2.

De la venta al cobro

2.5 - Los medios de cobro: su eficacia, valoración y coste

La gestión de la tesorería evoluciona paralelamente a los medios de pago. La necesidad de

tratamiento rápido y mecanizado de millones de transacciones financieras está influyendo en la
vertiginosa evolución de los medios de pago.

Desde la perspectiva del cobro, son trece las variantes de medios y canales de cobro que
considero más habituales entre empresas en España:

- reposición por cheque o talón

- reposición por transferencia bancaria

- contado en metálico

- contado por cheque

- contado por tarjeta de crédito o de débito

- recibo domiciliado

- efecto aceptado (letra de cambio)

- factoring (liquidado por abono en cuenta)

- cobrador, en metálico

- cobrador, en cheque

- pagaré («a la orden» o «no a la orden»)

- recibo negociable

- confirming

Cabe hacer unas tipologías básicas, según el instrumento de pago y el canal de cobro utilizados.

Tipos de medios de cobro según el instrumento de pago

 Cabe diferenciar nueve tipos:

a) Cheque

Cheque o talón bancario emitido por una empresa o particular, del cual responde dicha
empresa o particular. No confundir con el cheque bancario emitido por una entidad financiera,
que se utiliza para operaciones específicas y singulares y que no está sujeto a riesgos de
impago, ya que responde el propio banco.

Puede recibirse en mano o por correo. Implica un proceso de ingreso y contabilización, que
debe agilizarse al máximo para que los cheques se abonen cuanto antes en una cuenta bancaria.
Si viaja por correo, además, corre un riesgo de demora o de extravío.

Las cuatro vías habituales de recepción de cheques son directamente en la ventanilla de caja, a
través de los vendedores, de los cobradores o en el departamento de recepción de la
correspondencia. No es raro que en estos cuatro ámbitos algunas empresas «atesoren» un
número considerable de cheques. Para acortar el momento en que los cheques se ingresan hay
que arbitrar soluciones, revisando las normas de control y contabilización para que no se
retrasen los ingresos (por ejemplo por la lentitud de los procesos de registro, de endoso del
cheque o de contabilización, que hay que salvar con soluciones «creativas»), y concertando
servicios adecuados de recogida de esos cheques con las entidades bancarias. Actualmente
existen programas informáticos que permiten realizar el ingreso en la cuenta bancaria desde las
propias oficinas de la empresa.

Entre esos servicios vamos a citar los dos principales:

El establecimiento de un sistema de ingreso de cheques en cualquiera de las sucursales del

banco, con abono a una cuenta única centralizada de la empresa.

De esta forma, cualquier vendedor o cobrador de la empresa puede/debe ingresar los

cheques que haya cobrado a lo largo de la mañana en la caja de cualquier sucursal y lo que cobre
por la tarde puede ingresarlo en el cajero automático, si el banco no está abierto. Igualmente
puede hacer con el metálico.

El único problema a resolver es el del endoso del cheque. Una solución fácil es no endosarlo,
de acuerdo con el banco, y hacerlo sólo en caso de superar el límite del sistema bancario de
truncamiento de cheques o en caso de venir devuelto impagado.

Siempre cabe pedir a nuestro banco que solicite conformidad telefónica vinculante al banco
librado (sujeto a las limitaciones vigentes) para los cheques que sean dudosos.

Las valoraciones de estos cheques ingresados dentro del sistema «volante» no tienen por
qué ser distintas de las normales. Los cheques ingresados lo serán normalmente en la propia
plaza donde estén emitidos, con lo que su valoración normal será:
 si son del propio banco: el mismo día de la entrega

si son de otro banco: segundo día hábil siguiente a la entrega

y como valoración óptima, negociada con el banco:

todos los cheques con valor de un día hábil después de la entrega.

Es posible que, a pesar de esas valoraciones, la fecha contable en la que aparece el ingreso
en cuenta sea posterior a la fecha valor. Los bancos adoptan esta medida por prudencia ante la
posibilidad de impago.

El establecimiento de un sistema de ingreso directo desde el correo al banco, en la línea de

un sistema conocido en América como «lock-box system».

El sistema de «lock-box» admite varias formas, pero destacaré dos variantes que reúnen a
nuestra parecer las dos principales ventajas del mismo:

el «lock-box» manejado por el banco, y

el «lock-box» manejado por la empresa cobradora

Cuando el sistema de «lock-box» (o caja cerrada o caja fuerte) es manejado por el banco, ello
significa que los clientes deben mandar sus cheques directamente al banco que les marca la
empresa, sin pasar por ésta. La dirección de envío puede ser la propia dirección del banco, lo
cual no aconsejo, o mejor un apartado de correos específico que el banco dedique al efecto.
Este sistema tiene la ventaja de ahorrar pasos, y la desventaja de concentrar los ingresos de
cheques en un banco.

Si el sistema es manejado por la empresa, a los clientes se les hará enviar sus cheques a un
apartado de correos de la propia empresa destinado al efecto, de donde serán recogidos cada
mañana por un empleado de la empresa (o quizás de un banco) e ingresados en el banco que
convenga.

En ambos casos suele ser muy positivo que se le remita al cliente un sobre con la dirección
de envío preimpresa, para facilitar la remisión por parte del cliente.
 Las tarifas bancarias estándar aplican a menudo una comisión de cobro al ingreso de
cheques, que es perfectamente negociable, y de hecho no conozco ninguna empresa grande
que la pague.

Con respecto al ingreso de cheques, sugerimos dedicar cierta atención a controlar la hora
de ingreso, a efectos de cómputo de fecha de ingreso y subsiguiente fecha de valoración.
Pregunte y negocie con sus bancos. No es extraño encontrar empresas que, como hábito,
ingresan los cheques a última hora (entre las 13,30 y las 14,00 horas) y el banco les asigna fecha
contable del día siguiente, con la consiguiente pérdida de valor.

