizar un Sociales Externo
ón
cambio de paradigma

Ejecuci Falta de aceptación del Sistema entre el resto

R1.2 Sociales Externo
ón de Direcciones del Municipio.

R1.3 Inicio Intereses contrapuestos de stakeholders Organizacional Externo

Ejecuci Difusión limitada del nuevo sistema de

R1.4 Comunicacion Interno
ón gestión documental

Ejecuci Oposición política de partidos contrarios a la

R1.5 Sociales Externo
ón administración actual

Ejecuci
R1.6 Procesos pocos flexibles Organizacional Externo
ón

Ejecuci Demora en los desembolsos del Organismo

R1.7 Economico Externo
ón Internacional que financia el proyecto

Ejecuci
R1.8 Calidad de la información Calidad Interno
ón

Desestabilización de la moneda del Ecuador

Ejecuci
R1.9 (dólar estadounidense) durante la ejecución Economico Externo
ón
del proyecto
 Ejecuci
R1.10 Desastre natural Eventos Externo
ón

Planific Recursos humanos clave no disponibles

R1.11 Organizacional Interno
ación durante el proyecto

Ejecuci Modificaciones en el alcance del proyecto,

R1.12 Planeacion Externo
ón durante su ejecución

Ejecuci
R1.13 Daño del scanner Material Externo
ón

Contrato ampliatorio para adquirir los

servicios de la implementación de la campaña
R1.14 cierre Servicios Externo
de capacitación de ciudadanos por parte de
DIDAPO QUITO.

La capacitacion no se completa previo al

R1.15 cierre Servicios Externo
incio del proyecto.

Que la elaboración de actas e informes

Ejecuci requieran excesivo trabajo administrativo,
R1.16 Sociales Externo
ón restando enfoque en el trabajo técnico y
primordial para la ejecución de entregables

Ejecuci
R1.17 Reducción de tiempo de la fase de migracion Tiempo Externo
ón
s y Creación de un Portal para el Municipio de Quito

Objetivo que afectaría

Tipo Causa Raíz
Alcance Tiempo Coste

Personal burocrático que ha trabajado décadas

en el Municipio, que está acostumbrada a
Amenaza X X
realizar sus operaciones de manera más
tradicional (uso de papel).

Múltiples interesados e involucrados en el

Amenaza X X
proyecto con posibles opiniones contrapuestas

Diferentes naturalezas/ámbitos de trabajo de

Amenaza X X
los stakeholders.

Con más de 10.000 empleados, el Municipio

Amenaza X X
es de gran tamaño y complejidad.

El Alcalde cuenta con la minoría de apoyo de

Amenaza los Concejales Metropolitanos para cambios X
de normativa.
Para la recopilación de información existente
Amenaza se deben seguir procedimientos X X
administrativos largos y lentos.
Se debe demostrar los avances en las
diferentes fases del proyecto, para la
Amenaza X X
asignación de presupuesto para la siguiente
fase.

Alto deterioro de documentos físicos a

Amenaza X X
digitalizar.

Debido a la situación política y económica del

Amenaza Ecuador, se analiza la opción de des-dolarizar X
el país.
 Debido a las fallas geológicas sobre las que se
Amenaza encuentra Quito, pueden existir movimientos X X
telúricos.

Amenaza Debido a renuncia, licencia por enfermedad X X

Intereses contrapuestos de los stakeholders en

Amenaza X X X
cuanto al resultado final del proyecto.

Amenaza Desperfecto de fabricación o uso indebido X

Debido a la excelente campana de

capacitacion brindada a los funcionarios
Oportunidad publicos, el municipio otorga la X X X
implementación de la campaña de
capacitación de ciudadanos.

Cronograma de capacitacion muy cercano a

Amenaza temporada de feriados por fiestas nvaidenas y
vacaciones.

