GERENCIA DE

PROYECTOS PMI
1.FUNDAMENTOS DE LA
GERENCIA DE PROYECTOS

Ing. Juan Carlos Ribero Gómez, PMP

juan.ribero@unimilitar.edu.co
juan.ribero@dataenterprise.com.co
Objetivos
 Proveer a los asistentes de un
lenguaje, marco contextual y
conceptos y criterios básicos
que unifiquen los términos y
criterios de la Gerencia de
Proyectos así como proveer el
lenguaje unificado para los
siguientes capítulos.

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 Contenido (1/2)

a) Introducción e Historia del PMI (Project

Management Institute)
b) Definición de Proyectos, Programas y Portafolios
c) Definición de Gerencia de Proyectos.
d) Relaciones con otros modelos en Gerencia de
Proyectos
e) El contexto de la Gerencia de Proyectos.
f) Fases de un Proyecto.
g) Ciclo de vida de un Proyecto.
h) Interesados (Stakeholders)e Involucrados en el
Proyecto
i) Habilidades claves de la Gerencia en General
3
 Contenido (2/2)

j) La Oficina de Gerencia de Proyectos (PMO: Project

Management Office)
k) PMBOK (Project Management Body Of Knowledge)
l) Factores Ambientales de la Empresa
m) Activos de los Procesos de la Organización
n) Grupos de procesos de Dirección de Proyectos
(Definiciones)
o) Gestiones o Áreas de Conocimiento
p) Lecciones aprendidas
q) Restricciones
r) Riesgos preliminares
s) Línea Base
4
 a). Introducción e Historia del
PMI (Project Management
Institute)
 www.pmi.org
 http://americalatina.pmi.org
 Orígenes
 Asociación Profesional sin fines lucrativos
 Logo:

5
b). Definición de Proyectos,
Programas y Portafolios
 Han existido desde el inicio del mundo.
 Han aportado soluciones en todas las áreas.
 Se han desarrollado buenas prácticas para
lograr el éxito y evitar pérdidas.
 Se ha convertido en una disciplina que
abarca a todas las organizaciones.
 Hay entidades especializadas en recopilar y
fomentar las buenas prácticas en Gerencia
de proyectos.

6
b). Definición de Proyectos,
Programas y Portafolios
Básicamente hay dos mundos de
“proyectos”:
1. Evaluación
2. Administración (Dirección, Gerencia)

 Nota: este curso es para aprender las

buenas prácticas para la
“Administración” de proyectos.

7
 b). Definición de Proyectos,
Programas y Portafolios
 Proyecto: Es un esfuerzo temporal que se lleva
a cabo para crear un producto, servicio o
resultado único
 Programas:Es un grupo de proyectos
relacionados, programas subsidiarios y
actividades de programas, cuya gestión se
realiza de manera coordinada para obtener
beneficios que no se obtendrían si se
gestionaran de forma individual.
 Portafolios: Es una colección de proyectos,
programas, portafolios subsidiarios y
operaciones gestionados como un grupo para
alcanzar objetivos estratégicos..
 NOTA: Los proyectos o programas del
portafolio no necesariamente tienen que ser
interdependientes o estar directamente
relacionados.
8
c). Definición de Gerencia de
Proyectos
 Es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto
para satisfacer los requisitos del proyecto.
 Se logra mediante la aplicación e integración de los
Grupos de Procesos de dirección de proyectos (Inicio,
Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre)
en donde se encuentran inmersas sus gestiones o áreas
de conocimiento.

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d). Relaciones con otros modelos en
Gerencia de Proyectos

 Prince
 Ten Steps
 ISO 21500

10
 e). El contexto de la Gerencia de
Proyectos
 Las organizaciones definen una dirección
estratégica para alcanzar sus objetivos
corporativos.
 Las actividades de la dirección de
proyectos debe estar alineada con la
dirección del negocio a alto nivel; todo el
manejo se hace como un sistema, si algo
se afecta, todo se afecta dentro del
sistema.
 PBO (Project Based Organizations):
consisten en diversas formas de
organización que generan sistemas
temporales para llevar a cabo su trabajo 11
f). Fases de un Proyecto
 Una fase del proyecto es un conjunto de actividades del
proyecto, relacionadas de manera lógica, que termina con la
finalización de uno o mas entregables.
 Un proyecto se puede dividir en cualquier número de fases,
dependiendo de varios factores: tamaño, complejidad,
impacto potencial.
 El cierre de una fase termina con alguna forma de
transferencia o entrega del trabajo como un entregable de la
fase; esto representa un punto puede denominarse revisión
de etapa, hito, revisión de fase, punto de revisión de fase o
punto de cancelación.

