PRESUPUESTO EMPRESARIAL

MODULO I: PRESUPUESTO EMPRESARIAL COMO INSTRUMENTO DE DIRECCION

1. RESEÑA HISTORICA DEL PRESUPUESTO EMPRESARIAL
La historia y el origen de los presupuestos se remonta al inicio de los tiempos, por lo que estamos
ante una herramienta ya usada en tiempos pasados para una misma función, o funciones similares,
por otras culturas.
Los egipcios, por ejemplo, estimaban la producción de sus cosechas de trigo, siendo su objetivo el
de prevenir años de escasez. Los romanos, de la misma forma que los egipcios, estimaban la
capacidad de pago de los pueblos conquistados, pudiendo así calcular el tributo correspondiente
que, posteriormente, financiaría el imperio.
El presupuesto, como herramienta de planificación y control, tuvo su origen en el sector público a
finales del siglo XVIII. En este sentido, cuando el Parlamento británico elaboraba los planes de
gastos del reino, dándose pautas para su ejecución y control. No obstante, existen autores como
Vlaemminck, que en sus estudios resaltan el uso de presupuestos en periodos anteriores.
En el caso de Vlaemminck, este menciona, en su obra Historia y doctrinas de la contabilidad, los
registros de los Massari de Génova, de 1340.
Tras la Primera Guerra Mundial, en 1912, el control presupuestario en la empresa gana relevancia.
Mientras que en el sector publico se llega a aprobar, incluso, una Ley de presupuesto nacional.
En 1928, la Westinghouse, empresa eléctrica estadounidense, comienza a usar presupuestos,
generando grandes avances que, posteriormente, replicarían otras compañías. En 1930, en el
entorno gubernamental y del sector público, se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional
de Control Presupuestal, en el que se definen los principios básicos del sistema.
Hoy, el presupuesto es una herramienta cotidiana, la cual se usa en innumerables contextos.
2. DEFINICION DE PRESUPUESTO EMPRESARIAL
El presupuesto de una empresa es una planeación que analiza el proceso productivo y financiero de
un negocio. Está enfocado en calcular las entradas y salidas de los recursos económicos durante el
desarrollo y venta de un producto o servicio. Incluye el tiempo, lugar, personal, maquinaria, materia
prima y otros factores.
Un presupuesto es la guía para marcar las pautas del proceso productivo de una empresa. Su
principal objetivo es contemplar todos los recursos que están a tu disposición para asignarlos a las
diferentes áreas de tu organización, con el fin último de aumentar las ganancias y disminuir las
pérdidas.
Analiza con sumo detalle las entradas, tales como ventas registradas, inversiones, franquicias y
demás. Asimismo, registra las salidas que incluyen: costos de producción, costos de distribución o
de envío, compras a proveedores, mantenimiento, sueldos, pagos por comisiones, renta del local y
gastos generales de la empresa por servicios: energía eléctrica, gas, internet, agua, etc.
Un presupuesto, en economía, hace referencia a la cantidad de dinero que se necesita para hacer
frente a cierto número de gastos necesarios para acometer un proyecto. De tal manera, se puede
definir como una cifra anticipada que estima el coste que va a suponer la realización de dicho
objetivo.
Entre las características que debe presentar todo presupuesto, podemos destacar las siguientes:
Un presupuesto es, en esencia, una estimación del coste que supondrá llevar a cabo un proyecto.
En este sentido, el presupuesto tiene en cuenta todos los ingresos y gastos que se prevén, y nos
permite realizar un seguimiento.
Entre sus funciones principales, se encuentran el control financiero, el control de gastos, la
planificación económica y financiera, así como la reducción de riesgos.
Debe ser adaptable y flexible, pues el entorno puede cambiar.
Los presupuestos son periódicos. Es decir, se elaboran para un periodo de tiempo determinado.
Podemos elaborar presupuestos para controlar nuestras finanzas domésticas, por ejemplo. De la
misma forma que los Estados elaboran presupuestos para controlar las finanzas públicas.
En resumen, es una herramienta que nos permite conocer qué coste conlleva un determinado
proyecto, a la vez que nos permite controlar, en todo momento, los ingresos y gastos que este
proyecto contempla para un ejercicio determinado.
3. OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO EMPRESARIAL
La elaboración de un presupuesto les permite a las empresas administrar adecuadamente sus
ingresos y gastos, de tal manera que estas cuenten con los instrumentos necesarios para alcanzar
sus metas a corto, mediano y largo plazo.
El principal objetivo de un presupuesto es brindar a la organización un panorama financiero
actualizado que facilite la toma de decisiones y fomente el crecimiento de la misma.
Además, prepara a las empresas para hacerle frente a los posibles cambios que puedan surgir en el
tiempo.
4. VENTAJAS Y LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO EMPRESARIAL
A diferencia de los estados financieros, los presupuestos permiten a los directivos anticiparse a los
posibles problemas que se puedan presentar en el logro de los objetivos de la organización.
En términos generales, se puede decir que el presupuesto es una herramienta empleada por las
empresas para planificar, coordinar y mantener controladas las acciones que realizarán. Esto con el
objetivo de que sus recursos sean invertidos de forma productiva y se eviten gastos que no
contribuyan a su crecimiento.
Algunas de las ventajas que tiene el presupuesto empresarial:
La empresa puede determinar de manera temprana sus problemas y crear contingencias.
Permite la revisión y evaluación de políticas para alcanzar los objetivos deseados.
Ayuda a la correcta planificación de los costos de producción.
Crea la necesidad de idear medidas para utilizar eficientemente los recursos de la empresa.
Facilita el control efectivo sobre las funciones y actividades de la empresa.
Aunque el presupuesto empresarial es muy beneficioso para la compañía, existen algunos
elementos que pueden ser considerados desventajas, entre las que destacan:
Es una herramienta gerencial, es decir sirve como guía a la administración de la empresa más no es
infalible.
Necesita de tiempo para ser implementado y funcionar de manera correcta.
Como todo, no es 100% fiable. Es decir, un presupuesto puede incumplirse. Como sus datos suelen
ser estimaciones, puede que estas no sean las correctas.
El presupuesto, en ocasiones, limita la capacidad de las empresas si este es muy estricto y la
dirección no nos permite ampliar el fondo disponible asignado.
Un presupuesto requiere personal para llevarlo a cabo, por lo que precisa de inversión para ponerse
en marcha.
De la misma forma, se precisa de un equipo que, de seguimiento al presupuesto, y que esté
pendiente de las posibles desviaciones.
En ocasiones no se tienen en cuenta imprevistos que pueden surgir
5. FINALIDAD DEL PRESUPUESTO EMPRESARIAL
La elaboración de presupuestos es importante para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de
una empresa, entre ellos podría incluirse: Incrementar la participación de mercado, ingresar a nuevas
plazas o región, etc.
Para el correcto uso de los recursos con los que cuenta la empresa, los cuales pueden ser
eficientemente asignados y empleados si se dispone de este tipo de planificación previa. De esta
manera resulta más fácil medir el riesgo relacionado con este tipo de objetivos con la intención de
disminuirlo todo lo posible y conseguir mejores resultados.
Por otra parte, un presupuesto también puede actuar como método de información de cara a las
instituciones y organismos públicos. Esto, al dar una imagen fiel y transparente de las intenciones,
los fondos empleados y las acciones de las empresas.
En resumen, un presupuesto es una herramienta muy útil, la cual nos permite, entre otras muchas
cosas, controlar el gasto a la hora de llevar a cabo un proyecto.
6. CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS EMPRESARIALES
Clasificación de los presupuestos según el tiempo
De acuerdo con el tiempo que toma la ejecución del presupuesto, se dividen en:
Presupuestos a largo plazo: son ejecutados durante períodos y, por lo general, se diseñan para un
plazo de cinco años.
Presupuestos a mediano plazo: se preparan para períodos entre uno y tres años.
Presupuestos a corto plazo: se preparan para un período de un año o menos.
Clasificación de los presupuestos según el área
De acuerdo con el área que los prepare y ejecute, por ejemplo:
Presupuestos del área de ventas.
Presupuestos de producción.
Presupuesto de áreas de apoyo.
Presupuesto de administración.