Recientemente se ha abierto la posibilidad de integrar el ingreso de cheques vía banca

electrónica, remesando los cheques a través del sistema de comunicación digital que tengamos
con nuestro banco (incluyendo un lector de la banda magnética de los mismos), lo que permite
que los cheques menores de 30.000 euros sean dados por ingresados automáticamente por el
banco, sin tener que desplazarnos a la sucursal, y que baste con llevarlos físicamente al banco
una vez por semana. Este sistema redunda en beneficio del banco (que ahorra costes de proceso
y errores) y del cliente (que evita desplazarse, e incluso puede conseguir condiciones
preferenciales de comisión tanto en el ingreso como en caso de devolución).

El cheque es un medio de cobro poco utilizado en España, aunque muy popular en otros países,
como Francia o Estados Unidos.

b) Metálico

El pago en metálico es un medio de pago universal, que exige la entrega en mano a nuestro
cajero o a un cobrador (que puede ser el propio vendedor). La tendencia universal es a la
reducción de las transacciones en metálico, por incómodas e inseguras. De hecho están
reservadas a algunos sectores, como la distribución al por menor, y a transacciones por debajo
de un determinado importe (que en España podríamos situar alrededor de los 30 euros). El
cobro mediante tarjetas de crédito o débito ha acabado sustituyendo masivamente al dinero en
metálico.

A la hora de agilizar el ingreso del metálico son de aplicación las mismas normas que hemos
comentado para los cheques.

El valor habitual que se asigna al ingreso de metálico es un día hábil siguiente a la entrega
cuando ésta se produce después de las 11:00 horas, o en el mismo día de la entrega cuando ésta
se produce antes de la hora citada.

Con sus bancos puede negociar que se lo pasen a recoger por su domicilio, e incluso algunas
grandes empresas generadoras de metálico (por ejemplo las grandes empresas de distribución)
negocian valor el mismo día obteniendo del banco el mismo trato que el de una de sus
sucursales, y remitiendo el dinero directamente al Banco de España. La recogida a domicilio
tiene que ser para cantidades importantes que compensen al Banco del coste en el que incurren
al tener que mandar un transporte blindado para la recogida de dicho efectivo.

c) Transferencia bancaria

La transferencia es, posiblemente, el medio de pago más perfecto tanto desde el punto de
vista bancario como por su facilidad para su ejecución electrónica. La generalización de los
sistemas de banca electrónica le ha dado un enorme impulso, al menos en el ámbito del B2B
(entre empresas).

Para quien cobra, a veces es difícil seguir el camino bancario de una transferencia. Su cliente
dice que la envió, que la ordenó el día 10, en el banco X, a favor de su cuenta en el banco Y, pero
la transferencia no llega, y cuando lo hace pueden haber pasado varios días, y nadie se
responsabiliza del atraso, ni su banco, ni el banco del cliente, ni el cliente.

La banca electrónica ha venido a simplificar y acelerar el proceso de las transferencias,

haciéndolas más transparentes. Las normas de valoración de las transferencias (según el anexo
IV de la circular 8/90 del Banco de España) es la siguiente:

- procedentes del mismo banco: el mismo día de su orden en la oficina de origen;

- procedentes de otro banco: el segundo día hábil siguiente a su orden en la oficina de
origen. Entre algunas entidades se puede conseguir valor al siguiente día hábil (+1 día)

Para quien paga, utilizar la transferencia supone dos problemas. El primero, evitar el pago de
la comisión que (según tarifas) le querrá cargar el banco. El segundo, aceptar la pérdida de float
que le supone, porque la transferencia, a diferencia del cheque, se carga en valor el mismo día
que se ordena.

No obstante, las transferencias realizadas por Banca electrónica tienen un coste muy bajo, del
orden de 1€, independientemente del importe y, según el concepto de la transferencia, se puede
conseguir coste cero, como es el caso de las transferencias nómina.

d) Recibo o efecto domiciliado

Frente a los anteriores medios de pago, que suponen una orden individual del cliente para
realizar cada pago, éste supone una iniciativa del vendedor. Es el vendedor quien crea un
documento de cobro que presentará al vencimiento al cliente o librado, por vía bancaria.

El documento de cobro puede adoptar tres formas:

 1 - Un efecto en papel timbrado.

Su uso sólo se explica cuando el efecto es aceptado, y se desea que conserve todas las
características de título ejecutivo que le otorga la ley (en España la vigente Ley Cambiaria y del
Cheque). Prácticamente obliga a realizarlo a mano (aunque es posible su emisión mecanizada
en papel timbrado continuo). Supone el engorro del proceso de aceptación por parte del cliente
o librado. Es un sistema que ha quedado relegado a ocasiones muy puntuales (clientes muy
dudosos, importes puntualmente muy altos, renovaciones de deudas...) y a sectores concretos
(como el inmobiliario).

No es razonable que una empresa lo utilice como instrumento de cobro habitual a sus
clientes, sobre todo si mantiene con éstos un negocio continuado, dado el engorro que supone
su manejo y el adelanto de timbres que significa. Y lo que resulta absolutamente absurdo es
girar utilizando efectos timbrados sin presentarlos al acepto, ya que sin la aceptación del cliente
no es título ejecutivo y mantiene todas las restantes desventajas. Algún cliente nos ha dado el
argumento (en nuestra opinión poco firme) de que así conservan la «apariencia» de
ejecutividad. Esta práctica es, actualmente, casi inexistente.

2 - Un recibo en papel emitido por la propia empresa.

Es un procedimiento simple, de fácil tratamiento mecanizado. En su momento fue el más

usado en España, aunque actualmente ha sido sustituido por su versión digital, así como
también se está observando un aumento de la reposición por transferencia, paralelamente al
retroceso en el uso de la financiación vía descuento de efectos, y al auge de los nuevos sistemas
de pago, como el confirming, del que hablaremos más adelante.