Fase 1 Fase 2 Fase 3

12
g). Ciclo de vida de un Proyecto

13
Ciclo de vida del proyecto y grupos
de procesos
 Proyecto de una sola fase

 CONSTRUCCION DE UN CONDOMINIO

15
Proyecto de varias fases fases (Secuenciales,
tres en total)

16
Proyecto de varias fases fases (Superpuestas,
dos en total)

17
h). Interesados (Stakeholders)e
Involucrados en el Proyecto
 Son personas u organizaciones que participan
activamente en el proyecto, o que sus intereses pueden
afectarse positivamente o negativamente por la
ejecución o terminación del proyecto
 Pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los
entregables o miembros del equipo.
 Deben ser identificados plenamente y tenerlos
presente.

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i). Habilidades claves de la Gerencia
en General
 El director de proyecto es la persona asignada para
liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos
del proyecto.
 Competencias: conocimiento, desempeño, actitud.
 Habilidades: comunicación, liderazgo, trabajo en equipo,
motivación, negociación, toma de decisiones, gestión de
conflictos, conocimientos de política y cultura.

19
j). La Oficina de Gerencia de Proyectos (PMO:
Project Management Office)

 Es una área de la organización que estandariza los procesos,

administra información y define la metodología de la
dirección de proyectos.
 Desempeña actividades de consultoría, capacitación,
actualización.
 Puede tener diferentes grados de autoridad y control, lo
cual define tres tipos de estructuras:
A).Apoyo: Control reducido.
B). De control: Control moderado.
METODOLOGÍA

C). Directiva: Control elevado

CONSULTORÍA DOCUMENTACIÓN

PMO

CAPACITACIÓN ACTUALIZACIÓN

20
 j). La Oficina de Gerencia de Proyectos
(PMO: Project Management Office)

 Una empresa sin PMO:

Alta
Dirección

Director del Director del Director del

Proyecto A Proyecto B Proyecto C

21
 j). La Oficina de Gerencia de Proyectos
(PMO: Project Management Office)

 Una empresa con PMO

Alta
Dirección

PMO

Director del Director del Director del

Proyecto A Proyecto B Proyecto C
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 k). PMBOK (Project Management Body Of
Knowledge)
 Versión: 6.
 Capítulos: 13.
 Procesos: Actividades que se realizan para generar un
resultado
 Son 49 (Cuarenta y Nueve) en el PMBOK 6
 5 Grupos de Procesos:
i. Inicio
ii. Planeación
iii. Ejecución
iv. Seguimiento y Control
v. Cierre

PMBOK 6 - Español PMBOK 6 - English

23
 PMBOK (Project Management Body Of
Knowledge)
 Filosofía de los Procesos:
a) Se analiza el resultado esperado
b) Se determinan los insumos necesarios para
producir ese resultado
c) Se determinan las Técnicas y Herramientas que se
deben aplicar a los insumos para generar ese
resultado
 Se debe tener en cuenta la influencia que un
proceso recibe de otros procesos

24
Procesos

Juan Carlos Ribero G.

 l). Factores Ambientales de la Empresa
 Son los elementos que rigen el
comportamiento de la empresa
 Ejemplos: Cultura, Normatividad, Costumbres,
Condiciones del Mercado, Ambiente Político

