Gestión y Logística Del Mantenimiento de Vehículos

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Procesos de reparación

Gestión y Logística del Mantenimiento de Vehículos


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Gestión y Logística del Mantenimiento de Vehículos / UT 2. GESTIÓN DE LOS RECURSOS TÉCNICOS Y HUMANOS

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1. Procesos de reparación

1. Procesos de reparación
IMPLANTACIÓN DE UN PROTOCOLO PARA GESTIONAR LAS OR        

HOJAS DE TRABAJO: TOMA DE DATOS    

El recepcionista debe conocer bien la política de la empresa para la que trabaja, ya que cada marca tiene unas pautas a seguir tanto en la
recepción cara a cara con el cliente como por vía telefónica.

Protocolo de la toma de datos

En primer lugar se ha de solicitar del cliente toda la información necesaria para poder contactar con él, es decir, nombre, NIF, domicilio,
localidad, código postal, teléfono, correo  electrónico, etc. Además es necesario todos los datos de identificación del vehículo, matrícula, marca,
modelo, versión, color, número de bastidor, número de póliza (en caso de que el  seguro cubra la reparación), etc.

Los datos del cliente y del vehículo quedarán registrados con la conformidad del cliente en un documento denominado “Resguardo de Depósito”.
Este documento incluirá en el anverso  las condiciones generales de la reparación que acepta el cliente y que se encuentran legisladas.

En el resguardo de depósito deberán constar, además de los datos de identificación del cliente y del vehículo, los siguientes :

- El número del taller en el Registro Industrial, así como su identificación fiscal y la dirección de su localización.

- Indicación de si el depósito del vehículo se efectúa para la confección del presupuesto o para la reparación del vehículo.

- Descripción de la reparación y/o servicio a prestar con sus importes, si fueran ya conocidos, en el caso de que el vehículo se entregue para
reparación.

- Coste de elaboración del presupuesto, cuando el depósito del vehículo se realice para tal fin.

- Fecha prevista de entrega, bien del presupuesto solicitado, bien del vehículo reparado.

- Fecha y firma del prestador del servicio. 

- Posibles gastos de estancia por días, si procede.

La presentación del resguardo de depósito será necesaria tanto para la recogida del presupuesto como para la retirada del vehículo, debiendo
quedar el mismo en poder del cliente. En caso de pérdida, la persona usuaria deberá identificarse ante el taller.

Base de datos de clientes

La información que nos da el cliente, además de ser importante para poder comunicarnos con él, no servirá para elaborar:

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- Planificación diaria, mensual y anual

- Campañas

- Estudios de investigación de mercado

- Comercial: mailings, marketing, etc.

Las bases de datos deben ser intuitivas, dinámicas y de fácil actualización, deben estar relacionadas, y debe poder filtrar los resultados por
distintos tipos de conceptos. 

Estas bases de datos pueden ser generalistas: SQL,MySql, MS Access o Libreoffice Base, etc., que son de bajo precio o gratuitos pero necesitan
de conocimientos informáticos en diseño  de base de datos, o pueden ser específicas del sector: AdtallerWin, Pamotaller, TreySAT, SGtaller,
Cactus Taller, etc., ya desarrolladas pero mucho más caras.

TIPOS DE ORDENES DE REPARACIÓN  

Con cargo a garantía

Si el cargo lo efectúa el taller directamente al fabricante, en el caso de talleres oficiales para vehículos nuevos durante los dos primeros años.

Con cargo a clientes

Cuando ha finalizado el periodo de garantía o se estropean elementos que no están sujetos a ella.

DISTRIBUCIÓN DE CARGAS DE TRABAJO    

De una eficaz planificación depende el buen funcionamiento de un taller.

Recepción-reparación de vehículos y su relación con la admisión de nuevos vehículos

La concentración temporal de vehículos en recepción ha de ser la mínima posible para evitar taponar la entrada y salida de los vehículos, por lo
que en muchos talleres se designa una  persona para el control de los vehículos a la entrada y a la salida.

Es importante llevar un control de los vehículos que van a entrar al taller durante el día (considerando clientes esporádicos) y realizar una
previsión aproximada del tiempo que van a  estar con él, con el fin de evitar la acumulación de vehículos que podrían llegar a colapsar el taller.

Itinerario de la orden de reparación

Junto con el resguardo de depósito se suele generar la orden de reparación y el presupuesto. Para efectuar la orden de reparación se hará lo
siguiente:

- Inspección de la hoja de revisión del vehículo

- Pedir los recambios necesarios del vehículo

- Preparar el puesto de trabajo

- Revisar los detalles técnicos de la reparación

- Inicio de la reparación, intentando cumplir los baremos de tiempos, siempre que sea una OR cerrada 

- Fin de la revisión, entregando una hoja de trabajo o mediante sistema informático.