Es muy importante un correcto tratamiento de los datos del cliente, y en especial de sus
datos de domiciliación bancaria, para el cargo del efecto en su cuenta en una entidad bancaria.

Cuando estos recibos se descuentan, procede liquidar el timbre correspondiente. Pero no

debe liquidarse el timbre si no hay descuento ni «giro», es decir, si se presentan al cobro en la
misma plaza y en ella posee establecimiento el librador.

El cobro del recibo por parte del banco supone el pago de una comisión. Si descuenta el
efecto, dicha comisión puede quedar «enmascarada» en el conjunto de costes del descuento.

Las comisiones que libremente aplican los bancos llegan a ser del 0,7 % para efectos no
domiciliados y el 0,4 % para efectos domiciliados, pero cabe negociar hasta el máximo del 0,1 %
para domiciliados y el 0,2 % para no domiciliados. La capacidad de negociación del banco
mengua si no posee una red de sucursales suficiente, y ha de pagar los servicios de un
corresponsal.

Si los recibos tienen un nominal muy bajo, cabe que incurran en unas comisiones mínimas:
habitualmente 1,5 euros. Ello lleva, por ejemplo, a un coste relativo del ¡5 %! para un recibo de
30 euros, lo cual sólo puede evitarse por una triple vía: 1º) negociar comisiones más bajas (con
unas compensaciones adecuadas hay empresas que se mueven por los 0,15 euros, pero lo
normal es bajar a los 0,80-0,90 euros por recibos presentados en papel), 2º) tratar de
incrementar la domiciliación, y 3º) presentar los recibos en soporte magnético, en cuyo caso
puede negociarse hasta comisión 0.

3 - Un recibo en soporte electrónico, que el banco carga en la cuenta del cliente.

Esta tercera y última modalidad está reservada a los grandes emisores de recibos periódicos,
como los servicios del agua, gas o electricidad, o las compañías de seguros. Supone la existencia
de una domiciliación genérica del cliente para el pago del recibo, y la entrega por parte del
emisor al banco del cliente (o a la entidad supra bancaria que proporcione el servicio para un
conjunto de bancos o cajas de ahorro) de un fichero con los datos de los recibos remitido en un
diskette, cinta o por línea de comunicación entre ordenadores. A continuación el banco carga
los recibos a sus clientes, y les envía un documento de cargo (que está normalizado) con los
datos del recibo.

Los precios por estos servicios se mueven entre los 0,10 y los 0,30 euros por recibo, sujetos
a otra serie de factores indirectos y compensaciones.

e) Tarjeta de crédito o débito

Las tarjetas en general (a efectos del vendedor no hay gran diferencia en si son de crédito o
débito) están bastante implantadas en España en el uso de los particulares o en las liquidaciones
de gastos de las empresas (viajes, comidas...), pero hasta ahora no se les ha encontrado uso
generalizado en otras facetas. Hemos vivido la posibilidad de su uso para la liquidación de primas
de seguro, pero el coste de cobro ha sido un obstáculo...

Creemos en la extensión del uso de las tarjetas de débito. Por ejemplo, una empresa
alimentaria española está tratando de cobrar los productos que distribuye diariamente a través
del cargo en una tarjeta de débito que poseen la mayoría de sus clientes. Con ello pretende
eliminar el trasiego de cheques y metálico que Si lo rechaza, se comunica al repartidor, que
reclama al día siguiente al cliente. Bonito, ¿no?
 f) Pagaré

Se cobraba mediante pagaré normalmente de grandes empresas industriales. En España es

una modalidad de pago iniciada hace años por Renfe y los históricos fabricantes de automóviles
(Talbot, Seat, Enasa, Ford...), y que luego fueron adoptando otros líderes industriales. Es normal
que lo asuma una empresa con capacidad para imponer su forma de pago, no obstante, es una
fórmula cada día más utilizada por gran cantidad de empresas de todos los tamaños.

Tras la recepción de la mercancía, la empresa compradora emite una nota de abono (sin valor
contable, ya que ha de esperar a nuestra factura para contabilizar y registrar el IVA) y emite un
pagaré cuya fecha de vencimiento debería ser (no siempre lo es) la fecha que corresponda según
las condiciones de pago pactadas.

A la recepción de ese pagaré, el vendedor puede descontarlo o esperar al vencimiento para

presentarlo al cobro. Normalmente están domiciliados en una cuenta bancaria.

Existe una pugna entre los emisores de pagarés que por razones de mayor control y seguridad
los emiten «a la orden», y los vendedores que desearían que fueran «al portador» y «no a la
orden», pues ello les evitaría el pago de timbres al presentarlos al cobro por banco. La solución
más generalizada es emitir los pagarés nominativos y «no a la orden», porque equilibra el control
del cobro que desea el cliente con la inexistencia de timbres para el proveedor.

En determinados casos, algunas empresas, para facilitar la liquidez de sus proveedores, han
consentido, de forma puntual, emitir pagarés nominativos «a la orden», para facilitar que éstos
tengan más posibilidades de descontarlos, al ser mejor valorados por los bancos y tener una
mejor categoría de riesgo que los pagarés «no a la orden».

g) Pagos confirmados

También es una forma de pago implantada por el comprador. En este caso nació de la mano
de los hipermercados y demás grandes empresas de distribución. También se va extendiendo a
clientes más pequeños.

