Alumno/a: Daniel Saborido Rodríguez

Centro "M. Lora Tamayo"

18/01/2023
 índice
 NECESIDADES DE CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN
 CONCEPTO DE ARCHIVO
 ARCHIVO DE DOCUMENTOS: CAPTACIÓN, ELABORACIÓN DE DATOS Y SU CUSTODIA
 CLASES DE ARCHIVOS
 ORAGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
 SISTEMA DE ARCHIVO
 FUNCIONAMIENTO HABITUAL DEL ARCHIVO Y NORMAS PRÁCTICAS DE UTILIZACIÓN
 CONTROL DEL ARCHIVO
 CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DOCUMENTAL
 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DE LA DOCUMENTACIÓN
 EL ARCHIVO DIGITAL
 REPRODUCCIÓN Y COTEJO DE LA INFORMACIÓN DE ARCHIVO DOCUMENTAL A DIGITAL
 FORMA DE DIGITALIZAR LOS ARCHIVOS CONVENCIONALES
 PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, BÚSQUEDA, CONSULTA, RECUPERACIÓN, ACTUALIZACIÓN
CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN ARCHIVADA
 TÉCNICAS DE PROTECCIÓN DE ACCESOS PÚBLICOS Y PRIVADOS EN ARCHIVOS
CONVENCIONALES E INFORMÁTICOS
 NORMATIVA VIGENTE DE PROTECCIÓN DE DATOS Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN

18/01/2023
NECESIDADES DE CONSERVAR LA
DOCUMENTACIÓN
 Tres son las razones principales por las que la empresa
debe y tiene que conservar o guardar la
documentación:
 Por el propio interés de la organización.
 Por exigencias legales.
 Documentación e información de carácter histórico para
la empresa.

18/01/2023
CONCEPTO DE ARCHIVO
 Dos significados:
 Conjunto de documentos clasificados y ordenados.
 Espacio físico en que se custodian y conservan los
documentos.
 Finalidad: Las actividades de carácter mercantil precisan de
un soporte documental, porque las empresas en el
transcurso de sus actividades ordinarias emiten y reciben
documentación. El fin del archivo es clasificar y guardar
todos los documentos que la empresa necesita conservar
para su normal funcionamiento, según la legalidad vigente
y su propio criterio.

18/01/2023
ARCHIVO DE DOCUMENTOS: CAPTACIÓN,
ELABORACIÓN DE DATOS Y SU CUSTODIA
 FASES:
 Registro/anotación.
 Clasificación/ordenación.
 Codificación/denominación.
 Tratamiento/manipulación.
 Cálculo/estadística.
 Archivo/custodia.

18/01/2023
Clases de archivos
Por su ubicación
Por su contenido
Central
Público
Descentralizado
Privado
Mixto

CLASIFICACIONES
DE ARCHIVOS

Por la frecuencia de
Por el soporte
su utilización
utilizado
Activo
Papel
Semiactivo
Electrónico
Definitivo

18/01/2023
Clases de archivos
 Por su ubicación: Por su ubicación dentro de la
organización, podemos hablar de:
 Centralizado: Corresponde al archivo que presta servicio
y centraliza todos los documentos de la organización.
 Descentralizado: Cuando cada una de las unidades que
conforman una organización tienen sus propios
archivos.
 Mixto: Son archivos descentralizados con control
central. Cuando la organización posee un archivo central
y varios descentralizados controlados y/o coordinados
bajo las instrucciones y normativa del central.

18/01/2023
Clases de archivos
 Por su contenido: Los archivos según su productor pueden
dividirse en:
 Público. Los que custodian y sirven los documentos,
generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus
competencias, y que tienen a su cargo la gestión documental.
Servirían a todas las empresas e Instituciones del Estado.
Según su actividad pueden ser judiciales, militares,
municipales etc.
 Privado. Aquellos que custodian los documentos generados
por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el
ejercicio de las funciones y actividades que les son propias.
Serían los archivos de empresas, personales (de particulares)
etc. Cómo su propio nombre indica pertenecen al ámbito
privado de empresas y particulares.