Particularidades de la reparación

Aplazamiento de los trabajos. En el caso de espera por un recambio, por rotura de una herramienta o cualquier otro motivo, lo que provoca
un trabajo no facturado.

Condiciones físicas del trabajo. Para mejorar la eficiencia de un trabajo, es decir, disminuir el tiempo de realización del mismo, son muy
importantes que las condiciones de seguridad, iluminación, orden y limpieza, ventilación, humedad y temperatura sean las idóneas. Además,
como los trabajadores no son máquinas, van disminuyendo su rendimiento a lo largo del día, por lo que se cifra el grado de aprovechamiento
del trabajador en un 85% de media. Por otro lado, algunos trabajos requieren la ayuda de otro trabajador, por lo que se deberá considerar a la
hora de hacer el planning.

Precisión de las informaciones dadas a los clientes. Se debe explicar los detalles de la reparación con un lenguaje que sea exacto pero
entendible por el cliente y sin entrar en detalles  que no aportan nada y que pueden ir en nuestra contra, como problemas surgidos durante la
reparación.

CARGAS DE TRABAJO. TIPOS Y DOCUMENTOS 

La carga de trabajo que es la cantidad de trabajo disponible, se debe equilibrar con la capacidad de producción, teniendo en cuenta los tiempos
de baremación. La carga de trabajo se encuentra reflejada en las órdenes de reparación (OR) cerradas (presupuestadas) o abiertas (por
determinar el coste total). Existen los distintos tipos:
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Ejecución: carga o cantidad de trabajo iniciado a partir de las órdenes de reparación

Prevista: carga de las citas programadas, donde no está asegurada su realización.

Estimada: carga que tiene un tiempo de realización establecido

Planificada: cantidad de trabajo a realizar en una fecha próxima

Bloqueada: trabajo paralizado por falta de conformidad por parte del cliente o recambios para realizar la tarea

Reservada: porcentaje de la capacidad de producción reservada a la realización de trabajos urgentes no previstos y para clientes fuera de
previsión o esporádicos

Adelantada o en retraso: trabajo realizado de más o de menos en un espacio de tiempo

Última modificación: miércoles, 12 de octubre de 2022, 15:30

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2. Distribución de cargas de trabajo

2. Distribución de cargas de trabajo


CONSIDERACIONES DE LOS PLANES DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO

Determinación de prioridad de las actuaciones

Debido a la falta de espacio en un taller, se dará prioridad a aquellos trabajos que puedan ser empezados y terminados el mismo día, mientras se
esperan los trabajos que necesitan dedicarle más tiempo y medios.

Asignación del trabajo a cada trabajador

Mediante un planning en función de la disponibilidad horaria de cada operario, así como de su capacitación, experiencia, categoría y
disponibilidad de equipos.

Secuencia de la utilización de equipos e instalaciones de uso común

Se evitará en la medida de lo posible las esperas en el uso de equipos comunes para no generar horas improductivas.

Control de tiempos productivos e improductivos

De todas las horas anuales retribuidas al trabajador una parte son horas de ausencia por diversos motivos, y de la horas de presencia solo una
parte son productivas.

Estudio de los datos de recepción-reparación de vehículos y su relación con la capacidad productiva del taller.

CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA DE LAS CARGAS DE TRABAJO

Generación de gráficos de control de la carga de trabajo

Se realizan gráficos (diagramas de Gantt) que permitan visualizar la relación existente entre la capacidad de producción y la carga de trabajo del
taller.

Confección del planning

Para realizar el planning primero se comienza anotando en una hoja de citas, los vehículos que han pedido hora para realizar las tareas de
mantenimiento y reparación.

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Una vez obtenido el planning de trabajo diario o semanal y a partir del tiempo de la baremación de las órdenes de reparación, se ajustará la
capacidad productiva del taller a la carga de trabajo del mismo, de manera que se produzcan el menor número posible de solapamiento entre
zonas de trabajo, evitando así los tiempos muertos, esperas, etc.

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Si se tiene claras las horas de OR, se anotan en una hoja de citas similar a la tabla anterior.

Al rellenar las casillas de tiempo de las OR hay que considerar la carga de trabajo (vigilando la acumulada) y la capacidad de producción que debe
ajustarse al plazo de entrega acordado.

Para ir ajustando la carga de trabajo se emplean las hojas de citas en combinación con los diagramas de Gantt.

Es importante ir anulando las citas de clientes que no han aparecido e ir actualizando la hoja de cálculo para hacer más real y homogénea la
distribución de las cargas. También se deben dejar horas en la distribución horaria para clientes esporádicos y para posibles retrasos, por otro
lado se deben evitar concertar citas en las últimas horas.

También se pueden realizar planning de diagramas de barras, donde se contabilicen las horas de trabajo por día y se comparen con las facturadas.

No se debe olvidar el marcaje de tiempo de los operarios donde se debe generar una hoja de cálculo con las horas de entrada y salida del taller,
como la hora de comienzo y finalización de la OR para calcular la productividad y la eficiencia.

Programación de cómo y cuando se van a realizar los trabajos

A partir del planning podemos determinar quién realizará el trabajo, cuando lo empezará y cuando lo terminará, ajustando los trabajos según
habilidad, es importante dejar un 20% de las horas del trabajador para trabajos esporádicos, para repetición de tareas que no han sido bien
ejecutadas, etc.

Seguimiento e introducción de las modificaciones necesarias a lo largo del proceso

El planning no es un elemento fijo, es necesario un seguimiento continuo de los procesos del taller para optimizar al máximo la productividad de
éste, reajustando las actividades programadas, anulando citas, etc.

Funciones más significativas que debe realizar la persona que planifica

Equilibrar la carga de trabajo y la capacidad de producción, según el número, características y estado de los trabajadores. Ha de tener un control
periódico del planning y realizar una modificación del mismo al tiempo que detecte una desviación. 

Control sobre la carga del taller

Se trata de mantener un equilibrio entre la carga de trabajo y la capacidad de producción del taller de tal modo que los plazos de entrega no se
alarguen en exceso al tiempo que los operarios no estén sin producir.

Fijación de plazos de entrega

Es necesario conocer los diferentes factores (baremos, estado de los recambios, número de mano de obra directa, etc) para determinar un plazo
de entrega lo más ajustado posible a la realidad.

Planificación de operaciones

Es importante a la hora de repartir las cargas de trabajo, disponer de la máxima información posible, de esta forma podremos distribuir los
trabajos según las necesidades de un modo eficaz.

Control periódico de las operaciones

Es necesario para readaptar el planning, ya sea para adelantar trabajos o dar entrada a una nueva OR. Los operarios nos deben informar de las
posibles anomalías que tengan los procesos.

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Acciones correctoras en la planificación cuando se presentan desviaciones

Para poder atender a posibles imprevistos que puedan surgir, al organizar la carga de trabajo hay que dejar un margen que permita cubrir estas
necesidades. Por ello al realizar el planning de carga de trabajo se dejan unas horas sin cubrir.

Última modificación: domingo, 2 de octubre de 2022, 13:22

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3. Mantenimiento de maquinaria e instalaciones

3. Mantenimiento de maquinaria e instalaciones


CLASES DE MANTENIMIENTO: PREDICTIVO, CORRECTIVO Y PREVENTIVO
Mantenimiento preventivo

Se hace en función de la probabilidad de que un elemento pueda fallar por desgaste o uso, anticipándose a dicha anomalía.

Mantenimiento predictivo

Consiste en anticiparse a un futuro mediante la lectura de datos o parámetros, de forma que podemos adelantarnos a una avería realizando a su
vez un mantenimiento preventivo.

Mantenimiento correctivo

Se realiza cuando el elemento ha fallado y consiste en reparar o sustituir el componente.

Plan de mantenimiento recomendado por el fabricante

Para evitar situaciones de mantenimiento correctivo, los fabricantes determinan mediante sus estudios, cuáles son los elementos a sustituir dentro
de unos intervalos de revisión, prefiriendo así aplicar mantenimientos predictivos o preventivos.

En empresas que disponen de gran cantidad de vehículos, es necesario realizar unos planes de mantenimiento periódico de los mismos.

Los listados más comunes de mantenimiento de la maquinaria e instalaciones son:

Listados de maquinaria con mantenimiento externo


Listados de maquinaria con mantenimiento interno
Listado de mantenimiento de las instalaciones fijas: equipos de diagnosis, equipos de carrocería y pintura, elevadores, analizador de gases,
estación preITV, etc.
Listado de máquinas herramientas

Consideraciones a tener en cuenta en el mantenimiento de la maquinaria:

Para cualquier trabajo de mantenimiento es necesario la utilización del manual técnico del fabricante.
La periodicidad del mantenimiento va indicada en horas de trabajo, por lo que se debe hacer una estimación aproximada de ésta.
Se debe definir dentro de la planificación semanal, qué operarios van a realizar el mantenimiento de los equipos e instalaciones.
Se debe planificar la utilización de máquinas-herramientas así como de los recambios.
Control de los registros de mantenimiento tanto propio como los que realiza la empresa subcontratada.
Estudio de las disfunciones más comunes de la maquinaria.
Estudio de los errores cometidos durante el mantenimiento de los equipos.

Última modificación: domingo, 9 de octubre de 2022, 16:49

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