Tras nuestra facturación, supone esperar a que llegue el que va a ser nuestro documento de
cobro. Tiene la ventaja de que normalmente están domiciliados y confirmados (no se puede
decir aceptados en un sentido estricto) con el sello y/o la firma del cliente.
 Como aspectos negativos pueden darse dos: que el recibo tarde en llegar a nuestra tesorería,
con lo que reduce las posibilidades de descuento; o que llegue sin respetar los datos de nuestra
factura (vencimiento más largo, o importe menor por deducción de algún abono o devolución).
En este sentido sugerimos que emita el recibo correspondiente por parte de su propio sistema
de facturación, y lo remita al cliente junto a la factura, con un sello de «modelo para su atento
recibo negociable» o similar. Y, en todo caso, que reclame al cliente en los casos de aplicación
inadecuada de condiciones.

h) Confirming

Ha sido una forma de pago promovida por la banca en su afán de ganar clientes entre los
proveedores de sus propios clientes. También es cierto que encontraron el terreno abonado
porque muchas empresas querían forzar a sus proveedores a que aceptaran cobrar por
reposición (vía cheque o transferencia) pero se encontraban con la resistencia de aquellos a
abandonar la letra o el recibo porque ello les suponía perder una línea de financiación. El
confirming vino a contentar (sobre el papel) a todos: los que pagaban ganaban más control sobre
sus pagos, y los que cobraban conseguían una línea de financiación, del propio banco del cliente,
para los pagos «confirmados».

El mecanismo consiste en que el proveedor cobra cuando el cliente manda un aviso de pago a
su banco, y éste, a su vez, le manda un aviso al proveedor de que su cliente le ha dado orden de
pagarle al vencimiento. El proveedor puede escoger entre esperar a cobrar al vencimiento, fecha
en la cual el banco le remitirá, normalmente por correo, un cheque bancario (y raramente una
transferencia); o puede pedir un anticipo del cobro a dicho banco, el cual le abrirá una cuenta,
en la que le abonará la cantidad a cobrar, previa deducción de un interés.

El cobro, pues, será por cheque bancario (o transferencia), o por abono en cuenta si hay
anticipo.

Los proveedores a los que se quiere pagar por confirming tratan de exigir a sus clientes, como
es lógico, que las condiciones financieras del anticipo sean iguales o mejores que sus condiciones
normales de descuento. Aunque no siempre lo consiguen, en muchos casos prefieren poder
anticiparse que esperar un dilatado plazo de tiempo para cobrar.

Hay que tener en cuenta también que para los proveedores que se acogen a anticipos de
confirming, estos anticipos no consumen riesgo propio en la Central de Información de Riesgos
del Banco de España, la CIRBE, por lo que no aumentan su riesgo bancario declarado. El riesgo
frente al Banco de España es soportado por el comprador, la empresa que paga.
 Para acabar con el confirming, anotemos que los bancos de las empresas que pagan por
confirming les suelen ceder una pequeña parte de las comisiones que el banco les carga a los
proveedores de la empresa que utilizan el confirming para financiarse anticipando el cobro de
las facturas.

i) Factoring

Es un sistema de cobro poco utilizado por el engorro administrativo que comporta. Se utiliza
cuando la empresa que vende tiene un número de clientes muy reducido y la facturación a cada
uno de ellos tiene un peso específico importante en el total de ventas de la empresa. El vendedor
utiliza como instrumento de cobro las propias facturas emitidas, de las cuales cede sus derechos
de cobro al banco, quien le anticipa el dinero descontándole un interés y, posteriormente es el
banco quien cobra del cliente comprador.

El proceso, una vez instaurado, es ágil, pero ponerlo en marcha puede ser lento y farragoso,
ya que tienen que estar de acuerdo las tres partes, vendedor, banco y comprador; el vendedor
tiene que firmar un contrato marco con el banco, el comprador tiene que consentir ese acuerdo
y además los procesos internos de los bancos para controlar la cesión y posterior cobro de cada
factura suelen ser complejos, encareciendo mucho la operación.

Están proliferando, no obstante, compañías específicas de factoring que no son bancos y que
se han especializado en este sistema de cobro. Estas compañías han estandarizado el proceso,
consiguiendo que sea más fluido y menos complejo. Hoy en día incluso muchas entidades
financieras han externalizado el proceso de factoring hacia esas compañías especializadas, en
lugar de realizarlo directamente.

En definitiva, cada instrumento es distinto. Veamos un cuadro simplificado de todos los medios
de cobro, desde la perspectiva del que cobra:
 Tipos de cobro según el canal de cobro

Según los recursos que se movilizan para liquidar la deuda del cliente, cabe distinguir cinco
tipos:

Cobro «pasivo», a la espera de la iniciativa del cliente, que agruparía el cobro al contado, el
cobro por reposición, pagarés, pagos confirmados, etc.

Engloba todo el equipo interno encargado de cobros, desde los cajeros hasta el personal del
departamento de créditos. La clave de su éxito está en negar este término de «pasivo», y
adoptar una actitud activa de control y exigencia educada y planificada frente al cliente para que
pague en el momento que debe.

En este apartado también podemos incluir el caso de clientes que pagan por confirming,
pues dependemos de su puntualidad (y la del banco) a la hora de respetar la fecha de
vencimiento de nuestras facturas.

Cobro mediante cobradores, que visitan al cliente. Ha pasado en pocos años a ser
insignificante. Las empresas han eliminado paulatinamente a sus cobradores y los pocos que
quedan suelen estar a comisión y relegados a deudas «peculiares» (impagados, saldos
pequeños...).

Cobro mediante vendedores. Es un canal de cobro nefasto. El vendedor suele ser un pésimo
cobrador. Se les suele reservar cobros «peculiares» como a los cobradores y si se tienen
cobradores, mejor usar a éstos. Al vendedor se le deben dar los saldos morosos, y seguir el
principio de que una venta no cobrada no devenga comisión y cargarle las comisiones de los
saldos morosos, a la vez que se le pasan para su cobro o justificación.

Cobro mediante entidades bancarias, que utilizan su red de sucursales y el sistema bancario
para presentar al cobro o a la compensación la deuda del cliente con nuestra empresa. A través
de ellas cobramos los efectos, recibos, facturas de tarjetas, etc. Pagamos una comisión por ello.