Clasificación de los presupuestos según el sector de aplicación
Presupuestos públicos: son realizados para programas del sector público o entidades del sector
solidario que tienen el fin de prestar servicios de educación y salud, o de cubrir las necesidades
puntuales de una población.
Presupuestos privados: son realizados por empresas del sector privado con el fin de generar
utilidades que posteriormente se esperan distribuir entre los socios.
OTRA CLASIFICACION
1. Presupuesto maestro
El presupuesto maestro recolecta todos los presupuestos para crear una imagen financiera integral;
por eso abarca toda la información. Incluye los datos económicos destinados al flujo de efectivo
presupuestado y todo lo referente a las finanzas de la empresa.
Su objetivo es mantener el equilibrio entre los diversos departamentos de la empresa. Desde esta
perspectiva, incentiva la funcionalidad de los procesos y contribuye a alcanzar las metas generales.
Este tipo de presupuestos parte de las metas a largo plazo, por lo que constituye un instrumento de
planeación estratégica. Una vez que es elaborado se utiliza como herramienta en el control de los
costos, facilita la coordinación de la gerencia con los sistemas contables, y resume todos los
proyectos, planes y presupuestos de la empresa.
2. Presupuesto de operación
Este presupuesto contempla las actividades de producción, ventas y administración de la empresa.
Está enfocado en la recolección y análisis de datos referentes a gastos, el estado real de ganancias
o pérdidas enfocadas en el futuro. Lo utilizan comúnmente las empresas a gran escala; depende de
la complejidad de las operaciones y ocurre en un periodo determinado.
En este presupuesto coexisten las ventas, el precio de ventas, el presupuesto de producción, las
requisiciones de materia prima, la mano de obra, los gastos de fabricación y los gastos de
administración, entre otros.
La manera más eficaz de realizar este presupuesto es resumirlo en un reporte con información
ordenada de cada departamento. Esto permite que la organización tenga los datos actualizados de
hacia dónde se dirigen los presupuestos de operaciones a través de un estado de resultados.
Toma en consideración los gastos que una empresa espera en el futuro, así como los ingresos que
prevé generar durante el próximo año.
Describe las actividades que sirven para generar ingresos de la compañía.
3. Presupuesto de ventas
Es también conocido como presupuesto de ingresos y define lo que se espera que la organización
realice en el mercado. Se ajusta a la demanda y, a partir de ese principio, se elabora un presupuesto
de producción que contenga un enfoque de las metas a futuro, así como el incremento del patrimonio
de la empresa.
La mayoría de las compañías realiza este procedimiento, pues mantiene todos los datos económicos
actualizados, que son un elemento clave para el buen manejo financiero. Incluso, en muchas
ocasiones, este presupuesto representa el primer paso para crear los demás presupuestos.
Para realizar un presupuesto de ventas te recomendamos clarificar las metas que deseas alcanzar
durante un periodo específico. Haz un estudio objetivo por medio de algún instrumento que evalúe la
demanda del mercado. Así podrás garantizar un análisis correcto de factores como la economía, la
industria, las ventas en el pasado (y del sector) para facilitar la ejecución una vez que el presupuesto
haya sido aceptado. Después de esto, deberás comunicarlo a todos los departamentos involucrados.
Características del presupuesto de ventas
Este presupuesto debe incluir una relación de todos los productos o servicios que comercializa la
empresa. Las ventas previstas deben estar representadas en cantidad (número de unidades y valor
económico).
Asimismo, debe incorporar un pronóstico de ventas del sector y de la empresa ajustado a la realidad.
Para ello es importante conocer la participación de la empresa en el mercado. En resumen, para
elaborarlo se necesita tiempo, esfuerzo y un amplio conocimiento del mercado.
4. Presupuesto de producción
Es la columna vertebral del presupuesto de tu negocio. Se realiza posteriormente al presupuesto de
ventas debido a que están íntimamente relacionados. Con la recolección de datos de ambos se
prevé cuánto debe producirse y si los resultados concuerdan con los objetivos esperados.
Este documento es sumamente importante, pues los encargados de su gestión sabrán qué se está
fabricando, el plan de requerimientos de insumos y recursos para el crecimiento eficaz de la
productividad en la organización, así como el cálculo del costo destinado a ventas.