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m). Activos de los Procesos de la
Organización
 Abarca planes, políticas,
procedimientos, lineamientos
 Pueden ser formales o informales
 Base de conocimiento de la
organización: lecciones aprendidas,
información histórica
 Ejemplos: cronogramas
completados, datos sobre riesgos,
datos sobre valor ganado
 Tiene dos categorías:
A). Procesos y Procedimientos
B). Base corporativa de conocimiento
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Activos de los Procesos de la
Organización: Categorías
A). Procesos y B). Base corporativa de
Procedimientos conocimiento
• Normas, políticas, • Archivos del proyecto:
ciclos estándar de vida líneas base de alcance,
• Lineamientos costo, cronograma,
• Plantillas calidad
• Requisitos de • Información histórica y
comunicación bases de conocimiento
de lecciones aprendidas
• Bases de datos
financieras que incluyen
costos incurridos,
horas de trabajo,
presupuesto
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 n). Grupos de procesos de Dirección de
Proyectos (Definiciones)
Son 5 (cinco) Grupos de Procesos en el PMBOK 6:
1. Inicio: Procesos realizados para definir un nuevo proyecto o nueva
fase de un proyecto existente al obtener la autorización para iniciar
el proyecto o fase.
2. Planificación: Procesos requeridos para establecer el alcance del
proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción requerido
para alcanzar los objetivos propuestos del proyecto.
3. Ejecución: Procesos realizados para completar el trabajo definido
en el plan para la dirección del proyecto a fin de satisfacer los
requisitos del proyecto.
4. Monitoreo y Control: Procesos requeridos para hacer
seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del
proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y
para iniciar los cambios correspondientes.
5. Cierre: Procesos llevados a cabo para completar o cerrar
formalmente el proyecto, fase o contrato.
MONITOREO
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CIERRE
Y CONTROL

29
30
o). Gestiones o Áreas de Conocimientos
 Son los requisitos de conocimientos y actividades para dirigir un
proyecto.
 Son 10 (diez) en el PMBOK 6:
1) Integración (Integration)
2) Alcance (Scope)
3) Cronograma (Schedule)
4) Costos (Cost)
5) Calidad (Quality)
6) Recursos (Resources)
7) Comunicaciones (Communications)
8) Riesgos (Risks)
9) Adquisiciones o Compras (Procurement)
10) Interesados (Stakeholders)

Juan Carlos Ribero G.

o). Gestiones o Áreas de
Conocimientos

32
o). Gestiones o Áreas de
Conocimientos
1. INTEGRACIÓN: Incluye los procesos y actividades
para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar
los diversos procesos y actividades de dirección del
proyecto dentro de los Grupos de Procesos de la
Dirección de Proyectos.

2. ALCANCE: Incluye los procesos requeridos para

garantizar que el proyecto incluye todo el trabajo
requerido y únicamente el trabajo requerido para
completarlo con éxito.

3. CRONOGRAMA: Incluye los procesos requeridos

para administrar la finalización del proyecto a
tiempo.
o). Gestiones o Áreas de
Conocimientos
4. COSTOS: Incluye los procesos involucrados en planificar, estimar,
presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los
gastos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto
aprobado.

5. CALIDAD: Incluye los procesos para incorporar la política de calidad de la

organización en cuanto a la planificación, gestión y control de los requisitos
de calidad del proyecto y el producto, a fin de satisfacer las expectativas de
los interesados.

6. RECURSOS: Incluye los procesos para identificar, adquirir y gestionar los

recursos necesarios para la conclusión exitosa del proyecto.

7. COMUNICACIONES: Incluye los procesos requeridos apra garantizar que

la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento,
recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la
información del proyecto sean oportunos y adecuados.
o). Gestiones o Áreas de
Conocimientos
8. RIESGOS: Incluye los procesos para llevar a cabo la planificación de
la gestión, identificación, análisis, planificación de respuesta,
implementación de respuesta y monitoreo de los riesgos de un
proyecto.

9. ADQUISICIONES: Incluye los procesos necesarios para la compra o

adquisición de los productos, servicios o resultados requeridos por
fuera del equipo del proyecto.