Cobro por venta del crédito a un tercero. Una compañía de factoring. Ésta se hace cargo del
cobro y nos paga un precio por nuestra deuda, equivalente a su nominal deducida una comisión.
Todavía no está muy extendido en España. Prácticamente sólo lo usan empresas de sectores
específicos con mucho margen.

Desde luego, la forma de cobro teóricamente más barata es la primera, y de hecho se está
extendiendo el cobro por reposición por cheque, al modo anglosajón. Pero el giro por banco,
con iniciativa del vendedor, a vencimiento fijo, sigue siendo el modo de cobro predominante en
España. Hay tres factores clave que aún lo justifican:

- una mayor seguridad de que los clientes pagarán al vencimiento;

- el poder despreocuparse del seguimiento del cobro, quedando a la espera de los
impagados;
- la posibilidad de ceder los efectos al descuento, del que dependen aún muchas empresas
españolas.

Todo ello tiene un coste en forma de comisiones e impuestos indirectos (timbres). Toda
empresa debe cuestionarse periódicamente si le compensa seguir girando o merece la pena
pasar algún cliente de los de pago puntual a reposición.
2.6 - Incidencias de cobro: impagados y morosos

Para el cash management hay una incidencia de cobro desde el momento en que no cobramos
una deuda exactamente el día de su vencimiento. De ahí que se le deba dar al concepto de
impagado un sentido más amplio (y más «duro») del que habitualmente se le da: impagada es
cualquier cuenta que no se liquida el día del vencimiento (aunque se atrase sólo un día). Se deja
el concepto de «moroso» para aquellas cuentas que llevan un período de tiempo sin cobrarse
de más de 90 días, por ejemplo.

Según el medio de cobro utilizado, la forma de generarse el impagado es diversa:

Cheques

Los cheques que deben recibirse en reposición por correo o en mano del cliente, pueden
retrasarse. Ese retraso es una forma de impago, que conlleva un coste financiero para la
empresa, equivalente a los días de atraso, al coste financiero alternativo que se tenga.

Como medidas preventivas de ese impago, sugerimos las siguientes:

- Asegurarse que el cliente sabe que esperamos que nos pague tal día, mediante el envío de
un cheque a una dirección correcta. Observe sus facturas: ¿explican claramente esos
datos? Hemos visto muchas facturas que no indican (o lo hacen de forma poco clara) cómo
la han de pagar y hemos visto muchas empresas que reclaman el cheque desde una
división o sucursal y el cliente lo ha mandado a la central equivocadamente, o viceversa.

- Mandar un aviso al cliente, unos días antes del vencimiento, recordándoselo, (y

aprovechando para recordarle a qué dirección debe remitir el cheque)

- Recordar el coste de cada día de demora en el texto del aviso, y si cabe en la propia factura.

- Fijar una política de cargo de intereses de demora a partir de determinado plazo de atraso
(por ejemplo, 30 días) a un tipo de interés alto.

Como medidas a posteriori:

- Avisar al cliente, a los 7 días del vencimiento sin recibir el pago (tiempo prudencial de
correo), por carta o (para importes superiores a 3.000 euros, por ejemplo) por teléfono.
- Remitir cartas de aviso a los 15 y a los 30 días, en tono creciente de censura de su retraso,
acompañadas de aviso telefónico para importes superiores a una cifra determinada.
 Es obvio que para una correcta gestión del impagado por reposición se hace imprescindible un
sistema de control de las cuentas a cobrar en tiempo real. Multitud de empresas españolas
(algunas muy grandes) no tienen un sistema mecanizado mínimamente válido de «gestión» de
sus cuentas de clientes, y se están enfrentando como pueden al paulatino crecimiento de sus
cobros por reposición.

Cabe recordar aquí, lo mencionado antes en cuanto a la agilidad de proceso de los cheques,
incluso con la adopción de sistemas tipo «lock-box» y si tiene numerosos clientes de reposición
por cheque en una plaza, analice qué le resulta más interesante, que le remitan los cheques a
sus oficinas centrales, o que se ingresen en la plaza, mediante su sucursal, o por un acuerdo del
tipo «lock-box» local con una entidad bancaria.

Por último, recordar también que existe la facilidad de pedir conformidad telefónica vinculante,
a través de su banco, de los cheques a ingresar que le resulten dudosos. Una vez obtenida la
misma, es como si ingresase un cheque conformado o un cheque bancario.

En todo lo que afecta a este apartado, la nueva Ley Cambiaria y del Cheque ha venido a apoyar
la solvencia de los cheques, haciendo un poco más gravosa la extensión de un cheque sin fondos,
y acabando de una vez con el «vicio» de los cheques con fecha aplazada, que era (aún es en
algún caso) una lacra en determinados sectores.

Transferencias

El mecanismo de impago y la forma de afrontarlo son similares a los mencionados para los
cheques personales. Aquí caben dos sugerencias básicas:
 Informar claramente al cliente ordenante de las señas de la entidad financiera a la que
queremos que dirija el pago. No es raro que el cliente reciba la factura y no sepa dónde enviar
la transferencia, con lo que opta o por mandarla a una sucursal de su banco en nuestra plaza
(¡qué horror!) o por detener el proceso de pago hasta que conozca los datos.

Si podemos informarnos de los bancos de nuestro cliente, sería óptimo que le indiquemos el
mismo banco (si tenemos cuenta) o al menos uno «compatible» (del mismo grupo o
corresponsal...).

Insistir si es posible, en que la transferencia sea electrónica, en lugar de telefónica y, desde

luego, no postal. Aunque los gastos hayan de ser a nuestro cargo. Debe pensar que adelantar 3
días (2 en lugar de 5) el cobro de la transferencia es un ahorro superior al coste de hacerla
telefónica.

Efectos

Los efectos no se impagan por retraso sino por no atenderlos a su vencimiento. En dicho caso
retornan al cedente (se «devuelven» y de ahí el término de «devolución»), que los vuelve a
presentar a su cliente, para que le pague el nominal más unos gastos.