Quienes elaboran este presupuesto normalmente ocupan los puestos de alta gerencia, pues deben
controlar y ejecutar los factores que intervienen en el proceso. La mano de obra y materias primas
son dos aspectos principales a considerar.
Para realizar un presupuesto de producción eficaz se deben tener en cuenta los siguientes rubros:
El personal disponible para crear el producto.
El margen de beneficio buscado.
El tiempo necesario para llevar a cabo la producción (horas de trabajo).
El valor por hora.
Todos estos factores se engloban en una fórmula general para ejecutarlo: (unidades) = presupuesto
de ventas + inventario final planificado – inventario inicial.
A su vez, debe incluir varios elementos como: presupuestos de materiales, compras de la empresa,
mano de obra, gastos de fabricación y los costos operativos de la empresa.
5. Presupuesto de compras
Es también conocido como presupuesto de necesidades de materias primas. Se realiza
posteriormente al presupuesto de producción. En él pueden encontrarse de manera ordenada los
costes de los insumos que requiere una empresa para la producción y la venta.
Para hacerlo de manera eficiente, implementa un inventario que te ayude a determinar las
necesidades de los diferentes insumos. Considera aspectos importantes como el estándar exacto de
cada producto, el tiempo que se requerirá, el abastecimiento eficaz de los materiales suficientes para
evitar la escasez y el precio unitario.
Es primordial que el presupuesto de compras tenga actualizados estos datos para que la
programación de pedidos (considerando el tiempo de entrega) sea exitosa y obtengas la cantidad
necesaria de materia prima para producir.
Características del presupuesto de compras
En este tipo de presupuestos se deben plasmar aspectos como la rotación del inventario, ya que su
principal razón de ser radica en dar seguimiento al valor de inventario de la empresa y la cantidad de
mercancía vendida, así como el inventario final que la empresa necesita tener al final de cada
periodo.
Siempre debe estar alineado al presupuesto de producción, en el que se refleja el número de
productos terminados que deben producirse en cada periodo. De acuerdo con las cantidades
indicadas a fabricar de cada producto terminado, se realiza una «explosión» de materiales. Así se
determinan las cantidades requeridas de los materiales que forman parte de esos productos
terminados.
6. Presupuesto de flujo de caja
También se le puede llamar presupuesto de flujo de efectivo y está íntimamente relacionado con el
presupuesto de tesorería (que verás más adelante). Su objetivo es establecer el flujo de dinero con
el que cuenta una empresa en un periodo determinado. Es vital para la toma de decisiones
estratégicas, debido a que refleja una estimación de cuánto y cómo entra el dinero. Esto te permite
planificar a futuro correctamente.
Con este presupuesto estarás considerando toda la información para definir si la empresa cuenta
con los recursos monetarios para continuar en función y la manera en que se gestionan dichos
recursos.
El presupuesto de caja aporta datos esenciales para conocer las cifras finales y saber si tienes un
excedente o déficit de efectivo. Los datos que te facilitarán la recolección de información son los
siguientes: Flujo de entradas, Flujo de salidas , Flujo de efectivo neto, Efectivo final, Saldo de
efectivo excedente
En este presupuesto se debe prestar especial atención a varios factores a la hora de su elaboración.
Estimación de pago a proveedores y acreedores esenciales para la actividad.
Proyección de ventas de líneas de productos más destacados.
Determinación de saldos mínimos relacionados con la actividad ordinaria.
Control especial en flujos de efectivo estacionales o cíclicos relevantes para la compañía.
7. Presupuesto de tesorería
Este presupuesto es uno de los más importantes, si deseas generar mayor crecimiento económico
en tu empresa. Controla y anticipa los valores financieros que posee la organización. Contempla una
visión a futuro que consiste en recolectar datos de cobros, pagos y gastos para definir si se les
puede hacer frente con los ingresos que obtuvo el negocio. Planifica también los pasos a seguir en
caso de tener desajustes, como exceso o déficit de liquidez.