10. INTERESADOS: Incluye los procesos requeridos para identificar a

las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser
afectados por el proyecto, para analizar las expectativas de los
interesados y su impacto en el proyecto, y para desarrollar
estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la participación
eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del
proyecto.
 p). Lecciones aprendidas
 Cuando hay cambios de gerente de proyecto
deben existir vínculos y continuidad entre
ellos, que posibiliten la articulación de los
procesos y la ejecución armoniosa del mismo
 Lo que cada uno ha aprendido debe
convertirse en parte de la memoria colectiva
del desarrollo del proyecto y del equipo,
 Se busca garantizar el alcance establecido
(tiempo, costo y calidad), el cumplimiento de
los objetivos, el entendimiento del entorno y el
mantenimiento de la cultura institucional.
 Se puede aprender tanto de los éxitos como
de los fracasos, de los logros y de los errores.
 A veces se aprende más de los errores que de
los éxitos
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Desarrollo de las lecciones aprendidas

 Consiste en lograr que una información

particular o personal se convierta en una
información general o social por medio de
su organización y difusión.
 La información debe permitir su consulta,
actualización y difusión por diferentes
medios (digital, impresa, voz, video, etc).
 Se convierten en un activo de la
organización y como tal deben ser tratadas.

37
 Algunos lineamientos para
organizar las lecciones aprendidas
Definir: Categorías y Subcategorías, Clase, Perfiles de usuarios,Versión
NOTA: Cada uno de estos items debe documentarse en su definición
Registrar datos como:
 Nombre del Proyecto
 Lugar, Fecha del evento (hora), Nombre y Descripción del evento
 Actores (nombre y cargo)
 Usuario que ingresa o actualiza la información en el sistema
 Causa del Evento
 Solución dada al Evento
 Lección Aprendida (lo que realmente se debió hacer)
 Relación de Anexos
 Observaciones-Notas
 Era o no previsible?
 Impacto en tiempo, costo y alcance
 Área
 Bitácora de eventos
 Recomendaciones

38
q). Restricciones
 Elementos presentes en los proyectos que
generan límites

 Triple Restricción: Alcance, Tiempo, Costo

 Múltiple Restricción: Alcance, Tiempo, Costo,

Calidad, Riesgo, Recursos, Satisfacción del
Cliente

39
r). Riesgos preliminares
 Un Riesgo es un evento que puede ocurrir
 Su efecto puede ser positivo (oportunidad), o
negativo (amenaza)
 Puede ocurrir desde el inicio del proyecto
 Requiere atención y seguimiento permanente

40
s). Línea Base
 Es una versión, un planteamiento oficial de algo.
 La primera línea base se llama “inicial”; es posible
que existan nuevas versiones o nuevos
planteamientos, por lo cual se tendría una nueva
línea base.
 Existe línea base de Alcance, de cronograma, de
costo. Algunos autores hablan de otras líneas base.

41
 Bibliografía
 PMBOK Versión 6 , www.pmi.org
 Imágenes de Microsoft Office y URLs:
 http://www.abast.es/app/uploads/2015/01/img_oficina_de_proyectos_4.jpg
 http://arbo.com.ve/wp-content/uploads/2016/06/gestiondeproyectos.jpg
 http://3.bp.blogspot.com/-
47z2uZKxqSo/U_W2TaJWqVI/AAAAAAAABsk/kMqM_Iil7io/s1600/10.1%2BPlanear%2Ba%2BGest%C3%
A3o%2Bda%2BComunica%C3%A7%C3%A3o-0.jpg
 https://revistaitnow.com/wp-content/uploads/2015/07/shutterstock_193239122-770x769.jpg
 https://encrypted-tbn3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSplTp3QLIgqiHIReO4-
HDavftwFnf3ONXc08e_5BXbNe_ihgXrmw
 https://encrypted-tbn3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcR1R-
S1oKXF3CMRB76hmOjWiSBjMLbnI6iVCMb0XzxPSFT06BI7
 https://encrypted-
tbn2.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSCGSEI2rKdvmK1D61zySCWYEld7l7rDzu4Fq2hcL3sXXI
JLzRIqg
 http://img.freepik.com/free-photo/big-no-waiting-sign_1194-6980.jpg?size=338&ext=jpg
 https://encrypted-
tbn1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcTAFGVTDSEJBO6XaSaSzE9zAlBPu0VqLHMbO34_dB3nM
xQZBSxx
 https://encrypted-tbn1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcTdG-yTn76MaRbDTzaeaBkGsWl-
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