El cargo y el cobro de dichos gastos depende de las circunstancias por las que se entiende que
se ha producido el impagado. Si éstas no se deben al cliente, sino a errores o negligencias del
cedente o del banco, no se cargan al cliente. Lo curioso es que siempre los suele pagar el
cedente, a quien los carga el banco, a pesar de que en muchos casos es el banco (o el sistema
bancario que él representa) el responsable del impago, por ejemplo por haber realizado mal la
presentación del efecto. Si se sobrentiende que el cliente ha causado el impago, al no atender
el efecto (lo que es lo más frecuente, aunque algunos aprovechan para echar las culpas a los
bancos o a quien sea), entonces se le deben cargar los gastos de devolución y los intereses de
demora.

Es curioso pero la mayor parte de empresas en las que hemos trabajado no se había hecho
nunca un análisis serio de sus impagados, averiguando entre otras cosas las causas principales
de su aparición. Este tipo de análisis debe hacerse cada seis o doce meses.

Sobre cómo mejorar el proceso de recobro de los efectos impagados, vamos a dar algunas
sugerencias:
 Utilizar bancos con la suficiente capacidad (en cuanto a red de sucursales, medios
informáticos y eficacia) como para informar de los impagados y remitirlos con prontitud.

En cuanto a rapidez en el conocimiento de los impagados, se está viviendo un gran avance

con los nuevos sistemas de banca electrónica, que permiten tener la información al día,
simplemente conectándose informáticamente al banco y, si el efecto no es aceptado, sino un
mero recibo, basta con saber que ha habido un impagado, sin necesidad de tener el documento
físico, para iniciar la labor de recobro (quizás con un nuevo recibo emitido ex profeso).

El plazo que tardan habitualmente los bancos en hacer llegar al cedente los efectos
devueltos oscila entre los 5 y los 25 días (con una media alrededor de los 15 días), siendo muy
diferente según los bancos, los tipos de efecto y las plazas sobre las que están girados. En este
aspecto se ha mejorado sensiblemente respecto a tiempos pasados, en que los impagados
llegaban hasta 30 días, y más, después de su vencimiento (¡con valor de la fecha de
vencimiento!).

Lo que realmente ha causado un gran avance en todo este proceso es la desaparición, en la

mayoría de los casos, salvo si se trata de pagarés o documentos conformados, de la emisión de
papel físico. Las empresas ya no emiten recibos en papel sino que lo hacen telemáticamente y,
su presentación ante quienes los tienen que atender, se hace a través de los canales específicos
que tienen los bancos utilizando las normas establecidas por el Banco de España dentro de lo
que se denominan los Cuadernos CSB o cuadernos del Consejo Superior Bancario, que recogen
la normativa bancaria a seguir en cada caso (gestión de cobro, anticipo de créditos….). Se les
identifica con una numeración (ej. CSB 19, CSB 58, CSB 43….). En ese contexto, de la misma
forma que para presentar un recibo no se necesita un documento físico, ante una devolución
tampoco hay que esperar al documento físico, por lo que la comunicación del impagado puede
llegar a ser muy rápida.

También en ese contexto, hay que tener en cuenta que la Ley de Medios de Pago, para
proteger a las personas o empresas que tienen que realizar pagos frente a prácticas no correctas
de los emisores, aunque la entidad financiera del cliente haya atendido el pago, éste puede
ordenar su devolución dentro de un plazo de 60 días. Por este motivo y para evitar en la medida
de lo posible sorpresas no deseadas, se debe exigir por parte de los proveedores y las entidades
financieras que el cliente firme debidamente las órdenes de domiciliación procedentes, en base
a la cuales las entidades financieras pueden proceder a los cargos sabiendo del consentimiento
de quienes los tienen que atender.

Centralizar el recobro de impagados allí donde se maneja la presentación de remesas (en las
oficinas centrales), que es donde se van a recibir los impagados procedentes de los bancos.
 Un departamento central de cuentas a cobrar debe responsabilizarse de iniciar rápidamente
la gestión de cobro del impagado (con los datos electrónicos, o con la recepción física de los
efectos), y de hacerles un seguimiento continuo, utilizando como canales de cobro los recursos
(humanos y técnicos) de que disponga, tanto en central como en delegaciones.

Es aconsejable que este departamento central haga una gestión inicial de recobro, por ejemplo
remitiendo una tarjeta de aviso a los impagados de importe inferior a 600 euros, y telefoneando
a los de importe superior. Paralelamente se debe analizar la situación de la cuenta del cliente, y
decidir en cuanto a su límite de crédito.

Usar inspectores o cobradores para realizar la función propia de recobro de impagados,

evitando a los vendedores, salvo que a éstos se les carguen ipso facto las comisiones
correspondientes a los impagados, y se les controle rigurosamente el importe y la antigüedad
de los impagados que tengan pendientes de cobro.

Cuando no se posee una red de cobradores o sucursales que puedan asumir la gestión física
del recobro, o en determinadas circunstancias que lo hagan aconsejable, puede ser muy eficaz
girar automáticamente, al recibir el impagado, un nuevo efecto, por el importe impagado, más
gastos e intereses de demora, a 60 días del anterior vencimiento, a la vez que se avisa al cliente
del impago y de la necesidad de hacer frente al nuevo efecto.

Cargar al cliente que ha impagado, con una actitud firme, que debe transmitirse y explicarse
a toda la empresa (vendedores, cobradores, ejecutivos comerciales...), los gastos de impago,
que nadie ha dicho que deban ser exclusivamente los bancarios, y los intereses de demora.

En nuestra opinión, el cargo debe tener efectos penalizadores, y en ese sentido, sugerimos
un cargo que cubra ampliamente los costes reales. Por ejemplo: 1,5 % en concepto de gastos
más un 1 % en concepto de demora (equivalente a 30 días al 12 %). Es decir, un cargo global del
¡2,5 %! Hemos sugerido medidas similares a multitud de empresas y en poco tiempo han notado
un descenso vertiginoso de sus impagados, y es lógico, porque un «mal pagador» pagará los
efectos de aquellos que le penalicen más y dejará de pagar los de aquellos que le den más
facilidades.