Los momentos ideales para realizar este presupuesto son al inicio de la actividad empresarial y cada
año. La forma de saber con exactitud cómo puedes obtener este presupuesto es teniendo en cuenta
la entrada de capital menos los gastos. Por esta razón es que este presupuesto se divide en dos
tipos:
Presupuesto de cobros
Está basado en la recolección de datos de cobros y posibles entradas que se prevén que estarán a
disposición de la empresa. Suele confundirse con el presupuesto de ingresos, pero en este caso los
cobros representan la entrada de dinero líquido que obtienes de las ventas, transferencias o
aportaciones de capital y diversas vías. Los plazos para concretarse pueden durar meses o años,
dependiendo de la complejidad del acuerdo.
Algo importante a considerar: cuando realices este presupuesto deberás apegarte lo más posible a la
realidad, ya que necesitas integrar todos los criterios para tener a tu disposición el dinero necesario
para la empresa en el periodo previamente estipulado.
Presupuesto de gastos
Hace referencia a la salida o posible salida de dinero del que dispone tu empresa para realizar los
movimientos necesarios para la producción. En este presupuesto debes tener en cuenta los pagos a
proveedores, compras, salarios, licencias y diversos servicios consumidos constantemente. De esta
manera, puedes planificar estrategias más efectivas para su oportuna administración financiera. Por
ello, este presupuesto debe estar en constante revisión y actualización.
Para realizar de manera efectiva este presupuesto considera los pagos ordinarios frecuentes como
cotizaciones a la seguridad social, pago de suministros, pagos de impuestos, publicidad y marketing.
No olvides considerar los tiempos de producción estándar manejados por la organización. Con ello
podrás hacer frente a los gastos corrientes del día a día y cualquier gasto adicional que surja sobre
la marcha.
8. Presupuesto de marketing
Está centrado en los diversos medios con los que interactúa tu empresa para publicitarse y crear
estrategias de marketing. Este presupuesto es imprescindible para llegar a tus clientes y crear un
diseño de comunicación efectivo. Debe ser concreto en sus objetivos; además, poseer datos, cifras
exactas y metas alcanzables.
Es importante que siempre establezcas la cantidad de dinero que destinarás a eventos, publicidad en
línea, sitios web, medios tradicionales, agencias, entre otros. El objetivo principal de este
presupuesto es obtener los datos necesarios de los gastos de dichos servicios durante un tiempo
determinado. Así podrás definir si tu presupuesto se ajusta a los gastos de tu estrategia de
marketing.
Para saber cuál es tu presupuesto adecuado de marketing deberás atender las necesidades de
promoción que te exige el mercado. Compáralo con los presupuestos de años previos, si no es la
primera vez que realizas este presupuesto. Cotejar los resultados de los años anteriores te permite
tomar decisiones inteligentes y establecer un porcentaje equivalente al pronóstico de ventas.
También puedes verificar la competencia para crear un presupuesto que te permita incrementar tu
presencia frente a otras marcas del mercado. No olvides elegir bien el medio al que distribuyes tu
presupuesto, pues así podrás obtener la información necesaria para incorporar eficientemente el
medio adecuado a tu mercado objetivo.
7. DIFERENCIA ENTRE PRESUPUESTO PUBLICO Y PRIVADO

8. EL PRESUPUESTO Y EL PROCESO DE DIRECCION

9. PAPEL DE LA GERENCIA EN EL MANEJO DEL PRESUPUESTO
La función de los buenos presupuestos en la Administración de un negocio se comprende mejor
cuando esto se relaciona con los fundamentos de la Administración misma, es decir, como parte de
las funciones administrativas. Son las funciones básicas del proceso Administrativo / Gerencial,
siendo estas: Planeación - Organización – Coordinación – Dirección - Control y Evaluación
La Planeación y el Control, como funciones de la gestión administrativa, son rasgos esenciales del
Proceso de elaboración de un Presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la dirección
permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos.
El Control Presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de unos límites
razonables; mediante él se comparan unos resultados reales frente a los Presupuestos o planes, se
determinan variaciones y se suministran a la Administración elementos de juicio para la aplicación de
acciones correctivas. Sin presupuesto la dirección de una Empresa no sabe hacia cuál meta debe
dirigirse, no puede precisar los campos de inversión que merecen financiarse.