El responsible de redactar el informe no posee

Amenaza X
los skills necesarios para realizar esta labor

El scanner de alto rendimiento posse la

Oportunidad capacidad de procesar la informacion de X X
manera mas rapida
 Análisis cualitativo
ivo que afectaría Indice de Probabilidad Impacto
Muy Baja Media Muy Alta Muy Bajo
Baja (0,11 Alta (0,50
Calidad Recursos (0,01 al (0,30 al (0,70 al (0,01 al
al 0,29) al 0,69)
0,10) 0,49) 0,90) 0,05)

X 0.8

X 0.8

X X 0.61

0.21

0.3

0.5

0.1

X 0.75

0.05
X 0.05

0.3

X 0.25

0.15

X X 0.2

X 0.21

X 0.1

0.7
Análisis cualitativo Análisis cuantitativo
Impacto Coste ($)
Moderado Muy Alto Severidad Prioridad Valor si se
Bajo (0,06 Alto (0,21
(0,11 al (0,41 al presenta el
al 0,1) al 0,4)
0,20) 0,8) riesgo

0.6 0.48 ALTA $ 5,781.36

0.6 0.48 ALTA $ 4,587.59

0.4 0.24 MEDIA

0.6 0.13 BAJA

0.4 0.12 BAJA

0.6 0.30 MEDIA

0.6 0.06 BAJA

0.9 0.68 ALTA $ 1,038.92

0.9 0.05 BAJA

 0.8 0.04 BAJA

0.4 0.12 BAJA

0.6 0.15 BAJA

0.15 0.02 BAJA

0.9 0.18 MEDIA

0.8 0.17 BAJA

0.3 0.03 BAJA

0.8 0.56 ALTA -$ 1,146.90

 Análisis cuantitativo
Coste ($)
Estrategia Respuesta Potencial
Impacto
Monetario

Socialización de los beneficios del proyecto al personal del

$ 4,625.09 Mitigar Municipio antes de iniciar el proyecto, para hacerlo sentir
involucrado en la modernización de los procesos y sistemas.

Incluir a las diferentes autoridades de las Direcciones del

$ 3,670.07 Mitigar Municipio que se encuentren relacionadas al proyecto, para
explicar el mismo y para obtener su input.
Reuniones participativas con los stakeholders para conciliar
Mitigar
criterios en la definición del alcance.
Incluir dentro del plan de marketing, una estrategia para
Mitigar alcanzar abarcar a la mayor cantidad de funcionarios públicos
posible.
Presentación del equipo consultor ante todos los Concejales
Mitigar para mostrarles los beneficios del proyecto y lograr adherencia
al mismo.
La emisión de un escrito del Alcalde en donde se estipula que
Mitigar los procesos de la consultoría son prioridad para el
burgomaestre y por ende deben ser tratados con agilidad.

Aprobar un sistema de pagos con el Municipio de Quito,

Mitigar
donde se puede incurrir en multas, si los pagos son retrasados.

Se debe incluir una cláusula en el contrato que estipule los

requisitos de los documentos a ser digitalizados eximiendo a
$ 779.19 Transferir
INNOVA de incumplimiento debido al deterioro de los
documentos físicos.
Incluir en el contrato de la consultoría una cláusula que
Transferir estipule que de ser el caso de una desdolarización, los pagos
seguirán siendo en dólares hasta la culminación del proyecto.
 Se debe incluir una cláusula en el contrato que estipule los
requisitos de los documentos a ser digitalizados eximiendo a
Transferir
INNOVA de incumplimiento debido al deterioro de los
documentos físicos.
Contar con un listado de profesionales que tengan perfiles
Mitigar similares a los de los miembros del equipo.
Fidelizar a los miembros del equipo con el proyecto.

Trabajo conjunto con todos los grupos de stakeholders para la

Mitigar
definición del alcance del proyecto, lo más detallado posible.

Solicitar el reemplazo del scanner al momento en que deja de

funcionar, en base a la garantia correspondiente. Por otra parte
Mitigar a solicitar a INNOVA sea asignado un scanner provisorio.
Sumado a esto, el scanner adquirido esta incluido en dentro
del seguro de maquinaria de INNOVA.

En base a discusiones previas a la firma del contrato INNOVA

conoce de esta posibilidad para ofrecer servicios de
Mejorar
capacitacion a los ciudadanos para lo cual se a pone a
disposicion del Municipio el mejor equipo de proyecto.

Se debe incluir una cláusula en el contrato que estipule los

requisitos de los documentos a ser digitalizados eximiendo a
Aceptar
INNOVA de incumplimiento debido al deterioro de los
documentos físicos.

Mensualmente se debe realizar una revisión del plan de

Mitigar
gestión de comunicación, para corroborar su eficacia.

-$ 802.83 Aceptar