De todo lo dicho, lo más importante es llegar al convencimiento (basado en la realidad) de que

la propia empresa no crea impagados (por rotura de stocks, errores en facturación, giros
duplicados...), y a partir de ahí presionar con firmeza a los otros dos posibles causantes:

los bancos, con su ineficacia;

los clientes, que no tienen fondos o aplazan el pago.

 Una medida que hemos sugerido a nuestros clientes en los últimos años, con resultados
espectaculares, ha sido la creación de un documento que llamamos «nota de justificación de
impagado» (y que luego cada cual llama como quiere), que consiste básicamente en: por el
anverso, una factura de liquidación de gastos e intereses por el impago, que acompaña al efecto
y marca el nuevo total a cobrar; en el reverso, una carta dirigida por el cliente a la empresa, en
la que indica, en caso de negarse a pagar, en todo o en parte, los cargos del impago, las razones
que aduce. Esta carta deberá hacerla firmar al cliente el vendedor o cobrador que le presente el
impagado al cobro, y en caso de que se niegue a ello, el propio vendedor o cobrador deberá
firmar dicha carta, a poder ser con las razones de impago que deduzca, con el visto bueno de su
superior.

Cuando el mecanismo entra en funcionamiento, tenemos un instrumento perfecto de control

a cuatro bandas:

- de los clientes, que se sienten más presionados, y les cuesta más dar argumentos falsos.

- de los bancos, ya que al recoger un conjunto de notas en las que los clientes dicen «el
banco tal no me presentó el efecto», podemos presentárselos para discutirlos, y si cabe
cargarles los gastos que nos cobraron;

- de los vendedores/cobradores, que caso de tener la tentación de cobrar gastos y no

liquidarlos a la empresa, se sentirán más controlados; y de creación de una base estadística
de causas de impago, enormemente útil para su reducción.

- Límites del crédito a clientes. El credit manager

- Para conservar a un cliente, en la mayoría de sectores, hay que abrirle un crédito para que
haga sus compras pudiendo aplazar su pago. Pero ese crédito no puede ser ilimitado, ha
de tener un techo, y ese techo está en función de su solvencia.

- Pero la solvencia es un concepto ambiguo que tiene dos caras:

- una, estática: la del patrimonio neto que tiene el cliente para hacer frente a su deuda;

- otra, dinámica: la de sus hábitos morales y su ética comercial.

- conocer bien ambas caras de su solvencia es algo complejo para el proveedor, y a lo que
llega por aproximación, por referencias. Para ello se avanza por tres frentes:
- lo que se puede averiguar de terceros: proveedores, bancos, registros, firmas de
informes comerciales y personales;
 - lo que el propio cliente nos diga;

- lo que se deduzca del comportamiento del cliente con su propia empresa: porcentaje
de impago, retraso medio en reponer, altibajos de compra...

- De una buena labor investigadora y dando valor, sobre todo, a índices indirectos (más
fiables que los directos), se puede deducir un techo fiable, que debe dejar margen a la
labor comercial, sin asumir riesgos excesivos.

- Además de la fijación del techo, la política de crédito debe preocuparse de crear una
sistemática de avisos que se disparen en caso de superar el techo, así como de la forma de
actualización del mismo y de las medidas a tomar en caso de peligro.

- En las pequeñas empresas a menudo no hay recursos organizativos para vigilar día a día
el crédito. Entonces han de recurrir a soluciones ingeniosas. Por ejemplo, hemos visto
empresas que como su margen de beneficio se lo permite, piden a sus clientes que abran
un aval bancario a su favor, y les abonan los gastos del mismo.

- En las grandes empresas es habitual la figura del «credit manager», responsable del
seguimiento del riesgo de clientes y su cancelación. Esta persona o equipo de personas
tienen una información actualizada de las incidencias de cobro, y las persigue de forma
metódica. Asimismo es la unidad encargada de estudiar y asignar (o proponer) los techos
de crédito a los nuevos clientes, así como de actualizar los de los existentes. En algunas
empresas tiene incluso autoridad para cortar el suministro a un cliente moroso.

- Coordinación entre Finanzas y Ventas en la gestión de cobros

- Somos unos convencidos de que en la buena gestión de una empresa lo más importante
no son las medidas concretas de hoy para mañana. Lo más importante son las medidas y
hechos que se producen a veces sin darse cuenta, y que calan en la cultura de esa
organización.

En ese sentido, para una correcta gestión de los cobros y las relaciones financieras con clientes
en general, es esencial que exista una buena coordinación entre las direcciones de finanzas y
ventas, dentro de un ambiente de confianza y comunicación mutua.

Hay múltiples ocasiones de demostrar que ello existe:

al configurar las condiciones de venta;

al definir la política de descuentos por pronto pago;

al plantear los recargos por aplazamientos;

al decidir los intereses de demora;

al estructurar la política de riesgo: techos de crédito, etc.

 Creemos que para facilitar la comunicación, el primer paso podría darlo Finanzas, informando
y formando a Ventas con aspectos de la realidad financiera que les interesa conocer, como por
ejemplo:

- las comisiones de cobro de efectos, las condiciones y requisitos de domiciliación, las

comisiones mínimas y su incidencia sobre las facturas de pequeños importes...;
- los intereses alternativos y el por qué de la política de descuentos o recargos financieros...;
- el coste alternativo del dinero en cada momento, para la empresa, y su impacto por
atrasos y pérdidas de valor...