18/01/2023
Clases de archivos
 Por la frecuencia de su utilización: Según la frecuencia de la consulta.
 Activo o de gestión. Mientras la utilización de un documento en la empresa es frecuente, se
guarda en el archivo activo. Son aquellos donde los documentos son consultados
frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o
fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a
los cinco años y es consultada más de una vez al mes. Corresponden a los archivos de
gestión.
 Semiactivo. Cuando la documentación sólo es consultada esporádicamente, se extrae del
archivo activo y se guarda en el semiactivo. Son aquellos que conservan los documentos
que han sido retirados del archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal,
operativa o fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones
realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.
 Definitivo. Recibe también el nombre de archivo pasivo o inactivo. En este tipo de archivo
se guarda la documentación que ha cumplido el tiempo de seis años que fija el Código de
Comercio para guardar libros, justificantes, correspondencia, etc. Son aquellos que
conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal según
su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han
cumplido su función o su conservación definitiva. Corresponden a los archivos centrales
y/o intermedios.

18/01/2023
Clases de archivos
 Por el tipo de soporte utilizado:
 La archivística se ha ocupado principalmente de los documentos
manuscritos en papel, ocupándose en menor medida de otras
tipologías documentales. Dado el desarrollo e impacto de las
tecnologías de la información y comunicación en todas las
actividades de las organizaciones y de la Administración
electrónica, se ha ampliado el tipo de documentos que forman parte
de los archivos, complementando los soportes tradicionales y
superando su excepcionalidad.
 Papel.- Es el archivo de documentos textuales, gráficos, imágenes etc, en
formato papel. Son los documentos predominantes en la actividad de la
mayoría de las organizaciones hasta la aparición de otros soportes.
 Electrónico.- El archivo electrónico permite almacenar por medios
electrónicos todos los documentos utilizados por las empresas u
organizaciones, dichos archivos electrónicos, son complementarios y
equivalentes a los archivos convencionales.

18/01/2023
ORAGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
 El grado de utilización
 Activos.
 Semi-activos.
 Inactivos.
 Por el grado de autonomía
 Centralizado
 Descentralizado

18/01/2023
SISTEMA DE ARCHIVO
 Convencionales:
 Carpeta
 Carpeta archivador
 Mobiliario
 Por microfilme
 Informáticos

18/01/2023
FUNCIONAMIENTO HABITUAL DEL ARCHIVO
Y NORMAS PRÁCTICAS DE UTILIZACIÓN
 Comprobar que el recorrido y que la toma de datos ha
finalizado.
 No retrasar el archivo de los documentos.
 Detallar o indicar el tiempo de permanencia de los
documentos.
 No interpretar las reglas dictadas para la gestión u
organización del archivo.
 Si los documentos archivados son extraídos del
archivador, dejar en el espacio físico que ocupaba una
ficha de referencia.
18/01/2023
CONTROL DEL ARCHIVO

Archivo Archivo pasivo o

18/01/2023
CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN
DOCUMENTAL
 La Clasificación Alfabética
 La Clasificación Numérica
 El Empleo de Colores
 El Procedimiento de la Cifra Terminal
 Clasificación Geográfica
 Clasificación Temática
 Clasificación Decimal
 Clasificación Cronológica

18/01/2023
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y
DE LA DOCUMENTACIÓN
 La Dirección General de la empresa será la que
establezca los controles y filtros de acceso.
 El control de acceso, aumentara y disminuirá a medida
que su contenido sea más o menos relevante.

18/01/2023
 EL ARCHIVO DIGITAL
Ventajas Desventajas
 Ahorro de espacio.  Que durante el proceso de separación
y regrabación, puede ser fácilmente
 Agilidad en la gestión. manipulado, y poco fiable la
 Reproducción fiable autenticidad de las copias.
 Inmediata recuperación.  El rápido desfase de los soportes
magnéticos y ópticos, que necesitan de
 Preservación del documento (como transporte a otros soportes más
histórico) actuales, que garanticen su
conservación y posterior utilización.
 Seguridad jerarquizada mediante claves Es una desventaja: la autenticidad,
de acceso a los diferentes usuarios. frente a los métodos tradicionales que
 Agilización de trámites y de la actividad son: preservación, organización y
acceso.
de la empresa.  Por eso se requieren métodos de
 Recuperación del documento, del medio control que garanticen la integridad
original por el que fue registrado. física y lógica. Copias de seguridad y
almacenes diferentes de los depósitos.

18/01/2023
REPRODUCCIÓN Y COTEJO DE LA INFORMACIÓN
DE ARCHIVO DOCUMENTAL A DIGITAL
 Hace más óptimo el almacenamiento y recuperación de
documentos.
 Establece mayor agilidad en la búsqueda de los mismos.
 Comparte distintas aplicaciones para los documentos, si estas
son requeridas, evitando la duplicidad de los mismos.
 Dispone de acceso a la información desde un punto único.
 Controla el estado la ubicación de cada uno de los documentos.
 Facilita la labor archivística y la clasificación de los documentos.
 Aumenta la integridad y la seguridad de los documentos
accediendo a ellos a través de su forma digital.
 Otorga un mínimo de error para la información que no ha sido
estructurada.

18/01/2023
 FORMA DE DIGITALIZAR LOS ARCHIVOS
CONVENCIONALES
Manualmente Medios electrónicos

18/01/2023
PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, BÚSQUEDA, CONSULTA,
RECUPERACIÓN, ACTUALIZACIÓN CONSERVACIÓN Y
CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN ARCHIVADA
 Habitación que albergue el archivo requisitos:
 Debe de estar custodiada por sistemas de seguridad y
puertas ignifugas, de las que sólo posean llave los
administradores.
 Debe ser estanca, sin materiales inflamables.
 Debe ventilarse una vez a la semana.
 Se debe preservar el orden y la limpieza.
 Se prohíbe, fumar, comer y beber.

18/01/2023
TÉCNICAS DE PROTECCIÓN DE ACCESOS PÚBLICOS Y
PRIVADOS EN ARCHIVOS CONVENCIONALES E
INFORMÁTICOS
 Las medidas de Seguridad que una empresa ha de adoptar
son las siguientes:
 Guardar duplicados en lugares separados. Los cajones,
escritorios y taquillas deben estar provistos de llave.
 Utilizar cajas de seguridad.
 Utilizar cajas de seguridad en bancos para escrituras,
contratos, fórmulas, etc.
 Guardar los documentos en almacenes especiales con
garantías antiincendios u otros siniestros.
 Establecer claves que bloqueen el acceso a la memoria del
ordenador.
 Destruir la documentación obsoleta en filamentos o en forma
de pulpa.

18/01/2023
 TÉCNICAS DE PROTECCIÓN DE ACCESOS PÚBLICOS Y
PRIVADOS EN ARCHIVOS CONVENCIONALES E
INFORMÁTICOS

18/01/2023
TÉCNICAS DE PROTECCIÓN DE ACCESOS PÚBLICOS Y
PRIVADOS EN ARCHIVOS CONVENCIONALES E
INFORMÁTICOS
 Las medidas de Control en el Acceso a los Datos:
 Que se acceda a los datos a través de Formularios.
 Los datos importantes requerirán contraseña de acceso,
estos accesos tendrán diferentes privilegios, según el
usuario que lo realice.
 Utilización de tarjetas electrónicas.
 Huella dactilar.
 Escáner de retina…

18/01/2023
NORMATIVA VIGENTE DE PROTECCIÓN DE DATOS
Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
 Toda la Ley de Protección de datos se basa en los
siguientes preceptos básicos:
 Desarrollo del Artículo 18.4 de la Constitución: “La ley
limitará el uso de la informática para garantizar el honor,
la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el
pleno ejercicio de los derechos”.
 Garantizar al tiempo y al espacio como salvaguarda de la
privacidad personal.
 Garantizar que la informática no redunde en perjuicio
para las personas, ya que objetivamente la potencialidad
puede interferir de forma muy acusada.

18/01/2023
18/01/2023