Procedimiento de Despacho de Mercancia

DROGUERIA Código del Documento: ALM-PR-002
Fecha de elaboración: 15/10/2004

QUIMICA
CONSOLIDADA C.A. Procedimiento: Despacho de Mercancías.
1.- Objetivo
Despachar mercancías en el almacén y en el destino para el desarrollo seguro y conforme

en cuanto a calidad y cantidad de los productos requeridos por los clientes.
2.- Alcance
Este procedimiento abarca desde el momento en que la Gerencia de Administración emite

la Factura de Venta de Mercancía hasta que la misma es recibida por el cliente.
3.- Definiciones
Almacén: Lugar donde se guardan, custodian, y Conservan mercancías e insumos.
Especificaciones: descripción de cada una de las características que constituyen la

calidad y legalidad del producto o de cada uno de sus componentes.
Rack: estante de metal utilizado para el almacenamiento de productos diversos en

Droguería Química Consolidada DROQUIMCO C.A., existirán tres (3) tipos de
Racks, identificados por color (ver plano de Almacén), dicho color denotara la
peligrosidad y demás atributos (presentación y Costo) que deberán contemplarse al
momento de ubicar un producto.
Despacho: operación que se efectúa cuando las mercancías e insumos son

entregadas al cliente.
4.- Responsables
Gerente General:
1. Analizar y decidir las condiciones y/o medidas que serán tomadas en caso
que el cliente rechace un determinado pedido.
2. Auditar y evaluar periódicamente, todas las operaciones inherentes a la
Gerencia de Operaciones.
Gerente de operaciones:
1. Garantizar el cumplimiento cabal de las normas y lineamientos mencionados
en el presente procedimiento.
2. Coordinar y ejecutar las actualizaciones y modificaciones necesarias y
pertinentes a este procedimiento, respetando en todas sus fases lo
establecido en el Procedimiento “Control de Documentos”( GGO-PR-001).
3. Cumplir y hacer cumplir las normas de Seguridad Industrial Vigentes.
4. Auditar y evaluar periódicamente, todas las operaciones de despacho de
mercancías e insumos.
5. Garantizar la conservación y resguardo de los registros que evidencian la
ejecución de las actividades descritas en este documento.
6. Garantizar la conservación y buen estado de los productos hasta su destino
final.
Coordinador de Almacén:
1. Coordinar las actividades inherentes al despacho de mercancías y notificar
al gerente de operaciones cualquier irregularidad suscitada en este proceso.
2. Realizar los respectivos ajustes de faltante o sobrante de mercancía en el
sistema por concepto de otros movimientos (Donaciones, bonificaciones por
parte de los proveedores, etc).
Coordinador de Logística:
1. Coordinar las actividades inherentes al despacho de mercancías (trasporte,
traslado, prioridad en la entrega, etc), conforme el estimado de los
despachos de los proveedores y notificar al gerente de operaciones
cualquier irregularidad suscitada en este proceso.
Almacenista:
1. Ubicar en los Racks los productos que serán despachados.
2. Preparar los productos que serán despachados en formas de empaque
seguras sin alterar sus empaques originales ni alterar sus condiciones de
almacenamiento (Temperatura, posición, Almacenaje Vertical).
3. Mantener ordenados los montacargas y demás implementos de almacén en
sus áreas respectivas.
5.- Normas del Procedimiento
5.1.- Normas para el despacho de Mercancías:

1. Todas las mercancías despachadas en almacén deben permanecer en el área
de “Control de Recepción y Despacho”, mientras se determina se cargan las
unidades de transporte evitando así ingresos descontrolados a las áreas de
almacenamiento.
2. Si la mercancía será retirada en los almacenes, el transportista o
representante de la empresa deberá llevar la orden de compra original y una
autorización de retiro de la misma.
3. Droguería Química Consolidada DROQUIMCO C.A., se hace responsable
de la mercancía despachada hasta el momento que el cliente sella la factura
y la nota de entrega como recibida.
4. Droguería Química Consolidada DROQUIMCO C.A., pierde su
responsabilidad sobre la mercancía si los pedidos son retirados en sus
almacenes, quedando entendido que la mercancía fue recibida de
conformidad con lo requerido por el cliente.
5. La zona de “Control de Recepción y Despacho”, debe mantenerse limpia y
condiciones de higiene acordes con las actividades que hay se desarrollan.
5.2.- Normas del Almacén de mercancías e insumos:

1. Los Racks de almacenamiento de mercancías e insumos se deben mantener
identificados, a fin de llevar un adecuado control y resguardo de los mismos
y ubicar fácilmente cualquier material requerido.
2. El montacargas solo podrá permanecer fuera del área indicada para su
permanencia solo cuando el mismo se encuentro realizando alguna tarea.
3. Todo el almacén debe permanecer limpio, ordenado y seco como medidas
de higiene y seguridad
4. No se podrá llevar a cabo ninguna recepción o despacho en condiciones
inseguras tanto para el personal como para la mercancía.
6.- Pasos del Procedimiento.
Responsable Actividad
Gerente de Administración 1. Envía la Factura de venta original y tres copias al
Coordinador de Almacén.
Coordinador de Almacén 2. Recibe la Factura de venta original y tres copias
emitidas por la gerencia de administración.
3. Emite la nota de entrega del material.
4. Remite la nota de entrega al almacenista.
Almacenista 5. Ubica la mercancía en el almacén y la coloca en el
área de “Control de Recepción y Despacho”.
Coordinador de Almacén 6. Verifica el material localizado en el área de
“Control de Recepción y Despacho”, contra lo
establecido en la nota de entrega.
7. Ordena la carga de la unidad de trasporte que
realizara el despacho. (Si la unidad pertenece al
cliente, el individuo que retira el material debe
firmar y sellar las facturas y las notas de entrega
en señal de recepción conforme de su pedido)
Transportista 8. Carga el material en la unidad, y procede a
entregar al cliente la mercancía.
9. A su regreso entrega al coordinador de almacén
las facturas y las notas de entrega firmadas y
selladas por el cliente en señal de recepción
conforme de su pedido,
Coordinador de Almacén 10. Recibe la documentación entregada por el
transportista y remite dos copias de la factura a la
gerencia de operaciones.
11. Archiva adecuadamente la copia de la factura que
le pertenece junto con la nota de entrega.
Elaborado por: Jose R. Arcilagos

Ultima Modificación: 15/10/2004

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Despachar mercancías en el almacén y en el destino para el desarrollo seguro y conforme

Este procedimiento abarca desde el momento en que la Gerencia de Administración emite

Almacén: Lugar donde se guardan, custodian, y Conservan mercancías e insumos.

Especificaciones: descripción de cada una de las características que constituyen la

Rack: estante de metal utilizado para el almacenamiento de productos diversos en

Despacho: operación que se efectúa cuando las mercancías e insumos son

5.- Normas del Procedimiento

5.1.- Normas para el despacho de Mercancías:

5.2.- Normas del Almacén de mercancías e insumos:

6.- Pasos del Procedimiento.

Elaborado por: Jose R. Arcilagos

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