Ese conocimiento debe llegar a delegaciones, vendedores, repartidores, cobradores... Y como

elemento permanente de coordinación es interesante nombrar un comité de coordinación
Finanzas Ventas, promovido por el cash manager (o tesorero) que revise permanentemente la
fluidez de la relación, y analice los factores relevantes.
 2.10 - Líneas de financiación ligadas a las ventas

El hecho de tener un crédito a nuestro favor, con vencimiento a corto plazo, por una operación
comercial contra una empresa solvente, pone a nuestra disposición la facilidad de que una
entidad financiera nos adelante el importe de ese crédito con la garantía directa o indirecta del
mismo.

Lo ideal para cualquier empresa sería que sus clientes les pagaran al contado, pero
desgraciadamente, en los últimos tiempos, el plazo de cobro de las facturas emitidas se ha
dilatado, posiblemente porque los que tienen que pagar dichas facturas también tardan más en
cobrar de sus propios clientes. Ante esta situación, no queda más remedio que acudir a la
financiación bancaria, y que sean las Entidades Financieras las que nos anticipen estos cobros, a
cambio, lógicamente, del pago de unos intereses cuyos porcentajes también con la crisis se han
incrementado.

La situación económica actual, que ha ocasionado, por un lado, una falta de liquidez en el
sistema y, por otro, unas cuentas de resultados mucho más ajustadas en muchas Sociedades, ha
hecho que el nivel de exigencia de los bancos a la hora de anticipar estos cobros sea muy
superior, hasta el punto de que muchas empresas se encuentran con verdaderos problemas a la
hora de poder movilizar su cartera de clientes. Es por ello que se hace necesario tener
conocimiento de las diferentes posibilidades de anticipos de cobros que existen, en función de
las modalidades de cobro que tengamos establecidas con nuestros clientes y de la solvencia de
los mismos, así como de los costes aproximados que cada una de estas modalidades nos puede
suponer, con el objetivo de solicitar a una entidad financiera aquella modalidad que pueda
resultarle de menor riesgo para ella y de mayor posibilidad de éxito para nuestra empresa a la
hora de conseguir la financiación requerida.

Las principales modalidades de financiación del cobro de nuestros clientes son las cinco
siguientes:

Confirming. Tal como se ha explicado con anterioridad, es una línea de financiación que
ofrecen los clientes a los proveedores, por la que el proveedor se puede anticipar, en el Banco
del Cliente, el importe de las facturas que el cliente le tiene que pagar. Su principal característica
es que el riesgo lo asume el cliente, no los proveedores, por lo que no precisa de estudio de
riesgos y tampoco aparece en la Central de Información de Riesgos del Banco de España, CIRBE,
a nombre del proveedor.
 Factoring. Se trata de la cesión de los derechos de cobro de las facturas a cargo de un cliente
en concreto, o varios, a favor de una Entidad Financiera. El proveedor cede las facturas al Banco,
el Banco le anticipa el cobro de las mismas y el Banco cobra directamente del cliente librado. Si
es un factoring sin recurso, el Banco ya no puede recurrir a su cedente, caso de algún impagado,
y si es un factoring con recurso, el Banco puede reclamar al cliente y al cedente.

Anticipo de facturas. Es una modalidad que se utiliza para aquellas facturas a cargo de clientes
que suelen pagar a un vencimiento determinado vía transferencia. Cada vez más los Bancos
evitan este tipo de operaciones ya que desconfían de la bondad de la factura y de la fecha real
de recepción de la transferencia. Sólo lo aceptarán si se trata de facturas con «toma de razón y
endoso», es decir, con el visto bueno por parte del cliente que tiene que pagar y con un sello
endosando el importe de dicha factura a la Entidad Financiera que la anticipa, y siempre que la
empresa que paga sea de reconocida solvencia y fiabilidad.

Descuento de pagarés. Se trata del tradicional y conocido descuento de papel físico. Es lo que
ha sustituido a las antiguas letras de cambio. Si se trata de pagarés «a la orden» tienen carácter
ejecutivo y se pueden protestar. Si son pagarés «no a la orden» pierden esa fuerza ejecutiva. En
cualquier caso, si el cliente es solvente da muchas garantías de conseguir el descuento.

Descuento de recibos. Es la forma más utilizada a la hora de movilizar la cartera de clientes de

un proveedor. Suelen ser recibos domiciliados en una Entidad Financiera. Ya desde hace unos
años se ha sustituido el descuento de recibos en papel físico por el descuento telemático, es
decir, las empresas hacen la emisión directamente por ordenador que mandan a las centrales
de los Bancos. Sin embargo, en los momentos de crisis, se puede convertir en la modalidad
menos aceptada por la Banca, sobre todo si el proveedor se dirige a una Entidad nueva y que no
le conozcan. Las malas praxis que se han cometido (emisión de recibos no correctos) y la facilidad
en llevar a cabo una devolución (han aumentado el porcentaje de impagados en estas líneas de
descuento) ha derivado en que la Banca rechace esta modalidad o pida a cambio garantías reales
(hipotecarias o pignoraticias) para seguir con las mismas. Obviamente hay excepciones con
empresas con las que tienen dilatada experiencia y que no han registrado incidencias negativas
en estas situaciones de crisis.

Por todo ello, podríamos resumir que, en función de la solvencia de proveedores y clientes,
serán más adecuadas unas modalidades u otras.

Si nuestros clientes son de una dimensión y solvencia económica superior a nuestra empresa
y fácilmente contrastable vía informes, las mejores opciones son:
 Confirming (habrá que proponer a nuestros clientes que lo soliciten).

Factoring.

Anticipos de facturas con toma de razón y endoso.

Descuento de pagarés.

Si nuestra empresa es de solvencia económica muy buena, sin tensiones de liquidez y bajos o
normales índices de endeudamiento, las mejores opciones son:

Anticipo de facturas.

Descuento de recibos.

Para cada una de estas modalidades se suelen aplicar condiciones económicas con algunas
diferencias que, a modo de esquema y a título orientativo, resumimos a continuación: